Nouveautés de la version 2015.2

e.sedit RH Nouveautés de la version 2015.2 Pour le bon déroulement de la paie de vos agents, à chaque nouvelle version, prenez connaissance des informations données dans ce document récapitulatif des nouveautés. Pour obtenir des informations complémentaires, utilisez la touche F1 de votre clavier pour consulter l'aide en ligne de l'application. Table des matières Nouveautés du module e.gpec 2 Créer un métier depuis une liste de postes de travail Lier un métier ou un emploi existant à une liste de postes Visualiser directement les agents nommés depuis la liste des postes de travail 5 Définir une compétence non liée à une activité Supprimer les liens obsolètes entre une activité et une compétence 2 3 5 6 Nouveautés du module e.paie 7 Edition du bordereau URSSAF sur une année Paramétrage du mandatement vers CORIOLIS standard version 4.5 Edition des fiches de paie au format excel Ajout des modifications de saisie de masse au calcul sélectif Mandatement vers les imputations du nouveau cadre budgétaire d'e.sedit GF 8 7 7 7 8 Nouveautés du module e.absences 8 Deux nouvelles éditions 9 Mise à disposition des Comptes Epargnes Temps (C.E.T) 10 Paramétrer les règles de gestion d'un C.E.T... 10 Créer un compte épargne temps pour un agent... 11 Gérer le C.E.T d'un agent... 12 Nouveautés du module e.carrière Nouveautés du module e.dossier agent Personnalisation des informations du dossier synthétique de l'agent Deux nouvelles éditions Définir une civilité par défaut Editer l'historique des arrêtés pour un agent Ajout d'un paramétrage sur les types de temps de travail Général Evolution xnet 13 14 14 15 16 16 17 18 18 Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 1/18

Nouveautés de la version 2015.2 Nouveautés du module e.gpec Créer un métier depuis une liste de postes de travail Objectif Cette option vous permet de créer un métier à partir de postes de travail existants et ayant des caractéristiques communes. Ouvrez le bureau métier Référentiels GPEC, bloc Métiers et emplois, option Créer un métier depuis des postes. Cette création passe successivement par les étapes suivantes : Rechercher des postes similaires : vous recherchez les postes de travail qui comportent des caractéristiques communes au métier que vous souhaitez créer : Sélection des postes : cochez une ou plusieurs cases pour grouper les définitions de postes qui vous intéressent. Le bouton Editer les fiches postes vous permet de faire valider vos choix par le responsable de service avant d attacher le nouveau métier à ces postes. Définition du métier : complétez ici les informations de base du nouveau métier (libellé, domaine, code, etc.). Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 2/18

Nouveautés du module e.gpec Contrôle du métier : cette étape lance la création du nouveau métier et vous propose de contrôler les données récupérées dans les onglets descriptifs Description et Activité. Mise à jour des postes : tous les postes de travail sélectionnés sont rattachés au nouveau métier : ils seront clôturés à la date saisie puis ré-ouverts et rattachés au nouveau métier. Lier un métier ou un emploi existant à une liste de postes Objectifs Afin de gagner du temps dans la mise à jour des postes vers le référentiel, il est désormais possible de gérer le lien avec votre référentiel directement depuis la liste des postes de travail et ainsi de lier, en masse, plusieurs postes à un métier ou un emploi. Ouvrez le bureau métier Postes, option Gérer les postes de travail. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 3/18

Nouveautés de la version 2015.2 Cochez les postes de travail que vous souhaitez rattacher à un métier ou un emploi puis cliquez sur le bouton Gérer le lien avec le référentiel. Dans l'écran qui s'affiche, cliquez dans l'option Modifier le lien vers le référentiel : Sélectionnez obligatoirement un métier ou un emploi pour créer le lien avec le référentiel choisi. La date d'historisation est par défaut pré-renseignée avec la date du jour. Saisissez un commentaire pour décrire le motif d'historisation. Avant la mise à jour des postes, choisissez les critères suivants : Copier le profil requis du métier ou de l'emploi ou garder le profil requis renseigné dans le poste. Copier les descriptions du métier ou de l'emploi ou garder celles du poste. Cochez la case Référentiels si vous souhaitez conserver les données du poste en plus de celles héritées du métier ou de l'emploi. Cliquez sur le bouton Mettre à jour les postes pour valider vos choix et mettre à jour le(s) poste(s) sélectionné(s). Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 4/18

