Le traitement de texte dans spaiectacle 1 Principes généraux... 2 1.1 La fenêtre... 2 1.1.1 Les menus du Traitement de texte...3 1.1.2 La barre d'outils du Traitement de texte...3 1.2 Saisie simple de texte... 6 1.2.1 Sélectionner du texte...6 1.2.2 Couper, copier, coller, effacer...6 2 Mise en forme de documents... 7 2.1 Les préférences générales... 7 2.2 Le format de papier... 8 2.3 La règle... 9 2.4 Les tabulations... 10 2.4.1 Définir le type de tabulation...10 2.4.2 Aligner le texte sur les taquets...10 2.4.3 Mise en page avec les taquets de tabulations...11 2.5 La typographie et les polices de caractères... 11 2.5.1 Changer de police de caractères...11 2.5.2 Changer la couleur du texte...12 2.6 Utilisation des styles de paragraphes... 12 2.6.1 Appliquer un style prédéfini à un paragraphe...12 2.6.2 Créer un style de paragraphe...12 3 Créer des courriers liés à spaiectacle... 14 3.1 Insérer un champ de spaiectacle... 14 3.2 Insérer une expression spécifique... 15 4 Imprimer des courriers liés à spaiectacle... 17 4.1 Imprimer... 17 4.2 Imprimer un mailing... 17 4.2.1 Utilisation du bouton Trier...19 4.2.2 Utilisation du bouton Rechercher...20 5 Gestion de documents... 21 5.1 Ouvrir un document... 21 5.2 Enregistrer, Enregistrer sous...... 22 5.3 Enregistrer comme modèle... 22 5.3.1 Attribuer la qualité de modèle à un document...22 5.3.2 Supprimer la qualité de modèle à un document...23 page 1
Le traitement de texte dans spaiectacle 1 Principes généraux Ce module permet de disposer, à l'intérieur de spaiectacle, d un logiciel de Traitement de texte intégré. Cela permet de créer des courriers qui appellent des informations en provenance de spaiectacle sans avoir besoin de les ressaisir. On accède au Traitement de texte à partir de deux listes possibles : - Liste des salariés - Liste des paies Cliquer sur le bouton pour faire apparaître la fenêtre de Traitement de texte. La fenêtre de Traitement de texte s'ouvre. 1.1 La fenêtre Le module de Traitement de texte est en quelque sorte un logiciel dans le logiciel. Il est lié à spaiectacle, s'affiche dans une fenêtre spécifique qui comporte son propre menu et sa propre barre d'outils. A C F B D E Pour utiliser les fonctionnalités du Traitement de texte il faut bien entendu utiliser le menu du Traitement de texte et non pas celui de spaiectacle. Lorsque le Traitement de texte est activé, le menu général de spaiectacle reste actif et la fenêtre apparaît avec ses propres menus comme ci-dessus. A B C D E F Menus de spaiectacle Barre d'outils de spaiectacle Menus du Traitement texte (voir 1.1.1) Barre d'outils du Traitement texte (voir1.1.2) Règle du Traitement texte (voir 2.3) Zone de saisie du Traitement texte (voir 1.2) page 2
1.1.1 Les menus du Traitement de texte Fichier : menu permettant d'accéder aux différentes fonctions de gestion de documents, d'impression et de mise en page générale Edition : menu comportant les fonctions standard de copier, coller, couper, recherche etc. Affichage : menu permettant d'afficher ou de masquer certains éléments de la fenêtre ou du texte saisi Insertion : permet d'insérer des informations ou éléments externes dans le texte Style : permet d'accéder aux fonctions principales de mise en forme du texte Couleurs : permet de gérer les couleurs des différents éléments de texte Paragraphe : permet d'accéder aux fonctions principales de mise en forme des paragraphes Format : permet d'accéder aux fonctions avancées de mise en forme du texte et attributs du texte Outils : permet d'accéder à des fonctions liées à des modules ou ressources externes au Traitement de texte La barre de menu du Traitement de texte apparaît ou disparaît à l'aide du raccourci clavier suivant Ctrl (ou apple sur Macintosh) + touche Shift enfoncée + M 1.1.2 La barre d'outils du Traitement de texte La barre d'outils est composée de 4 modules que l'on peut faire apparaître ou non. Pour afficher ou non un module d'outils, activer les menus Affichage - Barre d'outils Sélectionner le module souhaité (les modules affichés sont indiqués par une coche à gauche de leur libellé). On peut modifier la disposition des barres d'outils. Pour cela, cliquer sur la zone pointillée à gauche de la barre. Le curseur se transforme en outil de sélection. Maintenir le bouton de la souris enfoncé et déplacer la barre à l'endroit souhaité et lâcher le clic de la souris. La barre d'outils Standard du Traitement de texte Créer un nouveau document Ouvrir un document Enregistrer le document ouvert Chaque module est matérialisé par une zone pointillée (une double barre verticale) à l'extrême gauche de la fenêtre. Des raccourcis clavier sont associés à certaines fonctions du Traitement de texte. Elles sont notées entre parenthèses dans le commentaire qui s'affiche sous chaque bouton, lorsque l'on passe le curseur de la souris dessus. page 3
