Context O SuBu Gardez un œil sur vos budgets Version 2 (10 octobre 2014) L'ensemble de la documentation de SuBu est (c) Nicolas Granon, 2011 2014 Guide du gestionnaire de budgets Si vous n'êtes pas familier avec le vocabulaire utilisé dans SuBu, nous vous recommandons de consulter le glossaire. Le rôle " gestionnaire de budgets" est essentiel pour un fonctionnement optimal de SuBu. Les différentes tâches qui relèvent du rôle "gestionnaire de budgets" sont les suivantes : créer, modifier le plan budgétaire; créer, modifier les montants des budgets; produire les documents de suivi budgétaire. Bien entendu, et en fonction de l'organisation de votre entreprise (ou institution), il est tout à fait possible que les tâches "gestionnaire de budgets" soient réparties entre différents collaborateurs. Toutes les tâches du gestionnaire de budget sont regroupées dans l'espace de travail "Budgets" de SuBu. Pour accéder à l'espace de travail "Budgets", cliquez sur le bouton correspondant de la barre de navigation, à gauche de la fenêtre de l'application :
Présentation générale de l'espace de travail "Budgets" Cet espace de travail comporte deux panneaux : le panneau "Gestion du plan budgétaire" et le panneau "Suivi des budgets". Pour activer l'un ou l'autre de ces panneaux, cliquez sur le titre du panneau. 2
Gestion du plan budgétaire La gestion du plan budgétaire permet de gérer : la structure budgétaire (la hiérarchie des niveaux de regroupement et les lignes budgétaires proprement dites) les montants budgétés. Pour gérer le plan budgétaire d'un titre, sélectionnez le titre voulu dans la liste déroulante. Pour accéder rapidement à un titre, saisissez les premières lettres du titre. Choix du titre à gérer, ou création d'un nouveau titre Pour rechercher un titre dont vous ne connaissez pas les premières lettres, utiliser l'outil "Recherche avancée". Quand le titre voulu a été localisé, cliquez sur "OK" pour charger le plan budgétaire de ce titre. Liste déroulante : recherche par les premières lettres du titre Bouton 'Recherche avancée' OK 3
"Recherche avancée" : La recherche se fera dans l'ensemble des intitulés de tous les titres. Après avoir localisé le titre, sélectionnez le puis 'OK'. Pour rechercher dans une colonne différente ('type', par exemple), glissez déposez la case grise ('Intitulé') sur l'en tête de la colonne à explorer. Le panneau "Gestion des budgets" comporte les zones suivantes : tableau de bord recherche et niveaux d'affichage plan budgétaire boutons d'action La zone principale, 'Plan budgétaire', permet d'agir : 4
soit sur le plan budgétaire lui même (la structure budgétaire, qui forme une hiérarchie à cinq niveaux) soit sur les montants des budgets. Les montants des budgets sont toujours associés à une ligne budgétaire du niveau le plus fin. Ils sont ensuite totalisés sur les niveaux supérieurs. Pour agir sur la structure budgétaire, cliquez sur le bouton "Modification du plan budgétaire". Pour agir sur les montants des budgets, cliquez sur "Modification des montants budgétés". Lors de l'affichage initial d'un plan budgétaire, le mode actif par défaut est "Modification des montants budgétés". Le mode actif est identifiable par le cadre vert qui apparaît autour des colonnes modifiables, et à la couleur verte du bouton associé. De plus, les colonnes qui ne sont pas modifiables ont un fond grisé. Recherche et affichage Plan budgétaire Tableau de bord Actions Pour créer un nouveau titre : Dans la liste déroulante utilisée pour la sélection d'un titre, choisissez "(Créer un titre)". 5
Le dialogue de création d'un titre apparaît : Remplissez les cases avec vos informations, puis "Enregistrer". SuBu génère automatiquement un squelette de structure budgétaire et l'affiche dans la zone "Plan budgétaire". Mode "modification de la structure budgétaire" Pour utiliser les fonctionnalités suivantes, cliquez en premier lieu sur le bouton "Modifier structure budgétaire". Création d'un poste budgétaire Dans la colonne "Plan budgétaire", Positionnez vous sur l'intitulé du titre que vous avez créé 6
