Le contrôle interne dans les entreprises privées Retour d expérience terrain M. Thomas Kortmoller Directeur général, Optimiso Group SA conferencetko-ceec_v2014_09_02 Optimiso Group SA, 1
Sommaire 1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 2
1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 3
Notre expérience Nos métiers Développement de logiciel Description de SCI Conseil Projets de nos clients Système de contrôle interne SCI Risques d entreprise Organisation interne (fiches de poste, processus, procédures, tableaux de bord ) Certifications ISO 9001, 14001, 22000, 27001 & OHSAS 18001 Besoins & satisfaction client Types de clients Etablissements de 5 à 2000 collaborateurs Actifs principalement dans : Immobilier Prévoyance Administration publique Médico-social Bâtiment Distribution Industrie etc. Répartition clients 1% 11% 15% 31% 5% 29% 4% Suisse alémanique 4% 4
1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 5
Que fait le contrôleur interne? Décrit et met à jour la documentation qui formalise le SCI (processus, procédures de travail, contrôles, responsabilités, risques, matrice SCI, etc.) Réalise des audits internes (non-financiers) sur l application des procédures Organise la surveillance des contrôles clés Relève les incidents et met en place les plans d action S assure de la mise en œuvre des plans d action S assure que les risques liés au SCI soient réévalués Reporte à l organe de révision Reporte au conseil d administration 6
1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 7
Cas n 1 Régie immobilière gérance, copropriété, courtage et promotion environ 180 collaborateurs sur 12 sites Norme Processus concernés Mise en place du contrôle interne Rôle du contrôleur interne au quotidien Perception du contrôle interne (plus-value/ frustrations) Collaboration avec le contrôle de gestion Art. 727 CO Activités Comptabilité-finance, quelques activités IT et Achats + Gestion comptable de la gérance Inventaire des activités/processus Description de 30 procédures avec identification des risques et documentation des contrôles Identification des contrôles clés et surveillances Analyse, évaluation des risques et projets d amélioration Directeur financier : évalue les risques une fois par année + Contrôle interne utilisé afin d uniformiser les pratiques de contrôle sur les 12 sites géographiques - Activités exigées par le contrôle interne ne sont pas réalisées Pas de conflits de personnes, la fonction de contrôleur interne a été donnée au contrôleur de gestion mais celui-ci ne réalise pas les activités nécessaires au contrôle interne. Des collaborateurs vont être formés au contrôle interne, à priori des responsables de département et le contrôleur de gestion. 8
Cas n 1 Mise en place du contrôle interne : Inventaire des activités/processus Gérance Etablissement des contrats de bail Résiliation du bail Indexation des loyers Gestion des débits locataires Courtage Gestion des acquéreurs potentiels Création du dossier de vente Estimation d un bien Facturation et comptabilisation des commissions Copropriété Organisation d une assemblée de copropriété Ouverture d un mandat de copropriété Bouclement annuel d un immeuble Gestion des travaux Finances Facturation des prestations Paiement des factures fournisseurs Etablissement et suivi du budget Clôture annuelle des comptes 9
Cas n 1 Mise en place du contrôle interne : Description des activités clés, avec risques et contrôles 10
Cas n 1 Mise en place du contrôle interne : Identification des contrôles et surveillances (matrice SCI) 11
Cas n 2 Distributeur et réparateur de machines agricoles, environ 130 collaborateurs sur 3 sites Norme Processus concernés Mise en place du contrôle interne Rôle du contrôleur interne au quotidien Perception du contrôle interne (plus-value/ frustrations) Collaboration avec le contrôle de gestion Art. 727 CO Activités Comptabilité-finance et Opérationnelles, notamment Achats et Stocks Inventaire des activités/processus Description de 20 procédures avec identification des risques et documentation des contrôles Identification des contrôles clés et surveillances Chef comptable : documente les contrôles, recueille des échantillons de modes de preuve, réalise les surveillances (avec certains cadres et DG) et réalise le rapport pour l organe de révision + Bien perçu par les collaborateurs qui sont habitués aux contrôles, surveillances et modes de preuve (activité technique, avec fort aspect santé-sécurité au travail). Pas de conflits de personnes puisque le Chef comptable a les compétences pour porter les deux casquettes, contrôle interne et contrôle de gestion. 12
