APLON FRANCE PAIE VB PAIE VB

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1 APLON FRANCE PAIE VB PAIE VB

2 SOMMAIRE N de pages I II III IV Généralités...I-1 Choix de la Société de Travail...I-1 Paramétrage Général...I-2 Editions...I-5 Boutons...I-7 Paramétrage de la Paie...II-1 Constantes...II-1 Tables Libres...II-2 Dictionnaire...II-4 Valeurs Générales... II-4 Rubriques... II-9 Tables d échelons... II-13 Services... II-14 Conventions Collectives... II-15 Organismes Sociaux... II-16 Profils... II-17 Opposition sur salaires... II-18 Bulletins... II-19 Jours fériés... II-20 Paramétrage du Dossier...III-1 Fichiers de Base...III-1 Société... III-1 Caisses... III-10 Rattachements aux caisses... III-14 Les affectations comptables... III-17 Autres Paramétrages...IV-1 Prêt... IV-1 Acompte... IV-2 Opposition... IV-3 Sanctions... IV-4 Visites Médicales... IV-5 Mise à jour en Tableau... IV-6 Faites votre sélection... IV-7 Effectuez les modifications... IV-8 Quittez en validant votre travail... IV-9 Mise à jour par Assignation...IV-10 Augmentation des Salaires...IV-12 Mise à jour automatique des Tables d échelon...iv-13 Mise à jour automatique des Tables de saisie et cession sur salaires...iv-14 V Le Personnel... V-1 Menu Général... V-1 Salariés... V-2 Enseignants...V-10 Autres Personnels...V-15 Personnels Partis...V-17 Honoraires...V-17 Boutons...V-18 Calendrier de Modulation... V-18 Sanctions / Visites Médicales... V-21 Caisses... V-22 Rubriques... V-23 Libre... V-24 Historique... V-25

3 VI VII Bulletins / Relevés...VI-1 Eléments Individuels... VI-1 Par Salarié ou enseignant... VI-1 Par Rubrique... VI-3 Affectation Rapide... VI-4 Contrôle des Affectations... VI-6 Calcul d un Salaire Brut/Net... VI-7 Visualisation... VI-8 Edition... VI-10 Editions.. VII-1 Les Etats de Paie...VII-1 Registre Mensuel des Salaires / des Cotisations... VII-3 Ventilation des Nets de Paie / des Paiements... VII-3 Ordre de Virement / de Prélèvement... VII-4 Fiches Individuelles... VII-4 Déclarations aux Caisses... VII-5 Registre du Personnel / des Enseignants... VII-5 Indemnités et Retenues Nets... VII-6 Abattements sur Bas Salaires... VII-6 Registre Retraite / Prévoyance... VII-7 Les Listes Standards du Personnel...VII-8 Etiquettes... VII-8 Trombinoscopes... VII-9 Déclarations Périodiques... VII-9 Etats nominatifs Périodiques... VII-10 Récapitulatif des Bruts Etat... VII-10 Synthèse Sectorielle... VII-11 Liste des Changements d Indice... VII-11 Provision pour Congés Payés... VII-12 Provision pour Départ à la Retraire... VII-14 Fiche de Renseignement... VII-15 Déclaration Caisse Individuelle... VII-16 Sectoriel... VII-16 Etats Synthèse des Calendrier... VII-17 Les Déclarations Standards...VII-18 ASSEDIC... VII-18 Attestation URSSAF... VII-18 Main d oeuvre... VII-19 Multi Employeur... VII-19 Unique d embauche... VII-20 Travailleur Handicapé... VII-20 Accident du Travail... VII-21 C.N.A.S.E.A... VII-21 Autres Editions Standards...VII-22 Effectif... VII-22 Annuaire... VII-23 Statistiques... VII-23 Bilan Social... VII-28 Les Listes Libres (en tableau)...vii-29 Les Listes Libres (statistiques)...vii-34 Les Listes Libres (traitement de texte)...vii-37 Création d une Fusion avec Word... VII-38 Les Listes Libres (étiquettes libres)...vii-40

4 VIII IX Importations / Exportations..VIII-1 Banques...VIII-1 DADS-TDS Normes...VIII-2 DADS-Accident de Travail... VIII-4 DADS Générale... VIII-4 DADS Individuelle... VIII-7 Documentations Préparatoires UDOGEC...VIII-8 Prud hommes...viii-10 Importation des Bruts Rectorat...VIII-11 Extraction / Fusion...VIII-12 Extraction Fichier Texte...VIII-13 Comptabilité (Exportation des Tiers)...VIII-14 Comptabilité (Exportation des Ecritures)...VIII-17 Importation Heures de Pointeuses...VIII-19 Clôture...IX-1 X Autres traitements... X-1 Evénements... X-1 Arrêt de travail... X-2 Avantage en nature repas... X-5 Congés... X-8 Formation... X-11 Salaires Etat... X-13 Nouveau salarié... X-16 Départ d un salarié... X-21 Modification / Annulation d un événement... X-26 Archivage des événements... X-26 Simulation... X-27

5 Généralités CHOIX DE LA SOCIETE DE TRAVAIL Menu : Fichier/ Choix d une société Ainsi qu à chaque lancement du logiciel de paie si vous gérez plusieurs sociétés. Sélectionnez dans ce tableau la société sur laquelle vous souhaitez travailler. Vous pouvez, le cas échéant, vous aider de la fonction de tri en cliquant sur les entêtes de colonnes. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre sélection. Société traitée Périodes en cours Paie Relevés de cotisations enseignants Menu déroulant Raccourci menu Anniversaires du personnel à souhaiter Astuces sur l'application Données de paie sur la société traitée Informations internes propres à l'établissement Informations du centre APLON Généralités I-1

6 Généralités PARAMETRAGE GENERAL Menu : Fichier/ Paramètres Les fichiers de "paramètres" sont destinés à régler certaines notions techniques de la paie (imprimantes, liens avec la comptabilité que vous utilisez ) ; ils sont en principe positionnés lors de la mise en place de l'application, et ne sont modifiés par la suite qu'à de rares occasions (vous changez de logiciel de comptabilité ou d'imprimantes, par exemple). Ils n'agissent pas directement en paie, mais peuvent occasionner quelques désagréments s'ils sont mal positionnés (problèmes d'impression, impossibilité de transférer les écritures dans la comptabilité etc. ). 1. Documents par défaut Ce tableau vous permet de sélectionner, à l aide du combo box, le document que vous voudrez voir apparaître par défaut lors des éditions de vos événements. Les lettres proposées en standard sont modifiables. Vous pourrez, grâce au module des listes libres/ liaison vers le traitement de texte, créer, dupliquer et modifier ces dernières. 2. Comptabilité Ce module va permettre de paramétrer le format d intégration en comptabilité de fichiers (écritures et tiers : salariés et enseignants). Généralités I-2

7 Généralités Si la comptabilité que vous utilisez sait intégrer des données par le biais d un fichier Ascii, vous pouvez indiquer ici le format de ce fichier. Si ce n est pas le cas ou si le comptable préfère saisir lui-même les écritures, l état comptable «registre du sectoriel» qui s édite au moment du calcul des états de paie lui sera utile. Si vous ne souhaitez pas utiliser le transfert de fichier, laissez la coche sur Sage. Vous devez cocher le logiciel de comptabilité que vous utilisez. Le fichier Ascii sera créé en fonction des paramètres indiqués dans la partie droite. Pour les logiciels Progress et Sage ligne 500 pack les formats d intégration des fichiers sont préparamétrés. Cette partie n est accessible que si vous avez coché Autre au niveau du point n Dans le cas où votre comptabilité accepterait d intégrer des écritures à partir d un fichier Ascii, et que cette comptabilité n est ni Sage ni Progress, vous devez indiquer le format de celui-ci. Deux types de format sont proposés : Un fichier dont les champs sont fixes : Le principe est que pour chaque champ sélectionné, vous devez indiquer la position du premier caractère du champ et sa longueur. Deux champs ne peuvent pas se chevaucher. Vous devez indiquer la position du premier caractère et la longueur des champs qui figurent dans le fichier. Des formats vous sont proposés pour les champs Date, Montant et Signe. Vous devez indiquer le nom du fichier. Si la comptabilité ne sait lire des données qu au format Dos, cochez cette case pour obtenir des accents corrects. Généralités I-3

8 Généralités Un fichier dont la position des champs est variable : Ici peu importe de savoir si le premier caractère d un champ doit commencer à la position 1,8 ou autre. On distingue chaque champ par un caractère délimitateur et/ou un séparateur. En revanche l ordre d apparition des champs dans le fichier doit être indiqué. Vous devez indiquer l ordre dans lequel les champs doivent figurer dans le fichier. Vous devez obligatoirement indiquer le délimitateur, le séparateur et le caractère de fin d enregistrement utilisé pour le fichier. Généralités I-4

9 Généralités EDITIONS Lorsque vous cliquerez sur le bouton EDITER, dans les différentes fenêtres qui se présenteront à vous, le logiciel vous permettra à chaque fois d obtenir une pré visualisation écran. Cette dernière vous évite d éditer sur papier la plupart des éditions de contrôle ère possibilité d écran de pré visualisation Permet de se déplacer dans l édition Permet d imprimer Permet d agrandir ou de réduire la page en aperçu Edition partielle d un fichier : Cliquez sur le sous total à éditer, dans la colonne APERCU, Placez le curseur sur l encadré rouge (la souris se transforme en loupe) et double cliquez sur cette zone, Le logiciel a créé un onglet supplémentaire au nom du sous total. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur l icône d impression. Généralités I-5

10 Généralités 2. 2 ème possibilité d écran de prévisualisation Permet de se déplacer dans l édition Permet d agrandir ou de réduire la page en aperçu Permet de choisir ce que l on veut imprimer Généralités I-6

11 Généralités BOUTONS Permet de valider la saisie en sortant. Permet de sortir sans valider vos modifications. Permet de sortir d un menu. Permet d imprimer vos données. Une pré visualisation vous sera proposée avant l édition afin de n éditer que les pages que vous désirez. Permet d accéder à l enregistrement sélectionné à modifier ou à consulter. Permet de créer de nouvelles valeurs. Permet de détruire l enregistrement sélectionné. Permet d extraire des données du logiciel pour les transmettre à une autre personne. Permet de récupérer un fichier transmis par une autre personne. Permettent de reporter des informations, à l identique, sur une autre sélection (onglets, sociétés ) sans risque d erreur contrairement à la saisie manuelle. Généralités I-7

12 Paramétrage de la paie Pour les dossiers multi-société, ces menus reprennent des valeurs qui s appliqueront à tous vos dossiers de paie. CONSTANTES Menu : Fichier/Constantes Les constantes sont des fichiers d'aide, car ils seront utilisés tout au long de la paie, lors de la création de caisses, de salariés, d'enseignants, de sociétés (en général, lors de la création d'enregistrements au niveau des structures). Bien que n'évoluant pas souvent, ils sont d'une grande utilité car ils vous permettent de ne pas avoir à consulter la documentation. Catégorie socioprofessionnelle, Situation de travail, Code URSSAF liaisons, Régime de cotisation, Motifs d entrée, Motifs de sortie, Professions normalisées. Les seules sur lesquelles vous pouvez intervenir en modification et/ou en création sont : Les sanctions, Les absences. Paramétrage de la paie II-1

13 Paramétrage de la paie TABLES LIBRES Menu : Fichier/Tables libres Le personnel de l'établissement est composé des salariés, des enseignants, des sortis (qui peuvent toujours être rappelés pour une paie ou un relevé de cotisations) et d'autres personnes traitées uniquement lors des consultations prud'homales (président d'ogec ) ; leur fiche est un ensemble de zones standards fixées par l'application. A ce standard, l'utilisateur peut créer des zones qui lui semblent importantes et qui n'ont pas été prévues par le concepteur du produit ; il s'agit en fait des tables libres. Elles sont regroupées en cinq tables avec, pour chacune, la possibilité d'y inclure des zones "texte", "nombre", "logique" (oui/non), "dictionnaire" (constituant un dictionnaire) ou "date". Chaque table peut servir à un service de l'établissement "Infirmerie", "Secrétariat" Chaque table est indépendante et personnalisable au niveau des droits d accès. Exemple : Vous pouvez créer une fiche de renseignement complémentaire. Onglets Nom de la table Libellé Champ de la variable Paramétrage de la paie II-2

14 Paramétrage de la paie Icône Signification Insérer une zone de texte Insérer une zone de texte avec dictionnaire (liste déroulante ) Insérer une zone au format nombre Insérer une zone au format date Insérer une zone oui/non Insérer un libellé Modifier la zone sélectionnée Supprimer la zone sélectionnée Aligner les zones Valider la table libre Annuler les modifications Démarche à suivre : 1. Cliquez sur un onglet, nommez votre table si ce n est pas déjà fait. 2. Cliquez sur une de ces icônes ou choisissez le menu Insérer pour définir le type de zone à insérer. L icône en gris clair indique qu elle est sélectionnée. 3. Cliquez sur l espace de travail de la table à l endroit où la zone doit se situer (sachant que la zone pourra toujours être déplacée par la suite). 4. Indiquez le nom de la zone. S il s agit d un champ de variable texte avec ou sans dictionnaire, indiquez la taille de la zone que vous voudrez à la saisie (40 caractères maximum). Attention : Ne jamais donner au libellé et au champ le même nom. Exemple : Zone de type Libellé nommée «Portable :» Suffit à différencier les 2 types de zone Zone de type Champ nommée «Portable» Paramétrage de la paie II-3 -

15 Paramétrage de la paie DICTIONNAIRE Menu : Mise à jour/ Dictionnaire Les dictionnaires sont des données qui ne vont nécessiter que peu de mise à jour de votre part. Ces dernières n évolueront qu avec la législation sociale, comme les valeurs générales, et d autres avec les modifications structurelles de votre établissement ou de vos paies. 1. Valeurs générales Le tableau qui vous est présenté en ligne reprend toutes les valeurs sociales qui vous pourrez modifier en cliquant sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL Plafonds Vous retrouvez dans cet onglet les différents plafonds qui seront appliqués lors du paramétrage de vos caisses de paie et de cotisations enseignants. Les plafonds X, Y, Z ne sont pas à renseigner avec la législation actuelle. Pour plus de renseignements sur la définition d une caisse et son utilisation, reportez-vous au lexique : «PLAFONDS, BRUT, TRANCHES». Paramétrage de la paie II-4 -

16 Paramétrage de la paie 1.2. Valeur annuelle du point d indice et garantie minimum en point Ces zones permettent à l ordinateur de calculer les salaires bruts du personnel rattaché à une grille indiciaire (ECHELON), ainsi que du personnel à l INDICE ou au POINT. Il a été prévu quatre valeurs du point. Sachant que la plupart des établissements n en utilisent qu une seule (celle de la fonction publique), il vous est conseillé de renseigner la même valeur dans les zones : A, B, C, D afin de vous laisser plus de choix dans l utilisation de vos rubriques de paie. En effet, chacune de ces valeurs est utilisée par des rubriques différentes. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI DONNENT DROIT A UN TAUX PAR DEFAUT. Cette zone est utilisée dans le calcul de la cotisation de retraite complémentaire des cadres (AGIRC). Elle permet au salarié cadre qui n atteigne pas le plafond minimum (plafond A cadre + base mensuelle G.M.P.) de cotiser sur une valeur plancher et donc de s assurer, davantage de points retraite. Ce plafond sera à renseigner dans la fiche de chaque salarié cadre. Pour plus de renseignements reportez-vous au lexique : GMP. Paramétrage de la paie II-5 -

17 Paramétrage de la paie 1.3. Valeurs générales Le Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti correspond au prix du repas pour les avantages en nature. Le logiciel vous propose 4 valeurs possibles. Dans la zone A vous renseignerez la valeur applicable aux salariés dont le salaire ne dépasse pas le plafond A de l URSSAF et dans la zone B la valeur pour ceux qui le dépassent. Les zone C et D restent à votre disposition pour renseigner d autres valeurs. Cette valeur sera à renseigner dans la fiche de chaque salarié ayant des avantages en natures. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ELEMENTS INDIVIDUELS/ELEMENTS PARTICULIERS/AVANTAGES EN NATURE. Le Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance correspond au prix unitaire minimum horaire. Cette valeur interviendra dans plusieurs calculs : Brut des salariés payés au SMIC, Abattement sur bas salaire Ces 4 zones vont vous permettre de gérer les différents horaires mensuels de travail de vos salariés. Vous retrouverez ces informations au niveau du paramétrage de la qualification de chaque salarié ainsi que dans l entête de vos bulletins de paie. Cette valeur sert au calcul de l abattement sur bas salaire. L horaire mensuel légal que vous indiquerez dans cette zone prendra la priorité à l horaire légale indiqué dans la qualification du salarié. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ABATTEMENTS Paramétrage de la paie II-6 -

18 Paramétrage de la paie 1.4. indemnité résidence et supplément familiale A l heure actuelle, il n existe que 2 taux : 3% pour la région parisienne et 1 % pour certaines zones de province. Pour plus de renseignements, nous vous conseillons de vous reporter à la DOCOGEC. Ces valeurs seront à affecter dans la fiche de chaque salarié bénéficiant de cette indemnisation afin d automatiser la rubrique de paie 19 «indemnité de résidence». La VALEUR PLANCHER correspond au nombre minimal de points sur lequel se calcule cette indemnité. Exemple : Si un salarié, bénéficiant de cette rubrique, a un salaire inférieur à celui représenté par ce nombre de points, l indemnité sera calculée sur cette base et non sur son salaire. Ce tableau permet d automatiser le calcul du supplément familial sur tous les salariés qui auront leur fiche paramétrée (les personnes à charges renseignées et la zone suppl. familiale coché). Si vous souhaitez avoir plus de renseignements, nous vous conseillons de vous reporter à la DOCOGEC. Les VALEUR PLANCHER et PLAFOND permettent, là encore, de cibler les salaires minima et maxima pour le calcul du supplément. Pour les personnes bénéficiant du supplément familial, la partie fixe de la cotisation sera calculée au prorata de l horaire contractuel et la partie variable est un pourcentage qui sera appliqué au salaire de base. Le supplément familial se servant à la fois d une base fixe et d un pourcentage vous ne pourrez voir dans la colonne TAUX de votre bulletin de paie qu une simulation en pourcentage des deux variables fusionnées. PRIMES EN POURCENTAGE : Si vous n utilisez pas l indemnité de résidence, vous pouvez vous servir de ces éléments pour affecter des primes en pourcentages. Pour cela il ne faudra pas oublier de mettre la VALEUR PLANCHER à 999 et de modifier le libellé de la rubrique 19 dans le menu Mise à jour/dictionnaire/rubriques. Paramétrage de la paie II-7 -

19 Paramétrage de la paie 1.5. Taux de base Ce tableau n est destiné qu aux établissements monégasques. Il permet de saisir des taux horaires annuels pour le calcul des heures supplémentaires budgétés. Ces zones sont liées aux rubriques de paie 126 à 130 «heures supplémentaires». Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/ELEMENTS PARTICULIERS/HEURES SUP. A TAUX BUDGETE. Paramétrage de la paie II-8 -

20 Paramétrage de la paie 2. Rubriques Une rubrique de paie est une ligne qui apparaît sur vos bulletins de paie et de cotisation. Toutes les rubriques utilisables sont fournies avec le logiciel. Il vous est impossible d en créer de nouvelles ou de supprimer des rubriques non utilisées. Par contre, il vous est possible de personnaliser certaines d entre elles si ces dernières ne sont pas encore utilisées. Son numéro vous indiquera sa position par rapport aux autres rubriques sur le bulletin. Cet écran ne permet que de visualiser la liste de vos rubriques. Nous vous rappelons qu en cliquant sur les entêtes de colonne vous pouvez trier vos données. Permet de savoir si la rubrique est soumise à impôt. Permet de savoir si la rubrique est utilisée par le module enseignant. RECHERCHE D UN NUMERO DE RUBRIQUE : Après avoir trié vos données, en sélectionnant l entête de la colonne LIBELLE, saisissez le début du libellé de la rubrique recherchée. Vous remarquerez que votre curseur se placera sur le premier libellé correspondant à votre saisie. En cas d erreur de frappe, n hésitez pas à refaire un tri de colonne avant de ressaisir votre libellé. Faites attention, certaines rubriques portent le même numéro. Vous pouvez les différencier grâce à la coche de la colonne ENSEIGNANT. En effet, la gestion des salariés et des enseignants étant indépendante, toutes deux peuvent utilisées un même numéro pour des rubriques différentes. Exemple : rubrique 148 est une rubrique libre en PAIE et le plafond A URSSAF pour les COTISATIONS ENSEIGNANT. Ce type de tri et de recherche ne fonctionne pas dans le tableau de modification (ci dessous). Si vous effectuez un tri avant de cliquer sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL vous perdrez votre sélection. Paramétrage de la paie II-9 -

21 Paramétrage de la paie Pour modifier une rubrique, double cliquez dans le tableau ou cliquez sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL. Les lignes bleues mettent en avant les rubriques non modifiables. Les lignes blanches sont, qu en à elles, personnalisables au niveau des zones LIBELLE et IMPOSABLE. Si vous décochez cette zone pour une rubrique, les montants affectés au salarié à l aide de cette rubrique ne seront pas pris en compte dans le bulletin au niveau du BRUT et du NET IMPOSABLE. Les différentes colonnes (URSSAF, RETRAITE ) correspondent au type de cotisation auquel la rubrique sera soumise. Ces dernières sont liées au régime appliqué à vos caisses. L affectation de ces rubriques aux salariés s effectue à partir du menu : Bulletins- Relevés/ Eléments individuelles, Mise à jour/salariés et enseignants/rubriques, Bulletins- Relevés/ Visualisation/ Rubriques. Seules quelques rubriques, spécifiées lors de l édition de ces dernières dans la colonne NON AFFECTABLE, gérées automatiquement par le logiciel, ne peuvent faire l objet d une affectation. Paramétrage de la paie II-10 -

22 Paramétrage de la paie DECOUPAGE DES RUBRIQUES DE PAIE Numéro Type 001 à 149 Brut 150 à 164 Calcul 165 à 339 Cotisations salariales déductibles 340 à 379 Net 380 à à 879 Cotisations salariales non déductibles Cotisations patronales Détail Numéro Impôt URSSAF Retraite Prévoyance Taxe Autres 001 à à 140 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 124 Oui Oui Oui/Non Oui Oui Oui 125 Oui Oui Oui Non Oui Oui 141 à 143 Oui Oui Non Non Oui Non 144 à 146 Non Oui Non Non Non Non 147 à 149 Oui Non Non Non Non Non Les rubriques de calcul correspondent aux différents plafonds et types de brut qui permettent de définir les tranches de calcul pour chaque cotisation. Ces rubriques sont non modifiables. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Numéro Type 340 à 360 Primes non imposables 361 à 379 Retenues non déductibles Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. RUBRIQUE 124 I.J.S.S. : Comme vous pouvez le remarquer dans le tableau, la rubrique qui s apparente au traitement des indemnités journalières de sécurité sociale est la seule dont la prise en compte dans le calcul des cotisations de retraites est à OUI/NON. En effet, l assiette de cotisation est la même pour toutes les rubriques sociales et fiscales à l exception du régime ARRCO qui limite son assiette, pour les non cadre, au seul salaire complémentaire assuré par l employeur. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS /ELEMENTS PARTICULIERS/IJSS. RUBRIQUE 563 TRANCHE A ETAT : Auparavant l état utilisait le mode linéaire pour calcul ses tranches de cotisations (pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : LES CAISSES/MULTI-EMPLOYEURS. Vous utilisiez donc la rubrique 163 BRUT ETAT pour faire de même. Depuis quelques temps l état a changé sa méthode de calcul en pratiquant le prorata horaire. Pour éviter de léser vos salariés enseignants, vous avez la possibilité d utiliser en plus de la rubrique 163 la rubrique 563 TRANCHE A ETAT. Cette dernière remplacera alors la rubrique 163 dans le calcul de la tranche a de l établissement. Paramétrage de la paie II-11 -

23 Paramétrage de la paie DECOUPAGE DES RUBRIQUES ENSEIGNANTS Numéro Type 148 à 164 Calcul 165 à 339 Cotisations salariales déductibles 340 à 379 Net 380 à à 879 Cotisations salariales non déductibles Cotisations patronales Détail Les rubriques de calcul correspondent aux différents plafonds et types de brut qui permettent de définir les tranches de calcul pour chaque cotisation. Ces rubriques sont non modifiables Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Numéro Type 340 à 360 Avoir à faire à l enseignant 361 à 379 Solde à lui rajouter Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. RUBRIQUES PATRONALES : A chaque rubrique de cotisation salariale correspond une rubrique de cotisation patronale. Pour trouver le numéro de cette dernière il suffit de rajouter 400 au numéro de la rubrique salariale. Exemple : rubrique salariale de cotisation brut URSSAF = 166 rubrique patronale de cotisation brut URSSAF = 566 Paramétrage de la paie II-12 -

24 Paramétrage de la paie 3. Tables d échelons Les tables d échelons sont des grilles fixées par les conventions collectives. Ces dernières sont exprimées en points. Les tables de l enseignement vous sont fournies par défaut avec le logiciel mais leur mise à jour reste de votre ressort. Ces tables seront à affecter à chaque salarié rémunéré à l échelon dans l onglet «Contrat de travail» de leur fiche. Création d une nouvelle table : 1- cliquez sur le bouton NOUVEAU, 2- saisissez un code ainsi qu un libellé explicite, 3- laissez la coche dans INDICIAIRE, 4- si cette table doit servir pour des professeurs stagiaires vous pouvez vous servir des 2 premières lignes pour gérer leur classification sinon tabulez jusqu à positionner votre curseur dans la colonne MOIS MAX de l échelon 1, 5- saisissez le nombre de mois ainsi que le nombre de point se référent à cet échelon, 6- Le nombre MOIS MIN reprenant la valeur de MOIS MAX de la ligne supérieure il ne vous reste plus qu à reprendre l étape 5 jusqu à la fin de votre tableau. Ce dernier devra obligatoirement se terminer par un nombre de MOIS MAX = 999 (voir photo ci-contre). GESTION DES TABLES D ANCIENNETE : Le module de gestion des tables d échelon permet en plus de gérer les tables d ancienneté des personnels rémunérés à l indice, à l horaire ou au forfait. Il vous suffit de sélectionner la zone POURCENTAGE au lieu d INDICIAIRE. Ces dernières seront, comme les tables d échelons, à affecter dans l onglet «contrat de travail» de la fiche de chaque salarié. Paramétrage de la paie II-13 -

