Guide d utilisation du Logiciel :VSSM Sommaire. Introduction. Paramétrage du système pour une première utilisation Ajourer les bénéficiaires. Ajouter les Magasins : Ajout des utilisateurs. Ajout des droits d accès des utilisateurs. Saisie du Stock de Début (Arrivage). Demande d approvisionnement. Sortie du stock 5. Suivi de l état du stock 6. Ajustement du stock 7. Génération des Rapports 8. Recommandations
) Introduction VSSM est une application web de gestion du stock des vaccins, exploitable dans les différents dépôts des structures de santé (centrales, régionales et locales). Il gère l ensemble du processus de manipulation de vaccin a partir de la demande d approvisionnement, stockage, suivi, sortie, alerte et génération des rapports. Les différents modules du logiciel se conforme aux procédures en vigueur du Ministère de Santé, son utilisation est simple ne nécessite pas des compétences particulières. Il est important de signalé que l exploitation régulière du système est indispensable pour avoir des informations conforme à l état de stock physique et pour générer des rapports s et des statistiques. VSSM est une application WEB qu on peut la consulté de n importe quel ordinateur qui dispose d une connexion Internet et ne nécessite pas l installation de logiciel ou d utilitaire particulier. Pour accéder à VSSM il suffit d ouvrir un navigateur (Internet explorer, Mozella, Google Chrome )et saisir l adresse suivante : 9.95.8.0 dans la barre d adresse. (et non pas dans la fenêtre de google) saisir votre login et Mot de Passe est accéder au système. Chaque utilisateur dispose des droits d utilisations prédéfini par le niveau supérieur, il travaille en autonomie totale et les autres niveaux n ont pas la possibilité de modifier ses donnés. Le système gère les vaccins Par Dose et non pas par flacon donc il est important de prendre ce point en considération lors de l utilisation de VSSM Les case de couleurs jaune sont obligatoires cependant il est conseiller de remplir toutes les cases pour disposer des informations cohérentes et complètes. On peut travailler en mode Brouillon avant de valider ses données pour une meilleure vérification de ses données saisies, il est à préciser ici que les brouillons de sortie réservent la quantité saisie pour le bénéficiaire, Donc les brouillon ne doivent pas durée longtemps, on doit les valider ou bien les supprimer pour une gestion optimale du stock. L utilisateur peut ajuster son stock dans le système conformément au stock Physique à n importe quel situation sans contraintes, cependant chaque situation nécessite un travail particulier qu on va les aborder tous dans ce guide. Enfin le suivi des étapes qui suit permet une exploitation optimale du logiciel et du stock, elle aide l utilisateur à une meilleure organisation et une meilleure gestion.
) Paramétrage du système pour une première utilisation Pour une Première utilisation, l utilisateur doit accomplir 5 taches: Ajourer les bénéficiaires. Ajouter les Magasins : Réfrigérateurs, congélateurs, chambres froides et chambre à température ambiante (Dry). Ajout des utilisateurs. Ajout des droits d accès des utilisateurs. Saisie du Stock de Début. - Ajout des bénéficiaires Les bénéficiaires sont les structures de toute nature qui reçoivent les vaccins de votre dépôt directement. Choisir bénéficiaires ensuite Ajouter et remplir les informations requises enfin appuyer sur le Bouton Ajouter Pour confirmer. - Ajouter les Magasins Les magasins sont essentiellement : Les Réfrigérateur et chambres froides de température Positive(+) entre c - 8 c Congélateurs de température Négatives(-) Chambre à température ambiante (Dry). Il est important de noter ici que le système contrôle chaque magasin pour ne pas permettre de placer un vaccin dans un magasin non approprier dont veillez bien vérifier le type de Magasin (+ ou ou Dry) Choisir Magasin ensuite Ajouter et remplir les informations requises enfin appuyer sur le Bouton Ajouter Pour confirmer.