Aperçu avant impression Imprimer Rechercher dans le document Couper le texte sélectionné Copier le texte sélectionné Coller le texte sélectionné Annuler les opérations effectuer (une à une) Restaurer les opérations annulées (une à une) Afficher les caractères invisibles Afficher les références (des formules et champs insérés) Insérer l'heure courante (au format texte) Insérer la date courante (au format texte) La barre d'outils de Format du Traitement de texte Aligner le texte à gauche Centrer le texte sur les marges du paragraphe Aligner le texte à droite Justifier le texte Interlignage de paragraphe : simple Interlignage de paragraphe : 1,5 ligne Interlignage de paragraphe : double Insérer des puces à chaque paragraphe sélectionné page 4
La barre d'outils de Style du Traitement de texte Sélection d'un style de paragraphe prédéfini Modifier la police de caractères pour le texte sélectionné Modifier le corps du texte sélectionné Police en caractères gras Police en caractères italiques Police soulignée La barre d'outils d'encadrements du Traitement de texte Appliquer / enlever une bordure à gauche des paragraphes sélectionnés Appliquer / enlever une bordure en haut des paragraphes sélectionnés Appliquer / enlever une bordure à droite des paragraphes sélectionnés Appliquer / enlever une bordure en bas des paragraphes sélectionnés Encadrer l'ensemble des paragraphes sélectionnés Encadrer chaque paragraphe de la sélection Supprimer les bordures de la sélection page 5
1.2 Saisie simple de texte Lorsque la fenêtre du Traitement de texte est activée, le curseur est positionné en haut à gauche de la zone de saisie. Vous pouvez commencer à saisir votre texte comme ci-dessous. Les paragraphes sont séparés par des retours chariot. Pour vérifier l emplacement des retours chariot, demander Caractères invisibles dans le menu Affichage. 1.2.1 Sélectionner du texte Pour sélectionner une partie de texte, cliquer au début de la zone à sélectionner, puis faire glisser la souris, bouton enfoncé, jusqu à la fin de la zone. Relâcher alors le bouton de la souris. Le Traitement de texte offre plusieurs raccourcis pour sélectionner du texte : Pour sélectionner l intégralité du contenu de votre document, choisir la commande Tout sélectionner dans le menu Edition. Pour sélectionner un mot, double cliquer sur ce mot. Si ce mot est issu d une rubrique de spaiectacle, l ensemble du texte de cette rubrique sera sélectionné. Pour sélectionner une ligne entière, triple cliquer sur la ligne. Pour sélectionner rapidement un texte ou une partie de texte, on peut cliquer au début du texte et, tout en appuyant sur la touche Shift cliquer à la fin de ce texte. Les flèches de défilement du clavier, combinées avec la touche Shift permettent aussi la sélection rapide de texte. Pour sélectionner tout le texte, utilisez le raccourci clavier : Ctrl (ou apple sur Macintosh) + A. 1.2.2 Couper, copier, coller, effacer Ces quatre commandes standard sont placées dans le menu Edition. La commande Couper permet de supprimer une sélection de texte d un document. La sélection est placée dans le Presse papiers. Cette commande est désactivée lorsqu aucun élément de texte n est sélectionné. La commande Copier copie dans le Presse papiers le contenu d une sélection de texte, sans la supprimer du document. Cette commande n est activée que lorsqu un élément de texte est sélectionné. La commande Coller permet de coller le contenu du Presse papiers à l emplacement du point d insertion. Cliquer sur ce bouton ou faire Ctrl + X Cliquer sur ce bouton ou faire Ctrl + C Cliquer sur ce bouton ou faire Ctrl + V. page 6