25 Paramétrage de la paie 4. Services Les services servent à analyser votre dossier de paie et de cotisations enseignants. En effet, ils permettent de dissocier les secteurs d activités de l établissement. Exemple : administration, entretien, cuisine, collège Ils vous permettront ainsi, si vous le désirez, d éditer vos journaux de paie par services. De plus ces derniers servent de base pour le traitement des affectations comptables et analytiques. Dans tous les cas, la section 1 est obligatoire. Seule le service 999 est réservé aux anomalies de traitement et ne pourra donc pas par conséquent être créé manuellement. Cette zone permet d exonérer un service de la taxe sur salaire sur le bulletin des salariés concernés. Exemple : la restauration. Paramétrage de la paie II-14 -

26 Paramétrage de la paie 5. Conventions collectives Ce menu recense toutes les conventions collectives qui s appliquent aux salariés de votre établissement. Ces dernières seront à affecter à chaque salarié dans l onglet «Contrat de travail» de la fiche salarié. - Cette coche permet de plafonner l assiette des cotisations URSSAF et ASSEDIC même s il s agit d une assiette sur le BRUT. Les plafonds correspondant au barème seront à renseigner dans les éléments individuelles, pour chaque salarié concerné, au niveau des rubriques 151 PLAFOND A URSSAF et 152 PLAFOND B URSSAF. Exemple : La convention des formateurs occasionnels prévoit un plafonnement sur toutes les cotisations du régime URSSAF (URSSAF et ASSEDIC), selon un barème fixé chaque année par les organismes URSSAF. - Cette zone permet de plafonner le montant total de l ancienneté (rubriques : 6, 12 et 18) pour tous les salariés liés à une convention collective. Exemple : un salarié est rattaché à la convention X qui est limitée à au niveau de l ancienneté. Ce dernier a deux qualifications : aide comptable pour 20/35 d heures par semaine avec d ancienneté, secrétaire pour 15/35 d heures par semaine avec d ancienneté. Vérification des plafonds d ancienneté par le logiciel Plafond de l ancienneté Qualification 1 : * 20/35 = Qualification 2 : * 15/35 = 196 Ancienneté non plafonnée Traitement effectué par le logiciel Le logiciel affichera bien au niveau de la rubrique 6 sur le bulletin de paie Le logiciel affichera 196 à la place de au niveau de la rubrique Cette colonne permet d indiquer le nombre de jours (ouvrables ou ouvrés) de congés payés mensuel auxquels ont droit les salariés de chaque convention. Le choix entre jours ouvrés ou ouvrables doit être en adéquation avec votre saisie dans le menu Structure/ Société/Valeur mois paie/nombre de jours. Exemple : 2.5 jours ouvrés ou 3 jours ouvrables pour la convention des AES. Cela permettra au logiciel, lors de chaque clôture, d incrémenter la zone «Solde congé» de la fiche de chaque salarié. Paramétrage de la paie II-15 -

27 Paramétrage de la paie 6. Organismes sociaux Les organismes sociaux sont les institutions à qui vous versez les cotisations salariales et/ou patronales. Un dictionnaire est installé par défaut avec votre logiciel. Il est néanmoins vivement conseillé de l adapter à votre établissement : soit en modifiant le libellé du dictionnaire qui vous est proposé, soit en créant de nouveaux organismes. Les organismes servent, lors de l édition des déclarations aux caisses, à labelliser les pages éditées. Ils sont aussi utilisés pour l ordre d édition (alphabétique sur le code organisme). Paramétrage de la paie II-16 -

28 Paramétrage de la paie 7. Profils Le fichier du personnel peut être décomposé en sous-groupes permettant ainsi de définir des types d affiliation aux caisses. Ces regroupements sont donc définis en fonction du statut du salarié ainsi que son affiliation aux différents organismes. Exemple : Un cadre n a pas les même cotisations retraites qu un non cadre, Un non cadre temps partiel ne cotise pas au même taux URSSAF qu un non cadre classique. Les principaux profils vous seront fournis avec le logiciel. Néanmoins, il vous faudra les personnaliser suivant les besoins de votre établissement. Le paramétrage des regroupements des caisses s effectuera dans le menu Fichier/ Structure /Rattachements aux caisses. Paramétrage de la paie II-17 -

29 Paramétrage de la paie 8. Opposition sur salaires Ce module permet de mettre à jour les valeurs afférentes au calcul des saisies des fractions cessibles de salaire ou opposition sur salaire. Ce module est en lien avec la zone «Personnes à charge» de la fiche des salariés. La saisie de l opposition s effectuera dans le menu Mise à jour/ Prêt, acompte, opposition. Le montant de la saisie sur le bulletin du mois en cours s effectuera de façon automatique sur la rubrique 370 SAISIE ARRET. Vous pourrez mettre à jour ces valeurs en vous plaçant sur la table à modifier puis en cliquant sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL. Pour modifier automatiquement toutes les tables reportez-vous à la zone astuces ci dessous. Exemple : Le trésor public réclame à l un de vos salariés en mars Le net imposable de ce dernier est de et il n a aucun enfant à charge. Sa fraction cessible sera donc de : Echelon 1 : ( )*0.05= Echelon 2 : ( )*0.1= Echelon 3 : ( )*0.2= Echelon 4 : ( )*0.25=8.88 TOTAL SAISI sur le bulletin de mars Créance à recouvrir sur les mois restant ( ). MISE A JOUR RAPIDE DES GRILLES D OPPOSITION : 1- Mettez à jour manuellement la grille 0 PERSONNE A CHARGE, 2- Allez dans le menu Traitements/Mise à jour automatique des tables de saisie, 3- Indiquez la valeur à rajouter aux différentes tables par enfant à charge, 4- Validez par OK, 5- Revenez dans le menu Dictionnaire/Opposition pour vérifier que le traitement se soit bien passé. Paramétrage de la paie II-18 -

30 Paramétrage de la paie 9. Bulletins Ce module est très particulier. IL permet de personnaliser vos bulletins de paie ainsi que vos relevés de cotisations. Il est fortement conseillé de vous adresser à votre centre Aplon avant d intervenir dans ce menu. Il a été prévu à cet effet des boutons d extraction et d intégration de format. Le logo que vous pouvez insérer correspond à celui qui se trouve dans le paramétrage de votre société. Paramétrage de la paie II-19 -

31 Paramétrage de la paie 10. Jours fériés Ce menu permet de paramétrer les jours fériés de l année afin de les utiliser dans la gestion des tables de modulations. Les dimanches sont pré-affichés en noir. Après avoir cliquez sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL, sélectionnez les jours fériés par un clic de souris. Le logiciel validera votre choix en grisant la zone. Pour annuler une erreur de saisie, il suffit de cliquer sur la zone grisée à tord. Paramétrage de la paie II-20 -

32 Paramétrage du dossier FICHIERS DE BASE Menu : Fichier/Structures Les fichiers de "structure" définissent l'ossature de l'établissement ; c'est sur eux que vous apporterez le plus de modifications (avec l'aide des dictionnaires et constantes) car ils représentent le dossier de paie (société, salariés, caisses, éléments, affectations comptables ). Les structures sont donc évidemment différentes d'une société à l'autre (et donc à créer par société). C'est la création de ces structures qui est la plus longue lors de la création d'un dossier de paie. Attention, les caisses sont un hybride entre une structure et un dictionnaire ; en effet, pour chaque caisse, vous aurez le choix entre la créer pour toutes les sociétés du dossier (comme pour un dictionnaire) ou simplement l'affecter à une société (comme une structure). 1. Société La création des sociétés est la première chose à faire. En effet, la création des caisses et des salariés en dépend. Votre dossier peut permettre le suivi de tous vos établissements. Il n y a pas de limite. Néanmoins vous avez aussi la possibilité de créer des bases différentes afin de dissocier la gestion des sauvegardes de vos sociétés, par exemple. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : MULTI-DOSSIERS/MULTI-SOCIETES Etat civil Ce dernier est standardisé aux normes AFNOR (Agence Française de NORmalisation). Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Attention la zone code, qui est alphanumérique, est la seule zone obligatoire non modifiable par la suite. Le logo que vous indiquez ici pourra être reproduit sur le bulletin de paie si vous personnalisez ce dernier. Paramétrage du dossier III-1

33 Paramétrage du dossier 1.2. Etablissement Cet écran permet de paramétrer jusqu à 4 numéros SIRET par société. Cet onglet est obligatoire. Le numéro SIREN n est modifiable que dans l onglet précédent «Etat civil». La zone ANCIEN SIRET n est à renseigner qu en cas de modification de votre numéro. Cette zone sera utilisée lors de votre DADS de fin d année. Si l établissement est répertorié sous plusieurs numéro SIRET vous devrez renseigner autant de ligne que cela est nécessaire. En effet cela aura une répercussion sur la DADS de fin d année. Ce nombre doit correspondre, de la même manière, à la nomenclature envoyée par l INSEE ainsi qu à votre déclaration au centre TDS. Dans le cas contraire votre DADS sera rejetée. Si vous avez plusieurs établissements de référencés, vous pourrez répartir vos salariés sur chacun d eux grâce à la zone Etablissement de la fiche salarié. Avant de passer à l onglet suivant vérifiez bien que la zone DESIGNATION ETABLISSEMENT n est pas renseignée à tort sur une ligne inexploitée. Cela pourrait empêcher la validation avec le message «code APE erroné». Paramétrage du dossier III-2

34 Paramétrage du dossier 1.3. URSSAF Il s agit de renseigner les éléments d affiliation de l établissement. Cet onglet ne peut être rempli qu après la création de votre caisse d URSSAF régime général (sachant que cette dernière regroupe généralement les caisses maladie et vieillesse). Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : URSSAF-MSA. Indiquez le numéro de cotisant qui se trouve sur vos documents URSSAF. Indiquez le code de liaison URSSAF. Cette zone est fonction du code postal de l établissement (cf onglet ETATS CIVIL). Vous pouvez retrouver la liste de tous les URSSAF de liaisons dans le menu Fichiers/Constantes. Indiquez la caisse maladie du régime général. En général cette dernière correspond à votre caisse URSSAF régime général (URSSAF RG ou MSA RG). Indiquez la caisse vieillesse du régime général. En général cette dernière correspond à votre caisse URSSAF régime général(urssaf RG ou MSA RG). EMPLOI JEUNE : Dans le cas, où l URSSAF dissocie, sur votre déclaration, les cotisations de régime général et celles des emplois jeunes, vous pouvez utiliser la zone URSSAF 2 pour séparer lors de l édition de vos déclarations les deux lignes. Dans ce cas il faudra penser à rattacher chaque employé sous contrat emploi jeune à l URSSAF 2 dans l onglet «Autres éléments» de la fiche salarié. Paramétrage du dossier III-3

35 Paramétrage du dossier 1.4. Eléments bancaires Cet onglet n est à compléter que si l établissement règle tout ou partie de ses salariés par virements bancaires. Vous pouvez renseigner jusqu à 3 références bancaires et/ou postales. Ces dernières vous permettront de répartir la charge des virements. Pour chaque banque vous devez renseigner vos références bancaires : Le R.I.B., Le code émetteur, L adresse. Si vous suivez les salariés et/ou enseignants par un compte collectif et que vous souhaitez, par la suite, générer l écriture comptable des virements ou des prélèvements, vous devez impérativement remplir la zone COMPTE COMPTABLE. Paramétrage du dossier III-4

36 Paramétrage du dossier 1.5. Divers Cet onglet permet de définir tous les autres éléments permettant de régler certains calculs sur le bulletin de salaire (ex : abattements sur salaire) ainsi que certains états de paie (ex : abattement annuel de la taxe sur salaire). Pour les établissements soumis à la taxe sur salaires, vous devez indiquer à cet endroit l abattement annuel consenti par les impôts. Cette zone n aura d incidence que sur l édition de la DADS sur laquelle figure le montant total que vous avez payé aux impôts. Cette zone est réservée à la saisie des rappels positifs ou négatifs fait par les impôts au titre d une régularisation sur les déclarations des années précédentes. Ces deux zones permettent de renseigner, si vous en bénéficiez, les majorations annuelles d allégement accompagnant la loi AUBRY II. Ces montants seront repris automatiquement dans la formule de calcul et répartis mensuellement. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ABATTEMENTS/ALLEGEMENTS/REDUCTIONS. Indiquez le numéro du mois débutant la période de la table de modulation (ex : 9 pour le mois de septembre). Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : CALENDRIER DE MODULATION. Ces trois zones permettent de renseigner les différentes valeurs plafond qui s appliqueront au calcul de l abattement sur bas salaire. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ABATTEMENTS/ALLEGEMENTS/REDUCTIONS. Cette option permet d éditer, lors de l édition des états de paie, un journal par service en plus du journal cumulé. Paramétrage du dossier III-5

37 Paramétrage du dossier 1.6. Comptabilité Cet onglet va vous permettre de renseigner la structure de l écriture comptable, contrairement : au bouton des AFFECTATIONS COMPTES où vous pourrez affecter les comptes sur chaque rubrique de paie, au menu Fichier/Paramètres/ Comptabilité où vous avez choisi le format d intégration en comptabilité. Ces renseignements ne sont obligatoires que dans les cas suivant : Transfert des écritures de paie et/ou des cotisations enseignant en comptabilité, Transfert des écritures de virements et/ou de prélèvements, Reprise des soldes des enseignants sur le relevé de cotisations. Indiquez les comptes qui correspondent aux libellés. AUXILIAIRE signifie que vous suivez les comptes de tiers (salariés et/ou enseignants) en détail dans la comptabilité. Si vous cliquez dans l une de ces zones vous devrez obligatoirement renseigner le type de tiers correspondant au compte collectif, celui-ci étant la racine commune à tous les comptes de tiers pour un compte collectif. Exemple : EN1 «Dupont», EN2 «Dupuis» le type de tiers des enseignants est EN. Si vous renseignez cette zone, le logiciel ira chercher les zones correspondantes dans les affectations comptables. L analytique apparaîtra dans le registre du sectoriel ainsi que dans les écritures comptables Si vous cochez cette case, le solde comptable des enseignants sera repris automatiquement en comptabilité lors du calcul des relevés. Cette zone n est accessible que si vous suivez les comptes enseignants en collectif et si vous avez la comptabilité SAGE Cette zone sert de lien avec le dossier comptable qui recevra les écritures de paie. Si vous utilisez la comptabilité SAGE, vous devez indiquer le nom du dossier DSN qui est normalement celui de votre dossier comptable (ex : SOCIETE1). Si vous utilisez la comptabilité Progress, vous devez indiquer le numéro du proeta dans lequel elle se trouve (ex : 1 pour le proeta1 et 2 pour proeta2). Ainsi tous les fichiers que vous générerez vers la comptabilité se placeront dans le répertoire APL\Ex\TMP correspondant. Cette zone permet de bloquer, lors de la génération de la disquette de virements et de prélèvements, les personnes qui ont un montant inférieur à celui que vous indiquerez. Cela vous évitera de générer un virement pour 5 par exemple. Cette case est à cocher si la comptabilité est en Euro. Paramétrage du dossier III-6

38 Paramétrage du dossier 1.7. Valeurs mois Cet onglet est important. Comme l indique son nom, il vous faudra remettre à jour les variables de cidessous, tous les mois après chaque clôture de paie. Vous pouvez insérer sur le bulletin de paie un message général qui sera affecté à tous les salariés de la société. Les deux zones de message permettent d adapter le texte au sens du montant à payer qui sera en bas de chaque bulletin. Pour personnaliser des messages selon les salariés, allez dans la fiche de ces derniers dans l onglet «Autres éléments». Les zones ANNEE et MOIS DEBUT et FIN permettent d identifier la période sur laquelle vous travaillez pour cette société. Cette période est consultable à tout moment en haut de l écran. Après la clôture, l ordinateur ouvre le mois suivant automatiquement. Cette date peut être éditée sur tous les bulletins. Par défaut le logiciel indique le dernier jour du mois de la période ouverte, mais cette dernière reste modifiable. Attention, le chiffre que vous indiquez dans cette zone doit être en adéquation avec le décompte des congés que vous pratiquez (jours ouvrés ou ouvrables). Paramétrage du dossier III-7

39 Paramétrage du dossier 1.8. Enseignant Cet onglet est important car il vous faudra remettre à jour ces valeurs après chaque clôture du module des enseignants. Vous pouvez insérer sur les relevés de cotisations un message général qui sera affecté à tous les enseignants de l établissement. Les deux zones de message permettent d adapter le texte au fonction du mode de règlement affecté à l enseignant. Pour personnaliser les messages selon les enseignants, allez dans la fiche de ces derniers dans l onglet «Autres éléments». Les zones ANNEE et MOIS DEBUT et FIN permettent d identifier la période sur laquelle vous allez établir les relevés. Cette période est consultable à tout moment en haut de l écran. Après la clôture, l ordinateur ouvre le mois suivant. Il vous faudra alors la repositionner si vous calculez les cotisations au trimestre. Paramétrage du dossier III-8

40 Paramétrage du dossier 1.9. Allégements Tous les renseignements liés aux allégements AUBRY I et II se situent au niveau du bouton ALLEGEMENTS, qui se trouve en bas de la fenêtre lorsque vous êtes positionné sur le bouton SOCIETE. Ce bouton est commun à toutes les sociétés de votre dossier. Indiquez sur la ligne de la société traité, les montants concernant l allégement loi Aubry I ainsi que la date de départ du droit à cet allégement. Indiquez les valeurs liées à l allégement AUBRY II. Ces dernières sont modifiées, en général, au mois de juillet, en même temps que les valeurs du SMIC. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ABATTEMENTS/ALLEGEMENTS/ REDUCTIONS. Paramétrage du dossier III-9

41 Paramétrage du dossier 2. Caisses Ce sont les éléments qui vont permettre au logiciel d automatiser le calcul des cotisations salariales et patronales. Vous pouvez créer jusqu'à 60 caisses dans la paie, chacune d'entre elles utilisant des assiettes fixes, brutes, ou sur tranches A, B et/ou C. Certaines pourront être patronales et/ou salariales Salariés (PAIE) On peut distinguer deux catégories de caisse: Les caisses obligatoires liées à la législation (Urssaf, Assedic, Impôts ). Les caisses qui résultent d un contrat entre un organisme et l'établissement (les retraites, prévoyances et mutuelles). Les premières pourront être créées une seule fois, pour toutes les sociétés du dossier de paie, alors les autres seront à créer pour chaque société du dossier. Attention, le numéro d une caisse créée avec l option :"Toutes les sociétés" ne peut plus être utilisée sous le même numéro pour une société particulière. Il est donc conseillé de bien réfléchir au moment de la création de la caisse, sachant qu'il est impossible de modifier cette zone sans supprimer la caisse (donc impossible en cours d'année, tant que la caisse a des cumuls). Pour plus de renseignement reportez-vous au lexique : CAISSES et SOCIETE. Faites attention à la numérotation des caisses. Il vous faudra détruire la caisse pour modifier son numéro si vous l avez déjà validé. Nous vous rappelons que cela est impossible encours d année à cause des cumuls. Le numéro de caisse détermine l ordre d édition de la caisse sur le bulletin ou le relevé de cotisations. Ce dernier déterminera aussi le numéro des rubriques salariales et patronales qui lui seront associés. Paramétrage du dossier III-10

42 Paramétrage du dossier La cotisation salariale peut être déductibles des impôts ou pas. Cette distinction est très importante car les cotisations salariales déductibles agissent sur le net imposable et donc sur la déclaration fiscale que fera le salarié au niveau de ses impôts. Aujourd'hui, la grande majorité des caisses salariales est déductible des impôts ; on relève toutefois deux types de caisses qui ne le sont pas : La CSG / CRDS non déductible (attention, une fraction de la CSG est déductible des impôts ; il faudra donc scinder la caisse en deux). Les caisses de mutuelles sauf si elles sont aussi prises en charge par l'employeur (cotisations patronales) et qu'il s'agit d'un contrat de groupe au niveau de l'établissement ; dans ce cas, la cotisation salariale devient alors déductible des impôts (renseignez-vous auprès de votre organisme de mutuelle si vous doutez). Ces renseignements viennent du paramétrage des dictionnaires. Certains salariés (notamment les enseignants) peuvent avoir plusieurs salaires, chacun versé par un employeur différent qui peut être soit l'état, soit une autre société (établissement scolaire ou autre). Cette zone permet de répartir le plafond de la caisse entre les deux employeurs. Pour plus de renseignements sur les modes de calcul PRORATA et LINEAIRE, reportezvous au lexique : SALARIES MULTI-EMPLOYEURS. Il s agit de l organisme à qui vous allez verser la cotisation. Cette zone se paramètre dans le menu DICTIONNAIRES/ORG. SOCIAUX. La zone REGIME de la caisse, permet de chiffrer l'assiette brute de la caisse, et par conséquent les tranches A, B et C. Pour plus de renseignements, reportez-vous au paramétrage des rubriques de paie et au lexique : REGIMES ET TYPES DE CAISSES. Particularité de la prévoyance : Pour plus de renseignements sur ces 2 zones, reportez-vous au lexique de paie : PREVOYANCE. A chaque fois que vous sélectionnez le régime prévoyance le logiciel vous ouvrira 2 nouvelles zones de saisie : La première va permettre de renseigner un nombre de jours à partir duquel le salarié se trouve considéré en longue maladie et donc pris en charge directement par l organisme de prévoyance. Ce nombre de jours dépend, bien sûr, du contrat signé avec l organisme de prévoyance. Cette information ne sera automatisée que dans le module de gestion des arrêts de travail des événements. La seconde est liée à une spécificité de la prévoyance. Le taux de cotisation patronal, 1.5% dans l exemple, couvre différentes choses (capital décès, invalidité ). Le problème vient du fait que la cotisation de prévoyance n est pas assujettie dans son intégralité à la taxe de prévoyance 8%. La ligne «Prévoy.» sert à indiquer la portion soumise à la taxe de prévoyance 8%. Paramétrage du dossier III-11

43 Paramétrage du dossier Le type de la caisse permet d'altérer l'assiette une fois celle-ci constituée par le régime. Particularité liée à la CSG/CRDS : Nous vous rappelons que l assiette brute de cette cotisation résulte de l addition du brut imposable + des cotisations patronales de prévoyance, de mutuelle, de retraite supplémentaire (par capitalisation et non par répartition), le tout proratisé en fonction d un % (aujourd hui 95%). C est dans ce but que le logiciel ouvrira sur toutes les caisses de type CSG/CRDS une zone "Coef CSG" située au-dessous. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : REGIMES ET TYPES DE CAISSES. Il s agit de l âge maximum du salarié jusqu auquel on peut prélever la cotisation. Aujourd hui, la législation ne limite que les cotisations ASSEDIC et de prévoyance à 65 ans. Pour les autres cotisations vous devrez donc renseigner 99. Cette option est en lien avec la zone % ABATTEMENT qui se trouve dans l onglet «Contrat de travail» de chaque fiche salarié. Elle permet de pratiquer un abattement sur l assiette de la cotisation. Cette case cochée permet, lors de l édition de l état nominatif aux caisses, d éditer le détail (par salarié) des assiettes annuelles pour une caisse. Aujourd hui ce document n est requis en décembre que pour les organismes de retraite, de prévoyance et de mutuelle (les autres organismes utilisent les déclarations fournies sur la DADS). Cette zone indique à l ordinateur la périodicité selon laquelle est faite la déclaration à l organisme. Sur une déclaration trimestrielle (trimestre civil), les caisses déclarées au mois ne figurent pas Le tableau va vous permettre de saisir les différents taux de cotisation de votre caisse en fonction des tranches. La zone FIXES permet de saisir un montant à prélever quelle que soit la valeur du brut ou des tranches de cotisation. Pour plus de renseignement, reportez-vous au lexique : MODIFICATIONS APPORTEES A L ASSIETTE. Paramétrage du dossier III-12

44 Paramétrage du dossier 2.2. Enseignants On ne peut pas créer directement une caisse en "enseignants" ; celle-ci est reproduite à partir du dossier de paie. Cela permet ainsi d'avoir un lien entre la caisse du salarié et celle de l'enseignant. Il vous suffit de cliquer sur le bouton RECUPERATION pour que le logiciel aille chercher les caisses créées en paie, et les reporte, sous le même numéro, dans le dossier des enseignants. Il ne vous reste plus qu'à aller mettre à jour les taux de cotisations en cliquant sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL. Attention, vous n'accèderez qu'aux taux et non plus au tableau de définition de la caisse (déjà créé dans la paie). La correction de ces valeurs (autre que les fixes et les taux) dans les caisses de paie, entraîne automatiquement la même modification dans les caisses enseignants. De plus on constatera que l'ordinateur ne duplique que les caisses qui répondent, au moins, à un des critères suivants : caisse de retraite de régime ARRCO, AGIRC ou de retraite supplémentaire, caisse de régime prévoyance, caisse de régime mutuelle, caisse de type CSG/CRDS ou Cotisation Prévoyance.8%. Si vous n utilisez pas toutes les caisses qui ont été créées dans ce module, il suffit simplement de laisser les taux à zéro et la cotisation ne s'enclenchera pas pour les enseignants rattachés à cette caisse. Paramétrage du dossier III-13

45 Paramétrage du dossier 3. Rattachements aux caisses Ce traitement permet, par profil, d affecter les caisses associées. Cela évite ainsi de faire l affectation des caisses par salarié. Cela à deux avantages : plus rapide car on évite de saisir les mêmes caisses sur chaque salarié ayant le même profil (non cadre par exemple), limite les erreurs car on affecte l ensemble des caisses en un seul traitement à tous les salariés d un même profil (donc sans risque). Plusieurs méthodes de saisie ou de recopie vous sont proposées. C est à vous de choisir celle qui est la plus adaptée à votre travail Atteindre le détail Cette méthode est assez longue car il s agit d une saisie mono société et mono profil où vous devrez cocher chaque caisse manuellement Salariés (PAIE) Création d un rattachement : 1- Sélectionnez votre société, 2- Cliquez sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL, (toutes les caisses associées à la société apparaissent à l écran avec leur numéro) 3- Sélectionnez le profil à traiter 4- Cochez les cases se rapportant aux caisses à associer 5- Cliquez sur OK pour valider la saisie Enseignants Les caisses de paie et d'enseignants étant basées sur la même architecture, il n'est pas nécessaire de créer de nouveaux codes de regroupement pour les enseignants, puisque déjà définis en paie. Il vous faut simplement les vérifier tout en ayant à l'esprit que, bien que la caisse soit sélectionnée par le code "X", la cotisation peut ne pas s'enclencher si les taux indiqués dans cette caisse sont à zéro. Attention, toute modification effectuée dans ce programme entraîne la même modification dans le dossier de paie (le fichier étant commun aux deux dossiers). Paramétrage du dossier III-14

