Luxembourg, le 16 décembre 2008 Circulaire concernant les critères à observer lors de l'introduction d'une demande d'aide dans le cadre du Titre II, chapitre 7 de la loi du 18 avril 2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural (articles 21 à 23 entreprises du secteur de la transformation et de la commercialisation) Champ d'application Le chapitre I de la présente circulaire s'applique à tout dossier de demande d aide introduit en vertu des articles 21 et suivants du chapitre 7 de la loi du 18 avril 2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural, désignée ciaprès par: la loi. Le chapitre II de la présente circulaire s'applique à toute demande de paiement de subvention pour des projets d investissement autorisés par le Ministre de l Agriculture conformément à l article 22 de la loi. Chapitre I (Introduction des dossiers de demande d aide) I) Présentation de la demande en obtention d une d aide A) Introduction de la demande La demande est à présenter en cinq exemplaires et doit comprendre : 1. un dossier répondant au questionnaire (annexe1), dûment rempli et signé, 2. tous les documents et pièces prévus au questionnaire susvisé. Pour les plans d architecte ou plans techniques de machines ou d équipements, un exemplaire suffit. Toutes les informations supplémentaires demandées par la commission spéciale sont également à présenter en cinq exemplaires. 1, rue de la Congrégation Tél.:(352)2478-2478 Adresse postale: www.ma.public.lu/ L-1352 Luxembourg Fax: (352) 464027 L-2913 Luxembourg F:\commis\spéc\loi agraire 2008\Instructions demandes 17-12-2008.doc
B) Vérifications préalables et accusé de réception Avant sa présentation à la commission spéciale une demande est examinée par le secrétariat de la commission spéciale. En cas de demande incomplète, les éléments manquants seront demandés au demandeur d aide par le secrétariat de la commission spéciale. Dès que le secrétariat de la commission pourra constater qu'il ne manque pas d'élément indispensable à l'analyse de la demande, il enverra un accusé de réception au demandeur d aide. Il y a lieu de souligner que cet accusé de réception ne peut être considéré comme approbation du projet d'investissement, mais sert uniquement à déterminer la date d'introduction officielle de la demande et la date à partir de laquelle le demandeur d aide peut commencer la réalisation de son projet. C) Conséquences en cas d'introduction d'une demande ayant trait à un projet déjà en cours de réalisation 1) Toute action ou travail autres que ceux visés sous 2) ci-après, commencés avant la réception de l accusé de réception rendent la demande irrecevable. Une exception est faite pour les travaux faisant partie du projet d investissement, mais pour lesquels le demandeur d aide ne demande aucune aide. Il est cependant indispensable que ces travaux puissent être nettement identifiés et présentés de façon séparée. Dans ce cas, la demande est recevable et ces travaux sont non-éligibles. 2) Les actions et travaux spécifiés ci-dessous sont éligibles : a) les honoraires d'architecte, frais d'étude et achat de matériel de construction payés avant la date d'introduction officielle de la demande, frais relatifs aux autorisations administratives; b) l'achat ou la passation de commandes fermes concernant des machines, des appareils et du matériel de construction, y compris charpentes métalliques et éléments préfabriqués, à condition que les paiements éventuels y relatifs ne constituent que des acomptes. Toutefois, la fourniture, le montage, l'incorporation des installations, machines et équipements, et les travaux sur place en ce qui concerne le matériel de construction, ne doivent pas avoir eu lieu avant la date d'introduction officielle de la demande. Il y a lieu de noter que la passation de commandes fermes par l entreprise d'un projet d'investissement ne pourra en aucun cas préjuger, ni l'analyse du dossier, ni la décision d'approbation. 3) La commission spéciale peut constater sur place le respect des dispositions cidessus. 2