La commande Effacer supprime la sélection de texte sans la placer dans le Presse papiers. 1.2.3 Annuler / restaurer La fonction Annuler annule les actions que l'on vient de faire, l'une après l'autre dans l'ordre inverse de réalisation. En cas de "fausse manipulation", on sait que l'on peut annuler à tout moment ce que l'on vient de faire. Par exemple, si l'on vient successivement de saisir un mot ("exemple"), puis le mettre en gras ("exemple") puis en italique ("exemple"), la fonction Annuler va d'abord annuler la mise en italique ("exemple"), puis la mise en caractères gras ("exemple"), puis la saisie du mot. La fonction Restaurer fonctionne à l'inverse de l'annulation, et restaure ce que l'on vient d'annuler. Dans notre exemple ci-dessus, si l'on restaure suite à la dernière manipulation, on restaure la saisie du mot effacé par la fonction Annuler. 2 Mise en forme de documents 2.1 Les préférences générales Menu Fichier - Préférences Les préférences servent à définir les options d'unité de mesure utilisée et de structure générale du document. Sur la moitié droite de la fenêtre, un aperçu reproduit visuellement les paramètres entrés dans la partie gauche. Unités de mesure à utiliser dans le Traitement de texte : on peut opter pour les centimètres, les pouces ou les pixels. L'unité de mesure sélectionnée sera utilisée dans la règle et pour définir la position des taquets de tabulation. En-têtes et Pieds de page Première page différente : permet de définir un en-tête et un pied de page qui soient propres à la première page du document. Paires et impaires différentes : permet de définir un en-tête et un pied de page différents pour les pages paires et les pages impaires. Si cette case n est pas cochée, l en-tête et le pied de page seront utilisés pour tout le document. page 7
Page Première page : permet de définir si le document doit démarrer sur une page droite ou une page gauche. Par défaut, les documents démarrent sur une page de droite. Numéroter à partir de : permet de saisir le numéro de la première page du document. Lorsque l'on saisit une valeur dans cette zone, les numéros de page insérés dans le document sont automatiquement mis à jour en conséquence. Le format de cette zone est numérique uniquement. Reliure : permet d insérer un espacement supplémentaire au niveau de la reliure du document. Si l option Recto/Verso est cochée, la valeur de reliure sera appliquée aux côtés opposés de chaque page. Si l option Recto/Verso n est pas cochée, la valeur de reliure sera toujours appliquée à gauche si le document débute par une page gauche, à droite sinon. La valeur de Reliure est exprimée dans l unité définie dans le menu Unités. Recto/Verso : définit le type de pagination du document. Lorsque l'on modifie cette option, la zone de prévisualisation affiche le résultat de la modification. Paragraphe Tabulation par défaut : définit l espacement par défaut des tabulations automatiques du document. Cette valeur est appliquée à tous les paragraphes dont les paramètres ne sont pas personnalisés. Veuves et orphelins : cette option contrôle qu aucune première ligne de paragraphe n apparaisse seule en bas d une page et qu aucune dernière ligne de paragraphe n apparaisse seule en haut d une page. Dans le premier cas, la ligne est envoyée sur la page suivante, dans le deuxième cas le paragraphe se termine par deux lignes en haut de page. Vous pouvez faire débuter à 1 la numération d un document à partir de la Nième page de ce document. Pour cela, saisissez une valeur égale à 2-N dans la zone Numéroter à partir de. Si, par exemple, vous souhaitez que la numérotation du document démarre à 1 à partir de la 12e page, saisissez -10 dans la boîte de dialogue des Préférences. Le principe de fonctionnement de cette astuce est que les numéros de pages 0 ne sont pas pris en compte par le Traitement de texte L'onglet Correcteur n'est pas fonctionnel dans la version actuelle de spaiectacle. Il n'est donc pas documenté ici. 2.2 Le format de papier Menu Fichier - Mise en page La fenêtre propose les différents formats de papier prédéfinis dans votre pilote d'impression. Pour modifier les différentes options : Sélectionner le format souhaité dans la liste déroulante Cliquer sur l'orientation du papier : portrait ou paysage (lecture orientée vers la gauche ou vers la droite) Sélectionner le taux de réduction du document à l'impression (option Macintosh uniquement) Valider par OK. page 8
