Votre participation Formules «exposants + rendez-vous d affaires» Formule n 1 : Partenaire (1/2) VOTRE ESPACE EXPOSITION Surface stand en espace nu : 36 m 2 Surface supplémentaire (tarif préférentiel) : 200 HT / m 2 Un crédit mobilier d une valeur de 200 HT (équivalent location 1 table et 4 chaises) Moquette, alimentation électrique 4 kw VOS RENDEZ-VOUS D AFFAIRES Chaque partenaire peut bénéficier d une inscription à un programme de rendez-vous d affaires pour trois personnes. Sur demande - Inscription préalable obligatoire VOS SERVICES Conférences et ateliers privés Bénéficiez d un tarif préférentiel pour l organisation de conférences ou d ateliers dédiés à la promotion de votre activité (cf. catalogue Promotion & Communication). Invitations Mise à disposition de 100 invitations papier et d invitations électroniques illimitées. Evénement stand Les Partenaires ont la possibilité d organiser sur leur stand des actions événementielles sonorisées. Pour en assurer une promotion optimale, un package communication leur est proposé à un tarif préférentiel (cf. catalogue Promotion & Communication). Accès parking VIP Réservé aux officiels et aux Partenaires, le parking VIP se situe à proximité directe de l entrée de la manifestation. Deux coupons d accès valables pendant les trois jours de la manifestation sont mis à la disposition des Partenaires sur simple demande. Restauration Chaque Partenaire dispose de 6 formules déjeuner quotidiennes incluses, à valoir au sein du restaurant de la manifestation (buffet). Soirée de gala 4 invitations à la soirée de gala officielle China Europa 2009 incluses. Distribution de votre documentation Les Partenaires disposent en exclusivité de la possibilité de distribuer gratuitement leur documentation sur l espace accueil de la manifestation. Plages horaires d une heure Les plages horaires seront fixées selon disponibilités Prestation de distribution (hôtesses) non incluse.
Formule n 1 : Partenaire (2/2) VOTRE COMMUNICATION Un affichage privilégié En tant que Partenaire de l événement, vous disposez d un affichage optimal sur les supports de communication et sur les lieux de la manifestation. Intégration à la liste des Partenaires sur le site Web www.china-europa.org ; Mise à disposition d un espace Web dédié sur le site Web www.china-europa.org accessible avant, pendant et après la manifestation ; Intégration d une fiche détaillée dans la rubrique «Partenaires» du Guide de la convention ; Insertion de votre logo, nom et numéro de stand sur les plans de la manifestation (versions papier et électronique) ; Reprise de votre identité (logo) sur certains supports signalétiques sur les lieux de la convention (Espace salon, salle de conférence, affichage extérieur) ; Mise en place d éléments visuels distinctifs sur stand. Utilisation du label Partenaire Mise à disposition du label «Partenaire China Europa 2009» pour utilisation sur vos supports de promotion papier et électronique. Catalogue Promotion & Communication Les Partenaires disposent d un accès complet aux offres de supports et d actions de promotion figurant dans le catalogue officiel «Promotion & Communication China Europa 2009» ; Un tarif exclusif «Partenaire» très avantageux (-50%) est offert sur une sélection de supports et d actions de communication signalés dans le catalogue. VOS RELATIONS PRESSE Les Partenaires disposent d actions spécifiques en faveur de leurs Relations Presse afin d optimiser leur visibilité auprès des journalistes européens et chinois présents sur la manifestation : Mise à disposition de communiqués et dossiers de presse au sein de l Espace Presse virtuel (www.china-europa.org) ; Mise à disposition de communiqués et dossiers de presse au sein de l Espace Presse sur les lieux de la manifestation ; Possibilité d assister à la conférence de presse nationale ; Location à un tarif préférentiel de la salle de conférence de presse sur les lieux de la manifestation. Obligation de moyens / Frais de voyage non inclus TARIF Formule n 1 (Partenaire) : 28 000 HT