46 Paramétrage du dossier 3.2. Rapide/Profil Ce module est intéressant sur plusieurs points : Vous travaillez sur tous les profils d une société en même temps, Vous pouvez utilisez le copier/coller pour accélérer la saisie, Vous pouvez travailler en copier/coller sur plusieurs sociétés. Permet de sélectionner la société à traiter. Permet de cocher ou de décocher toutes les zones sélectionnées (en bleu) grâce aux touches SHIFT()et/ou Contrôle (Ctrl). Le logiciel ne cochera que les zones qui se trouvent au croisement des lignes et des colonnes sélectionnées comme dans l exemple ci-dessus. Permet de copier/coller toutes les sélections d un profil sur un autre de la même société ou d une autre société. Il vous suffit de ne sélectionner que le profil de votre choix (ex : Non cadre) et de le copier avant de sélectionner un autre profil pour le coller (ex : Contrat emploi jeune). Liste de tous les profils de la société sélectionnée. Liste de tous les numéros des caisses. Vous pouvez visualiser le nom de la caisse en laissant quelques secondes le pointeur de la souris sur le numéro de celle-ci. Zone de sélection des caisses. Paramétrage du dossier III-15

47 Paramétrage du dossier 3.3. Rapide/Société Ce module propose les mêmes avantages que la saisie rapide/profil mais avec une approche inverse. Il s agit d une saisie mono profil mais multi-sociétés. Cette saisie n a d intérêt que si vous gérez plusieurs sociétés dans un même dossier de paye. Si vous désirez recopier tous vos paramétrages de profils d une société sur toutes ou partie des autres sociétés que vous gérez, nous vous conseillons d utiliser la quatrième méthode (copier/coller). Permet de sélectionner votre profil. Permet de cocher ou de décocher toutes les zones sélectionnées (en bleu) grâce aux touches SHIFT()et/ou Contrôle (Ctrl). Le logiciel ne cochera que les zones qui se trouvent au croisement des lignes et des colonnes sélectionnées comme dans l exemple de la saisie rapide/profil. Permet de copier/coller toutes les sélections d une société sur une autre ou sur un autre profil. Il vous suffit de sélectionner la société de votre choix (ex : OGEC SAINT THIERRY) et de la copier avant de sélectionner une autre société pour coller le profil. Liste de toutes les sociétés gérées dans le dossier. Liste de tous les numéros des caisses. Vous pouvez visualiser le nom de la caisse en laissant quelques secondes le pointeur de la souris sur le numéro celle-ci. Zone de sélection des caisses Copier/Coller Cette méthode est la plus rapide si vous suivez plusieurs dossiers en paie. En effet, il permet de copier/coller tous les rattachements d une société vers une ou plusieurs autres sociétés. Procédure à suivre : 1- Sélectionnez la société déjà paramétrée, 2- Cliquez sur le bouton COPIER, 3- Sélectionnez la ou les autres sociétés de votre choix, 4- Cliquez sur COLLER, 5- Vérifiez et/ou modifiez les paramétrages des autres sociétés. Vous pouvez utiliser la saisie rapide/société pour aller plus vite. Paramétrage du dossier III-16

48 Paramétrage du dossier 4. Les affectations comptables Ce module va vous permettre d affecter des comptes comptables et des centres analytiques, à chaque rubrique de paie que vous utilisez, afin que vous puissiez établir l écriture de paie et/ou des cotisations enseignants. Ce paramétrage pourra être personnalisé par service. Avant toutes choses vous devez vous assurer que les paramètres comptables sont bien renseignés pour chacune des sociétés. N ayant aucun lien avec le dossier comptable, nous vous demandons de rester vigilant, car une seule erreur bloquera l intégration du fichier en comptabilité. Pour éviter une saisie trop lourde, source d un nombre important d erreurs, vous avez la possibilité de dupliquer le paramétrage d un service vers un autre service, une fois que l affectation du premier est terminée. Si vous utilisez la gestion analytique dans votre dossier comptable, nous vous rappelons que vous aviez dû cocher l option dans l onglet «comptabilité» de la fiche société. Cette zone permet de sélectionner le service sur lequel vous voulez travailler. Liste des rubriques liées à l onglet sélectionné. Zone d affectations comptables et analytiques. Ce bouton permet de créer et/ou de visualiser les clés analytiques. Les clés sont à créer par société mais ces dernières sont utilisables pour tous les services. Elles permettent de d éclater un service sur plusieurs affections analytiques. Ceci a pour avantage d éviter, entre autre, d alourdir le bulletin de paie en ventilant l analytique sur autant de rubriques distinctes. Elles ne sont liées qu aux quatre axes analytiques principaux. En effet, la nature analytique est un axe en lien direct avec le compte qui lui est rattaché. Leur affectation ne pourra donc être faite que si vous renseignez les zones CPTE GENERAL et NATURE. Paramétrage du dossier III-17

49 Paramétrage du dossier Création et affectation des clés analytiques : 1- Cliquez sur le bouton CLE DE REPARTITION, 2- Cliquez sur Ajout puis saisissez un code et un libellé le plus explicite possible, 3- Saisissez les codes analytiques ainsi que le pourcentage associé, 4- Il ne vous reste plus qu à affecter vos comptes ainsi que leur nature analytique avant de choisir à l aide du combo-box la clé de votre choix. Duplication des affectations comptables et analytiques sur d autres services de l établissement : 1- Positionnez-vous sur le service à dupliquer, 2- Cliquez sur le bouton COPIER, 3- Sélectionnez le service que vous voulez traiter, 4- Cliquez sur le bouton COLLER, 5- Le logiciel vous demande alors si vous voulez modifier le secteur analytique. Si vous renseignez un secteur celui ci remplacera celui qui existait dans le service d origine, 6- Après avoir validé par OK le logiciel vous 7- demande si vous voulez modifier la clé existant dans le service d origine. Comme pour le secteur, si vous renseignez une valeur dans cette zone celle-ci remplacera celle qui existait dans le service d origine. Paramétrage du dossier III-18

50 Autres paramétrages Prêt Menu : Mise à jour/prêt, acompte, opposition sur salaires Ce module permet de gérer les prêts consentis aux salariés. Sélectionnez le nom du salarié qui doit bénéficier du prêt. Indiquez le montant total du prêt. Indiquez le montant du montant mensuel retenue sur le bulletin. Cette colonne indique, automatiquement, le montant du prêt restant dû par le salarié. Après chaque clôture cette information est mise à jour par le logiciel. Si le montant de la dernière mensualité est supérieur au reste dû, le logiciel prélèvera la valeur la moins importante pour solder le prêt. Le logiciel génère, automatiquement, sur le bulletin de paie du salarié la rubrique 369 «Déduction prêt» en indiquant dans la zone «base» la valeur du prêt restant à rembourser et dans la zone «Montant» la valeur déduite sur la période en cours. Attention, cet automatisme n est pas accessible par les éléments individuels. En cas d erreurs, il vous faudra revenir dans ce module pour effectuer des corrections. Autres paramétrages IV-1

51 Autres paramétrages Acompte Menu : Mise à jour/prêt, acompte, opposition sur salaires Ce module permet une saisie rapide, en liste, des acomptes versés aux salariés sur le mois en cours. Contrairement à une saisie manuelle par éléments individuels, ce module permet de faire un virement d acomptes par disquette. Sélectionnez le nom du salarié qui doit recevoir l acompte. Indiquez le montant total de l acompte. Cette colonne indique, automatiquement, le montant de l acompte une fois le virement sur disquette effectué. Cette colonne n est pas opérationnelle pour le moment. Le logiciel génère, automatiquement, sur le bulletin de paie du salarié la rubrique 361 «Acompte». Attention, cet automatisme n est pas accessible par les éléments individuels. En cas d erreurs, il vous faudra revenir dans ce module pour effectuer des corrections. Autres paramétrages IV-2

52 Autres paramétrages Opposition Menu : Mise à jour/prêt, acompte, opposition sur salaires Ce module permet le calcul automatique des saisies-arrêts. Ce traitement est réservé aux salariés n ayant pas réglé leurs impôts, ce qui permet au fisc d effectuer un prélèvement à la source sur le bulletin de salaire. Sélectionnez le nom du salarié concerné par la saisie-arrêt. Indiquez le montant global de la dette du salarié envers les impôts. Attention, ce montant ne correspond en aucun cas à la mensualité qui sera prélevée sur le bulletin. La mensualité est calculée par le logiciel en fonction : du net imposable de la période, qui s affiche en bas du bulletin, du nombre de personne à charge avec l option «Opposition» cochée. Le calcul se base sur les grilles d oppositions sur salaire enregistrées dans les dictionnaires. Cette colonne indique, automatiquement, le montant de la dette restant due. Cette dernière se met à jour après chaque clôture de paie. Le logiciel génère, automatiquement, sur le bulletin de paie du salarié la rubrique 370 «Saisie-arrêt» en indiquant dans la zone «base» la valeur de la dette restante et dans la zone «Montant» la valeur retenue sur le mois. Attention, cet automatisme n est pas accessible par les éléments individuels. En cas d erreurs, il vous faudra revenir dans ce module pour effectuer des corrections. Autres paramétrages IV-3

53 Autres paramétrages Sanctions Menu : Mise à jour/sanctions Ce tableau permet de saisir et de suivre les sanctions infligées au personnel. Ce Module est identique à celui qui se trouve dans la fiche du salarié ou de l enseignant. Saisissez la date de début d application de la sanction. Indiquez la sanction qui a été prise à l encontre du salarié. Celles-ci sont paramétrées dans les constantes. Saisissez la raison de la sanction. Cochez cette zone si une mise à pied du salarié est appliquée. Cette zone permet de faire des observations particulières sur la sanction infligée au salarié. Toutes ces informations n ont aucune incidence sur les bulletins de paie ou sur les relevés de cotisations. Elles seront néanmoins exploitables lors des éditions libres ou des traitements de requête (Sélection/Tri) grâce à la fonction FILTRE. Autres paramétrages IV-4

54 Autres paramétrages Visites médicales Menu : Mise à jour/visite Médicale Ce tableau permet de saisir et de suivre les visites médicales du personnel. Ce module est identique à celui qui se trouve dans la fiche du salarié ou de l enseignant. Saisissez la date de la visite médicale. Indiquez par une coche que le salarié a été jugé apte, par le médecin, à effectuer son travail. Indiquez le nom du médecin qui a effectué l acte médical. Cette zone est réservée aux remarques particulières. Exemple : une observation du médecin Toutes ces informations n ont aucune incidence sur les bulletins de paie ou sur les relevés de cotisations. Elles seront néanmoins exploitables lors des éditions libres ou des traitements de requête (Sélection/Tri) grâce à la fonction FILTRE. Autres paramétrages IV-5

55 Autres paramétrages Mise à jour en tableau Menu : Mise à jour/en tableau A VERTISSEMENT : A VANT TOUTE MISE A JOUR, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE FAIRE UNE SAUVEGARDE! La mise à jour en tableau permet de modifier la valeur d un ou plusieurs champs pour un certain nombre de salariés ou d enseignants sans forcément affecter la même valeur à chacun d entre eux. Ainsi, on peut faire des modifications sur plusieurs personnes sans passer sur chacune des fiches. EXEMPLE : on va mettre à jour les RIB de chaque salarié. Liste des mises à jour en tableau déjà créées et enregistrées. Lance la mise à jour sélectionnée. Crée une nouvelle mise à jour. Supprime la mise à jour sélectionnée. Quitte le menu. Lorsque vous ajoutez une mise à jour, vous devez dans un premier temps créer une requête (Reportez-vous à l annexe : LES REQUETES) pour spécifier : 1. Sur qui porte la mise à jour (sélection), 2. L ordre d apparition à l écran des lignes à modifier (tri), 3. Ce que l on veut modifier. Autres paramétrages IV-6

56 Autres paramétrages I. Faites votre sélection. Pour notre exemple, on ne prend que les salariés. Attention la table «salarié» reprend tout le personnel de l établissement. Pour choisir le type de personnel que vous voulez modifier, sélectionnez le champ «salarié» ou «enseignant» IMPORTANT : Supprimez les RUBRIQUES A MODIFIER mises par défaut. Vous pourrez ensuite intégrer le(s) champ(s) que vous voulez modifier. Autres paramétrages IV-7

57 Autres paramétrages II. Effectuez les modifications Zone d identification du personnel sélectionné. Ces informations sont non modifiables. Zones d informations modifiables. Les colonnes affichées sont liées au choix effectué précédemment : Rubriques à modifier. Les informations, qui s affichent automatiquement, sont celles qui sont déjà renseignées dans les fiches. Pour recopier à l identique des données d une personne à l autre vous pouvez utilisez les boutons suivant : Exemple : Les visites médicales. 1- Saisissez sur l une des personnes les renseignements à dupliquer, 2- Sélectionnez ce dernier en cliquant sur la case précédent son nom (la ligne devient bleu), 3- Cliquez sur le bouton «Copier», 4- Sélectionnez, comme précédemment, les personnes sur qui vous voulez dupliquer l information. Pour cela vous pouvez vous aider des fonctions SHIFT et CTRL du clavier, 5- Cliquez sur le bouton «Coller». Autres paramétrages IV-8

58 Autres paramétrages III. Quittez en validant votre travail Si vous devez refaire ce même traitement régulièrement, vous pouvez sauvegarder la requête qui vous a permis d arriver à ce tableau en cliquant sur le bouton «Conserver la requête» sinon sortez par «Ok». Cliquez sur le bouton CONSERVER LA REQUETE Identifiez la mise jour en lui donnant un nom Choisissez de partager ou non la requête. Ceci est important uniquement pour les postes en réseau : OUI, la mise à jour sera accessible par tous les utilisateurs, NON, il n y a que vous qui aurez accès à la mise à jour. ATTENTION : si vous répondez Non, en cas de problème sur la machine, les requêtes permettant de faire les mises à jour seront perdues! La mise à jour est enregistrée. Cliquez sur OK. Autres paramétrages IV-9

59 Autres paramétrages Mise à jour par assignation Menu : Mise à jour/assignation La mise à jour par assignation permet d affecter, en un traitement, la même valeur à un champ pour un certain nombre de personnes. Vous devez donc commencer par effectuer votre requête (Reportez-vous à l annexe : LES REQUÊTES). I. Faites votre sélection. Dans l exemple, nous allons supprimer les informations saisies durant l année dans les tables libres : Entretien individuel et commentaire. II. Effectuez les modifications Autres paramétrages IV-10

60 Autres paramétrages Liste des personnes sélectionnées avec les valeurs actuelles des champs à modifier par l assignation. Liste des champs à assigner. Il faut choisir le type de données que vous désirez affecter aux champs sélectionnés. VALEUR Permet d assigner une même valeur à toutes les personnes sélectionnées. DICO CHAMP Permet de choisir une valeur parmi celles que contient le dictionnaire du champ sélectionné. Permet de copier la valeur d un champ sur un autre champ. Exemple : on choisira VALEUR = ««(Vide) pour effacer toutes les informations saisies. Saisissez la valeur à assigner ou choisissez là dans un dictionnaire suivant votre choix sur la zone «Type». Permet de revoir la requête et de la modifier. Validez par OK pour lancer l assignation ou Annulez. L écran suivant permet de visualiser les nouvelles valeurs assignées au personnel de la sélection : Répondez Oui si le résultat de l assignation, qui se trouve en arrière plan, correspond à vos souhaits. Autres paramétrages IV-11

61 Autres paramétrages Augmentation des salaires Menu : Traitements/Augmentation des salaires A VERTISSEMENT : A VANT TOUTE MISE A JOUR, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE FAIRE UNE SAUVEGARDE! Ce traitement automatique permet de gérer les augmentations de salaires du personnel selon la formule de paie utilisée dans leurs qualifications. Attention, il ne gère pas les exceptions. Exemple : Si vous indiquez, comme ci-dessous, une augmentation de 5 points pour la formule «Indice» ; toutes les qualifications, ayant la formule «Indice» auront une augmentation et ceci sans exception. Dans le cas contraire, il est préférable de modifier les fiches du personnel par : Mise à jour/salariés - Enseignants, Mise à jour/en tableau. 1. Indiquez l augmentation souhaitée en face des formules, 2. Cliquez sur le bouton EXECUTER pour lancer le traitement. Attention, les formules à l horaire, au forfait ou de base gèrent les augmentations en pourcentage alors que la formule «Indice» n effectue des augmentations qu en nombre de points. Les qualifications à l échelon ne sont pas touchées par cette manipulation ; l augmentation du personnel à l échelon se trouve dans un autre menu : Traitements/Mise à jour auto des tables d échelon. Autres paramétrages IV-12

62 Autres paramétrages Mise à jour automatique des tables d échelon Menu : Traitements/Mise à jour automatique des tables d échelon A VERTISSEMENT : A VANT TOUTE MISE A JOUR, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE FAIRE UNE SAUVEGARDE! Ce traitement automatique permet de mettre à jour les tables d échelons qui se trouvent dans les dictionnaires. Il ne concerne donc que le personnel ayant dans leur fiche une qualification avec une formule à l échelon. Seules les tables indiciaires peuvent être mise à jour par ce menu. Les tables en pourcentage devront être modifiées manuellement dans les dictionnaires. 1- Sélectionnez les tables à modifier à l aide de la souris ainsi que des touches SHIFT ou CTRL, 2- Indiquez le nombre de points à rajouter à chaque échelon, 3- Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement. Pour les augmentations du personnel à l indice, à l horaire, au forfait ou avec une base, reportez-vous au menu : Traitements/Augmentation des salaires. Autres paramétrages IV-13

63 Autres paramétrages Mise à jour automatique des tables de saisie et cession sur salaires Menu : Traitements/Mise à jour automatique des tables de saisie et cession A VERTISSEMENT : A VANT TOUTE MISE A JOUR, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE FAIRE UNE SAUVEGARDE! Ce traitement permet de mettre à jour, chaque année en janvier, les tables d opposition sur salaires autres que «0 personne à charge». Cette dernière servant de référence pour la mise à jour. 1- Mettez à jour manuellement, dans les dictionnaires, la table des oppositions sur salaires :0 personne à charge, 2- Les autres tables étant modifiées dans les mêmes proportions, indiquez dans ce menu la valeur à rajouter, en cascade, pour chacune d entres elles, 3- Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement. Exemple : TABLE TABLE TABLE 1 2 Autres paramétrages IV-14

64 Le personnel Menu général Menu : Mise à jour/salariés et enseignants Ce module permet de créer les fiches du personnel. A VERTISSEMENT : S EULE L EDITION DES FICHES SE TROUVE DANS LES LISTES STANDARDS. 1 Permet de sélectionner le type de personnel à consulter. Filtre les informations. Ce bouton permet de personnaliser l écran en : Choisissant par des critères de sélection les personnes désirées (ex : les cadres), 9 Choisissant un critère de tri (ex : par date d entrée dans l établissement), Choisissant les zones que vous voulez voir apparaître à l écran. Ces filtres peuvent être sauvegardés grâce au bouton CONSERVER. Pour supprimer un filtre, il suffit de le sélectionner et d appuyer sur la touche Suppr. RECHERCHE RAPIDE: cliquez sur un en-tête de colonne afin de classer les valeurs par ordre alphabétique, saisissez les premières lettres afin que le curseur se positionne sur la personne de votre choix. Le personnel V-1

65 Le personnel SALARIES 1.1. Etat civil Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Le matricule correspond au numéro d identification de la personne. Ce numéro est unique par société. En effet, un numéro de matricule utilisé en «salarié» ne pourra plus être utilisé par aucune autre personne, ce qui vous permet de gérer, sous le même matricule, les enseignants qui sont aussi salariés de l établissement. Pour éviter les erreurs, ce numéro s incrémente automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU. Néanmoins, cette zone reste modifiable jusqu à la première validation de la fiche. Si vous suivez les comptes du personnel dans des comptes collectifs, ce numéro viendra se placer à la suite du type de tiers renseigné dans la fiche société. Ces cases permettent d indiquer à quel type de personne vous avez à faire : Salarié (case «Salarié» cochée), Enseignant (case «Enseignant» cochée), Salarié et enseignant (case «Salarié» et «enseignant» cochées), Autres (sans coche). Ces zones se cochent automatiquement, lors de la création, en fonction du type de tiers sélectionné sur l écran principal. La coche automatique est non modifiable. Pour créer la fiche de l enseignant en même temps que celle du salarié, reportez-vous à l encadré de fin de chapitre SALARIE. Permet d insérer ou de supprimer la photo du salarié. Si vous choisissez la variable «Mme» une plage de saisie supplémentaire s ouvre pour indiquer le «Nom de jeune fille». La clé du numéro de sécurité sociale se calcule automatiquement en fonction de votre saisie. Ces zones vont vous permettre d éditer la déclaration des travailleurs handicapés qui se trouve dans les listes standards. En cochant la zone LISTE ROUGE vous bloquez l édition des numéros de téléphone à tous les utilisateurs qui n ont pas les droits : zone «Accès confidentialité» dans la gestion des accès aux logiciels. Le personnel V-2

66 Le personnel 1.2. Entrée/Sortie Cet onglet permet de gérer la période de travail effectuée dans l établissement. Elle permet de déterminer à quelle date le salarié aura son premier bulletin. Les zones MOTIF sont intégrées au logiciel de paie. Vous pouvez les consulter ou les éditer dans le menu Fichiers/ Constantes/Motifs d entrée ou de sortie. Ces informations seront reprises dans l édition du registre du personnel ainsi que dans le bilan social : zone «Embauches». La date de sortie bloque l édition des bulletins pour l année. Cette fonction n est pas à confondre avec les zones SALAIRE EN de l onglet «Contrat de travail». Le mois de la sortie du salarié, le logiciel régularisera toutes les assiettes de cotisations. Exemple : Taxe sur les salaires. A la fin de l année, chaque salarié ayant une date de sortie est automatiquement basculé dans le module des personnels sortis, lors de la clôture de Décembre. Ces zones ne sont accessibles qu après avoir indiqué une date de sortie pour la Période 1. Elles ont été créées afin de faire apparaître de manière distincte les deux périodes d embauche d un salarié sur une année civile ; année de traitement pour la DADS. Attention, ces zones n ont d intérêt que si le salarié a eu une coupure entre ces deux contrats de travail Exemple : départ le 15/10/01 et retour le 01/12/01. A ne pas confondre avec un simple changement de contrat qui s effectue sans interruption Exemple : CES jusqu au 15/10/01 et CEC à partir du 16/10/01. Cette zone n a d incidence que sur l édition standard : Provision pour départ à la retraite.. Le personnel V-3

67 Le personnel 1.3. Contrat de travail Cet onglet gère les particularités du contrat de travail de chaque salarié ( ex : qualification, horaire, convention...). Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Indiquez dans cette zone la qualification principale du salarié. Cette dernière sera reprise sur le bulletin de paie dans la zone QUALIFICATION. Vous pouvez retrouver la liste de tous les codes métiers dans le menu Fichiers/ Constantes/Catégories socioprofessionnelles. Ces deux informations sont importantes car elles seront reprises en fin d année sur votre DADS. Elles seront aussi utilisées dans la conception du bilan social. Cette zone est obligatoire car il s agit d une information qui doit apparaître sur les bulletins de paie. PERS. A CHARGE permet d automatiser deux calculs : le supplément familial en complément de la coche sur l option. les saisies-arrêts sur salaire. Le bouton permet de faire apparaître une fenêtre où vous seront gérées toutes les personnes ou enfants à charges du salarié. Le nom du salarié est proposé automatiquement mais reste modifiable. Après avoir saisi la date de naissance le logiciel coche automatiquement la zone SUPPLEMENT (si l âge de l enfant ne dépasse pas 17 ans) et OPPOSITION. Néanmoins, ces zones restent décochables. Travailleur frontalier n a aucune incidence sur la paie. Cette zone est utilisée pour la DADS de fin d année. CDD est une information qui va influer sur l édition du bilan social de l établissement. En effet, cette dernière indique à quel endroit le salarié devra être pris en compte. Les taux d indemnité résidence se paramètrent dans les dictionnaires. Il permet d automatiser la rubrique de paie 19 «indemnité de résidence». Automatise le calcul du supplément familial (rubrique 20) dans le bulletin du salarié en fonction du paramétrage effectuées dans les dictionnaires et du nombre de personnes à charge. Le personnel V-4

68 Le personnel Cette option permet de faire un décompte en jours et non en heures sur la qualification, le bulletin de salaire et la DADS. Pour plus de renseignements, reportez-vous au LEXIQUE : DECOMPTE EN JOURS. Exemple : Les cadres autonomes, depuis la loi sur les 35 heures, doivent être suivis en jours travaillés. Attention, la gestion des tables de modulation journalière reste en heure. Ce module sera donc inexploitable pour ce type de salarié. Le pourcentage indiqué dans cette zone sert à réduire l assiette de calcul des cotisations de certaines caisses. Cet abattement ne s appliquera qu aux caisses ayant la case «Abattement» de cochée. Pour plus de renseignements, reportez-vous au LEXIQUE : ABATTEMENTS, ALLEGEMENTS, REDUCTIONS. Cette zone remplit le même rôle que «%ABATT» à la différence qu elle ne touche que la caisse : Taxe sur salaire. Vous n avez pas besoin, ainsi, d indiquer que la caisse est soumise à abattement. Attention, cette zone est à utiliser avec modération. Pour plus de renseignements, reportez-vous au LEXIQUE : ABATTEMENTS, ALLEGEMENTS, REDUCTIONS ou à l encadré ABATTEMENT TAXE qui se trouve à la fin du tableau. Indiquez l établissement auquel est rattaché le salarié. Cette zone est en relation avec l onglet ETABLISSEMENT de la fiche société. Cette zone vous permettra d éditer la liste des salariés par établissement. Renseignez le lieu de travail du salarié si ce n est pas celui défini dans l adresse de la société. Qualification Service Horaire Equivalence Horaire légal Formule (Permet de définir la méthode de calcul du salaire de base du salarié) Chaque salarié peut avoir jusqu à trois qualifications distinctes sur le bulletin de paie. Cette zone vient en complément de la zone qualification. Le fait de détailler les qualifications peut avoir plusieurs avantages : Information plus claire pour le salarié. Cela peut être aussi vu comme un inconvénient car cela alourdit la lecture du bulletin. Pouvoir affecter un service différent afin de faciliter certaines exonérations (voir ABATT. TAXE SUR SALAIRE), ou de limiter l utilisation des clés de répartition pour les affectations analytiques. Ces informations se paramètrent dans les dictionnaires. Cette notion est importante. Elle est fortement influencée par les affectations comptables et/ou analytiques que vous voulez utiliser pour répartir vos salaires. Saisissez l horaire hebdomadaire ou Mensuel du salarié. Saisissez l équivalence hebdomadaire ou mensuelle en fonction de la saisie HORAIRE. Exemple : Pour un salarié qui travaille à temps plein vous pouvez indiquer : soit un horaire de 35 h avec une équivalence 35h, soit un horaire de 151,67 h avec une équivalence de 151,67 h. Indiquez l horaire légal mensuel du salarié. Ces données se paramètrent dans les dictionnaires. Exemple : Un salarié AES à temps partiel peut être payé sur un horaire de 20 h avec une équivalence de 35 h le tout ramené à un horaire mensuel légal de 151,67 h par mois. Indice Permet d affecter un nombre de points d indice. Echelon Permet de rattacher le salarié à une table d échelon afin d automatiser : le calcul de points les changements d échelons dus à l ancienneté. Le personnel V-5