Il est possible de créer un format de papier personnalisé. Pour cela, sélectionner l'option Gérer les tailles personnalisées du menu déroulant de Taille du papier et créer un nouveau format de papier et valider. Le nouveau format est ajouté à la liste des formats de papier disponibles. 2.3 La règle La règle est la zone située en haut du Traitement de texte. Les graduations permettent de connaître la largeur de la page dans l unité choisie, et d'agir sur la présentation du texte. La règle comporte en outre différents éléments : L'unité choisie est soit le centimètre, soit le pouce, soit le pixel. Elle se choisit dans le menu Fichier - Préférences, dans l'onglet Document. (cf. 2.1) B D B A C C A B C Sélection du type de tabulation (gauche, droite, centrée, alignée sur la virgule, ou séparateur vertical). Les marges du document sont délimitées par les zones grisées à gauche et à droite. Pour les modifier, cliquer sur le bord de la marge (la limite entre zone grise et zone blanche) et, en maintenant le clic de la souris enfoncé, repousser la marge vers la gauche ou vers la droite. Symboles d'alinéa : Le curseur supérieur définit l'alinéa de la première ligne du paragraphe, et le curseur du bas l'alignement à gauche des lignes suivantes du paragraphe. Le curseur de droite détermine la limite du paragraphe, à droite. En déplaçant le carré situé sous le curseur inférieur de gauche, ce sont les deux curseurs qui sont déplacés ensemble, en conservant le retrait. Lorsque l'on déplace les curseurs, une ligne verticale pointillée apparaît dans la zone de texte, pour aider l'utilisateur à caler précisément les retraits en fonction du texte saisi. Le curseur de la souris se transforme lorsque l'on passe sur cette zone de la barre d'outils. Cette fonctionnalité n'est utilisable qu'en Affichage - Mode Page. D Taquets de tabulation : ils n'apparaissent pas par défaut. Pour positionner un taquet, sélectionner le type de tabulation dans la zone A, puis cliquer sur la règle à l'endroit où positionner le taquet. Toute modification apportée à la règle est répercutée sur le paragraphe où se trouve le curseur. Par exemple, si vous centrez un paragraphe, les précédents ne seront pas affectés par cette modification. En effet, chaque paragraphe possède sa propre règle. Voir ci-après (2.4) pour plus d'informations sur les tabulations. Copier et coller la règle Il existe une règle pour chaque paragraphe (même s il n y en a qu une seule d affichée pour tout le document). Lorsque l'on souhaite formater un paragraphe selon une règle existante, on peut copier la règle définie pour un paragraphe et la coller dans le dernier. Tous les paramètres définis dans la règle (marges, interligne, alinéa...) sont alors appliqués. page 9
Copier une règle : placer le curseur à un endroit quelconque du paragraphe et demander Copier la règle dans le menu Paragraphe. Coller la règle : pour coller une règle préalablement copiée, sélectionner la portion de texte que l'on souhaite voir modifiée et choisir Coller la règle, dans le menu Paragraphe. Vous ne voyez pas apparaître de nouvelle règle, mais votre paragraphe est formaté de manière identique à celui dont vous avez copié la règle. Cacher/afficher la règle : on peut à tout moment masquer la règle puis la réafficher, sans affecter le contenu ou le format de votre document. Pour afficher ou masquer la règle, choisir Règle dans le menu Affichage. 2.4 Les tabulations Les tabulations servent à aligner le texte sur des repères différents des marges ; ces repères sont appelés taquets de tabulation. Ils sont matérialisés dans la règle par des symboles gris de type triangulaire. L'utilisation des tabulations permet d'effectuer une mise en page riche et variée. 2.4.1 Définir le type de tabulation Les tabulations de texte peuvent être de plusieurs types : centrée, alignée à gauche ou à droite... Pour définir le type d une tabulation : Sélectionner au préalable le type de tabulation dans la zone de sélection située à gauche de la règle Cliquer dans la règle pour créer un taquet de tabulation Un triangle grisé apparaît. On peut le déplacer comme les autres curseurs de la règle. 2.4.2 Aligner le texte sur les taquets On aligne le texte sur les taquets en saisissant des tabulations dans le texte (on les insère à l'aide de la touche Tab ou ->/ du clavier, située à gauche de la lettre A). Le texte tabulé sera séparé en portions de texte alignées sur les taquets posés dans la règle. Les tabulations ne concernent que le paragraphe rattaché à la règle. Pour que l ensemble du texte soit régi par les mêmes tabulations, demander au préalable la commande Tout sélectionner dans le menu Edition. page 10