Nouveautés du module e.gpec Visualiser directement les agents nommés depuis la liste des postes de travail Nouveauté Le nom de l'agent affecté sur le poste figure maintenant dans la liste des postes de travail et permet de rapidement visualiser qui occupe le poste, sans avoir à ouvrir la fiche du poste. Si plusieurs agents sont affectés sur le poste, le premier agent affiché est l agent nommé sur le poste, à défaut celui qui a le taux d'occupation du poste le plus fort. Définir une compétence non liée à une activité A partir d'un poste de travail, d'un emploi ou d'un métier, l'activité n'est plus obligatoire lors de l'association d'une compétence. bureau métier Postes, bloc Postes de travail, option Gérer les postes de travail, fiche d'un poste de travail, onglet Activités, onglet Compétences. bureau métier Référentiels GPEC, bloc Métiers et emplois, option Gérer les emplois, fiche d'un emploi, onglet Activités, onglet Compétences. bureau métier Référentiels GPEC, bloc Métiers et emplois, option Gérer les métiers, fiche d'un métier, onglet Activités, onglet Compétences. Exemple : La zone Activité n'est plus une zone obligatoire. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 5/18

Nouveautés de la version 2015.2 Supprimer les liens obsolètes entre une activité et une compétence Objectif L'activité n'étant plus obligatoire dans le périmètre de définition d'une compétence, il est possible de nettoyer vos données fonctionnelles en supprimant la ou les activités que vous aviez créées par obligation du lien compétence/activité. Supprimer l'activité Ouvrez le bureau métier Référentiels GPEC, bloc Administration, option Paramétrage, bloc Boîte à outils, option Supprimer activité. Dans l'écran ci-dessous, sélectionnez l'activité à traiter puis le type de traitement : La première option supprime le lien activité/compétence mais conserve la compétence et l activité du poste, du métier et de l emploi où elle est référencée. La seconde option supprime l'activité du poste de travail, de l'emploi et du métier. Cochez la dernière option pour supprimer l'activité du référentiel. Cliquez sur le bouton Lancer traitement. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 6/18

Nouveautés du module e.paie Nouveautés du module e.paie Edition du bordereau URSSAF sur une année Ouvrez le bureau métier Paie, bloc Editions, option Lancer une édition. Cliquez sur l'option Etat de déclaration. Vous pouvez maintenant lancer l édition sur une période allant jusqu à un an au lieu d une seule période : Paramétrage du mandatement vers CORIOLIS standard version 4.5 Cette option est accessible uniquement si vous disposez d'une licence pour une interface Coriolis. La version 2015.2 vous permet de paramétrer l'alimentation du fichier de mandatement vers CORIOLIS version 4.5. Ouvrez le bureau métier Paie, bloc Administration, option Paramétrage, bloc Paramétrage et outil divers, option Mandatement interface standard Coriolis. Cette option propose une saisie en 3 étapes pour déterminer ce que vous souhaitez obtenir dans les zones du fichier CORIOLIS : Choix du budget : le paramétrage se fait par budget. Paramétrage général : mot de passe accès serveur, référence de la pièce, objet de la consommation, etc. Paramétrage des chapitres. A la fin de ce paramétrage, cliquez sur le bouton Terminer le paramétrage. Edition des fiches de paie au format excel : bureau métier Paie, bloc Editions, option Lancer une édition, cliquez sur l'édition Les fiches récapitulatives des salaires. Le format excel généré a été rendu exploitable et affiche correctement les informations dans le tableur. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 7/18

