Enquête modernisation Administration du Droit des Sols auprès des collectivités locales instructrices des autorisations d urbanisme Fiche de cas Evaluation de l avancée des projets : Agglomération de Communauté Urbaine de Géomatique Dématérialisation Communication Démarche en cours Démarche finalisée Communauté et ville, partage des compétences, développement des outils 1
Contexte de l enquête Après deux ans et demi d application de la réforme des autorisations du droit des sols entrée en vigueur en octobre 2007, le Ministère s est lancé dans une deuxième phase de modernisation de l application du droit des sols (ADS) au bénéfice des usagers. Il s agit notamment de favoriser la dématérialisation de l instruction des demandes d autorisation de construire sur deux volets : la construction d une information géographique de l ADS et la dématérialisation de certains documents support d instruction (Plan Local d Urbanisme PLU, Servitude d Utilité Publique - PLU) ; le développement d échanges dématérialisés avec les demandeurs, les collectivités locales et les services consultés. Le Ministère a souhaité mener une enquête auprès des collectivités locales instructrices des autorisations d urbanisme (agglomération/commune) afin de «capter» les bonnes pratiques, les organisations existantes et le mode de gouvernance mis en place. Sommaire Contexte de l enquête Introduction Carte d identité Modernisation des procédures d instruction Spécificités des procédures d instruction Numérisation des documents d urbanisme Géo-instruction Communication au grand public Informations disponibles sur Internet Projet d évolution de la communication au grand public Introduction La CUB est dotée d un Plan Local d Urbanisme (PLU) intercommunal. Pour exercer cette compétence, la CUB a développé un SIG, et met à disposition de ses communes membres le PLU et les servitudes numérisées. La CUB instruit pour ses compétences (voirie, accès au domaine public ) pour les 27 communes de la communauté. Parmi ces 27 communes, elle instruit depuis le 1 er janvier 2010 en totalité les Autorisations des Droits des Sols pour le compte de sept communes de l agglomération. La ville de s est appuyée sur le SIG de la CUB pour développer son propre outil de géo instruction. Elle vient également de se lancer dans un projet de dématérialisation des dossiers d urbanisme dès le dépôt. Carte d identité Région Aquitaine Département : Gironde (33) CUB : 27 communes Population : 660 000 habitants Superficie : 552 km² Densité : 1 196 hab./km² : Population : 235 178 habitants Superficie : 49,36 km² Densité : 4 765 hab./km² 2
Spécificités des procédures d instruction Accueil L accueil s effectue dans les mairies qui conservent la compétence pour la délivrance des autorisations d urbanisme. Une mise en ligne du logiciel d instruction permet aux agents des collectivités qui lui ont confié l instruction de saisir les premières informations à destination des instructeurs de la CUB. Organisation du service L instruction se répartit sur trois départements territoriaux. Les échanges sont favorisés et formalisés au sein de clubs thématiques (instruction, doctrine ). Spécificités de la CUB dans l instruction des dossiers d autorisations Le CUB a mis en place des outils d aide à l instruction mutualisés et interfaçables avec ceux des communes. Logiciel d instruction Le logiciel d instruction offre les fonctionnalités suivantes : Saisie des données des formulaires, Gestion des éditions (arrêtés, courriers, etc.), Récupération des données saisies par les communes à partir de logiciels différents, Logiciel interfacé avec le SIG (le logiciel d instruction et le SIG partagent les mêmes bases de données d informations), Module de requêtage, CUB Module de documentation permettant de stocker les courriers envoyés aux demandeurs et les avis des services consultés. Accueil Un service d accueil enregistre les données des formulaires et renseigne les demandeurs en amont du dépôt du dossier à instruire. Organisation du service L instruction est assurée par des équipes composées d architectes et d instructeurs. Un investissement en temps sera important lors de l initialisation du projet de dématérialisation de la ville qui va entraîner une croissance des effectifs. Spécificités de la ville de dans l instruction des dossiers d autorisations Le ville de a initialisé