69 Le personnel Smic Horaire Base Forfait Permet de payer une personne au SMIC selon la valeur du SMIC paramétrée dans les dictionnaires. Permet d indiquer un taux horaire dans la zone MONTANT. Permet de saisir le montant qui représente le salaire de base. Cette option proratise le montant en fonction de l horaire contractuel saisi, contrairement au FORFAIT. Permet de saisir le montant qui représente le salaire de base. Cette option ne proratise pas le montant en fonction de l horaire saisi, contrairement à BASE. Table Cette zone permet d accéder : aux tables d échelons si vous avez choisi une formule «ECHELON». aux tables d anciennetés dans les autres cas. Pour plus d explications sur les tables, reportez-vous aux dictionnaires. Ancienneté Cette zone se met à jour automatiquement par rapport à la date d entrée du salarié mais elle reste modifiable. Elle sert de base de calcul aux tables d échelons et d anciennetés. Points/Montant La définition de cette zone dépend de la valeur saisie dans la zone «Formule». Indiquez : un nombre de point si vous avez choisi «Indice», un taux horaire vous avez choisi «Horaire», un montant si vous avez choisi «Forfait» ou «Base». Valeur du point Indiquez la valeur annuelle du point uniquement si la formule est : «Echelon» ou «Indice». Ces valeurs se paramètrent dans les dictionnaires. Les coches indiquent que le salarié recevra un bulletin sur cette période. Par défaut, le logiciel coche tous les mois de l année. En décochant ces dernières vous bloquez l édition des bulletins de paie pour un salarié qui ne vient travailler que quelques mois de façon irrégulière. Exemple : Un formateur occasionnel que vous rémunérez en Mars, Juin, Octobre. Cette option n est pas à confondre avec la date de sortie qui génère la régularisation annuelle de la taxe sur salaire. Permet de se déplacer d un salarié à l autre sans revenir à la liste du personnel. ABATTEMENT TAXE SUR SALAIRE : Cet abattement est spécifique, aujourd hui, à une seule catégorie de salarié : le personnel de cantine. Il ne concerne que la partie du salaire couvrant cette activité. Vous avez deux moyens pour diminuer la cotisation de taxe sur salaire : Rattacher le salarié à un service spécifique qui est exonéré de taxe (Méthode conseillée). Cette méthode alourdit le bulletin de salaire mais elle a l avantage d être la plus claire pour le salarié et la plus facile à justifier en cas de contrôle. Indiquez un pourcentage dans la zone «d abattement de taxe sur salaire» correspondant à la part du salaire brut que vous estimez exempte de taxe sur les salaires. Même si ces deux méthodes donnent le même résultat, cette dernière n est pas conseillée. Vous pourriez avoir des problèmes lors d un contrôle. Le personnel V-6

70 Le personnel 1.4. Eléments bancaires Cet onglet permet de paramétrer le mode de règlement utilisé pour payer le salarié. Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Cette zone n est accessible que dans le cas des virements bancaires. Elle permet de ventiler le virement des salariés sur une ou plusieurs banques. Vous retrouvez la liste des établissements bancaires, associés à l établissement, paramétrés dans l onglet «Eléments bancaires» de la société. Dans le cas d un virement, indiquez dans ces zones tous les éléments bancaires liés au salarié. Ces indications sont conservées si un salarié, payé habituellement par virement, est, un mois exceptionnellement, payé par chèque. Le logiciel indique par défaut le nom du salarié. Ne modifiez ces informations que si le titulaire du RIB saisi n est pas le salarié. Le personnel V-7

71 Le personnel 1.5. Autres éléments Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Si le salarié bénéficie d avantages en nature repas, sélectionnez le prix unitaire du repas qui doit être appliqué. Ces informations viennent du paramétrage des dictionnaires. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : AVANTAGES EN NATURE. Cette zone est réservée à la catégorie des cadres qui n ont pas un salaire suffisant pour avoir un nombre de points de retraite minimum. Cette table, qui se paramètre dans les dictionnaires, est en lien avec les caisses paramétrées avec le TYPE = GMP. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : GARANTIE MINIMALE EN POINTS. La coche permet de proratiser le plafond des caisses en fonction de la zone HORAIRE du tableau des qualifications. Cette option est utilisable avec les personnes travaillant à temps partiel pour l établissement. Cette zone permet de bloquer les rubriques d ancienneté en fonction des paramétrages effectués dans le menu DICTIONNAIRES/CONVENTIONS COLLECTIVES. Cette zone peut être utilisée de deux façons différentes. Elle peut permettre de suivre les congés payés : auxquels à droit le salarié sur la période de paie écoulée Renseignez la zone «Congé payé mensuel» du menu DICTIONNAIRES/CONVENTIONS COLLECTIVES afin que le nombre de jours de congés se rajoute automatiquement après chaque clôture. Les congés payés, que vous affectez sur le bulletin à l aide de la rubrique 105, quant à eux, viendront en diminution de ce solde après de la clôture. que doit prendre le salarié jusqu à la fin de l année. Indiquez, lors de la paie du mois de juin (début de la période de référence pour le calcul des congés payés), le nombre total de jours ouvrés ou ouvrables auquel a droit le salarié en fonction de sa convention collective. Ne renseignez rien dans la zone «Congés» du paramétrage des conventions collectives afin que seuls les congés payés affectés au bulletin viennent en diminution du solde après chaque clôture. Cette information est reprise dans les éditions des bulletins de paie comme critère de sélection. Cette information permet de répartir les salariés en deux groupes : «Etablissement» (payés par l établissement), «Multi-employeurs» (payés par l établissement, l état ou d autres sociétés). Indiquez les abattements auxquels à droit le salarié. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ABATTEMENTS, ALLEGEMENTS, REDUCTIONS. Le personnel V-8

72 Le personnel Permet d ajouter un message personnalisé à chaque salarié. Si vous devez envoyer un message identique à tous les salariés sans exception, reportez-vous à l onglet «Valeur du mois» de la fiche société. Indiquez le collège prud homal auquel est rattaché le salarié lors des élections prud homales. Pour le personnel multi-employeurs, il y a la possibilité de voter dans la commune de son lieu de résidence. Dans ce cas, vous devez cocher la zone VOTE A DOMICILE. Il s agit du même principe que pour les salariés qui ne travaillent pas le jour des élections prud homales. Ces zones concernent les organismes de retraite ou de prévoyance. Indiquez toujours par défaut URSSAF1 sauf si l établissement est affilié à deux organismes d URSSAF ou si vous avez des contrats emploi jeune. Pour plus de renseignements, reportez-vous à l onglet «URSSAF» de la fiche société. Ne rien renseigner par défaut dans ces zones qui sont réservées au traitement des salariés affiliés à un régime URSSAF particulier (CEC, CES, TP ). Si c est le cas du salarié, indiquez dans CAS PARTICULIERS URSSAF1 les numéros des caisses MALADIE et VIEILLESSE attribués à ce régime. En générale, ces cotisations ont été regroupées sous la même caisse URSSAF créée particulièrement pour ce régime. Exemple : URSSAF CES. Ne renseignez rien dans les 2 zones liées au CAS PARTICULIERS URSSAF2. Ces dernières ne seront à renseigner que si le salarié change de contrat aidé en cours d année. Exemple : un CES qui devient CEC en cours d année. Si c est le cas, indiquez les numéros des nouvelles caisses MALADIE et VIEILLESSE attribuées à ce régime. En générale, ces cotisations ont été regroupées sous la même caisse URSSAF créée particulièrement pour ce régime. CREATION DE LA FICHE ENSEIGNANT A PARTIR DE LA FICHE SALARIE : Pour cela il vous suffit de cocher la case ENSEIGNANT qui se trouve à côté du matricule du salarié. Cette opération pourra s effectuer à tout moment dans l année. Elle a pour intérêt de récupérer une partie des informations afin de ne pas les ressaisir. Attention, vous devrez compléter la fiche enseignant créée car toutes les informations obligatoires ne seront pas récupérées : La date d entrée, La qualification, Le code métier, Le temps de travail, Les renseignements liés à la ligne de qualification, Le mode de paiement, Le rattachement aux caisses. Le personnel V-9

73 Le personnel ENSEIGNANTS 2.1. Etat civil Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Le matricule correspond au numéro d identification de la personne. Ce numéro est unique par société. En effet, un numéro de matricule utilisé en «enseignant» ne pourra plus être utilisé par aucune autre personne, ce qui vous permet de gérer, sous le même matricule, les enseignants qui sont aussi salariés de l établissement. Pour éviter les erreurs, ce numéro s incrémente automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU. Néanmoins, cette zone reste modifiable jusqu à la première validation de la fiche. Si vous suivez les comptes du personnel dans des comptes collectifs, ce numéro viendra se placer à la suite du type de tiers renseigné dans la fiche société. Ces cases permettent d indiquer à quel type de personne vous avez à faire : Salarié (case «Salarié» cochée), Enseignant (case «Enseignant» cochée), Salarié et enseignant (case «Salarié» et «enseignant» cochées), Autres (sans coche). Ces zones se cochent automatiquement, lors de la création, en fonction du type de tiers sélectionné sur l écran principal. La coche automatique est non modifiable. Pour créer la fiche du salarié en même temps que celle de l enseignant, reportez-vous à l encadré de fin de chapitre SALARIE. Permet d insérer ou de supprimer la photo du salarié. Si vous choisissez la variable «Mme» une plage de saisie supplémentaire s ouvre pour indiquer le «Nom de jeune fille». La clé du numéro de sécurité sociale se calcule automatiquement en fonction de votre saisie. En cochant la zone LISTE ROUGE vous bloquez l édition des numéros de téléphone à tous les utilisateurs qui n ont pas les droits : zone «Accès confidentialité» dans la gestion des accès aux logiciels. Le personnel V-10

74 Le personnel 2.2. Entrée/Sortie Cet onglet permet de gérer la période de travail effectuée dans l établissement. Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Elle permet de déterminer à quelle date l enseignant aura son premier relevé de cotisation. Les zones MOTIF sont intégrées au logiciel de paie. Vous pouvez les consulter ou les éditer dans le menu Fichiers/ Constantes/Motifs entrée ou sortie. La date de sortie bloque l édition des relevés pour l année. A la fin de l année, chaque enseignant ayant une date de sortie est automatiquement basculé dans le module des personnels sortis, lors de la clôture de décembre. Ces deux zones ne sont que des compléments d information, elles n ont aucune influence sur le relevé. Le personnel V-11

75 Le personnel 2.3. Contrat de travail Cet onglet gère les particularités du contrat de travail de chaque enseignant. Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Indiquez dans cette zone la qualification principale de l enseignant. Cette information sera reprise sur le relevé de cotisation dans la zone QUALIFICATION. Vous pouvez retrouver la liste de tous les codes métiers dans le menu Fichiers/ Constantes/Catégories socioprofessionnelles. Ces deux zones sont des compléments d information. Elles n ont aucune incidence sur le relevé de cotisations. Ces informations seront reprises en entête du relevé de cotisation. Qualification Indiquez comme en la qualification principale de l enseignant. Service Horaire Equivalence Horaire légal Table Pts/Montant Ces informations se paramètrent dans les dictionnaires. Cette notion est importante. Elle est fortement influencée par les affectations comptables et/ou analytiques que vous voulez utiliser pour répartir les cotisations. Saisissez l horaire hebdomadaire ou mensuel de l enseignant. Saisissez l équivalence hebdomadaire ou mensuelle en fonction de la saisie HORAIRE. Exemple : Pour un enseignant qui travaille à temps plein vous pouvez indiquer soit un horaire de 18 h sur une équivalence de 18h soit qu il fait 78 h sur une équivalence de 78 h. Indiquez quel horaire légal l enseignant. Ces données se paramètrent dans les dictionnaires. Exemple : Un enseignant à temps partiel peut travailler sur un horaire de 4 h avec une équivalence de 18h le tout ramené à un horaire légal, lié à sa convention, de 169 h par mois. Indiquez le numéro d échelon de l enseignant. Indiquez le nombre de points que reçoit l enseignant Le personnel V-12

76 Le personnel 2.4. Eléments bancaires Cet onglet permet de paramétrer le mode de paiement utilisé par l enseignant. Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Cette zone n est accessible que dans le cas des prélèvements bancaires. Vous retrouvez la liste des établissements bancaires paramétrés dans l onglet «Eléments bancaires» de votre société. Dans le cas d un prélèvement indiquez dans ces zones tous les éléments bancaires de l enseignant. Ces indications sont conservées si un enseignant, remboursant habituellement par prélèvement, a, un mois donné, réglé exceptionnellement par chèque. Le logiciel indique par défaut le nom de l enseignant. Ne modifiez ces informations que si le titulaire du RIB saisie n est pas l enseignant. Le personnel V-13

77 Le personnel 2.5. Autres éléments Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Indiquez le collège prud homal auquel est rattaché l enseignant lors des élections prud homales. Les enseignants ont la possibilité de voter dans la commune de leur lieu de résidence. Dans ce cas, vous devez cocher la zone VOTE A DOMICILE. Ces zones concernent les organismes de retraite ou de prévoyance. Permet d ajouter un message personnalisé à chaque enseignant. Si vous devez envoyer un message identique à tous les salariés sans exception, reportez-vous à l onglet «Valeur du mois» de la fiche société. CREATION DE LA FICHE SALARIE A PARTIR DE LA FICHE ENSEIGNANT : Pour cela il vous suffit de cocher la case SALARIE qui se trouve à côté du matricule de l enseignant. Cette opération pourra s effectuer à tout moment dans l année. Elle a pour intérêt de récupérer une partie des informations afin de ne pas les ressaisir. Attention, vous devrez compléter la fiche salarié créée car toutes les informations obligatoires ne seront pas récupérées : La date d entrée, La qualification, Le code métier, Le temps de travail, La convention collective, Les renseignements liés à la ligne de qualification, Le mode de paiement, Le rattachement aux caisses. Le personnel V-14

78 Le personnel AUTRES PERSONNELS Le module «AUTRES» personnels n a pour but que de gérer les personnes non salariées et non enseignantes, tel le président de l OGEC, qui doivent être pris en compte lors des élections prud homales Etat civil Seules les zones en GRAS sont obligatoires. Le matricule correspond au numéro d identification de la personne. Ce numéro est donc unique par société. Ces coches permettent d indiquer à quel type de personne vous avez à faire : Salarié, Enseignant, Salarié et enseignant, Autres (sans coche). Ces zones se cochent automatiquement, lors de la création, en fonction du type de tiers sélectionné sur l écran principal. Permet d insérer ou de supprimer la photo du salarié. Si vous choisissez la variable «Mme» une plage de saisie supplémentaire s ouvre pour indiquer le «Nom de jeune fille». La clé du numéro de sécurité sociale se calcule automatiquement en fonction de la saisie du numéro INSEE. En cochant la zone LISTE ROUGE vous bloquez l édition des numéros de téléphone à tous les utilisateurs qui n ont pas les droits : zone «Accès confidentialité» dans la gestion des accès aux logiciels. Le personnel V-15

79 Le personnel 3.2. Etat civil Indiquez le collège prud homal auquel est rattaché la personne lors des élections prud homales. Les personnes multi-employeurs ont la possibilité de voter dans la commune de leur lieu de résidence. Dans ce cas, vous devez cocher la zone VOTE A DOMICILE. Le personnel V-16

80 Le personnel PERSONNELS PARTIS Le module personnel «PARTIS» n a pour but que de gérer les personnes salariées et enseignantes qui ont quitté l établissement les années civils précédentes. Ces personnes qui ont une date de sortie «basculent» automatiquement dans ce menu lors de la clôture des paies et des relevés fin décembre. Pour les réactiver dans le module de paie et/ou des enseignants il vous suffit de re-cocher la case SALARIE et/ou ENSEIGNANT qui se trouvent à côté du matricule. HONORAIRES Ce module permet de déclarer toutes les autres rémunérations (honoraires, avantages en nature, commissions ) que vous avez versés dans l année sans établir de bulletins de paie. Cette déclaration des honoraires est obligatoire, en fin d année, pour établir la D.A.D.S. Vous devez, pour chaque entreprise ou personne concernée, établir une fiche d honoraire. Informations complémentaires : Indiquez le montant annuel versé, arrondi à l Euro le plus proche. Si vous ne savez pas quel type de rémunération choisir, remplissez la zone «Autre rémunérations». Pour les avantages en nature, indiquez en plus le type de l avantage versé (Repas, logement, ). Cette remarque est aussi valable pour le remboursement des indemnités et la retenue sur impôt. A VERTISSEMENT : LES HONORAIRES DECLARES LES ANNEES PRECEDENTES NE SONT PAS DETRUITS. SEULES LES ZONES «INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES» SONT REMISES A ZERO. Le personnel V-17

81 Le personnel BOUTONS Calendrier de modulation Le calendrier de modulation permet pour un salarié de planifier son horaire pour l'année (année scolaire ou année civile selon les établissements). Ce dispositif est nécessaire pour certains salariés depuis le passage aux 35 heures et permet à l'utilisateur comme au salarié d'avoir une vision plus claire du travail dans l'année. Si le bulletin de salaire indique le plus souvent un nombre d'heures de travail "lissé" (horaire annuel divisé par 12), il ne reflète que ce qui est payé en moyenne et non les heures réellement travaillées par le salarié. La modulation permet au salarié de travailler plus à certaines périodes de l'année (périodes "hautes" pendant lesquelles le nombre d'heures travaillées est supérieur au nombre d'heures payées) et de récupérer ce surplus d'heures sur d'autres périodes (périodes "basses" pendant lesquelles le nombre d'heures travaillées est inférieur aux heures payées). Au total sur l'année, ce nombre doit être identique. Sur ce calendrier, on pourra donc inscrire les périodes prises en congés, celles prises en ARTT (réduction du temps du travail); de plus les périodes d'absences seront affichées pour information. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : CALENDRIER DE MODULATION. Le personnel V-18

82 Le personnel Nom du salarié. Période sur laquelle le calendrier s applique. Cette indication est fonction du paramétrage effectué dans la zone «Mois début» de la fiche société. On peut néanmoins cliquer sur les flèches de gauche ou de droite pour reculer ou avancer d une période. Cela vous permettra, entre autre, de préparer le calendrier du prochain exercice avant la clôture du dernier mois de la période de modulation. Lors de la 1 ère saisie du planning, vous devez d'abord indiquer le nombre d'heures que le salarié doit effectuer dans l'année (exemple : personnel AES = 1558h). Ce nombre est calculé déduction faite des congés payés et des jours fériés ou chômés de la période. Ce sera un "garde-fou" pour éviter de dépasser ce nombre lors de l'élaboration du calendrier (ventilation de l'horaire de travail jour par jour). Zone de saisie du calendrier sur la période sélectionnée. Ce tableau permet de saisir les heures effectuées par le salarié chaque jour. Pour vous positionner, utilisez les mois et les jours qui sont affichés respectivement en colonne et en ligne. Pour faciliter la saisie, le logiciel affiche en plus le jour correspondant à la zone lorsque vous passez la souris sur les cases du tableau. Pour vous déplacer, utilisez les flèches de direction du clavier. Pour les salariés qui effectuent un même cycle hebdomadaire de travail, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris pour dupliquer une période de référence. Permet de copier la ou les cellules sélectionnées à l aide de la souris et de la Copier période choisie touche SHIFT. Vous pouvez contrôler la période choisie en bas du calendrier. Permet de copier la ou les cellules sélectionnées, à l aide de la souris et de Copier vers A. pers. la touche SHIFT, pour les coller sur un autre salarié. Vous pouvez contrôler la période choisie en bas du calendrier. Permet de coller la ou les cellules sélectionnées par les fonctions «Copier Coller sur période choisie période choisie» et «Coller vers autres personnnes». Vous pouvez contrôler la période choisie en bas du calendrier. Permet de transformer la ou les cellules sélectionnées, à l aide de la souris et de la touche SHIFT, en CP (Bleu). Le logiciel effacera alors les heures déjà saisies à l intérieur de ces dernières. Vous pouvez contrôler la période Période choisie CP choisie en bas du calendrier. Vous pourrez néanmoins indiquer que le salarié a travaillé durant la période en indiquant le nombre d heures dans les cellules. Le logiciel traduira alors cette zone en une demi journée de CP. Permet de transformer la ou les cellules sélectionnées, à l aide de la souris et de la touche SHIFT, en RTT (Jaune). Le logiciel effacera alors les heures déjà saisies à l intérieur de ces dernières. Vous pouvez contrôler la période Période choisie RTT choisie en bas du calendrier. Vous pourrez néanmoins indiquer que le salarié a travaillé durant la période en indiquant le nombre d heures dans les cellules. Le logiciel traduira alors cette zone en une demi journée de RTT. Permet de remettre à blanc la ou les cellules sélectionnées. Vous pouvez Effacer période choisie contrôler la période choisie en bas du calendrier. Zone correspondant à la somme de la colonne TOTAL. Cette zone, à la fin du paramétrage du calendrier doit correspondre au nombre d heures que doit effectuer le salarié en fonction du contrat de travail déduction faite des heures supplémentaires payées. Le personnel V-19

83 Le personnel Donne la définition des couleurs qui sont affichées sur le calendrier du salarié. Le nombre de jours par couleur se réactualise automatiquement en fonction des informations saisies dans les cellules du calendrier. Blanc Zone indiquant les jours travaillés du salarié. Bleu Zone indiquant les jours de congés payés pris par le salarié. Jaune Zone indiquant les jours de RTT pris par le salarié. Zone indiquant les jours d absences du salarié. Cette couleur ne peut être affectée lors de la construction du calendrier. Cette dernière ne Rouge se met à jour, qu en fonction de l historique des absences mise à jour après la clôture de paie. Noir Zone indiquant les dimanches. Zone indiquant les jours fériés (jours chômés, jours de fêtes ). Gris Ces derniers se paramètrent chaque année dans les dictionnaires. Indiquez dans cette ligne le nombre d heures supplémentaires payées. Ce nombre est rajouté au nombre d heures travaillées ainsi qu au nombre d heures supplémentaires. Vous devriez donc retrouver l égalité du nombre d heures que doit faire le salarié en soustrayant ces deux zones. Exemple : un salarié AES qui doit faire 1558 heures dans l année et à qui vous avez payé 5 heures supplémentaires va avoir = Attention, contrairement aux congés payés, aucun automatisme n est généré sur le bulletin du salarié, au niveau des heures complémentaires ou supplémentaires. En effet, nous ne connaissons pas la majoration des heures ( 110%, 125% ou 150%). En cliquant sur le bouton EDITER le logiciel pose 2 questions. La première permet, si vous répondez par OUI, d éditer un calendrier vide afin de préparer le travail de saisie sur papier. La seconde permet de verrouiller le calendrier du salarié afin que ce dernier et le chef d établissement puissent le signer. Par la suite, toutes les modifications qui seront apportées au calendrier, après validation, ressortiront en gras. Il vous est proposé dans les listes standards, un récapitulatif par salarié de l état des tables de modulations. Le personnel V-20

84 Le personnel Sanctions / Visites médicales Ces deux tableaux permettent de suivre les sanctions ainsi que les visites médicales de chaque salarié. Cette saisie est identique au menu MISE A JOUR / SANCTIONS ou VISITES MEDICALES. Toutes ces informations n ont aucune incidence sur les bulletins de paies ou sur les relevés de cotisations. Elles seront néanmoins exploitables lors des éditions libres ou des traitements de requête (Sélection/Tri) grâce à la fonction FILTRE. Le personnel V-21

85 Le personnel Caisses Ce bouton permet d affecter le ou les rattachements aux caisses du salarié. Sélectionnez le rattachement aux caisses que vous voulez affecter aux salariés. Vous retrouvez la liste des rattachements paramétrés ainsi que les caisses qui leurs sont associées dans le menu STRUCTURE/RATTACHEMENT. Ces zones ne sont à renseigner qu en cas de contrat de travail particulier avec exonération des cotisations sur une partie du salaire uniquement. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : SALARIE A PROFIL PARTICULIER. Limité au SMIC Limite H/Sem. Lorsqu un établissement signe un contrat aidé avec un salarié, celui-là bénéficie d une réduction de cotisations et/ou d une aide financière. Exemple : Pour un CIE, l établissement bénéficie d une exonération des cotisations patronales d URSSAF mais ceci dans une certaine limite. Ces 3 zones permettent de déterminer le seuil jusqu auquel on bénéficie de l exonération. Au-delà de cette limite, le logiciel utilisera le second rattachement. Profil Ce second rattachement aux caisses a le même rôle que, à la seule différence qu il ne sera appliqué que sur la partie du brut supérieure à la limite déterminée par les 3 zones précédentes. Le tableau permet de visualiser la liste de toutes les caisses créées et rattachées à la société. Les couleurs permettent de visualiser les caisses associées au profil choisi pour le salarié. Le gras permet de faire ressortir les caisses non déductibles afin de les dissocier des autres. Le personnel V-22

