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ACL EN PRATIQUE

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Copyright 2007 ACL Services L. Tous droits réservés. Aucune partie de cette documentation ne peut être reproduite, stockée dans un système de récupération ou transmise sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit (photocopie, format électronique, moyen mécanique, enregistrement ou autre), sans l autorisation écrite de l éditeur, sauf par des critiques qui pourront en citer de courts extraits. ACL Version 9 Décembre 2007 ACL Services Ltd. 1550 Alberni Street Vancouver, BC Canada V6G 1A5 Téléphone : +1-604-669-4225 Adresse électronique : info@acl.com Site Web : www.acl.com Imprimé au Canada ACL, le logo ACL, le logo ACL accompagné du texte, «ACL Data you can trust. Results you can see.» et Audit Command Language sont des marques ou des marques déposées d'acl Services Ltd. Microsoft, Windows et Windows Server sont des marques ou des marques déposées de Microsoft Corporation. z/os est une marque déposée d'ibm Corporation. SAP, R/2 et R/3 sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP AG. Crystal Reports est une marque ou une marque déposée de Business Objects SA. Toutes les autres marques commerciales appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 200712191336

SOMMAIRE Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation............................... 1 Objectifs du tutoriel... 2 À propos de Metaphor Corporation... 3 Directives relatives à l utilisation des cartes de crédit de Metaphor... 4 Codes de catégories acceptables... 5 Fichiers de données Metaphor... 5 Planification de votre analyse... 6 Étude préliminaire... 6 Astuces générales à prendre en compte... 7 Révision de chapitre... 8 Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés........................ 9 Examen de la liste des employés... 10 Ouverture et visualisation du projet sur les données concernant les employés... 10 Représentation statistique... 11 Recherche des doublons... 13 Examen des primes et des salaires des employés... 14 Recherche du total des primes versées en 2002... 15 Affichage des salaires par ordre décroissant et croissant... 15 Affichage de la liste des employés embauchés en 2002... 16 Détermination des primes en tant que pourcentage du salaire... 17 Exercices... 18 Révision de chapitre... 19 iii

Chapitre 3 : Paramétrage du projet............................................. 21 Début d un projet dans ACL... 22 Créer un projet dans ACL... 22 Importation des fichiers de données sous forme de tables... 23 Exercice... 27 Contrôle et vérification des données... 28 Vérification du type et du format de données... 28 Contrôler les données d une table... 30 Documentation du travail... 31 Ajouter des commentaires sur des enregistrements à une table... 32 Exercice... 32 Révision de chapitre... 33 Chapitre 4 : Début de l analyse................................................. 35 Détermination du passif total... 36 Extraction des numéros de cartes expirant prochainement... 36 Recherche des transactions par numéro de client... 37 Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit... 40 Exercices... 42 Révision de chapitre... 42 Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses................................... 43 Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie... 44 Totalisation des dépenses totales pour chaque catégorie... 44 Isolation des transactions par catégories... 45 Isolation des dépenses de loisirs particulières... 47 Exercices... 48 Liste des montants pour chaque numéro de carte... 48 Exercice... 49 Révision de chapitre... 50 iv

Chapitre 6 : Analyse des transactions........................................... 51 Détermination des transactions inacceptables... 52 À propos des commandes Joindre et Relations... 52 Vérification de l absence d erreurs flagrantes dans les tables de codes... 53 Identification des transactions inacceptables... 55 Identification des employés... 59 Identification du service des employés... 59 Création d une liste d employés... 62 Présentation des résultats... 64 Exercices... 65 Révision de chapitre... 66 Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données...................... 67 Importation des données concernant les transactions du mois de mai... 68 Utilisation des dossiers pour l organisation du projet... 68 Importation des données relatives aux transactions de mai 2003... 69 Comparaison et correction des formats de tables... 70 Combinaison et vérification des tables... 71 Combinaison des tables de transactions de mai... 72 Vérifier la nouvelle table... 73 Vérification de l absence de doublons dans les tables combinées... 73 Exercices... 74 Isolation et correction des erreurs de validité des données... 75 Vérification du format des cartes de crédit... 75 Création d un champ de cartes de crédit de 16 chiffres... 76 Extraire et envoyer les enregistrements corrigés vers une nouvelle table... 77 Exportation de la table de transactions combinées vers Excel... 78 Création d une table d enregistrements d employés sans erreur... 78 Exercices... 79 Idées pour des analyses plus poussées... 80 Révision de chapitre... 81 v

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CHAPITRE 1 INTRODUCTION À METAPHOR CORPORATION1 Expérimenter de véritables scénarios d analyse de données Dans ce chapitre... Révision des objectifs du tutoriel À propos de Metaphor Corporation Observation de vos fichiers Planification de votre projet ACL en pratique est un tutoriel qui examine les dossiers de ressources humaines et les transactions par carte de crédit dans une société fictive : Metaphor Corporation. En travaillant avec les procédures et les exemples, vous apprendrez à mettre en pratique les capacités d analyse et de rapport d ACL sur de véritables données. Lorsque vous aurez terminé, vous serez capable d appliquer les capacités d ACL à vos propres données. 1

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation Objectifs du tutoriel Dans ce tutoriel, vous allez : Travailler avec un projet d analyse de données existant Créer et utiliser un nouveau projet ACL de A à Z Présenter les résultats de votre projet ACL Exporter les résultats vers un autre format de fichier Ces étapes sont typiques de nombreux projets d analyse de données que vous réalisez avec ACL, quelle que soit leur taille. Chapitre 2 : «Examen des données concernant les employés» Objectif : Examiner les données des profils d employés pour Metaphor Corporation. Résumé : Examen du projet et de son contenu Création d une vue globale statistique Examen des primes et des salaires des employés Chapitre 3 : «Paramétrage du projet» Objectif : Créer le projet et ajouter les données. Résumé : Création d un projet ACL Importation des données dans votre projet. Chaque source de données est une table individuelle dans le projet ACL Vérification des données Documentation du travail Chapitre 4 : «Début de l analyse» Objectif : Déterminer des informations simples relatives aux numéros de cartes de crédit et aux transactions. Résumé : Détermination du facteur de risque maximal de la société Détermination des numéros de cartes de crédit qui arrivent à expiration au cours d une période donnée et extraction de ces informations Recherche des transactions liées à un client particulier Détermination d informations essentielles relatives aux cartes de crédit Chapitre 5 : «Examen des modèles de dépenses» Objectif : Rechercher des informations sur les détails et les modèles de dépenses. Résumé : Détermination des transactions par codes de catégories marchandes. Séparation des transactions relatives aux frais de transports aériens, d hôtels et de location de voitures Détermination des dépenses relatives aux boissons consommées et aux parcours de golf Détermination des montants totaux des transactions par numéros de cartes de crédit Détermination des montants des transactions par codes de clients 2 ACL en pratique

À propos de Metaphor Corporation Chapitre 6 : «Analyse des transactions» Objectif : Déterminer si ces transactions sont acceptables, inacceptables ou si elles nécessitent une approbation. Résumé : Détermination des transactions inacceptables et des employés ayant effectué ces transactions Création d un rapport mentionnant les employés ayant effectué des transactions inacceptables, les détails de ces transactions et les services dans lesquels travaillent ces employés Chapitre 7 : «Validation, correction et extraction de données» À propos de Metaphor Corporation Depuis 1995, Metaphor vend des logiciels et des services informatiques. Metaphor emploie plusieurs dizaines de consultants à plein temps. Ils travaillent en dehors du siège de Metaphor et voyagent à travers le monde pour installer des logiciels, dispenser des formations et établir et maintenir des relations commerciales. Metaphor compte également des agents administratifs et des professionnels qui travaillent au siège social. La société compte également des agents commerciaux non salariés. Objectif : Étendre votre analyse pour y inclure plus de fichiers de données Résumé : Cette partie du tutoriel étend le scénario de Metaphor Corporation. Importation des fichiers de transactions par cartes bancaires de mai 2003 sous forme de tables Nettoyage des données dans les tables de transactions par carte de crédit de mai 2003 Extraction des données améliorées et exportation vers de nouvelles tables Combinaison des deux tables de transactions par cartes de crédit de mai 2003 en une seule Grâce aux techniques acquises, analyse des transactions par cartes de crédit de mai 2003 ACL en pratique 3

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation Directives relatives à l utilisation des cartes de crédit de Metaphor La plupart des employés possèdent une carte de crédit de la société. Lorsqu un employé achète des produits ou services pour la société, il doit utiliser cette carte de crédit. Les employés divertissent les clients et les clients potentiels comme il se doit, à la fois dans la ville où la société est établie, mais également sur les lieux de leurs déplacements. Ils sont également responsables de leur propre développement professionnel et sont supposés payer les dépenses de formation, d achat d ouvrages, d abonnements à des revues et d adhésion professionnelle avec leurs cartes de crédit de la société. Certains employés sont également responsables de l achat de matériel de bureau. Ainsi, Metaphor Corporation réalise des dépenses significatives dans plusieurs catégories : Déplacement Loisir Service client Développement professionnel Dépenses internes de bureau Les directives de Metaphor stipulent que tous les achats doivent être reliés à un numéro de client. Bien que la plupart des numéros de clients soient ceux de clients extérieurs, les numéros de clients commençant par zéro correspondent aux services internes. Les employés sont conscients que certaines catégories de dépenses sont inacceptables. Par exemple, les employés ne doivent pas utiliser les cartes de crédit de la société pour jouer de l argent. Bien que la société approuve parfois des transactions dans d autres catégories, la permission doit leur être donnée à l avance. Certaines catégories sont totalement interdites. En utilisant ACL pour analyser les transactions par cartes de crédit des employés de Metaphor, vous pouvez trouver des transactions qui vont à l encontre des directives de la société ou qui sont erronées ou frauduleuses. Le tableau suivant présente les dépenses autorisées. Déplacement Représentation Bureau et liées à la profession Frais de transport aérien Hôtel Taxi Restaurants Location de voitures Billets de bus longue distance Agences de voyage Frais de péages et de passage de ponts Restaurants Débits de boissons Location de bateaux et de transporteurs aériens à la demande Traiteurs Boulangeries Évènements sportifs Services de loisirs Parcs d attraction Parcours de golf Attractions touristiques Billets de théâtre Excursions en bus Musiciens Bowlings Cotisations aux clubs Cotisations aux organismes professionnels Cotisations aux sociétés d aide mutuelle Ouvrages et périodiques Ordinateurs, pièces d ordinateurs et logiciels Fournitures de bureau 4 ACL en pratique

À propos de Metaphor Corporation Codes de catégories acceptables L analyse des cartes de crédit dans ce tutoriel se base sur une liste de Codes de catégories marchandes, qui est utilisée par la plupart des fournisseurs de cartes de crédit. Elle contient des milliers de codes numériques à quatre chiffres, comprenant un code unique pour beaucoup de compagnies aériennes et de chaînes d hôtels majeures et de nombreux codes généraux. Chaque transaction par carte de crédit possède un code de catégorie qui lui est associé. Dans la réalité, certaines sociétés de cartes de crédit associent des codes incorrects aux transactions, donc si vous obtenez des résultats étranges, contactez le détaillant pour une vérification. Pour les besoins de cette analyse, vous pouvez comparer les codes des transactions à la liste de codes acceptables et inacceptables. Par exemple, si un employé de Metaphor utilise sa carte de crédit pour jouer de l argent, le code de transaction indique une transaction inacceptable. Le document Directives.doc qui accompagne les données du tutoriel présente les directives relatives à l utilisation appropriée des cartes de crédit. L analyste des données utilise ce document pour déterminer les types de transactions à signaler. Fichiers de données Metaphor Lorsque vous effectuez une analyse pour votre propre société, vous obtenez souvent les données au format de fichier disponible. Dans ce tutoriel, vous poursuivez un projet d analyse qui a déjà été planifié. Une grande partie du travail préliminaire a déjà été effectuée. Pour ce projet d analyse, vous allez utiliser ces fichiers : Codes_acceptables.mdb Cette base de données Access possède une liste de codes acceptables selon la liste de Codes de catégories marchandes. Cartes_Credit_Metaphor.xls Cette feuille de calcul Excel liste les informations sur les cartes de crédit. Departements_Societe.txt Ce fichier texte délimité par des tabulations contient une liste des services et leurs numéros internes. Employes.cvs Ce fichier texte délimité par des virgules liste les noms des employés, les numéros des employés et leurs numéros de cartes de crédit. Trans_avril.xls Cette feuille de calcul Excel liste les transactions par cartes de crédit pour avril 2003. Codes_inacceptables.txt Ce fichier texte délimité par des tabulations contient une liste de codes inacceptables selon la liste des codes de catégories marchandes. ACL en pratique 5

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation Planification de votre analyse L élaboration d une stratégie d analyse est un procédé typiquement itératif. Comme vous avez travaillé avec les données dans ACL, il est probable que certains modèles deviennent évidents pour vous, ce qui pourrait vous mener à de nouvelles stratégies. Voici un cycle type : Planification de l analyse Analyse des données Reconsidération de l analyse Nouvelle analyse des données Tandis que vous mettez en place et progressez dans votre analyse, vous pouvez avoir besoin de données supplémentaires. Par exemple, vous utilisez les dates d embauche et les salaires dans votre analyse, mais, après avoir rassemblé les premiers résultats, vous décidez d ajouter les enregistrements des absences des employés. Vous pouvez toujours ajouter autant de données que vous le souhaitez à votre projet, mais tentez de rassembler autant de données brutes que possible avant de débuter votre analyse. Une analyse ACL implique un projet qui contient au moins une table. Ces tables sont importées de sources de données externes telles que des feuilles de calcul Excel, des bases de données Access, des fichiers texte, des bases de données Oracle, etc. Dans une entreprise classique, plusieurs services collectent et assemblent les données quotidiennement. Vous pouvez utiliser ACL pour combiner des données provenant de sources différentes et créer une analyse cohérente. Une fois que vos données sont en place, vous pouvez développer des objectifs pour votre analyse. Considérez plusieurs approches possibles. Prenez note de tests qui pourraient être utiles selon vous. Étude préliminaire Comme le tutoriel comprend des données déjà prêtes, vous n avez pas besoin de réaliser d étude préliminaire des données. Cependant, en règle générale, il est préférable d étudier les données que vous souhaitez utiliser avant de démarrer la procédure. Posez-vous ces questions : Quelles données existent actuellement et dans quel format? Qui a entré ces données? Qui conserve ces données? Quel service est en possession de ces données? Les données sont-elles exactes et correctement formatées? Si elles ne le sont pas, peuvent-elles être modifiées pour convenir au projet? Pouvez-vous combiner des données provenant de plusieurs sources? Pouvez-vous tirer les données dont vous avez besoin à partir des données déjà en votre possession? Avant d importer un fichier dans votre projet, observez ce fichier dans son format original. Par exemple, vous pouvez ouvrir une feuille de calcul Excel et voir à quoi elle ressemble ou ouvrir un fichier texte dans Bloc-notes. Dans un grand fichier comme une base de données qui contient des millions d enregistrements, il peut être impossible d afficher le fichier dans son format original. Dans ce cas, vous pouvez demander une description des champs et de la taille des champs au service informatique. Si possible, étudiez un extrait du fichier pour vous faire une meilleure idée de son contenu. 6 ACL en pratique