D) Compléments aux projets Les dispositions de la présente circulaire s'appliquent également aux demandes complémentaires introduites par les demandeurs d aide. Des compléments ne peuvent toutefois être présentés que pour des modifications, des changements ou des extensions d'un projet d'investissement, imprévisibles au moment de l'établissement du projet initial. E) Entrée en vigueur Les présentes dispositions sont applicables à toutes les demandes d'aide présentées au Ministère de l'agriculture, de la Viticulture et du Développement Rural à partir du 1er janvier 2009. Pour les demandes d aide présentées avant le 31 décembre 2008, les dossiers sont à compléter, le cas échéant, et dans les meilleurs délais, par les données et pièces manquantes. Chapitre II (Présentation de la demande de paiement d une avance et/ou d un solde) Champ d application 1. La présente s'applique aux projets d'investissement autorisés après le 1er janvier 2007 par le Ministre de l'agriculture conformément à l'article 22 de la loi. 1. Est considéré comme projet d'investissement tel qu'il a été, en tant que dossier global, présenté par une personne morale, approuvé par le Ministre de l'agriculture. 2. Pour les projets autorisés avant cette date ainsi que pour des compléments éventuels se rapportant à ces projets, la décision ministérielle du 24 juillet 2001 reste applicable. 3
Réalisation du projet En ce qui concerne le début des travaux ainsi que les investissements éligibles en relation avec le début des travaux, il est renvoyé au chapitre I de la présente concernant les critères à observer lors de l'introduction d'une demande d'aide dans la cadre de la loi (art. 22 et 23). Le décompte final du projet doit être présenté au plus tard deux ans après la fin prévisionnelle des travaux indiquée dans la décision d'approbation du projet. Sur demande dûment motivée et reconnue par le Ministre de l'agriculture, la commission spéciale précitée entendue en son avis, ce délai peut être reporté. Réception technique des projets La réception technique du projet est faite en principe sur place par des fonctionnaires du Ministère de l Agriculture. Pièces à joindre lors de la présentation du décompte Conformément à l article 22 de la loi et dans un intérêt de transparence et de liquidation rapide, les modalités suivantes sont à respecter lors de la présentation d une demande de paiement d une aide : 1) Le demandeur d aide est tenu : - d ouvrir un compte bancaire séparé pour les projets visés par la présente circulaire, - de faire établir des factures séparées pour des investissements se rapportant à des positions séparées du devis, - d'effectuer un virement séparé pour chaque facture individuelle concernant le projet, ou d'individualiser chaque facture séparément lors du virement. 2) Les pièces suivantes sont à joindre à tout décompte intermédiaire et final: - un relevé des factures, notes de crédit et paiements (en 3 exemplaires) (modèle voir annexe 2), - une copie des factures et notes de crédit (identifiées par les mêmes numéros courants que ceux utilisés pour l établissement de l'annexe 2), des souches de virements et des extraits de compte bancaire (1 exemplaire); - une copie des autorisations administratives requises pour la réalisation du projet (autorisation de bâtir, permission de voirie, autorisation commodo-incommodo, etc.). 3) En cas de besoin les originaux des pièces et documents peuvent être consultés sur place. 4
4) Pour des projets ayant une certaine envergure par rapport aux dimensions économiques de l'entreprise du demandeur, les contrôleurs peuvent demander les bilans et comptes pertes et profits du bénéficiaire se rapportant aux années de réalisation du projet. 5) Pour le décompte final il y a lieu de présenter en outre un tableau comparatif de synthèse entre le devis autorisé et le projet réalisé (annexe 2). 6) Les frais bancaires exposés en relation avec le paiement de factures ne sont pas éligibles à une aide de l'etat. 7) En cas d escompte, le montant éligible est le montant effectivement payé, et non le montant brut de la facture. Il en est de même pour les ristournes et les notes de crédit qui sont défalquées des montants bruts des investissements. Divergence entre le devis autorisé et le projet réalisé 1. Investissements non réalisés En cas de non réalisation de certains investissements prévus au devis autorisé, le devis autorisé est réduit jusqu'à concurrence du montant en question. Il en de même si le montant des dépenses retenu est inférieur au montant du devis. 2. Utilisation de l'imprévu En principe, l'imprévu sert à couvrir des frais supplémentaires qui ont leur origine dans des travaux supplémentaires imprévisibles lors de l'établissement du devis, dans le changement de fournisseur pour la livraison d'un équipement prévu au devis ou dans une hausse des prix dépassant le coefficient d'adaptation prévu ci-dessous. 3. Investissements non prévus au devis En aucun cas l'imprévu ne peut être utilisé pour effectuer des investissements non prévus au devis autorisé (constructions, acquisition d'équipements ou de machines, etc.). Des frais d'experts éventuels (p. ex. réception technique) imposés par les pouvoirs publics et imprévisibles au moment de l'approbation du projet peuvent être repris dans le projet lors du décompte, sans qu'il soit pour autant procédé à une adaptation du devis autorisé. 5
