BMW Moto Club Wallonie, Association Sans But Lucratif (asbl) Adresse sociale : Rue Chant des Oiseaux 18 à 7021 Havré Numéro d entreprise : 888.949.768 Site internet : http://www.moto-club-bmw-wallonie.be R.O.I. Version 2015 REGLEMENT D ORDRE INTERIEUR ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Le règlement d ordre intérieur (R.O.I.) complète les statuts de l Association. Les membres sont tenus de le respecter tout comme lesdits statuts. PRELIMINAIRES La qualité de «membre adhérent ou effectif» est réservée aux propriétaires d une moto de marque BMW et éventuellement leur conjoint, compagne ou compagnon, soucieux de rouler dans l esprit tourisme et découvertes et acceptant de s intégrer dans l équipe déjà en place en participant aux activités de l Association. 1 ADMISSION DES MEMBRES Le conseil d administration (CA) est souverain en ce domaine. Tout nouvel inscrit et en ordre de cotisation fera une période de stage de 6 mois et devra participer à au moins 5 activités avant que son adhésion ne soit rendue officielle. Il aura au préalable marqué son accord sur son acceptation des Statuts et du présent ROI et aura remis au président du CA ou à un membre du Comité de Sécurité (CS), sa fiche interne «membre-pilote», dûment complétée et signée, pour sa propre sécurité et celle des autres membres du club. Durant cette période de 6 mois, le CA se réserve le droit de ne pas donner de suite favorable à sa demande, la cotisation restant alors acquise pour le Club. Il existe trois catégories de membres (cfr les Statuts) : 1. Les membres effectifs : Cette catégorie est réservée aux seuls possesseurs et utilisateurs d une moto BMW ainsi qu à leur conjoint, compagne ou compagnon. Sauf circonstances exceptionnelles, seront seuls admis les membres qui, -auront participé à au moins 10 activités dont au moins 7 balades lors de la saison précédente -auront réglé leur cotisation pour l année en cours, -auront été membres adhérents auparavant -auront été acceptés par le vote de l assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire AG ou AGE) après leur demande officielle d admission. Ils participent aux assemblées (AG et AGE) qui est omnipotente et ont droit de vote. Ils prennent toutes les décisions capitales du club dans le cadre de l AG ou l AGE, dont notamment la nomination des administrateurs. 1
2. Les membres adhérents : Cette catégorie rassemble les motards venant de faire leur demande d adhésion au Club et ayant été acceptés par le CA (voir ci-dessus). Ils ne répondent pas encore aux critères ci-dessus (fréquentation.) pour être effectifs. Ils sont tenus au paiement de la cotisation prévue. Ils peuvent participer à toutes les activités du club, hormis celles réservées aux membres effectifs. Ils ne participent pas aux AG et n ont pas de droit de vote. Dans cette catégorie seront admissibles à titre exceptionnel des personnes utilisant des motos d une autre marque que BMW, pour autant qu elles s engagent à donner leur préférence à cette marque lors de leur prochain achat. 3. Les membres sympathisants : Ce ne sont pas des motards. Ils s intéressent à l association et contribuent à sa prospérité, par leurs activités, conseils et générosité. Ils ne participent pas non plus aux AG et n ont aucun droit de vote. 2 REUNION DES MEMBRES Une réunion des membres se tiendra normalement et régulièrement au local du club, généralement le 1 er vendredi de chaque mois à 19h30 durant la période (saison) du 1 er avril au 30 octobre inclus d une même année. Cette réunion pourrait parfois se dérouler à un autre jour en fonction de la disponibilité du local de réunion, mais alors une communication préalable serait faite aux membres. 3 REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) Le CA et les éventuels responsables de fonctions particulières ou d activités se réuniront soit au moment des réunions des membres (voir ci-dessus), une demi-heure précédant la réunion des membres en se tenant à la disposition de ceux-ci, soit en dehors de cette réunion mensuelle, quand et où ils le souhaiteront ou le jugeront nécessaire. 4 LE COMITE DE SECURITE (CS) La sécurité est affaire de tous et de chacun au sein du Club. Tout membre est «responsable» à titre individuel de la sécurité sur la route et dans les activités du club. Tout membre a accepté les statuts et le ROI du club et donc aura le souci permanent de sa sécurité et de celle du groupe dans lequel il évolue. L intérêt «général» prime toujours sur l intérêt «individuel». Composition Représentation - Réunion Le Comité de Sécurité est composé de membres effectifs du club, dont le nombre est limité par le CA pour des raisons évidentes de gestion, chaque année en fonction du nombre global de membres du Club. Un de ses membres doit impérativement être un administrateur en poste. 2