Nouveautés de la version 2015.2 Ajout des modifications de saisie de masse au calcul sélectif Présentation En saisie de masse par rubrique, vous avez la possibilité de transmettre au calcul sélectif tous les agents pour lesquels des rubriques de paie ont été modifiées. Ouvrez le bureau Paie, bloc Saisie des éléments, option Saisie de masse par rubrique. Dans l'écran de saisie, effectuez vos modifications. A la fin de votre saisie, cliquez sur la flèche du bouton Enregistrer toutes les saisies pour pouvoir cliquer sur l'option Enregistrer et ajouter au calcul sélectif : Tous les agents concernés apparaissent dans la liste des Agents à calculer dans l'option de calcul sélectif (bureau Paie, bloc Calcul, option Calcul sélectif) : Mandatement vers les imputations du nouveau cadre budgétaire d'e.sedit GF Présentation En gestion financière, la modification d'une structure d'imputation a msi à jour le cadre budgétaire. e.sedit RH peut désormais mandater les dépenses de personnel selon ces nouvelles normes d'imputation vers le nouveau cadre budgétaire de l'application e.sedit GF. Ceci nécessite un paramétrage dans l'application Client / Serveur. Pour cela, contactez votre formateur Berger-Levrault. Nouveautés du module e.absences Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 8/18

Nouveautés du module e.absences Deux nouvelles éditions Bureau Absences, bloc Editions et traitements, option Lancer une édition : Répartition des maladies Cette édition est disponible uniquement en serveur KSL 6. Cette édition sert à consulter la répartition des absences maladies par code absence (plein traitement, demi-traitement ou sans traitement), sur une période définie. Vous pouvez lancer l'édition par agent ou pour tous les agents d'une collectivité. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 9/18

Nouveautés de la version 2015.2 Calendrier des agents Cette édition est disponible uniquement en serveur KSL 6. Cette édition permet de consulter, sur une période définie, toutes les présences et absences de l'agent selon son planning de travail (congés, maladies, etc.). Vous pouvez lancer l'édition par agent ou pour tous les agents d'une collectivité. Mise à disposition des Comptes Epargnes Temps (C.E.T) Paramétrer les règles de gestion d'un C.E.T Avant de commencer, vous devez définir les règles de gestion de ces comptes. Ce paramétrage s'effectue au niveau de l'organisme et au niveau de la collectivité. Organisme Ouvrez le bureau métier Absences, bloc Administration, option Paramétrage. Puis cliquez sur le paramétrage de l'organisme. Dans l'onglet Absences, cochez la case Gestion du Compte Epargne Temps en Web2 pour activer la gestion du C.E.T et faire apparaître le bloc Compte Epargne Temps dans l'accueil du module Absences. Si des règles de gestion existent en Client / Server, elles seront récupérées et les zones Code, Libellé, Code absence seront automatiquement renseignées. La règlementation impose une gestion des comptes épargne temps uniquement en jours. En Client / Server, si vous utilisiez des heures, vous devez clôturer les C.E.T concernés et les basculer en jours avant l'import dans e.sedit RH sinon ces règles ne seront pas importées. Si aucune règle de gestion n'est détectée, cela signifie que vous devez créer les règles et renseigner ces zones. Enregistrez. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 10/18