Formule n 2 : Exposant Green Star Formule n 3 : Exposant Green Plus VOTRE ESPACE EXPOSITION Surface stand aménagé : 27 m 2 (exposant Green Star) 18 m 2 (exposant Green Plus) Un crédit mobilier d une valeur de 200 HT (équivalent location 1 table et 4 chaises) Cloisons, table et 4 chaises, réserve, moquette, enseigne, rail de spots, alimentation électrique 4 kw. VOS RENDEZ-VOUS D AFFAIRES Chaque Exposant Green Plus et Green Star peut bénéficier d une inscription à un programme de rendez-vous d affaires pour deux personnes. Sur demande - Inscription préalable obligatoire Invitations VOS SERVICES Mise à disposition de 50 invitations. Restauration Chaque exposant Green Plus et Green Star dispose de 4 formules déjeuners quotidiennes incluses, à valoir au sein du restaurant de la manifestation (buffet). Soirée de gala 2 invitations à la soirée de gala officielle China Europa 2009 incluses. VOTRE COMMUNICATION Intégration à la liste des exposants avec lien vers votre site Web sur www.china-europa.org ; Identification (nom et N de stand) sur le plan de la manifestation. Catalogue Promotion & Communication Les exposants Green Plus et Green Star disposent d un accès complet aux offres de supports et d actions de promotion figurant dans le catalogue officiel «Promotion & Communication China Europa 2009». TARIFS Formule n 2 (Exposant Green Star) : Formule n 3 (Exposant Green Plus) : 11 300 HT 8 500 HT
Formule n 4 : Exposant Green VOTRE ESPACE EXPOSITION Surface stand aménagé : 9 m 2 Un crédit mobilier d une valeur de 200 HT (équivalent location 1 table et 4 chaises) Cloisons, table et 4 chaises, moquette, enseigne, rail de spots, alimentation électrique 2 kw. VOS RENDEZ-VOUS D AFFAIRES Chaque Exposant Green peut bénéficier d une inscription à un programme de rendez-vous d affaires pour une personne. Sur demande - Inscription préalable obligatoire Invitations VOS SERVICES Mise à disposition de 50 invitations. Restauration Chaque Exposant Green dispose de 2 formules déjeuners quotidiennes incluses, à valoir au sein du restaurant de la manifestation (buffet). Soirée de gala 1 invitation à la soirée de gala officielle China Europa 2009 incluse. VOTRE COMMUNICATION Intégration à la liste des exposants sur www.china-europa.org ; Identification (nom et N de stand) sur le plan de la manifestation. Catalogue Promotion & Communication Les Exposants Green disposent d un accès complet aux offres de supports et d actions de promotion figurant dans le catalogue officiel «Promotion & Communication China Europa 2009». TARIF Formule n 4 (Exposant Green) : 3 500 HT
Formule n 4 bis : Groupement Collectif VOTRE ESPACE EXPOSITION Formule réservée à un minimum de 5 entreprises exposant sur le même stand qu une collectivité, une commune, un cluster, etc. Surface stand aménagé : 27 m 2 minimum (base 9 m 2 pour 2 entreprises) Cloisons (open space), table et chaises, moquette, enseigne commune, rail de spots, alimentation électrique mutualisée 2 kw. VOS RENDEZ-VOUS D AFFAIRES Chaque société du Groupement Collectif peut bénéficier d une inscription à un programme de rendez-vous d affaires pour une personne. Sur demande - Inscription préalable obligatoire Invitations VOS SERVICES Mise à disposition de 50 invitations électroniques gratuites (code invitation) par société. Restauration Chaque société dispose de 2 formules déjeuners quotidiennes incluses, à valoir au sein du restaurant de la manifestation (buffet). Soirée de gala 1 invitation à la soirée de gala officielle China Europa 2009 incluse par société. VOTRE COMMUNICATION Intégration de chaque société à la liste des exposants sur www.china-europa.org ; Identification (nom et N de stand) de chaque société sur le plan de la manifestation. Catalogue Promotion & Communication Chaque société d un Groupement Collectif dispose d un accès complet aux offres de supports et d actions de promotion figurant dans le catalogue officiel «Promotion & Communication China Europa 2009». TARIF Formule n 4 bis (Groupement Collectif) : 2 200 HT par société (minimum 5 sociétés + 1 collectivité)
