ReadSoft & Microsoft Dynamics Dématérialisation & Cloud : quels nouveaux leviers pour optimiser vos processus comptables avec les ERP Microsoft Dynamics? Livre blanc à l usage des entreprises envisageant l optimisation du traitement de leur comptabilité fournisseurs 2013 Readsoft & Microsoft Corporation Tous droits réservés.
TABLE DES MATIERES Vers la fin du traitement manuel au sein de la comptabilité fournisseurs.. 3 Les bénéfices de l automatisation des processus comptables... 5 Économies de temps et d argent... 5 Fiabilité des données comptables. 6 Visibilité et contrôle... 6 Gestion des risques et conformité légale... 6 Les avantages inhérents au SaaS... 8 Facilité de déploiement... 8 Adaptabilité... 8 Investissement dans une technologie d avenir... 8 Rapport coût-efficacité attrayant.. 8 L'ascension du Cloud dans le domaine de la comptabilité fournisseurs... 9 Les «Best Practices» en termes de dématérialisation des processus comptables dans le Cloud... 11 Comment s assurer d acquérir les meilleures performances?... 11 La solution Cloud de ReadSoft : ReadSoft Online... 13 Efficacité optimisée... 14 Une plateforme SaaS solide... 14 Une plateforme SaaS sécurisée... 14 Dématérialisation et Cloud : quels nouveaux leviers pour optimiser vos processus comptables avec les ERP? Lorsque l on parle d automatisation de la comptabilité fournisseurs dans le Cloud, est-ce la technologie qui dirige le marché ou le marché qui dirige la technologie? La réponse, bien sûr, est que les deux forces entrent en jeu. La dématérialisation est à présent une pratique installée et en croissance continue (+15% entre 2011 et 2012) et les solutions émergentes en mode en SaaS contribuent à l'intérêt grandissant des sociétés pour la numérisation des données et la dématérialisation des workflows. Ce livre blanc vous apporte la preuve que cette tendance peut être bénéfique pour les sociétés ou industries de toutes tailles en quête d'efficacité et vous présente une solution éprouvée, connectée à votre ERP. Automatisation du traitement de vos processus comptables avec les ERP Page 2
Vers la fin du traitement manuel au sein de la comptabilité fournisseurs Le dernier baromètre Dématérialisation-Finance 2013(1), publié en octobre 2013, confirme la tendance : les sociétés mettant en oeuvre une solution de dématérialisation des factures et de workflows automatisés pour réduire le papier et les erreurs de saisie sont de plus en plus nombreuses. 78,5% des entreprises interrogées ont mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilitéfournisseurs Ceci n est pas étonnant. Adopter cette solution a permis aux entreprises de faire d importantes économies et d améliorer leur productivité. Entre autre ces entreprises sont d accord quant aux 3 principaux apports d une telle solution : La réduction des coûts administratifs La réduction des délais de traitement L amélioration du pilotage de l ensemble du processus Purchase to Pay Par ailleurs, selon le baromètre, les pays qui dématérialisent le plus sont les plus satisfaits de l efficacité de leur processus métier. Par opposition, les dirigeants des organisations qui traitent encore manuellement les factures, deviennent moins tolérants vis à vis des problèmes quotidiens, liés au processus de la comptabilité fournisseurs et à une surcharge de papier. Seulement 10% des Responsables Financiers pensent que leurs processus manuels actuels, basés sur le papier, fonctionnent ; ils représentaient 13 % en 2011. i Parmi les préoccupations rapportées sur cette autre étude, «l'amélioration des processus et la diminution des erreurs» restent les priorités. Améliorer les processus/ Réduire les erreurs Automatiser les processus manuels Améliorer la productivité/gérer le temps Effectuer les paiements en temps et en heure Réduire les coûts Gérer et motiver les équipes Etre en conformité avec la réglementation Développer et maintenir une politique efficace Communiquer avec les clients Avoir une visibilité sur la trésorerie Faire des analyses Autre 1% 2% 2% 8% 7% 6% 5% 4% 11% 12% 15% 27% Figure 1: Votre travail au sein de la comptabilité fournisseurs consiste à... The Accounts Payable Network, 2012 Automatisation du traitement de vos processus comptables avec les ERP Page 3
