1. Équipe coordinatrice Coordinateurs des départements : EES : Hugues Mounier (hugues.mounier@u-psud.fr) INFO : Aurélien Max (aurelien.max@u-psud.fr) MATX : Corinne Legros (corinne.legros@u-psud.fr) PSO : Mathieu Lancry (mathieu.lancry@u-psud.fr) Secrétariat : Bénédicte Bon (contact.stages@polytech.u-psud.fr) Relations internationales (RI) : Europe : Chantal Escudié (chantal.escudie@u-psud.fr) Autres continents : Said Zouhdi (zouhdi@lgep.supelec.fr) Secrétariat : Josiane Dervieu (josiane.dervieu@u-psud.fr) 2. Objectifs du stage Niveau du stage : ingénieur. Structure d accueil : entreprise ou laboratoire (université, organismes publiques, EPIC, ). Il pourra comporter des objectifs spécifiques à chaque spécialité (par exemple plus orienté recherche ou non) : la validation du choix du stage appartient à la spécialité. NB : Selon les départements, la préparation du stage peut revêtir des formes différentes : certains auront à faire des rapports bibliographiques, d autres des soutenances de pré-stages.renseignez vous auprès de votre responsable des stages. 3. Aspects administratifs a) Choix du stage Le sujet, accompagné de toutes les informations utiles, doit être validé par le responsable des stages de la spécialité. Vous pouvez également lui demander des conseils pour la rédaction des CV et lettres de motivation, ainsi que pour avoir des contacts (essentiellement des années passées). Recherche de stage : en entreprise ou en laboratoire en France : vous devez faire la recherche par vous-même. Quelques pistes : forum, annuaire des anciens (ADIPS), offres de stage (ADIPS, intranet, sites internet ), bases de données des départements, à l étranger : vous devez dans un premier temps contacter les RI. o o si vous recherchez un stage en entreprise, c est à vous d en faire la recherche si vous souhaitez postuler à des stages dans des universités : vous contactez les laboratoires (contacts éventuellement donnés par les RI) en mettant en copie les RI 1 1
b) Convention (consulter l intranet) Pour démarrer le processus administratif de votre stage, rendez-vous sur la base Horizon Entreprises de Polytech Paris Sud, et remplissez votre «Fiche de stage». C est elle qui génèrera la convention de stage quand elle sera complète. La convention de stage complète sera imprimée par le secrétariat et vous serez prévenu de venir la chercher. Déposer le dossier papier complet au bureau des stages de Poyltech Paris-Sud la convention en trois exemplaires signée par vous et par l'entreprise la copie de la carte d'étudiant l'attestation de responsabilité civile 2 enveloppes au format 16*23 (ou 16*32) libellées : une à l'adresse de l'élève, une à l'adresse de l'entreprise d'accueil. Pour tout séjour à l étranger, o Attention aux cartes d identités périmées mais valides sur le sol français. Tous les pays ne les acceptent pas, faites faire un passeport impérativement. o Attention également aux conditions d obtention des visas. Renseignez-vous auprès des ambassades. o Prenez une assurance «voyage» personnelle qui couvre : le rapatriement, l avance des frais médicaux et chirurgicaux, l avance de fonds à l étranger (raisons juridiques), accompagnement psychologique o joindre le mail de confirmation de votre inscription au fichier ARIANE du site du ministère des affaires étrangères : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/le-ministere-et-son-reseau/evenements-et-actualites-du/article/vous-partez-envoyage-inscrivez o joindre la fiche Sécurité à l International Le bureau des stages se charge de faire signer la convention par votre responsable de stage de l'école, le tuteur de stage de l école, le service des Relations Internationales si départ à l étranger le directeur de l école Le service des stages enverra une convention signée à chaque partie prenante. Avant de commencer votre stage, vous devez vérifier que votre convention est conforme et signée par toutes les parties concernées (l entreprise, Polytech Paris Sud et vous-même). Cette convention est indispensable. Attention aux délais. Il convient de compter au moins une semaine pour cette phase!!! Convention non signée avant début du stage = stage non validé Tout courrier doit être envoyé à l adresse suivante : Polytech Paris Sud Maison de l ingénieur Bâtiment 620 Rue Louis de Broglie Campus d Orsay Université Paris Sud 91405 ORSAY Cedex Vous ne devez pas commencer votre stage sans avoir reçu la convention signée par le directeur de Polytech Paris Sud. 2 2
