Comment la dématérialisation et l automatisation du processus Achats-Fournisseurs optimisent la performance d un CSP? Succès d implémentation au sein de COFELY SERVICES Stéphane LE BERRE, Directeur Centre de Services Partagés 25 Septembre 2012 9 ème Rendez-vous annuel Démat-Finance

Agenda Présentation COFELY SERVICES Genèse du projet CSP Genèse du projet dématérialisation des factures Périmètre du projet Gains qualitatifs et quantitatifs Enseignements Perspectives

Présentation COFELY SERVICES COFELY Services : COFELY est la marque européenne de services en efficacité énergétique et environnementale du groupe GDF SUEZ. COFELY fait partie de GDFSUEZ Energie Services qui est le Leader européen des services en efficacité énergétique et environnementale. COFELY Services décline son savoir-faire en trois métiers : L amélioration de la performance énergétique et environnementale des bâtiments, La conception, l exploitation et la distribution des énergies locales et renouvelables, L intégration de services. Chiffres clés: COFELY Services en France: 12 500 salariés 2,8 Md de CA COFELY en Europe: 35 000 collaborateurs 7,7 Md de CA 152 Sites de cogénération 98 Réseaux de chaleur et de froid 200 chaufferies biomasse Marché fortement concurrentiel : - Ouverture du marché de l énergie en 2004 - Basé sur une dynamique de renouvellement de contrats longue durée

Genèse du projet CSP Une démarche par étape Un nouveau mode organisationnel pour asseoir son leadership Décision Groupe Organisation en fonctions support 2000 Lancement du projet CSP 2007

Genèse du projet CSP Une structure optimisée Paie 50 AGENCES COFATECH(GDF) ELYO(SUEZ) CSP LYON NANTERRE Compta clients Compta fournisseurs Compta générale 300 PERSONNES 220 personnes 80 personnes Création d une fonction support supplémentaire: filière achat-approvisionnement

Genèse du projet CSP Objectifs du CSP Optimisation des équipes comptables et repositionnement des agences sur leur cœur de métier Meilleure traçabilité tout au long des processus financiers Maîtrise des coûts (mise en place d une comptabilité d engagement) Fiabilisation des données financières Réponse à une directive groupe Projet d uniformisation du SI Projet de dématérialisation du processus achats-fournisseurs

Genèse du projet de dématérialisation des factures fournisseurs Une démarche par étape Décision Groupe Organisation en fonctions supports Lancement du Projet CSP Projet Dématérialisation - Emission AO - Choix de l éditeur Test pilote dématérialisation V2.3 - Officialisation du projet CSP - - Changement ERP - Déploiement progressif ITESOFT V.2.4 Finalisation du déploiement CSP 2000 2007 2008 2009 2010 Fin 2011 Déploiement IT: 18 mois

Périmètre du projet de dématérialisation des factures fournisseurs Volumétrie : 1 million de factures fournisseurs traitées dont 10% en EDI 2 sites de réception des factures en France 88 % des factures fournisseurs avec commandes 50 % du volume concentré sur 200 Fournisseurs 25 ETP / CSP pour comptabilité fournisseurs + 3 ETP pour le call center Choix de l éditeur - Solution agile - Interopérabilité aux différents SI - Workflows simples à paramétrer LYON (50%) NANTERRE (50%)

Gains qualitatifs et quantitatifs 50 % de productivité en plus sur la filière fournisseurs (20 000 factures/etp en CSP vs 15 000 factures/agence) Replacement de 80 personnes pour la création d une filière dédiée à l Achat-Approvisionnement Optimisation du volume de factures traitées en automatique avec commandes : 50 % Le reste en intervention manuelle du fait des écarts à travers ITESOFT.SHARE Respect de la LME : de 90 jours de délais de paiement à 60 jours sur 70 % des factures Amélioration et uniformisation des processus et des méthodes de travail Meilleure approche du processus achatsfournisseurs pour améliorer le prévisionnel des coûts

Enseignements Interopérabilité Agilité Outils Maîtrise Process achat Format des données fournisseurs Formation des collaborateurs Importance de la phase pilote Etapes Accompagnement Equipe pluridisciplinaire IT/métier Suivi régulier avec le prestataire

Perspectives PROCESSUS ACHATS-FOURNISSEURS Optimisation de la relation fournisseurs - Mise en place d un portail fournisseurs pour: Diminuer l activité du call center Réduire le délai de transmission des factures via le portail Maximisation de la productivité - Passage des 200 principaux fournisseurs en EDI - Optimisation de la gestion des écarts Amélioration du pilotage du processus achats - fournisseurs en développant les KPI - Migration ITESOFT V 2.5 AUTRES PROCESSUS METIERS Développement des applications de la GED ITESOFT.SHARE - Validation de la gestion des contrats clients - Création de dossiers employés électroniques