PRESAGE CTE Septembre 2013
Plan de présentation 1. Rappel du circuit de certification des dépenses 2. Se connecter à PRESAGE CTE 3. Saisir des dépenses 4. Dépenses en cours de saisie par le partenaire 5. Dépenses en attente de validation par le Chef de File 6. Dépenses en attente de certification par le Contrôleur de Premier Niveau 7. Dépenses certifiées mais non incluses dans un certificat validé 8. Certificat de dépenses 9. Comment débloquer et modifier une dépense 10. Validation par l Autorité nationale responsable (si nécessaire) 11. Créer une demande de paiement par le Chef de File 12. Rapport d avancement 13. Pièces à envoyer au STC
Circuit de certification des dépenses [1] 1 Saisie des activités et des dépenses sur PRESAGE CTE par chaque partenaire 2 - Le Chef de File valide les saisies de chacun des partenaires 3 - Le contrôleur de chacun des partenaires valide les dépenses éligibles produit un certificat de dépenses pour chaque partenaire
Circuit de certification des dépenses [2] 4 Dans certains EM: l autorité nationale responsable doit valider le certificat du contrôleur pour que la procédure soit finalisée 5 Le Chef de File compile tous les certificats et constitue une demande de remboursement 6 - Soumission au STC dans les délais précisés dans le Contrat de Subvention
Se connecter à PRESAGE CTE Tapez https://med.presagecte.org/ dans la barre d adresse Entrez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur «Continuer».
Saisie des dépenses sur PRESAGE CTE par chaque partenaire
Saisie des dépenses [1] Lorsque votre projet passe au statut approuvé, un nouvel écran s ouvre dans PRESAGE Toutes les saisies s effectuent dans cette partie Cette section vous permet de consulter des tableaux financiers globaux sur le projet
Saisie des dépenses [2] Pour commencer la saisie, cliquez d abord sur «Voir la liste des dépenses»
Saisie des dépenses [3] Cliquez sur «Ajouter une dépense» pour saisir une dépense. Et recommencez l opération pour chaque dépense
Saisie des dépenses [4] Chaque dépense doit être associée à une action du plan de travail et à un poste de dépense *Attention, le détail de votre plan de travail ne sera accessible qu en vous connectant dans la langue de travail initialement choisie pour votre projet. Il faut noter que s il n y a pas de budget prévu dans une ligne d une composante, les actions correspondantes à cette ligne ne s afficheront pas dans le menu déroulant
Saisie des dépenses [5] Concernant la date du paiement, des messages d incohérence apparaitront si par exemple vous déclarez une date de paiement antérieure à la date de facturation. Corrigez la date si nécessaire ou rajoutez un message explicatif dans la section commentaires
Saisie des dépenses [6] Montant total de la facture Montant de la facture imputable au projet
Saisie des dépenses [7] Cliquez sur «enregistrer»
Dépenses en cours de saisie Cliquez ici si vous souhaitez modifier une dépense Ici la loupe vous permet d avoir un aperçu des caractéristiques de la dépense saisie Cochez toutes les cases puis cliquez sur «Valider les dépenses sélectionnées»
Le Chef de File valide les saisies de chacun des partenaires
Validation par le chef de file Ici la loupe vous permet d avoir un aperçu des caractéristiques de la dépenses déclarée Le Chef de File vérifie les dépenses de ses partenaires puis les valide ou les refuse
Le Contrôleur de Premier Niveau valide les dépenses
Certification par le contrôleur [1] En tant que contrôleur de premier niveau, lorsque vous vous connectez, vous aboutissez sur cette page. Cliquez ici pour consulter le formulaire de candidature du projet approuvé par le Comité de Sélection. Vous pouvez aussi le générer en pdf et l imprimer Cliquez sur «Voir la liste des dépenses» pour commencer le contrôle des dépenses déclarées. Entrez ici pour consulter le rapport d avancement du partenaire. Il vous aidera à contrôler les dépenses
Certification par le contrôleur [2] Cliquez sur la loupe pour voir le détail de la dépense Quand vous cochez la case, le montant déclaré se reporte automatiquement. Vous pouvez corriger la dépense à la baisse, en aucun cas à la hausse. Si une erreur s est glissée dans la déclaration du partenaire, et nécessite que la dépense soit revue à la hausse, vous pouvez dire au Chef de File d annuler sa validation et de renvoyer la dépense au partenaire.
Certification par le contrôleur [3] N hésitez pas à commenter vos décisions Lorsque vous avez terminé votre contrôle cliquez sur «Certifier les dépenses sélectionnées».