c) Tuteur Un tuteur de l école vous accompagnera durant cette période en entreprise. Conjointement avec votre responsable en entreprise, il a pour rôle de juger votre travail, mais également de vous aider pendant le stage (aide technique ou concernant les documents exigés pour les évaluations). N hésitez pas à le contacter en cas de problème (problème de sujet de stage, d encadrement, ) ou pour toutes autres questions pratiques. Votre tuteur pourra faire une visite sur site. Il devra être présent le jour de la soutenance. 4. Rapport de stage Taille : 45 pages maximum. L objectif de ce rapport, en dehors de l évaluation qu il permet, est de vous mettre en valeur. On distinguera les «bons rapports» des «moins bons» en ce qu ils seront extrêmement personnels Ce rapport s organise en trois parties : Une présentation de l entreprise : entre 6 et 8 pages Une présentation de votre mission : 30 pages maximum Les apports du stage : 5 pages Il comprend évidemment une introduction, une conclusion et une bibliographie aux normes (cf annexe). a) La présentation de l entreprise : entre 6 et 8 pages Cette partie est souvent comprise comme une simple reprise du site internet de l entreprise, un «catalogue» de fonctions administratives ou des équipes de travail... Ce n est pas l objet : il s agit comme dans tout le rapport de vous mettre en valeur. Comment procéder? Imaginez que vous aurez à présenter non pas l entreprise seule, mais l entreprise dans son secteur, dans sa branche. Imaginez là encore qu il s agit non pas d un public «école», mais d un public type chambre des métiers.. Cela veut dire : Présenter le marché, son dynamisme, son évolution les dernières années. La position concurrentielle de l entreprise : qui sont ses concurrents, quelle est leur taille, leurs parts de marché..tout ce que vous pourrez trouver qui enrichira votre démonstration. Les clients, leur situation géographique. Enfin, cette partie doit se terminer par le fonctionnement interne de votre entreprise : organigramme sur lequel vous n aurez pas manqué de préciser là où vous vous situez.. b) La présentation de votre mission : 30 pages maximum Cette mission a été établie par l entreprise d accueil comme répondant à un besoin spécifique. Cela signifie donc que l on vous a donné des objectifs précis. Vous devez donc décrire le but de ce stage et expliquer comment vous avez fait pour y parvenir. Veillez à ne pas rentrer trop dans les détails : les explications très techniques seront mises en annexes. Par exemple, ne développez pas les lignes de code dans le corps du rapport. Vous pouvez éventuellement les mettre en annexe. Cette partie s adresse à un public scientifique qui n est pas nécessairement spécialiste du domaine. Pour la forme du rapport, vous devez adopter les règles que vous avez eues à respecter pour la rédaction des rapports du stage des deux années précédentes. 3 3
Quelques rappels : Sur la page de garde (cf annexe) soyez très précis sur les différentes coordonnées : l école, les dates exactes du stage, le lieu du stage, les responsables de l école et de l entreprise avec les numéros de téléphone et les emails. Le titre du stage doit apparaître en gros. Utilisez une police qui facilite la lecture (Arial 10 ou Times 12), marges habituelles. Numérotez vos figures et vos pages et faites des appels dans le texte à vos figures (et à vos tableaux). N oubliez pas de placer les remerciements au début du rapport. Relisez votre rapport et soyez vigilants sur l orthographe et la ponctuation. Faites surtout attention aux remerciements, à l introduction et à la conclusion! La bibliographie doit être normée (vous avez un récapitulatif des règles classiques en fin de document), les tableaux, graphiques, figures, photos sont à légender et à appeler dans le texte. Les annexes se trouvent à la fin du rapport. Elles sont à numéroter, n oubliez pas d en faire la liste. Dans la mesure du possible, soyez