Appel à projet pour la refonte du site internet du Sans Réserve - scène de musiques actuelles de Périgueux - Date d'ouverture de l appel à projet Mardi 3 juin 2014 Date limite de réception des candidatures Mardi 1 er juillet 2014 à 18h Appel à projet - juin 2014
Identification de l'organisme qui lance l appel à projet Association Sans Réserve 192 route d Angoulême 24000 PERIGUEUX Tél : 05 53 06 12 73 info@sans-reserve.org www. sans-reserve.org Objet de l appel à projet Le présent appel à projet concerne la refonte du site internet du Sans Réserve, scène de musiques actuelles de Périgueux. Date d'ouverture de l appel à projet Mardi 3 juin 2014 Date limite de réception des candidatures Mardi 1 er juillet 2014 à 18h Déroulement de l appel à projet Mardi 1 er juillet à 18h : clôture de l appel à projet Vendredi 4 juillet : présélection de 3 prestataires Jeudi 16 juillet (après-midi) : audition des prestataires retenus Vendredi 17 juillet : choix du prestataire final Pilotage du projet Nathalie Hardman Chargée de communication du Sans Réserve Tél : 05 53 06 12 73 / nathalie@sans-reserve.org Appel à projet - juin 2014
1. PRESENTATION DU SANS RESERVE Le Sans Réserve est une salle de concerts de 500 places debout dévolue aux musiques actuelles. Il a vu le jour en 2000 et il est géré par l association Sans Réserve depuis 2002. Le Sans Réserve programme ou co-organise avec des associations locales une quarantaine de concerts par an avec des premières parties issues du département, sur des esthétiques variées allant du hardcore au reggae en passant par le hip-hop, les musiques du monde, l électro, le rock ou la chanson (etc.), ou encore des spectacles jeune public, des cinéconcerts, des projections de films ou des conférences La salle accueille plus de 9000 spectateurs par an. Par ailleurs, l association Sans Réserve gère 2 espaces de répétitions comprenant 6 studios et une régie d enregistrement situés sur deux lieux géographiques distincts, la Filature (à environ 500 mètres de la salle) et le Silo (à 2 km de la salle). L association contribue également au développement des pratiques de la musique en amateur par le biais de stages, de formations, de répétitions, d accompagnement, de résidences Plus de 100 groupes fréquentent régulièrement ces studios. Le Sans Réserve compte 8 permanents soit 6 équivalents temps plein, une dizaine de bénévoles et un conseil d administration constitué de 9 membres de droit et de 8 membres adhérents et fait appel à une dizaine d intermittents du spectacle. Le Sans Réserve est labellisé «SMAC (Scène de Musiques Actuelles) de réseau» en partenariat avec le Rocksane, salle de musiques actuelles de Bergerac et l Institut des Musiques Rock de Périgueux. Cette labellisation permet des actions coopératives visant à favoriser la diversité culturelle sur le territoire de la Dordogne et au-delà. Ce projet se décline notamment autour de la coproduction, de la médiation et du travail en réseau en mettant l accent sur la diffusion, l accompagnement des amateurs et des professionnels, les actions culturelles, le soutien à la mobilité des artistes et des publics Le Sans Réserve est membre du réseau national Fédélima et du réseau régional RAMA. Appel à projet - juin 2014