Planification de votre analyse Par exemple, si vous souhaitez analyser certains aspects des factures de clients datant de la période comprise entre 1999 et 2002, il se peut que les données existent dans une base de données complète dont le format n est pas facilement accessible. Vous pourriez demander à votre service informatique des informations sur des champs spécifiques, qui pourraient ressembler à ceci : Champ Nom de l entreprise Montant Date de facture Date_Paiement Commentaires 30 caractères, Texte 12 caractères, Texte 10 caractères, Date, JJ/MM/AAAA 10 caractères, Date, JJ/MM/AAAA Avec ce type d informations, vous savez à l avance la forme sous laquelle les données apparaissent. Par exemple, vous savez que les deux champs de dates sont formatés de façons différentes. Bien qu ACL soit capable de traiter des données difficiles, vous pouvez faciliter le procédé en vous assurant que vos données sont nettes. Astuces générales à prendre en compte Observez les étapes suivantes lorsque vous commencez à organiser un nouveau projet : Affinez votre stratégie avec des données de test. Il n est pas vraiment nécessaire de vous restreindre à utiliser des échantillons de données car ACL peut lire des fichiers de données de toutes les tailles. Cependant, de petits extraits de données peuvent vous être utiles lorsque vous élaborez une stratégie d analyse. Par exemple, vous pouvez examiner un jour complet de données avant d analyser cinq années de données. Travailler avec un fichier comprenant mille enregistrements est beaucoup plus rapide que travailler avec un fichier comprenant un million d enregistrements. Lorsque votre stratégie est en place, vous pouvez l appliquer à un fichier d un million d enregistrements. Supprimez les erreurs de vos données. La qualité de votre analyse s améliorera avec la qualité de vos données. Essayez d éliminer toutes les erreurs de vos données avant de les transférer dans ACL. Si cela est impossible, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les données. Testez vos données. Si vous n êtes pas sûr de l effet d une fonction ou une commande ACL vous pouvez toujours l essayer. Vos données resteront intactes. ACL en pratique 7

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez appris : Les objectifs du tutoriel. Les directives relatives à l utilisation des cartes de crédit de Metaphor. La façon de planifier un projet ACL classique. 8 ACL en pratique

CHAPITRE 2 EXAMEN DES DONNÉES CONCERNANT LES EMPLOYÉS2 Analyser les salaires, les primes et les dates d embauche Dans ce chapitre... Examen de la liste des employés Examen des salaires et des primes Dans ce chapitre, vous allez examiner certaines des données concernant les employés de Metaphor Corporation. Vous allez analyser les salaires, les primes, les dates d embauche et les autres informations relatives aux ressources humaines. Au cours de cette analyse, vous allez apprendre les bases d ACL, parcourir le programme et analyser les données. Dans ce scénario, vous reprenez un projet ACL d un collaborateur qui a déjà commencé à travailler dessus. Vous allez analyser les données rassemblées par votre collaborateur. 9

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés Examen de la liste des employés Lorsque vous observez les données concernant les employés, vous pouvez vous faire une idée de la façon dont vous pourriez les analyser. Dans cet exemple, le projet a déjà été mis en place pour vous. Lorsque vous travaillez avec vos propres projets, vous décidez des données à inclure. Vous pouvez également ajouter d autres données à un projet existant à n importe quel moment. Votre tâche consiste à déterminer plusieurs informations financières et relatives aux ressources humaines, d après les données de votre projet ACL. Le projet avec lequel vous allez travailler est petit mais assez représentatif d une analyse de données. Ce projet comprend deux tables qui contiennent des informations relatives aux employés de Metaphor. Vous allez réaliser l analyse en vous basant sur ces informations. En avançant dans ce tutoriel, vous remarquerez que les colonnes affichées sur votre écran apparaissent parfois dans un ordre différent de celui des colonnes présentées dans les illustrations. Pour modifier l ordre d une colonne, cliquez sur l en-tête de la liste de champs dans la boîte de dialogue en cours d utilisation. Tâches Affichage du projet de données concernant les employés Représentation statistique Recherche de doublons dans les enregistrements d employés Ouverture et visualisation du projet sur les données concernant les employés Vous débutez votre examen des données concernant les employés en visualisant le contenu du projet. Un projet ACL est un contenant pour des données que vous importez dans ACL sous forme de tables. Une fois les données importées dans le projet, la source de données originale ne compte plus pour ACL. Lorsque vous utilisez ACL, soit vous créez un nouveau projet, soit vous ouvrez un projet existant. Vous ouvrez, enregistrez et fermez le projet dans ACL quasiment de la même façon que vous gérez des documents dans les autres programmes de Windows. Ouvrir le projet de données relatives aux employés 1 Ouvrez ACL. 2 Sélectionnez Fichier» Ouvrir un projet. Effectuez une recherche pour trouver le dossier C:\Données ACL\Fichier exemple données. Sélectionnez Données_Employé_Metaphor. Cliquez sur Ouvrir. Si vous n avez pas utilisé les répertoires par défaut lors de votre installation d ACL, ce fichier peut se trouver à un autre emplacement. Notez que le volet Navigateur du projet se trouve à gauche de la fenêtre et que la vue de la table se trouve àdroite. Sous l onglet Vue globale vous pouvez accéder aux tables, aux scripts et à la trace. Dans ce projet, il y a deux tables : Agents_Metaphor et Liste_Employés. La table Agents_Metaphor répertorie tous les agents de vente indépendants de Metaphor dans le monde. La table Liste_employés énumère tous les employés travaillant au siège social de Metaphor. 10 ACL en pratique

Examen de la liste des employés Afficher le contenu du projet de données relatives aux employés 1 Dans la Vue globale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Données_employé_Metaphor et sélectionnez Propriétés. Cliquez sur l onglet Commentaires. Bien que ce projet n en contienne pas, vous pouvez à tout moment ajouter des commentaires aux détails d enregistrement de votre travail. 2 Fermez la boîte de dialogue Propriétés du projet. 3 Double-cliquez sur Agents_Metaphor dans la Vue globale pour ouvrir la table. 4 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. La boîte de dialogue Compter apparaît. Cliquez sur OK. Le compte de 41 enregistrements apparaît au bas de votre écran. Même si la différence ne se voit pas àl écran, ACL a inscrit les informations dans la trace. 5 Ouvrez la table Liste_employés. Comptez le nombre d employés. Combien d employés trouvez-vous? Vous devez en avoir 200. Représentation statistique Les commandes Statistiques et Profiler vous donnent un rapide aperçu statistique. Avec des tables plus grandes, les informations que vous pouvez obtenir avec Statistiques ou Profiler sont souvent utiles. La commande Statistiques utilise les champs numériques et de date. Profiler ne fonctionne qu avec des champs numériques. Dans cette procédure, vous réalisez des statistiques àpropos de la table Liste_employés, par exemple sur les périodes et les salaires d embauche. Générer des statistiques à partir de la liste des employés 1 Activez la table Liste_employés et sélectionnez Analyse» Statistique» Statistiques. La boîte de dialogue Statistiques apparaît. Avant d exécuter une commande dans ACL, assurez-vous qu aucune colonne n est sélectionnée dans la vue. Dans le cas contraire, ACL exécutera la commande uniquement sur le champ sélectionné. ACL en pratique 11

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés 2 Cliquez sur le bouton Statistiques sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Tout inclure. 3 Cliquez sur OK. 4 Dans l onglet Sortie assurez-vous qu Ecran est sélectionné ; cliquez sur OK. ACL affiche les résultats. Si vous préférez, vous pouvez exécuter la commande Statistiques sur chacun des champs séparément, pour pouvoir observer les résultats séparément. La commande Profiler vous donne également une vue globale des données plus concise que celle proposée par Statistiques. Utiliser Profiler pour obtenir des informations relatives àune table 1 Activez la table Liste_employés et sélectionnez Analyser» Statistique» Profiler. La boîte de dialogue Profiler apparaît. 2 Sélectionnez tous les champs et cliquez sur OK. ACL affiche les résultats. Si vous faites défiler les informations vers le bas, vous pouvez voir que la date d embauche la plus ancienne est le 05/01/1995 et que la plus récente est le 19/12/2002. Certaines des informations fournies ne sont pas utiles, comme le total des valeurs du champ DateEmb. Vous pouvez donc ignorer ces informations. Les valeurs de chacune des colonnes de la table numérique apparaissent dans l onglet. 12 ACL en pratique

Examen de la liste des employés Recherche des doublons L un des moyens d assurer l intégrité des données est de rechercher les doublons. Cette recherche peut être plus difficile qu il n y paraît au départ. Un employé peut apparaître sous deux noms différents, ou deux fois sous le même nom. Le même numéro d employé pourrait avoir été attribué à deux employés par inadvertance. Le type de doublons que vous souhaitez vérifier dépend des données avec lesquelles vous travaillez. 3 Cliquez sur le bouton Lister les champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur le bouton Tout inclure. Cliquez sur OK. Bien que vous recherchiez des doublons dans un seul champ, incluez tous les champs dans l écran de sortie pour vous aider à interpréter les résultats. 4 Dans l onglet Sortie sélectionnez Ecran. Cliquez sur OK. ACL affiche les résultats. Dans les procédures suivantes, vous allez rechercher d éventuels doublons dans les noms des employés et leurs numéros. Rechercher les doublons des noms des employés 1 Activez la table Liste_Employés et sélectionnez Analyser» Rechercher les doublons. La boîte de dialogue Doublons apparaît. 5 Dans la colonne Nom, cliquez sur un lien hypertexte. ACL affiche une vue filtrée de Liste_employés, montrant les détails des employés. Vous décidez ensuite de vérifier Liste_employés pour déterminer si elle comprend des doublons de numéros d employés. 2 Cliquez sur Doublons sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Nom, puis sur la flèche. Cliquez sur OK. ACL en pratique 13

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés Rechercher des doublons dans les numéros d employés 1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. La table Liste_employés complète réapparaît. 2 Sélectionnez Analyser» Rechercher les doublons. La boîte de dialogue Doublons apparaît. 3 Cliquez sur Doublons sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur NoEmp et cliquez sur la flèche. Cliquez sur OK. 4 Dans l onglet Sortie sélectionnez Ecran. Cliquez sur OK. 5 Affichez l onglet Doublons. Aucun doublon d employés n a été trouvé. Examen des primes et des salaires des employés Il vous a été demandé de rechercher plusieurs éléments parmi les données des employés : Les primes totales payées en 2002. Les salaires payés : du plus haut au plus bas, et du plus bas au plus haut. Le nombre de personnes embauchées en 2002. Le ratio des primes par rapport au salaire pour chaque employé en 2002. Tâches Recherche du montant total des primes payées Affichage des salaires par ordre croissant et décroissant Affichage des employés embauchés en 2002 Calcul des primes en tant que pourcentage du salaire 14 ACL en pratique

Examen des primes et des salaires des employés Recherche du total des primes versées en 2002 Metaphor possède une structure de compensation complexe. Comme Metaphor est une société de projets, certains employés ont un système de compensation qui repose fortement sur les primes. Pour trouver le montant total dépensé en primes en 2002, utilisez la commande Somme. Utiliser la commande Somme pour trouver le montant total des primes payées en 2002 1 Ouvrez la table Liste_employés. 2 Sélectionnez Analyser» Total des champs. 3 Cliquez sur le bouton Total des champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Bonus_2002, puis sur la flèche. Bonus_2002 apparaît désormais dans la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur OK. Cliquez sur OK. 4 Affichez l onglet Somme. Les chiffres présentés dans l onglet Somme correspondent au montant total dépensé en primes pendant l année 2002. Le total qui apparaît devrait être 1 016 483,76. Supposez que vous souhaitiez visualiser la commande que vous venez d entrer pour obtenir ce résultat. Vous pouvez examiner la trace. 5 Cliquez sur l onglet Trace en bas à gauche de la fenêtre ACL. Vous pouvez ainsi voir la commande que vous avez appliquée sur ce projet. Affichage des salaires par ordre décroissant et croissant Le Tri express vous permet de visionner les données dans un ordre séquentiel. Applicable uniquement à la vue, la fonction Tri express constitue une méthode temporaire de visualisation des enregistrements dans l ordre croissant ou décroissant. Lorsque vous en avez terminé avec la fonction Tri express, vous pouvez la désactiver afin de rétablir l ordre initial des enregistrements de la table. Afficher les salaires des employés par ordre décroissant et croissant 1 Activez la table Liste_employés et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne Salaire. Sélectionnez Tri express décroissant. À présent, vous pouvez visualiser les salaires des employés dans l ordre décroissant. Vous aimeriez les visualiser dans l ordre croissant. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne Salaire. Sélectionnez Tri express croissant. Si vous avez un grand fichier, les opérations de Tri express peut être assez longues. Si vous avez de petits fichiers, le Tri express vous semblera utile. Vous pouvez appliquer la fonction Tri express à n importe quelle colonne, afin d obtenir différentes perspectives des données. Une commande est le nom d une action spécifique réalisée dans ACL, comme la commande Statistiques. Pour en savoir plus, sélectionnez Aide» Index et cherchez «commandes». ACL en pratique 15

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés Affichage de la liste des employés embauchés en 2002 Pour déterminer le nombre d employés embauchés en 2002, vous allez appliquer un filtre à la vue. Un filtre est une expression logique que vous pouvez entrer dans la zone de texte Filtre de la vue. ACL n affiche que les enregistrements qui correspondent à ce filtre. Une expression est un jeu d opérateurs et de valeurs que vous utilisez pour réaliser des calculs, préciser les conditions d un test ou créer des valeurs qui n existent pas directement dans les données. Une expression ACL peut être une combinaison de champs de données, d opérateurs, de constantes, de fonctions et de variables. Créer un filtre pour présenter les employés embauchés en 2002 1 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour créer et modifier les filtres qui s appliquent à la table actuelle. 2 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur DateEmb. 3 Cliquez sur >= dans le panneau du milieu. 4 Cliquez sur Date. Recherchez 1er janvier 2002 et cliquez sur OK L expression devrait être : DateEmb >= `20020101` Remarquez que tout filtre impliquant des dates utilise des guillemets simples inversés. Vous ne pouvez pas utiliser de guillemets classiques avec des dates et vous ne pouvez pas utiliser ce signe de ponctuation spécial dans d autres expressions. Bien que vous sachiez qu aucun employé n a été embauché en 2003, vous souhaitez vous assurer que la période que vous avez sélectionnée est correcte. Vous désirez une liste de tous les employés embauchés entre le 1er janvier 2002 et le 31 décembre 2002. 5 Modifiez l expression pour qu elle devienne : DateEmb >= `20020101` AND DateEmb <= `20021231` 6 Cliquez sur OK. 7 Affichez les enregistrements filtrés. 8 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements et cliquez sur OK. Regardez au bas de la fenêtre ACL. Notez que 17 enregistrements sont apparus avec ce filtre. Ceci signifie que, d après cette liste, 17 employés ont été embauchés en 2002. 16 ACL en pratique

Examen des primes et des salaires des employés Détermination des primes en tant que pourcentage du salaire Vous souhaitez déterminer la valeur des primes comme un pourcentage du salaire pour tous les employés. Pour ce faire, vous ajoutez un champ calculé au format de table. Un champ calculé est créé avec une expression. Cette expression peut utiliser un ou plusieurs champs déjà présents dans la table. Ajouter un champ calculé au format de table 1 Activez la table Liste_employés et cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. 2 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table s ouvre tandis que l onglet Modifier champs/expressions est affiché. 4 Entrez Bonus_pourcentage_salaire dans le champ Nom. 5 Cliquez sur f(x). La boîte de dialogue Générateur d expression apparaît. Le Générateur d expression est identique à la boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active que vous avez déjà utilisée. 6 Dans la zone Expression entrez cette expression : (BONUS_2002 * 100,00) / Salaire Cette expression détermine les primes de l année 2002 comme pourcentage du salaire des employés en 2002. 7 Cliquez sur OK. 8 Dans la liste Format, entrez 999999,99%. Pour en savoir plus sur la manière dont ACL gère la précision dans ses calculs décimaux, sélectionnez Aide» Index et recherchez «contrôler les arrondis dans les expressions décimales». 3 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression sur la gauche. L onglet Modifier champs/expressions se modifie afin que vous puissiez entrer l expression pour le nouveau champ calculé. 9 Pour enregistrer les changements, cliquez sur la coche verte. 10 Fermez la fenêtre Format de table. Bien que vous ayez créé le nouveau champ, il n apparaît pas encore dans la vue Liste_employés. 11 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne NumCarte et sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. ACL en pratique 17