Nouveautés du module e.absences Collectivité Ouvrez le bureau métier Absences, bloc Administration, option Paramétrage. Puis cliquez sur le paramétrage de votre collectivité et affichez l'onglet C.E.T. Cet onglet regroupe les règles de gestion du Compte Epargne Temps en vigueur dans votre collectivité. Ce sont ces paramètres qui définiront les règles de contrôle lors de la gestion des C.E.T (solde maximum, l'ancienneté minimum, les conversion d'unités). Dans la liste Absences pouvant alimenter le C.E.T, ajoutez les absences que vous souhaitez intégrer dans les règles de gestion d'un C.E.T Renseignez le Code absence que vous souhaitez sur la ligne de saisie. Saisissez le Dépôt maximum que vous autorisez sur la période de validité du droit individuel du code absence, y compris les reports. Saisissez la Conso minimum avant dépôt qui correspond au nombre de jours minimum sur le droit individuel du code absence à partir duquel vous autorisez un dépôt sur le C.E.T. Cochez la case Proratisation temps de travail si vous souhaitez prendre en compte le temps de travail de l'agent dans le décompte des jours du C.E.T. Cliquez sur le bouton Valider de la ligne de saisie. Créer un compte épargne temps pour un agent Ouvrez le bureau métier Absences, bloc Compte Epargne Temps : Cliquez sur le lien Créer un C.E.T pour un agent. Sélectionnez l'agent pour lequel vous souhaitez créér un C.E.T. La date d'ouverture du compte est pré-renseignée avec la date du jour. Cliquez sur le bouton Créer le C.E.T. Le compte épargne temps de l'agent s'ouvre et vous permet de réaliser un dépôt (voir "Gérer le C.E.T d'un agent" page 12). Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 11/18

Nouveautés de la version 2015.2 Gérer le C.E.T d'un agent Présentation En tant que gestionnaire des absences, vous disposez du solde et des mouvements effectués sur le C.E.T des agents que vous êtes autorisés à gérer. Ouvrez le bureau métier Absences, bloc Compte Epargne Temps : Gérer le solde et les mouvements d'un compte épargne temps L'historique des mouvements du C.E.T de l'agent sélectionné s'affiche. Il est possible de l'exporter au format excel en cliquant sur le bouton. Un tri sur les mouvements vous donne la possibilité d'afficher ou non : les dépôts effectués, les retraits, les injections. Cochez la case du type de mouvement que vous souhaitez afficher. Actions possibles depuis la liste des mouvements d'un C.E.T Réaliser un dépôt : cliquez sur ce bouton pour créditer le C.E.T de l'agent, du solde qu'il souhaite dans la limite de ses droits. Réaliser un dépôt exceptionnel : dans le cas où l'agent démarre son C.E.T avec un dépôt initial. Par exemple, un agent arrivant d'une autre collectivité bénéficie déjà d'un compte épargne temps avec un droit de 5 jours. Dans ce cas, vous devez réaliser un dépôt exceptionnel de 5 jours. Les éditions possibles : bureau métier Absences, bloc Editions et traitements, option Lancer une édition Trois éditions sont disponibles : Edition annuelle du solde et des mouvements du C.E.T : cette édition peut se faire par agent et par service. Edition des agents ayant un C.E.T : cette édition permet de récapituler les agents ayant un C.E.T ouvert. Edition des agents pouvant alimenter leur C.E.T : cette édition liste les agents ayant les soldes et droits nécessaires pour alimenter leur C.E.T. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 12/18

Nouveautés du module e.carrière Nouveautés du module e.carrière Afficher l'ancienneté retenue dans le grade Une nouvelle information affiche l'ancienneté retenue dans le grade afin de connaître la date de base d'entrée dans le grade, surtout dans les cas de reclassement où la date de reclassement devient la nouvelle date dans le grade. Désormais, vous disposez de deux dates : la date d'entrée dans le grade actuel de l'agent (le 01/12/2006 dans l'exemple ci-dessous), et la date de base d'entrée dans le grade soit "l'ancienneté retenue" (le 01/08/2005 dans notre exemple) : Export Excel N DA 663535 : Dans les tableaux d'avancement de grade, les dates d entrées (fonction publique, fonction publique territoriale ) des agents ont été ajoutées dans l'export Excel. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 13/18

Nouveautés de la version 2015.2 Nouveautés du module e.dossier agent Personnalisation des informations du dossier synthétique de l'agent Il est désormais possible de choisir les données qui seront affichées dans la page synthétique du dossier de l'agent. Ouvrez le bureau métier Dossier agent, bloc Administration, option Paramétrage de l'organisme, onglet Préférences : Cochez les cases des informations que vous souhaitez afficher : Lieu de naissance, numéro de téléphone, etc. Si vous cochez la case CV, il vous sera possible de l'ouvrir depuis le dossier synthétique. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 14/18

