Réunion d informations JDA 2014
Cette année Rendez-vous le Dimanche14 septembre de 10h00 à 19h00 Au Parc des Expositions Halls A et B
Rappel du contexte Dimanche 14 septembre, de 10h00 à 19h00 au Parc des Expositions, halls A et B 21e édition Thème principal : le sport 5 villages : Accompagner, partager et prévenir (sociale, santé, solidarité, enfance, famille et éducation) Bouger, sortir et créer (sports, arts et culture) Visiter et découvrir (loisirs, tourisme et international) S engager (maisons de quartier, comités et mouvements sociaux) Développer durablement (environnement, développement durable et animaux) Entrée gratuite et ouverte à tous 385 associations, 420 stands
Stand mis à disposition Chaque association dispose d un stand de 3m x 2m o Mise à disposition d 1 table, 2 chaises, 2 sacs poubelles (1 jaune pour le tri sélectif, 1 gris pour tous les autres déchets) o 2 cloisons par stand, couleur bois clair ; sauf ceux dans les angles o Possibilité d utiliser du scotch, du double face Branchement électrique : participation aux frais de 20. Vous recevrez l état de la somme à payer par la Trésorerie Municipale (comme une facture) après le 14 septembre. Envoyer le règlement à la Trésorerie. Installation des associations : IMPERATIVEMENT LE SAMEDI 13 DE 10h à 18h.
Interdiction Interdiction de mettre des pointes ou des punaises sur les cloisons Interdiction d apporter : bouteilles de gaz, barbecue, matériel de sonorisation et d amplification Aucune vente n est autorisée pendant la Journée.
Quelques repères Le commissariat général sera situé à l entrée du Hall B. Ce commissariat sera le QG de l équipe organisatrice. Les stands de la Ville et de Grand Poitiers se trouveront également à l entrée du Hall B.
Plan d implantation HALL A 2 villages : Accompagner, partager et prévenir (social, santé, solidarité, famille) S engager (maisons de quartier, comités et mouvements sociaux) HALL B 3 villages : Bouger, sortir et créer (sports, arts et culture) Visiter et découvrir (loisirs, tourisme et international) Développer durablement (environnement et développement durable) La restauration se situe dans le Hall A. Le podium sportif sera installé entre les halls A et B. L autre podium se situera à l extérieur devant les deux halls.
Organisation jour J De 8h00 à 9h30 : arrivée des associations. Accès en voiture : parking des associations situé sur le côté droit du Hall A. Une signalétique sera mise en place Électricité? Un stand vide à 9h40 est un stand aussitôt réattribué. Café est offert par la Ville aux associations sur la zone restauration jusqu à 10h. 10h : ouverture au public et début de l inauguration A partir de 12h30 : photo des Présidents et pot de l amitié offert.
Les lieux d animations Le podium sportif : situé au milieu des deux halls : pour les démonstrations sportives diverses Le podium d animations : pour les animations sans contrainte technique et pour les animations de plein air, collectives Autres animations également à l extérieur L organisation de ces animations est en cours, elle vous sera communiquée début septembre.
Restauration 2 possibilités : o Zone restauration installée dans le Hall A, sous forme de buffet Gestion confiée aux restaurants d insertion : Eveil, Pourquoi pas, et le Toit du Monde o Restauration rapide devant les halls A et B Gestion confiée à Ekitrade (développement et promotion du commerce équitable)
Buvette 2 possibilités : o A l espace restauration, boissons chaudes Café offert de 8h à 10h aux associations, puis ouvert au public de 10h à 19h. o Stand Ekitrade : boissons froides équitables
Comment venir à la JDA? Chaque association disposera d un macaron pour une place de stationnement sur le parking réservé aux associations situé sur le côté droit du Hall A. Il devra être visible sur le pare-brise. Piéton : accès par toutes les entrées du Parc des Expositions Bus : partenariat avec Vitalis / Pour tout ticket aller acheté, le retour est offert si celui a été tamponné à l accueil de la JDA Voiture : parking extérieur du Parc
Installation / Rangement / démontage OBLIGATOIRE : Samedi 13 septembre à partir de 10h jusqu à 18h Le stand sera identifié par le nom de votre association. Il est important de respecter le stand attribué. Dimanche 14 : de 19h à 20h30 / 21h : rangement et démontage par les associations. Aucun matériel ne devra être laissé sur le site. Démontage des stands dès le lundi 24 septembre
Planning Début septembre : envoi d un dossier complet à chaque association : informations générales concernant la Journée, informations spécifiques à chaque association (numéro de stand, plan, horaire de passage si animation ), un macaron pour accéder au parking des associations avec une seule et unique voiture.
Contact Hélène LAMAZAA-PARRY Pôle Évènements et Manifestations Publiques du Service du Cabinet du Maire 05 49 41 92 02 journeedesassociations2014@mairie-poitiers.fr Hôtel de Ville, aile Sud, 3ème étage, porte 306
Merci de votre attention