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés 12 Sélectionnez Bonus_Pourcentage_Salaire et cliquez sur la flèche. Bonus_Pourcentage_Salaire apparaît désormais dans la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur OK. Gardez en tête que le ratio sera faussé pour les employés embauchés en 2002, car ils n ont pas travaillé pendant une année complète chez Metaphor. Vous pouvez appliquer un filtre pour masquer les enregistrements des employés embauchés en 2002. Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous pouvez avoir besoin de redimensionner la largeur des colonnes. Vous pouvez déplacer le séparateur de colonnes pour ajuster la largeur de la colonne afin qu elle prenne moins de place dans la vue. Vous pouvez également double-cliquer sur le côté droit d un en-tête de colonne pour redimensionner une colonne à la largeur de son affichage visible. Pour redimensionner plusieurs colonnes à la fois, sélectionnez-les, puis double-cliquez sur le côté droit d un en-tête de colonne. 13 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu ACL vous suggère d enregistrer. Exercices 1 Pouvez-vous faire fonctionner la commande Profiler uniquement sur DateEmb dans Liste_employés? Activez la commande Statistiques uniquement sur DatesEmb. Quels résultats obtenez-vous? Dans quels cas les commandes Statistiques et Profiler sont-elles utiles? 2 Réalisez un Tri express de Liste_employés dans la colonne Bonus_2002. 3 Réalisez un Tri express de Agents_Metaphor dans la colonne Comm_2002 dans l ordre croissant, puis dans l ordre décroissant. Activez Statistiques et Profiler dans cette table. 4 Recherchez les commissions totales payées aux agents de Metaphor en 2002. 5 Facilitez la lecture de la vue en ajustant la largeur des colonnes et en les déplaçant vers la gauche ou la droite. Vous pouvez ajuster les colonnes à n importe quel moment lors de votre utilisation du tutoriel. 18 ACL en pratique

Révision de chapitre Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Ouverture d un projet Affichage du contenu du projet Utilisation des commandes Statistiques et Profiler pour analyser les données Utilisation du Tri express pour classer les données dans un ordre spécifique Création et application de filtres Vous avez eu un bref aperçu des possibilités offertes par ACL. Au cours des prochains chapitres, vous travaillerez sur des exemples plus complexes. ACL en pratique 19

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés 20 ACL en pratique

CHAPITRE 3 PARAMÉTRAGE DU PROJET3 Créer le projet et ajouter les données Dans ce chapitre... Gestion des projets dans ACL Importation des fichiers dans un projet Contrôle et vérification des données Avant d analyser les transactions par carte de crédit de Metaphor Corporation, vous devez créer un projet et accéder aux données relatives aux cartes de crédit. Un projet ACL fonctionne comme un réservoir d informations. Vous importez dans votre projet les données provenant de diverses sources, telles que des feuilles de calcul Excel, des fichiers texte, des bases de données Access, des fichiers dbase et autres. Vous importez chaque source de données sous forme de table individuelle. Une fois les données importées, vous pouvez les analyser. 21

Chapitre 3 : Paramétrage du projet Début d un projet dans ACL Comme vous commencez un nouveau projet d analyse de données, vous devez d abord créer un projet dans ACL. Tâches Création d un projet dans ACL Importation des fichiers de données sous forme de tables Autres scénarios d importation de données Créer un projet dans ACL Pour débuter votre travail dans ACL, créez un projet. Vous pouvez enregistrer ou fermer un projet ACL comme vous le faites ordinairement avec un document de traitement de texte ou une feuille de calcul. Créer un projet dans ACL 1 Sélectionnez Fichier» Nouveau» Projet. 2 Dans la zone Nom du fichier, entrez Tutoriel_ACL_Metaphor et cliquez sur Enregistrer. L Assistant de définition de données s affiche. Cet Assistant sert à importer des données dans votre projet. Si vous souhaitez modifier une sélection effectuée précédemment dans l Assistant de définition de données, cliquez sur Précédent jusqu à revenir à l écran en question. 22 ACL en pratique

Début d un projet dans ACL Importation des fichiers de données sous forme de tables À présent que vous avez commencé un projet dans ACL, vous allez y ajouter des données. Vous utilisez toujours l Assistant de définition de données, mais la procédure varie légèrement, selon le type de fichier que vous importez. Vous importez des données à partir de chacun des six fichiers se trouvant à la section Fichiers de données Metaphor» page 5. ACL crée et enregistre une table pour chaque fichier dans un fichier.fil. Pour votre première importation de fichier, l Assistant de définition de données est déjà ouvert car il est apparu lorsque vous avez enregistré le nouveau projet. Commencez par importer le fichier Cartes_Credit_Metaphor.xls, qu ACL reconnaît comme un fichier Excel. Importer la feuille de calcul Cartes_Credit_Metaphor.xls 1 Sur l écran de l Assistant de définition de données, cliquez sur Suivant et continuez avec l Assistant jusqu à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir disparaisse. Recherchez le dossier C:\ACL Data\Exemples de fichiers de données. Si vous n avez pas utilisé les emplacements par défaut lors de l installation, il se peut que ce dossier se trouve à un autre emplacement. 2 Double-cliquez sur Cartes_Credit_Metaphor.xls. 3 Cliquez sur Suivant. ACL affiche l'écran Source de données. 4 Sélectionnez la feuille de calcul. Entrez une valeur dans la case Longueur maximale des champs caractère. Cliquez sur Suivant. ACL affiche la boîte de dialogue Enregistrer fichier de données sous. 5 Entrez Cartes_Crédit_Metaphor. Cliquez sur Enregistrer. Vous obtenez une liste des champs avec une description. 6 Cliquez sur Terminer. Lorsqu un message vous demandant d enregistrer la table sans titre apparaît, cliquez sur OK. La table Cartes_Crédit_Metaphor s ouvre dans ACL. Dans cet exemple, le classeur Excel Cartes_Credit_Metaphor.xls ne contient qu une feuille de calcul. Si un classeur Excel possède plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul àimporter dans l écran Source de données de l Assistant de définition de données. Importer la feuille de calcul Trans_avril.xls 1 Sélectionnez Fichier» Nouveau» Table. L Assistant de définition de données apparaît. Cliquez sur Suivant jusqu à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir apparaisse. 2 Recherchez et double-cliquez sur Trans_avril.xls. Cliquez sur Suivant. 3 Continuez avec l Assistant comme vous l avez fait pour la table précédente. Enregistrez cette table sous le nom Trans_avril. 4 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK. Les procédures à suivre pour importer les autres fichiers de données sous forme de tables sont similaires à la procédure d importation de feuilles de calcul Excel. ACL en pratique 23

Chapitre 3 : Paramétrage du projet Importer le fichier Codes_inacceptables.txt Codes_inacceptables.txt possède deux colonnes Codes et Description. Les entrées des champs sont séparées par des tabulations. Vous pouvez voir le format du fichier tel qu il est défini dans l Assistant. Il est préférable d attribuer à chaque champ le type de données correct lorsque vous l importez dans ACL. Cependant, vous pouvez modifier le type de données après l importation du fichier. 1 Sélectionnez Fichier» Nouveau» Table. Cliquez sur Suivant jusqu à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir apparaisse. 2 Situez et double-cliquez sur Codes_inacceptables.txt. Cliquez sur Suivant. 3 Sur l écran Format de fichier de l Assistant de définition de données, sélectionnez Fichier texte délimité et cliquez sur Suivant. L écran Propriétés du fichier délimité de l Assistant de définition de données apparaît. 4 Sélectionnez TAB dans la colonne Séparateur de champs. Les données se séparent correctement en deux champs. 5 Sélectionnez Utiliser la première ligne comme noms de champ. La première ligne du fichier contient les noms de champs, qui sont dans ce cas Codes et Description. 6 Cliquez sur Suivant et enregistrez la table sous Codes_inacceptables. L écran Modifier les propriétés des champs de l Assistant apparaît. Vous pouvez modifier le type des données dans chaque champ. ACL a fait des hypothèses relatives aux données qui ne sont pas nécessairement correctes. 7 Sur l écran Modifier propriétés des champs de l Assistant, le champ Codes est sélectionné par défaut. Sélectionnez Texte ASCII dans la liste déroulante Type. Bien que les codes inacceptables soient composés de chiffres, vous souhaitez qu ACL traite ces codes comme des caractères, plutôt que comme des données numériques. 24 ACL en pratique

Début d un projet dans ACL 8 Cliquez sur l en-tête de colonne Description de l écran Modifier propriétés des champs. Le Type devrait être Texte ASCII. Vous n avez aucune modification à effectuer. 9 Cliquez sur Suivant. L Assistant fournit un résumé du fichier. 10 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque vous êtes prêt à enregistrer la table. 4 Entrez Départements_Société comme Nom de fichier. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez maintenant modifier les propriétés de champs. La table Codes_inacceptables apparaît dans ACL. Vous pouvez faire défiler son contenu. Importer le fichier Departements_Societe.txt Ce fichier est de format similaire à celui du fichier Codes_inacceptables.txt, mais n a pas de ligne d en-tête. Vous devez ajouter les noms de champs dans l Assistant de définition de données. 1 Dans la vue globale, sélectionnez le dossier du projet Tutoriel_ACL_Metaphor, cliquez avec le bouton droit de la souris, et sélectionnez Nouveau» Table pour ouvrir l Assistant de définition de données. Continuez avec l Assistant comme pour le fichier précédent, mais, cette fois, sélectionnez Departements_Societe.txt. À nouveau, sélectionnez Fichier texte délimité sur l'écran Format de fichier. Cliquez sur Suivant. 2 Sur l écran Propriétés du fichier délimité, désélectionnez Utiliser 1ère ligne pour noms de champ si nécessaire. Sélectionnez TAB comme Séparateur de champs. 3 Cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue Enregistrer le fichier de données sous apparaît. 5 Sur l écran Modifier propriétés des champs, entrez Nom_Dpt dans la zone de texte Nom. 6 Cliquez sur l en-tête de colonne Champ 2. Entrez Code_Dpt dans le champ Nom. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Texte ASCII. 7 Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît. La table Départements_Société s ouvre dans la vue. Importer le fichier Employes.csv 1 Sélectionnez Données» Données externes» Disque. La fenêtre Sélectionner fichier à définir s'affiche. 2 Double-cliquez sur le fichier Employes.csv pour ouvrir l Assistant de définition de données. ACL en pratique 25

Chapitre 3 : Paramétrage du projet 3 Sur l écran Format de fichier, assurez-vous qu ACL importe le fichier sous forme de Fichier texte délimité. Cliquez sur Suivant. 4 Sur l écran Propriétés du fichier délimité, assurez-vous que : Virgule est sélectionné comme Séparateur de champs. Utiliser 1ère ligne pour noms de champ est sélectionné. 5 Cliquez sur Suivant. Enregistrez le fichier sous Employés. 6 Sur l écran Modifier propriétés des champs : Changez le champ NumCarte et le champ NoEmp en type Texte ASCII. Changez le champ DateEmb en type Date. Précisez le format de la date. Si le fichier que vous définissez ne correspond pas au format de la date, les dates affichées seront vides. Assurez-vous que Salaire et Bonus_2002 sont de type Numérique (formaté). Vous pouvez changer les titres des colonnes si vous désirez des titres plus conviviaux. Modifier les titres n affecte pas les noms de champs. 7 Cliquez sur Suivant. Enregistrez la table sous Employés. 8 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît. La table Employés s ouvre. Importez ensuite les données de la base de données Codes_acceptables. Importer la base de données Access Codes_acceptables 1 Cliquez sur Fichier» Nouveau» Table. L'Assistant de définition de données apparaît. Si le message de bienvenue s'affiche également, sélectionnez Ne plus afficher cet écran de bienvenue et cliquez sur Suivant. 2 Sélectionnez le fichier Codes_acceptables.mdb. 3 Continuez à utiliser l Assistant. Comme cette base de données ne comprend qu une table, Codes_acceptables est sélectionné automatiquement dans la liste Sélectionner la table ou vue Access. 4 Enregistrez la table sous Codes_acceptables. 5 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît. La table Codes_acceptables s ouvre. Comme vous pouvez le voir dans la Vue globale à gauche de votre projet, les données de chaque fichier ont été placées dans des tables différentes. Vous devez avoir six tables dans votre projet : Cartes_Crédit_Metaphor Codes_acceptables Codes_inacceptables Départements_Société Employes Trans_avril 26 ACL en pratique

Début d un projet dans ACL Enregistrer votre projet Cliquez sur Fichier» Enregistrer le projet. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Enregistrer le projet actif dans la barre d outils. Pour travailler efficacement avec ce tutoriel, vous devez enregistrer votre travail lorsque vous passez d une procédure à l autre. Exercice Enregistrez le projet existant sous un nouveau nom, ACL_Tutoriel_Metaphor_Test, en utilisant Fichier» Enregistrer sous. Continuez à travailler avec le projet original, ACL_Tutoriel_Metaphor. Tout comme avec les autres applications Windows, vous devez enregistrer régulièrement votre travail dans ACL lorsque vous travaillez sur un projet. De cette façon, vous vous protégez contre la perte de votre travail en cas de panne du système. ACL crée automatiquement une copie de sauvegarde du projet en cours. Il est conseillé d enregistrer votre travail lorsque vous ajoutez ou supprimez des données dans votre projet. Tout au long du tutoriel, vous serez amené à enregistrer les modifications apportées à une table, en particulier lorsque vous passez d une table à une autre table, ou lorsque vous fermez le projet. Cliquez sur Oui pour enregistrer le travail que vous avez effectué dans chaque table. À tout moment, vous avez la possibilité d interrompre le tutoriel en fermant et en enregistrant le projet. ACL en pratique 27

Chapitre 3 : Paramétrage du projet Contrôle et vérification des données Avant de poursuivre l analyse de vos données, il est conseillé de toujours les vérifier. Par exemple, si un champ est censé contenir des dates, mais contient également des noms, votre analyse pourrait n avoir aucun sens. ACL possède plusieurs commandes que vous pouvez utiliser pour vérifier vos données. Tâches Vérification du type et du format de données. Contrôle des données dans une table Documentation du travail Vérification du type et du format de données Avant de débuter votre analyse, vérifiez le format de la table pour chaque table afin de déterminer si : Les types de données sont corrects pour chaque champ. Les champs sont correctement définis. Le tableau suivant fournit des informations sur l aspect que devraient avoir les champs dans les tables et le type de données qui devrait leur être affecté par ACL. La façon dont les données doivent apparaître dépend des préférences personnelles. Par exemple, vous pouvez décider que tous les numéros de cartes seront formatés avec des traits d union tous les quatre chiffres. Dans ce projet, il a été choisi d afficher une chaîne longue de seize caractères. Fichiers Numéros de cartes de crédit Dates Montants des transactions, charges financières et limites de crédit Type et mise en forme des données Chaque entrée doit comprendre 16 chiffres, sans caractère supplémentaire. Le champ doit être de type ASCII. Chaque entrée doit être une date. Selon les dates, vous pouvez déterminer si toutes les dates correspondent à une période donnée. Le champ doit être de type Date. Chaque entrée doit être numérique avec deux décimales. Le champ doit être de type Numérique. 28 ACL en pratique