L'intérêt pour la dématérialisation des factures ne cesse d augmenter, et les obstacles à son adoption tendent à disparaître. Les Directeurs Financiers obtiennent plus facilement l'aval de la direction pour de tels projets. Ce qui montre bien que les décideurs sont de plus en plus conscients des avantages stratégiques engendrés par l automatisation des processus financiers, et notamment la meilleure rentabilité du Service Comptable. Numérisation avec saisie manuelle Numérisation avec saisie automatique (OCR/LAD) EDI PDF signé/dématérialsation fiscale Aucune solution mise en place 23% 23% 18% 14% 22% Figure 2: Avez-vous déjà mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilité fournisseurs? Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013(1) Même les petites et moyennes entreprises (PME) reconnaissent les avantages à court comme à long terme de l automatisation des processus de la comptabilité fournisseurs. Presque 60 % des PME au niveau mondial (versus 20% en France) ont aujourd hui adopté une solution plus ou moins étendue de dématérialisation. Il est intéressant de noter que les résultats d'études (menées à partir de sociétés ayant comparativement des revenus annuels plus bas) mettent en exergue le fait que «la disponibilité de solutions technologiques abordables, faciles à mettre en oeuvre et à utiliser» ii est un facteur essentiel à tout projet de dématérialisation au sein de l entreprise. Page 4
Les bénéfices de l automatisation des processus comptables Il est important d'analyser en premier lieu les avantages de l automatisation des processus comptables en général avant de voir ce qu il en est pour cette même technologie dans le Cloud. Il y a eu de nombreux rapports publiés dans ce domaine, incluant des rapports d'évaluation, des enquêtes et des études de cas. Par souci de brieveté, les principaux avantages de la dématérialisation au niveau de la comptabilité fournisseurs peuvent se résumer comme cidessous : Rapidité d'approbation des factures Accroissement de la productivité des employés Amélioration de la visibilité sur le passif Réduction des coûts Réduction des pénalités de retard de paiement et intérêts Mise en conformité avec les lois en vigueur (SOX, FASB) 20% 14% 33% 50% 58% Figure 3: Quels sont pour vous les avantages induits par l automatisation des processus financiers, Paystream Advisors, Inc., 2012 75% Économies de temps et d argent «L'approbation plus rapide des factures» est l avantage le plus souvent cité comme étant décisif par les sociétés, en ce qui concerne l adoption d une solution de dématérialisation des factures. L avantage en terme de réduction des coûts vient juste après. En fait, l'impact de l automatisation des processus financiers sur l efficacité du service de comptabilité fournisseurs est l amélioration des temps de traitement de plus de 81 % et une diminution des coûts de 92 %. iii The Accounts Payable Network a publié une étude sur ce sujet, révélant également au fil du temps l efficacité croissante des services comptables ayant adopté une solution de dématérialisation des factures fournisseurs. La dématérialisation des processus comptables conduit également à d'autres économies en termes de temps et de coûts et notamment : Augmentation de la productivité d un ETP à durée de travail équivalente La possibilité d escomptes pour règlement anticipé Des modalités de règlement facilitées Page 5
Fiabilité des données comptables La numérisation des données élimine la saisie manuelle, et de ce fait, diminue considérablement les erreurs associées à l'intervention humaine. Un opérateur pétrolier figurant parmi les 500 fortunes des États-Unis, par exemple, a réduit son taux d'erreur à 0,043 % (quasiment inexistant) après avoir mis en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Et en effet, parmi les sociétés ayant adopté cette technologie: iv 58 % déclarent avoir moins de factures perdues ou manquantes 30 % déclarent avoir moins de factures en double De plus, les sociétés sont de plus en plus conscientes que le traitement automatisé des factures est également un soutien au développement stratégique de l entreprise. En récupérant des données de meilleure qualité grâce à la numérisation, la direction est capable de contrôler et mettre en place un reporting financier plus précis. Visibilité et contrôle la dématérialisation des factures fournisseurs fournit une visibilité complète et instantanée à tous les acteurs