Compte-rendu Réunion éditeurs Paris le 28 mars 2012 La Direction de la Relation Client de l établissement de Bordeaux a réuni les principaux éditeurs de logiciels et représentants SI des employeurs à Paris, le mercredi 28 mars. Etaient présents, l équipe projet Mag Elan et la maitrise d ouvrage chargée de la normalisation de la déclaration des données sociales via la DADS en norme 4DS. Les objectifs visés par cette rencontre étaient : établir un bilan du passage à la norme 4DS en focalisant sur les difficultés rencontrées au cours de la campagne et sur les solutions adoptées ; présenter le protocole prévu pour la mise en œuvre des échanges de fichiers en bilatéral (hors circuit CNTDS). Outils nécessaires au déblocage en masse des déclarations en anomalie support ou carrière et à la transmission des déclarations modificatives en «annulent et remplacent» partielles (notamment dans le cadre des modifications rétroactives de la situation administrative des fonctionnaires effectuées par employeurs) ; décrire les principales évolutions du cahier technique prévues par la CNRACL pour la campagne 2013. Recouvrement des cotisations Une première partie est consacrée à un rappel des nouvelles procédures de versement des cotisations mises en place. Sont également évoquées les principales anomalies relevées depuis le début de l année (erreur de compte bancaire et erreur de référence de virement), sur les périodicités et sur les dates d exigibilité. Les éditeurs indiquent qu ils connaissent parfaitement les nouvelles modalités mises en place en 2011 et qu ils n ont pas de remontées spécifiques de la part des employeurs. Ils ne peuvent avoir d actions directes sur les employeurs concernant ce point. Bilan de la campagne 2012 L équipe Mag Elan présente les premières constatations observées sur la campagne 2012. Des préconisations sont proposées à partir des situations rencontrées. Deux points sont notamment évoqués : avant d accepter une déclaration et par conséquent alimenter les CIR (Comptes individuels retraite), le nombre d agents en anomalie est analysé par la CNRACL. Si ce nombre dépasse le seuil de 50% des agents déclarés, la déclaration est bloquée ; le second seuil de blocage concerne l écart financier, paramétré à + ou 30 uros entre le montant des cotisations versées par l employeur pour l exercice de référence et le montant des cotisations déclarées dans la DADS pour l ensemble des agents (ou 5%). Les écarts constatés dans les déclarations introduisent naturellement le thème des déclarations fractionnées. Un éditeur indique qu il a effectivement procédé à la transmission de déclarations fractionnées dans le cadre de la reprise en compte par sa société de collectivités changeant de logiciel de paie en Direction de la relation client 1
cours d année. Il a produit une déclaration scindée en deux et portant dans chacune d elles les mêmes agents pour chacune des parties de l année 2011 correspondantes. Réponse : la fraction n est pas prévue pour gérer ce type de situations ; il est interdit de découper les années en plusieurs fractions ; la fraction permet seulement de scinder une déclaration en plusieurs populations d agents formant des ensembles disjoints et déclarant à chaque fois l exercice en une seule fois ; la solution externe peut être trouvée dans le cadre d une migration de donnée idoine ; cette méthode ne permet pas l intégration des données dans le SI de la CNRACL ; En conséquence, ce type de déclaration a été bloqué. Pour cet éditeur, le fractionnement est une solution pour la S20 et il faut que la CNRACL suive les directives diffusées par la CNAV. Celle-ci donne l autorisation sur le site E-VENTAIL dans le forum «Question/Réponse» d utiliser le fractionnement pour régler les difficultés liées à un changement de logiciel en cours d année. La CNAV, dans le cadre d échanges bilatéraux avec cet éditeur, avait autorisé en version précédente de la norme à fractionner dans cette situation. Cet éditeur a déjà utilisé cette méthode par le passé et n a jamais eu de retour. L éditeur précise également que le cahier technique de la norme n empêche pas de produire ce type de fraction. Réponse : nous appliquons précisément les règles et contrôles contenus dans le cahier technique ; l intégration des situations déclarées et leur contrôle est extrêmement dépendante de la structure et du périmètre des déclarations autorisées en émission ; le non-respect de ces protocoles met en danger la qualité des droits intégrés dans les comptes. D où le blocage de ce type de déclaration ; Nous échangerons rapidement avec le CNTDS à ce sujet afin de trouver des solutions à la bonne production des déclarations concernées. Il est précisé que la gestion cible de la CNRACL s inscrit dans un environnement juridique contraint (réforme des retraites, droit à l information) et une gestion stricte des droits reconnus en parfaite adéquation entre cotisations déclarées et cotisations versées à partir de la DADS. Ces différentes contraintes nous ont imposé une reconstruction