Adaptation du devis à l'évolution des prix 1. En application de l'article 21, paragraphe (2), alinéa 3 de la loi, le devis autorisé peut être adapté pour tenir compte de l'évolution des prix dans le temps. Le coefficient forfaitaire d'adaptation est le nombre indice des prix à la construction. 2. L'application du coefficient se fait en principe dans les conditions suivantes: le devis autorisé est arrêté au nombre indice applicable à la date à laquelle le projet d investissement est approuvé. Ce nombre indice est communiqué au demandeur dans l autorisation ministérielle; pour les différentes factures, le nombre indice de l'année reprise sur les factures en question est appliqué; en cas de réalisation manifeste de la majeure partie du projet au cours d'un semestre particulier, le nombre indice de ce semestre est retenu; pour l'ensemble du projet, un nombre indice moyen est calculé selon les critères du 2e tiret ci-dessus ; le devis du projet est réévalué en application des dispositions ci-dessus et constitue le plafond de l'investissement éligible. Cette réévaluation n'est faite qu'au moment de la présentation du décompte final. 1. Obtention des avances Avances En application de l article 22, paragraphe (2), de la loi, un demandeur d'aide peut obtenir des avances à valoir sur le décompte final au cours de la réalisation de son projet. Tout comme pour le décompte final, les investissements présentés dans le cadre des avances sont sujets à un contrôle préalable par les fonctionnaires chargés du contrôle des subventions. Les dispositions des points 3 et 4 ci-dessous s appliquent. 2. Cadre des avances Le montant du devis autorisé sur lequel porte l'appréciation des avances est le devis total hors imprévus et hors TVA. De même, des positions particulières contenues dans le devis et dont l'éligibilité est laissée, par l'approbation ministérielle, à l'appréciation des agents effectuant le contrôle, ainsi que des parts importantes du projet (> 10 %) qui ne seront définitivement pas réalisées suite à une réorientation de certains éléments du projet ne font pas partie de la base de calcul pour les avances. Les demandeurs d aide sont invités à signaler les modifications visées ci-dessus aux agents effectuant le contrôle dès la prise de décision d'abandon en question. Sous réserve du point 3 ci-dessous, le montant total des avances est plafonné à 80 % du devis précisé ci-dessus. 6
3. Ouverture du droit à des avances et nombre de tranches Compte tenu des divers montants d'investissements minima (imprévus inclus, hors TVA) prévus à l'article 34 du règlement grand-ducal du 25 avril 2008 portant exécution du Titre I et du Titre II, chapitres 1 er, 2,3,4,6, 7 et 10 de la loi du 18 avril 2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural, les montants de devis autorisés tels que définis au point 2 ci-dessus, doivent dépasser les seuils suivants pour donner droit à des avances: Investissement minimum Seuils pour accéder aux avances Nombre maximal de tranches d avances 75.000 x < 250.000 0 + solde 250.000 < x < 750.000 1 + solde 750.000 < x < 2.500.000 2 + solde 2.500.000 < x 3 + solde Dans le respect des dispositions qui précèdent, les demandeurs d aide sont libres de choisir la date de présentation des demandes d'avances. Le Ministre de l'agriculture, de la Viticulture et du Développement rural, Fernand BODEN 7
Annexe 1: Questionnaire Questionnaire destiné aux demandeurs d'une aide au titre du chapitre 7, article 21, paragraphe 1er de la loi du 18 avril 2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural 1. Demandeur 1.1. Nom ou raison sociale 1.2. Adresse postale (Rue et No; Code postal et Localité) 1.3. No téléphone / Fax / adresse E-Mail 1.4. Forme juridique (statuts à joindre) 1.5. Coordonnées de la personne de contact responsable pour la réalisation du projet (Nom, Prénom, No téléphone / Fax / adresse E-Mail) 2. Activités principales du demandeur 2.1. Secteur agricole concerné et objet des activités. Le terme de production englobe également la collecte, le stockage, la transformation, le traitement et la commercialisation des produits agricoles. 2.2. Aire géographique sur laquelle s'étendent les activités. 3. Situation actuelle du demandeur 3.1. Outils de production. 3.1.1. Bâtiments existants avec indication de leur volume bâti. 3.1.2. Installations de production existantes avec indication de leurs capacités (annuelles). - Capacités techniques théoriques. - Capacités techniques réelles (avec indication des heures de travail effectives). 3.1.3. Main d'œuvre (évaluée en tâches complètes) occupée dans les différents services (administration, production, commercialisation, etc.). 3.2. Nature et origine (à ventiler par pays) des matières premières utilisées (le cas échéant liste des fournisseurs des trois derniers exercices comptables avec indication des volumes livrés, zone géographique de collecte). Prix payés aux producteurs. Liens contractuels avec les producteurs. 3.3. Statistiques sur le volume de production des trois derniers exercices comptables. 3.4. Débouchés existants (volumes à ventiler par pays) pour les produits finis. 3.5. Bilans et comptes de pertes et profits des trois derniers exercices comptables approuvés et précédant l année de la demande. 8