du processus. Cette meilleure traçabilité permet plus de précision, de visibilité et de contrôle tout au long processus comptable. Comme le rapporte l étude de Paystream Advisors: «Rationaliser les processus comptables est devenu vital dans une économie en crise où une marge de financement brute adéquate et un contrôle accru des comptes fournisseurs est essentiel pour maintenir les liquidités et soutenir les opérations commerciales.» Gestion des risques et conformité légale L automatisation aide les organisations à appliquer les règles internes et à s assurer de la conformité contractuelle des documents. Elle permet en effet de s assurer que les transactions de comptes fournisseurs sont traitées en conformité à la fois avec les procédures internes et les règlementations. Elle peut permettre en outre de réduire les frais de paiement en retard, de négocier des remises pour paiement anticipé, d éliminer les acquittements multiples et de lutter contre les paiements frauduleux. Mais elle doit aussi être elle-même en conformité avec la règlementation en vigueur. Dans un environnement où les factures entrantes sont dématérialisées, ces dernières sont scannées et les données sont automatiquement envoyées dans la solution de numérisation. En opposition avec un processus manuel et décentralisé où une facture peut rester indéfiniment sur le bureau d'un employé sans que personne n'en soit averti, Page 6
Dématérialisation fiscale : La nouvelle directive européenne 2010/45/ UE sur la facture électronique En Europe, la directive stipule que les sociétés doivent être en mesure de présenter un compterendu d audit de l'ensemble du flux de facturation, de la réception au paiement des factures. Applicable depuis le 1er Janvier 2013, cette directive autorise le transfert électronique des données de facturation (et de paiement) pour toutes les organisations européennes. En vertu de cette directive, les entreprises sont tenues de mettre en place des processus et contrôles pour garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité d'une facture électronique, et créer une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services. De ce fait, chaque facture, qu elle soit au format papier ou dématérialisée, sera traitée à l identique, dans le respect et la conformité de ladite directive. Par ailleurs, les factures reçues doivent être conservées dans leur forme et contenu originels et peuvent être stockées dans des pays liés à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d accès direct en ligne, de téléchargement et d utilisation de l ensemble des données. Il est donc possible de dématérialiser fiscalement ses factures fournisseurs en échangeant des fichiers PDF (porteurs ou non d une signature électronique) en veillant à constituer une piste d audit fiable. La publication, le 18 octobre 2013, des instructions fiscales permet de connaitre les attentes de la Direction Générale des Impôts en matière de dématérialisation fiscale et vient clôturer la transposition de la directive européenne. Cette nouvelle réglementation est rétroactive au 1er janvier 2013. Dématérialisation fiscale : Les exigences françaises en matière de comptabilités informatisées Depuis la loi de finance de 1991, l administration fiscale française a pris en compte la dématérialisation des échanges et acté la possibilité de fournir au format électronique un certain nombre de documents comptables. En particulier depuis le 12 janvier 2006, elle a fait évoluer les règles régissant la bonne tenue des comptes et le contrôle des comptabilités informatisées dans le cadre des articles L 13, 47 A, 57, 74 et 102 B du livre des procédures fiscales. v Ces règles portent notamment sur la constitution d archives fiscales permettant la conservation et la reproduction de l image fidèle de l ensemble des pièces justificatives comptables et commerciales ayant concouru à l établissement de la liasse fiscale. Récemment, l arrêté du 29 juillet 2013 fixe les normes de production sous forme dématérialisée du Fichier des Ecritures Comptables. Volume des données, traçabilité, délais de conservation pouvant aller de un an à trente ans selon les documents vi, ces évolutions règlementaires, si elles permettent d économiser des espaces de stockage physique, s accompagnent donc de nouvelles exigences qui conduisent les entreprises à mettre en place de nouveaux outils et pratiques en matière de dématérialisation et de gestion. Il est dorénavant possible d y répondre via la mise en place de procédures d archivage ou de stockage en ligne sécurisé sur des portails documentaires, sous forme de coffre-fort numérique. Page 7
