Module 3: Personnaliser Excel *2010 incl.* 3.0 Introduction Puisque vous suivez ce cours, vous passez ou prévoyez probablement de passer un temps non négligeable à travailler avec Excel. Vous devez par conséquent savoir qu il existe un certain nombre de moyens de vous faciliter grandement la vie. Ce module va vous aider à personnaliser de façon permanente et en une seule fois votre manière d utiliser Excel et vous faire gagner du temps plus tard. Excel 2007 Il se peut qu il vous faille un certain temps pour vous habituer à ces modifications mais elles vous seront très profitables sur le long terme. Office 2007 met à votre disposition ces options à travers le bouton rond Office, que l on oublie parfois d utiliser tant il se fond dans le décor : situé en haut à gauche de l écran. Sélectionnez Options Excel au bas de la fenêtre après ouverture : 2010 Excel with Business 1 Module 3: Personnaliser Excel
Ce qui donne : (Dans Office 2003, vous trouverez la plupart de ces fonctionnalités dans le menu Outils > Options) Excel 2010 La personnalisation d Excel 2010 concerne essentiellement le Ruban abordé dans le module 1 : Tableau de bord Excel. Il est toujours possible d intervenir sur la plupart des autres options mais en suivant un chemin différent : Fichier > Options : 2010 Excel with Business 2 Module 3: Personnaliser Excel
Ce qui amène à l écran d options ci-dessous (quasiment identique à celui d Excel 2007) : Notez que, contrairement à la majeure partie du reste du cours, les manipulations que nous suggérons ici sont à effectuer une seule fois (sur chaque ordinateur sur lequel vous travaillez) et vous n aurez plus besoin de vous en préoccuper ultérieurement. Les sections présentées ici (3.1 à 3.6) reprennent les six catégories d options de la barre de navigation située à gauche comme illustré dans la capture d écran ci-dessus. 2010 Excel with Business 3 Module 3: Personnaliser Excel
3.1 Standard Activer instantané l aperçu La fonction Activer l aperçu instantané est une nouveauté d Office 2007 permettant à l utilisateur de prévisualiser le résultat d un changement de format sur une feuille en passant simplement la Nous recommandons de n afficher qu une seule feuille de calcul à l ouverture d un nouveau fichier pour: éviter aux utilisateurs de perdre du temps à vérifier si les feuilles 2 et 3 contiennent des donnéesencourage users to name worksheets rather than go with the defaults encourager les utilisateurs à nommer leur feuille de calcul plutôt que rester avec le nom par défaut souris au-dessus de divers boutons d options de mise en forme. Nous évoquons ce point dans le module 27 : Format de cellules. Certains utilisateurs sont gênés ou déconcertés de voir l apparence de leur document changer si soudainement sans avoir cliqué sur quoi que ce soit. Vous pouvez donc désactiver cette fonction : Bouton Office > Options Excel > Standard > Décocher Activer l aperçu instantané Polices Entre les versions 2003 et 2007, Microsoft a décidé qu Arial taille 10 devait être remplacé par Calibri taille 11. Si vous n aimez pas cette option, vous pouvez modifier le type et la taille de la police de cette façon : Bouton Office > Options Excel > Standard > Utiliser cette police et Bouton Office > Options Excel > Standard > Taille de police respectivement. Affichage par défaut Vous pouvez remplacer l affichage par défaut d Excel par le mode Mise en page ou Aperçu des sauts de page (voir module 9 : Affichage). Si pour vous l apparence de votre feuille à l impression est importante, voire primordiale, il peut être utile de modifier ce paramètre par défaut : Bouton Office > Options Excel > Standard > Affichage par défaut des nouvelles feuilles > Aperçu des sauts de page 2010 Excel with Business 4 Module 3: Personnaliser Excel