2.4.3 Mise en page avec les taquets de tabulations Pour affiner la mise en page, on peut utiliser le dialogue de paramétrage des tabulations. Double-cliquer sur l icône de la tabulation à paramétrer dans la règle. La boîte de dialogue suivante s affiche : Pour faire apparaître ce dialogue, on peut aussi utiliser le menu Format - Tabulations... On peut choisir : - le type de tabulation : aligné à gauche, à droite, centré, aligné sur le séparateur décimal (virgule) ou aligné sur un séparateur vertical (trait vertical dans le texte à l'endroit du taquet de tabulation) - d insérer une ligne de conduite depuis la tabulation jusqu'au taquet (partie Guide). Dans l'exemple ci-dessous, on a utilisé : - Ligne de titre (en gras) : taquets de tabulations à gauche placés à l'aplomb des centimes de la ligne du dessous - Lignes suivantes : taquets de tabulation sur le séparateur décimal pour les trois lignes. Le premier taquet décimal comporte une ligne de guide composée de points et le second ne comporte pas de ligne de guide. Dans l'écran cicontre, le curseur de saisie est positionné sur le 1er paragraphe (il définit l'affichage de la règle et de ses tabulations). 2.5 La typographie et les polices de caractères La police, la taille, le style et la couleur des caractères sont ce que l on nomme les "attributs typographiques du texte. Ils déterminent l aspect du document, au même titre que les paramètres de formatage. On peut mélanger autant de polices, de tailles, de couleurs, et de styles qu'on le souhaite. Le Traitement de texte donne accès à toutes les polices installées dans le système. 2.5.1 Changer de police de caractères Sélectionner le texte à modifier Cliquer sur la liste déroulante des polices (deuxième liste) dans la barre d'outils Style Sélectionner la police souhaitée ou page 11
Activer les menus Format - Caractère Choisir la police de caractères voulue Modifier éventuellement les autres attributs disponibles ici (gras, italique, etc.) et les autres caractéristiques (couleur, soulignement) 2.5.2 Changer la couleur du texte Sélectionner le texte à modifier Activer les menus Couleurs - Texte Sélectionner la couleur souhaitée dans la liste déroulante. Remarque : Pour utiliser une couleur non proposée dans la liste déroulante ou effectuer une coloration spéciale (avec soulignement ou effets de couleur de fond), activer les menus Format - Caractère 2.6 Utilisation des styles de paragraphes Le Traitement de texte permet de gérer dans une banque spécifique des combinaisons d'attributs de caractères et de paragraphes combinés, appelés Styles. 2.6.1 Appliquer un style prédéfini à un paragraphe Cliquer dans le paragraphe à modifier Cliquer sur la liste déroulante des polices (première liste) dans la barre d'outils Style Sélectionner le style souhaité Le paragraphe entier est mis en forme selon les critères du style sélectionné. 2.6.2 Créer un style de paragraphe Activer les menus Format - Feuilles de style Dans le dialogue qui s'affiche, cliquer sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau style Le dialogue suivant s'affiche : Cliquer sur le bouton Créer Choisir l'option souhaitée : - Vide : crée un style sans attributs prédéfinis, - Utiliser les propriétés de texte courantes : reprend les attributs du texte préalablement sélectionné - Utiliser une copie de la feuille de style : copie un style existant pour l'utiliser comme modèle à modifier page 12
Le dialogue suivant s'affiche : Nom : donner un nom au style à créer Dans la liste déroulante du dessous, choisir l'option Appliquer aux paragraphes L'option Tenir compte des tabulations permet de reporter les taquets du paragraphe avec le style de caractères Ce dialogue permet d'accéder aux différents critères de mise en forme du texte : Caractère, Encadrement, Paragraphe et Tabulations Cliquer sur le critère choisi pour faire apparaître le dialogue correspondant (Caractère, par exemple) Définir les attributs du critère choisi (par exemple la police, sa taille, sa couleur, ses attributs, etc.) Valider par OK L'écran précédent est à nouveau proposé : de la même façon, il permet d'ouvrir le dialogue de modification d'un autre critère (Encadrement, par exemple) ou de valider l'ensemble des attributs des différents critères modifiés. Une fois les différents paramètres renseignés, valider par OK pour les enregistrer dans le nouveau style. Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter la gestion des feuilles de style. Le style crée est désormais disponible dans la barre d'outils Style. Il suffit de cliquer dans le paragraphe à modifier, puis de sélectionner le style dans la barre d'outils pour appliquer toutes les caractéristiques définies à ce paragraphe. page 13