86 Le personnel Rubriques Cet écran permet d affecter, de modifier et/ou de visualiser les rubriques affectées au salarié pour la période en cours. Ce module est identique à la saisie des éléments individuels du menu BULLETINS/ELEMENTS INDIV./PAR SALARIE. Le logiciel vous permet d obtenir le même résultat par d autres menus. Exemple : Des saisies rapides (par rubriques ou par affectation) ont été prévues pour accélérer la saisie de ce type d éléments. La visualisation permet de corriger directement le bulletin du salarié Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS. Rubriques Permanent Complément Base/Taux/Montant Equivalence Service Permet de sélectionner les rubriques à affecter au salarié. Ces dernières se paramètrent dans les dictionnaires. Permet d affecter de façon définitive (coche) ou ponctuelle (sans coche) la rubrique au salarié. Seules les rubriques permanentes resteront après la clôture de la période de paie. Certaines rubriques nécessitent une période (absences, indemnités de prévoyance ) Permet de saisir les éléments que vous voulez rajouter au bulletin du salarié. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/VALORISATION DE L ELEMENT INDIVIDUEL. Cette colonne n est utilisée que par quelques rubriques spécifiques. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI AUTORISENT LA SAISIE DE L EQUIVALENCE.. Permet d affecter la rubrique à l un des services et donc à l une des qualifications du salarié. Cette zone n a donc un intérêt que pour les salariés ayant plusieurs qualifications. Le personnel V-23

87 Le personnel Libre Cet écran permet d affecter, de modifier et/ou de visualiser des valeurs aux tables libres paramétrées dans les fichiers. Les modules de mise à jour en tableau ou par assignation vous permettent de renseigner ses zones de façon plus efficace. Toutes ces informations n ont aucune incidence sur les bulletins de paies ou sur les relevés de cotisations. Elles seront néanmoins exploitables lors des éditions libres ou des traitements de requête (Sélection/Tri) grâce à la fonction FILTRE. Le personnel V-24

88 Le personnel Historique Permet de visualiser tous les éléments archivés du salarié ou de l enseignant, afin de faciliter une recherche ou éditer un duplicata. Les bulletins Permet de visualiser et/ou de rééditer le bulletin ou le relevé archivé lors du calcul de la période sélectionnée. Seul le mois est important dans cette sélection. Les rubriques Permet de visualiser les rubriques affectées au salarié et archivées lors du calcul de la période sélectionnée. Seul le mois est important dans cette sélection. Le personnel V-25

89 Le personnel Les événements et absences Permet de visualiser certains événements (Arrêts de travail et Congés) qui ont concerné le salarié ou l enseignant durant l année. Cet onglet est indépendant du mois sélectionné. Le personnel V-26

90 Bulletins/Relevés ELEMENTS INDIVIDUELS A VERTISSEMENT : A VANT TOUT CHANGEMENT, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE BIEN VERIFIER QUE LA PERIODE, QUI SE TROUVE EN HAUT DE L ECRAN CORRESPOND BIEN A CELLE QUE VOUS VOULEZ TRAITER. Jusqu à présent nous n avons abordé que les notions de dictionnaires et de structures. Ces éléments vont permettre au logiciel de déclencher tous les automatismes du bulletin de salaire ou du relevé de cotisations : Salaires de base, cotisations salariales et patronales, ancienneté, supplément familial, acomptes, prêts, oppositions sur salaires. Ce module va vous permettre de compléter les bulletins de paie ou les relevés de cotisations du personnel. Nous vous proposons plusieurs méthodes de travail afin que vous puissiez choisir la plus adaptée au travail à accomplir. Par salarié ou enseignant Menu : Bulletins-relevés/Eléments individuels/par salarié ou enseignant Ce module est identique à celui que vous pouvez trouver dans les fiches du personnel Salariés/ Enseignants : Bouton «RUBRIQUES». Si vous devez affecter une même rubrique à plusieurs personnes, nous vous conseillons de passer par l affection par rubrique voir par l affectation rapide si tous les paramètres ( base, taux, montant ) de cette dernière sont identiques. Permet de sélectionner le personnel à traiter. Pour vous aider deux fonctions complémentaires sont disponibles : Le bouton FILTRE permet de pré-sélectionner le personnel qui doit apparaître dans la liste, La saisie du nom du salarié ou de l enseignant pour un positionnement et une sélection rapide dans du personnel. Permet de pré-sélectionner le personnel à traiter. Exemple : les cadres. Bulletins/Relevés VI-1

91 Bulletins/Relevés Rubriques Permanent Complément Base/Taux/Montant Equivalence Service Permet de sélectionner les rubriques à affecter au salarié. Ces dernières sont paramétrées dans les dictionnaires. Permet d affecter de façon définitive (coche) ou ponctuelle (sans coche) la rubrique au salarié. Seules les rubriques permanentes resteront après la clôture de la période de paie. Certaines rubriques nécessitent une période (absences, indemnités de prévoyance ) Permet de saisir les éléments que vous voulez rajouter au bulletin du salarié. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/VALORISATION DE L ELEMENT INDIVIDUEL. Cette colonne n est utilisée que par quelques rubriques spécifiques. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI AUTORISENT LA SAISIE DE L EQUIVALENCE.. Permet d affecter la rubrique à l un des services et donc à l une des qualifications du salarié. Cette zone n a donc un intérêt que pour les salariés ayant plusieurs qualifications. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS. Bulletins/Relevés VI-2

92 Bulletins/Relevés Par rubrique Menu : Bulletins-relevés/Eléments individuels/par rubrique Ce module traite de façon plus efficace que le module précédent l affectation d une même rubrique à plusieurs salariés ou enseignants. Si la rubrique à affecter contient les mêmes paramètres (base, taux, montant ) pour toutes les personnes à traiter, nous vous conseillons de passer par l affectation rapide des rubriques. Salarié/Enseignant Permanent Complément Permet de sélectionner la rubrique à affecter aux personnels. Les rubriques sont paramétrées dans les dictionnaires. Permet de pré-sélectionner le personnel à traiter. Exemple : les cadres. Base/Taux/Montant Equivalence Service Permet de sélectionner le personnel à qui la rubrique doit être affectée. Pour vous aider, deux fonctions complémentaires sont à votre disposition : Le bouton FILTRE permet de pré-sélectionner le personnel qui doit apparaître dans la liste, La saisie du nom du salarié ou de l enseignant pour un positionnement et une sélection rapide dans du personnel qui se trouve dans la liste. Permet d affecter de façon définitive (coche) ou ponctuelle (sans coche) la rubrique au salarié. Seules les rubriques permanentes resteront après la clôture de la période de paie. Certaines rubriques nécessitent une période (absences, indemnités de prévoyance ) Permet de saisir les éléments que vous voulez rajouter au bulletin du salarié. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/VALORISATION DE L ELEMENT INDIVIDUEL. Cette colonne n est utilisée que par quelques rubriques spécifiques. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI AUTORISENT LA SAISIE DE L EQUIVALENCE. Permet d affecter la rubrique à l un des services et donc à l une des qualifications du salarié. Cette zone n a donc un intérêt que pour les salariés ayant plusieurs qualifications. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS. Bulletins/Relevés VI-3

93 Bulletins/Relevés Affectation rapide Menu : Bulletins-relevés/Eléments individuels/affectation rapide Ce module traite de façon plus efficace que le module précédent l affectation d une même rubrique à plusieurs salariés ou enseignants à condition que tous les paramètres qui sont rattachés à celle-là (complément, base, taux, montant et équivalence) soient identiques. Permanent Complément Permet de sélectionner la rubrique à affecter aux personnels. Ces dernières sont paramétrées dans les dictionnaires. Base/Taux/Montant Equivalence Service Permet d affecter de façon définitive (coche) ou ponctuelle (sans coche) la rubrique au salarié. Seules les rubriques permanentes resteront après la clôture de la période de paie. Certaines rubriques nécessitent une période (absences, indemnités de prévoyance ) Permet de saisir les éléments que vous voulez rajouter au bulletin du salarié. Pour plus de renseignements sur les différentes zones, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/VALORISATION DE L ELEMENT INDIVIDUEL. Cette colonne n est utilisée que par quelques rubriques spécifiques. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI AUTORISENT LA SAISIE DE L EQUIVALENCE. Permet d affecter la rubrique à l un des services et donc à l une des qualifications du salarié. Cette zone n a donc un intérêt que pour les salariés ayant plusieurs qualifications. Bulletins/Relevés VI-4

94 Bulletins/Relevés Permet de pré-sélectionner le personnel à traiter. Exemple : les cadres. Permet de sélectionner le personnel à traiter. Pour vous aider deux fonctions complémentaires sont à votre disposition : Le bouton FILTRE permet de pré-sélectionner le personnel qui doit apparaître dans la liste, La sélection du personnel à l aide des touches SHIFT et CTRL. Permet de lancer l affectation. La rubrique sélectionnée ainsi que ses paramètres (Permanent, complément, base, taux, montant, équivalence, service) seront affectés aux personnels sélectionnés. Permet de visualiser la liste des rubriques affectées par les éléments individuels au personnel sélectionné. Aucune modification ne peut être faite sur cet écran. Pour apporter des corrections, reportezvous aux affectations par salariés ou par rubriques. Permet de Copier/Coller des rubriques, avec leurs paramètres, d un personnel à l autre. Ce module peut être utilisé de deux façons différentes : 1 ère méthode : Duplication d une rubrique déjà affectée à un personnel. 1. Sélectionnez la personne ayant la rubrique à dupliquer, 2. Sélectionnez la rubrique dans le tableau, 3. Cliquez sur le bouton COPIER, 4. Sélectionnez le ou les personnes sur lesquelles doivent être effectuées la duplication 5. Cliquez sur le bouton COLLER pour lancer le traitement. 2nd méthode : Affectation d une rubrique à un ensemble de personnes. 1. Sélectionnez la rubrique à affecter ainsi que ses paramètres (Permanent, complément, base, taux, montant, équivalence, service), 2. Sélectionnez le personnel à traiter, 3. Cliquez sur le bouton AFFECTER RUBRIQUE. Bulletins/Relevés VI-5

95 Bulletins/Relevés Contrôle des affectations Ces éditions permettent de contrôler le travail effectué dans le menu des affectations individuelles des rubriques. Menu : Bulletins-relevés/Eléments individuels/edition par salarié Pour chaque personne, le logiciel vous donne la liste des rubriques affectées. Menu : Bulletins-relevés/Eléments individuels/edition par rubrique Pour chaque rubrique, le logiciel vous donne la liste du personnel traité. Bulletins/Relevés VI-6

96 Bulletins/Relevés Calcul d un salaire brut/net Menu : Bulletin/Calcul salaire brut/net Ce traitement permet de retrouver le salaire brut d un salarié par rapport à un salaire net. 1. Saisissez la valeur du salaire net à verser, 2. Cliquez sur le bouton CALCULER. A VERTISSEMENT : L E CALCUL DE BRUT A PARTIR DU SALAIRE NET SE FAIT A UN INSTANT DONNE ET DEPEND DONC DES VALEURS ( RUBRIQUES, COTISATIONS ) DU MOMENT. T OUT CHANGEMENT APPORTE A CES VALEURS IMPOSERA UN NOUVEAU CALCUL. Un autre module de simulation, permettant de visionner la répercussion d une modification du contrat de travail, vous est proposé dans la visualisation des bulletins et des relevés de cotisations. Bulletins/Relevés VI-7

97 Bulletins/Relevés Visualisation Menu : Bulletins-relevés/Visualisation Cette fonction permet de : visualiser, à tout moment, les bulletins de paie et les relevés de cotisations de la période, modifier la plupart des éléments du bulletin ou du relevé ( Qualification, rubriques, caisses ) et d en vérifier instantanément le résultat à l écran, visualiser l impact de certaines modifications, contrat de travail ou caisses, sans pour cela affecter le paramétrage d origine. Permet de sélectionner le personnel. Permet de fermer la fenêtre de visualisation. Attention, n utilisez pas la croix en haut de l écran car cette dernière fermera le logiciel. Bulletins/Relevés VI-8

98 Bulletins/Relevés Valeurs générales Calendrier Rubriques Caisses Caisses salariés / Enseignants Simulation Cumuls Archives Salarié / Enseignant Renvoi au menu : Mise à jour/dictionnaire/valeurs générales. Renvoi au menu : Mise à jour/salariés - Enseignants/Calendrier. Renvoi au menu : Bulletins -Relevé/Eléments indiv./par salariés ou enseignants. Renvoi au menu : Mise à jour/structure/caisse. Renvoi au menu : Mise à jour/salariés - Enseignants/Caisses. Permet de faire des simulations de bulletins ou de relevés sans toucher au paramétrage existant. Ce module renvoie sur une copie de la fiche du personnel afin que l utilisateur y apporte des modifications pour tester les répercussions de certaines modifications du contrat de travail. En validant cette fiche, vous vous retrouvez en simulation du bulletin de paie ou du relevé de cotisations. Pour sortir du module, il vous suffit de cliquer sur le bouton SIMULATION qui est resté seul accessible. Un autre menu (Bulletins/Calcul salaire brut-net) permet de faire des simulations de calcul de brut avec les éléments actuels du salarié. Renvoi au menu : Etat de paie/fiches individuelles (Partie haute de la fiche individuelle). Renvoi au menu : Etat de paie/fiches individuelles (Partie basse de la fiche individuelle). Renvoi au menu : Mise à jour/salariés Enseignants. Bulletins/Relevés VI-9

99 Bulletins/Relevés Edition Menu : Bulletins-relevés/Edition du bulletin Edition du relevé. Permet de choisir un critère de sélection qui sera aussi utilisé comme critère principal de tri d édition des bulletins ou des relevés édités. Permet de sélectionner un ou plusieurs critères d édition. Vous pouvez vous aider des touches SHIFT et CTRL pour effectuer ce choix. Permet d effectuer un tri d édition secondaire des bulletins ou des relevés. Permet de sélectionner les salariés à éditer en fonction de leur groupe de paie. L édition par groupe s effectue essentiellement en décembre pour les problèmes liés aux multi-employeurs. Cet élément est paramétré dans l onglet «Autres éléments» de la fiche des salariés. Permet de sélectionner le format d édition du bulletin de paie ou du relevé de cotisations. Les formats d édition se personnalisent dans : Mise à jour/dictionnaires/bulletins. Permet de lancer le calcul et l édition des bulletins de paie et des relevés de cotisations. Vous pouvez, lors de chaque calcul, conserver une image des bulletins ou des relevés édités en répondant «Oui» à la question. Les bulletins et les relevés archivés sont accessibles dans les fiches du personnel : Bouton «Historique». Bulletins/Relevés VI-10

100 Editions A VERTISSEMENT : L ES EDITIONS SUR IMPRIMANTES MATRICIELLES SONT FORTEMENT DECONSEILLEES. LES ETATS DE PAIE A VERTISSEMENT : C ETTE ETAPE NE PEUT ETRE LANCEE QU APRES L EDITION ET LA VERIFICATION DES BULLETINS DE PAIE ET/ OU DES RELEVES DE COTISATIONS. Ce module permet d éditer tous les états mensuels nécessaires aux paies (déclarations, registre du personnel ) et à la comptabilité (journal). Pour tous les états hors période, reportez-vous au menu : Listes standards/salariés/déclarations périodiques. Le calcul peut être lancé pour une ou plusieurs sociétés simultanément. 1- Sélectionnez le ou les états de paie à éditer en cliquant sur le ou les boutons correspondants : Salarié Enseignant 2- Cliquez sur le bouton «Imprimer» ou «Aperçu», 3- Sélectionnez la ou les sociétés pour lesquelles vous voulez lancer le calcul des états, Editions VII-1

101 Editions 4- Cliquez sur : OUI pour lancer ou relancer le calcul des états de paie. NON pour ne faire qu une réédition des états. Attention, si vous avez apporté des modifications sur les bulletins ou les relevés de cotisations depuis la dernière édition des états, vous devez obligatoirement cliquer sur OUI pour relancer un calcul. Cette recommandation est aussi valable si vous avez un doute. Cela ne vous prendra pas beaucoup plus de temps et vous serez sûr que vos états sont le reflet des bulletins ou des relevés de cotisations. Journal de paie Cet état permet d éditer le journal ainsi que le registre du sectoriel. Ces documents sont une traduction comptable de la paie. Ils vous aideront à passer les écritures en comptabilité. Il est indispensable d éditer ce document avant d effectuer un transfert en comptabilité de l écriture de paie ou de cotisations. Le journal de paie permet : de lister de toutes les rubriques utilisées dans la fabrication des bulletins de paie ou des relevés ( première partie du tableau), de regrouper ces dernières sous des totaux plus généraux (partie basse du tableau). Cette édition peut être détaillée par service, en cochant l option qui se trouve dans l onglet «Divers» de la société. Le registre du sectoriel représente l écriture comptable. Cette édition vous est proposée en cumulé (écriture comptable) puis en détaillé (par service). Vous pouvez obtenir la même édition détaillée par salarié dans le menu : Listes standards/ Salarié/Sectoriel. Pour que cet état soit correct, vous devez vérifier que les affectations comptables et analytiques sont bien paramétrées pour chaque rubrique utilisée. Il est important chaque mois de bien vérifier cette édition avant d effectuer l exportation des écritures en comptabilité. La première ligne de l écriture doit comporter un compte comptable. Un compte à blanc signifie que certaines rubriques de paie utilisées ne sont pas associées à des comptes comptables. Editions VII-2

102 Editions Registre mensuel des salaires (salarié) / des cotisations (enseignant) Ce document permet d avoir les totaux les plus représentatifs du bulletin (ou du relevé) par salarié (ou enseignant). Il permettait, jusqu en juillet 1998, de remplir le livre de paie, qui n est plus obligatoire depuis cette date. Ventilation des nets de paie (salarié) / des paiements (enseignant) Cette édition permet de pointer la répartition des nets de chaque personnel en fonction des modes de règlement affectés dans l onglet «Banque» de leur fiche. Le personnel en virement (salariés) ou en prélèvement (enseignant) se positionne dans la colonne de la banque qui effectuera le transfert de fonds. La colonne «Négatif» ou «avoir» permet de visualiser les montants qu il vous faudra saisir manuellement, sur la période suivante et sur chaque personnel, sous la rubrique 371 «Report période précédente» les montants à devoir au personnel. Editions VII-3

103 Editions Ordre de virement (salarié) / de prélèvement (enseignant) Pour chaque banque répertoriée, dans la ventilation des nets de paie (salarié) ou des paiements (enseignant), un ordre de transfert de fond est édité. Suivant le traitement que vous devez effectuer, il vous suffit d envoyer seul le document signé ou de le joindre une disquette que vous devez générer dans le menu : Import Export/Banque/ Virements ou Prélèvements. La disquette peut être générée plusieurs fois jusqu à la clôture de la période. Fiches individuelles Ce document permet d éditer les cumuls enregistrés depuis le début de l année pour chaque personnel. Dans les états, le logiciel édite toutes les fiches individuelles. Si vous souhaitez éditer qu une partie des fiches du personnel, il vous est conseillé de passer par le menu : Etat de paie/fiches individuelles. Nous vous rappelons que la fiche individuelle est aussi accessible par la visualisation des bulletins ou des relevés de cotisations grâce aux boutons «Cumuls» (partie haute) et «Archives» (partie basse). Editions VII-4

104 Editions Déclarations aux caisses Ce document permet de remplir les déclarations sociales. Que les déclarations soient mensuelles, trimestrielles ou annuelles, vous devez éditer ces dernières avant chaque clôture de période afin de permettre l archivage des cumuls. Pour toutes les déclarations autres que mensuelles, reportez-vous au menu : Listes standards/salarié/déclarations périodiques. Pour avoir l édition détaillée par salarié, reportez-vous au menu : Listes standards/salarié/ Déclaration caisse individuelle. Le détail du calcul des abattements sur bas salaires et des allégements Aubry (I et II) est à éditer dans le menu Etat de paie/salarié/edition/ Abattement sur bas salaires. L ordre d édition est déterminé par le code affecté aux organismes sociaux dans les dictionnaires, et par le numéro de la caisse, dans le document. Registre du personnel (Salarié) / des enseignants (Enseignant) Ce document permet d obtenir la liste du personnel présent dans l établissement depuis le début de l année. N (Nationalité) Si le personnel est de la même nationalité que la société auquel il est rattaché, le logiciel indique la première lettre du pays. Exemple : F (Française). Dans le cas contraire, le logiciel affiche E (Etrangère). Editions VII-5

105 Editions Indemnités et retenues nets (Salarié) Ce document permet d avoir par personne la liste de toutes les indemnités et retenues sur les salaires. Abattements sur bas salaires (Salarié) Cet état permet d obtenir le détail, par salarié, du calcul des abattements sur bas salaires (Figurant en totalité dans le haut de la déclaration URSSAF) ainsi que des allégements AUBRY I et II (Figurant en totalité dans le bas de la déclaration URSSAF). Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de la paie : ABATTEMENTS/ALLEGEMENTS/ REDUCTIONS. Editions VII-6

106 Editions Registre Retraite/Prévoyance (Enseignant) Ce document récapitule, par enseignant, les cotisations salariales et patronales de retraite et de prévoyance. Editions VII-7

107 Editions LES LISTES STANDARDS DU PERSONNEL Menu : Listes standards/salarié ou Enseignant. Les listes standards sont des éditions pré-paramétrées et qui ne peuvent en aucun cas être modifiées. Si vous souhaitez personnaliser les éditions (Sélection/Tri/Champs à éditer), reportez-vous au chapitre : LES LISTES LIBRES. Etiquettes Ce module permet l édition d étiquettes pour l envoi de bulletins ou de courriers aux personnels. Un premier écran est proposé afin de sélectionner par filtre ou par les touches SHIFT et CTRL le personnel concerné. Editions VII-8

108 Editions Trombinoscope Cette édition permet d avoir la liste du personnel accompagné de sa photo. Déclarations périodiques Ce document permet de remplir les déclarations sociales trimestrielles et annuelles. Contrairement aux déclarations aux caisses mensuelles éditées dans les états de paie, ce traitement permet de choisir les périodes de la déclaration. A VERTISSEMENT : S I LA PERIODE D EDITION CORRESPOND A UN TRIMESTRE, SEULES LES CAISSES QUI ONT UNE PERIODE D EDITION TRIMESTRIELLE S EDITERONT (ZONE «DECLARATION» DANS LE PARAMETRAGE DES CAISSES). Sélectionnez une ou plusieurs caisses ainsi que les mois de début et de fin de période. Editions VII-9

109 Editions Etats nominatifs périodiques Ce module permet d éditer un état annuel ou mensuel des caisses, par salarié (ou enseignant). Cette édition a été étudiée pour vous aider à remplir les déclarations annuelles aux organismes de retraite et de prévoyance. Sélectionnez une ou plusieurs caisses ainsi que la période d édition. Par défaut, seules sont sélectionnées par une coche, les caisses qui ont l option «Etat nominatif» positionnée dans la fiche de la caisse. Récapitulatif des bruts état (Enseignant) Cette édition permet d obtenir la liste détaillée des bruts état affectés par période de relevé et par enseignant. Editions VII-10

110 Editions Synthèse sectorielle (Salarié) Cette édition permet un comparatif de salaire sur un même service. Pour cela le logiciel ramène le salaire de chaque personne à un plein temps. Seuls les services affectés à plus de trois salariés seront pris en compte lors de l édition. Le logiciel vous permet de choisir la prise en compte des vacataires avant le lancement du traitement. Liste des changements d indice (Salariés) Cette édition permet d avoir la liste des personnes à l échelon qui ont eu ou qui vont avoir durant l année un changement d indice suite à leur ancienneté (elle ne traite donc que les salariés dont la formule de paie est E). Editions VII-11

111 Editions Provision pour congés payés (Salariés) A VERTISSEMENT : P OUR POUVOIR UTILISER CETTE EDITION, IL EST OBLIGATOIRE DE GERER LA ZONE «SOLDE CONGES» QUI SE TROUVE DANS L ONGLET «DIVERS» DE LA FICHE DES SALARIES. Ce traitement permet de simuler le calcul de la dette pour congés payés que l on doit provisionner par une écriture au dernier jour de l exercice comptable. Il est conseillé : d éditer ce tableau après avoir édité la paie du dernier mois de l exercice comptable. Exemple : Si l exercice comptable de la société est Septembre - Août, vous devrez lancer l édition après avoir fait les paies d Août. d opter pour un calcul automatique du solde des jours de congés payés. Pour plus de renseignements, reportez-vous aux explications de la zone «Solde CP» de la fiche salarié (1 ère méthode : Calcul des CP auxquels à droit le salarié sur la période de paie écoulée). Brut/Secteur Brut total Solde CP Editions Le logiciel affiche pour chaque qualification du salarié la valeur la plus importante entre : la moyenne du brut imposable depuis le début de l année, la valeur du dernier mois de paie. Affiche la somme des «brut/secteur» du salarié. Ce chiffre représente le solde des congés payés qui figure sur le bulletin de paie des salariés. Exemple : Le salarié DUPOND au début du mois d Août avait un solde de jours de congés égal à 20 jours ouvrés. Au mois d Août, ce dernier prend 2 semaines pleines de congés (soit 10 jours ouvrés). Si on lance le calcul de provision pour congés payés, fin Août, le salarié DUPOND n aura que 10 jours dans la colonne CP. VII-12

112 Editions Dette/CP Chg. sociales Chg. fiscales Dette totale Correspond au calcul : Brut total * Solde CP/Nombre de jours ouvrés ou ouvrables du mois (paramétré dans la société). Correspond à la somme des cotisations patronales (Hors taxes sur les salaires). Correspond à la somme des taxes patronales (Taxe sur les salaires). Correspond au montant total à provisionner en comptabilité (Dette/CP + Charges sociales + Charges fiscales). Editions VII-13