de la chaine de réception des fichiers de déclaration. Un autre éditeur indique que deux de ses clients ont rencontré des erreurs au titre d années antérieures et qu il n est pas possible de déclarer sur la N4DS pour des exercices passés. Réponse : les montants versés dans une année de référence, correspondant à des années de rattachement antérieures, sont inclus dans la version actuelle de la norme dans le montant total déclaré pour l année. Les données administratives quant à elles ne peuvent être communiquées par fichier pour l instant. Il est prévu une évolution en 2013. Les montants déclarés seront présentés dans deux rubriques distinctes : les montants concernant l année de rattachement traités par la campagne en cours et les montants versés sur rappel d exercice antérieur. Il est vrai qu aujourd hui, nous sommes uniquement sur l annule et remplace totale. A partir de fin 2012, il sera possible de transmettre en bilatéral avec la CNRACL des déclarations en annule et remplace partielle afin de nous communiquer les modifications sur les périodes de carrière (pour corriger des anomalies en masse et pour communiquer des modifications rétroactives). Cet éditeur indique qu il y a des problèmes de flux. Les établissements ont consigne de faire leurs modifications directement sur la plateforme E-services et il nous est impossible de savoir où en sont nos clients dans leurs corrections. Cette méthode est totalement rédhibitoire pour un établissement hospitalier qui doit procéder à 2000 voire 3000 rectificatifs «à la main». Un éditeur demande un code et une structure pour pouvoir tout déclarer. Direction de la relation client 2
Réponse : c est en effet un problème pour la campagne 2012 qui n existera plus l année prochaine. Un éditeur indique que nous parlons de la terminologie DADS-u (= Unifiée) afin de mettre tous les OPS d accord et il semble qu on n y arrive pas puisque des échanges bilatéraux sont à nouveaux proposés. Réponse : la cible reste la limitation des échanges bilatéraux. Le groupe de travail organisé dans le cadre de la commission de la norme n a pu malheureusement aboutir à la mise en place d un protocole unifié de déclaration modificative partielle pour la version X7 campagne 2013. Question / Réponses Q : Transmettre une nouvelle déclaration c est un annule et remplace totale? R : L annule et remplace totale est la solution massive proposée par la norme sous la forme d une seule émission en 2012 et possibilité de trois émissions en 2013 que nous intégrerons au «fil de l eau». Mais elle s applique à la totalité d une déclaration. La CNRACL préconise une méthode «plus douce»avec la mise en place de l annule et remplace partielle en bilatéral visant seulement les agents touchés par les modifications. Q : La partielle c est autre chose lorsque l exercice est clos? R : L utilisation du circuit bilatéral répondra à votre demande. Nous sommes en capacité de réceptionner les déclarations modificatives au «fil de l eau». Un protocole fixant la cinématique des échanges en termes de délai et d enchainement par rapport aux déclarations initiales est en cours d étude détaillée. Les éléments vous seront communiqués. Vous devez être en mesure de fournir les données prévues par le filtre CNRACL dans le respect des règles édictées par la CNIL. Q : Pour nous éditeur, ce n est pas encore tout à fait clair les changements de version prévus? Quel est le calendrier? R : La version X7 du cahier technique N4DS pour la campagne 2013 sera diffusée par le CNTDS le 7 juin 2012. Q : Notre principal souci aujourd hui se situe sur les déclarations rétroactives. Est-il possible d arrêter de faire des modifications avec des effets rétroactifs? R : La CNRACL ne fait qu appliquer les textes. Nous rencontrons les mêmes difficultés notamment sur la réforme des retraites avec des arrêtés avec effets rétroactifs. Nous essayons au mieux d alerter les autres organismes sur les problèmes de gestion que nous pouvons rencontrer, sur les grands projets d évolution de la gestion de la protection sociale. Notamment, sur le RGCU (Répertoire de gestion carrières uniques) et la DSN (Déclaration sociale nominative). Q : Dans quel cas utilise-t-on ce process bilatéral? R : Lorsqu il y a des gros volumes d anomalies à corriger, des modifications de masse à transmettre, à l initiative de l employeur. Annule et remplace partielle Le protocole de déclaration en annule et remplace partielle est présenté (cf. diaporama). La déclaration initiale n est pas modifiée en tant que telle. Seule la structure S65 est améliorée par la ventilation des cotisations en montant de l année de rattachement, montant sur rappel. Annule et remplace totale Q : La CNAV ne bloquera pas les envois après le 31/01? R : Pour les déclarations annule et remplace totale de type 59 transmises cette année, un seul envoi est possible. La date du 31 janvier ne constitue pas un blocage CNAV mais une date au-delà de Direction de la relation client 3