3 Créer des courriers liés à spaiectacle Lorsque l'on insère dans le Traitement de texte une information provenant de spaiectacle, on définit une relation dynamique. En effet, si le contenu de ce champ est modifié, son occurrence dans le Traitement de texte l est aussi immédiatement. Le Traitement de texte va permettre d'insérer dans le document des champs provenant des fiches préalablement sélectionnées. Si l'on a ouvert le Traitement de texte à partir d'une sélection de paies, ce sont les données de la première paie de la sélection (la fiche située en haut de la liste) qui s'affichent dans le document. 3.1 Insérer un champ de spaiectacle On peut insérer un champ de spaiectacle à n importe quel endroit du texte. Cette option aidera à préparer des mailings ou des modèles de lettre. L'insertion peut se faire de deux façons : - Par l utilisation du menu Insertion - Expression 4D - Par l'utilisation d'un raccourci clavier (touche Ctrl + Clic à l'emplacement souhaité) qui fait apparaître un menu contextuel dans lequel on choisit le champ à insérer. 1- Par le menu Insertion Positionner le curseur à l endroit où l'on désire insérer un champ dans le texte Activer le menu Insertion puis sélectionner Expression 4D Le dialogue suivant apparaît : Sélectionner la table qui contient les rubriques qui vous intéressent Cliquer sur le signe "+" (un petit triangle sur macintosh) situé à gauche du libellé pour développer le contenu de la table : ici la table des Salariés. Sélectionner le champ souhaité et valider par OK. Le nom du premier salarié de la sélection apparaît dans le texte. page 14
Si pour une donnée insérée (un chiffre, par exemple) on désire vérifier de quel champ il s agit, activer le menu Affichage - Références La formule référence apparaît dans une zone grisée. Le texte s'inscrit entre guillemets, et se lit ainsi : "[nom de la table] Nom du champ inséré". 2 - Par le menu contextuel Cliquer sur le bouton droit de la souris à l endroit où l'on désire insérer le champ. Un menu déroulant apparaît dans la page. Pour obtenir un menu contextuel sur Macintosh, garder le bouton Ctrl enfoncé puis cliquer avec la souris à l'endroit où insérer un champ. Garder le clic de la souris enfoncé Sélectionner la table dans la liste Sélectionner le champ 3.2 Insérer une expression spécifique Le Traitement de texte permet également d'intégrer des données provenant de spaiectacle qui ne sont pas directement des champs accessibles par la liste des tables. Ces informations sont des expressions spécifiques développées par GHS pour les utilisateurs du Traitement de texte et de l'éditeur d'états rapides. Ces expressions spécifiques sont en quelque sorte des formules qui extraient des informations complexes de la base de données. Ces expressions sont répertoriées dans un document intitulé Commandes TTX. Exemple d'insertion d'expression Positionner le curseur à l endroit où l'on désire insérer un champ dans le texte Activer le menu Insertion puis sélectionner Expression 4D Ce document est situé dans le dossier Etats - Traitement de texte du dossier spaiectacle et en annexe. page 15
Le dialogue suivant apparaît : Sélectionner l'onglet Expression Cliquer sur le bouton Modifier. La fenêtre suivante apparaît : Saisir l'expression souhaitée dans la zone supérieure de l'écran ou la sélectionner via les commandes par thèmes. Valider par OK. La formule est reprise dans l'onglet Expression de la fenêtre Insérer une Expression 4D Valider par OK L'expression est insérée dans le texte (ici les dates cochées dans l'onglet Périodes de la paie). page 16
4 Imprimer des courriers liés à spaiectacle Il existe deux fonctions d'impression dans le Traitement de texte : - Imprimer : fonction standard qui imprime le document tel qu'il est ouvert à l'écran - Imprimer un mailing : imprime le même document pour toutes les fiches de la sélection (paies, salariés, etc.). Cette fonctionnalité imprime donc un document par fiche sélectionnée auparavant. 4.1 Imprimer Lorsque le document avec les variables est créé et mise en page, il est prêt à être imprimé. Choisir Imprimer dans le menu Fichier ou cliquer sur le bouton Imprimer barre d'outils du Traitement de texte Le Traitement de texte affiche une zone de dialogue d'impression : valider Le document s'imprime. 