113 Editions Provision pour départ à la retraite (Salariés) Ce traitement permet de simuler le calcul de la dette pour départ à la retraite que l on doit provisionner par une écriture au dernier jour de l exercice comptable. Il est conseillé d éditer ce tableau après avoir édité la paie du dernier mois de l exercice comptable. Date retraite Ecart retraite Ancienneté Ancienneté retraite Mois acquis Net Salaire retraite Vous retrouvez dans cette colonne la date de départ en retraite saisie dans l onglet «entrée/sortie» de la fiche salarié Indique le nombre d années restantes avant que le salarié atteigne son 60 ème anniversaire. Calcul: 60 colonne «Age». Indique l ancienneté du salarié. Calcul : Date du jour colonne «Date d entrée». Indique l ancienneté qu aurait le salarié si ce dernier restait dans l établissement jusqu à son départ en retraite. Calcul : colonne «Ecart retraite» + colonne «Ancienneté». Ces chiffres sont déterminés par une grille en fonction des informations de la colonne Ancienneté retraite. Calcul : 0.5 pour une ancienneté retraite comprise entre 6 et 12 ans, 1 pour une ancienneté retraite comprise entre 12 et 18 ans, 1.5 pour une ancienneté retraite comprise entre 18 et 24 ans, 2 pour une ancienneté retraite comprise entre 24 et 30 ans, 2.5 pour une ancienneté retraite supérieure à 30 ans. Indique le salaire net moyen du salarié. Calcul : le logiciel prend la valeur la plus importante entre le salaire moyen des 12 derniers mois et celui des 2 derniers mois (période encours exclus). Simule une valeur de salaire à 60 ans pour le salarié. Calcul : ( (1.04) à la puissance n (colonne «écart retraite») ) * colonne «Net». Editions VII-14

114 Editions Indemnité retraite Valeur actuelle Espérance de vie Espérance 60 ans Dettes probabilisées Dette actualisée Simule l indemnité de retraite du salarié lorsque ce dernier atteindra l âge de la retraite. Calcul : colonne «Salaire retraite» * colonne «Mois acquis». Ramène la valeur de l indemnité à la date du jour. Calcul : ( (1.04) à la puissance n (colonne «Ecart retraite») ) * colonne «Indemnité retraite». Ces chiffres sont déterminés par une table INSEE. Ces chiffres sont déterminés par une table INSEE. Calcul : Espérance de vie du salarié en fonction de son sexe (homme/femme) * colonne «espérance de vie». Estimation de la provision. Calcul : colonne «Espérance à 60 ans» * colonne «Valeur actuelle». Indique le montant de la provision pour risque de départ en retraite du salarié à la fin de l exercice comptable. Calcul : colonne «Dettes probabilisées» * (colonne «Ancienneté» / colonne «Ancienneté retraite» ). Fiche de renseignement (Salariés) Cet état permet d avoir une édition avec tous les renseignements (Etats civils, contrat de travail ) de la fiche du personnel. Editions VII-15

115 Editions Déclaration caisse individuelle (Salariés) Ce traitement permet d avoir les déclarations aux caisses mensuelles détaillées par salarié. A VERTISSEMENT : C ETTE EDITION NE PEUT ETRE LANCEE QU APRES LE CALCUL DES ETATS DE PAIE ( DECLARATION AUX CAISSES). S EULE LA PERIODE EN COURS EST ACCESSIBLE A L EDITION. Sectoriel (Salariés) Ces deux éditons permettent de détailler le journal de paie (Registre du sectoriel) : par salarié et par service par service et par salarié. Nous vous rappelons que vous pouvez éditer le journal de paie détaillé par service en passant par les états de paie. Editions VII-16

116 Editions Etat synthèse des calendriers (Salariés) Cette édition permet de contrôler l état des tables de modulation des salariés. Sélectionnez le ou les salariés à éditer à l aide des touches SHIFT ou CTRL du clavier. Editions VII-17

117 Editions LES DECLARATIONS STANDARDS Menu : Listes standards/déclarations. ASSEDIC Ce module permet d éditer la déclaration d ASSEDIC lorsqu un salarié quitte la société suite à une démission ou à un licenciement. Celle-ci peut être remplie de façon inter active (Zone blanche à l écran) ou après édition du document. Un module plus complet, Evénements, vous est proposé dans le menu Traitements. Ce dernier enchaîne tous les traitements que vous devez effectuer en paie, lorsqu un des salariés quitte l établissement. Attestation URSSAF Ce module permet d éditer l ATTESTATION URSSAF lorsqu un salarié est en maladie ou congé maternité. Celle-ci peut être remplie de façon inter active (à l écran) ou après édition du document. Un module plus complet, Evénements, vous est proposé dans le menu Traitements. Ce dernier enchaîne tous les traitements que vous devez effectuer en paie, lorsqu un des salariés est en maladie ou en congé maternité. L édition standard ne renseigne par défaut que les 3 derniers mois de salaire sur la déclaration. Pour choisir le nombre de mois à imprimer, reportez-vous à la gestion des événements. Editions VII-18

118 Editions Main d œuvre Permet d avoir la liste des mouvements du personnel (entrées et sorties), pour le mois en cours. Multi employeurs Cette déclaration n est à éditer que dans le cas où vous auriez choisi le mode prorata pour les caisses URSSAF. Elle permet au salarié multi employeurs d être remboursé des cotisations URSSAF non proratisées par l Etat. Cette dernière permet aux enseignants de se faire rembourser du trop cotisé à l état auprès de l URSSAF. Donne la liste des bruts établissement du salarié. Cette colonne est le résultat de la multiplication du brut établissement avec le taux de cotisation brut salarial de la caisse MALADIE renseignée dans la société. Affiche la partie plafonnée (tranche A) du salaire. Cette colonne est le résultat de la multiplication du salaire plafonné avec le taux de cotisation Tranche A salarial de la caisse VIEILLESSE renseigné dans la société. Editions VII-19

119 Editions Unique d embauche Ce module permet d éditer la déclaration unique d embauche à envoyer à l URSSAF lors de chaque nouvelle entrée de salarié. Celle-ci peut être remplie de façon inter active (à l écran) afin que les renseignements s éditent directement sur la déclaration URSSAF. Un module plus complet, Evénements, vous est proposé dans le menu Traitements. Ce dernier enchaîne tous les traitements que vous devez effectuer en paie, lors d une nouvelle embauche. Pour plus de renseignements, reportezvous au lexique de la paie : EVENEMENTS/NOUVEAU SALARIE. Travailleur handicapé Ce document vous permet de remplir la déclaration annuelle des travailleurs handicapés de l AGEFIPH. Editions VII-20

120 Editions Accident du travail Ce menu permet d éditer la déclaration d accident du travail ainsi que l attestation de salaire. Celles-ci peuvent être remplies de façon inter active (à l écran) afin que les renseignements s éditent directement sur la déclaration URSSAF. Un module plus complet, Evénements, vous est proposé dans le menu Traitements. Ce dernier enchaîne tous les traitements que vous devez effectuer en paie, lors de chaque arrêt de travail. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de la paie : EVENEMENTS/ARRET DE TRAVAIL. C.N.A.S.E.A Etat récapitulatif Ces documents vous permettent de remplir les déclarations trimestrielles du Centre National pour l Aménagement de Structures et des Exploitations Agricole pour les salariés en contrat CEC et CES. Etat de présence Editions VII-21

121 Editions AUTRES EDITIONS STANDARDS Menu : Listes standards. Effectif Ce module permet de calculer l effectif de la société. Plusieurs options ont été prévues afin de répondre aux différentes obligations que vous pourriez rencontrer. Enseignants Effectif Heures Permet de prendre en compte le personnel enseignant, dans le calcul. Pondéré Réel Payées Travaillées Chaque salarié sera pris en compte au prorata de son horaire payé ou travaillé. Exemple : une personne à temps complet sera pris pour 1 alors qu une personne travaillant hebdomadairement 25 heures sur 35 sera pris en compte pour 0.72 dans l effectif. Chaque salarié sera pris en compte comme un temps complet (1) quel que soit son horaire. Prend en compte dans le calcul les heures payées qui se trouvent sur le bulletin du salarié. Prend en compte dans le calcul les heures travaillées qui se trouvent sur le bulletin du salarié. Editions VII-22

122 Editions Annuaire Ce module permet d avoir une liste du personnel, rapide à consulter, avec le nom, l adresse et le téléphone. Le premier écran permet de choisir séparément ou par combinaison les différents types de personnel existant dans la société. Statistiques Ce module permet de générer des tableaux et/ou des graphiques à l aide des informations qui se trouve dans le logiciel. Cela vous permettra, par exemple, d analyser les données de paie et/ou de compléter un rapport. Ce module ne remplace en aucun cas celui qui se trouve dans le menu Editions libres. Dans les éditions standards le logiciel vous aide à établir des statistiques sur des variables pré-définies, contrairement au module de statistiques libres où toutes les variables du logiciel sont accessibles. Editions VII-23

123 Editions Permet de sélectionner le type de statistique que vous souhaitez faire. Permet de répartir le personnel en fonction de 1 ou 2 critères de votre choix. Répartition La sélection périodique est limitée au mois en cours. des salariés Par défaut le logiciel vous propose un tri sur la zone «situation de famille». Ce choix peut être modifié et/ou complété par un second tri (Voir exemple 1). Permet de visualiser, en fonction de la période sélectionnée et d un Ventilation critère de tri, la répartition d une ou plusieurs variables de des cumuls cumul (Voir exemple 2). Variations Permet de visualiser la variation mensuelle, sur l année choisie, des cumuls d une ou plusieurs variables de cumul (Voir exemple 3). Variation l effectif Répartition des congés de Pyramide des âges Permet de visualiser la répartition des jours de congé. (Voir exemple 5) Ces informations proviennent des paramétrages des tables de modulation des salariés. Permet de visualiser un graphique sur la répartition du personnel en fonction de l âge et de sexe (voir exemple 6). Ces deux zones permettent de trier les statistiques sur les variables de votre choix. En fonction du choix de graphique standard choisi, vous aurez accès à 0, 1 ou 2 critères de tri. Attention, dans tous les cas le choix reste limité aux seuls champs de la fiche du personnel. Pour effectuer d autres tris, reportez-vous au module des statistiques libres. Permet de sélectionner la période sur laquelle porte la statistique. En fonction du choix de graphique standard choisi, vous aurez accès à 0, 1 ou 2 critères de période. Liste de variables de cumul sur lesquelles peuvent porter les statistiques. Ces dernières correspondent aux variables de la table «Archives» que met à jour le logiciel lors des clôtures. Permet de remplacer les valeurs de la paie par celles des simulations effectuées dans le module Traitements/Simulation. Simulation Attention, dans tous les cas le choix reste limité à ces seuls champs. Pour effectuer des statistiques sur d autres champs, reportez-vous au module des statistiques libres. Fond dégradé Permet de supprimer le fond dégradé des graphiques. Pourcentage/Valeur Permet de choisir le type de valeur que vous désirez avoir dans le tableau statistique. Permet, comme dans les statistiques libres, de choisir le type de graphique que l on souhaite pour mettre en valeur sa statistique. Vous pouvez personnaliser le graphique (choix des couleurs ), comme sous le tableur Excel, par un double clic sur la zone à modifier. Permet de sélectionner le personnel étudié. Exemple : le personnel du service administratif, le personnel à plein temps Editions VII-24

124 Editions Exemple 1 : Répartition des salariés en fonction de leur temps de travail. Exemple 2 : Ventilation du total brut URSSAF en fonction des services de paie. Editions VII-25

125 Editions Exemple 3 : Variation et comparaison des heures travaillées et payées pour le service administratif. Editions VII-26

126 Editions Exemple 5 : Répartition des jours de congés. Exemple 6 : Pyramide des âges. Editions VII-27

127 Editions Bilan social Cette édition permet d analyser la répartition des salariés en fonction : de la catégorie, du sexe, de la nationalité, de la nature du contrat, du temps de travail, de l âge, de l ancienneté. Répartition de la masse salariale, en montant et en pourcentage, en fonction de la catégorie du personnel. Editions VII-28

128 Editions LES LISTES LIBRES (en tableau) Menu : Listes libres/en tableau. Les listes libres permettent de créer des tableaux personnalisés (données + mise en forme). Permet de visualiser : o La liste des dossiers créés, o Les listes libres déjà créées. Par défaut, les listes libres créées sont placées dans le dossier «NON CLASSE». Celles-ci peuvent être, par la suite, classées dans des dossiers personnalisés par un cliquez/déposez. Pour voir le contenu d un dossier, double cliquez sur ce dernier ou cliquez une fois sur le signe + qui se trouve devant. REMARQUE : les dossiers sont propres à chaque machine. Ainsi, toutes les machines d un réseau n auront pas forcément les mêmes dossiers et la même organisation. Permet de créer, renommer ou supprimer un dossier. Sélectionnez le dossier à renommer ou à supprimer avant de cliquer sur le bouton correspondant. Permet de créer, modifier ou supprimer une liste libre enregistrée. Sélectionnez la liste libre à modifier ou à supprimer avant de cliquer sur le bouton correspondant. Permet d éditer la liste libre que vous avez sélectionnée (Bleu). Editions VII-29

129 Editions Création d une liste (1 ère étape : création d une requête) Vous devez commencer par faire une requête, c est à dire déterminer les informations que vous voulez dans la liste (Sélection, tri, champs à éditer). Pour plus de renseignements, reportez-vous à l annexe : LES REQUETES. Permet de visualiser la requête. Permet de passer à l étape suivante. Enregistre et édite la liste (requête) que vous visualisez. Permet de passer à l étape 5 de la création d une liste. Permet d avoir un aperçu avant édition de la liste. Permet de sortir de la création sans enregistrer le travail effectué. Création d une liste (2 nd étape : Personnalisation du tableau) Permet un aperçu du style du tableau. Permet de choisir une présentation parmi des styles pré-définis. Permet de choisir : l orientation du papier, les marges d impression, le type de quadrillage du tableau, le type de trait de séparation. Permet d ajouter un texte libre en entête de page. Permet de mettre en forme le texte de l entête de page. Editions VII-30

130 Editions Les «enregistrements pairs» ou «enregistrements impairs» peuvent être avoir un style distinct (texte et/ou couleur de fond) afin de les dissocier. Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la zone «enregistrements pairs» ou «enregistrements impairs», pour affiner la mise en forme du texte : Cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la zone «enregistrements pairs» ou «enregistrements impairs», pour affiner les couleurs du tableau : Editions VII-31

131 Editions Création d une liste (3 ème étape : Présentation des données) Il est conseillé d agrandir la fenêtre en cliquant sur le bouton en haut à droite de la fenêtre, pour mieux paramétrer le document. 1 ère ligne 2 nd ligne 3 ème ligne Nom du champ dans la requête. Les champs peuvent être réorganisés par : un cliquez/déposez des colonnes, un changement du champ en cliquant sur le combo-box (voir image). Titre de la colonne qui apparaîtra sur l édition. Ce dernier reste modifiable pour personnaliser le document. Permet de choisir l alignement de la colonne. 4 ème ligne Permet de faire des cumuls ou moyennes sur des champs numériques. EXEMPLE : Moyenne des bruts du personnel. Précisez si vous voulez : numéroter les lignes, mettre les informations du personnel sélectionné sur une ou plusieurs lignes, que le texte soit coupé si la case est trop petite. Permet d ajouter ou de supprimer des colonnes vides. Lorsque vous ajoutez une colonne vide, vous devez spécifier le nombre de colonnes que vous souhaitez ainsi que la taille en centimètres. EXEMPLE : on peut prévoir une colonne Signature. Vous pouvez redimensionner les lignes et les colonnes. Pour cela, cliquez avec le bouton gauche de la souris entre 2 colonnes (ou entre 2 lignes) et déplacez-vous vers la gauche ou la droite (ou vers le haut ou le bas pour les lignes). Editions VII-32

132 Editions Création d une liste (4 ème étape : Présentation du tri des données) Liste des CRITERES DE TRI (mis dans la requête) Numérotation Rupture Signifie que la numérotation des lignes reprend à 1 après chaque changement de variable. Signifie qu il y aura un total à chaque changement de variable Saut de page Signifie qu il y aura un saut de page à chaque changement de variable. Création d une liste (5 ème étape : Enregistrement et édition) Permet de donner un titre à l édition et donc à la liste. Celui-ci apparaîtra sur chaque page. Permet de choisir un aperçu avant impression ou de lancer directement l édition. Permet d enregistrer l édition. Celle-ci portera le nom donné en. Le partage des éditions n est important que si vous êtes en réseau. Si vous répondez OUI, l édition sera partagée. Elle sera accessible par tous les utilisateurs. Si vous répondez NON, vous serez le seul à voir cette liste. ATTENTION : SI VOUS NE PARTAGEZ PAS VOTRE EDITION, elle ne sera accessible que de votre machine. Si vous changez de machine ou si votre machine tombe en panne, LES EDITIONS NON PARTAGEES SERONT PERDUES! Permet de lancer l édition ou d avoir l aperçu selon le choix effectué en. Editions VII-33

133 Editions LES LISTES LIBRES (Statistiques) Menu : Listes libres/statistiques. Les statistiques permettent de comparer un ou plusieurs champs entre eux. Cette comparaison est faite sous forme de tableau et de graphique. Permet de visualiser toutes les statistiques enregistrées. Edite la statistique sélectionnée. Modifie la statistique sélectionnée. Crée une nouvelle statistique. Supprime la statistique sélectionnée. Quitte le menu. Création d une liste (1 ère étape : création d une requête) Vous devez commencer par faire une requête, c est à dire déterminer les informations que vous voulez dans la liste (Sélection, tri, champs à éditer). Pour plus de renseignements, reportez-vous à l annexe : LES REQUETES. Permet de visualiser la requête. Permet de passer à l étape suivante. Permet de sortir de la création sans enregistrer le travail effectué. Editions VII-34

134 Editions Création d une liste (2 nd étape : Création du tableau statistique) Critères de statistiques choisis dans la requête Cliquez sur un des champs de la statistique et faites glisser celui-ci dans l une des zones «lignes» ou «colonnes». Attention, toute cette manipulation s effectue en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Vous pouvez aussi déplacer, par le même processus, les champs d une zone «colonne» vers une zone «lignes» et inversement. Permet de visionner le tableau statistique que vous êtes entrain de fabriquer. Création d une liste (3 ème étape : Création du graphique) Pour choisir un format de graphique, cliquez sur Propriétés du graphique et suivez les instructions (assistant type Excel). Création d une liste (4 ème étape : Création du graphique) Saisissez un titre. Il s agit également du nom de la statistique si vous choisissez de la conserver (Etape N 5). Choisissez un type de tri. Définissez ce que vous souhaitez éditer. Choisissez l orientation de la feuille. Editions VII-35

135 Editions Création d une liste (5 ème étape : Enregistrement et édition) Permet de choisir un aperçu avant impression ou de lancer directement l édition. Permet d enregistrer l édition. Celle-ci portera le nom donné précédemment lors de l étape 4. Le partage des éditions n est important que si vous êtes en réseau. Si vous répondez OUI, l édition sera partagée. Elle sera accessible par tous les utilisateurs. Si vous répondez NON, vous serez le seul à voir cette liste. ATTENTION : SI VOUS NE PARTAGEZ PAS VOTRE EDITION, elle ne sera accessible que de votre machine. Si vous changez de machine ou si votre machine tombe en panne, LES EDITIONS NON PARTAGEES SERONT PERDUES! Permet de lancer l édition ou d avoir l aperçu selon le choix effectué en. Editions VII-36

136 Editions LES LISTES LIBRES (Traitement de texte) Menu : Listes libres/liaison traitement de texte. Les liaisons traitement de texte permettent de créer des courriers, des listes ou des étiquettes en liaisons avec Word. A VERTISSEMENT : S I VOUS DESIREZ APPORTER DES MODIFICATIONS AUX DOCUMENTS STANDARDS, IL EST CONSEILLE DE DUPLIQUER LE DOCUMENT EXISTANT AVANT DE FAIRE LES CORRECTIONS. Liste des documents existants. Le logiciel est fourni avec plusieurs éditions standards que vous pouvez utiliser. Aperçu du document sélectionné. Edite le document sélectionné. Modifie le filtre du document sélectionné. Ajoute un nouveau document de type lettre ou étiquette. Pour les étiquettes, reportez-vous au chapitre : LISTES LIBRES (ETIQUETTES). Modifie le modèle (dans Word). Supprime le document sélectionné. Copie le document sélectionné. Permet d exporter ou d importer, sur une disquette, un document sélectionné au format TTX (requête + mise en forme du document). Le module Importation/Exportation est surtout utile pour transmettre un document à un collègue dont l ordinateur n est pas relié au réseau. Editions VII-37

137 Editions Création d une fusion avec Word 1- Cliquez sur le bouton «Créer une lettre», 2- Saisissez le nom du document, 3- Paramétrez la requête, Pour plus de renseignements, reportez-vous à l annexe : LES REQUETES. 4- Paramétrez les zones de totalisation, Permet de faire des ruptures (saut de page) à partir de word. Pour faire une rupture, il faut absolument que le champ, sur lequel on va faire la rupture, se trouve à la fois dans les CRITERES DE TRI et dans les RUBRIQUES A INTEGRER DANS LE DOCUMENT. Ne choisir cette option que dans le cas d une création de liste ou d étiquette. Les courriers n utilisent pas cette zone. Ne pas cocher. 5- Mettez en forme le document, sous Word, à l aide du combo-box «Insérer un champ de fusion» qui se trouve dans la barre d outils «Publipostage». Courrier Liste 6- Vous pouvez visualiser le document avec les données d un élève en cliquant sur l icône. 7- Pour valider le format fabriqué et l enregistrer dans Aplon, fermez Word par la. Surtout n enregistrez pas le document sous Word car le lien entre Aplon et Word serait rompu. Editions VII-38

138 Editions LES LISTES LIBRES (Etiquettes libres) Menu : Listes libres/etiquettes libres. Le module d étiquettes libres permet de créer rapidement des planches d étiquettes personnalisées sans passer par le publipostage de Word (contrairement au module de liaison traitement de texte). Si vous désirez faire des étiquettes pour l envoi de documents aux personnels, vous trouverez des étiquettes pré-paramétrées dans les listes standards. Permet de visualiser toutes les planches d étiquettes enregistrées. Edite la planche d étiquettes sélectionnée. Modifie la planche d étiquettes sélectionnée. Crée une nouvelle planche d étiquettes. Supprime la planche d étiquettes sélectionnée. Quitte le menu. Création d étiquette (1 ère étape : création d une requête) Vous devez commencer par faire une requête, c est à dire déterminer les informations que vous voulez sur les étiquettes (Sélection, tri, champs à éditer). Pour plus de renseignements, reportez-vous à l annexe : LES REQUETES. Permet de visualiser la requête. Permet de passer à l étape suivante (Création du format des étiquettes). Enregistre et édite les étiquettes (requête) que vous visualisez. Permet de passer à l étape 5 de la création d étiquette. Permet d avoir un aperçu avant édition des étiquettes. Permet de sortir de la création sans enregistrer le travail effectué. Editions VII-39

139 Editions Création d étiquette (2 nd étape : Création du format des étiquettes) Liste de formats d étiquettes pré-définis. En fin de liste vous pouvez rajouter une zone pour saisir un nouveau modèle. STANDARD FEUILLE PORTRAIT POUCE Coché = indique que le format est non modifiable. Coché = indique que le papier est de type feuille (sinon listing). Coché = indique que l impression se fait en mode portrait (sinon paysage). Coché = indique que les mesures sont exprimées en pouces (sinon centimètres). Caractéristiques de l étiquette. A remplir lors de la saisie d un nouveau modèle. Création d étiquette (3 ème étape : Création des étiquettes) Liste des champs sélectionnés lors de la requête. Cliquez sur un champ pour l insérer dans l étiquette. Cliquez sur le bouton «COPIER LE CHAMP SUR L ETIQUETTE» pour insérer celui-ci. Permet de changer le format du texte sélectionné (police, taille, Gras, couleur). Permet de positionner les champs afin de fabriquer les étiquettes. Il est possible d ajouter un texte libre. Editions VII-40

140 Editions Création d étiquette (4 ème étape : Gestion des sauts de page) Permet de changer de page lorsque le champ correspondant change de valeur. Pour faire une rupture, il faut absolument que le champ, sur lequel on va faire la rupture, se trouve à la fois dans les CRITERES DE TRI et dans les RUBRIQUES A INTEGRER DANS LE DOCUMENT. Permet de supprimer les enregistrements qui ont le même nom pour n en éditer qu un seul. Permet de choisir le nombre d exemplaire à éditer. Création d étiquette (5 ème étape : Enregistrement et édition) Permet de donner un titre à l édition et donc à la liste. Celui-ci apparaîtra sur chaque page. Permet de choisir un aperçu avant impression ou de lancer directement l édition. Permet d enregistrer l édition. Celle-ci portera le nom donné en. Permet de lancer l édition ou d avoir l aperçu selon le choix effectué en. Editions VII-41

141 Importations/Exportations A VERTISSEMENT : L A PLUPART DES TRAITEMENTS D EXPORTATION NE PEUVENT ETRE LANCES QU APRES L EDITION ET LA VERIFICATION DES ETATS DE PAIE. BANQUES Virements (Nets à payer) Virements (Acomptes) Prélèvements (Paie) Prélèvements (Enseignant) Permet de générer, sur disquette, le fichier des nets de paie à transmettre à la banque. Nous vous rappelons que l ordre de virements est un document qui fait partie des états de paie. Ce traitement s effectue obligatoirement par société et par banque. Le fichier généré porte le nom : «virement». Ce module est identique à celui des virements des nets à payer à la différence que ce dernier utilise les montants saisis dans le menu Mise à jour/prêt, acompte et opposition/acomptes. Une liste des virements est éditée en même temps que la génération du fichier sur la disquette. Le fichier généré porte le nom : «virement». Permet de générer, sur disquette, le fichier des nets de paie négatifs à transmettre à la banque (pour ceux qui sont en virement). Nous vous rappelons que les nets négatifs s impriment sur la ventilation des nets de paie des états de paie. Ce traitement s effectue obligatoirement par société et par banque. Le fichier généré porte le nom : «prelvmnt». Ce module est identique à celui des prélèvements des nets négatifs de paie à la différence que ce dernier utilise le module des enseignants. Nous vous rappelons que l ordre de prélèvement s imprime dans les états de paie des enseignants. Le fichier généré porte le nom : «prelvmnt». Importations/Exportations VIII-1