un projet de modernisation de ses procédures d instruction avec la mise en place de démarches de dématérialisation. Le rôle des agents du service accueil va évoluer afin de mettre en place une numérisation des dossiers entrants. Logiciel d instruction Le logiciel d instruction offre les fonctionnalités suivantes : Saisie des données des formulaires, Consultation des services, Gestion des éditions (arrêtés, courriers, etc.), Module de requêtage, Module de documentation permettant de stocker les courriers envoyés aux demandeurs et les avis des services consultés, Lien cartographique (couches référentiel, documents d urbanisme et données des dossiers). La CUB et la ville de utilisent des logiciels d instruction différents. 3
Spécificités des procédures d instruction Projet de numérisation des dossiers d urbanisme et de gestion des documents numérisés de la ville de Contexte Les dossiers d urbanisme sont actuellement gérés sous format papier. Les demandeurs déposent 4 à 5 exemplaires en format papier au service accueil de la mairie de. Ces dossiers sont utilisés par différentes personnes ou services ayant besoin d un accès aux pièces du dossier dans le cadre de leurs activités (instruction, consultation pour avis, contrôle de la légalité, liquidation des taxes d urbanisme, etc. ). Aujourd hui, des navettes (courrier interne ou voie postale) permettent la diffusion des documents papiers entre les différents services en interne et en externe (services consultés, demandeurs, professionnels, etc.). Dans le cadre de la modernisation des collectivités locales, la ville de a ouvert un champ de réflexion visant à moderniser les procédures d instruction des autorisations d urbanisme (automatisation des échanges par exemple). Objectifs Dans le cadre de l optimisation de ses missions, la Direction du Droit des Sols et de l Architecture Durable (DDSAD) a engagé une réflexion visant à numériser la totalité des pièces des dossiers d urbanisme déposés afin de : Faciliter l accès et le partage des informations relatives aux dossiers d urbanisme auprès de l ensemble des services (internes et externes) concernés, Préparer la mise en place de processus d échanges dématérialisés avec ces services, Faciliter la mise à disposition des informations pour consultation auprès des citoyens. Gains attendus Les gains attendus de la mise en œuvre de ce service sont les suivants : Gains de temps dans les échanges avec les citoyens et les services consultés, Réduction des coûts d affranchissement et de transport, Réactivité des services pour l information auprès des citoyens et des services partenaires, Inscription dans les objectifs de réduction de la consommation de papier portés par l Agenda 21. Mise en œuvre du projet Le service d accueil de la DDSAD se chargerait de la numérisation et de l indexation. Lors de la numérisation, il devra être possible de «tamponner» numériquement chaque pièce numérisée avec le «tampon» de la ville de. 4
Spécificités des procédures d instruction Projet de numérisation des dossiers d urbanisme et de gestion des documents numérisés de la ville de (suite) Le système d indexation a pour objectif d affecter les pièces numérisées au dossier concerné. Il doit pouvoir permettre de : Sélectionner le dossier par le numéro, Identifier la nature des pièces numérisées (formulaires Cerfa, plans, etc.), Publier automatiquement la pièce numérisée dans le répertoire documentaire affecté au dossier, Gérer automatiquement les différentes versions d un même type de document. Le système doit s interfacer avec le logiciel d instruction des dossiers d urbanisme actuellement en vigueur au sein de la ville. Le système doit aussi permettre d imprimer les documents et notamment de plier automatiquement à l impression les plans de grande taille. 5