Celui-ci «préside» le CS et en cas de délibération d une décision à prendre, aura une voix prépondérante. Il rend compte au nom du CS auprès de l ensemble du CA et de l AG. Les membres du CS sont volontaires. Ils font leur demande de reconnaissance auprès du président (ou des co-présidents) du club, par simple lettre ou mail. Ils auront dans leur demande à justifier de leurs connaissances ou expériences en la matière. Ils devront ensuite pour être acceptés faire l objet d une approbation d une AG. Les membres sont nommés pour deux ans par l AG, et sont rééligibles ultérieurement, autant de fois que demandé et approuvé. Toutefois, l administrateur membre président de ce comité pourra par contre chaque année être remplacé et différent, afin d assurer si besoin une variété annuelle. Le CA décide de son membre participant au CS. Le CS se réunit comme il le convient mais au moins 2 fois par an (au minimum une séance en début et une séance en fin de saison). Il décide lui-même de sa politique d actions (modalités de réunions, de formations,.) Son président rend compte à l ensemble du CA et à l AG à sa simple demande et en quelque circonstance nécessitant une intervention. Tout problème concernant la sécurité et jugé suffisamment important doit remonter au niveau du CA aussitôt de sa survenance. Le président du CS exposera à chaque AG ordinaire le bilan de ses actions de la saison écoulée. But Cet organe, indépendant du CA mais lui rendant compte, est mis sur pied pour AIDER à améliorer la sécurité au sein du club, dans son expression la plus large CONSEILLER les membres dans leur conduite VEILLER au respect des règles, codes et dispositions de conduite routière principalement Il établit, en concertation avec les organisateurs d activités, les modalités de déplacement en fonction des pilotes présents, de leur nombre, de leur conduite, de l itinéraire envisagé, de la configuration des lieux, des conditions climatiques du moment, Il organise suivant les possibilités des formations adaptées. Il conseille les nouveaux membres sur les pratiques de conduite du club. Prérogatives Chaque membre du CS représente individuellement le CS et peut s exprimer en son nom. Les membres du club sont tenus de respecter les directives et les conseils du CS. Ces directives peuvent cependant faire l objet de remarques ou de contestations, sans toutefois exonérer le membre à suivre les instructions du CS ou de l organisateur. Le CS peut avoir à justifier ultérieurement ses conseils ou directives auprès du CA. L organisateur d une activité reste en dernier recours le seul maître et responsable de son activité. Ses décisions priment, tout en ayant l obligation éventuelle lui aussi de se justifier par après auprès du CA ou même d une AG en cas de conflit intervenu. La concertation doit toujours être privilégiée : entre le CS et les membres, le CS et les organisateurs d activités, et in fine le CS et le CA. 3
Le CA tranche en cas de litige d interprétation ou de différend. Le CS rend compte auprès du CA, mais peut en référer aussi directement à l AG s il le juge nécessaire ou en cas de désaccord. Ceci constitue le gage d indépendance du CS. Chaque intervenant a ainsi un recours préservé. 5 SANCTIONS SUR UN MEMBRE S expose à sanction (remarque, blâme, suspension ou exclusion) tout membre qui, par son comportement, nuit à la sérénité et à la sécurité des activités ou à la réputation de l association Les points suivants constituent une liste non exhaustive de motif de sanction : a) Conduire ou se présenter à une activité moto : - en tout état manifeste répréhensible par les lois (boissons, drogues.). - sans permis de conduire moto valable. - avec un véhicule non couvert par une assurance en responsabilité civile en cours de validité. - avec un véhicule qui ne satisfait pas au règlement technique des motocyclettes et cyclomoteurs. - en état vestimentaire non approprié ou non réglementaire. b) Refuser de présenter ses documents officiels à la demande d un membre du CA ou du Comité de Sécurité (CS) du club ou à un agent des forces de l ordre. c) Omettre de signaler immédiatement au CA ou au CS tout changement dans ses informations reprises sur sa fiche «membre-pilote» du club. d) Mettre la sécurité des autres membres gravement en danger de manière régulière ou volontaire. e) Divulguer des