Contrôle et vérification des données Noms Codes de catégories marchandes Les entrées ne doivent contenir que des lettres, des espaces et des traits d union. Le champ doit être de type ASCII. Chaque code doit être composé de quatre chiffres, sans caractère superflu. Le champ doit être de type ASCII. Dans ce tutoriel, vous affectez le type de données ASCII aux codes de catégories marchandes et aux numéros de cartes de crédit, car vous n effectuez aucun calcul dans ces champs. Vous avez également besoin d un type de données ASCII pour une tâche que vous effectuerez plus tard dans le tutoriel. Si vous deviez réaliser des tests mathématiques sur les numéros de cartes, vous auriez besoin d un type de données Numérique. Visualiser et modifier des définitions de données dans une table. 1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor. 2 Appuyez sur CTRL+I. La fenêtre Format de table apparaît. Cette fenêtre établit des listes d informations relatives à tous les champs de données, comme définis dans le projet. Regardez dans Catégorie et Type pour déterminer la façon dont les données ont été définies. Faites défiler la liste horizontalement pour visualiser toutes les informations. Vous pouvez élargir et réorganiser les colonnes pour faciliter la lecture dans la liste. Idéalement, lors d une analyse minutieuse des données, vous vérifiez les données de tous les champs de toutes les tables du projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez établir un tableau avec les tests appropriés pour tous les champs et conserver une liste de contrôle des résultats. Chaque commande de vérification est également visible dans la trace. Cependant, si vous pensez que vos données ont été entrées correctement, vous pouvez ignorer les étapes de vérification ou vérifier seulement certains champs. Souvent, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les données formatées de façon incorrecte. Vous pouvez créer des champs préétablis qui omettent par exemple les caractères incorrects. Dans ce chapitre, vous allez modifier les types de données par défaut qu ACL a sélectionnés, mais les données prioritaires n ont pas besoin d être modifiées. Les listes de champs comme celle-ci permettent de classer les types de données par catégories : Caractère, Numérique, Date ou Logique. Le type de donnée ASCII, par exemple, appartient à la catégorie Caractère. Pour en savoir plus sur les catégories de types de données, sélectionnez Aide» Index et recherchez «références des types de données». ACL en pratique 29

Chapitre 3 : Paramétrage du projet 3 Parcourez la liste des champs pour déterminer si chaque champ possède le type de données correct. Le champ NumCarte devrait être de type Caractère, mais le N indique qu il s agit de données numériques. Bien que les données soient composées de chiffres, vous ne réaliserez pas d opérations mathématiques avec les numéros de cartes. 4 Double-cliquez sur l entrée NumCarte. 5 Dans la liste déroulante Type, sélectionnez ASCII. 6 Cliquez sur la coche verte pour enregistrer les modifications. 7 Fermez la fenêtre Format de table. Contrôler les données d une table Une fois que vous avez établi que les types et les données sont correctement définis, vous pouvez déterminer si les données correspondent au type qui leur est affecté. Pour ce faire, utilisez la commande Vérifier. Par exemple, si vous avez une lettre dans un champ dont le type est numérique, ou des nombres décimaux dans un champ de dates, la commande Vérifier indiquera des erreurs de validité de données. Contrôler les données d une table 1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor. 2 Cliquez sur Données» Vérifier. 3 Cliquez sur Vérifier les champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. 4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. Vous devriez voir une liste des champs que vous souhaitez vérifier dans la liste Vérifier les champs. 5 Cliquez sur OK. Vous ne devriez pas avoir d erreurs de validité de données. Vous avez à présent vérifié tous les champs de la table. 30 ACL en pratique

Contrôle et vérification des données Documentation du travail Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous souhaitez utiliser des méthodes claires. Ainsi, vous pouvez justifier les résultats de votre travail ou permettre à quelqu un de reprendre les tâches d analyse si nécessaire. Avec une bonne documentation, vous pouvez voir en un coup d œil le travail que vous avez effectué dans ACL. Ceci facilitera votre travail, surtout si vous êtes responsable de multiples projets d analyse. Si vous reprenez le projet d une autre personne, la documentation est particulièrement précieuse. De la même manière, si vous confiez plus tard votre travail à quelqu un d autre, cette personne appréciera de pouvoir lire l historique du projet. Ajouter et modifier les commentaires du projet 1 Sélectionnez le nom du projet dans Vue globale. 2 Cliquez sur Fichier» Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés du projet apparaît. 3 Dans l onglet Commentaires, entrez la date et l heure, ainsi qu un court résumé de ce que vous prévoyez de faire. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du projet. Lorsque vous fermez la boîte de dialogue, ACL enregistre automatiquement les commentaires. Cependant, si vous effacez les commentaires par erreur, vous ne pouvez les récupérez à moins d avoir un fichier de sauvegarde. Pour cette raison, il est recommandé d utiliser à la fois une feuille de tâches et les commentaires du projet pour la documentation. Vous pouvez adapter la feuille de tâches ci-après à votre projet pour garder une trace du genre d analyse que vous avez déjà réalisée, et de celle que vous prévoyez de faire. La feuille de tâches est préparée et complétée en dehors d ACL. Articles Informations utiles Où obtenir ces informations Emplacement du dossier du projet Projets associés Vérification (créer une liste de contrôle pour chaque champ vérifié) Noms des tables avec données extraites et validées Description de chaque tâche d analyse dans ACL Tâche d analyse n 1 à n... (Étapes ACL) Rapport pour chaque objectif Tâche de rapport n 1 à n... (Étapes ACL) Emplacement et description des fichiers de données exportés Description ACL en pratique 31

Chapitre 3 : Paramétrage du projet Ajouter des commentaires sur des enregistrements à une table Vous pouvez ajouter des commentaires à des enregistrements spécifiques d'une table. Ces commentaires peuvent contenir des informations susceptibles d'être utiles pour les personnes consultant le projet et vous pouvez également inclure un lien à d'autres fichiers contenant des informations. Exercice Vérifiez les données pour au moins une autre table du projet ACL_Tutoriel_Metaphor. 1 Ouvrez la table Employés. Notez les cellules numériques qui indiquent le numéro de l'enregistrement à gauche de la table. 2 Cliquez avec le bouton droit sur la cellule de l'enregistrement 3 et sélectionnez Modifier le commentaire. La boîte de dialogue Modifier le commentaire apparaît. 3 Entrez le commentaire suivant : Cet employé quittera Metaphor Corporation à la fin de l'année. 4 Cliquez sur OK. Les commentaires que vous ajoutez à une table n'affectent pas les données de la table. 32 ACL en pratique

Révision de chapitre Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Création d un projet. Importation des fichiers dans votre projet. Enregistrement de votre projet. Vérification des données de votre projet. Documentation de votre travail. Vous n avez pas encore vraiment procédé à l analyse des données, mais vous avez mis en place le projet qui est désormais prêt. ACL en pratique 33

Chapitre 3 : Paramétrage du projet 34 ACL en pratique

CHAPITRE 4 DÉBUT DE L ANALYSE4 Commencer par chercher des modèles Dans ce chapitre... Détermination du passif total Extraction des numéros de cartes expirant prochainement Recherche de transactions pour un client Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit Jusqu à présent, vous avez observé un plan de projet, travaillé sur un projet simple, commencé un nouveau projet, ajouté des données à ce projet et vérifié les données. À présent, vous allez utiliser ACL pour réaliser une analyse simple de vos données. Dans ce chapitre, vous allez utiliser des procédures simples pour obtenir des informations générales à propos de vos données. Vous allez observer les limites des cartes de crédit et les soldes de comptes afin d obtenir des informations relatives au passif financier de Metaphor et aux modèles d utilisation des cartes de crédit. 35

Chapitre 4 : Début de l analyse Détermination du passif total Si tous les employés de Metaphor atteignaient la limite de crédit de leurs cartes, quel serait le montant de la dette totale de Metaphor? Vous pouvez le déterminer en faisant la somme du champ LimCréd. Vous pouvez utiliser Somme pour faire la somme de toutes les limites de crédit et ainsi déterminer le facteur de risque total de la société. Somme du champ LimCréd 1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor. 2 Sélectionnez Analyser» Total des champs. La boîte de dialogue Somme apparaît. 3 Sélectionnez le champ LimCréd. Vous voulez faire la somme uniquement de ce champ, il n est donc pas nécessaire d en sélectionner d autres. 4 Cliquez sur OK. Affichez l onglet Somme. Quel résultat obtenez-vous? Votre total doit être 1 440 800. Extraction des numéros de cartes expirant prochainement Vous prévoyez de vous associer avec le service de comptabilité afin de vous assurer que les employés qui reçoivent de nouvelles cartes de crédit ne rencontreront pas de problèmes. D abord, vous allez filtrer tous les numéros de cartes de crédit qui expirent au plus tard le 1er janvier 2004. Filtrer les numéros de cartes par date d expiration 1 Dans l onglet Carte_Crédit_Metaphor, cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 2 Dans la zone Expression, entrez le filtre suivant : DateExp <= `20040101` Si vous préférez ne pas saisir l'expression, vous pouvez double-cliquer sur le champ dans la liste des champs disponibles, cliquez sur les boutons des symboles d'expression et cliquez sur le bouton Date pour sélectionner la date.. 3 Cliquez sur OK. 4 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. La barre d état indique que 8/200 enregistrements correspondent au critère de date d expiration maximale au 1er janvier 2004. Vous pouvez exporter les résultats vers un autre format de fichier si vous souhaitez les conserver. Vous pouvez également visualiser les résultats dans la trace si vous souhaitez revenir au projet ultérieurement. 36 ACL en pratique

Recherche des transactions par numéro de client Recherche des transactions par numéro de client Comme vous avez été averti des dépenses relatives au numéro de client 444413, vous souhaitez obtenir des informations sur les transactions associées à ce numéro. Vous souhaitez envoyer les numéros de ces cartes expirant prochainement à l employé responsable des cartes de crédit. Dans la procédure suivante, vous allez exporter les numéros des cartes de crédit vers un fichier texte. Exporter les numéros de cartes de crédit expirant prochainement 1 Cliquez sur Données» Exporter vers d autres applications. La boîte de dialogue Exporter apparaît. 2 Sélectionnez Vue. Dans la liste déroulante Exporter en tant que, sélectionnez Texte. 3 Entrez un nom de fichier explicite dans la zone de texte Vers tel que Expiration_CCN_au_1_janvier.txt. Cliquez sur OK. Ensuite, vous pouvez joindre le fichier texte à un message électronique, l imprimer ou en faire ce que vous désirez. Vous avez au moins deux manières d effectuer cette tâche : Créez un filtre en utilisant la fonction FIND( ) qui recherche tous les enregistrements contenant un champ NoClient de valeur 444413. Vous pouvez utiliser n importe quelle fonction d ACL pour créer un filtre ou un champ calculé. Utilisez FIND( ) pour isoler des enregistrements spécifiques. Créez un filtre qui établit un NoClient égal à 444413. Vous utilisez des fonctions pour calculer soit un filtre, soit une expression dans un champ calculé. Vous pouvez visualiser ces fonctions dans le Générateur d expression. Cependant, avant d effectuer la recherche, contrôlez les types de données attribués aux champs dans la table Trans-avril. Comme vous avez importé les données àpartir d Excel, ACL a fait des hypothèses par défaut concernant les types de données pour les champs. Vous pouvez être amené à changer certains types de données. ACL en pratique 37

Chapitre 4 : Début de l analyse Modifier les types de données Trans_avril 1 Ouvrez la table Trans_avril. 2 Cliquez sur Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. Le champ Montant possède le type de données correct NUMERIC. Les champs NumCarte et Codes devraient être modifiés pour avoir un type de données ASCII. Les champs NoClient et Description et possèdent le type de données correct ASCII. Le champ Date_trans possède le type de données correct DATE. 3 Double-cliquez sur NumCarte. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez ASCII. Cliquez sur la coche verte. Répétez l opération pour Codes. 4 Fermez la fenêtre Format de table. À présent que vous avez contrôlé et corrigé les types de données, vous pouvez utiliser la fonction FIND( ). Utiliser la fonction FIND( ) pour trouver des enregistrements de clients 1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 2 Dans la zone Expression, entrez cette expression : FIND("444413";NoClient) Des guillemets entourent 444413 car le champ NoClient est de type ASCII. 3 Cliquez sur le bouton Vérifier. Un message indiquant que cette expression est valide apparaît. Cliquez sur OK. Si l expression n est pas valide, corrigez-la et vérifiez-la à nouveau. Bien que vous ne soyez pas obligé de vérifier les expressions que vous créez, il est recommandé de le faire. 4 Cliquez sur OK. Faites défiler vers la droite pour vérifier que le NoClient ne contient que des valeurs de 444413. 5 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. 26/281 enregistrements ont une valeur NoClient de 444413. Dans une analyse normale, vous tenteriez probablement de déterminer qui est ce client. Mais, les fichiers de données associés au tutoriel ne contiennent pas cette information. 38 ACL en pratique

Recherche des transactions par numéro de client Vous pouvez également utiliser FIND( ) pour rechercher des sous-chaînes à l intérieur d un champ. Par exemple, le filtre FIND("00";NoClient) permet d isoler toutes les instances dans lesquelles 00 apparaît dans le champ Numéro client, que ce soit au début, au milieu ou à la fin du champ. Mettre en place directement un filtre 1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton Enlever le filtre. 2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. Entrez l expression : NoClient = "444413" 3 Cliquez sur OK. Vous obtenez exactement le même résultat avec ce filtre qu avec la fonction FIND( ). 4 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre. Lorsque vous appliquez un filtre à des données et que vous souhaitez enregistrer les résultats, vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez : Extraire les enregistrements filtrés et les envoyer vers une autre table. Créer un rapport contenant les enregistrements filtrés. Appliquer à nouveau le filtre aux données originales lorsque vous souhaitez à nouveau les consulter. Tant que vous possédez les données originales, vous pouvez toujours appliquer à nouveau le filtre afin d afficher à nouveau les données filtrées. ACL propose généralement plusieurs méthodes pour effectuer une tâche spécifique. Si vous voulez être certain que votre raisonnement est correct, vous pouvez effectuer une tâche de différentes manières et observer si vous obtenez à chaque fois le même résultat. ACL en pratique 39

Chapitre 4 : Début de l analyse Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit Vous pouvez obtenir une vue globale de vos données pour connaître les zones à risque. Par exemple, vous souhaiterez rechercher les soldes de comptes les plus élevés ou excédant une certaine limite. Vous pouvez utiliser ces informations comme des indicateurs de problèmes potentiels pour l utilisation des cartes de crédit des employés. Un moyen de déterminer le nombre d utilisateurs de cartes ayant un solde élevé serait de filtrer les enregistrements, afin de mettre en valeur ceux qui possèdent un NouvSolde supérieur à 2000 et un NouvSolde supérieur à 1000. Vous pouvez également classer les soldes pour les visualiser ensuite par ordre d importance. Filtrer le champ NouvSolde pour trouver les soldes supérieurs à 1000 ou 2000 1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor. Cliquez sur Oui si ACL vous suggère d enregistrer les modifications apportées à la table Trans_avril. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne NouvSolde. Il se peut que vous deviez faire défiler l image pour trouver la colonne. Sélectionnez Tri express décroissant. ACL liste les soldes de comptes par ordre décroissant, avec la valeur la plus haute comme première valeur. En faisant défiler la table, vous pouvez vous faire une idée des différents soldes de comptes. 3 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 4 Entrez cette expression dans la zone Expression : NouvSolde > 2000 5 Cliquez sur OK. Les soldes supérieurs à 2000 sont listés par ordre décroissant. 6 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. La barre d état révèle 53/200 enregistrements ayantunmontant NouvSolde supérieur à 2000. Ensuite, vous allez changer de filtre pour observer les enregistrements ayant un montant NouvSolde supérieur à 1000. 7 Dans le champ Filtre en haut de la vue, changez le filtre en NouvSolde > 1000 et appuyez sur ENTRÉE. 40 ACL en pratique

Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit 8 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Vous devriez avoir 65 enregistrements correspondant au critère. Vous pouvez stipuler plusieurs conditions dans votre filtre. En plus des montants des transactions, les montants inscrits dans les champs MontEchu et FraisFin pourraient révéler un problème avec l utilisation des cartes de crédit. D après le document Directives.doc, les utilisateurs de cartes de crédit Metaphor doivent rembourser leur solde tous les mois. 9 Modifier le filtre comme suit : Tri express dans MontEchu 1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur MontEchu et sélectionnez Tri express décroissant. 3 Faites défiler les enregistrements. Remarquez que beaucoup de porteurs de cartes ont des frais à payer et qu ils ont dépassé les échéances. Ces procédures sont des exemples simples de la façon dont ACL peut analyser un grand nombre de données. Comme votre travail est facilité par ACL, vous allez sans doute penser à d autres moyens d analyser vos données. (NouvSolde > 1000) OR (MontEchu > 0) OR (FraisFin > 0) Les filtres utilisés dans cette session peuvent être rappelés à partir de la liste déroulante dans le champ Filtre. 10 Comptez les enregistrements filtrés. Vous devez en avoir 89. Si vous le souhaitez, vous pouvez extraire les fichiers filtrés et les envoyer vers une nouvelle table, ou imprimer un rapport. Vous décidez ensuite de tenter un autre Tri express pour trouver les cartes de crédit dont les montants sont arrivés à échéance. ACL en pratique 41

Chapitre 4 : Début de l analyse Exercices 1 Extrayez les enregistrements dont la valeur NouvSolde est supérieure à 1000 et envoyez-les vers une nouvelle table pour une analyse future. 2 Quelle est la différence entre le nombre total de transactions et le nombre de transactions dont la valeur NouvSolde est supérieure à 2000? 3 Parmi les numéros de cartes de crédit ayant une valeur NouvSolde supérieure à 2000, combien ont un MontEchu supérieur à zéro? 4 Cherchez les numéros de cartes ayant une valeur NouvSolde nulle. Exportez-les vers un fichier. 5 Recherchez dans la table Carte_Crédit_Metaphor tous les numéros de cartes avec une valeur NouvSolde négative. Exportez-les vers un fichier Access. 6 Selon les conditions du programme de cartes de crédit, Metaphor peut éviter des frais financiers si les employés soumettent leurs reçus à temps au service de comptabilité. Metaphor souhaite déterminer combien d argent la société perd inutilement pour cause de frais financiers. Faites la somme du champ FraisFin. De même, combien de porteurs de cartes ont une valeur FraisFin supérieure à 10,00? 7 Metaphor souhaite connaître le total de tous les soldes actuels. Dans la table Carte_Crédit_Metaphor, faites la somme du champ NouvSolde. 8 Metaphor songe à réduire sa limite de crédit la plus haute. Combien de numéros de cartes de crédit ont des limites de crédit supérieures à 10 000? Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Calcul du passif total des cartes de crédit de Metaphor. Recherche des numéros de cartes de crédit expirant prochainement et extraction et envoi vers un fichier texte. Recherche des transactions associées à un client particulier. Contrôle du champ NOUVSOLDE afin de déterminer le nombre de transactions ayant dépassé une certaine limite. 42 ACL en pratique

CHAPITRE 5 EXAMEN DES MODÈLES DE DÉPENSES5 Déterminer les informations relatives aux dépenses Dans ce chapitre... Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie Détermination des informations spécifiques aux transactions Dans les chapitres précédents, vous avez travaillé avec ACL pour vous familiariser avec les données et vous avez réalisé quelques analyses préliminaires de ces données. À présent, le service de comptabilité de Metaphor Corporation souhaite que vous lui apportiez des informations relatives aux modèles de dépenses pour les transactions effectuées au mois d avril. Si vous êtes capable d établir un plan d analyse utile, il vous sera demandé de réaliser des analyses pour d autres mois. Une fois que vous aurez fourni les informations relatives aux modèles de dépenses, Metaphor pourra peut-être faire des économies en ne choisissant dans certains cas qu un seul vendeur, ou en obtenant des prix de gros ou en limitant encore davantage les catégories acceptables de transactions. Vous observerez également les dépenses par client afin que Metaphor puisse utiliser vos résultats pour déterminer si l argent est dépensé de façon efficace. 43

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie Vous commencez votre analyse en totalisant le montant total de toutes les transactions pour chaque code de catégorie. Votre objectif est d examiner ces résultats afin d avoir des idées pour une analyse plus poussée. Tâches Totalisation des dépenses totales pour chaque code de catégorie Isolation des transactions effectuées pour les frais de transports aériens, d hôtels et de location de voitures Isolation des dépenses de loisirs particulières Totalisation des dépenses totales pour chaque catégorie En totalisant les montants des transactions pour chaque code de catégorie marchande, vous pouvez voir combien d argent a été dépensé pour des compagnies aériennes spécifiques et des chaînes d hôtels spécifiques. Toutes les dépenses de restauration, par contre, seront classées sous un seul code. Certains codes de catégories marchandes sont précis, alors que d autres sont plus larges. Totalisation des montants des transactions par Codes de catégories 1 Ouvrez la table Trans_avril. 2 Sélectionnez Analyser» Totaliser. La boîte de dialogue Totaliser apparaît. 3 Dans la liste Totaliser sur, sélectionnez Codes. 4 Dans la liste Champs de sous-total, sélectionnez Montant. Vous souhaitez faire le total des montants dépensés dans chaque code de catégorie. 5 Dans la liste Autres champs, sélectionnez Description. Vous voulez voir à quoi correspondent les codes dans la nouvelle table. 44 ACL en pratique

Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie 6 Dans l onglet Sortie sélectionnez Fichier. Dans la zone de texte Nom, entrez Trans_par_code et cliquez sur OK. Les résultats totaux sont extraits et envoyés vers la table Trans_par_code. Visualisez la nouvelle table. Notez que le champ COUNT indique le nombre de transactions par code. Vous pouvez effectuer un Tri express décroissant dans le champ Montant pour voir où le plus d argent a été dépensé. Vous pouvez également utiliser cette table pour une analyse plus poussée. Isolation des transactions par catégories Metaphor souhaite que vous observiez avec attention le montant total dépensé pour des séjours à l extérieur de la ville au mois d avril, en particulier pour les billets d avion, le logement sur place et la location de voiture. Hôtels, motels, location de voiture et billets d avion se situent exclusivement dans la série de codes compris entre 3000 et 3750. Toutes les transactions caractérisées par ces codes se réfèrent normalement aux déplacements effectués par les employés de Metaphor. Vous pouvez isoler ces dépenses en filtrant et affichant toutes les transactions dont les codes sont compris entre 3000 et 3750 inclus. L un des moyens pour isoler cette information est d utiliser la fonction BETWEEN( ) (entre) dans le champ Codes. BETWEEN( ) fonctionne avec des données numériques, des dates et des caractères, et prend la forme suivante : BETWEEN(valeur;min;max) Cette table récapitulative est utile pour afficher les montants dépensés dans les compagnies aériennes, les chaînes d hôtels, les agences de location de voitures et les autres catégories. Cependant, elle ne vous indique pas le montant total dépensé pour chaque voyage en avion, séjour à l hôtel ou location de voiture ni le montant total dépensé pour les déplacements. Vous utiliserez la fonction BETWEEN( ) pour capturer toutes les transactions dont les codes sont compris entre 3000 et 3750. Dans la table Trans_avril, le champ Codes comprend des espaces supplémentaires. Il vous faudra donc utiliser la fonction ALLTRIM( ) pour réduire le champ Codes. Souvent, lorsque vous effectuez une tâche analytique pour la première fois, vous n obtenez pas précisément les résultats que vous souhaitez. Cependant, vous pouvez utiliser ces résultats pour vous aider à trouver un moyen d obtenir des résultats plus ciblés. ACL en pratique 45

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses Utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les transactions dans une plage donnée 1 Ouvrez la table Trans_avril. 2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 3 Entrez cette expression dans la zone Expression : BETWEEN(ALLTRIM(Codes);"3000";"3750") 4 Cliquez sur Vérifier. Un message indiquant que cette expression est valide apparaît. Cliquez sur OK. Si l expression n est pas valide, observez-la à nouveau attentivement, surtout au niveau des guillemets, et effectuez les modifications nécessaires. 5 Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active se ferme. À présent, vous avez une vue filtrée des transactions qui affiche les transactions dont les Codes de catégories marchandes sont compris entre 3000 et 3750. 7 Sélectionnez Analyser» Total des champs. La boîte de dialogue Somme apparaît. Sélectionnez le champ Montant. Cliquez sur OK. ACL affiche le total de toutes les transactions pour les billets d avion, les logements et la location de voitures. Vous devriez avoir un total de 47 248,27. Pour faciliter une analyse plus poussée de ces transactions, vous pouvez extraire les transactions filtrées et les envoyer vers une autre table. 8 Sélectionnez Données» Extraire les données. La boîte de dialogue Extraire apparaît. 9 Vérifiez que Enregistrement est sélectionné. Entrez Trans_avril_déplacement dans le champ Vers. Cliquez sur OK. Vous pouvez à présent effectuer des analyses plus poussées de ces transactions filtrées. Par exemple, vous pouvez déterminer uniquement les montants dépensés pour les billets d avion. Comme les codes de catégories marchandes pour les billets d avion sont compris entre 3000 et 3299, vous pouvez utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les valeurs comprises entre 3000 et 3299. 6 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Combien d enregistrements correspondent à ce critère? 46 ACL en pratique

Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie Isolation des dépenses de loisirs particulières Jusqu à présent vous avez étudié les dépenses liées aux déplacements pour le mois d avril. Metaphor souhaite maintenant que vous examiniez les dépenses liées au golf et aux boissons. Il vous faut pour cela isoler les transactions dont le code de catégorie marchande se réfère au golf ou aux boissons. La fonction MATCH( ) vous donne les moyens d appliquer plusieurs filtres à une table. Les filtres doivent tous être associés à un champ, qui est Codes dans cet exemple. Vous pourriez obtenir les mêmes résultats en utilisant un filtre avec plusieurs instructions OU, mais ce filtre serait plus difficile à mettre en place et à comprendre immédiatement. À nouveau, utilisez ALLTRIM( ) pour réduire le nombre de codes avant de les comparer. Utilisez la fonction MATCH( ) pour isoler les dépenses de loisirs. 1 Ouvrez Trans_avril. 2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 3 Dans la zone Expression entrez l expression suivante : MATCH(ALLTRIM(Codes);"5813";"7992") Notez que la syntaxe pour la fonction MATCH( ) est : MATCH (Valeur_comparaison; test1; test2 <;test3...> ) Le code pour les dépenses de boisson est 5813. Le code pour les Parcours de golf est 7992. Vous pouvez ajouter plus de paramètres MATCH( ) pour rechercher plus de codes si vous le souhaitez. 4 Cliquez sur OK. 5 Comptez les enregistrements. La barre d état indique que 11/281 enregistrements correspondent aux paramètres MATCH( ). Vous pouvez utiliser la commande Total pour obtenir les dépenses totales dans ces deux catégories. Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer d autres filtres. Vous pouvez également extraire les transactions vers une nouvelle table. ACL en pratique 47

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses Exercices 1 Faites le total des différentes dépenses de transports aériens, d hôtels et de location de voitures 2 Faites la somme des dépenses correspondant aux vols effectués avec British Airways. 3 Totalisez les dépenses de restauration. Combien d argent la société a-t-elle dépensé dans les restaurants, les restaurants de restauration rapide et l approvisionnement en nourriture, à la fois séparément et ensemble? 4 Utilisez MATCH( ) pour trouver les transactions facturées aux services internes. Les services internes ont des numéros de clients qui commencent par zéro. 5 Déterminez quel pourcentage des montants totaux de transactions est facturé aux services internes et quel pourcentage est facturé à des clients extérieurs. Liste des montants pour chaque numéro de carte À présent que vous avez une liste complète des transactions, vous souhaitez déterminer les montants totaux de transactions pour chaque numéro de carte pour le mois d avril. Vous pouvez obtenir cette information à l aide de la commande Classer. Utiliser la commande Classer 1 Ouvrez la table Trans_avril. Enlevez tous les filtres, si certains sont appliqués. 2 Sélectionnez Analyser» Classer. 3 Sélectionnez NumCarte dans la liste Classer sur. Cliquez sur Montant dans la liste Champs de sous-total. 4 Dans l onglet Sortie sélectionnez Fichier. Entrez Trans_avril_par_NCC dans le champ Nom. Cliquez sur OK. Visualisez la nouvelle table. La table Trans_avril_par_NCC établit une liste des montants de transactions accumulés par numéros de cartes. Le champ COUNT établit une liste du nombre de transactions par numéro de carte. 48 ACL en pratique

Liste des montants pour chaque numéro de carte 5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne Pourcentage du comptage et sélectionnez Supprimer les colonnes sélectionnées. Faites de même pour la colonne Pourcentage du champ.. Exercice Utilisez la commande Classer pour créer une table établissant la liste des transactions totales par numéros de clients. 6 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu ACL vous suggère d enregistrer. ACL en pratique 49

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Détermination des montants totaux de transactions pour chaque code de catégorie marchande. Détermination des montants des transactions pour des catégories de dépenses spécifiques. Détermination des montants totaux de transactions par numéros de cartes de crédit. 50 ACL en pratique

CHAPITRE 6 ANALYSE DES TRANSACTIONS6 Identification des transactions inacceptables Dans ce chapitre Détermination des transactions inacceptables Identification des employés qui ont effectué ces transactions inacceptables Présentation des résultats Jusqu à présent, vous avez réalisé une étude et une analyse préliminaires des données de Metaphor dans vos projets ACL. À présent, vous allez déterminer si les employés de Metaphor utilisent leurs cartes de crédit de la société pour effectuer des achats non-autorisés et acquérir des articles et des services interdits. 51

Chapitre 6 : Analyse des transactions Détermination des transactions inacceptables Metaphor Corporation a créé trois catégories de codes de transactions, basées sur la liste des codes de catégories marchandes. Ces catégories sont : Acceptable Inacceptable Sous condition (nécessitant une autorisation préalable) L une des tables répertorie les codes acceptables et l autre les codes inacceptables. Les codes répertoriés dans aucune des tables sont les codes sous condition. Pour trouver toutes les transactions inacceptables, procédez comme suit : Tâches Vérification de l absence d erreurs flagrantes dans les tables de codes Identification des transactions dont les codes sont inacceptables Identification des employés ayant effectué des transactions inacceptables Constitution d un rapport de vos résultats À propos des commandes Joindre et Relations Lorsque votre projet comprend plusieurs bases de données, il peut être utile de savoir si les valeurs d un champ particulier figurent dans plus d une table. Exemples : Si vous dirigez une agence de voyage, vous possédez certainement une liste de clients ayant acheté des billets d avion et une liste de clients ayant réservé et payé des chambres d hôtel. Vous pouvez déterminer le nombre de clients ayant à la fois acheté des billets d avion et réservé des chambres d hôtel avec votre agence. Si vous travaillez au service marketing d un grand magasin, vous possédez certainement une liste de clients ayant dépensé plus de 2000 dans votre magasin l année dernière et une liste de clients ayant obtenu un remboursement de plus de 1000. Vous pouvez à la fois déterminer les clients qui ont dépensé plus de 2000 l an dernier et ont également obtenu un remboursement de plus de 1000. Vous pouvez utiliser les commandes Joindre et Relations pour comparer les tables et combiner les données provenant des tables. Avec ces commandes, vous pouvez : Trouver les valeurs de champs figurant dans une table mais pas dans une autre. Trouver les valeurs de champs qui existent dans les deux catégories de tables. Combiner des champs spécifiques provenant de deux tables sources. La commande Joindre crée une nouvelle table qui contient des données provenant des deux tables d origine. La table qui en résulte ressemble à n importe quelle autre table de données de votre projet. 52 ACL en pratique