laquelle des pénalités sont envisageables. Toutefois certains OPS refuseront les déclarations après une certaine date. Concernant la CNRACL et le RAFP, les envois après le 31/01 sont acceptés, ce protocole d annule et remplace totale est toutefois à utiliser avec prudence compte tenu qu il efface la totalité d une déclaration précédente. Pour un exercice donné la date limite CNAV est le 10 novembre de l année. Orientations Nous nous sommes rapprochés de vous par deux fois l an dernier pour nous assurer de la bonne orientation sur l annule et remplace. Q : Pouvez-vous nous indiquer comment gérer les titularisations avec effets rétroactifs? R : Concernant purement la CNRACL cela passe par l envoi d une déclaration complémentaire (52) en bilatéral. Q : Faut-il procéder à une déclaration des montants sur rappel par année de rattachement? R : Non, ce n est plus à l ordre du jour Q : Concernant les rappels de montant de référence? R : Oui, cela est possible. Les rappels sont inclus dans la déclaration initiale. Q : Il y a le circuit des éditeurs (les fichiers N4DS) et le circuit des employeurs par la plateforme E-Services et le fait d avoir plusieurs circuits de mises à jour est dangereux. Exemple : Un éditeur fait une N4ds le lundi et l employeur procède à une déclaration le mardi sur la plateforme E-Services R : Nous offrons un outillage complet. Ne pas faire des déclarations multiples ou contradictoires est sous la responsabilité de l employeur. Nous mettons bien entendu des contrôles de réception pour bloquer ce type de déclarations. Nous sommes gestionnaires de nombreux fonds, soumis à des fonctionnements, des procédures et des règles très variés. Aussi, des différences dans le fonctionnement des outils existent selon les fonds, même si la cible est toujours à la plus grande harmonisation. Q : L employeur va vouloir comparer les montants et il pourra trouver des différences entre lui et l éditeur? R : Nous offrons la possibilité d apporter les corrections. Q : Vous comparez les montants versés et déclarés de la N4DS. Avec les rappels, il y aura forcément des montants non déclarés. Faudra t-il les rajouter par saisie sur la plateforme E- services? R : Toutes les modifications pourront être apportées via le service de correction d anomalies, d envoi de fichier modificatif ou de demande de remboursement si trop versé. Q : On a souhaité tout automatisé et là on va générer de nouveaux des traitements manuels. Qu est-ce qui vous empêche de recevoir des montants d années précédentes? R : A partir de 2013, les montants relatifs à des années de rattachement précédentes devront être inclus dans la déclaration initiale, et de façon séparée (rubriques différentes pour les rappels). Concernant la déclaration des cotisations, versées sur l année en cours pour des agents ayant quitté l employeur l année précédente, la CNRACL va rechercher une solution pour les intégrer dans la déclaration initiale en version X7. Q : Le RAFP ne rencontre pas les mêmes difficultés et cumule par exemple une quarantaine de 0251 et cela ne pose aucun souci. R : Pour le RAFP, la déclaration étant purement financière en ce qui concerne les données sensibles, leur intégration en empilement est favorisée. Direction de la relation client 4
Q : Le nouveau S65-G43 dans la déclaration initiale ou complémentaire est-il également validé par le bureau technique du CNTDS? R : Formellement oui, la validation définitive interviendra le 29 mai 2012. Nouveautés 2012 Les nouveautés prévus pour la version X7 sont présentées (Cf. Diaporama) Q : Est-il possible de déclarer rétroactivement le jour de carence? R : Vous devrez procéder à une déclaration modificative en annule et remplace partielle. Conclusion de la journée Sur les versements : o Cela relève des procédures métiers et pas une problématique éditeurs o Action proposée par la DRC : voir s il est possible de faire un rappel des procédures et paramétrage Sur la campagne DADS : o Il reste des sujets à traiter qui peuvent l être au titre de l année de transition par des opérations ponctuelles en lien avec l équipe déploiement. o Sur le processus annule/remplace partielle : choisir le bon outil sur la palette offerte o Il reste des questions de fond de type autorisation CNAV par rapport à la norme o Il reste des questions liées à l historique, des problématiques liées à la spécificité Fonction Publique Sur les évolutions futures : o Travail à faire pour mettre en évidence les difficultés voire parfois l impossibilité de mettre en œuvre ce que l on nous demande o L objectif est de travailler de façon complémentaire mais pas de jouer sur les deux tableaux Comment avancer ensemble? 1 - Résoudre les questions en suspens par des relations avec les équipes de gestion ; 2 - S organiser comme proposé pour peser sur les décisions futures : - en utilisant l espace partenaire du site Internet www.cnracl.fr - en respectant l organisation mise en place qui permet de mieux formaliser les problématiques, de faire remonter de façon coordonnée les propositions et remarques. Direction de la relation client 5