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Fiche pratique : conseils pour le traitement de textes!j"#p" Barri$re% CONSIGNES G!N!RALES Ne pas confondre un Système d exploitation ou OS (Windows XP, Mac OS X, Unix ) qui fait fonctionner l ordinateur et un progiciel, programme permettant de créer tel type de fichier, par ex. un traitement de textes (TTX) pouvant exister dans différentes versions sous des environnements de travail différents Sauvegarde incrémentée régulière des fichiers sur plusieurs supports distincts Homogénéiser les noms de fichiers (seul moyen de les différencier avec leur emplacement) et laisser de préférence le suffixe révélant le type de fichier (.doc,.rtf,.xls), surtout si l on souhaite le transmettre à d autres Si on veut utiliser un fichier sur des versions plus anciennes d un logiciel (sur un autre ordinateur), il faut faire une copie du fichier (certaines fonctions et champs étant impossibles dans des versions anciennes, garder copie d un fichier à jour), passer par la commande Enregistrer sous en choisissant le format approprié (le plus universel en TTX étant le.rtf ou Rich Text Format qui garde les enrichissements) Souvent possible, si on a une ancienne version d un logiciel, d ajouter un «patch» (petit programme «rustine») permettant de lire un document fait par une version plus récente (en principe, gratuit et téléchargeable sur le site du concepteur du logiciel) Un même logiciel (Word par ex.) peut produire des documents de nature différente (.doc = documents habituels ;.dot = modèles de documents) Garder, si on le souhaite, différentes versions d un fichier en les numérotant : Chapitre 1 v1.doc, Chapitre 1 v2.doc, etc. Classer les fichiers selon ses activités (et non selon le type de fichier) dans des dossiers et sousdossiers (faire le ménage souvent pour éliminer les fichiers doublons) Ne pas dépasser 40-50 p. par fichier (sécurité si perte) Ne pas trop attendre en cas d effacement intempestif de fichier : utiliser rapidement un logiciel de récupération de fichier Un fichier qui ne s ouvre pas par un double-clic peut l être en passant par le menu (Fichier > Ouvrir) ou par un autre logiciel (mais = mauvais signe, récupérer son contenu dans un autre fichier) Vérifier les réglages du logiciel de traitement de textes, modifiables dans le menu Préférences ou Paramètres (sauvegardes, formats, majuscules accentuées, vérificateurs orthographique ou grammatical (à débrancher ) ou pour Open Office (OOo) Outils > Options Afficher les marques de paragraphe (icône sur la barre d outils) et autres «signes invisibles» ou Caractères non imprimables pour ne pas les effacer Afficher les modes de visualisation voulus : Normal = saisie au kilomètre du texte (économise l énergie), Page = assez proche du résultat imprimé ; Plan = très utile pour travailler sur la

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 2 structure d un texte et appliquer des styles en série à partir d un fichier non mis en forme ; autres affichages peu utiles ; souvent commode de régler le zoom sur Largeur de page, qui s ajuste à la taille de la fenêtre Afficher ou masquer les barres d outils voulues (menu Affichage > Barres d outils) ou utiliser la palette flottante, mais vite encombrante sur un petit écran ; toute barre peut se redimensionner et se déplacer La plupart des commandes dans un logiciel peuvent s exécuter par les menus (barre du haut), par des icônes sur les barres d outils (personnalisables par Outils > Personnaliser), par des «raccourcis clavier» (souvent rappelés à droite des menus déroulants et paramétrables) ou bien encore par le clic droit de la souris, selon la situation ; mais il existe bien des exceptions Ouvrir autant de fenêtres que nécessaire (ou diviser la fenêtre de travail en deux) pour travailler sur deux ou plusieurs parties de documents à la fois (introduction et conclusion, par ex.) : Menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre ou > Fractionner (Word) Automatiser les tâches au maximum en exploitant les feuilles de style (= ensemble de styles de paragraphe personnalisés caractérisant tel document) et en appliquant un style à chaque paragraphe de type différent ; chaque style est identifié par son nom (la casse compte) et attaché à un document ; on peut en créer de