Formule «rendez-vous d affaires» Formule n 5 : Rendez-vous d affaires seuls VOS RENDEZ-VOUS D AFFAIRES Chaque participant bénéficie d une inscription à un programme de rendez-vous d affaires pour une personne. Restauration VOS SERVICES Chaque participant dispose d une formule déjeuner quotidienne incluse, à valoir au sein du restaurant de la manifestation (buffet). Soirée de gala 1 invitation à la soirée de gala officielle China Europa 2009 incluse. VOTRE COMMUNICATION Intégration à la liste des participants sur www.china-europa.org. Catalogue Promotion & Communication Les participants aux rendez-vous d affaires disposent d un accès complet aux offres de supports et d actions de promotion figurant dans le catalogue officiel «Offres Promotion & Communication China Europa 2009». TARIF Formule n 5 (Rendez-vous d affaires seuls) : 1 300 HT
Bon de commande (1/2) Pour toute demande d inscription, merci de renseigner ce formulaire ou de vous enregistrer en ligne sur www.china-europa.org Vos coordonnées Société : Nom et prénom du signataire : Fonction : Adresse : Code postal : Ville : Pays : Téléphone : + Fax : + GSM : Email : Merci de retourner les deux pages de ce bon de commande par courrier, fax ou email à : Formules Exposants + rendez-vous d affaires (formules n 1 à 4) Le Havre Développement Centre Havrais de Commerce International 182 quai George V 76600 Le Havre France Fax : +33 (0)2 32 74 00 29 contact@china-europa.org Formule Rendez-vous d affaires seuls (formules n 4 bis et n 5) BCI Business Convention International 35/37 rue des Abondances 92513 Boulogne Billancourt Cedex - France Fax : +33 (0)1 46 04 57 61 china-europa@adhes.com Votre dossier de participation (badges / organisation de vos rendez-vous d affaires) devra être complété sur www.china-europa.org Vos identifiants de connexion vous seront transmis par email dès réception de votre bon de commande.
Formules exposants + rendez-vous d affaires FORMULE N 1 : Partenaire Surface stand en espace nu : 36 m Programme de rendez-vous d affaires pour 3 personnes Surface de stand supplémentaire souhaitée : Moquette, crédit mobilier, alimentation électrique 4kW 28 000 HT m x 200 HT = HT FORMULE N 2 : Exposant Green Star Surface stand aménagé : 27 m Programme de rendez-vous d affaires pour 2 personnes Cloisons, crédit mobilier, réserve, moquette, enseigne, rail de spots, alimentation électrique 4kW FORMULE N 3 : Exposant Green Plus Surface stand aménagé : 18 m Programme de rendez-vous d affaires pour 2 personnes Cloisons, crédit mobilier, réserve, moquette, enseigne, rail de spots, alimentation électrique 4kW FORMULE N 4 : Exposant Green Surface stand aménagé : 9 m Programme de rendez-vous d affaires pour 1 personne Cloisons, crédit mobilier, moquette, enseigne, rail de spots, alimentation électrique 2kW 11 300 HT 8 500 HT 3 500 HT FORMULE N 4 bis : Groupement Collectif (5 entreprises minimum) 2 200 HT Surface stand aménagé : 27 m minimum pour le groupement Programme de rendez-vous d affaires pour 1 personne Cloisons (open space), 1 table et 4 chaises, moquette, enseigne commune, rail de spots, alimentation électrique mutualisée 2kW O p t i o n s Personne supplémentaire sur votre planning de rendez-vous d affaires Planning de rendez-vous d affaires supplémentaire 540 HT 1 300 HT I n f o r m a t i o n s complémentaires exposants Emplacement souhaité (noter les numéros de cellules) : selon disponibilités - la réservation de votre emplacement ne sera effective qu après validation par l organisateur Je souhaite bénéficier du programme de rendez-vous inclus dans ma formule : oui non Formules rendez-vous d affaires seuls FORMULE N 5 : Rendez-vous d affaires Programme de rendez-vous d affaires pour 1 personne 1 300 HT Total HT + TVA (19,6%) Total TTC Conditions de participation