Détermination des transactions inacceptables La commande Relations ne combine pas physiquement les deux tables mais crée un lien virtuel entre au moins deux tables. Vous pouvez utiliser les champs des tables associées comme si tous les champs appartenaient à la même table. Vous pouvez créer des expressions qui utilisent des champs de l une des tables associées. Vous pouvez ajouter des champs d une table associée à la vue d une autre table associée afin de pouvoir examiner les champs des deux tables en une seule vue. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite extraire un ou plusieurs champs des tables associées et les envoyer vers une nouvelle table. Comme la commande Joindre crée une nouvelle table basée sur les deux tables originales, vous utiliserez plutôt la commande Relations si les tables originales sont très volumineuses. Pour en savoir plus à propos de Joindre et Relations, sélectionnez Aide» Index et recherchez «combinaison de tables». Vérification de l absence d erreurs flagrantes dans les tables de codes Avant d utiliser les tables de codes pour vérifier les transactions, vérifiez qu elles ne contiennent pas d erreurs flagrantes. Vous utiliserez la commande Joindre pour déterminer si les tables Codes_acceptables et Codes_inacceptables ont des codes en commun. Avant d utiliser la commande Joindre, assurez-vous que les champs-clés des deux tables sont des champs de caractères de la même longueur. Comparer les longueurs et types de champs-clés 1 Ouvrez la table Codes_inacceptables. 2 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. La liste des champs montre que le type du champ Codes est ASCII. La longueur du champ est égale à la longueur du nom du champ ou à celle de la valeur la plus longue du champ, quelle que soit sa longueur. 3 Fermez la fenêtre Format de table. 4 Ouvrez la table Codes_acceptables. 5 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. La liste de champs montre que le type du champ Codes est ASCII, mais la longueur du champ est 50. Les codes de catégories marchandes font chacun quatre caractères de long. Chacun de ces champs Codes comporte des espaces inutiles. Vous devez harmoniser les ACL en pratique 53

Chapitre 6 : Analyse des transactions deux champs en créant des champs de code calculés dans chaque table. Ces nouveaux champs vont : contenir les quatre chiffres du champ Codes sous forme de caractères ; avoir une longueur de champ de 4 caractères. Vous pouvez ensuite réaliser la jointure en utilisant les champs calculés comme champs clés. Créer un champ calculé dans les tables Codes_acceptables et Codes_inacceptables 1 Ouvrez la table Codes_acceptables si elle n est pas encore ouverte. 2 Ouvrez la fenêtre Format de table et cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 3 Dans la zone de texte Nom, entrez Codes_sub_acceptables. 4 Cliquez sur f(x) pour ouvrir le Générateur d expression. Dans la zone de texte Expression, entrez : SUBSTR(ALLTRIM(Codes);1;4) La fonction ALLTRIM( ) élimine les espaces superflus qui apparaissent à gauche ou à droite du champ Codes. La fonction SUBSTR( ) lit les quatre premiers caractères du champ Codes. 5 Cliquez sur la coche verte. Le nouveau champ, Codes_sub_acceptables, apparaît dans la fenêtre Format de table. Vérifiez que la catégorie de caractères est C et que la longueur de champ est 4. 6 Fermez la fenêtre Format de table. Vous pouvez à présent ajouter le champ Codes_sub_acceptables à la vue. 7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. Double-cliquez sur Codes_sub_acceptables et cliquez sur OK La colonne Codes_sub_acceptables apparaît dans la vue. 8 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu ACL vous suggère d enregistrer. 9 Ouvrez la table Codes_inacceptables. Répétez les étapes 2-7 mais, cette fois-ci, appelez le champ calculé Codes_sub_inacceptables. À présent que les champs clés sont harmonisés, vous pouvez joindre les tables en utilisant le champ Codes_sub_inacceptables de la table Codes_inacceptables et le champ Codes_sub_acceptables de la table Codes_acceptables. Déterminer les éventuels codes communs entre les tables 1 Ouvrez la table Codes_inacceptables. 2 Sélectionnez Données» Joindre des tables. La boîte de dialogue Joindre apparaît. 3 Dans la liste Table secondaire, sélectionnez Codes_acceptables. 4 Sélectionnez Codes_sub_inacceptables en tant que Clé primaire. Sélectionnez Codes_sub_acceptables en tant que Clé secondaire. 5 Sélectionnez Codes_sub_inacceptables et Description dans la liste Champs primaires. Si certains codes se trouvent dans les deux tables, vous serez en mesure de voir leur description. 6 Sélectionnez Prétrier la table secondaire. 54 ACL en pratique

Détermination des transactions inacceptables 7 Entrez Codes_dans_deux_tables dans le champ Vers. Il s agit du nom de la nouvelle table qui sera créée. 8 Dans l onglet Plus, sélectionnez Enregistrement primaires correspondants et assurez-vous qu aucune autre option Joindre catégories n est sélectionnée. Cliquez sur OK. 9 ACL affiche la nouvelle table. Celle-ci devrait être vide. Bien que la table soit vide, vous devriez tout de même la compter, afin d enregistrer les résultats dans la trace de commande et conserver une piste de vérification. 10 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Étant donné que la table Codes_dans_deux_tables ne contient aucun enregistrement, vous savez qu aucun des codes n apparaît à la fois dans les tables Codes_inacceptables et Codes_acceptables. Les tables de codes originales ne présentent aucune erreur flagrante, vous pouvez donc les utiliser pour votre analyse. Identification des transactions inacceptables La table Trans_avril contient les champs suivants : NumCarte Montant Date_Trans Codes NoClient Description La table Codes_inacceptables contient les champs suivants : Codes Description Codes_sub_inacceptables (champ calculé) Pour identifier les transactions inacceptables, il vous faut associer la table Trans_avril à la table Codes_inacceptables. Cependant, assurez-vous d abord que les champs-clés de chaque table sont tous les deux de type ASCII et qu ils ont tous les deux la même longueur. Dans la section précédente, vous avez créé un champ calculé nommé Codes_sub_inacceptables dans la table Codes_inacceptables. Vous savez que le champ Codes_sub_inacceptables a une longueur de 4 caractères et qu il appartient à la catégorie C, c est-à-dire à la catégorie Caractère. Vous devez vérifier le champ Codes dans la table Trans_avril pour contrôler le type et la longueur des données. Afficher le format de la table Trans_avril 1 Ouvrez la table Trans_avril. 2 Sélectionnez Modifier» Format de table. ACL en pratique 55

Chapitre 6 : Analyse des transactions La liste des champs vous indique que le champ Codes est de catégorie C, mais qu il a une longueur de champ de 7. 8 Double-cliquez sur Codes_sub_avril. Cliquez sur OK. Vous devez créer un champ calculé dans la table Trans_avril qui réduit le champ Codes et a une Longueur de 4. Vous pouvez ensuite utiliser ce nouveau champ calculé comme champ-clé pour associer Codes_inacceptables et Trans_avril. Création d un champ calculé dans Trans_avril 1 Dans la fenêtre Format de table, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 2 Entrez le nom Codes_sub_avril. 3 Cliquez sur f(x). Le Générateur d expression apparaît. 4 Dans la zone de texte Expression, entrez : SUBSTR(ALLTRIM(CODES);1;4) 5 Cliquez sur OK. Ensuite, déterminez si certaines des transactions du mois d avril ont des codes inacceptables. La première étape consiste à isoler les transactions inacceptables en comparant les codes de transactions des deux tables. Utiliser la commande Relations pour identifier les transactions inacceptables 1 Activez la table Trans_avril et sélectionnez Données» Associer des tables. La boîte de dialogue Relations apparaît. 6 Cliquez sur la coche verte. Fermez la fenêtre Format de table. 7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. 56 ACL en pratique

Détermination des transactions inacceptables Si le message Mise en route apparaît également, sélectionnez Ne plus afficher cette boîte de dialogue et cliquez sur OK. 2 Cliquez sur Ajouter une table. 3 Double-cliquez sur Codes_inacceptables. La table Codes_inacceptables apparaît dans la boîte de dialogue Relations. Pour réorganiser les tables au sein de la boîte de dialogue Relations déplacez les tables avec votre souris ou cliquez sur le bouton droit et sélectionnez Réorganiser les tables. Modifier la relation. Sélectionnez les champs que vous souhaitez relier et cliquez sur OK. 5 Cliquez sur Terminer. Ensuite, vous allez ajouter le champ Codes_sub_inacceptables provenant de la table Codes_inacceptables à la vue. 6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne Codes_sub_avril. Cliquez sur Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. 7 Dans la liste déroulante À partir de la table, sélectionnez Codes_inacceptables. Les champs de la table Codes_inacceptables apparaissent dans la liste Champs disponibles. 8 Agrandissez la colonne Nom pour pouvoir visualiser les noms de champs. Double-cliquez sur Codes_inacceptables.Codes_sub_inacceptables. 4 Cliquez sur le champ Codes_sub_avril dans la table Trans_avril et faites-le glisser vers Codes_sub_inacceptables dans la table Codes_inacceptables. 9 Cliquez sur OK. À présent que vous avez dans la vue le champ Codes_sub_inacceptables de la table Codes_inacceptables, les enregistrements sans codes inacceptables affichent des blancs dans le champ Codes_sub_inacceptables. Si vous vous trompez en reliant les champs, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Vous pouvez appliquer un filtre pour afficher uniquement les transactions inacceptables. ACL en pratique 57

Chapitre 6 : Analyse des transactions Appliquer un filtre pour afficher les transactions inacceptables 1 Sélectionnez et cliquez avec le bouton droit de la souris sur n importe quelle entrée vide du champ Codes_sub_inacceptables. Sélectionnez Filtre express» Différent de. Vous avez filtré tous les enregistrements ayant des entrées vierges dans le champ Codes_sub_inacceptables. À présent ACL affiche uniquement des enregistrements ayant des codes inacceptables. 2 Supprimez les champs Codes_sub_avril et Codes de la vue. 3 Sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Il y a 7/281 transactions inacceptables. Ensuite, extrayez ces enregistrements et envoyez-les vers une nouvelle table. piste de vérification. Vous devez avoir sept transactions inacceptables. En examinant les résultats, vous pouvez voir que quatre transactions inacceptables ont été effectuées le 14 avril. Vous pouvez créer un filtre de date et compter le nombre d enregistrements afin de consigner cette information dans la trace. 3 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu ACL vous suggère d enregistrer. Extraire et envoyer les enregistrements vers une nouvelle table 1 Sélectionnez Données» Extraire les données. La boîte de dialogue Extraire apparaît. 2 Dans la boîte de dialogue Extraire sélectionnez Enregistrement. Dans le champ Vers, entrez Trans_avril_inacceptables. Cliquez sur OK. Cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à Trans_avril. La nouvelle table apparaît dans la vue. Ajustez si nécessaire la largeur des colonnes et réorganisez les colonnes comme vous le souhaitez. Utilisez la commande Compter pour compter le nombre de transactions inacceptables, afin de consigner ce nombre dans la trace et de créer une 58 ACL en pratique

Identification des employés Identification des employés À présent que vous avez eu la confirmation que certaines transactions ont des codes inacceptables, vous allez déterminer les employés qui ont réalisé ces achats. Vous pouvez également déterminer les services auxquels appartiennent ces employés. Vous pouvez obtenir des informations provenant de plusieurs tables et les combiner dans une seule vue. Le but est de signaler : Le nom de l employé Son numéro de carte de crédit Son service Le montant de la transaction La date de la transaction Le code de la transaction La description du code de la transaction Tâches Détermination du service dans lequel travaillent les employés dont les cartes ont été utilisées pour effectuer des transactions inacceptables Création d une liste des employés dont les cartes ont été utilisées pour des transactions inacceptables Création d un rapport des employés dont les cartes ont été utilisées pour des transactions inacceptables Identification du service des employés Votre première tâche est d associer chaque employé à son service. La table Départements_Société contient les codes des services et leurs noms (environ 800 000), qui peuvent être consultés. La table Employés contient le champ NoEmp, qui commence par le premier chiffre du code du service. En comparant le premier chiffre du code de l employé au premier chiffre du code du service de la société, vous pouvez déterminer le service auquel l employé appartient. Pour effectuer cette comparaison, créez un champ calculé dans chaque table, qui prend en compte le premier chiffre des valeurs de Code_Dpt. Ensuite, comparez ce chiffre au premier chiffre du NoEmp dans la table Employés. Commencez par vérifier le type de données de ces champs dans l onglet Modifier les champs/expressions de la fenêtre Format de table. Créer un champ calculé qui contient le premier chiffre du champ Code_Dpt. 1 Ouvrez la table Départements_Société. 2 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. Dans l onglet Modifier les champs/expressions, assurez-vous que le champ Code_Dpt possède des données de type ASCII. Changez le type s il est incorrect. 3 Dans l onglet Modifier champs/expressions, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 4 Entrez le nom Code_Dpt_1. ACL en pratique 59

Chapitre 6 : Analyse des transactions 5 Cliquez sur f(x). Le Générateur d expression apparaît. Entrez l expression suivante : SUBSTR(ALLTRIM(Code_Dpt);1;1) 6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte. 7 Fermez la fenêtre Format de table. Vous disposez à présent d un nouveau champ calculé nommé Code_Dpt_1, que vous pouvez maintenant ajouter à la vue. Ajouter le nouveau champ calculé à la vue 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne Code_Dpt. Sélectionnez Ajouter des colonnes. 2 Double-cliquez sur Code_Dpt_1. Cliquez sur OK. Le chiffre de la colonne Code_Dpt_1 correspond au premier chiffre de la colonne Code_Dpt. Vous pouvez supprimer la colonne Code_Dpt, car la nouvelle colonne contient toutes les informations pertinentes. 3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne Code_Dpt et sélectionnez Supprimer les colonnes sélectionnées. Cliquez sur Supprimer. 4 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu un message vous demande si vous souhaitez enregistrer votre travail. Ensuite, créez un champ calculé dans la table Employés, qui utilise le premier chiffre du champ de numéro d employé, NoEmp. Créer un champ calculé qui affiche le premier chiffre du champ NoEmp 1 Ouvrez la table Employés. 2 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. 3 Dans l onglet Modifier champs/expressions cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 4 Entrez le nom NoEmp_1. 5 Cliquez sur f(x). Le Générateur d expression apparaît. Dans la zone Expression, entrez : SUBSTR(ALLTRIM(NoEmp);1;1) 6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte. 7 Fermez la fenêtre Format de table. À présent, ajoutez ce champ à la vue. 8 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne NoEmp. Sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. Double-cliquez sur NoEmp_1. Cliquez sur OK. La nouvelle colonne NoEmp_1 apparaît à présent dans la vue. Maintenant, associez la table Employés à la table Départements_Société en utilisant le champ NoEmp_1 et le champ Code_Dpt_1. 60 ACL en pratique