Cas n 3 Fondation d accueil et d hébergement des personnes âgées environ 150 collaborateurs sur 2 résidences Norme Processus concernés Mise en place du contrôle interne Rôle du contrôleur interne au quotidien Perception du contrôle interne (plus-value/ frustrations) Collaboration avec le contrôle de gestion Subventionné par l Etat, norme cantonale relative au SCI Tous : Soins, Hébergement, Financier, Restauration, Animation, Logistique Description d une centaine de procédures (activités principales) avec identification des risques et documentation des contrôles Identification des contrôles clés et surveillances Analyse, évaluation des risques et projets d amélioration Directeur : réalise certains contrôles et les surveillances des contrôles clés Responsable qualité : met à jour les procédures, réalise les audits internes (qualité et SCI), coordonne la réévaluation des risques avec les responsables de département et réalise un rapport SCI annuel + SCI appliqué par tous les collaborateurs, forte implication de la Direction qui récolte les modes de preuve signés. L objectif : se prémunir contre tous les types de risque, surtout l opérationnel (cf. santé des résidents) et de répondre aux exigences de l organe de révision. Le contrôle de gestion est réalisé par le Comptable. Pas de lien spécifique entre les fonctions contrôle interne et contrôle de gestion. Pas de conflits de personnes entre CG et CI. 13
Cas n 3 Rôle du contrôleur interne : Réalise le suivi des contrôles 14
Cas n 4 Courtiers en assurance, Prévoyance et Actuariat environ 60 employés sur 2 sites Norme Processus concernés Mise en place du contrôle interne Rôle du contrôleur interne au quotidien Perception du contrôle interne (plus-value/ frustrations) Collaboration avec le contrôle de gestion Obligatoire pour les IP (OPP2) Processus liés à la prévoyance (IP collectives et IP propres) Identification des activités/processus : 245 recensés Description de 30 procédures clés avec identification des risques et documentation des contrôles Analyse, évaluation des risques et projets d amélioration DG, Responsable actuariat et prévoyance : met en place et réalise les contrôles, réalise un rapport SCI pour l organe de révision + La réalisation des contrôles s effectue au quotidien : la majeure partie des procédures se solde par un contrôle 4 yeux (us et coutumes dans ce domaine). - Grande difficulté à mettre en place la surveillance des contrôles. Le contrôle de gestion est réalisé par le Directeur financier. Pas de lien spécifique entre les fonctions contrôle interne et contrôle de gestion. Pas de conflits de personnes entre CG et CI. 15
1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 16
Compétences du contrôleur interne Savoir-faire Expérience dans le métier de l établissement où il exerce Expérience pratique en entreprise de plusieurs années Compétences en science de l organisation Connaissances de base en comptabilité Compétences dans la gestion de projet Connaissances de logiciels de modélisation de processus, de contrôles et de gestion des risques Savoir-être Aisance dans les relations humaines, diplomatie Pédagogue Ténacité, aptitude à convaincre Très bonne capacité d écoute et d analyse Esprit de synthèse 17
Compétences du contrôleur interne En somme, des compétences similaires à un auditeur interne, un responsable qualité, risk manager ou un chief organisation officer, peu axées sur la gestion financière et la comptabilité Souvent, contrôleur interne n est pas un titre mais une casquette donnée à un collaborateur 18
1) Notre expérience 2) Que fait le contrôleur interne? 3) 4 exemples rencontrés sur le terrain 4) Compétences du contrôleur interne 5) Questions 19
Merci pour votre attention! 20