Ce bon de commande doit être accompagné d un acompte correspondant à 50% du montant total HT de votre participation (cet acompte reste acquis à l organisateur en cas de défaillance de l exposant Le solde devra impérativement être réglé avant le 26 novembre 2009) ; Le signataire déclare expressément avoir pris connaissance des Conditions Générales de Vente fournies avec le dossier d inscription et s engage à les respecter ; L organisateur se réserve le droit de refuser une inscription sans être tenu de motiver sa décision. A retourner accompagné de votre règlement à l organisateur (voir contacts page 1). Société : Cachet de l entreprise : Nom : Date : Signature :
Conditions Générales de Vente 1. Règlement de la Convention d affaires China Europa 1.1 Organisation et commissariat général L organisation générale de la convention d affaires China Europa est assurée par Le Havre Développement (ci-après dénommée «LHD»), association de loi 1901 dont le siège social est situé au Centre Havrais de Commerce International - 182 quai George V - 76600 Le Havre - France. La convention d affaires China Europa est constituée de trois volets : - Rendez-vous d affaires - Espace d exposition - Conférences et ateliers Concernant l espace d exposition et les conférences, toute correspondance doit être adressée à l attention de Monsieur le Directeur Général - Le Havre Développement Centre Havrais de Commerce International - 182 quai George V 76600 Le Havre (Tél + 33 2 32 74 00 20 - Fax + 33 2 32 74 00 29 contact@china-europa.org). Pour les rendez-vous d affaires, la mise en œuvre de ce volet étant confiée par LHD à la société BCI, il convient d adresser toute correspondance à BCI 35/37 rue des Abondances 92513 BOULOGNE Cedex (Tél + 33 1 46 03 86 26 chinaeuropa@adhes.com). 1.2 Dates et lieu de la manifestation La manifestation se déroulera du 8 au 10 décembre 2009 aux «Docks Café» - Le Havre - France. 1.3 Produits admis sur les lieux Tous les produits et matériels présentés, éventuellement destinés à être vendus sur le territoire français doivent être conformes à la réglementation française et européenne. LHD se réserve le droit d interdire ou de limiter les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l acheteur. 1.4 Sécurité et dégradations Les participants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou par LHD. LHD interdit l exploitation des stands non conformes aux dites règles de sécurité. L emplacement loué doit être laissé dans l état initial. Toutes les détériorations causées par les installations, les marchandises ou matériel du participant au bâtiment ou au sol occupé seront facturées au participant. 1.5 Propriété industrielle L exposant fera son affaire d assurer la protection industrielle des matériels et produits exposés et ce conformément aux dispositions légales en vigueur. Ces mesures devront être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, LHD n acceptant aucune responsabilité dans ce domaine. Des photographies et des séquences vidéo seront réalisées sur site pendant la manifestation. Sur celles-ci peuvent apparaître les logos, marques et modèles exposés par l exposant sur son stand. Elles sont susceptibles d être utilisées dans le cadre de la promotion de la manifestation sur différents supports imprimés ou électroniques. L exposant qui ne souhaite pas que tout ou partie de son stand ou un des éléments qui y est représenté (ex : logo, marque, modèle) figure sur ces supports utilisés pour la promotion de la manifestation devra en aviser par écrit LHD. 1.6 Concurrence déloyale L exposant s interdit expressément pendant toute la durée de la manifestation de se livrer à des actes de concurrence déloyale, tels que toutes enquêtes ou la distribution d objets promotionnels en dehors de son stand, pouvant donner lieu à un détournement à son profit des visiteurs de la manifestation. 