Nombre de feuilles Le nouvel Excel contient par défaut trois feuilles de calcul. Pour modifier ce paramètre : Bouton Office > Options Excel > Standard > Inclure ces feuilles Nom d utilisateur Vous pouvez modifier le nom d utilisateur selon la personne qui travaille sur votre ordinateur. Ceci est principalement utilisé lorsque la feuille est envoyée à plusieurs personnes et qu il est important de garder une trace de l auteur initial. De même quand des commentaires sont insérés dans le fichier (voir le module 31 : Révision) et que vous devez vous assurer que les contributions de chaque personne sont correctement identifiées. Bouton Office > Options Excel > Standard > Nom d utilisateur 3.2 Formules Excel vous permet de mettre en évidence les erreurs éventuelles dans vos feuilles. Bien que cette fonctionnalité ne vous rende pas infaillible, c est une aide précieuse pour éviter certaines erreurs courantes. L ensemble complet des options est accessible depuis : Bouton Office > Options Excel > Formules > Règles de vérification des erreurs 2010 Excel with Business 5 Module 3: Personnaliser Excel
Nous recommandons de conserver toutes ces options activées et de vérifier tout indicateur qui apparaît. Si vous voulez vraiment vivre dangereusement, vous pouvez désactiver tous les indicateurs : Bouton Office > Options Excel > Formules > Vérification des erreurs > Activer la vérification des erreurs en arrière-plan 3.3 Vérification Le principal paramètre de vérification que nous recommandons de personnaliser est la Correction automatique sans omettre de consulter les autres options. Tout comme dans Word, vous spécifiez une chaîne de caractères (par ex. «EEE») que vous voulez qu Excel remplace automatiquement par autre chose (par ex. «Excel en entreprise»). Ceci a essentiellement pour but d éviter une erreur d orthographe que vous avez tendance à faire, ou de pouvoir utiliser des abréviations et laisser Excel se charger de la tâche (comme dans notre exemple EEE ou Excel en Entreprise). Pour cela : Bouton Office > Options Excel > Vérification > Options de correction automatique 2010 Excel with Business 6 Module 3: Personnaliser Excel
3.4 Enregistrer Il s agit probablement ici du paramètre par défaut le plus important à prendre en compte. Un plantage d Excel, une coupure d électricité ou des défaillances matérielles sont des incidents trop courants pour être ignorés. Aussi nous vous recommandons de faire enregistrer votre travail par Excel par intervalles de quelques minutes : Bouton Office > Options Excel > Enregistrement > Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les [x] minutes (cocher la case à gauche de cette option) Il est également conseillé de définir votre bureau comme emplacement du fichier de Récupération automatique. Lorsque vous êtes confronté à la perte potentielle d un volume de travail important, la perspective de chercher partout votre fichier est la dernière chose que vous voulez. Ceci dit, lorsque vous avez récupéré le fichier perdu, replacez-le là où il se trouvait et supprimez le fichier sur votre bureau. 3.5 Options avancées Toutes les options présentées ici valent aussi la peine d être examinées, mais nous recommandons en particulier : Après avoir appuyé sur Entrée (première option). Le paramètre par défaut est défini sur Déplacer la cellule sélectionnée vers le bas après validation. Les personnes qui travaillent sur des comptes ou des bases de données pourront préférer remplacer cette option par Déplacer la cellule vers la droite. Modification directe dans les cellules (quatrième option). En désactivant cette option, l utilisateur peut double-cliquer sur chaque cellule liée à une autre cellule (dans le fichier ou à l extérieur) et être dirigé sur cette cellule. Ceci est très utile lors de la vérification d une feuille (voir module 23 : Audit de formules). Section Affichage. Ces options sont particulièrement précises. Il n y a aucun inconvénient selon nous à augmenter le nombre des documents récents jusqu à une trentaine. 3.6 Personnaliser Les options de personnalisation permettent de modifier les fonctionnalités incluses dans la barre d outils Accès rapide. Ce point est évoqué dans le module 1 : Tableau de bord Excel. 2010 Excel with Business 7 Module 3: Personnaliser Excel