2. OBJECTIFS STRATEGIQUES DU NOUVEAU SITE Notre site internet a été conçu en 2003. Il a connu une refonte en 2008 (de forme seulement : graphisme et agencement des rubriques) et il va sans dire qu après 11 années d existence il est devenu obsolète tant techniquement que fonctionnellement. Nous sommes à la recherche d un nouveau site qui sera revu de A à Z, gérable par une petite équipe et qui fasse appel aux technologies actuelles. Ce site sera à la fois un site informatif (programmation, équipement et tarifs des studios de répétition, horaires, newsletter, présentation de l association, etc.), un site permettant d accéder à la vente (billetterie pour les concerts), un outil de réservation de studios de répétition pour les musiciens, un support de communication et un support de fidélisation. Il devra : - rendre une vision fidèle de notre activité et de nos projets (concerts, accompagnement des pratiques en amateur, actions culturelles, vie associative, partenariat ) - donner une image moderne de notre lieu - permettre l'accès à la vente en ligne : billetterie de concerts via Digitick en marques blanches et peut-être la Fnac (à définir). A noter : d ici 2, 3 ans, il n est pas exclu que nous intégrions une billetterie interne, propre au site. - devenir un outil de référence pour les musiciens locaux qui répètent au sein de nos studios (réservations des studios en ligne, écoute de démos ) - devenir une vitrine de ces mêmes groupes pouvant éventuellement servir aux programmateurs (démos en écoute, vidéos ) - communiquer l information aux professionnels : techniciens, artistes, médias... Le site devra permettre aux professionnels de trouver facilement la documentation qui leur est nécessaire - permettre l archivage de l activité : le site devra permettre de conserver la trace de l activité menée depuis la création du Sans Réserve - communiquer efficacement l information de dernière minute : notre activité étant très fluctuante, le site devra permettre de jouir d une grande réactivité. - favoriser la fidélisation du public (inscription à la newsletter ) - favoriser l élargissement de notre public (lien avec les différents réseaux sociaux : Facebook et Twitter en tête) Le prestataire devra prévoir un site conforme aux principes élémentaires de référencement naturel (conseil sur les contenus textuels du site, intégration des mots-clés, réécriture d'urls etc.). 3. CONTEXTE(S) La constitution d un nouveau Conseil d Administration en 2012 a eu un effet moteur sur une réflexion engagée depuis plusieurs années déjà en équipe sur ce sujet. Par ailleurs, notre labellisation SMAC la même année a mis en perspective une nouvelle problématique autour de notre façon de communiquer. Qui plus est, nos besoins en communication et en fonctionnalités ont évolué en même temps que le projet artistique et culturel de notre association : de nouveaux «pôles d activité» tels que l accompagnement des pratiques en amateur ou l action culturelle se placent dorénavant au même rang d importance que l activité dite de diffusion (les concerts) mais n ont à ce jour que très peu voire aucune visibilité. La normalisation de l utilisation des réseaux sociaux nous confronte à un constat sans appel : sur notre site actuel, il nous manque cruellement un moyen de mettre en avant les actualités de la salle (par exemple : une résidence d artistes, la réception du programme
papier, une répétition sur scène, une vidéo teaser, etc.). Un espace dédié aux actualités sur la page d accueil du nouveau site (sous forme de titre + texte et/ou vidéo et/ou photo) nous permettrait de rendre compte du fait que le Sans Réserve est un lieu qui vit en dehors des concerts. Contexte interne humain : 1 personne va s occuper de la mise à jour du site (compte administrateur). Il y aura en plus 2 ou 3 contributeurs. Contexte technique : Il faut tout remplacer sauf l hébergement. Nous avons actuellement ce type d'hébergement auprès d'ovh : espace disque et bases de données sql (offre 720 Plan). Travaux et études préalables déjà menés par l'équipe en amont en 2013 - formation de deux membres de l équipe à la rédaction d un cahier des charges - étude de différents CMS, thèmes et extensions Exemples pertinents trouvés : Pour