Les boutons d'action en bas de la colonne "Plan budgétaire" vous permettent de créer, modifier ou supprimer les différents postes budgétaires. Sélectionnez le titre nouvellement créé Utilisez les boutons d'action pour effectuer les opérations nécessaires Particularités du bouton "Créer" Le bouton "Créer" peut fonctionner en mode "Créer" ou en mode "Dupliquer". Utilisez le menu intégré au bouton pour sélectionner le mode voulu. Le bouton "Créer" effectue des création au niveau inférieur à celui sélectionné : si, par exemple, vous avez sélectionné le niveau "Titre" du plan budgétaire, les créations se feront au niveau immédiatement inférieur (chapitres / rubriques). De même, si vous voulez créer des lignes budgétaires, vous devez préalablement vous positionner sur la ligne "parente" désirée. En conséquence, si vous avez sélectionné un élément du niveau de plus fin (ligne budgétaire), le bouton "créer" est inactif. En revanche, le mode "dupliquer" agit au niveau courant (sélectionné). Pour dupliquer une ligne budgétaire, vous devez donc la sélectionner. Pour créer un nouveau titre, vous pouvez sélectionner la ligne "Total général". Le bouton "Créer" permet alors de créer un nouveau titre. Astuce : pour créer en une seule fois un nouveau titre et l'ensemble de son plan budgétaire d'après un titre existant : 1. Sélectionner et ouvrez le plan budgétaire du titre utilisé comme modèle 2. Activez le mode "Modification de la structure budgétaire" 3. Sélectionnez la titre du titre 4. Activez l'option "Dupliquer" du bouton "Créer" 7
5. Dupliquez Remarque concernant les suppression d'éléments de la structure budgétaire. La suppression n'est plus autorisée si des documents (commandes) ont été imputés sur un élément de la structure budgétaire. Si vous demandez la suppression d'un élément sur lequel des commandes ont été imputées, SuBu basculera automatiquement en mode "désactiver". Un élément désactivé continuera de figurer dans le plan budgétaire, mais ne pourra plus être utilisé pour de nouvelles commandes. Modification des montants budgétés Rappel : les montants budgétés sont toujours associés à un élément de niveau "ligne budgétaire" (le plus fin). Il n'est pas possible d'associer directement un montant à un niveau de totalisation supérieur (rubrique, sous rubrique). Pour travailler sur les montants budgétés, assurez vous que vous avez activé le mode "Modifier les montants budgétés". Logique générale de travail sur les montants budgétés Saisissez les montants budgétés. Lorsque vous avez saisi est vérifié les montants saisis, vous devez "Enregistrer" ces montants. L'enregistrement des montants saisis peut se faire en "brouillon" ou en "définitif". Enregistrement en "brouillon" : les montants saisis sont enregistrés dans la base de données, mais ne sont pas disponibles pour la saisie des commandes. Le montant budgété utilisé lors de la saisie des commandes, ainsi que pour le suivi budgétaire est toujours le "Budget actuel". Enregistrement définitif : les montants saisis remplacent le "budget actuel". Ils seront donc utilisés pour la saisie des commandes et pour le suivi budgétaire. 8
Lors d'un "enregistrement définitif", tous les montants précédemment enregistré en "brouillon" deviennent "définitifs", ainsi que les montants saisis mais jamais enregistrés. L'enregistrement "brouillon" vous permet d'effectuer des modifications de budget sans perturber le fonctionnement normal de SuBu. Il vous permet également de travailler sur les évolutions budgétaires en plusieurs fois, à des instants différents et de tester des hypothèses avant la décision finale de remplacement des budgets actuels. Nouveau budget, variation en euros et variation en pourcentage Vous pouvez saisir : soit un montant de budget absolu en euros. Le montant budgété peut si nécessaire être