Les avantages inhérents au SaaS Dans l'univers des processus métiers, les applications dans le Cloud, c est à dire en mode SaaS (en opposition au mode licence), ont particulièrement gagné du terrain en raison des avantages induits par le fait que les logiciels sont détenus, maintenus et gérés à distance par un fournisseur. Gartner souligne par ses études que ces caractéristiques sont aujourd hui les arguments essentiels à l'adoption du SaaS par les Services Financiers. vii En d autres termes, les arguments en faveur d une solution en mode SaaS sont les suivants : Facilité de déploiement Les applications dans le Cloud sont plus faciles à mettre en œuvre car il n'y a pas de matériel à acheter ni d'infrastructure à installer ou à configurer. Adaptabilité Les applications en mode SaaS peuvent s'étendre au fur et à mesure que le nombre d'utilisateurs croît, permettant à l'organisation de s adapter en fonction de son activité. Investissement dans une technologie d avenir La très médiatisée technologie du Cloud attire l'attention en raison des économies substantielles qu'elle permet. Selon un autre rapport Gartner, «95% des organisations vont maintenir ou augmenter leurs investissements en SaaS en 2013.» Rapport coûtefficacité attrayant Le coût des solutions en mode SaaS, et son mode de règlement par abonnement, comparés aux solutions en mode licence sont des arguments aussi très importants pour les sociétés. Page 8
L'ascension du Cloud dans le domaine de la comptabilité fournisseurs Aujourd hui, comme on pouvait s'y attendre, le «manque de budget» est le premier frein à l'adoption de solutions de dématérialisation des factures ; vient ensuite la crainte de ne pas avoir de retour sur investissement (ROI). La majorité des entreprises, soucieuses de leurs dépenses, «souhaitent vivement trouver des moyens pour améliorer leur rentabilité et sont prêtes à franchir le pas vers la dématérialisation» viii Aujourd'hui, 5 à 20 % des projets en dématérialisation des factures fournisseurs le sont en mode SaaS - et leur nombre ne cesse d augmenter. 70% 60% 50% 40% 50% 60% 40% 30% 20% 10% 10% 10% 14% 0% Les processus en place fonctionnent Manque de ressources techniques pour l'intégration de la solution Manque de compréhension des solutions disponibles Pas de soutien de la direction Retour sur investissement incertain Budget insuffisant Figure 4 : Obstacles à l'adoption de Solutions de dématérialisation des factures, Paystream Advisors, Inc., 2012 Page 9
Une enquête provenant du groupement d experts «Accounts Payable Network», confirme la tendance de l automatisation de la comptabilité fournisseurs dans le Cloud. Pour les entreprises sondées, la mise en place de solutions dans le Cloud concerne en premier lieu la numérisation des données et les workflow (50%). ix 7,50% Autre 15% Procure-to-Pay 50% Imagerie et Workflow 25% ERP/Système Comptable Figure 5 D:omaines où les entreprises ont investi dans des technologies hébergées dans le Cloud, The Accounts Payable Network, Avril 2012. Les experts prédisent également un futur optimiste pour les solutions dans le Cloud pour les autres processus métiers. Selon Gartner, «l'adoption du SaaS pour les solutions comptables fondamentales augmentera régulièrement.» x Paystream Advisors anticipe également la croissance du SaaS pour les sociétés qui traitent de plus petits volumes et ils rapportent que : xi «Les solutions SaaS vont répondre de plus en plus aux besoins des PME.» «L'essentiel pour une PME est l'accès aux fonctionnalités dont elle a besoin, à un niveau de prix qui offre un retour sur investissement attractif.» En conclusion, les entreprises de toute taille peuvent réaliser des économies en déployant une solution d automatisation des processus financiers dans le Cloud. Page 10