raisonnables. Elles ne donnent lieu à aucune obligation de lecture de la part du lecteur On doit pouvoir comprendre votre stage «sans elles». Dans certains cas très particuliers, elles vont représenter un très gros volume, reliez les à part du rapport. Les stagiaires à l étranger rédigeront leur rapport en anglais après en avoir convenu avec le responsable des stages, afin que leur encadrant puisse le lire. c) Les apports personnels du stage : 5 pages Vous devez inclure dans le rapport une partie mettant en avant les apports de ce stage par rapport à votre cursus et à votre futur métier. Vous pouvez par exemple aborder les thèmes suivants : analyse concernant la mission réalisée, vis-à-vis de l entreprise : situer la mission par rapport aux objectifs de l'entreprise, son importance dans l entreprise, les apports du stage pour l entreprise. analyse de votre travail : connaissances préalables qui ont été utiles, celles qui manquaient, celles acquises au cours du stage, celles qui n'ont pu être acquises (faute de temps ou de compétences), importance du travail en équipe, degré d autonomie, réflexion sur les erreurs commises ou les pertes de temps à postériori, apports de la formation, gestion de projet (réflexion a postériori sur la façon dont le projet a été managé, répartition temporelle des tâches). réflexions personnelles sur le fonctionnement des entreprises : relations hiérarchiques, réflexions sur le monde du travail, relations avec les clients des entreprises et les collaborations. relations sur le métier d ingénieur : liens hiérarchiques, est-ce que cette mission correspond à ce que vous attendez du métier d'ingénieur réflexion sur votre statut : intégration dans l'entreprise, quel métier d ingénieur vous souhaiteriez, ce stage influencera-t-il vos recherches d emploi (ou poursuite d étude) Insérez en fin du rapport un CV et la lettre de motivation que vous avez utilisés pour obtenir ce stage, ainsi que celui et celle que vous feriez à présent pour une nouvelle embauche. 4 4
5. Soutenance de stage de fin d études : 20 minutes de présentation suivies de questions. La soutenance se déroulera au Bâtiment 620, Maison de l Ingénieur, Plateau de Moulon à ORSAY. Pour vos présentations, nous mettons à votre disposition un PC portable et un vidéoprojecteur. Prévoyez plusieurs «supports informatiques» pour votre présentation et deux formats différents (ayez toujours un format pdf en plus d un autre type ppt). La soutenance (20mn d exposé suivies de 20mn de questions du jury) doit être soigneusement préparée. Cet exposé s adresse à un auditoire intéressé par le sujet mais non spécialiste, il doit donc être très précis et présenter clairement votre participation. Comme pour le rapport, évitez d exposer des détails trop techniques. Il est souhaitable que votre encadrant soit présent selon ses disponibilités et ses facilités de déplacement N'omettez pas d'indiquer les apports du stage et en particulier au niveau relations humaines, vision du monde de l'entreprise, etc Comme pour le rapport, évitez d exposer des détails trop techniques. La note qui vous sera attribuée tient compte du rapport, de la qualité de la soutenance (présentation orale et réponses aux questions) et des appréciations de vos responsables. 6. Evaluation et validation du stage de fin d études Le stage ne peut être validé que lorsque la note finale est supérieure ou égale à 10 sur 20. Celle-ci se décompose ainsi : - Coefficient 2 pour l évaluation de l entreprise et de la mission - Coefficient 1 pour le rapport écrit - Coefficient 1 pour le rapport oral. Le stage ne peut être validé que lorsque : la convention de stage est transmise signée par toutes les parties au secrétariat avant le début du stage, ou que le contrat de travail est au secrétariat dès qu il est signé en entreprise. l'appréciation du responsable de stage est fournie au secrétariat avant la soutenance, l évaluation par l étudiant de ses conditions d accueil la note finale est supérieure ou égale à 10 sur 20 le mémoire, s'il doit être corrigé, est remis au secrétariat à la date précisée par le responsable des stages. 5 5