4.2 Imprimer un mailing dans la Lorsque le document avec les variables est créé et mise en page, il est prêt à être imprimé pour plusieurs destinataires en une seule manipulation. Pour cela, il faut au préalable effectuer la sélection des fiches contenant les données à insérer dans le document. Par exemple, nous allons éditer plusieurs certificats de travail pour plusieurs salariés terminant leur contrat au même moment. Les fiches Salariés contiennent toutes les informations nécessaires à l'élaboration du document. Nous allons donc effectuer une sélection des salariés concernés dans la Liste des salariés (dans notre exemple 5 salariés) Le document sera imprimé tel qu'il est présenté à l'écran. Lorsque les références sont affichées et que l'on lance l'impression, ce sont les références qui sont imprimées (les formules entre guillemets) et non les valeurs issues des fiches sélectionnées. Pour afficher ou non les références ou les valeurs, cliquer sur le bouton Afficher la Liste des Salariés et effectuer la sélection des fiches souhaitées. La zone d'informations située en bas à gauche de la liste indique le nombre de fiches sélectionnées. Ouvrir le Traitement de texte à partir de la Liste des salariés en cliquant sur le bouton, Pour effectuer une sélection de fiches, maintenir le bouton Ctrl du clavier et cliquer sur les fiches de la liste. Le Traitement de texte apparaît. page 17
Ouvrir le document à imprimer pour la sélection de salariés en activant les menus Fichier - Ouvrir, puis en choisissant le document dans le disque dur. Le document choisi s'affiche. Il est indiqué dans le titre de la fenêtre le nombre de salariés concernés par ce document. Le document affiché reprend les données de la première fiche de la sélection Activer les menus Fichier - Imprimer un mailing du Traitement de texte Le Traitement de texte affiche une zone de dialogue Imprimer un mailing... Cette fenêtre sert à sélectionner les enregistrements qui serviront à l'édition du mailing. A l'ouverture, ce dialogue propose la table Société. Le commentaire affiché au-dessus des tables proposées affiche qu'un seul enregistrement est sélectionné. Sélectionner la table des salariés (c'est-à-dire la table correspondant à la liste dans laquelle on a sélectionné les fiches : ici la Liste des salariés). L'affichage du commentaire est modifié, et le logiciel propose le nombre d'enregistrements. Valider en cliquant sur le bouton Imprimer Le dialogue d'impression standard apparaît : Valider en cliquant sur le bouton Imprimer Les documents s'impriment. page 18
4.2.1 Utilisation du bouton Trier... Lors de l'édition de mailings importants, il peut être très utile de trier les fiches sélectionnées afin de les imprimer dans un certain ordre qui facilitera le traitement suivant (la mise sous pli des courriers, par exemple). Nous allons trier les courriers par code postal, de façon à préparer la sélection des enveloppes à porter à la Poste. Reproduire les manipulations détaillées précédemment jusqu'à obtenir le dialogue Imprimer un mailing. Sélectionner la table souhaitée (les Salariés, dans notre exemple) Cliquer sur le bouton Trier. Le dialogue suivant apparaît : La partie gauche propose tous les champs de la table sélectionnée auparavant (la table des Salariés). La partie droite est la partie dans laquelle on va indiquer les champs choisis parmi ceux de la liste située en face. Cliquer sur le champ souhaité (ici le code postal) puis cliquer sur le bouton > pour faire apparaître ce champ comme critère de tri. Le dialogue fait apparaître le champ sélectionné à droite, puis positionne automatiquement le champ sélectionné à gauche sur la ligne suivante. Remarque : on peut bien sûr effectuer un tri sur plusieurs critères successifs. Il suffit de les sélectionner un à un à l'aide des boutons détaillés ci-dessous. Le bouton permet d'enlever le champ des critères triés, Le bouton permet d'effacer tous les champs sélectionnés dans la zone de critères triés. Le triangle situé à l'extrémité de la ligne de champ trié permet d'effectuer le tri en ordre croissant ou en ordre décroissant. Le bouton Ajouter formule permet d'effectuer un tri sur d'autres critères que ceux proposés ici. L'interface est alors celle de l'éditeur de recherche avancée (cf. 9.2.). Le bouton Modifier n'est actif que si l'on a inséré un champ ou une formule dans la zone de tri. Sélectionner dans la partie droite le champ ou la formule à modifier et cliquer sur le bouton Modifier : l'information choisie est affichée dans l'éditeur de formules. page 19