Les «Best Practices» en termes de dématérialisation des processus comptables dans le Cloud Même les petites et moyennes entreprises (PME) reconnaissent les avantages à court comme à long terme de l automatisation des processus de la comptabilité fournisseurs. Presque 60 % des PME au niveau mondial (versus 20% en France) ont aujourd hui adopté une solution plus ou moins étendue de dématérialisation. Il est intéressant de noter que les résultats d'études (menées à partir de sociétés ayant comparativement des revenus annuels plus bas) mettent en exergue le fait que «la disponibilité de solutions technologiques abordables, faciles à mettre en oeuvre et à utiliser» est un facteur essentiel à tout projet de dématérialisation au sein de l entreprise. Même si le Cloud est plein de promesses, les entreprises doivent procéder de façon raisonnée pour en tirer le maximum en terme de performance. La liste de points ci-dessous va vous permettre d appréhender une solution SaaS d automatisation des processus financiers et vous orienter dans vos choix. Que faut-il savoir? Quelles sont les questions à poser? Par exemple, contrairement aux solutions traditionnelles en mode licence et donc sur site, ces solutions dans le Cloud sont hébergées sur une plateforme : aussi la question de sécurité et de fiabilité de la plateforme est un point clé à soulever. Comment s assurer d acquérir les meilleures performances? Examinez le niveau de compétence du fournisseur et son expertise en termes de numérisation de données et de workflow automatisé. 1. Combien d'années d'expérience a le prestataire dans le domaine de la dématérialisation des factures fournisseurs? Fort d'une expérience plus longue, un prestataire sera plus à même d'aborder les défis liés à l implantation d une telle solution et de solutions similaires pour d autres process financiers. 2. Où sont développées les solutions? Si le prestataire externalise le développement des solutions, ou s'il a récemment acquis le développeur sans connaissance préalable dans ce domaine d activité, la responsabilité en cas de non adéquation de la solution peut être compromise. Page 11
3. Le service support du prestataire a-t-il bonne réputation? Choisissez un prestataire qui met l accent sur son service client et notamment le support client. 4. Combien de clients a déjà le prestataire? Plus le fournisseur prouve qu'il a réussi avec d'autres entreprises, mieux c'est. Vérifiez la diversité en termes de taille et d'industrie. Assurez-vous que la solution peut s'intégrer à votre système de gestion en interne (ERP). 1. Vérifiez si la solution est déjà utilisée par d'autres organisations avec le même ERP. 2. Est-ce que les solutions sont certifiées conformes pour cet ERP? Si les solutions sont certifiées par les différents ERP, alors elles ont été rigoureusement testées : les certifications témoignent d'une longue relation de travail entre le prestataire de la solution et les éditeurs d ERP. Évaluez la qualité de la solution par l'intelligence de la reconnaissance optique des caractères (OCR). 1. De quel niveau de précision bénéficie la technologie et comment conduit-elle à l'efficacité du traitement des factures? La précision pendant la phase initiale de numérisation des données est primordiale pour une solution d automatisation du traitement des factures fournisseur. 2. Est-ce qu'un modèle de facture est nécessaire? Si c'est le cas, l'efficacité est compromise. Déterminez la fonctionnalité des solutions d'un bout à l'autre. de la numérisation des données de la facture à leur transfert dans l ERP, en passant par l attribution et les workflow d'approbation? 2. Est-elle évolutive? Il est important de choisir une solution qui puisse évoluer avec votre société. Garantissez la sécurité et la fiabilité de vos données Tandis que les entreprises ont acquis une grande confiance dans les solutions de dématérialisation, la confidentialité des données et les préoccupations en matière de sécurité en termes de détention des données financières dans le Cloud restent un frein à l'adoption du SaaS. Les dirigeants sont également intimidés par le fait que les processus métiers de leurs sociétés seront déplacés en dehors de leur environnement, conduisant à un changement technologique au sein de la comptabilité (en partant de l'informatique jusqu'au fournisseur d'hébergement). La sécurité est une préoccupation majeure pour ceux qui souhaitent adopter le mode SaaS. Même si cet aspect est de moins en moins menaçant et évangélisé. Comparativement aux 50% des personnes interrogées en 2010, seulement 18.9% citent la sécurité comme leur principale préoccupation pour l adoption d une solution de dématérialisation en mode SaaS. 10% ont déclaré avoir des craintes sur les «problèmes potentiels de bande passante, de connexion». La plate-forme d hébergement doit être robuste, et garantir que les données de l abonné soient sécurisées. Les processus doivent être fonctionnels avec une fiabilité 24h/24, 7j/7. 1. Est-ce que la solution comprend l automatisation du processus de bout en bout : Page 12