4. Projet d'investissement 4.1. Description détaillée du projet. 4.1.1. Catégorie de projet (modernisation, extension, restructuration, etc.). 4.1.2. Modification de l'outil de production. 4.1.2.1 Bâtiments: volume bâti (plan de situation et plans détaillés à joindre). 4.1.2.2. Installations de production: capacités (annuelles) - Capacités techniques théoriques. - Capacités techniques réelles (avec indication des heures de travail effectives). 4.1.2.3 Main-d'œuvre (évaluée en tâches complètes) occupée dans les différents services (administration, production, commercialisation, etc.). 4.1.2.4 Explications précises si et dans quelle mesure (indiquer les parties du devis y relatives) le projet vise, par l introduction de nouvelles techniques de production, à améliorer sensiblement les conditions en matière de bien-être des animaux, d'amélioration de la qualité nutritive et d hygiène des produits, de sécurité alimentaire et de respect de l environnement (article 21 (2) 2 e alinéa de la loi du 18 avril 2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural et article 34 (1) du règlement grandducal du 25 avril 2008 portant exécution de la susdite loi (indications précises quant aux incidences mesurables de ces améliorations) 4.2. Devis détaillé et échéancier de réalisation prévisible des investissements projetés. 4.2.1. Tableau récapitulatif des différentes positions avec indication du fournisseur potentiel et du prix de l'offre en euros (le cas échéant converti à partir d'une monnaie étrangère et en indiquant le taux de change appliqué). 4.2.2. Echéancier de réalisation prévisible des différentes positions (dates de début et de fin estimées des investissements, échéancier prévisible des dépenses d investissement par année). 4.2.3. Offres à l'appui (à annexer). 4.3. Financement du projet (indication des moyens propres, des emprunts éventuels et des aides publiques escomptées). 4.4. Copies des autorisations administratives requises (autorisation de bâtir, permission de voirie, commodo/incommodo, etc.). Si ces autorisations ne sont pas encore disponibles au moment de l introduction du dossier, les demandes d autorisations en question sont à joindre. 5. Situation projetée 5.1. Incidences sur la main d œuvre et incidences quantitatives et qualitatives du projet d'investissement sur la production ainsi que les débouchés pour les produits finis (distinction à faire entre produits visés sous point 4.1.2.4. et autres), pour le ou les exercices comptables de réalisation du projet ainsi que les trois exercices comptables suivant la fin de réalisation du projet (données à présenter selon le même schéma que les données dont question aux points 3.2., 3.3. et 3.4.). Description du degré de rationalisation attendu éventuellement de la réalisation du projet. 9
5.2. Rentabilité économique du projet au niveau du demandeur à l'aide des comptes de pertes et profits prévisionnels pour le ou les exercices comptables de réalisation du projet ainsi que les trois exercices comptables suivant la fin de réalisation du projet (données à présenter selon le même schéma que les comptes de pertes et profits dont question au point 3.5. et en expliquant les hypothèses retenues). 5.3. Retombées économiques au niveau des fournisseurs de matières premières d'origine agricole (contrats de livraison, quantités achetées, prix payés etc.). 5.4. Incidences sur la sécurité des conditions de travail. 6. Tableau synthétique comparatif Toutes les données quantitatives concernant la situation actuelle et la situation projetée sont à présenter également sous forme d un tableau synthétique comparatif. 7. Date et signature. Le dossier de la demande d aide proprement dit est à dater et à signer par le représentant du demandeur d aide. 10
Annexe 2 : Tableau modèle Projet d investissement : (Intitulé/référence) Liste énumérative des pièces justificatives Travaux prévus Factures Paiements effectués Réservé contrôle Postes du devis Coûts selon devis (hors T.V.A.) No crt Date et numéro Fournisseur Montant (hors T.V.A.) T.V.A. Montant total Date No extrait bancaire Montant payé 11