Nouveautés du module e.dossier agent Deux nouvelles éditions Bureau Dossier agent, bloc Editions et traitements, option Lancer une édition : Liste des ventilations analytiques Cette édition est disponible uniquement en serveur KSL 6. Cet état a pour objectif de lister sur une période définie, les agents selon leurs affectations par service (avec le pourcentage d'affectation) et selon leurs affectations par imputation, afin de contrôler les éventuels écarts de saisie entre les deux informations. Liste des contrats / positions arrivant à échéance Cet état a vocation à permettre de réenclencher les procédures administratives de renouvellement suffisamment en amont lorsqu'elles sont nécessaires. Il prend désormais en compte les dates de départ effectif et prévisionnel renseigné dans la fiche arrivée /départ de l'agent : Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 15/18

Nouveautés de la version 2015.2 Définir une civilité par défaut Description Le paramétrage des civilités permet d'établir la correspondance entre une civilité (Madame, Monsieur, Docteur, etc.) et le sexe de l'agent. La colonne Par défaut permet de rendre automatique cette association dès la saisie du libellé dans le dossier agent. Cochez la case Par défaut pour que lors de la saisie du libellé, le code civilité soit automatiquement renseigné. Ouvrez le bureau métier Dossier agent, bloc Administration, option Paramétrage, option Accéder aux civilités Editer l'historique des arrêtés pour un agent Ouvrez le dossier d'un agent. Depuis son dossier synthétique, cliquez sur le lien Accéder aux imprimés du bloc Gestion générale. Cliquez sur le bouton Editer l'historique des arrêtés : Un message vous demande pour quelle nature d'imprimé vous souhaitez éditer l'historique. Cochez le ou les natures d'imprimé que vous souhaitez : Cliquez sur le bouton Editer. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 16/18

Nouveautés du module e.dossier agent Ajout d'un paramétrage sur les types de temps de travail Ouvrez le bureau Dossier agent, bloc Administration, option Paramétrage, bloc Statutaire, option Types de temps. Nouveauté Ce paramétrage sert à lister tous les types de temps de travail pouvant être utilisés dans la fiche statut : Temps complet, Temps non complet < 28h Temps non complet >= 28h Travail à domicile Indépendant du type de temps Ce paramétrage sera pris en compte lors de l'enregistrement et du contrôle des dossiers agents pour la cohérence entre le type de temps spécifié dans la fiche statut et le temps de paie de la fiche régime de paie. Pour ajouter un type de temps, utilisez la première ligne de la liste (ligne de saisie), puis enregistrez. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 17/18

Nouveautés de la version 2015.2 Général Rafraîchissement automatique de l'option Mes éditions et traitements Des éditions et traitements sont disponibles depuis les bureaux métiers Paie, Dossier agent et Absences. Si l'écran Mes éditions et traitements est déjà ouvert, il vous suffit d'afficher une autre option puis de revenir sur l'écran des éditions et traitements pour rafraîchir automatiquement la liste. La liste se met à jour automatiquement, sans avoir à cliquer sur le bouton Rechercher. Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs accessible via le compte SMADMIN est désormais accessible à tous les utilisateurs dans un module intitulé Administration. Vous devez mettre à jour vos habilitations pour y avoir accès. Evolution xnet eformation - DIF Afin de satisfaire à l'obligation annuelle d'information des soldes DIF aux agents et également pour préparer les migrations vers le Compte Personnel de Formation, une nouvelle édition a été créée. Cette édition est accessible depuis la liste du solde DIF des agents. Le traitement "eformation : Editer le solde DIF des agents" permet de générer l'édition pour tous les agents concernés. Copyright Janvier 2015 Berger-Levrault - ELM n 4295 18/18