Addendum En tant que leader sur le marché du traitement automatisé des factures, ReadSoft est le premier et le seul éditeur à proposer une solution d automatisation des processus comptables pour les ERP, basée sur Azure. Certifiée par Microsoft, cette solution est sécurisée et validée pour s intégrer à l'architecture de Microsoft La solution Cloud de ReadSoft : ReadSoft Online et la fiabilité éprouvées de l éditeur de solutions d automatisation les plus couramment utilisées pour le traitement des factures. Service sécurisé, rapide à mettre en œuvre, et qui offre aux utilisateurs un coût total de possession peu élevé (TCO) puisqu'il n'y a pas de matériel à acheter et à entretenir, ni de logiciel à installer et à mettre à jour. Il a été développé par des experts en solutions de processus métiers, forts d'une expérience de plus de 20 ans. Les solutions de capture de données sont aujourd hui reconnues par de nombreux cabinets de conseil. ReadSoft Online offre les avantages uniques d'un service en mode SaaS, associé à la qualité Avantages de la plateforme SaaS Pas d'investissement initial - Coût total de possession (TCO) peu élevé Déploiement rapide et facile - Retour sur investissement rapide ReadSoft Online Avantages de la solution ReadSoft Leader sur le marché du traitement des factures Solutions conviviales Adaptable Intégration avec tous les systèmes ERP Accès 24h/24 et 7j/7 à partir de n'importe quel Fournisseur orienté service (98 % de taux de ordinateur avec une connexion internet renouvellement client) Pas d'entretien ou de mise à jour Développeur de solutions de processus métiers pendant plus de 20 ans Flexible Fonctionne sur une plateforme fiable, de grande qualité Prix en fonction du besoin Véritable moteur d'apprentissage OCR, optimise l'efficacité du processus Page 13
Efficacité optimisée La fonctionnalité unique de ReadSoft Online fournit aux sociétés un traitement optimal de leurs factures. La solution apprend où trouver les informations utiles sur chaque facture, dès la 1ère facture, et crée une base de connaissances pour chaque fournisseur. Avec ceci, chaque nouvel utilisateur bénéficie du travail effectué précédemment avec les différents types document capturés. Les utilisateurs de ReadSoft Online réaliseront à leur tour, des temps de capture plus rapides, des configurations accélérées et auront moins besoin de vérifier. Les sociétés peuvent même parvenir à une plus grande efficacité du processus à travers le workflow automatisé de ReadSoft Online. La plupart des workflow sont placés dans le Cloud, réduisant ainsi le nombre d'étapes pour traiter les factures. Une plateforme SaaS solide Le service ReadSoft Online basé dans le Cloud capture d abord les données des factures fournisseurs à partir de documents papiers, PDF ou fichiers images - permettant un accès aux informations et à l'image facture quelque soit le lieu, avec une connexion internet. Les factures sont ensuite distribuées et vérifiées à partir d'un navigateur Web convivial puis automatiquement acheminées via un workflow à la comptabilité fournisseurs pour approbation. ReadSoft Online s'intègre à n'importe quel système ERP et son interface simple d utilisation est facilement acceptée par les utilisateurs, permettant un déploiement rapide et efficace. Un processus typique de la comptabilité fournisseurs étape par étape avec ReadSoft Online : 1. Les factures sont envoyées directement ou scannées, puis automatiquement téléchargées dans le Cloud. 2. Les données factures sont extraites, contrôlées et la facture est enregistrée dans le système ERP. 3. Les factures sont vérifiées et acheminées automatiquement via un workflow de validation, accessible par tous, n importe où, avec une connexion internet. 4. Les factures sont désignées comme «inscrites dans le grand livre» et bonnes à payer - qu'il s'agisse du traitement dans le Cloud ou sur site. 5. Les factures sont automatiquement archivées/stockées. Le service peut ajuster sa charge de travail. Contrairement aux solutions traditionnelles sur site, ReadSoft Online répond aux besoins des PME et des sociétés traitant des volumes de factures moins importants, grâce à son déploiement simple et rapide, ne nécessitant aucun investissement. Une plateforme SaaS sécurisée Windows Azure est un système d exploitation dédié aux services Cloud et utilisé pour le développement, l hébergement et la gestion des services en ligne au sein d une plateforme Windows Azure et d un data center Microsoft. Page 14