négatif, indiquant un budget de recettes, au lieu d'un budget de dépenses. soit une variation en euros ; cette variation s'applique au "budget actuel" soit une variation en pourcentage ; cette variation s'applique au "budget actuel" Pour saisir une variation en euros, vous devez saisir un signe plus (+) ou moins ( ) devant la valeur de la variation. Par exemple : +23.300 ou bien 12.170. Pour saisir une variation en pourcentage, vous devez saisir un signe plus (+) ou un signe moins ( ) devant la valeur de la variation, ainsi qu'un symbole 'pourcent' (%) à la fin de la valeur saisie. Par exemple : +12,2% ou bien 7%. Les budgets sont normalement saisis sur les lignes du niveau le plus fin (lignes budgétaires). Pour saisir un budget ou une variation sur une ligne budgétaire, double cliquez la cellule correspondante, saisissez la valeur voulue, puis "Entrée" pour valider. SuBu recalcule alors l'ensemble des totalisateurs du plan budgétaire. Totalisateurs impactés par la saisie : cadre coloré Ligne modifiée : fond coloré 9
Les lignes budgétaires modifiées apparaissent sur un fond coloré uni. Les totalisateurs modifiés apparaissent avec un cadre coloré. Remarque : tous les calculs de variation (en euros et en pourcentage) sont toujours effectués en comparant le "budget actuel" et le "nouveau budget" et non pas en comparant deux valeurs successives du nouveau budget! Le tableau de bord vous fournit une vue globale des variations des budgets au niveau du total général. Le tableau de bord comporte des déclencheurs d'alerte (paramétrables et désactivables) pour que vous puissiez connaître à tout moment l'impact global des mises à jour des montants budgétés. Cela est particulièrement utile quand vous procédez à des ré équilibrages budgétaires, consistant à diminuer les budgets alloués à certaines lignes, et à augmenter les budgets d'autres lignes, avec un objectif de respect d'un budget global. Tableau de bord Paramétrage des alertes 10
Activation ou désactivation de l'alerte Réglage du seuil d'alerte Les alertes en variation de valeur, ou en pourcentage variation, sont également paramétrables Astuce : si vous n'utilisez pas le tableau de bord vous pouvez l'escamoter en utilisant le bouton "Masquer le tableau de bord". Saisie au niveau d'un totalisateur Comme il a été rappelé précédemment, un montant de budget ne peut être affecté qu'à une "ligne budgétaire" (niveau le plus fin d'un plan budgétaire).cependant, SuBu vous permet également de saisir des montants budgétés au niveau des totalisateurs. Si vous double cliquez sur la cellule d'un totalisateur, l'outil "Modification d'un totalisateur" apparaît. 11
La modification des totalisateurs est utile afin de saisir rapidement des budgets "globaux" à un niveau quelconque de la structure budgétaire et de les répartir automatiquement sur les lignes budgétaires sous jacentes au totalisateur. Il vous sera ensuite possible d'affiner ligne par ligne les montants finaux à attribuer. Pour effectuer la répartition d'un montant global sur les lignes budgétaires sous jacentes, l'outil de modification d'un totalisateur possède trois modes de répartition. répartition linéaire répartition proportionnelle répartition par alignement Répartition linéaire Le montant global saisi dans "Nouveau budget" sera réparti de façon égale entre toutes les lignes sous jacentes. Si le montant global saisi n'est pas exactement divisible, SuBu effectuera une ajustement sur la dernière ligne budgétaire afin d'obtenir exactement le montant saisi. Répartition proportionnelle Le montant saisi sera réparti entre les lignes sous jacentes au prorata de leur "poids" actuel dans le totalisateur. Bien entendu, si une ligne a un montant budgété de zéro, son poids sera également zéro, et elle ne sera pas modifiée. Un message vous alerte si aucune ligne n'est recalculable (toutes les lignes sont à zéro, aucune répartition proportionnelle n'est possible). Répartition par