nouveaux ou les copier d un document à l autre (Format > Style > Organiser dans Word) Structurer le document en hiérarchisant les niveaux de titre qui serviront à bâtir la table des matières Pour une mise en forme ponctuelle, sélectionner le texte et la lui appliquer Pas de paragraphe vide (touche Entrée ou Retour chariot) pour «laisser de la place» ; jouer sur les espacements avant/après chaque paragraphe, soit par le style, soit ponctuellement Pas d espaces (barre d espacement) tapées n importe où pour faire des alignements : utiliser règle et tabulations ou éventuellement tableaux Ne pas oublier où se trouve le signe d insertion clignotant avant d insérer du texte, des objets ou des caractères spéciaux (menu Insertion > Caractères spéciaux), qui dépendent de la police utilisée et permettent d insérer des signes spécifiques (tirets ou espaces insécables, ellipse ) dont on peut retenir les raccourcis clavier (fiche Bristol) Connaître la fonction Rechercher/remplacer (caractères alphanumériques, champs ou formats de style particuliers sans contenu spécifié) Attention aux outils de correction automatique (Outils) ou d insertion automatique (Insertion) : à régler dans Word ou dans OOo (Outils > Autocorrection > divers onglets, dont les différents guillemets) Certains éléments dans un TTX sont des champs, i. e. le résultat d un calcul (n de page, marques d index, dates automatiques ) : dans Word, ils sont ouverts et fermés par deux accolades et portent un intitulé différent selon le résultat voulu Tant qu on n a pas fermé le fichier, on peut annuler les modifications (menu Edition) ; mais certains logiciels, comme ceux de retouche d images, ou des versions anciennes de tableurs ou de TTX, laissent un seul droit à l erreur : quand on est perdu, ne pas cliquer partout, appuyer sur la touche Escape et réfléchir Ne pas se précipiter sur la dernière version d un logiciel quand on en maîtrise ou connaît une qui remplit les usages auxquels vous le destinez

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 3 COMMENT FAIRE Les rappels ci-dessous se réfèrent aux versions récentes de MS Word (après 2000) et de la suite ouverte gratuite Open Office utilisée à Lille 3 (version 2.1 à télécharger sur http://fr.openoffice.org/), mais, notamment pour Word, chaque version modifie l emplacement, le nom et/ou l étendue des possibilités et ajoute ou retranche (rarement) des fonctions. Il s agit ici des possibilités les plus utilisées. Comment Word Open Office Writer 2.1 Appliquer un style Modifier un style Créer un style Se placer dans le paragraphe voulu sans le sélectionner (= le surligner) Aller dans la barre d outils des styles (Mise en forme) Choisir le style souhaité dans le menu déroulant après avoir cliqué sur la flèche 2 méthodes, en se plaçant dans le paragraphe concerné : - 1/ Menu Format > Modifier > Style > Modifier, puis opérer les changements de mise en forme (police, paragraphes, espacements, enchaînements, interlignes, listes, numérotation, bordures ) et valider [OK] - 2/ Faire les modifications manuelles du style sur tout ou partie du paragraphe, puis le sélectionner, aller dans la boîte d outil où s affiche le nom du style courant, le sélectionner et valider les modifications Menu Format > Modifier > Style > Nouveau, puis taper le nom en évitant d en choisir un qui existe (par défaut = Style1) et le modifier Se placer dans le paragraphe voulu sans le sélectionner Choisir le style (s il est utilisé dans ce document) dans la barre d outil du menu ou Afficher la palette des styles (Format > Styles et formatage ou touche F11) Afficher la liste des styles de paragraphe (1re icône) et choisir en bas d afficher dans le menu déroulant (flèche) Styles de texte pour limiter le nombre des styles utiles Double clic sur le style choisi N.B : Impossible d appliquer un style à une partie seulement de paragraphe, contrairement à Word Idem, puis : Clic droit souris > Editer le style de paragraphe, aller dans les différents onglets, puis valider les modifications Partir du style le plus proche possible de celui à créer et modifier le paragraphe en fonction du style voulu