Avec Windows Azure, Microsoft assure l'hébergement à la fois des données et des applications des clients. Windows Azure est conçu pour répondre à l ensemble des exigences en matière de sécurité mentionnées plus haut, spécifiques à l échange à distance d informations sensibles. La plateforme met à disposition de l utilisateur différents outils de contrôle permettant d assurer le niveau de sécurité souhaité. Sécurité au niveau du Cloud Comme toute plateforme d hébergement d applications, Windows Azure garantit la confidentialité et l intégrité des transactions. Le système permet également de produire des rapports détaillés, permettant aux clients de contrôler la gestion des applications et de l infrastructure, à la fois par eux-mêmes et par le fournisseur (Microsoft). Windows Azure assure la confidentialité des échanges par les mécanismes suivants: Gestion des identités et des accès : garantit que seules les personnes autorisées peuvent se connecter Isolement : les données sont encapsulées dans des containers logiques ou physiques séparés Chiffrement assuré au niveau de la plateforme, et proposé en option pour les clients souhaitant renforcer la sécurisation des données Intégrité des données Les clients souhaitant externaliser le traitement et le stockage de leurs données doivent être assurés que ces données sont protégées contre toute modification non autorisée. Windows Azure intègre un certain nombre de fonctions permettant de prévenir ce risque. Confidentialité des données Pour garantir la confidentialité des données, celles-ci ne doivent être accessibles qu aux seules personnes autorisées. Comment marche l automatisation des processus comptables dans le Cloud pour les ERP Dynamics? 1- Lorsqu'une facture papier arrive, il vous suffit de la numériser et de la transférer dans le Cloud. Les factures qui arrivent par e-mail, fax, XML ou autre forme électronique sont transférées automatiquement dans le Cloud. 2- Dans le Cloud, la facture est automatiquement capturée et interprétée. Les données de la facture sont extraites, alors que l'image de la facture est enregistrée pour archivage. L'image de la facture et les données capturées sont immédiatement disponibles pour vérification. Après vérification, la facture peut être enregistrée dans Dynamics ERP. 3- Avec l'intégration de Master Data, vous pouvez faire correspondre automatiquement les factures au bon fournisseur dans Dynamics ERP. Une fois que la facture est vérifiée et validée, elle peut être traitée à l'aide de workflows pour une gestion optimale, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de Dynamics ERP. Enfin, les données de la facture sont envoyées dans votre système Dynamics ERP pour affectation finale, paiement et archivage. Page 15
En savoir plus : Téléchargez la vidéo «Pourquoi et comment automatiser le traitement des factures fournisseurs dans NAV» Téléchargez la brochure ReadSoft Online pour NAV Téléchargez la brochure ReadSoft Online pour AX A propos de ReadSoft Avec plus de 8 500 clients répartis dans plus de 70 pays, ReadSoft est l un des éditeurs leader sur le marché de la dématérialisation et l automatisation des processus métiers grâce à une gamme complète de solutions logicielles permettant d automatiser le traitement de tout type de documents entrants et process métiers (factures fournisseurs, avis de paiement, bons de commande, bons de livraison, documents RH, courriers, formulaires, ). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration avancée avec les principaux ERP du marché ainsi que par leur grande fiabilité. Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft garantit à ses clients non seulement d intégrer la performance des solutions les plus utilisées dans le monde mais également de bénéficier du service de proximité et du savoir-faire de partenaires experts en déploiement de projets de dématérialisation. Société suédoise créée en 1991 et cotée en Bourse, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15 ans. www.readsoft.fr A propos de Fondé en 1975, MICROSOFT est le leader mondial du logiciel. La société développe et commercialise une large gamme de logiciels, accessoires et services à usage professionnel et grand public. La gamme propose des applications ERP et CRM évolutives, intégrées et simples d emploi. Déployées par plus de 350 000 clients PME et grands comptes dans le monde, elles permettent aux décideurs de réagir rapidement aux évolutions des marchés, de tirer parti des nouvelles tendances et d accroître leurs avantages concurrentiels. Les solutions sont diffusées via un réseau mondial de partenaires qui fournissent des services spécialisés et des innovations supplémentaires afin d aider les clients à exceller dans leurs domaines. Les ERP sont certifiés AFNOR norme NF pour les comptabilités informatisées. Pour plus d informations sur, visitez le site: www.microsoft.com/france/dynamics/ 2013 Readsoft & Microsoft. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce document représentent le point de vue actuel de Readsoft et de Microsoft Corporation sur les questions traitées, à la date de publication. Dans la mesure où Readsoft et Microsoft doivent s'adapter aux conditions fluctuantes du marché, le présent document ne doit pas être considéré comme un engagement de la part de Readsoft et Microsoft ; pour leur part, Readsoft et Microsoft ne peuvent garantir la validité de toute information mentionnée dans le présent document. Ce document est fourni à titre d'information uniquement. READSOFT ET MICROSOFT N'OFFRENT AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, CONCERNANT CE DOCUMENT. Page 16
Références (1)5e édition du Baromètre Dématérialisation Finance 2013 publié en octobre 2013, réalisé sur 325 organisations en France, au Royaume-Uni, en Belgique, au Luxembourg, en Suisse Romande et en Allemagne. Publié par la DFCG, l APDC, Fujitsu, Itesoft, Mazars, Option Finance. i PayStream Advisors, Inc. Rapport d'étude sur l'adoption de la dématérialisation des factures. Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 3 trimestre 2012. ii Schmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon rendement sur investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2 trimestre 2012. iii Pezza, Scott. Facturation et flux de travail : Dématérialisation du processus d'intégration pour améliorer les performances de fonctionnement. Boston: Aberdeen Group (le Groupe Aberdeen), Inc., mai 2011. iv Schmidt, David. Solutions de dématérialisation pour SAP : Solutions pour une comptabilité fournisseurs sans intervention Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2 trimestre 2012. v. Textes du Bulletin Officiel des Impôts, Livre des Procédures Fiscales accessibles via les liens suivants: http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2006/13rcpub/textes/13l106/13l106.pdf http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2008/13rcpub/textes/13l208/13l208.pdf http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2003/3capub/textes/3caspe/3caspe.pdf http://84.96.29.178/pdf/107/bo3e-1-07.pdf vi Service Public, Direction de l'information légale et administrative. Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises? Mise à jour du 30.09.2013. http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/f10029.xhtml vii Rayner, Nigel. Comprenez l'impact du Nuage sur votre stratégie d'application financière Stamford : Gartner, Inc., octobre 2011. viii Schmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon rendement sur l'investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2 trimestre 2012. ix The Accounts Payable Network (Le réseau de la comptabilité fournisseurs) Repères : L'état de la Comptabilité fournisseurs. Atlanta : The Accounts Payable Network (Le réseau de la comptabilité fournisseurs), avril 2012. x Rayner, Nigel. Appréhendez l'impact du nuage sur votre stratégie d'application financière Stamford : Gartner, Inc., octobre 2011. xi Schmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon rendement sur l'investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2 trimestre 2012 Page 17