142 Importations/Exportations DADS-TDS Normes La transmission de la Déclaration Annuelle Des Salaires, par les entreprises, à l administration sociale et fiscale est une obligation. Elle doit leur être adressée au début de chaque année sous forme de : Déclaration papier, si vous n avez pas opté pour la déclaration TDS. Dans ce cas vous pouvez utiliser l édition de la DADS Générale pour remplir la déclaration. Déclaration TDS : Magnétique, Internet. Le Transfert des Données Sociales (TDS) répond à 5 objectifs : La simplification des formalités administratives, La mise en place d un seul interlocuteur, La normalisation des données? La rapidité de traitement (surtout pour la DADS TDSNET : 24h), La disponibilité (le service TDSNET est ouvert 24h/24). Les Centres de Traitement des Données Sociales (CTDS) reçoivent les données, par disquette ou par internet, les contrôlent et les diffusent aux destinataires de la DADS. Pour des soucis de transparences des transferts de données relatives aux personnels des entreprises, il est recommandé par les CTDS et la CNIL que les sociétés transmettent, à leurs salariés, les renseignements nominatifs de la DADS les concernant (Cf. DADS Individuelle). Ceux-ci pourront ainsi s en servir pour leur déclaration fiscale. L adhésion à la procédure TDS Normes est gratuite. Pour avoir la qualité d adhérent, l entreprise doit remplir les formalités d adhésion suivantes : La société doit demander au CTDS un dossier d inscription dans lequel figure tous les renseignements nécessaires, L entreprise doit demander auprès de la direction régionale de l INSEE dont dépend son siège la liste de ses établissements afin de les valider, Le dossier d inscription doit être retourné au CTDS, Réception du mot de passe nécessaire à la première connexion sur le site internet (uniquement pour la TDSNET), Envoi de la DADS d essai. Le fichier test à transmettre au CTDS, pour valider sa conformité, peut être généré en suivant la procédure de la DADS Générale. Réception ou Consultation sur le site internet (uniquement pour la TDSNET) du bilan de contrôle. Le renouvellement de l adhésion est automatique tous les ans, sauf avis contraire de l entreprise. Avant d éditer la DADS vous devrez sur le mois de décembre : Editer les fiches individuelles de chaque salarié afin de vérifier les plafonds de chaque caisse, Vérifier la conformité des renseignements des onglets «URSSAF» et «Etablissement» dans le menu Structure/Société, Vérifier le paramétrage des caisses CSG/CRDS et Taxe sur salaires, Vérifier la bonne affectation des URSSAF spéciales dans l onglet «Autres éléments» des fiches salariés concernées (CES, CEC ), Saisir les honoraires et autres rémunérations d intervenants, d entreprises extérieures non soumis à un bulletin de paie dans le menu Structure/Salariés/Honoraires, Paramétrer les champs liés aux accidents du travail dans le menu Import-Export/DADS/Accident du travail. Importations/Exportations VIII-2

143 Importations/Exportations Pour la DADS définitive, le support magnétique est à envoyer au CTDS concerné avant le 1 er Février de l année suivante. Vous n avez donc plus en remplir est à envoyer la déclaration papier. Envoi du fichier (DADS Générale) : Sur support magnétique (disquette) La disquette doit être placée dans un emballage qui la protégera des éventuelles détériorations pouvant survenir au cours de transport. Le courrier devra être adressé, en recommandé, au CTDS. Format de l étiquette Coordonnées postales de l émetteur Type d envoi (REEL ou TEST) N SIRET N du volume Module 128 Type de matériel Compatible PC MSDOS Année de validité N d envoi (ex : 2002) Le renvoi du support magnétique est accompagné d une liste d anomalies constatées. En cas de refus du fichier, pour anomalies bloquantes, l entreprise dispose de 15 jours pour y apporter les correctifs nécessaires et retourner un nouveau fichier. Si au 15 juin le traitement n est toujours pas validé, la société devra fournir une déclaration papier de la DADS. Sur Internet ( Pour des soucis de sécurité le mot de passe communiquée par le CTDS sera à modifier lors de la première connexion au site afin que vous soyez la seule personne à connaître le mot de passe de connexion au site. Après avoir envoyé le fichier de la DADS qui se trouve sur la disquette, le service TDSNET effectue ses contrôles de conformité et vous communique, sur le site, le résultat de ces derniers sous 24h. En cas d anomalies, vous pouvez imprimer le bilan afin de corriger le dossier de paie et refaire l envoi du dossier. Si le dossier est correct ou sans anomalie bloquante, il vous faut obligatoirement valider l envoi de la DADS définitive sur le site internet communiqué ci-dessus. Le nom du fichier généré par le logiciel est : DADSXX (XX correspond à l année de paie) Importations/Exportations VIII-3

144 Importations/Exportations DADS Accident de travail Ce module permet de modifier le taux d accident du travail chaque année. Pour remplir la première partie du tableau, reportez-vous au courrier que vous envoie la CRAM en début d année. Dans l enseignement privé, le taux est unique mais si vous avez des salariés soumis à un autre code risque vous devrez renseigner autant de lignes que vous avez de taux différents. Ces zones sont calculées automatiquement après la tabulation qui valide le code risque. Si le calcul a déjà été effectué dans l année les variables ne seront pas remises à jour. Pour les réactualiser, vous devez supprimer le code risque, validez votre choix par OK avant de revenir dans le menu pour ressaisir le code. Total salaires Effectif Total annuel des heures travaillées Moyenne horaire Ce montant peut être vérifié en éditant la déclaration périodique de l URSSAF. N oubliez pas d ajouter les assiettes brutes des différents régimes (URSSAF RG, CES, CQ ). Le total des effectifs est calculé par rapport au dernier mois de chaque trimestre civil. Vous pouvez vérifier le calcul en éditant, dans les listes standards, les effectifs pondérés en heures travaillées de la société. Le total annuel des heures travaillées peut être contrôlé sur le registre annuel des salaires édité en décembre. Il est difficile de retrouver ce nombre car le logiciel arrondit les horaires de chaque salarié sur chaque mois. En allant dans le module des statistiques standards (ventilation des cumuls des heures travaillées sur l année) vous aurez le nombre réel des heures travaillées (sans arrondi). Vous pouvez considérer que le calcul est correct si l écart n est pas trop important. Ce chiffre ne doit pas être supérieur à 35 h. Calcul : ((Total annuel des heures travaillées*(12/nbre de période couverte))/46 semaines)/effectif réel moyen. DADS - Générale A VERTISSEMENT : IL EST FORTEMENT RECOMMANDE DE CONSERVER UNE SAUVEGARDE DE PAIE DE DECEMBRE, TANT QUE CELUI-CI NE VOUS A PAS COMMUNIQUE LE RESULTAT DU TRAITEMENT. Importations/Exportations VIII-4

145 Importations/Exportations Importations/Exportations VIII-5

146 Importations/Exportations Ce montant correspond au montant annuel de la taxe sur salaire dû par l établissement. Ce montant peut être vérifié par l édition des déclarations périodiques des impôts. Indiquez le numéro de SIRET de la société qui établit la DADS. Par défaut, le logiciel affiche par défaut le numéro de SIRET de la société sélectionnée. Ce tableau doit être obligatoirement renseigné. Dans le cas contraire la DADS sera rejetée. Reportez vous au chapitre du dessus : DADS ACCIDENT DE TRAVAIL. Les *** indiquent que le salarié ne fait plus partie de l établissement au 31/12. Vérifiez que les noms des salariés ne commencent pas par MR, MLE ou MME car cela pourra être une cause de rejet de la DADS. Vérifiez que chaque salarié ait bien un numéro de sécurité sociale. Attention, si vous avez un numéro de sécurité sociale qui commence par autre chose que 1 ou 2 (ex : immatriculation en cours) cela sera une cause de rejet de la DADS. Le second numéro indique le type de régime de sécurité sociale appliqué à la personne : 1 Régime général 2 Régime particulier : CQ, CES (Dans ce cas le logiciel rempli les colonnes ) C indique que le salarié est un cadre (catégorie socioprofessionnelle). C ou P indique que le salarié est à temps complet ou à temps partiel (Temps de travail). E indique que la personne est née à l étranger (Département de naissance) Le premier chiffre indique le nombre d heures payées dans l année. Le second indique : 00 dans les cas classiques (Nbre d heures > 1200 h) ou cas particuliers (Nbre d heures < 1200 h mais supérieures à 60 h / mois). 01 à 12 indique le dernier mois de paie de la personne (dans les autres cas). Indique le brut URSSAF RG de la personne. Si la zone est vierge, vous devez avoir obligatoirement les zones renseignées car il ne peut s agir que d un régime particulier (la zone doit indiquer 2). Si ce n est pas le cas il vous faut modifier la fiche du salarié (URSSAF particuliers de l onglet «Autres éléments»). Cette somme dans un cas classique doit strictement être identique au brut IMPÔT et au brut TAXE. Si ce n est pas le cas, il faut vous assurer que la différence s explique (Indemnité de prévoyance, départ à la retraite, personne travaillant en cuisine ). Indique le brut URSSAF ainsi que le taux (salarial + patronal) qui s applique sur le cas particulier. En fonction du taux, l URSSAF peut identifier le type de contrat aidé dont il s agit. C est pour cela que le taux doit être correct. Dans le cas contraire, la DADS sera rejetée. Si le taux indiqué correspond au taux général (URSSAF RG) la DADS sera aussi rejetée. Correspond au brut IMPÔT. Cette somme dans un cas classique doit strictement être identique au brut URSSAF RG et au brut TAXE. Si ce n est pas le cas, il faut vous assurer que la différence s explique (Indemnité de prévoyance, départ à la retraite, personne travaillant en cuisine ). Correspond au brut TAXE SUR SALAIRES. Cette somme dans un cas classique doit strictement être identique au brut URSSAF RG et au brut IMPÔT. Si ce n est pas le cas, il faut vous assurer que la différence s explique (Indemnité de prévoyance, départ à la retraite, personne travaillant en cuisine ). Importations/Exportations VIII-6

147 Importations/Exportations Liste des honoraires saisis en Structures/Salariés-Enseignants. Totaux du tableau principal (Salariés). Vérifiez les totaux des différents BRUT. Ces derniers doivent être identiques. Dans le cas contraire retrouvez le ou les salariés pour lesquels vous ne retrouvez pas cette égalité. et assurez-vous que la différence s explique (Indemnité de prévoyance, départ à la retraite, personne travaillant en cuisine ). Le montant BRUT URSSAF RG peut être comparé avec le BRUT qui est indiqué dans le tableau ACCIDENTS DU TRAVAIL de la DADS. Les deux montants doivent être identique à quelques Euros prés, à cause des arrondis. Si ce n est pas le cas, vérifiez la déclaration annuelle aux caisses afin de trouver le problème. Si vous avez une discordance, vous pouvez forcer le montant qui se trouve dans ACCIDENT DU TRAVAIL. Attention, il est fortement conseillé de demander l avis d un technicien APLON avant d effectuer cette manipulation car on doit être sûr qu il n y a pas d autres solutions. Totaux du tableau des honoraires. Permet de vérifier le total de la taxe, le nombre total de salariés et d honoraires saisis ainsi que le nombre d établissements compris dans le dossier de DADS. Sauf cas particuliers, vous devez avoir 1. Si cette zone est erronée, la DADS peut être rejetée. Pour corriger ce champ, allez dans Structure/Société/Etablissements pour supprimer les SIRET renseignés à tort. DADS - Individuelle Ce module vous permet d éditer les déclarations annuelles des salaires, par salarié, afin de permettre à ces derniers de remplir leur déclaration fiscale. Importations/Exportations VIII-7

148 Importations/Exportations DOCUMENTATIONS PREPARATOIRES UDOGEC Ce module a été conçu pour les UDOGEC qui traitent les paies des établissements scolaires. Il permet de collecter les éléments de paie des salariés et/ou des enseignants chaque mois et de mettre à jour les rubriques de ces derniers automatiquement. 1- Paramétrage 2- Exportation/Récupération des informations par l établissement sous Excel Paramétrage Exportation Permet de paramétrer les rubriques à exporter. Liste des rubriques de paie. Par défaut le logiciel se positionne sur les rubriques des salariés, pour avoir les rubriques enseignants cliquez sur le bouton ENSEIGNANT qui se trouve en bas de l écran. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de la rubrique sur le fichier Excel. Ce dernier n étant pas toujours clair, cette zone permet de saisir un libellé plus explicite pour la personne qui va mettre à jour les valeurs de paie dans l établissement. Indiquez, pour chaque rubrique, le type d éléments à collecter (base pour les ANG, montant pour les primes ). Permet d exporter les rubriques de paie paramétrées. Le fichier généré porte le numéro de la société suivi de l extension excel. Exemple : Pour la société 1 St Thierry, le fichier se nommera 1.xls. Il vous suffit d envoyer le fichier à l établissement. Celui ci l ouvrira directement sur Excel, y apportera les modifications mensuelles et vous retournera le fichier. Il ne vous restera plus qu à intégrer automatiquement les nouvelles données de paie ou d éditer le document Excel pour faire une saisie manuelle. Liste des salariés avec les principales valeurs de l onglet «Contrat de travail» de la fiche salarié (Zone «Horaire» et «Points/Montant»). Pour avoir les enseignants, il vous suffit de changer de feuille de calcul (Onglet «Enseignant»). Liste des rubriques exportées. Importations/Exportations VIII-8

149 Importations/Exportations Zone de saisie. Il s affiche par défaut les valeurs actuelles des rubriques en paie. Importation Permet d importer et de mettre à jour automatiquement les nouvelles valeurs des rubriques de paie. Ce traitement n est pas obligatoire. Vous pouvez éditer le fichier Excel afin de ressaisir les nouvelles données manuellement par les éléments individuels. Importations/Exportations VIII-9

150 Importations/Exportations PRUD HOMMES Permet d éditer la liste de consultation de personnel, par catégorie prud homale (cadre, non cadre ), pour les élections. Nous vous rappelons que le paramétrage des listes s effectue dans l onglet «Autres éléments» de la fiche du personnel salarié, enseignant et autre. Le président d OGEC, s il n est plus en activité, doit être déclaré dans les salariés «Autres». Ce module permet aussi de générer la disquette que vous enverrez au centre prud homal. Importations/Exportations VIII-10

151 Importations/Exportations IMPORTATION DES BRUTS RECTORAT Permet de récupérer les salaires brut des enseignants qui sont envoyés par le rectorat. 1- A l aide de l explorateur, sélectionnez le fichier envoyé par le rectorat, 2- Sélectionnez le mois correspond aux salaires envoyés, 3- Indiquez la correspondance entre le nom des établissements fournis par le rectorat et les codes sociétés du dossier de paie. Importations/Exportations VIII-11

152 Importations/Exportations EXTRACTION/FUSION Ce traitement permet d exporter une société, un ou plusieurs membres du personnel pour les récupérer dans un autre dossier. EXTRACTION FUSION SOCIETE 1- Connectez-vous au dossier de paie à exporter, 2- Sélectionnez le menu EXTRACTION, 3- Validez par OK en laissant la coche dans LA SOCIETE, 4- Insérez une disquette pour récupérer le fichier. 1- Connectez vous au dossier Aplon (fichier/dossier X (sur le menu général Aplon)) qui doit recevoir la société de paie exportée. 2- Ouvrez le logiciel de paie, 3- Choisissez le menu FUSION, 4- Insérez la disquette où se trouve le fichier, 5- Indiquez le code société que vous voulez affecter à cette nouvelle société. SALARIES et ENSEIGNANTS 1- Connectez-vous au dossier de paie à exporter, 2- Sélectionnez le menu EXTRACTION, 3- Cochez la case SALARIES ou ENSEIGNANTS puis validez par OK, 4- Sélectionnez la ou les personnes à exporter, 5- Insérez une disquette pour récupérer le fichier. 1- Connectez vous au dossier de paie qui doit recevoir les nouvelles fiches du personnel, 2- Choisissez le menu FUSION, 3- Insérez la disquette où se trouve le fichier, 4- Indiquez pour chaque personne le code de la société dans laquelle doit être récupérée la fiche de la personne le futur numéro de matricule de cette dernière (Le logiciel contrôle automatiquement que le numéro saisi n est pas déjà utilisé par une autre personne de la société) Importations/Exportations VIII-12

153 Importations/Exportations EXTRACTION FICHIER TEXTE Ce module permet de générer des exportations de données de paie, sous format ASCII ou directement sous Excel, afin de créer des tableaux et/ou des graphiques à l aide de ces dernières. Cela vous permettra, par exemple, d analyser les données de paie et/ou de compléter un rapport de gestion. Ce module permet d aller plus loin que les modules Editions libres et statistiques libres. 1- Paramétrez la requête (Pour plus d informations, reportez-vous à l annexe : LES REQUÊTES) 2- Paramétrez le format d extraction, Indiquez le titre du document. Ce dernier vous sera utile si vous conservez l extraction. Titre des rubriques Format d extraction des dates Indiquez un délimiteur de champs. Exemple : les guillemets Indiquez un séparateur de champs. Exemple : le point virgule Permet d exporter les titres des champs exportés. Permet de choisir le format d exportation des champs dates Permet de conserver la requête. Permet d exporter les variables directement sous Excel. Pour générer uniquement un fichier ASCII, cliquez sur le bouton OK. Importations/Exportations VIII-13

154 Importations/Exportations COMPTABILITÉ (Exportation des tiers) Cette exportation permet, si vous suivez les comptes du personnel en auxiliaire en comptabilité, de mettre à jour les fiches de tiers ou de créer les fiches de tiers avant l intégration de l écriture de paie difficulté. Avant d effectuer ces opérations, vérifiez que les paramétrages comptables soient corrects : Fichier/Paramètres/Comptabilité, Mise à jour/structure/société/comptabilité. Comptabilité SAGE 1. Choisissez la société ainsi que le type de personnel à exporter. 2. Vérifiez les zones : ENREGISTRER DANS = apltmp NOM DE FICHIER = TIEEN pour les enseignants TIEPA pour les salalriés 3. Intégration des tiers en comptabilité Des salariés a. Faites une sauvegarde de votre comptabilité, b. Allez dans le menu Outils/Intégrer les fournisseurs, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. Pour les réseaux, le fichier est sur V et non sur C. Le chemin du fichier est : \apltmp\tiepax*.txt *x = Code de la société dans le dossier de paie. Importations/Exportations VIII-14

155 Importations/Exportations c. Validez par OK, d. Répondez OK pour l impression du résumé du traitement lancé. Vérifiez le résumé qui sera édité à la suite du traitement. C est la seule indication que le traitement s est bien effectué pour la totalité des salariés. En cas d anomalie, il vous suffit de relever le code du salarié ainsi que le problème correspondant à ce dernier afin de le corriger et de refaire le traitement. Des enseignants Attention, toute récupération du fichier enseignant dé-paramétrera la récupération des familles puisque les deux intégrations se trouvent dans le même module. Il vous est donc conseillé de remettre les paramètres des familles avant de ressortir de ce traitement. a. Faites une sauvegarde de votre comptabilité, b. Allez dans le menu Outils/Intégrer les familles et enseignants, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. Pour les réseaux, le fichier est sur V et non sur C. Le chemin du fichier est : \apltmp\tieenx*.txt *x = Code de la société dans le dossier de paie. c. Validez par OK, d. Répondez OK pour l impression du résumé du traitement lancé. Vérifiez le résumé qui sera édité à la suite du traitement. C est la seule indication que le traitement s est bien effectué pour la totalité des salariés. En cas d anomalie, il vous suffit de relever le code du salarié ainsi que le problème correspondant à ce dernier afin de le corriger et de refaire le traitement Importations/Exportations VIII-15

156 Importations/Exportations Comptabilité PROGRESS 4. Choisissez la société ainsi que le type de personnel à exporter 5. Le logiciel génère automatiquement un fichier CPTTIERSx.TXT qui sera à intégrer dans la comptabilité Progress en même temps que l écriture comptable de paie ou de cotisations enseignants. Importations/Exportations VIII-16

157 Importations/Exportations COMPTABILITÉ (Exportation des écritures) Cette exportation permet de récupérer l écriture de paie et/ou des cotisations enseignants dans la comptabilité. Avant d effectuer ces opérations, vérifiez que les paramétrages comptables soient corrects : Fichier/Paramètres/Comptabilité, Mise à jour/structure/société/comptabilité. ainsi que vos journaux de paie. A. Comptabilité SAGE 1- Choisissez la société ainsi que le type d écriture à exporter. 2- Validez ou modifiez le libellé de l écriture comptable. 3- Vérifiez les zones : ENREGISTRER DANS = apltmp NOM DE FICHIER = ECREN pour les enseignants ECRPA pour les salariés Importations/Exportations VIII-17

158 Importations/Exportations 4- Intégration de l écriture en comptabilité a. Faites une sauvegarde de votre comptabilité, b. Allez dans le menu Outils/Intégrer des écritures définitives/paye ou Cotisations enseignants, Ces paramètres sont affichés automatiquement. Il vous suffit de vérifier que tout est à sa place. Pour les réseaux, le fichier est sur V et non sur C. Pour les salaires, le fichier à intégrer se nomme : ECRPAx*. Pour les cotisations enseignants, le fichier à intégrer se nomme : ECRENx*. *x = Code de la société dans le dossier de paie. c. cliquez sur OK pour lancer l intégration, d. l ordinateur édite un résumé qui est à contrôler. S il existe des anomalies, elles seront détaillées sur le résumé du traitement. Il vous faudra alors : Vérifier le REGISTRE DU SECTORIEL, corriger le ou les problème(s), refaire tout le traitement. B. Comptabilité PROGRESS 1. Choisissez la société ainsi que le type d écriture à exporter, 2. Validez ou modifiez le libellé de l écriture comptable, 3. Le logiciel génère automatiquement un fichier CPTADEPOx.TXT qui sera à intégrer dans la comptabilité Progress dans le menu Appel Programme/UTILJ. Importations/Exportations VIII-18

159 Importations/Exportations IMPORTATION HEURES DE POINTEUSES Ce module permet d intégrer un fichier comportant les horaires réalisés par le personnel, sur une période, afin de mettre à jour automatique les tables de modulation de chacun d entre eux. Il suffit éditer, par la suite, ces dernières afin de les vérifier et de remettre à la signature les tables de modulations du ayant eu des modifications d horaire. Nous vous rappelons que toutes modifications des tables de modulations, après la première validation, s éditent en gras. Importations/Exportations VIII-19

160 Clôtures A VERTISSEMENT : C E TRAITEMENT VERROUILLE LES DONNEES DE LA PERIODE PASSEE DE FAÇON DEFINITIVE. S EULE LA RECUPERATION D UNE SAUVEGARDE VOUS PERMET DE REVENIR EN ARRIERE. A TTENTION, AVANT DE RECUPERER UN DOSSIER DE PAIE, SOUVENEZ-VOUS QU IL Y A DANS LA MEME SAUVEGARDE LE DOSSIER DE PAIE ET LE DOSSIER DES ENSEIGNANTS. S I VOUS VOULEZ REVENIR EN ARRIERE SUR L UN DES DOSSIERS VOUS REVIENDREZ EN ARRIERE OBLIGATOIREMENT POUR LES DEUX. I L EST CONSEILLE DE FAIRE UNE SAUVEGARDE MENSUELLE, AVANT CLOTURE, SUR UN SUPPORT DIFFERENT CHAQUE MOIS OU AVEC UN NOM DE FICHIER DISTINCT SI VOUS UTILISEZ TOUJOURS LE MEME SUPPORT ( EX : ZIP). A TTENTION, TOUTE MODIFICATION DE BULLETIN, EN DEHORS DU MODULE DE SIMULATION, PEUT FAUSSER L ARCHIVAGE DES INFORMATIONS. E N CAS DE DOUTE, IL EST FORTEMENT CONSEILLE DE REFAIRE UN CALCUL DES BULLETINS ET DES ETATS DE PAIE AFIN DE VERIFIER QUE RIEN N A CHANGE. L A CLOTURE PERIODIQUE DU MODULE ENSEIGNANTS BASCULE SUR LE MOIS SUIVANT. S I VOUS GEREZ CE DERNIER SUR D AUTRES PERIODICITES ( TRIMESTRIELLE ), IL EST CONSEILLE DE MODIFIER CETTE DERNIERE AUSSITOT APRES LA CLOTURE POUR EVITER DE L OUBLIER. LA DADS DOIT TOUJOURS ETRE FAITE AVANT LA CLOTURE DE PAIE DE DECEMBRE. LA CLOTURE N ARCHIVE EN AUCUN CAS LES BULLETINS DE PAIES ET/ OU LES RELEVES DE COTISATIONS. L ARCHIVAGE DE CES DONNEES S EFFECTUE FACULTATIVEMENT LORS DE CHAQUE EDITION DE BULLETINS OU DE RELEVES. Menu : Traitements/Clôture période paie ou enseignant Avant d effectuer ces opérations, vérifiez que les traitements suivant ont bien été effectués : Le calcul des états de paie a été lancé (surtout l édition du journal et des déclarations aux caisses), Transfert de l écriture de paie en Comptabilité (facultatif), Envoi et acceptation de la disquette de virement et/ou de prélèvement (facultatif), La sauvegarde a été faite sur un support fiable (Attention, si vous utilisez des disquettes). Si vous gérez plusieurs établissements (sociétés) dans un même dossier de paie, le logiciel vous proposera de clôturer une ou plusieurs sociétés en même temps. Attention, si vous clôturez plusieurs sociétés, vérifiez que les traitements avant clôture ont bien été effectués pour chacune d elle. OUI Clôture TOUTES les sociétés du dossier sans exception. NON Clôture la ou les société(s) de votre choix grâce aux touches SHIFT et CTRL. Clôtures IX-1

161 Clôtures La clôture de période déclenche différents traitements de mise à jour et d archivage qui sont : Le passage à la période suivante (Cf. avertissement pour les enseignants), La mise à jour des cumuls dans les fiches individuelles du personnel, La mise à jour des absences (zones rouges) dans les tables de modulation des salariés, La mise à jour des prêts, acomptes et saisies sur salaires, L annulation des éléments individuels non permanents, L annulation des messages saisis (dans les fiches du personnel et de la société), L archivage des congés payés et des arrêts de travail dans l historique des événements, Le transfert des fiches du personnel ayant une date de sortie dans le module «Personnels partis» (clôture de Décembre uniquement), La suppression des informations liées à la DADS (Honoraires, Accident du travail). Clôtures IX-2

162 Autres traitements EVENEMENTS Menu : Traitements/Evénements La gestion évènementielle nous a permis de pré programmer dans leur intégralité, certains "évènements" qui se produisent régulièrement dans un dossier de paie. Un utilisateur méconnaissant ces mécanismes de paie, sera alors aidé par des "assistants", qui vont lui permettre de régler le problème le plus facilement possible. 7 évènements sont ainsi programmés (6 concernent les salariés et 1 autre les enseignants) : pour les salariés pour les enseignants L'arrêt de travail (maladie, maternité, accident du travail) La saisie des salaires ETAT servant de base aux cotisations enseignants Les avantages en nature repas Les congés (payés ou sans solde) Les formations L'arrivée d'un nouveau salarié Le départ d'un salarié La gestion évènementielle n'est pas indispensable, mais elle reste une sécurité pour l'utilisateur et possède un intérêt car elle permet : de ne rien oublier; de générer certains calculs automatisés; de traiter certains évènements qui ont une portée différente de la période en cours; de traiter la paie, "même si on n'est pas trop calé" ou que l'on ne connaît pas bien les rubriques. Autres traitements X-1