alignement Lors d'une répartition par alignement, vous ne saisissez pas le montant du nouveau budget pour le totalisateur : les valeurs du nouveau budget pour chaque ligne seront déduites à partir d'autres valeurs connues : valeur cumulée des commandes, des factures ou de la consommation pour chacune des lignes du totalisateur. En conséquence, c'est la valeur du totalisateur qui sera déduite des valeurs connues des lignes, et non pas le contraire. La répartition par alignement ne doit pas être confondue avec l'option "Recopier d'après le total..." qui, elle, permet simplement d'assigner automatiquement au montant du totalisateur un autre montant totalisé. Cette dernière option permet simplement d'éviter la ressaisie d'un montant connu de SuBu dans la case "Nouveau budget". Elle n'est qu'une aide à la saisie dans le cadre d'une répartition linéaire ou proportionnelle. 12
Verrouiller des lignes budgétaires A gauche de chaque ligne budgétaire figure une case cliquable (colonne "cadenas"). Vous pouvez empêcher le recalcul de certaines lignes en les verrouillant à l'aide du cadenas. Remarque : les lignes budgétaires ayant fait l'objet d'une modification préalablement à une demande de modification au niveau d'un totalisateur sont verrouillées par défaut. Importation d'un plan budgétaire Vous pouvez également préparer vos plans budgétaires dans Excel et les importer ensuite dans SuBu. Chaque fichier (classeur) Excel doit contenir le plan budgétaire d'un seul titre. Il est fortement recommandé de nommer le classeur Excel avec le même intitulé que le titre correspondant. Pour obtenir une matrice 'exemple' Excel compatible avec SuBu, utiliser l'option "Générer une matrice Excel". Elle contiendra les éléments minimum (que vous pouvez bien sûr modifier et enrichir) nécessaires à une importation ultérieure. Lors de la constitution de votre budget sous Excel, et avant l'importation, vérifiez bien que votre classeur respecte les contraintes suivantes : La feuille contenant le plan budgétaire à importer doit être nommée " Budget" (sans les guillemets). La feuille budget doit comporter obligatoirement les quatre colonnes suivantes : "Rubrique", "Sous Rubrique", "Nature", "BudgetInitial" (ces "titres" de colonnes doivent être absolument respectés. Notez qu'il ne doit pas y avoir d'espace entre le "t" de "Budget" et le "I" de "Initial"). Vous pouvez insérer des colonnes supplémentaires, mais il ne doit pas y avoir de colonne vide entre deux colonnes nécessaires à l'importation. Il ne doit pas y avoir de ligne vide dans la succession des lignes budgétaires à importer, ni entre les titres et les lignes à importer. L'importation s'arrêtera à la première ligne vide qui suit la ligne des titres des colonnes. Les intitulés des différents niveaux budgétaires (rubrique...) doivent être répétés sur chaque ligne. La cellule située en haut et à gauche de la plage à importer (en général, c'est la colonne "Rubrique") doit être nommée "TBudgetRoot". SuBu ne vérifie pas que le fichier que vous importez correspond au titre sélectionné ; il se contente de vous suggérer un nom de fichier correspondant à ce titre, mais rien ne vous empêche de forcer ce nom de fichier suggéré et de le remplacer par un autre. Soyez donc attentif à la cohérence entre le contenu du fichier Excel importé et le titre sélectionné. Remarque 13
Il n'est pas possible de créer directement un nouveau titre à partir d'une importation de fichier Excel. Vous devez créer un nouveau titre avant d'importer ses budgets à partir d'exce. Vous devez créer le titre dans SuBu comme indiqué plus haut, puis, une fois le titre sélectionné et ouvert dans le panneau "Gestion du plan budgétaire", procéder à l'importation de son contenu. Important Les montants figurant dans la colonne "BudgetInitial" de la feuille Excel iront directement modifier le "budget actuel" dans SuBu sans passer au préalable par l'étape "brouillon". Suivi des budgets Pour charger