la fonctionnalité : http://www.lacoope.org/ http://www.la-sirene.fr/ http://www.lavapeur.com/ http://www.file7.com/ http://www.lescuizines.fr/ http://www.stereolux.org/ http://paloma-nimes.fr/ http://www.cartonnerie.fr/newsite/ http://deslendemainsquichantent.org/ Pour l aspect graphique : http://www.la-sirene.fr/ http://www.lavapeur.com/ http://www.file7.com/pages/accueil/bienvenue.html http://www.stereolux.org/ http://paloma-nimes.fr/ http://vip.les-escales.com/ http://www.noumatrouff.fr/ http://www.lalune.net/ 4. LES OBJECTIFS FONCTIONNELS - site multi-contributeurs avec une équipe de rédacteurs et un validateur - thème multi-zones et modifiable par l utilisateur (exemple : yootheme / rocket, etc ) - widgets (slideshow / galeries, etc ) pouvant intégrer automatiquement du contenu d articles existants - calendrier permettant la réservation des studios de répétition (voir partie 6) - calendrier pour la régie d enregistrement (visible en interne uniquement grâce à un code d accès limité à l équipe)
- outil de gestion (type catalogue) des concerts et des autres manifestations permettant un affichage automatique de la prochaine date et un archivage automatique des dates passées. L'agenda des événements doit pouvoir être filtré par catégorie (concerts / stages / ciné-concerts / etc.) - moteur de recherche - gestionnaire de documents à télécharger - respecter un maximum de règles pour l accessibilité des contenus Web (WCAG 2.0) 5. LES CARACTERISTIQUES 5.1 Caractéristiques techniques / performances (qualité) - CMS qui soit un standard du marché opensource (Wordpress, Joomla, Typo 3, Drupal...) - Thèmes en HTML 5 et CSS3, en responsive design impérativement - Widgets = slideshows, galeries, onglets, accordéons... - Le calendrier de réservation doit permettre aux utilisateurs de poser des options qui ne sont pas visibles de la vue du public - conserver un accès FTP permettant l administration des fichiers du site et le partage de documents en ligne - Gestion des concerts et autres manifestations = notre préférence va à l adaptation d un composant catalogue standard du marché mais nous sommes ouverts à une solution personnalisée à partir du moment où nous ne sommes pas les seuls clients utilisateurs de cette solution. - Masque de saisie standardisé (qui génère automatiquement ou formulaire ou mise en page) : gestion des archives de programmation = champ de saisie : date de l événement / visuel / texte de présentation court / texte de présentation long / tant de champs par artistes / doit gérer au minimum deux artistes pour une première partie ou plusieurs artistes pour une première partie et plusieurs pour une 2 e partie - Gestionnaire de téléchargement : 1 champ de description du document accessible public ou privé / 1 ou plusieurs profil(s) d accessibilité (à préciser) - Flux RSS des actualités du site - Flux RSS et/ou flux Ical généré automatiquement à partir du listing des événements - Player permettant d écouter des titres de la programmation (lecture manuelle) + player permettant d'écouter les maquettes des studios de répétition (en cours de réflexion : la création d un compte soundcloud) - Vidéos (via youtube) - installation et paramétrage de statistiques Google analytics - le site actuel devra être consultable en ligne dans un dossier spécifique mais exclu des résultats des moteurs de recherche Il est entendu que toutes ces fonctionnalités doivent être prêtes à l emploi. 5.2 Caractéristiques graphiques Exemple d environnements graphiques qui nous plaisent : se référer aux sites mentionnés plus haut. La plus-value que l on attend du prestataire porte sur l aspect graphique et la modularité du thème (personnalisation si choix d'un thème graphique déjà existant).