1.7 Annulation de la manifestation LHD se réserve le droit d annuler la manifestation en cas d impossibilité de disposer des locaux nécessaires dans le cas où le feu, la guerre, une calamité publique, une cause étrangère ou toutes autres causes qui empêcheraient le bon déroulement de la manifestation, sans dommages et intérêts ni compensations à l égard des participants déjà inscrits, en dehors du remboursement de sommes déjà versées au titre de règlement de la manifestation au jour de l annulation. Aucun recours, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit ne pourra être engagé contre l organisateur. 1.8 Responsabilités de l organisateur LHD est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par les participants, y compris les troubles de jouissance et tous préjudices commerciaux, pour quelque cause que ce soit. 1.9 Réclamations et contestations Toute réclamation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception dans les dix jours suivant la clôture de la manifestation. En cas de contestation, seul le texte français fait foi et seuls les tribunaux de Le Havre sont compétents. 2. Conditions de location de surfaces d exposition 2.1 Application et opposabilité des conditions de location de surfaces d exposition Les présentes conditions de location de surfaces d exposition sont systématiquement remises ou adressées à chaque participant. Toute demande d admission implique l adhésion entière et sans réserve de l exposant aux présentes conditions de location de surfaces d exposition. Aucune condition particulière ne peut prévaloir contre les présentes, sauf acceptation formelle et écrite de LHD. Toute condition contraire posée par l exposant sera donc, à défaut d acceptation expresse, inopposable à LHD, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. 2.2 Inscription Les demandes d inscription doivent être adressées à LE HAVRE DEVELOPPEMENT Centre Havrais de Commerce International 182 quai George V 76600 Le Havre France (Tel +33 2 32 74 00 20 Fax +33 2 32 74 00 29). La réception de la demande par LHD implique que l entité, entreprise ou institutionnel ci-après dénommé l exposant, désireuse d exposer ait pris connaissance du présent règlement général de l exposition et l accepte sans réserve. En tout état de cause, les marchandises, produits ou services présentés par l exposant doivent être conformes aux règles et normes françaises et européennes et entrer dans la nomenclature des éléments admis à être exposés. Seules les demandes d inscription dûment signées par une personne réputée avoir qualité pour engager l exposant pourront être prises en considération. Le rejet d une demande d inscription ne donne pas lieu à dommages et intérêts. 2.3 Acompte Un acompte de 50% du montant total des prestations souscrites sera adressé par l exposant à LHD lors de l envoi de son bon de commande. Cette somme sera remboursée si le demandeur n est pas admis à exposer. En revanche, cette somme sera acquise totalement à LHD à titre de dommages, intérêts forfaitaires inclus, si le demandeur retire sa demande d adhésion, annule sa participation ou ne règle pas le solde à l échéance prévue. 2.4 Sous-location L exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services énumérés dans sa demande d inscription et acceptés par LHD et/ou les matériels, produits ou services présentés par son/ses co-exposants déclarés et acceptés par l organisateur. Il ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des entreprises non exposantes. Il lui est interdit de céder ou sous louer tout ou partie de l emplacement attribué. 2.5 Attribution des emplacements La validation des souhaits d emplacement des stands tels que formulés sur le bon de commande «exposants» sera effectuée par l organisateur sur la base des surfaces commercialisables disponibles. Les surfaces commercialisables seront attribuées sur la base de l ordre de réception des bons de commande dûment renseignés et accompagnés du règlement de l acompte, et de la logique d implantation de la manifestation au sein des Docks Café.