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 4 Note de bas de page comme ci-dessus Insertion > Note (éventuellement Options pour les mettre en fin de document ou changer le type de numérotation ou les symboles utilisés) Le style Note de bas de page appliqué par défaut peut se modifier comme tout style Les notes onstituent une sorte de fichier à part, dont la numérotation, le contenu et la page ne correspondent pas toujours (pb de Word) : faire un réglage manuel in fine au besoin pur éviter les chevauchements de page ou les notes sur la mauvaise page (on peut aussi se mettre à la fin d une note récalcitrante et appuyer sur Entrée pour la faire apparaître) N de page Insertion > Numéros de page > choix position, format et numérotation (possible de numéroter à partir d un n pour reprendre p. 55, par ex., à la suite d un chapitre précédent, ou en chiffres romains) ; mais autres méthodes possibles plus automatiques En-tête et pied de page Pour modifier seulement les réglages de pagination, faire comme cidessus, effectuer les modifications puis cliquer sur le bouton Fermer au lieu de OK Cf. exemple ci-dessus, avec une tabulation alignée à droite : styles à paramétrer au besoin Affichage > En-tête et pied de page ; barre d outil apparaît pour insérer n de page, champs, régler la mise en page et l impression Cliquer sur l icône «1 re page différente» (utile pour éviter en-tête ou numérotation à la 1 re page) et décocher l option systématique «Identique au précédent», en commençant toujours par le début du fichier Afficher la palette des styles (Format > Styles et formatage ou touche F11) Cliquer sur la dernière icône en haut à droite > Création d un style Nommer le style nouveau et le modifier le cas échéant comme ci-dessus Id. (moindre choix proposé dans les types de numérotation) Id., mais vérifier la place du tiret vertical d insertion car le n apparaîtra à cet endroit : Insertion > Champ > Numéro de page Peut ensuite faire l objet d un style A insérer selon le type d en-tête ou de pied de page voulu : Insertion > En-tête ou Pied de page Insérer un En général, menu Tableau, spécifique ; Idem, sous des noms parfois un peu différents

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 5 tableau de texte Créer des colonnes Conseil : utiliser la barre d outil Tableaux et bordures, soit pour insérer un tableau (nb de lignes et colonnes à définir), soit pour le dessiner à l aide du «crayon» ou le retoucher Une cellule = chaque case du tableau Bordures réglables en couleur, taille, forme et trait ; pas toujours utile de les mettre toutes, mais un tableau sert aussi à «caler» des paragraphes différents en vis-à-vis, voire des objets ou des images qu on veut aligner (une par cellule sans encadrer) Créer un style Tableau pour régler les alignements horizontaux et verticaux (clic droit souris commode aussi) dans une (ou plusieurs) cellule(s) ou uniformiser hauteur ou largeur des colonnes après les avoir sélectionnées Icônes utiles : fusionner les cellules (plusieurs > une) ; scinder les cellules (une > deux) Outils utiles = fonction de tri (Tableau > Trier), voire de calculs ou de fonctions (sommaires, mieux vaut insérer une feuille de tableur type Excel). Meilleures dans OOo Pour ajouter une ligne, se placer à la fin du tableau et taper la touche Tabulation ou insérer ligne ou colonne à partir du tiret d insertion On peut faciliter la lecture en mettant des couleurs d arrière-plan Conversion possible d un texte en tableau en choisissant le séparateur (marque de paragraphe souvent, ou tabulation pour des listes de chiffres), par ex. pour commentrer une bibliographie ou mettre en vis-àvis un texte et sa traduction Idem pour passer de tableau en texte (après sélection d une colonne, par ex.) Sélectionner le(s) paragraphe(s) pour le multicolonnage sinon, un paragraphe sera coupé en deux Format < Colonnes (ou icône Colonnes dans la barre d outils) et choisir le nombre voulu (pas plus de trois sur une page A4 à cause des blancs du texte) Possible de tracer automatiquement une ligne verticale de séparation La fonction de calculs et de formules à partir des lignes ou colonnes est plus claire que dans Word Sélectionner le(s) paragraphe(s) pour le multicolonnage sinon, un paragraphe sera coupé en deux Format < Colonnes, puis régler nb de colonnes, espacements entre elles et distance du texte au bord de chaque colonne