4.2.2 Utilisation du bouton Rechercher... Le bouton Rechercher... permet de rechercher par un ou plusieurs critères des fiches dans spaiectacle. Cette fonction va rechercher dans l'ensemble de la base de données : il est inutile d'effectuer au préalable une sélection fine des fiches puisque l'on va ensuite mettre en œuvre un processus de recherche avancée. Afficher le Traitement de texte à partir de la liste souhaitée Reproduire les manipulations détaillées précédemment jusqu'à obtenir le dialogue Imprimer un mailing Sélectionner la table souhaitée (les Paies, par exemple) Cliquer sur le bouton Rechercher. Le dialogue suivant apparaît : Il s'agit de l'interface de recherche avancée. Effectuer la recherche et cliquer sur le bouton Rechercher. Le dialogue Imprimer un mailing est à nouveau proposé. Cliquer sur le bouton Imprimer puis valider le second dialogue d'impression. Pour l'utilisation de l'éditeur de recherches, se reporter au chapitre 2.3 page 20
5 Gestion de documents Fiche solution On peut à tout moment ouvrir ou enregistrer des documents. Le Traitement de texte dispose en effet de toutes les commandes classiques d ouverture et d enregistrement de documents, accessibles dans le menu Fichier. 5.1 Ouvrir un document Afficher le Traitement de texte à partir de la Liste des paies, ou de la Liste des salariés en cliquant sur le bouton Sélectionner la commande Ouvrir dans le menu Fichier spaiectacle propose, lors de sa première installation un certain nombre de modèles de documents réalisés avec le Traitement de texte. Ces documents sont situés dans le disque dur, dans le dossier Etats Traitement de texte, situé lui-même dans le dossier spaiectacle. Une zone de dialogue standard d ouverture de document apparaît : Sélectionner le dossier contenant le document recherché (ici le dossier Etats Traitement de texte) Sélectionner le document que l'on désire ouvrir Cliquer sur le bouton Ouvrir Si le document courant n a pas été enregistré, une boite de dialogue d alerte s affiche, vous permettant de le sauvegarder avant d'ouvrir un autre document. Le document choisi s'affiche dans la fenêtre du Traitement de texte page 21
5.2 Enregistrer, Enregistrer sous... On peut sauvegarder les documents de deux façons, à l aide des commandes Enregistrer et Enregistrer sous... Lorsque l'on souhaite enregistrer un nouveau document, on doit activer la commande Enregistrer sous..., de façon à enregistrer le document à un emplacement spécifique, sous un (nouveau) nom. Lorsque l'on choisit Enregistrer sous... la zone de dialogue standard d enregistrement de document apparaît à l écran : Donner un nom au document Choisir un emplacement sur le disque pour votre document Cliquer sur le bouton Enregistrer La commande Enregistrer permet d enregistrer au fur et à mesure les modifications d'un même document. Cette commande n'affiche aucun dialogue lorsqu'on l'active. 5.3 Enregistrer comme modèle Cette fonction permet de définir un document comme modèle de base pour ceux que l'on réalisera par la suite. Ce modèle sera affiché directement à l'ouverture du Traitement de texte. 5.3.1 Attribuer la qualité de modèle à un document Ouvrir le document choisi comme modèle Activer les menus Fichier - Enregistrer comme modèle. On peut bien sûr définir à tout moment un autre document comme modèle. Il suffit de reproduire les manipulations précédentes lorsque le document est affiché. page 22
5.3.2 Supprimer la qualité de modèle à un document Cette fonctionnalité, qui peut s'avérer très pratique dans certains cas est néanmoins à manier avec précaution. En effet, le modèle à document va s'ouvrir systématiquement lorsque l'on ouvrira le Traitement de texte. Cela peut vite s'avérer gênant. Dans ce cas, il faut soit définir un autre document comme modèle (reproduire les manipulations précédentes), soit ne plus définir de document comme modèle. Pour supprimer cette option sous Windows : Quitter le logiciel Ouvrir le dossier spaiectacle N.N dans le disque dur Un fichier nommé "kwr_lzonewrite_.4wt" a été créé lors de la manipulation Enregistrer comme modèle. Il est placé à côté de l'application. Il suffit de le supprimer : Supprimer ce fichier Relancer l'application. Pour supprimer cette option sur Macintosh : Quitter le logiciel Ouvrir le dossier spaiectacle N.N dans le disque dur Un fichier nommé "kwr_lzonewrite_" a été créé lors de la manipulation Enregistrer comme modèle. Il est placé à côté de l'application. Il suffit de le supprimer : Supprimer ce fichier Relancer l'application. page 23