6. LES MODULES PARTICULIERS 6.1 Le module de newsletter - le module doit être intégré au backoffice du site internet - il doit permettre à la fois l'inscription manuelle des adresses par l'administrateur du site, l'import de listes de contacts au format csv et l'inscription par les internautes en frontoffice par le biais d'un formulaire. La récupération automatique des adresses du modules "contacts" doit aussi être possible (par le biais d'une liste spécifique de contacts par exemple). Le listing global des contacts de ce module doit pouvoir être exporté au format csv. - le graphisme / mise en page de la lettre doit être en cohésion avec le design du site internet - la newsletter doit être générée de façon dynamique et permettre d'intégrer à la fois des contenus existants du site (actualités, concerts etc.), et des contenus intégrés manuellement (champ texte, photos etc.) - elle peut être envoyée à une ou plusieurs listes de contacts définis dans le module - le module permet l'archivage des newsletters 6.2 La base de données contact Reprise d une base de données contacts Mysql pour l intégrer dans un composant gestion de contacts du site web (nous avons actuellement 816 contacts). Fonctionnalités attendues du composant : - rajouter et/ou modifier des champs (nous avons actuellement 20 champs) - faire des recherches de tel ou tel type (par âge, ville d habitation, musicien ou public, adhérent, non adhérent, newsletter ) - gérer des numéros d adhérents - être lié avec les autres composants du site web (newsletter ) - envoi d'un mail automatique à un moment prédéfini à la fin de la période d'adhésion du contact 6.3 Le calendrier de réservation des studios de répétition Nous souhaiterions l'affichage d'un calendrier sur une périodicité limitée dans le temps (semaine, 2 semaines, mois) à définir pour les locaux de répétition de la Filature et du Silo. Faire apparaître d'une couleur les créneaux où les lieux sont fermés. Faire apparaître d'une autre couleur les créneaux où tel ou tel studio est réservé avec le nom du groupe affiché dans la case. Faire apparaître d'une autre couleur les créneaux disponibles. Quand la personne souhaite réserver un créneau de répétition, elle clique sur le créneau souhaité. Cela génère un mail envoyé aux régisseurs des studios. Le créneau demandé ne sera bloqué que quand l'un des régisseurs validera la demande par retour de mail et/ou par simple clic de validation. Dès lors la case du créneau réservé changera de couleur et affichera le nom du groupe. Pour information : il y a trois studios différents à la Filature et trois studios différents au Silo. Option 1 : le module permet également de comptabiliser le nombre d'heures répétées effectives sur 1 mois dans l'ensemble, par groupe et par studio. Ces informations sont disponibles seulement dans le backoffice du site. Option 2 : les données de l'option 1 recueillies permettent de générer une facture mensuelle ou ponctuelle au format pdf. Cette option suppose aussi l'existence d'une liste de contacts pour les groupes disponible dans ce module en lien avec la base de données contacts.
7. HEBERGEMENT Nous souhaitons conserver notre hébergement chez OVH. Type d'offre : 720plan / 8 Go d'espace disque / 1,2 To de bande passante Nombre de bases de données sql : 25 (1 utilisée) Si le contrat doit être modifié, le candidat devra justifier son choix, préciser le coût de la modification et sa prise en charge éventuelle. Si le contrat doit être modifié, nous préciser les modifications au moins un mois à l avance. La mise en service technique d un nouveau contrat sera à la charge du prestataire. 8. FORMATION DES UTILISATEURS (formuler une proposition séparée) Contrat de formation : - sous forme de formation continue (3 jours minimum) - nombre de personnes à former : 4 - sur site - période souhaitée : semaine 43 (entre le 21 et le 24 octobre 2014) 9. GARANTIE Le prestataire est libre de proposer la garantie qu il souhaite mais elle ne pourra pas être inférieure à 6 mois, notre préférence allant sur une durée de garantie d'un an. 10. MAINTENANCE (formuler une proposition séparée) Le prestataire est libre de proposer le contrat de maintenance qu il souhaite, notre préférence allant à 10 tickets / an. Le contrat de maintenance fait l objet d une proposition séparée et doit préciser s'il s'agit d'une maintenance corrective et/ou évolutive. Tous les contrats ou licences récurrents seront souscrits au nom du Sans Réserve mais inclus dans la proposition. 11. PLANNING Mardi 1 er juillet à 18h : clôture de l appel à projet Vendredi 4 juillet : présélection de 3 prestataires Jeudi 16 juillet (après-midi) : audition des prestataires retenus Vendredi 17 juillet : choix du prestataire final Mardi 16 septembre : point d étape Lundi 20 octobre : livraison du site Mardi 4 novembre : mise en ligne 12. DIVERS Nous fournirons l arborescence mais comptons sur le prestataire pour l affiner / la modifier si besoin. Nous souhaitons que le prestataire intègre une quinzaine de pages statiques, les évènements (dans la limite de 10) et les actus (dans la limite de 5). Récapitulatif des propositions séparées : La formation et la maintenance font l objet de propositions séparées. Paiement : Le Sans Réserve versera au prestataire 30 % du montant total en acompte, 35 % à la mise en ligne et 35 % à la recette finale, soit un mois après la mise en ligne.