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 6 Imprimer des formats de pages différents Créer une table des matières Automatiquement, le fichier place avant et après les colonnes un saut de section pour délimiter la page qui sera différente du format de page par défaut (qui = une colonne de toute la largeur de page jusqu aux marges) Insérer manuellement des sauts de section (soit en continu, soit en forçant le saut de page) qui s appliquent en principe toujours à l espace avant le saut de section : Insertion > Saut > Saut de section (à choisir) ou de page Réglage ensuite dans Format > Document ou dans Mise en page de l orientation de la page, du format de papier, des marges, etc. Pour avoir des en-têtes ou pieds de page différents (par défaut, ils se répètent d une page à l autre), insérer à chaque fois des sauts de section, continus ou non Toujours vérifier avant d imprimer (sauf si peu d importance) la disposition des pages par l Aperçu avant impression Si le document est bien structuré et hiérarchisé avec les niveaux de titre, deux étapes : choisir la hiérarchie des titres et insérer la table On peut insérer autant de tables que nécessaire (par exemple un sommaire au début avec les deux premiers niveaux de titre et une table plus complète in fine) en prenant garde à l endroit où se trouve le point d insertion Insertion > Table et index > onglet Table des matières Pas de saut de section créé Différence importante sous OOo : il récupère les sections des documents Word ; mais, pour créer des pages différentes, utiliser le Format de «Styles de pages» (4 e icône sur la palette Style et formatage) : sélectionner les paragraphes de texte qu on veut différencier, choisir un format de page existant ou en créer un au nom très explicite par l icône la plus à droite comme pour les paragraphes (pour toute modification d en-tête ou de marges, il faut un nouveau style de page) N.B. : Il faut donc, juste avant la ou les page(s) que l on souhaite différencier (se placer au début du paragraphe qui démarre la nouvelle page), insérer l équivalent d un «saut de section» de Word (idem après le passage concerné si on veut revenir à un autre format de page), mais après avoir défini le style de cette nouvelle page comme indiqué ci-dessus Puis insérer un saut manuel (Insertion > Saut manuel > Saut de page > Style pour choisir le style de page approprié Ensuite, appliquer si nécessaire les différents styles de page aux paragraphes voulus Même principe : Insertion > Index > Index > Table des matières (sur un chapitre ou le document entier) Pour modifier le titre de la table, décocher au préalable : Protégé contre toute modification manuelle Pour modifier le contenu de la table (ou de l index), Outils > Options > Writer > Aide au formatage >

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 7 Créer une table des documents, tableaux, illustrations, etc. Choisir le nombre de niveaux de titre voulus (3 = par défaut, jusqu à 9) et le type de table (mise en forme personnalisable pouvant être conservée comme modèle) Le bouton Options permet d ajouter (ou de retrancher en enlevant le n dans la colonne de droite) à la table tous les paragraphes dont le style a été coché au niveau voulu (2 pour TM2), par ex. les titres des documents si on a créé pour eux dans le texte un style Document Une fois les options choisies, valider [OK] : la table se construit A chaque niveau de titre correspond un style de table des matières (Titre 1 > TM1, etc.), modifiable Ne pas scinder dans le texte un titre en deux paragraphes, utiliser le retour à la ligne forcé (Majuscule + Entrée) + une touche tabulation au besoin après si texte justifié, comme pour le titre de ce fichier Rafraîchir la table des matières avant d imprimer, soit juste les pages, soit la totalité de chaque table (clic droit dans la table et Mettre à jour les champs) ; on peut modifer le texte de la table directement, mais toute mise à jour enlève les modifications (mieux vaut modifier le titre dans le texte, table = bon moyen de les vérifier avec leur hiérarchie) Trois étapes : insérer une légende automatique, le document, puis à la fin faire la table : - 1/ Insérer dans un paragraphe vierge le titre du document, selon son type, qui fera l objet de la table : Insertion > Légende > choisir l intitulé voulu (ou en créer un nouveau par le bouton Nouvel intitulé, par