documents sociaux, comptables ou privés appartenant à l association. L organisateur d une activité spécifique (balade, trip.) ou un membre du CA ou du CS, peut refuser la participation d un membre ou invité à cette activité. Il devra cependant par la suite en rendre compte et justifier de sa décision auprès du CA ou CS et éventuellement devant une assemblée AG ou AGE si le membre concerné conteste cette décision. Le membre ou invité exclu d une activité ne peut entraver le déroulement de celle-ci de quelle que manière que ce soit. Il pourra cependant faire appel auprès du CA ou d une AG à sa prochaine réunion. Une sanction doit toujours être notifiée à l intéressé. Une exclusion lui sera en outre transmise : -par lettre recommandée à la dernière adresse connue de l intéressé par le club, -par courrier ordinaire ou mail avec accusé réception -par information verbale habilitée devant témoins Elle prend cours dès sa notification par l instance compétente. 4
6 DEMISSION Lorsqu un pilote est démissionnaire, exclu ou suspendu, son passager ou sa passagère peut encourir le même statut. Lorsqu un membre cesse d être détenteur ou utilisateur d une moto BMW, il sera considéré comme démissionnaire. Sa démission sera effective à la fin de l exercice en cours. Il est tenu d informer le CA du dessaisissement de sa moto BMW dès sa survenance. 7 POLITIQUE DES INVITES Chaque membre peut, sous son entière responsabilité, inviter un ou deux motards, lors des balades. Il veillera à ce que son invité et sa moto répondent bien aux exigences prévues dans la fiche «membre pilote». L invité est tenu aux mêmes engagements que les membres. Lorsque sa participation devient habituelle (plus de quatre fois sur la même saison), il sera tenu de solliciter sa candidature en qualité de membre adhérent tout en respectant le point 1 cité ci-avant. 8 FICHIER MEMBRES En aucun cas un membre ne peut utiliser les données personnelles d autre(s) membre(s) récoltées via le club, sans accord préalable et explicite des intéressés et celui du club. Ces données sont entre autres : noms, téléphones, adresses postales ou électroniques, types de véhicules, dates de naissance.. Ceci afin d éviter notamment toute pollution d actions à des fins commerciales, telles que publicités ou actions promotionnelles. L information interne au sein du club, entre membres notamment, est préconisée via le webmaster ou un membre du CA qui, éventuellement, répercute sur les membres. Relativement à une activité, un organisateur ne peut contacter en direct d autres membres sans avoir obtenu d abord l accord préalable d un membre du CA sur l enregistrement de son activité à l agenda, ceci afin d éviter des concomitances gênantes dans les activités du club. Pour l information externe, le demandeur proposera son annonce au président ou à un membre du CA qui, après acceptation, diffusera alors à l ensemble du club via le webmaster uniquement habilité à cette fin. 9 DROIT A L IMAGE Durant la saison, il arrivera qu un membre soit filmé ou pris en photo durant les activités (balades, trips, voyages, soupers, ). Ces images seront diffusées dans le cadre du club à savoir le site du club, sa page Facebook, etc. En signant la fiche membre-pilote, vous nous accordez implicitement votre droit à l image ainsi que celui de votre passager(e) à la stricte condition que ce droit se limite à l usage du club. Si vous ne désirez pas nous accorder ce droit, un simple courrier ou mail adressé à un administrateur suffira. Cette disposition est rétroactive pour les membres ayant déjà signés une fiche membre-pilote. 5
10 MONTANT DES COTISATIONS (pour l année 2015) Membre junior (<=17ans) et sympathisant : 17,00 Membre passager : 20,00 Membre pilote : 35,00 (ces montants sont révisables chaque année) Une cotisation payée par un nouveau membre après le 1 septembre de l année est valable pour l année suivante par déduction de celle-ci du montant de l année suivante. Fait en 5 exemplaires à Havré le 30 mars 2007 Fait en 7 exemplaires à Havré le 26 octobre 2008 Fait en 25 exemplaires à Le Roeulx le 13 août 2009 Fait en 36 exemplaires à Nalinnes le 27 mars 2011 Fait en 32 exemplaires à Nalinnes le 1 juin 2012 Fait en 39 exemplaires à Luttre le 24 mars 2013 Fait en 35 exemplaires à Nalinnes le 23 mars 2014 Fait en 35 exemplaires à Nalinnes le 15 mars 2015 Chaque membre effectif reconnaissant en avoir reçu une copie. Le Comité d Administration, les administrateurs en poste : Hugues Dujacquier, co-président Karl Minon, co-président Marc Lalieu, trésorier Lebrun Andrée, secrétaire 6