Identification des employés Associer les tables Employés et Départements_Société 1 Activez la table Employés et sélectionnez Données» Associer des tables. La boîte de dialogue Relations apparaît. 2 Cliquez sur Ajouter une table. La boîte de dialogue Ajouter une table apparaît. 3 Double-cliquez sur Départements_Société. 4 Déplacez NoEmp_1 de la table Employés vers le champ Code_Dpt_1 de la table Départements_Société. La colonne Nom_Dpt apparaît dans la vue. Vous êtes proche de votre objectif qui était de créer un rapport. Votre prochaine tâche sera d extraire cette vue et de l envoyer vers une nouvelle table. Extraire les champs vers une nouvelle table 5 Cliquez sur Terminer. Votre prochaine tâche consiste à ajouter Nom_Dpt àla vue. 6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne NumCarte et sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. 7 Dans la liste déroulante À partir de la table, sélectionnez Départements_Société. Double-cliquez sur le champ Départements_Société.Nom_Dpt. Cliquez sur OK. 1 Activez la table Employés et sélectionnez Données» Extraire des données. La boîte de dialogue Extraire apparaît. 2 Sélectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs à extraire. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. 3 Ajoutez les champs suivants à la liste Champs sélectionnés : Prénom Nom NumCarte 4 Dans la liste déroulante À partir de la table, sélectionnez Départements_Société. Les champs de la table Départements_Société apparaissent. 5 Ajoutez Départements_Société.Nom_Dpt à la liste Champs sélectionnés. ACL en pratique 61

Chapitre 6 : Analyse des transactions Création d une liste d employés Votre prochaine tâche est d associer la table Dpt_Employés à la table Trans_avril_inacceptables en utilisant le champ de numéros de cartes de crédit dans chaque table. 6 Cliquez sur OK. 7 Dans le champ Vers, entrez Dpt_Employés. Cliquez sur OK. Cliquez sur Oui lorsqu ACL vous invite à enregistrer. La nouvelle table Dpt_Employés s ouvre dans la vue. Avant d utiliser la commande Relations, vous devez harmoniser les deux champs de numéros de cartes de crédit afin de pouvoir les utiliser comme champs-clés. Vérifiez les champs de numéros de cartes dans la fenêtre Format de table pour les deux tables. Comparer et harmoniser les champs de numéros de cartes 1 Activez la table Dpt_Employés et sélectionnez Modifier» Format de table. La liste des champs indique que le champ NumCarte est d une longueur de 16 et de catégorie C pour les caractères. 2 Fermez la fenêtre Format de table. 3 Ouvrez la table Trans_avril_inacceptables. 4 Sélectionnez Modifier» Format de table. Le champ NumCarte est d une longueur de 19, ce qui signifie que ce champ contient des espaces supplémentaires. Pour cette raison, vous devez réduire ce champ de numéros de cartes. 5 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 6 Entrez le nom NumCarteAjust comme Nom. 7 Dans la zone f(x) entrez cette expression : SUBSTR(ALLTRIM(NumCarte);1;16) 8 Cliquez sur la coche verte. 9 Fermez la fenêtre Format de table. 62 ACL en pratique

Identification des employés Créer une vue détaillée des transactions inacceptables 1 Activez la table Trans_avril_inacceptables et sélectionnez Données» Associer des tables. Trans_avril_inacceptables est déjà associé à Codes_inacceptables. 2 Sélectionnez Ajouter une table. La boîte de dialogue Ajouter une table apparaît. Double-cliquez sur Dpt_Employés. 3 Déplacez NumCarte de la table Dpt_Employés vers NumCarteAjust dans la table Trans_avril_inacceptables. 4 Cliquez sur Terminer. Trois tables : Trans_avril_inacceptables, Codes_inacceptables et Dpt_Employés sont maintenant associées. Dans la vue, ajoutez toutes les colonnes que vous souhaitez inclure dans le rapport final. 5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de colonne NumCarte. Sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. 6 Dans la liste déroulante À partir de la table, sélectionnez Dpt_Employés. Ajoutez ces champs àlaliste Champs sélectionnés : Dpt_Employés.Prénom Dpt_Employés.Nom Dpt_Employés.Nom_Dpt Cliquez sur OK. 7 Réorganisez les champs dans la vue pour qu ils apparaissent dans l ordre suivant : Prénom Nom Nom_Dpt Montant Description Date_Trans NumCarte Codes_sub_inacceptables NoClient Vous pouvez à présent visualiser la liste des employés dont les cartes ont été utilisées pour payer des transactions inacceptables. Vous pouvez réorganiser et ajuster les champs autant que nécessaire pour rendre la vue attractive. Bien entendu, vous ne pouvez pas présumer immédiatement que les employés répertoriés sont responsables des transactions inacceptables car il est possible que quelqu un d autre ait utilisé leur carte de crédit. Malgré tout, vous pouvez créer un rapport avec les résultats obtenus et l équipe de Metaphor Corporation pourra ensuite examiner le problème plus précisément. ACL en pratique 63

Chapitre 6 : Analyse des transactions Présentation des résultats ACL vous propose deux moyens de créer un rapport. Vous pouvez créer un rapport ACL classique ou vous pouvez réaliser un rapport lisible avec Crystal Reports. Dans cette procédure, vous utilisez la capacité de rapport ACL classique. Pour en savoir plus sur l utilisation de Crystal Reports pour créer des rapports, sélectionnez Aide» Index et recherchez «Crystal Reports». Création d un rapport ACL classique 1 Sélectionnez Données» Rapport. La boîte de dialogue Créer un rapport apparaît. 2 Entrez un En-tête explicite, tel que : 5 Dans l onglet Sortie sélectionnez Fichier. Sélectionnez Fichier texte HTML dans la liste de déroulement Type de fichier. 6 Dans la zone de texte Nom, entrez Trans_inacceptable_avr_2003. Cliquez sur OK. 7 Dans Windows Explorer, recherchez le dossier C:\ACL Data\Exemples de fichiers de données et double-cliquez sur Trans_inacceptables_avr_2003.html. Le rapport s ouvre dans votre navigateur Web. Transactions inacceptables chez Metaphor Corporation en avril 2003 3 Dans l onglet Sortie sélectionnez Ecran. Cliquez sur OK. Le rapport apparaît dans l onglet Générer. Ensuite, enregistrez le rapport comme fichier HTML. 4 Sélectionnez Données» Rapport. 64 ACL en pratique

Identification des employés Exercices 1 Créez un rapport de toutes les transactions acceptables. Les procédures seront les mêmes que pour le rapport des transactions inacceptables, sauf que vous devrez utiliser la liste Codes_acceptables comme base de comparaison. En utilisant la commande Relations, créez une vue qui affiche les informations suivantes : Le nom de l employé Son numéro de carte de crédit Son service Le montant acceptable des transactions La date de la transaction Le code de la transaction La description du code de la transaction Extrayez cette vue, envoyez-la vers une nouvelle table Trans_acceptable_par_emp_avril et exportez la nouvelle table vers un fichier Excel. 2 Gardez à l esprit que certaines transactions possèdent des codes qui ne sont ni acceptables, ni inacceptables. Celles-ci sont des transactions qui nécessitent une autorisation, mais ne sont pas interdites. Créez une table avec les transactions qui ne sont ni acceptables, ni inacceptables. Combien de transactions trouvez-vous dans cette catégorie? 3 Extrayez toutes les transactions qui figurent dans la catégorie nécessitant une autorisation et envoyez-les vers une autre table. 4 Référez-vous aux tables Trans_avril, Trans_avril_inacceptables et Employés. Quel pourcentage d employés possédant des cartes de crédit ont réalisé des transactions inacceptables? 5 Comment utiliseriez-vous ACL pour envoyer les résultats de votre rapport par courrier électronique? ACL en pratique 65

Chapitre 6 : Analyse des transactions Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Examen des tables contenant des codes de catégories marchandes acceptables et inacceptables pour garantir qu aucun code ne figure dans les deux tables. Création d une table ne contenant que les transactions inacceptables. Établissement d un lien entre les employés ayant réalisé des transactions inacceptables et les services où ils travaillent. Création d un rapport offrant une description détaillée de toutes les transactions inacceptables du mois d avril. 66 ACL en pratique

CHAPITRE 7 VALIDATION, CORRECTION ET EXTRACTION DE DONNÉES7 Corriger les données pour qu elles puissent être analysées Dans ce chapitre... Organisation de votre projet dans des dossiers Extension de votre projet aux transactions de mai Combinaison des transactions de mai en une seule table Correction des listes de numéros de cartes et d employés Jusqu à présent, vous avez planifié et créé un projet, ajouté des données à un projet et analysé les données. Vous avez fondé votre analyse sur les transactions par cartes de crédit de Metaphor du mois d avril 2003. À présent, il vous est demandé d analyser les transactions du mois de mai 2003. Malheureusement, ces transactions se trouvent dans deux fichiers séparés et les données ne sont pas aussi claires que celles du mois d avril 2003. Vous devez réaliser de nouvelles tâches afin d organiser les données de façon à pouvoir les analyser facilement. Après avoir corrigé vos données, extrayez-les et envoyez-les vers de nouvelles tables. 67

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Importation des données concernant les transactions du mois de mai Vous possédez déjà un projet pour une analyse Metaphor dans ACL. Vous avez créé un projet qui contient toutes les transactions du mois d avril. À présent, vous prévoyez d y ajouter les transactions du mois de mai. Tâches Création de dossiers pour les transactions d avril et mai. Importation des feuilles de calcul du cahier Excel Trans1_mai.xls. Comparaison des formats des deux tables de transactions. Utilisation des dossiers pour l organisation du projet Pour conserver votre projet de façon organisée, vous allez déplacer vos travaux d avril vers un autre dossier. Vous pouvez ensuite créer un nouveau dossier pour vos travaux de mai. Ainsi, tout le travail effectué peut être revu si nécessaire, mais la Vue globale ne sera pas encombrée par des éléments que vous n utilisez pas. Créer un dossier nommé Avril 2003 1 Sélectionnez Fichier» Nouveau» Dossier. Un dossier apparaît. Entrez Avril 2003 comme nom de dossier. Appuyez sur ENTRÉE. 2 Sélectionnez et déplacez toutes les tables vers le dossier Avril 2003 comme vous le feriez dans Windows Explorer. 3 Cliquez sur ACL_Tutoriel_Metaphor.ACL. Sélectionnez Fichier» Nouveau» Dossier. Appelez ce dossier Mai 2003 et appuyez sur ENTRÉE. 68 ACL en pratique

Importation des données concernant les transactions du mois de mai Importation des données relatives aux transactions de mai 2003 Le classeur Trans1_mai.xls contient deux feuilles de calcul avec vos données relatives aux transactions de mai 2003. Référez-vous au Chapitre 3 : Paramétrage du projet si vous n êtes pas certain de savoir comment importer des données. Importer le classeur Excel Trans1_mai.xls 1 Cliquez sur le dossier Mai 2003 avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez Nouveau» Table. L Assistant de définition de données apparaît. Continuez à travailler avec l Assistant et sélectionnez Trans1_mai.xls. 2 Étant donné qu ACL enregistre les données de chaque feuille de calcul dans une table différente, il vous faut importer Trans1_mai.xls à chaque fois, pour chaque feuille de calcul. Sur l'écran Source de données, sélectionnez la première feuille de travail et entrez une valeur dans Longueur maximale des champs caractère. Enregistrez la table sous Trans1_mai. Retournez à la première étape et enregistrez la seconde feuille de calcul sous le nom Trans2_mai. Modifier le format de table pour les deux nouvelles tables 1 Activez la table Trans1_mai et sélectionnez Modifier»Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. 2 Modifiez les champs Montant, NumCarte et Codes : Double-cliquez sur le champ Montant. Sélectionnez NUMERIC dans la liste de déroulement Type. Entrez 2 dans le champ Déc afin que Montant ait deux décimales. Sélectionnez -999999,99 dans la liste déroulante Format. Cliquez sur la coche verte. Double-cliquez sur le champ Codes, changez le type de données en ASCII, et cliquez sur la coche verte. Double-cliquez sur le champ NumCarte, changez le type de données en ASCII, et cliquez sur la coche verte. 3 Fermez la fenêtre Format de table. 4 Sélectionnez Données» Vérifier, puis vérifiez tous les champs. Vous ne devriez pas avoir d erreurs de validité des données. 5 Répétez ces opérations pour la table Trans2_mai. ACL en pratique 69

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Comparaison et correction des formats de tables Avant de combiner les tables, les valeurs Début, Type et Longueur des champs de chaque table doivent être exactement identiques. Pour comparer les tables, vous pouvez utiliser DISPLAY dans la ligne de commande. 5 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez DISPLAY. Appuyez sur ENTRÉE. ACL affiche le format de table. La plupart des activités d ACL peuvent également être accomplies en entrant les commandes ACLScript sur la ligne de commande. ACLScript est le langage permettant d écrire des scripts et d exécuter des commandes dans ACL. Comparer le format des tables de transactions 1 Ouvrez la table Trans1_mai. Sélectionnez Fenêtre» Afficher la ligne de commande. La ligne de commande apparaît. 2 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez DISPLAY. Appuyez sur ENTRÉE. ACL affiche le format de table. 3 Dans l onglet Affichage, cliquez sur le bouton en forme de punaise pour vous assurer qu ACL affiche les résultats ultérieurs des commandes en plus des résultats punaisés. 4 Ouvrez la table Trans2_mai. 6 Comparez le contenu des deux onglets Affichage. Les formats de table sont identiques malgré une incohérence : dans Trans1_mai, Montant a une longueur de champ de 16, alors que dans Trans2_mai, Montant a une longueur de champ de 15. Vous pouvez résoudre ce problème en corrigeant le format de Trans1_mai. Corriger le format de Trans1_mai 1 Ouvrez Trans1_mai. 2 Dans la vue, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne Montant et sélectionnez Tri express décroissant. La vue indique que la valeur la plus haute de Montant que vous trouvez dans Trans1_mai est 1983,04. Cette valeur ne nécessite pas 16 caractères. Vous pouvez changer sans problème la longueur du champ Montant en 15 pour qu elle corresponde au champ Montant de la table Trans2_mai. Montant débute en position 96 et aucun champ ne vient après Montant. Vous n affecterez donc pas les positions des autres champs en changeant Montant. 70 ACL en pratique

Combinaison et vérification des tables 3 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. Double-cliquez sur Montant. Changez Long. en 15. Cliquez sur la coche verte. 4 Fermez la fenêtre Format de table. Combinaison et vérification des tables Dans cette section, vous combinez les transactions des deux tables du mois de mai en une seule table. Vous pouvez combiner les informations d au moins deux tables en utilisant les méthodes suivantes : Joindre : la commande Joindre crée une nouvelle table qui inclut des champs sélectionnés dans les deux fichiers. Relations : la commande Relations ne crée pas de nouvelle table, mais les champs de chacune des tables associées peuvent être analysés comme s ils appartenaient à la même table. Extraire et ajouter : vous pouvez extraire des enregistrements et les ajouter à une table déjà existante. Fusionner : vous pouvez fusionner des fichiers provenant de deux tables en un seul fichier. Les deux tables de transactions par carte de crédit, Trans1_mai et Trans2_mai, ont exactement le même format. Pour les analyser comme une seule unité, combinez-les. Tâches Utilisation d «extraire et ajouter» pour combiner les tables de transactions de mai Vérification des tables combinées Vérification de l absence de doublons dans la table ACL en pratique 71