ex. Photographie, Carte, Annexes ), puis valider (numérotation automatique par introduction d un champ Séquence Document, Photographie, Tableau, etc., très utile pour longs documents avec renumérotation automatique en cas d ajouts) Style Légende donné par défaut (modifiable comme tout style) - 2/ Dans un paragraphe vierge, insérer le document proprement dit (on peut aussi ajouter le titre après, au-dessus ou en dessous du document) - 3/ Enfin, insérer la table des documents voulus : soit globale, par le Autoriser pour Curseur dans la zone protégée : permet, avec un clic droit dans la zone de l index, de l éditer Options très nombreuses, pour la numérotation, le type de texte ou la position par rapport à la marge, le multicolonnage (cf. Format et onglets, à tester!) : création possible à partir de la structure du fichier (Bouton à côté de Structure) ou des styles qu il contient (Styles supplémentaires à cocher, puis bouton, puis déplacer le style avec les doubles flèches sur le niveau de titre (ou de TdM) voulu Rafraîchir la table des matières (ou tous les champs : cf. infra) avant d imprimer (Outils > Actualiser > Champs ou F9) Idem, mais c est beaucoup plus long, les Tables sont appelées ici Index et la numérotation automatique nécessite une opération intermédiaire, l insertion après l intitulé du type de document ( Tableau ) de champs Séquence (signifie une incrémentation de 1 chaque fois qu apparaît le nom du champ associé à un terme) de différents types, à partir du menu : Insertion > Champs > Autres (ou touches Ctrl + F2) Onglet Variables > Séquence > Sélection du type de document (ou en créer un en remplaçant un des noms existants dans la rubrique Nom) puis Insérer Une fois qu on en a créé un, on peut faire du copiercoller pour chaque nouveau document ou bien

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 8 Construire un index des noms (= mots-clés d une publication, avec accès direct à la page et à l information précises) style Légende comme supra pour la table des matières mais en utilisant le style ; soit une par type de document : Insertion > Tables et index > onglet Table des illustrations, choisir l intitulé de la table dans le menu déroulant et valider ; procéder autant de fois que nécessaire en changeant l intitulé Index = un peu comme pour les autres tables, mais ici deux étapes principales : 1/ pour tous les termes voulus, marquer les entrées d index 2/ insérer l index proprement dit 1/ Pour créer les entrées : Sélectionner le terme ou l expression voulue, éventuellement avec mise en forme, qui apparaîtra dans l index (gras, italiques, petites capitales, majuscules) ; ne pas sélectionner les espaces avant/après ; capitales et minuscules comptent (= «sensibles à la casse») Insertion > Table et index > onglet Index Puis, deux méthodes utisables, une mot par mot, une automatique : - a) Bouton Marquer entrée (et non OK, servira à insérer l index luimême) > boîte de dialogue Choisir le nom de l entrée d index ou le modifier le cas échéant Cliquer sur Marquer pour créer une entrée d index sur l occurrence choisie (donc réf. à une seule page) : Word a créé un champ après l occurrence, non imprimé, avec renvoi possible à un mot (Voir fleuve), à une page (cas fréquent) ou à une série de pages (mais il faut avant avoir créé un signet dans le texte), que l on peut graisser ou mettre en italique au besoin Répéter l opération pour tous les termes voulus (conseil : en faire la liste dans un fichier à part, intitulé Index, au fur et à mesure de la frappe du texte) Inconvénient : c est long et à faire à la fin pour ne pas en oublier - b) Bouton Marquage auto > boîte de dialogue demandant quel fichier on veut ouvrir pour créer automatiquement les entrées d index enregistrer une expression incluant le champ ( Photographie Séquence Photo ) en insertion automatique Ne pas oublier de rafraîchir la numérotation avant d imprimer Idem que pour Word (plus facile pour la méthode 1 avec OOo) : 1/ Soit marquer les entrées d index une par une 2/ Soit en utilisant un Fichier de concordance 1/ Créer les entrées : Sélectionner exactement le mot dans le texte Insertion > Index > Entrée, puis modifier éventuellement le texte qui sera affiché dans l index en saisissant directement le mot dans la zone (aucune action sur