Dépenses certifiées mais non incluses dans un certificat validé Ne pas cocher des cases, mais cliquer sur «Afficher la liste des certificats»
Créer un certificat Pour créer un certificat pour la période, cliquer sur le +
Certificat de dépenses [1] Cliquez pour ajouter les dépenses contrôlées au certificat Entrez dans chaque chapitre pour répondre aux points de contrôle obligatoires
Il n est pas nécessaire d enregistrer le document globalement si vous sortez de l application sans avoir terminé. Vous pouvez interrompre votre travail et revenir au document en plusieurs fois car en cours de saisie, vous allez enregistrer les données dans chaque chapitre. Cliquez donc ici quand vous aurez définitivement terminé le certificat Certificat de dépenses [2] Cet icône vous permettra de générer un pdf du certificat et de l imprimer quand vous aurez terminé le contrôle
Certificat de dépenses [3] Comme précisé plus haut, vous pouvez quitter l application et vous reconnecter à tout moment. Voici la page qui s affiche alors pour les certificats sur lesquels le travail est en cours : Cliquez ici pour entrer dans un certificat en cours de saisie Cliquez ici pour supprimer un certificat créé par erreur
Certificat de dépenses [4] N hésitez pas à faire des commentaires Checklist de contrôle contenant toutes les vérifications qui doivent être effectuées
Certificat de dépenses [5] Voici la page correspondant à l attestation du contrôleur de premier niveau. Veillez à bien compléter tous les champs vides. Si le contrôle est terminé, retourner à la page d accueil du certificat pour le valider, l imprimer et le signer.
Certificat de dépenses [5]
Comment débloquer et modifier une dépense N.B.: Pour débloquer ou modifier une dépense, il faut suivre la même procédure que la validation mais à l envers. Si le certificat a été validé il faudra demander au STC de le débloquer.
Le contrôleur sort la dépense du certificat Il faut d abord entrer dans le certificat. Pour ce faire, cliquer sur le bouton «crayon»
Le contrôleur sort la dépense du certificat Puis, cliquez sur point 4: «Liste des dépenses»
Le contrôleur sort la dépense du certificat Finalement, cocher la dépense à sortir du certificat et puis cliquer sur «Supprimer les dépenses sélectionnées»
Le contrôleur annule la certification de la dépense Entrez dans la section «Dépenses certifiées mais non incluses dans un certificat», cochez la dépense et puis cliquez sur «Annuler la certification»
Le Chef de file dévalide la dépense Entrez dans la section «Dépenses en attente de certification», cochez la dépense et puis cliquez sur «Annuler la validation». Cela permettra au partenaire de modifier la dépense ou de l effacer si besoin.
Dans certains Etats Membres, l Autorité Nationale responsable doit valider le certificat du contrôleur
Validation par l Autorité nationale responsable (si nécessaire) [1] Dans certains Etats membres, l autorité nationale responsable des contrôles doit valider le certificat du contrôleur pour que la procédure soit finalisée
Validation par l Autorité nationale responsable (si nécessaire) [2]
Le Chef de File compile tous les certificats et constitue une demande de paiement
Créer une demande de paiement par le Chef de File [1]
Créer une demande de paiement par le Chef de File [2] Convertissez votre demande en finale uniquement s il s agit de la dernière demande de paiement du projet Cliquez ici pour compiler les certificats de vos partenaires et le vôtre
Créer une demande de paiement par le Chef de File [3] Quand vous cliquez sur «Ajouter des certificats à la demande de paiement», l écran ci-dessus s affiche. Cochez toutes les cases à droite du tableau puis cliquez sur «Ajouter les certificats sélectionnées» pour inclure certificats des partenaires contrôlés
Créer une demande de paiement par le Chef de File [4] Vous allez compléter ce chapitre pour formuler votre demande de paiement Vous pouvez ici contrôler que la demande est complète et que le budget du projet est respecté
Créer une demande de paiement par le Chef de File [5] Veillez à bien compléter tous les champs vides. Si le contrôle est terminé, retournez à la page d accueil de la demande pour la valider, l imprimer et la signer.
Créer une demande de paiement par le Chef de File [5] Vous cliquerez ici pour valider définitivement le document avant de l imprimer
Saisie des activités sur PRESAGE CTE par chaque partenaire et au niveau projet par le Chef de File
Rapport d avancement [1]
Rapport d avancement (partenaire) [2] Chaque partenaire doit décrire les actions et réalisations pour chacun des composantes
Rapport d avancement (chef de file) [3]
Soumission au STC dans les délais précisés dans le Contrat de Subvention Période de référence 1 avril 30 septembre Date de soumission au STC 30 novembre 1 octobre 31 mars 31 mai
Pièces à envoyer au STC La demande de paiement Les certificats des contrôleurs de chacun des partenaires (y compris le Chef de File) et ses annexes Le rapport d avancement consolidé par le Chef de File
Merci / Thank you STC MED