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Combinaison des tables de transactions de mai En utilisant la méthode «extraire et ajouter», vous pouvez extraire Trans1_mai et l envoyer vers une nouvelle table. Vous pouvez ensuite extraire les informations contenues dans Trans2_mai et les ajouter à la fin de la nouvelle table. La nouvelle table contiendra les informations combinées des deux tables. Vous pourriez utiliser d autres méthodes pour combiner les données, mais la méthode «extraire et ajouter» est idéale pour les tables de formats identiques. Utiliser la méthode «extraire et ajouter» pour combiner deux tables 1 Activez la table Trans1_mai et sélectionnez Données» Extraire les données. 2 Sélectionnez Champs. Cliquez sur Champs à extraire. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. 3 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur l en-tête de colonne Début afin que tous les champs soient classés par ordre séquentiel en commençant par NumCarte. 4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. Vous extrayez tous les champs dans l ordre affiché. 5 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers. Cliquez sur OK. ACL crée une nouvelle table, Toutes_trans_mai, qui contient les données de Trans1_mai. À présent, ajoutez les données Trans2_mai à la table Toutes_trans_mai. 6 Ouvrez Trans2_mai. Sélectionnez Données» Extraire les données. 7 Sélectionnez Champs. Cliquez sur Champs à extraire. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. 8 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur l en-tête de colonne Début afin que tous les champs soient classés par ordre séquentiel en commençant par NumCarte. Cet ordre est exactement le même que celui que vous avez utilisé pour Trans1_mai. 9 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. 10 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers. 11 Dans l onglet Plus, sélectionnez Ajouter au fichier existant. 12 Cliquez sur OK. ACL ouvre Toutes_trans_mai. Vous pouvez à présent travailler avec cette table dans ACL comme vous le feriez avec n importe quelle autre table. 72 ACL en pratique

Combinaison et vérification des tables Vérifier la nouvelle table Ensuite, utilisez les commandes Vérifier et Compter pour vous assurer que les deux tables ont été correctement ajoutées l une à l autre. Vérifier la nouvelle table 1 Sélectionnez Données» Vérifier. 2 Cliquez sur Vérifier les champs. Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. 3 Dans l onglet Sortie, assurez-vous qu Écran est sélectionné. Cliquez sur OK. Vous devez obtenir ce résultat : 0 erreurs de validité des données détectées. Comparer le compte dans chaque table 1 Dans la table Toutes_trans_mai, sélectionnez Analyser» Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Vous devez en avoir 200. 2 Comptez les enregistrements de la table Trans1_mai. Vous devez en avoir 86. 3 Comptez les enregistrements de la table Trans2_mai. Vous devez en avoir 114. La procédure «extraire et ajouter» semble avoir été un succès. Vérification de l absence de doublons dans les tables combinées Vérifiez toujours les erreurs de saisie de données lorsque vous combinez deux tables. Les doublons peuvent indiquer que quelqu un a enregistré les mêmes transactions deux fois dans les feuilles de calcul Excel originales. Des doublons peuvent également indiquer une fraude. Des employés peuvent diviser les transactions par carte de crédit afin d échapper au contrôle. Par exemple, au lieu d un seul achat à 2000, les employés pourraient avoir deux transactions différentes de 1000. Les commerçants pourraient également faire payer en deux fois pour le même produit ou service. Utilisez la commande Doublons pour rechercher les transactions de montants identiques. Vérifier l absence de doublons dans la table Toutes_trans_mai 1 Ouvrez la table Toutes_trans_mai. 2 Sélectionnez Analyser» Rechercher les doublons. La boîte de dialogue Doublons apparaît. 3 Sélectionnez Montant dans la liste Doublons sur. 4 Cliquez sur Lister les champs. Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. 5 Dans l onglet Sortie, assurez-vous qu Écran est sélectionné. Cliquez sur OK. 6 Affichez les résultats. Vous recherchez les valeurs Montant en double. ACL en pratique 73

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Vous devriez trouver une transaction pour un magasin de logiciels et une transaction chez Southwest du même montant. Vous devriez également avoir deux transactions de même montant au Hilton à un jour d intervalle. Quelle est, d après vous, la signification possible des montants en double? Exercices 1 Actionnez la commande Profiler dans la table Toutes_trans_mai. Notez les valeurs de transactions les plus hautes et les plus basses. 2 Recherchez des doublons dans le champ NoClient. Classez les tables dans le même champ. Les résultats sont-ils significatifs? 3 Exportez vers XML une table des noms des employés, les numéros de cartes et les valeurs totales en euros des transactions par cartes de crédit en mai. Visualisez le fichier dans Internet Explorer. 74 ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validité des données Isolation et correction des erreurs de validité des données Dans la section précédente, vous avez vérifié les données importées. Cependant, vérification n implique pas validation. Par exemple, vous avez déterminé que le champ NumCarte ne se compose que de caractères, ce qui signifie que les données sont de type Texte ASCII. Cependant, vous devez encore déterminer si les numéros de cartes sont valides, c est-à-dire que chaque entrée comporte 16 chiffres sans autre caractère supplémentaire. Dans cette section, vous allez créer : Un filtre permettant d afficher uniquement les entrées valides., Un filtre permettant d afficher uniquement les entrées non valides. Si certaines entrées ne sont pas valides, vous pouvez soit corriger le problème, soit filtrer les enregistrements qui contiennent ces entrées. Tâches Vérification : les numéros de cartes comportent-ils exactement 16 chiffres? Création d un champ de cartes de crédit de 16 chiffres Extraction et envoi des enregistrements de numéros de cartes corrigés vers un nouveau fichier Correction de la nouvelle liste des employés Vérification du format des cartes de crédit Vous devez déterminer quels formats de numéros de cartes de la table ne sont pas valides. Pour ce faire, vous allez appliquer un filtre au champ NumCarte qui utilise une fonction imbriquée consistant en ALLTRIM( ) et MAP( ) : ALLTRIM( ) supprime tous les espaces des entrées de carte de crédit. MAP( ) évalue si chaque numéro de carte, sans espaces, se compose d exactement 16 chiffres. Application d un filtre révélant les numéros de cartes non valides 1 Activez la table Toutes_trans_mai et cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue active. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 2 Dans la zone Expression, entrez cette expression entière sur la même ligne : MAP(ALLTRIM(NumCarte) ; "9999999999999999") La chaîne de seize neuf indique que le filtre détermine si chaque valeur NumCarte comporte seize chiffres. 3 Cliquez sur OK. ACL applique le filtre. 4 Comptez le nombre d enregistrements. Comme vous pouvez le voir, 195/200 enregistrements restent dans la vue, ce qui veut dire que 5 enregistrements ne respectent pas le critère. ACL en pratique 75

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données 5 Dans la zone de texte Filtre, ajoutez NOT au début de l expression : NOT MAP(ALLTRIM(NumCarte) ; "9999999999999999") Appuyez sur ENTRÉE. NOT fait en sorte qu ACL affiche les entrées non valides. 6 Comptez les enregistrements. Vous devez en avoir 5/200 visibles. Les numéros de cartes non valides contiennent des tirets ou des espaces superflus. Dans ce cas, vous pouvez voir toutes les entrées invalides d un coup d œil, mais pour un grand projet, il se peut que vous ne puissiez procéder ainsi. Création d un champ de cartes de crédit de 16 chiffres À présent, comparez ces numéros de cartes à une autre liste de numéros de cartes qui ne contiennent ni tirets ni espaces. À cette fin, créez un champ calculé dans Toutes_trans_mai, dans lequel tous les numéros de cartes se composent de 16 chiffres sans espaces ni tirets. Le champ que vous créez doit également contenir tous les numéros de cartes valides sans les modifier. Les numéros de cartes non valides doivent être corrigés sans modifier les chiffres. Création d un champ calculé avec les numéros de cartes corrigés 1 Dans la table Toutes_trans_mai, cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. À présent, la vue affiche tous les enregistrements. 1 Sélectionnez Modifier» Format de table. La fenêtre Format de table apparaît. 2 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression. 3 Entrez NCC_corrigé dans le champ Nom. 4 Cliquez sur le bouton f(x). Le Générateur d expression apparaît. L expression que vous créez remplira le champ NCC_corrigé. 5 Entrez l expression suivante : ALLTRIM(INCLUDE(NumCarte;"0123456789")) 6 Cliquez sur OK. L onglet Modifier champs/expressions réapparaît. 7 Cliquez sur la coche verte. 8 Fermez la fenêtre Format de table. 76 ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validité des données Vous pouvez à présent ajouter le nouveau champ à la vue. Ajouter le champ calculé NCC_corrigé à la vue 1 Cliquez sur le bouton droit de la souris dans l en-tête de colonne NumCarte. Sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît. 2 Double-cliquez sur NCC_Corrigé. Cliquez sur OK. 3 Supprimez la colonne Num_Carte. Comme vous disposez à présent du champ de numéros de cartes corrigé, vous n avez plus besoin de visualiser le champ NumCarte. À présent, appliquez un filtre pour vous assurer que le champ NCC_corrigé ne contient que des chiffres. 4 Dans la zone de texte Expression entrez : MAP(NCC_corrigé ;"9999999999999999") Appuyez sur ENTRÉE. 5 Comptez le nombre d enregistrements. Les 200 enregistrements sont visibles. 6 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre. Votre prochaine tâche consistera à extraire ces informations et à les envoyer vers une nouvelle table. Extraire et envoyer les enregistrements corrigés vers une nouvelle table À présent que vous avez créé un champ qui contient uniquement les numéros de cartes valides, il s agit d extraire les enregistrements et de les envoyer vers une nouvelle table. Vous pouvez également utiliser cette nouvelle table pour une analyse plus poussée. Extraire et envoyer les enregistrements corrigés vers une nouvelle table 1 Sélectionnez Données» Extraire les données. 2 Sélectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs à extraire. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. 3 Cliquez sur Tout inclure. Comme NumCarte contient des entrées non valides, vous ne souhaitez pas inclure ce champ dans votre nouvelle table. Supprimez NumCarte de la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur OK. 4 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier Toutes_trans_mai_NCC_corrigé. Cliquez sur OK. ACL ouvre Toutes_trans_mai_NCC_corrigé. ACL en pratique 77

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Exportation de la table de transactions combinées vers Excel Vous avez créé et vérifié une table qui combine les deux tables de transactions représentant les transactions par cartes de crédit de mai 2003. Vous pouvez également disposer de ces données au format Excel. Exporter la table Toutes_trans_mai_NCC_corrigé dans Excel 1 Activez la table Toutes_trans_mai_NCC_corrigé et sélectionnez Données» Exporter vers d autres applications. 2 Sélectionnez Champs. 3 Sélectionnez les champs que vous souhaitez exporter dans l ordre dans lequel vous souhaitez les voir apparaître. Les champs apparaîtront dans la feuille de calcul Excel dans cet ordre, de gauche à droite. 4 Dans la liste déroulante Exporter en tant que, sélectionnez Excel. 5 dans le champ Vers entrez le nom de fichier Toutes_trans_mai_corrigées. Cliquez sur OK. Vous pouvez également sélectionner le chemin du fichier. Si vous n entrez que le nom de fichier, le nouveau fichier sera enregistré sur le dernier dossier que vous avez utilisé pour stocker vos données ACL. Création d une table d enregistrements d employés sans erreur Pour le mois de mai, une liste d employés légèrement différente vous a été donnée : Employés_mai_avec_NCC.xls. Cette table n inclut que les employés possédant une carte de crédit Metaphor. Importer la nouvelle table d employés 1 Importez Employés_mai_avec_NCC.xls dans le dossier Mai 2003 et enregistrez-le sous Employés_mai_avec_NCC. 2 Faites défiler cette nouvelle table. Vous pouvez voir que l enregistrement de fin contient «Fin de fichier» dans le champ Prénom et que toutes les autres entrées de champ pour cet enregistrement sont vides. Manifestement, il ne s agit pas d un enregistrement d employés et il devrait être filtré. Filtrer les enregistrements d employés non valides 1 Activez la table Employés_mai_avec_NCC et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l entrée Fin de fichier. 2 Sélectionnez Filtre express» Différent de. L enregistrement incorrecte a désormais été filtré. Si vous extrayez les données valides et les envoyez vers une autre table, il ne faut pas vous soucier de préserver le filtre sur la table d origine. 78 ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validité des données Extraire et envoyer les enregistrements vers une nouvelle table 1 Sélectionnez Données» Extraire les données. 2 Sélectionnez le bouton Champs. Cliquez sur Champs à extraire. Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. 3 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier Employés_mai_corrigés. Cliquez sur OK. Exercices 1 Supposons que vous souhaitiez que tous les numéros de cartes aient la forme : xxxx-xxxx-xxxx-xxxx. Quelle stratégie suivriez-vous pour créer un champ calculé comme celui-ci? 2 Si vous disposiez de ces informations, le fait de vérifier le Numéro de sécurité sociale (NSS) de chaque employé vous aiderait à déterminer si chaque enregistrement est unique. Comment vérifieriez-vous si des Numéros de sécurité sociale comportent des doublons? Comment vous assureriez-vous que tous les Numéros de sécurité sociale se trouvent au format d une longue chaîne de chiffres : xxxxxxxxx? 3 Élaborez une stratégie pour analyser vos transactions de mai, qui reflète précisément la stratégie que vous avez suivie pour les transactions d avril. Recherchez les transactions inacceptables pour ce jeu de transactions. 4 Pour vos propres projets, pensez à différentes approches pour améliorer la qualité de vos données avant de les importer dans ACL. Pensez aux moyens de tester vos données après les avoir importées dans ACL. ACL en pratique 79

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données Idées pour des analyses plus poussées Dans ce tutoriel, vous avez travaillé avec plusieurs exemples présentant les façons d effectuer des analyses en utilisant ACL. Quelles autres analyses pourriez-vous réaliser avec ces données? Posez-vous les questions suivantes. Vous pouvez probablement trouver de nombreuses idées applicables àvotre travail. Les transactions ont-elles des codes de catégories marchandes inacceptables? Les codes de catégories marchandes utilisés correspondent-ils aux responsabilités du détenteur de la carte? Le détenteur de la carte réalise-t-il des transactions répétées à des intervalles réguliers avec le même commerçant? Le détenteur de la carte a-t-il effectué plusieurs transactions au cours d une courte période (disons 72 heures) avec le même commerçant? Arrive-t-il au détenteur de la carte d effectuer des transactions pendant ses week-ends ou ses vacances? Est-ce qu un nombre élevé de transactions comporte des valeurs rondes comme 1000, 200 ou 450? Existe-t-il des crédits imputés à un numéro de carte et quelles sont les explications pour ces crédits? Le détenteur de la carte frôle-t-il ou dépasse-t-il régulièrement sa limite de crédit? Y a-t-il eu une soudaine augmentation des achats réalisés par le détenteur de la carte? Le détenteur de la carte est-il responsable du paiement de dépenses d autres personnes? Quels sont les cinq ou dix employés qui ont dépensé le plus? À quel client ont-ils imputé leurs dépenses? Existe-t-il une différence entre dépenser beaucoup et réaliser des transactions inacceptables? Déterminez les dépenses totales par service sur une base quotidienne. Utilisez le champ CodeDpt dans la table Employés. Si un employé a débité des frais de transport aérien, quelles autres dépenses liées a son déplacement a-t-il débitées? Par exemple, si un employé dépense de l argent pour des frais de transport aérien, il est susceptible de faire également des dépenses pour une chambre d hôtel et un moyen de transport. Est-ce le cas? Quelles sont les explications possibles pour les modèles qui apparaissent? Si les codes des traiteurs et des boulangeries étaient inacceptables, combien d argent serait économisé? 80 ACL en pratique

Révision de chapitre Révision de chapitre Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes : Importation d un classeur Excel comportant deux feuilles de calcul Combinaison des informations de deux tables dans une table Correction d un champ de données qui contenait des données non valides Extraction et envoi vers Excel de la nouvelle table de transactions Correction d une table en filtrant les enregistrements non valides et extraction des résultats pour les envoyer vers une nouvelle table. Création d une table qui combine toutes les transactions par cartes de crédit. ACL en pratique 81

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données 82 ACL en pratique

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