- Ajout des utilisateurs Les utilisateurs sont les agents et responsables qui travaillent dans le cadre du Programme national de vaccination : Chaque structure Bénéficiaire doit disposer d un utilisateur ou Plus du système. Le premier utilisateur est créé par le niveau supérieur et les autres peuvent être créés par la personne qui dispose les droits dans la structure Bénéficiaire. - Ajout des droits d accès des utilisateurs Chaque utilisateur selon ses taches, disposes de certains droits dans le système : Pour le Premier responsable de chaque structure bénéficiaire il est recommandé d avoir tous les droits pour les autres les droits d accès au données de base et à l ajustement est fourni en cas de besoin uniquement. Nous avons ici la possibilité de supprimer des utilisateurs qui ne font pas partie du groupe qui travaille sur le système ou qui ont été muté vers une autre structure de santé. Sinon il continu à accéder et modifier votre stock.
5- Saisie du Stock de Début Pour Utiliser VSSM l utilisateur doit faire un inventaire de son Stock et relevé toutes les informations possibles :N de lot, date d expiration Stade de PCV, Quantité, Doses, Fabricant, nom commercial Ensuite il doit saisir ces donnée rigoureusement (surtout : N de lot, date d expiration Stade de PCV, Quantité) car la faute de saisie nécessite des ajustements qui sont parfois compliqués si des sorties sont effectué. Sélectionné Arrivage ensuite Stock de début ensuite Arrangement Mixte enfin Ajouter Remplir les Cases en jaunes (obligatoire) et toute autre information disponible(recommandé) pour chaque article et appuyer sur Ajouter jusqu a ce introduire tous les articles (un tableau s affiche en bas de page) Pour consulter un supérieur hiérarchique pour validation veillez enregistrer comme Brouillon Pour arrêter le travail sur le stock de début pour reprendre plus tard (rupture de plus de 5 minute) enregistrer comme Brouillon car les donnée saisie sont temporaire s et vont disparaître si l utilisateur reste inactif durant 5 minute. Pour annuler tout le stock de début avant confirmation appuyer sur Annuler Pour modifier un article ajouter dans le stock de début en cours de saisie choisir Modifier et corriger les erreurs ou bien supprimer cet article Pour Confirmez le stock de début saisie choisir Confirmation Finale 5
) Demande d approvisionnement La Demande d approvisionnement en ligne permet de surmonter les difficultés confrontées lors des commandes avec support papier Délai, collecte des commandes et surtout l échange des données et feedback. Elle permet de fournir une information transparente (stock disponible) en temps opportun. Choisir Donnée de Base ensuite Demande d approvisionnement ensuite Ajouter 6
Choisir un Article puis Edit et changer la quantité demandée ensuite Update, Refaire l opération pour tous les articles Enfin cliqué sur le Bouton Ajouter Consulter et gérer les commandes effectuées : Choisir Donnée de Base ensuite Demande d approvisionnement ensuite gérer Vous pouvez avoir un aperçu sur l historique des vos commande. Vous pouvez aussi modifier une commande qui n est pas encore validé Valider une Commande : Cette commande et réservé aux les utilisateurs qui valide des commandes 7
Choisir Donnée de Base ensuite Demande d approvisionnement ensuite Confirmer Choisir Edit et saisir la quantité accordée pour les articles voulu ensuite Choisir Cocher la case Confirmation pour valider la commande. Coché la case Annulation Pour annuler une commande. 5 ) Sortie du stock Suite à une commande la saisie de la sortie se fait Par bénéficiaire et non pas par article. Les cases en jaune sont obligatoires et les autres sont fortement recommander s ils sont disponibles. Exemple : activité permet de donner des statistiques sur la part de la médecine scolaire et Pèlerinage Vérifier les numéros de lots qui doivent être conforme au sortie physique du dépôt sachant que l ordinateur affiche par défaut l article dont la date de péremption est la plus proche. 8
Choisir un article remplir les cases et cliquer sur Ajouter et refaire la même opération pour tous les articles. Vous pouvez modifier un article en cas de faute de saisie en choisissant Modifier dans le tableau en bas de page de la même manière vous pouvez aussi supprimer un article. Choisir Brouillon avant de valider ses données pour une meilleure vérification de ses données saisies, il est à préciser ici que les brouillons de sortie réservent la quantité saisie pour le bénéficiaire, Donc les brouillon ne doivent pas durée longtemps, on doit les valider ou bien les supprimer pour une gestion optimale du stock. Choisir confirmation Finale pour sortir définitivement la quantité saisie du stock Choisir Annuler pour annuler la sortie entière. Consulter les brouillon pour modification ou confirmation Choisir Sortie ensuite Gérer, cocher Brouillon et choisir le brouillon à afficher Modifier les données et choisir confirmation Finale. 9