Numérisation des documents d urbanisme CUB Compétence de la Communauté Urbaine de (CUB) en matière de PLU La CUB est compétente en matière de PLU. Le droit des sols sur la Communauté Urbaine de est régi par un PLU communautaire élaboré à compter de 2002 et approuvé en juillet 2006. Ce document d urbanisme s applique à toutes les demandes de particuliers, de professionnels ou de collectivités concernant les demandes d autorisations d occupation des sols effectuées sur les 27 communes de la CUB. L ensemble du dossier du PLU, à travers son diagnostic, son projet d aménagement et de développement durable (PADD), ses zonages et le règlement qui s y applique, représente l ambition de la CUB en matière d urbanisme, de développement de son territoire et de l avancée des projets d aménagement sur les 27 communes. Mise en œuvre du projet de numérisation du PLU communautaire par la CUB La numérisation du PLU communautaire est un projet prioritaire pour la communauté urbaine. Ce projet a été mené en interne par les services de la CUB : la Mission PLU, le Service SIG et l Agence d Urbanisme. Les données numérisées sont intégrées au SIG de la CUB et diffusées aux communes de la communauté urbaine qui intègrent les données dans le module SIG de leur propre logiciel d instruction. Les mises à jour des documents numérisés sont également réalisées en interne par la CUB, intégrées au SIG puis diffusées aux communes. Le SIG de la CUB contient le PLU communautaire, le cadastre, les réseaux, les servitudes d utilité publique (SUP) et une couche de gestion des dossiers. Les SUP ont été transmises par les services de l Etat en format papier. La Direction Départementale des Territoires et de la Mer (DDTM) est destinataire du PLU intercommunal et des données SUP en format numérique. Néanmoins, il n y a pas eu de validation par les services de l Etat des SUP numérisées. Gains obtenus La numérisation a permis de mettre en place un SIG mutualisé jugé indispensable pour l instruction. Cette démarche s est inscrite dans une perspective de mutualisation des outils sur 27 communes, de gain de temps, d aide à l instruction et d information instantanée du grand public. 6
Géo-instruction Module SIG CUB La CUB pour assurer l instruction pour les sept communes qui lui confié cette mission s appuie sur son SIG interfacé avec un logiciel d instruction. Il permet de sélectionner une parcelle puis d éditer un document (.doc) comportant l ensemble des contraintes liées à la parcelle (renseignements d urbanisme). Les modèles de document édités au cours de l instruction prennent les informations directement issues du SIG. Cette fonctionnalité permet de réduire les risques d erreur et de gagner du temps. Module SIG Pour exploiter le SIG communautaire enrichi sur ses propres données, la ville de dispose d un module SIG intégré au logiciel d instruction des autorisations d urbanisme. Les utilisateurs peuvent rechercher un dossier directement via le module cartographique. Le SIG est un outil nécessaire à l instruction. Il est utilisé en consultation par les instructeurs. Le SIG propose les fonctionnalités suivantes : Définir une échelle pour visualisation et impression, Enregistrer une requête, pour une diffusion électronique de cartes thématiques par exemple, Rechercher par numéro cadastral ou par nom de rue, Obtenir la fiche d instruction liée à une parcelle, Obtenir les Notes de Renseignement d Urbanismes (NRU) à partir des parcelles. 7
Communication au grand public Informations disponibles sur Internet Les données du SIG de la ville de proviennent de l outil cartographique de la communauté urbaine. Le site Internet de la Mairie de propose au grand public un lien vers une version allégée du SIG mutualisé de la CUB. Les couches du SIG accessibles au grand public sont : Un fond de Plan Cadastral Informatisé (PCI fourni par le cadastre et mis à jour chaque année Convention DGI / CUB), Une couche orthophoto (2008), Les zonages PLU, Les SUP, Des liens vers les règlements, Des liens vers le Projet d Aménagement et de Développement Durable PADD. Toutes les informations du SIG mis à disposition par la Communauté Urbaine de sont disponibles via Internet (mises à part les informations nominatives des propriétaires) : http://www.lacub.com 8
Communication au grand public Projets d évolution de la communication au grand public Projet d automatisation des CUa de la ville de L automatisation des CUa est un projet dont la réalisation est à prévoir à long terme. La ville de est en attente de la diffusion des SUP par la CUB. La CUB fournit actuellement les données du PLU communautaire et des SUP, sans engagement sur leur opposabilité. La diffusion par les CUB des données validées est un pré-requis au lancement de ce projet d automatisation des certificats d urbanisme. Contact de la Communauté Urbaine de : Direction du Développement Opérationnel et de l Aménagement Tél : 05 56 99 84 84 9