le texte proprement dit) : ce qui est écrit là sera reporté dans l index Si on souhaite que cela soit valable pour toutes les occurrences identiques de ce mot, cocher Appliquer à tous les textes similaires Si on veut créer plusieurs index, les personnaliser en allant dans Insertion d une entrée d index, puis Définir un nouvel index personnalisé et le nommer, ce qui sera le nouveau titre de l index ; puis marquer les entrées d index dans chacun des différents index Ensuite, insérer les différents index lexicaux à l endroit voulu 2/ Ou bien créer un fichier de concordance (idem Word), puis : Insertion > Index > onglet Index, choisir le type (Index lexical) ; cocher la case Fichier de concordance dans les options, puis Fichier pour aller le chercher dans l arborescence

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 9 Ce fichier Index.doc (par ex.), mis dans le même dossier que le document à indexer, = un document Word vierge, sorte de table de concordance à deux colonnes et x lignes : à gauche, le mot ou groupe de mots figurant dans le texte, sans espace, avec la graphie correspondante / à droite, le mot tel qu on veut le voir apparaître dans l index, éventuellement mis en forme : Ex. : Ch. de Gaulle // De Gaulle (Charles), général Autant de lignes dans le tableau que d occurrences écrites différemment dans le texte : Ex., toujours pour la même entrée, dans une autre ligne : De Gaulle // De Gaulle (Charles), général ; idem pour : le Général // De Gaulle (Charles), général (si pas d ambiguïté), etc. Comme pour la méthode 1, il vaut mieux le remplir au fur et à mesure Parcourir l arborescence et ouvrir le fichier Index.doc créé au préalable : le logiciel compile l ensemble des occurrences en une fois et marque les entrées ; vérifier ensuite pour éviter les erreurs d attribution (du genre nord, nordiste et nordique, pour nord ) Astuces : trier les occurrences par ordre alphabétique à partir de la première colonne du tableau pour voir si pas d oubli majeur Intérêt de combiner les deux méthodes : Marquage auto pour tous les mots qui ne prêtent pas à confusion, puis marquage ponctuel pour ceux, tels les noms propres ou les homonymes, susceptibles d être marqués par erreur, ou pour les mots oubliés lors d un premier marquage. En cas d erreur, supprimer directement le champ d entrée d index dans le texte 2/ Insérer l index Situé souvent à la fin, juste avant les tables Insertion > Tables et index > onglet Index, choisir le type d index dans le menu (colonnes, format) et valider : l index se construit où on l a inséré et peut être rafraîchi ou complété si mots oubliés N.B. : On peut créer plusieurs index différents à l aide des champs et de Avant d insérer les divers index, choisir le formatage (Séparateur alphabétique implique qu un lettre sépare chaque groupe de mots ayant cette initiale) : conseillé Actualiser l index avant d imprimer en se plaçant dedans (clic droit)

Conseils pour le traitement de textes (J.-P. Barrière) 10 Se déplacer rapidement dans un document commutateurs, mais c est un peu compliqué! une simple mise en forme différenciée dans un seul index (noms de notions en gras, de lieux en romain, d auteurs en petites capitales, d œuvres en italiques ) suffit souvent N.B. : Un index (comme tout champ) se supprime en le sélectionnant, puis touche Suppr (avec une protection lors du premier effacement) Utiliser la petite icône de navigation (boule avec deux doubles flèches) pour se déplacer de page en page, de champ en champ, de note en note dans le texte, etc. après avoir sélectionné l icône voulue dans le menu et validé (vers le haut pour remonter, le bas pour descendre le texte) Utiliser le Navigateur (assez proche du mode Plan de Word) Il existe beaucoup d autres possibilités : travailler sur de longs documents avec un document maître, utiliser les sauts de section, créer des renvois automatiques et des signets (cf. p. 55), utiliser des macrocommandes, insérer des cadres, zones de texte, objets, graphiques, exploiter des bases de données ou des listes pour du publipostage, etc. Mais ne pas oublier que l intégration des différents logiciels d une suite n est pas toujours optimale et que plus on alourdit le fichier, plus on prend des risques (donc diminuer la définition des images, par ex., pour imprimer).