ANNEXE 1 : Présentation de sources bibliographiques Une bibliographie peut être classée : par ordre alphabétique, par ordre chronologique d apparition, avec des renvois entre [] dans le texte. Quelques règles générales : Lorsque l auteur est une organisation, une association, citer son nom en guise d auteur sans l abréger : Ex : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques (INSEE) Lorsqu il n y a pas d auteur, ni d organisation : c est le titre de l article qui commence la citation : Ex : L économie du patrimoine naturel. (1993). La présentation d une référence bibliographique varie selon le type de document que vous avez à citer : Il existe de nombreuses variantes de présentation mais quelle que soit la forme choisie, la référence doit permettre à tout lecteur de retrouver le document sans aucune ambiguïté et difficulté. Pour un article (d une revue nationale, internationale, d un périodique, ): NOM Prénom de l auteur, Titre de l article, Titre de la revue, volume et numéro de la revue, (année de parution), pages de l article. Ex : [1] MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8. Ex : [2] VINCENT J., MILANE J., DANZUNPRE J.J. et SANVAING-DANLHOTTE J.J.J., Physical Review B, 55, (2001), p 1987. Si c est un article que vous n avez consulté que par voie électronique sachant qu il existe sous format papier, il est préférable d ajouter directement après le titre de l article et entre crochets [version électronique]. Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel. [Version électronique], Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8. Si c est une revue qui n existe que sous forme internet ou dont la forme internet diffère de la forme papier, indiquer à la fin de la référence la date à laquelle vous avez repris l article, suivie de l adresse du site : Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8, consulté le 11/09/2006 à l adresse http://www.cogsi.ecs.uk Pour un livre : NOM Prénom de l auteur, Titre de l ouvrage, Maison d édition, Ville de publication, (année de publication), pages du livre concernées. Ex: [3] BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p 23-28. Pour des documents obtenus sur Internet (Un site internet n est pas une source bibliographique). C est ce que l on y trouve qui en est une. Ainsi, comme déjà dit plus haut : Document en ligne : AUTEUR Prénom, Titre de l ouvrage, Maison d édition, Ville de publication, (année de publication), pages du livre concernées, consulté le jour, mois, année, sur source.. Ex : BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p 23-28, consulté le 11/09/2006 à l adresse http://www.cogsi.ec.uk Périodiques en ligne : AUTEUR Prénom, Titre du périodique, volume et numéro de la revue, (Date de publication de l article), pages de l article, consulté le jour, mois, année, sur source.. Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8, consulté le 11/09/2006 à l adresse http://www.cogsi.ecs.uk 6 6
ANNEXE II : Fiche d évaluation Les étapes du stage Evaluation entreprise (/10) Rapports écrits (/5) Exposé oral (/5) Critères d évaluation du stage Par le tuteur : prise en compte de la fiche remise par l entreprise/laboratoire d accueil, de l avis du tuteur (+/- visite), Contexte/enjeux de la mission Niveau technique ou scientifique (résultats) Maîtrise technique/scientifique (discussion) Recherche bibliographique Qualité introduction/conclusion Pertinence des documents mis en annexe Orthographe, grammaire, style Pagination, légendes, index, Apports de la mission (compétences), formulation des apports sur le CV Rapport général : Réflexion, prise de recul Rapport général : Présentation, construction, orthographe Présentation de la mission/vulgarisation Niveau technique ou scientifique Maîtrise technique / scientifique (questions) Expression (qualité, clarté, débit) Qualité de présentation (transparents,..) Très Bien Bien Passable Insuffisant Note (/20) 7 7
ANNEXE III : Première page type Nom du stagiaire Prénom du stagiaire Département : Rapport de Stage de fin d études 5ème année du à Polytech Paris Sud Dates du stage Tuteur école : NOM Prénom - titre Mail tel PHOTO LOGO TITRE A personnaliser Société : Adresse : Dates du stage : Tuteur de l entreprise : Tél. entreprise + mail : et son logo 8 8