Imprimer un bon de sortie : Pour imprimer un bon de sortie Original : Choisir Sortie ensuite Gérer Bon de Sortie, cocher bon de sortie Non Imprimer et choisir le bon à. Pour imprimer une copie d un bon de sortie :Choisir Sortie ensuite Gérer Bon de Sortie, cocher bon de sortie Imprimer et choisir le bon à imprime 5) Suivi de l état du stock Le tableau de bord de l utilisateur est la Première page qui s affiche pour l utilisateur c est la boite de réception qui indique toute évolution dans le système le suivi des informations de cette page permet d avoir une idée claire sur le système et nous guide pour une bonne gestion : Arrivage : nous informe et nous dirige vers les nouveaux arrivages pour les valider. Article proche d expiration : nous indique les articles qui vont expirer dans moins de 90 jours pour agir rapidement. 0
Article au-dessus du niveau de stock Max : nous indique les articles qui sont au-dessus du niveau de stock maximum pour les prendre en considération lors de la prochaine demande d approvisionnement Article au-dessous du niveau de stock MIN : nous indique les articles qui sont au-dessous du niveau de stock minimum pour agir rapidement Bouillon : Nous informe sur les Brouillon qui attendent une validation. Réponses de demandes d ajustement : indique l arrivée d une réponse sur une demande d ajustement d un arrivage Globalement la boite de réception est un indicateur sur la manière de gestion de stock si elle est vide (compte 0) cela veut dire que toutes les taches demandées sont achevées et le stock est en règle. 6) Ajustement du stock Les différents cas qui nécessitent un ajustement sont : Ajustement du stock actuel : (compte physique, La casse, Vole, expiration, périmé )
L inventaire périodique peut signaler un écart entre le stock physique et celui affiché par VSSM (compte physique, La casse, Vole, expiration, périmé ) Pour ces cas l ajustement est comptabilisé comme perte dans les rapports Ajustement de l arrivage : (erreur de frappe) Cet ajustement n est utilisé que pour le stock de début pour tous les utilisateurs à l exception du dépôt central de la DSSB. L erreur est du à une faute de frappe et l ajustement n est pas comptabilisé comme perte dans les rapports 5 Ajustement de la sortie :(erreur de frappe, retrait du marché, retour) L erreur peut être au niveau de La quantité, le numéro de Lot ou le stade de PCV Il peut être signalé par le bénéficiaire ou découvert par soit même. L ajustement n est pas comptabilisé comme perte dans les rapports
5 Ajustement de l expédition : (erreur de frappe du niveau supérieur) Une expédition est un arrivage enligne qu on reçoit dans la boite de réception, le problème se manifeste lorsque l arrivage en ligne ne correspond pas à l arrivage physique (quantité, Numéro de lot, date d expiration. La faute est commise par le niveau supérieur et à lui seul de corriger cet erreur. On ne peut ici qu envoyer une demande d ajustement d une expédition. L ajustement n est pas comptabilisé comme perte dans les rapports 7) Génération des rapports VSSM propose Plusieurs rapport sur l état et l historique du stock, ces rapport sont personnalisés et nous permet de croiser des variables selon le choix et selon le contexte. Les rapports les plus utilisé sont : Stock Actuel, Rapport des transactions, Sortie mensuelle, Distribution annuelle des articles Certain rapport s affiche sous forme de tableau et d autre sont accompagné aves des Graphique.
Stock Actuel Rapport des transactions 8) Recommendation : VSSM est un outil de travail dédier à la gestion des vaccin, sont utilisation optimale permet à l utilisateur d avoir en permanance un apercu claire et global sur son stock de vaccins. Il est fortement recommandé de : saisir régulièrement, les données et faire le suivi en consultant les rapports suivre les message afficher dans la boite de réception valider rapidement des brouillon envoyer les demandes d ajustement si on découvre des erreurs réagir rapidement en cas d alerte etre vigilant lors de l agustement pour éviter les écart et les perte qui s affiche dans les rapports.