163 Autres traitements Arrêt de travail Cet événement permet de gérer les arrêts de travail, qu'ils soient de maladie, maternité ou accidents de travail. L'élément concret qui déclenche ceci est la feuille d'arrêt de travail signé par le médecin du salarié. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'évènement : sélection des salariés concernés saisie des arrêts de travail édition des déclarations URSSAF (sur le pré imprimé) génération des rubriques absences et remboursements Autres traitements X-2

164 Autres traitements 2. Sélection des salariés concernés : Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des salariés concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> pour passer à la suite de l'évènement 3. saisie des arrêts de travail : Nature de l arrêt Périodes déclenchant : l'absence le remboursement sur le bulletin de paie (Ru.107/109/111) (Ru.108/110/112) Attention la période de subrogation est pré affichée (et donc modifiable par l'utilisateur) en fonction du nombre de jours d'arrêt constatés au cours des 12 mois précédant la période d'arrêt ci-dessus, en tenant compte du nombre de jours déclenchant la prévoyance (longue maladie) renseigné dans la caisse de prévoyance du salarié (ici 90j) Caisse de prévoyance du salarié Le nombre X de mois roulants agit sur l'étape suivante en permettant de remplir sur la déclaration URSSAF les salaires des X mois précédents l'arrêt de travail. Pour poursuivre l'événement, il faut cliquer sur le bouton Exécuter Autres traitements X-3

165 Autres traitements 4. Edition de la déclaration URSSAF (ou MSA pour les établissements agricoles) : L'impression est directement faite sur le pré imprimé fourni par l'urssaf (ou la MSA). L'application remplit automatiquement certaines zones (adresses établissement / salarié, période d'arrêt, nature de l'arrêt, X derniers salaires ), l'utilisateur n'ayant plus qu'à compléter les autres zones (cas général ou particulier, date du jour, lieu ) soit directement à l'écran (le pré imprimé est alors corrigeable), soit de façon manuscrite, une fois la déclaration éditée. Attention - si le salarié passe en longue maladie, un dossier de prévoyance sera alors édité (à remplir manuellement sur le document original de l'organisme). Pour terminer l'événement, il faut cliquer sur le bouton Fermer Cliquez sur Imprimer pour avoir l'édition 5. Fin de l'événement déclenchement des rubriques : Selon la nature de l'arrêt et les périodes "arrêt" et "subrogation" enclenchées, l'ordinateur va générer, pour le salarié concerné, les éléments individuels correspondants. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agissait d'une maladie rubriques 107 pour l'absence et 108 pour le remboursement. Seule l'absence concernant la période en cours (voire celle révolue) est prise en compte dans les rubriques (la période suivante fera l'objet d'un déclenchement automatique d'événement sur le mois suivant). le décompte est fait en jours calendaires Autres traitements X-4

166 Autres traitements Avantage en nature repas Cet événement permet de déterminer le nombre de repas, dus et consommés, aux salariés qui bénéficient des avantages en nature repas. Même si cet événement semble moins intéressant que le précédent, il reste plus pratique que l'utilisation des éléments individuels (rubriques 114 et 364), car il permet la saisie en tableau. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : sélection des salariés concernés par les avantages en nature comptabilisation du nombre de repas sur brut et sur net génération des rubriques ANG repas (114 et 364) Autres traitements X-5

167 Autres traitements 2. Sélection des salariés concernés : Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des salariés concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> pour passer à la suite de l'évènement On pourrait ici utiliser le "Filtre" pour sélectionner tous les salariés qui ont le code rubrique 114 (table Élément), donc tous les salariés qui bénéficient habituellement des ANG repas. 3. Comptabilisation du nombre d'ang repas : Nombre de repas réellement consommés par le salarié rubrique 364 (Net) Nombre de repas auxquels le salarié a droit (brut) rubrique 114 Pour terminer l'événement, il faut cliquer sur le bouton Exécuter Attention L'application reprend par défaut les valeurs qui sont déjà positionnées dans les rubriques 114 et 364 associées aux salariés concernés. Autres traitements X-6

168 Autres traitements 4. Fin de l'événement déclenchement des rubriques : En fonction du nombre de repas positionné dans chaque colonne, l'ordinateur va générer, pour les salariés concernés, les éléments individuels correspondants (114 pour la rubrique de brut et 364 pour la rubrique de net). Si le nombre de repas positionné dans les deux colonnes est identique, alors l'application génère la rubrique 114 en permanent (la retenue sur net / rubrique 364 / sera alors automatique et pour le même nombre de repas). Si le nombre de repas, positionné dans les deux colonnes, est différent, alors l'application génère : la rubrique 114 en provisoire (avec le nombre de repas renseigné en repas accordés) la rubrique 364 en provisoire (avec le nombre de repas renseigné en repas consommés). Autres traitements X-7

169 Autres traitements Congés Cet événement permet de gérer les absences pour congés payés ou congés sans solde des salariés. Les congés payés, comme on l'a vu déjà, peuvent aussi être renseignés par le biais des éléments individuels (mais on ne gère que les absences de la période en cours) ou plus directement dans le calendrier de modulation (beaucoup plus intéressant car on gère l'année scolaire mais que pour les salariés qui pratiquent la modulation); ici, la gestion par l'événement reste moins souple (chaque absence distincte du salarié sera un événement) que le calendrier de modulation plus ergonomique, mais il permet d'agir sur tous les salariés et non sur les seuls à pratiquer la modulation. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : sélection des salariés concernés par les congés saisie des périodes d'absence et comptabilisation en jours ouvrables/ouvrés génération des rubriques (105 pour les congés payés et 103 pour les congés sans solde) Autres traitements X-8

170 Autres traitements 2. Sélection des salariés concernés : Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des salariés concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> pour passer à la suite de l'évènement 3. Saisie des périodes d'absence et comptabilisation des congés : La durée doit être indiquée en jours ouvrables (si on tient compte des samedis) ou en jours ouvrés (si on ne tient pas compte des samedis); ceci est à comparer au nombre de jours ouvrables ou ouvrés indiqué dans la fiche de la société Partie concernant les congés payés 105 pour l'absence 106 pour le remboursement Partie concernant les congés sans solde 103 pour l'absence 104 pour le remboursement Pour terminer l'événement, il faut cliquer sur le bouton Exécuter Autres traitements X-9

171 Autres traitements 4. Fin de l'événement déclenchement des rubriques : Selon le type de congés enclenchés (payés ou sans solde), l'ordinateur génère les éléments individuels suivants : rubrique 105 pour l'absence congés payés (la rubrique 106 est automatique - voir le chapitre dédié aux éléments individuels paragraphe Absences et Remboursements) rubrique 103 pour l'absence congés sans solde Le décompte en jours doit être fait en jours ouvrables si vous avez comptabilisé le nombre de jours ouvrables du mois, dans la fiche de la société, ou en jours ouvrés si avez préféré plutôt indiquer un nombre de jours ouvrés. Rappel : Les jours ouvrables regroupent tous les jours du mois exceptés les dimanches, les jours fériés et chômés (leur nombre est renseigné tous les mois par l'utilisateur, dans la fiche société / onglet Valeurs mois Paie /). Les jours ouvrés regroupent tous les jours du mois exceptés les samedis et les dimanches, les jours fériés et chômés (leur nombre est renseigné tous les mois par l'utilisateur, dans la fiche société / onglet Valeurs mois Paie /). Autres traitements X-10

172 Autres traitements Formation Cet événement permet de gérer les absences des salariés dues à des formations. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : sélection des salariés concernés saisie des renseignements du stage effectué édition de la feuille de prise en charge pour l'organisme de formation génération des rubriques (101 pour l'absence et 102 pour le remboursement) 2. Sélection des salariés concernés : Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des salariés concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> Autres traitements X-11

173 Autres traitements 3. Saisie des renseignements identifiant le stage et la période sur laquelle il a été effectué : Partie identifiant l'organisme de formation Partie identifiant le stage effectué par le salarié Partie déclenchant les rubriques sur le bulletin de paie Attention - on veillera à positionner une période ne contenant que des jours ouvrables (ou ouvrés) puisque le décompte de cette absence sur le bulletin est effectué dans cette unité. 4. Edition de la feuille de prise en charge : 5. Fin de l'événement déclenchement des rubriques : L'événement "Formation" permet de déclencher les rubriques suivantes, sur le bulletin de paie : rubrique 101 pour l'absence (l'ordinateur décompte automatiquement tous les jours de la période générée). rubrique 102 pour le remboursement (du même nombre de jours). Autres traitements X-12

174 Autres traitements Salaires Etat Attention Cet événement est le seul concernant le dossier des enseignants (il ne doit pas être utilisé pour intégrer les rubriques de brut état / rubr.163 / dans la paie). Cet événement permet de gérer les salaires des enseignants (pour la période de cotisations saisie) afin de pouvoir calculer les cotisations de prévoyance, mutuelles, CSG/CRDS et taxe de 8%. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : sélection des enseignants concernés saisie des bruts État de la période de relevés de cotisations traitée génération des rubriques "enseignants" (rubriques de 150 à 162 selon la période) Autres traitements X-13

175 Autres traitements 2. Sélection des enseignants concernés : Pour sélectionner plusieurs enseignants, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des enseignants concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> pour passer à la suite de l'évènement 3. Saisie des bruts État pour la période de relevés de cotisations traitée : Pour chaque enseignant, il faut saisir les bruts État de la période traitée Les colonnes de montant à remplir sont positionnées en fonction de la période traitée Cette colonne est toujours présente pour les relevés de cotisations. Pour terminer l'événement, il faut cliquer sur le bouton Exécuter Attention L'application reprend par défaut les valeurs qui sont déjà positionnées dans les rubriques 150 à 162 associées aux enseignants concernés. Autres traitements X-14

176 Autres traitements 4. Fin de l'événement déclenchement des rubriques : Cet événement génère les rubriques suivantes en fonction de la période du dossier enseignants traitée : Période Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct. Nov. Déc. Précéd Il est plus pratique de renseigner les bruts en passant par l'événement plutôt que directement par les éléments individuels, car ici, on a une vision plus large de tous ces montants et l'ergonomie est meilleure. Il ne reste plus qu'à saisir les salaires OGEC et extérieur pour avoir les relevés de cotisations. Autres traitements X-15

177 Autres traitements Nouveau salarié Cet événement permet d'enregistrer les nouveaux salariés. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : comptabilisation de la réduction pour mois incomplet saisie de la déclaration unique à l'embauche fin de la saisie de la fiche du salarié calcul de la réduction pour mois incomplet édition du contrat de travail édition de la fiche de renseignements à classer génération des rubriques et du bulletin de paie Autres traitements X-16

178 Autres traitements 2. Comptabilisation de la réduction pour mois incomplet : Lors de l'arrivée d'un salarié en cours de mois (de la même façon que pour le départ d'un salarié en cours de mois), l'utilsateur doit veiller à procéder à deux calculs : réduction pour mois incomplet en nombre de jours calendaires, donc en 30ièmes (en fonction de la date d'arrivée ou de la date de départ). calcul à l'horaire réel en fonction du mois traité (février à moins d'heures que janvier ainsi de suite). Pour ce dernier décompte, l'ordinateur doit connaître le nombre d'heures non effectuées par le salarié et le nombre d'heures réelles du mois. Compte tenu du résultat, c'est le calcul le plus favorable au salarié (donc celui qui entraîne la réduction la moins importante) qui sera pris en compte. 3. Saisie de la déclaration unique à l'embauche : Avant toute embauche de salarié, il faut impérativement que celui-ci soit déclaré à l'urssaf. On utilise pour cela le bordereau de déclaration unique d'embauche (D.U.E.). L'ordinateur vous affiche alors le bordereau à l'écran que vous n'avez plus qu'à compléter; ce dernier devra être édité sur le pré imprimé et pourra être faxé à l'organisme (un service Internet existe aussi pour ce type de déclaration) N'oubliez pas de renseigner les zones les plus importantes (nom et adresse du salarié, date d'entrée ) En fin de saisie, cliquez sur le bouton Imprimer, en haut de l'écran. Autres traitements X-17

179 Autres traitements 4. Saisie de la fiche du salarié : A la fin de l'étape précédente, la fenêtre suivante apparaît Cliquez sur le bouton OK et vous obtiendrez alors l'affichage de la fiche du salarié dont certains renseignements sont déjà complétés (ceux de la D.U.E.). Complétez le reste sans oublier que la fiche ne pourra être validée si vous omettez de remplir une zone notée en gras. N'oubliez pas de parcourir tous les onglets. N'oubliez pas non plus ces boutons. 5. Génération de la réduction pour mois incomplet : Si le salarié est arrivé au cours du mois, une réduction pour mois incomplet sera calculée par l'ordinateur en fonction de la date d'entrée et des éléments positionnés en 2. La réduction en jours calendaires est calculée en jours calendaires non faits (depuis le début du mois jusqu'au jour précédant la date d'entrée). Le salaire du mois est réduit selon la formule suivante : Brut x jours non faits / 30 La réduction à l'horaire réel est basée sur les éléments positionnés par vous, en 2. Le salaire du mois sera réduit selon la formule suivante : Brut x heures non effectuées dans le mois / heures à effectuer dans le mois Dans les deux cas, la réduction générée sera inscrite en élément individuel 113 "Réduction mois incomplet"; attention, selon les calculs, elle pourra être prise en compte en compte en jours calendaires (dans ce cas, l'application n'indiquera rien en équivalence) ou en heures (dans ce cas, l'équivalence prendra la valeur 1). Ce dernier calcul ne peut en aucun cas être généré manuellement par l'utilisateur car la rubrique 113 est une rubrique chiffrée en jours calendaires par défaut (se référer au chapitre consacré aux Éléments individuels et plus précisément au paragraphe traitant des absences et remboursements). L'ordinateur affiche les deux résultats; libre à vous de prendre en compte l'un des deux calculs. Pour cela, cliquez sur Oui si vous prenez la méthode en jours calendaires ou cliquez sur Non pour préférer la méthode en heures. Nous vous rappelons que la plus intéressante est celle indiquant le plus petit montant puisque c'est la réduction qui est analysée. Autres traitements X-18

180 Autres traitements 6. Edition du contrat de travail : Cette étape suivante enclenche l'édition du contrat de travail. Certains documents sont proposés dans les traitements de texte, dont le contrat de travail. Si vous n'avez pas associé un nom de document au contrat de travail, l'ordinateur vous demandera alors quel nom de document, parmi ceux créés, fait référence au contrat de travail. Attention Avant d'arriver à cette étape, vérifiez bien qu'aucun autre document Word ne soit ouvert dans votre barre de tâches (cela provoquerait alors un plantage sous Word et vous risqueriez alors de perdre ce document ouvert dans l'application Word). Lors de cette étape, vous pouvez compléter le contrat de travail directement sous WORD. Certaines zones sont déjà pré remplies (vous pouvez même corriger ce document, par le menu indiqué ci-dessous, pour automatiser d'autres zones sur ce document). Ce document peut aussi être obtenu manuellement dans les Listes Libres Liaison traitement de texte. 7. Edition de la fiche de renseignement : Cette étape démarre quand vous fermez l'application WORD déclenchée précédemment, après avoir édité le contrat de travail du salarié. L'application affiche alors la fiche de renseignements du salarié, que vous pourrez garder dans un classeur du personnel de l'établissement. Vous pouvez éditer ce document en cliquant sur l'icône représentant une imprimante, en haut à gauche dans fenêtre. Autres traitements X-19

181 Autres traitements 8. Génération du bulletin de paie : Cette étape est la dernière de l'événement; elle permet la génération de la rubrique 113 de réduction mois incomplet. La fiche étant créée, vous pouvez alors visualiser le bulletin de ce nouveau salarié. Attention - si vous rajoutez des éléments individuels après coup, la rubrique de réduction mois incomplet risque de devenir incorrecte. Nous vous conseillons vivement de ne pas annuler la rubrique 113 enclenchée car vous ne pourriez alors la régénérer à nouveau (dans le cas où elle serait chiffrée en heures). Privilégiez plutôt la modification si le montant calculé (ou le taux) ne correspond pas à celui que vous voudriez voir figurer à la place. N'annulez pas cette rubrique vous ne pourriez plus la générer en heures manuellement (l'équivalence est inaccessible manuellement pour cette rubrique). 1 indique que la rubrique est chiffrée en heures (en jours calendaires il n'y a rien dans cette zone) Autres traitements X-20

182 Autres traitements Départ d un salarié Cet événement permet d'enregistrer les salariés qui partent de l'établissement suite à une démission ou à un licenciement. Cliquez sur cette icône pour déclencher l'événement Prenez connaissance des automatismes que le programme va déclencher Sélectionnez les salariés concernés en cliquant ici 1. Déroulement de l'événement : sélection des salariés concernés par un départ comptabilisation de la réduction pour mois incomplet édition de l'attestation ASSEDIC édition du solde de tout compte édition de la fiche de renseignements à classer calcul de la réduction pour mois incomplet génération des rubriques appropriées Autres traitements X-21

183 Autres traitements 2. Sélection des salariés concernés : Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche CTRL et cliquez sur chacun des salariés concernés en maintenant cette touche CTRL enfoncée. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Filtre pour déclencher le requêteur et lancer alors une sélection. En fin de sélection appuyez sur Suivant> pour passer à la suite de l'évènement 3. Comptabilisation de la réduction pour mois incomplet : Lors du départ d'un salarié en cours de mois (de la même façon que pour l'arrivée d'un salarié dans le mois), l'utilisateur doit veiller à procéder à deux calculs : réduction pour mois incomplet en nombre de jours calendaires, donc en 30ièmes (en fonction de la date de départ ou de la date d'arrivée). calcul à l'horaire réel en fonction du mois traité (février à moins d'heures que janvier ainsi de suite). Pour ce dernier décompte, l'ordinateur doit connaître le nombre d'heures non effectuées par le salarié et le nombre d'heures réelles du mois. Compte tenu du résultat, c'est le calcul le plus favorable au salarié (donc celui qui entraîne la réduction la moins importante) qui sera pris en compte. Autres traitements X-22

184 Autres traitements 4. Edition de l'attestation destinée aux ASSEDIC : Lors de cette étape, vous devez éditer l'attestation destinée aux ASSEDIC. Nous vous conseillons, avant d'éditer, de remplir les zones manquantes, directement à l'écran; attention, il y a plusieurs pages et vous pouvez cliquer sur les flèches situées en haut à gauche de la fenêtre. L'ordinateur vous affiche alors le bordereau à l'écran que vous n'avez plus qu'à compléter; ce dernier devra être édité sur papier libre (les cadres et parties pré imprimées étant alors édités directement dessus) et recopié sur l'original (l'assedic ne fournissant plus d'agrément jusqu'à fin 2002). N'oubliez pas de renseigner les zones les plus importantes (nom et adresse du salarié, date d'entrée ) En fin de saisie, cliquez sur le bouton Imprimer, en haut de l'écran. 5. Edition du reçu pour solde de tout compte : Cette étape suivante enclenche l'édition du reçu pour solde de tout compte, à faire remplir et signer par le salarié au moment de son départ. Certains documents sont proposés dans les traitements de texte, dont le contrat de travail. Si vous n'avez pas associé un nom de document au contrat de travail, l'ordinateur vous demandera alors quel nom de document, parmi ceux créés, fait référence au reçu pour solde de tout compte. Attention Avant d'arriver à cette étape, vérifiez bien qu'aucun autre document Word ne soit ouvert dans votre barre de tâches (cela provoquerait alors un plantage sous Word et vous risqueriez alors de perdre ce document ouvert dans l'application Word). Lors de cette étape, vous pouvez compléter le contrat de travail directement sous Word. Certaines zones sont déjà pré remplies (vous pouvez même corriger ce document, par le menu indiqué ci-dessous, pour automatiser d'autres zones sur ce document). Ce document peut aussi être obtenu manuellement dans les Listes Libres Liaison traitement de texte. Autres traitements X-23

185 Autres traitements 6. Edition de la fiche de renseignement : Cette étape démarre quand vous fermez l'application Word déclenchée précédemment, après avoir édité le reçu pour solde de tout compte du salarié. L'application affiche alors la fiche de renseignements du salarié, que vous pourrez garder dans un classeur du personnel de l'établissement. Vous pouvez éditer ce document en cliquant sur l'icône représentant une imprimante, en haut à gauche dans fenêtre. 7. Génération de la réduction pour mois incomplet : Si le salarié est parti au cours du mois, une réduction pour mois incomplet sera alors calculée par l'ordinateur en fonction de la date de sortie et des éléments positionnés en 3. La réduction en jours calendaires est calculée en jours calendaires non faits (depuis le jour suivant la date de sortie jusqu'à la fin du mois). Le salaire du mois est réduit selon la formule suivante : Brut x jours non faits / 30 La réduction à l'horaire réel est basée sur les éléments positionnés par vous, en 3. Le salaire du mois sera réduit selon la formule suivante : Brut x heures non effectuées dans le mois / heures à effectuer dans le mois Dans les deux cas, la réduction générée sera inscrite en élément individuel 113 "Réduction mois incomplet"; attention, selon les calculs, elle pourra être prise en compte en compte en jours calendaires (dans ce cas, l'application n'indiquera rien en équivalence) ou en heures (dans ce cas, l'équivalence prendra la valeur 1). Ce dernier calcul ne peut en aucun cas être généré manuellement par l'utilisateur car la rubrique 113 est une rubrique chiffrée en jours calendaires par défaut (se référer au chapitre consacré aux Éléments individuels et plus précisément au paragraphe traitant des absences et remboursements). Autres traitements X-24

186 Autres traitements L'ordinateur affiche les deux résultats; libre à vous de prendre en compte l'un des deux calculs. Pour cela, cliquez sur Oui si vous prenez la méthode en jours calendaires ou cliquez sur Non pour préférer la méthode en heures. Nous vous rappelons que la plus intéressante est celle indiquant le plus petit montant puisque c'est la réduction qui est analysée. 8. Génération des rubriques appropriées : Cette étape est la dernière de l'événement; elle permet la génération de la rubrique 113 de réduction mois incomplet. A VERTISSEMENT : SI VOUS RAJOUTEZ DES ELEMENTS INDIVIDUELS APRES COUP, LA RUBRIQUE DE REDUCTION MOIS INCOMPLET RISQUE DE DEVENIR INCORRECTE. N OUS VOUS CONSEILLONS VIVEMENT DE NE PAS ANNULER LA RUBRIQUE 113 ENCLENCHEE CAR VOUS NE POURRIEZ ALORS LA REGENERER A NOUVEAU ( DANS LE CAS OU ELLE SERAIT CHIFFREE EN HEURES). P RIVILEGIEZ PLUTOT LA MODIFICATION SI LE MONTANT CALCULE ( OU LE TAUX) NE CORRESPOND PAS A CELUI QUE VOUS VOUDRIEZ VOIR FIGURER A LA PLACE. N'annulez pas cette rubrique vous ne pourriez plus la générer en heures manuellement (l'équivalence est inaccessible manuellement pour cette rubrique). 0 = chiffrée en jours calendaires N'oubliez pas d'indiquer le motif du départ dans l'onglet Entrée / Sortie La date de sortie a été générée en fonction des éléments entrés en 3. Autres traitements X-25

187 Autres traitements Modification ou annulation d un événement Les événements sont modifiables à tout moment; attention toutefois aux rubriques qu'ils ont engendrées, vous serez obligé de les annuler manuellement si vous voulez annuler un événement renseigné par erreur. Lorsque vous voulez modifier un événement, vous pouvez reprendre le processus de saisie de l'événement (pour les repas, les bruts état des enseignants, les congés payés ou sans solde); pour les arrêts de travail, en sélectionnant à nouveau les salariés concernés vous vous apercevrez que l'ordinateur génère deux lignes (une pour saisir un nouvel arrêt de travail pour le salarié et une autre pour corriger le précédent événement saisi pour lui). Événement déjà enregistré et modifiable si la période est encore en cours ou en partie en cours Nouvel événement à enregistrer (sinon vous pouvez annuler cette ligne en appuyant sur la touche Suppr une fois positionné dessus) Archivage des événements A VERTISSEMENT : LES ABSENCES ET CONGES NE SONT VALIDES DANS L HISTORIQUE QU APRES LA CLOTURE DU MOIS DE PAIE. Les événements sont archivés dès leur création (à la fin des étapes qui permettent de les créer). Ils peuvent être alors consultés par le bouton «Historique» en allant dans la fiche du salarié ou en passant par le tableau de bord : bouton "Salarié". Autres traitements X-26

188 Autres traitements SIMULATION Menu : Traitements/Simulation. Ce module permet de simuler mois par mois le bulletin de paie de chaque salarié, sur des périodes à venir, afin d évaluer l impact de certaines augmentations sur la paie. Vous pourrez ainsi affiner le prévisionnel et donc le budget «Coût du personnel» de l établissement. Permet d indiquer la période (mois+année) de fin de calcul de la simulation. Zone de saisie des pourcentages d augmentation des principales valeurs de paie. Permet de lancer le calcul de la simulation. Le logiciel prend comme référence de base les informations de la période de paie en-cours. Il calcule ensuite mois par mois le bulletin de paie de chaque salarié en ne tenant compte que des éléments permanents des éléments individuels. Le logiciel prendra en compte tous les éléments qui se génèrent automatiquement comme les changements d échelon, changements de tranche Une fois le calcul terminé vous avez 2 solutions pour exploiter les informations générées : Utiliser le module statistiques standard en cochant la zone «Simulation», Exporter les informations sous Excel afin de les retraiter comme vous le souhaiter. / Autres traitements X-27

189 Autres traitements Permet de paramétrer l exportation Excel. Rubrique Permet de choisir les champs à extraire. Période Permet de choisir la période que vous voulez exporter pour la rubrique choisie. Titre Permet de personnaliser le titre des colonnes que vous allez récupérer sous Excel. Colonne Permet de donner l ordre de présentation des variables dans le tableau Excel. Permet d exporter les variables paramétrées directement sous Excel. Avant d ouvrir le tableur le logiciel vous demande d indiquer le nom et l emplacement de sauvegarde du fichier généré. Autres traitements X-28