Si l emplacement souhaité par l exposant ne pouvait lui être attribué, l organisateur lui soumettra une seconde proposition d emplacement. Les réclamations éventuelles relatives à l emplacement attribué au participant ne seront considérées que si elles sont faites par écrit et adressées à l organisateur dans le délai de sept jours qui suit l envoi de son plan d implantation. Ces réclamations devront être appuyées par un dossier justifiant les raisons réelles et sérieuses de ces réclamations. L organisateur s efforcera de répondre aux demandes ainsi justifiées de modification d emplacement. L expiration du délai de sept jours vaut acceptation du participant à l emplacement attribué. Domiciliation CIN LE HAVRE ENTREPRISES 35 R DU 129 E RGT D INFANTERIE 76600 LE HAVRE Tél : 02 32 74 02 60 Titulaire du Compte LE HAVRE DEVELOPPEMENT CHINA EUROPA QUAI GEORGE V 76600 LE HAVRE L organisateur tiendra compte le plus largement possible des désirs des exposants et de la nature des produits exposés. Il se réserve le droit de modifier l importance et la disposition des surfaces souscrites par l exposant. La participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l exposant aucun droit à un emplacement déterminé. En aucun cas l organisateur ne répondra vis-à-vis du participant des conséquences qui pourraient découler de l emplacement qui lui a été attribué. 2.6 Installation des stands L accueil des participants pour l aménagement de leur stand aura lieu le 7 décembre 2009 à partir de 09H00. Les participants devront avoir terminé leur installation le 7 décembre 2009 à 20H00 au plus tard, veille de l ouverture. Au-delà, aucun véhicule ne pourra circuler dans l enceinte de l Exposition. Cette mesure est indispensable pour permettre les installations finales de l Exposition. ATTENTION : un projet d aménagement du stand et d implantation de matériels devra être obligatoirement soumis à l approbation de LHD. Il est rappelé que tout participant doit faire valider son plan par LHD, soit directement, soit par l intermédiaire d un prestataire extérieur nommé par LHD. 2.7 Désinstallation et évacuation des stands La désinstallation et l évacuation des stands pourront commencer le 10 décembre 2009 à partir de 18H00. Tous les stands, décors, matériels et marchandises devront être impérativement retirés pour le 10 décembre 2009 à 22H00. Ces délais expirés et sans que sa responsabilité puisse être engagée, LHD pourra prendre aux frais, risques et périls du participant toutes mesures qu il jugera utiles pour l évacuation des matériels et marchandises non retirés et pour la destruction des structures et décors de quelque nature que ce soit qui n auront pas été démontés. 2.8 Paiement et modalités Le règlement des frais de participation s effectue en Euros en deux versements : Le premier versement d un montant correspondant à 50% des prestations souscrites devra être effectué lors de l envoi de son bon de commande par chèque ou virement bancaire (voir coordonnées bancaires ci-après) à l ordre de Le Havre Développement China Europa. 2.9 Retard ou défaut de paiement Faute d avoir effectué le paiement du solde à l échéance du 26 novembre 2009 : LHD se réserve la possibilité d annuler l inscription et de relouer l emplacement à un autre participant. Le montant des sommes non réglées reste exigible à titre de dommages et intérêts même en cas de relocation de l emplacement à un autre participant. 2.10 Annulation de participation par l exposant Toute annulation de participation intervenant dans les 30 jours avant le début de la manifestation, entrainera des pénalités à hauteur de 50 % du montant dû par l exposant correspondant aux frais engagés par LHD. 2.11 Assurances La société organisatrice «LHD» a souscrit un contrat d assurances couvrant sa responsabilité civile «organisateur» et les dommages aux matériels. Chaque exposant devra être assuré pour sa propre responsabilité civile à l égard des Tiers et pour les dommages atteignant ses biens et matériels. Toutefois, les exposants qui le désirent pourront adhérer à la Police RC souscrite par LHD en se rapprochant du Cabinet DERO au +33 (0)2.35.42.01.64. En aucun cas l assurance ne prend en charge le vol de matériel, avant, pendant ou après la manifestation. 2.12 T.V.A. Les exposants étrangers ont la possibilité de se faire rembourser la T.V.A. en s adressant à la Direction Générale des Impôts pour les ressortissants 2.13 Douanes Il appartiendra à chaque participant d accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l étranger. LHD ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. 2.14 Guide du Participant LHD a seul le droit d éditer ou de faire éditer, et de diffuser le guide du participant de la manifestation. Les renseignements nécessaires à la rédaction du guide seront fournis par les exposants sous leur responsabilité. LHD ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition qui pourraient se produire. Le deuxième versement correspondant au solde des sommes dues payable par chèque ou virement bancaire au plus tard le 26/11/2009 sans possibilité d escompte pour paiement anticipé ou au comptant. Coordonnées bancaires : Identifiant national de compte bancaire RIB Banque Guichet N Compte Clé Domiciliation 30027 16095 00048339501 41 CIN LE HAVRE ENTREPRISES IBAN - Identifiant international de compte bancaire BIC Bank Identifier Code FR7610688160950004833950144 CMCIFR2R