un plan budgétaire dans le panneau "suivi des budgets", procédez comme indiqué pour charger un plan budgétaire dans le panneau "gestion du plan budgétaire". Les différences essentielles entre le "suivi des budgets" et la "gestion du plan budgétaire" sont les suivantes : Le suivi des budgets ne permet aucune modification, ni de la structure budgétaire, ni des montants budgétés. Les montants de budgets utilisés pour les calculs du suivi budgétaire sont toujours les montants du "budget actuel". Le "suivi des budgets" fournit le détail des commandes et des factures imputées sur chaque ligne budgétaire. Il est également possible d'obtenir un suivi budgétaire sans ce détail (option "Détail des commandes / Total des commandes"). Le suivi budgétaire permet d'obtenir des informations détaillées concernant les commandes imputées : valeur en devises et en euros, taux de change utilisé... Les valeurs en devises et les taux de change sont également présentes pour les factures liées aux commandes. Le suivii budgétaire fournit également le pourcentage d'imputation d'une commande sur une ligne budgétaire : cette information est utile dans le cas de commandes à imputations multiples. En résumé Utilisez la gestion des plans budgétaires pour modifier la structure budgétaire d'un titre, ou bien les montants budgétés. Utilisez le suivi budgétaire pour obtenir un compte rendu complet de l'état d'un budget, commande par commande et facture par facture. 14
GLOSSAIRE Plan budgétaire La structure des budgets d'un titre, ainsi que les montant des budgets associés aux lignes budgétaires. Structure budgétaire La hiérarchie budgétaire associée à une titre. La structure budgétaire d'un titre comporte deux niveaux de regroupement (rubrique et sous rubrique) et un niveau "détail" nommé "ligne budgétaire" ou "ligne de budget". Le montant d'un budget est "porté" par la ligne budgétaire. Titre Le titre correspond à un projet, ou à un dossier. Chaque titre possède son propre plan budgétaire. Budget actuel Egalement appelé "budget courant" : c'est le montant associé à une ligne budgétaire. Chaque ligne budgétaire peut également comporter un budget "brouillon" ("draft") qui reflète le travail "en cours" du responsable du budget. Le budget "brouillon" n'est jamais utilisé pour les opérations comptables, ni pourles opérations de suivi des budgets. Rubrique L'un des niveaux de regroupement et de totalisation d'un plan budgétaire. Sa dénomination standard est "chapitre budgétaire". Le budget d'un titre est réparti sur plusieurs chapitres ou rubriques. Sous rubrique L'un des niveaux de regroupement et de totalisation d'un plan budgétaire. Sa dénomination standard est "paragraphe budgétaire". Le budget d'un titre est réparti sur plusieurs chapitres ou rubriques elles mêmes réparties en plusieurs sous rubriques ou paragraphes. Nature Synonyme de "ligne budgétaire". C'est l'élément le plus fin d'un plan budgétaire. Une sous rubrique (ou paragraphe) est répartie sur plusieurs lignes budgétaires. Les montants des budgets sont toujours assignés à une ligne budgétaire. Pourcentage d'imputation Pour une commande comportant plusieurs imputation budgétaires différentes, le poucentage d'imputation correspond au pourcentage du montant de la commande assigné sur une ligne budgétaire précise. Si la commande est imputée en totalité sur un unique poste budgétaire, le purcentage d'imputation est de 100%. 15
Poste budgétaire La description hiérarchique complète d'un élément du plan budgétaire pour un titre donné. Par exemple : Publicité > Affichage > Impression dans lequel 'Publicité' est un chapitre (ou rubrique), 'Affichage' est un paragraphe (ou sous rubrique) et 'Impression' est une ligne budgétaire (ou nature). On peut également utiliser le terme 'poste budgétaire' pour désigner un niveau de regroupement et de totalisation (par exemple, le poste budgétaire 'Publicité' qui regroupe un certain nombre de souséléments). 16