Procédure de nomination des directions et conseils des écoles doctorales par intérim Version : Procédure et modalités de nomination des directions et conseils par intérim des écoles doctorales adoptées par le conseil d administration provisoire de l Université Paris en date du 27 janvier 2015 Préambule La nomination des directions des écoles doctorales se fait après accréditation de l école doctorale par le ministre chargé de l'enseignement supérieur, après avis du conseil académique de la ComUE Université Paris Saclay, par le chef d établissement accrédité (selon l arrêté de 2006 relatif à la formation doctorale). La désignation des membres du conseil, se fait selon des modalités adoptées par le conseil d administration de l établissement accrédité (même arrêté). Les directions et conseils des écoles doctorales ne pourront donc être nommés officiellement qu après l accréditation et la mise en place des instances de l université Paris Saclay, probablement pas avant le mois de Juin 2015. Cependant, la rentrée universitaire de 2015 au niveau doctorat se prépare dès Janvier 2015. Les écoles doctorales qui sont renouvelées sans changement significatif de périmètre, peuvent fonctionner avec leurs directions et conseils actuels. Les écoles doctorales qui sont fortement restructurées ne disposent pas actuellement de directions et conseils officiels, bien que les équipes de direction, les porteurs de projet, soient identifiés depuis plus d un an. Ces équipes sont sollicitées et se mobilisent (évaluation AERES, présentation au sénat académique, réunions FCS ) chaque fois que nécessaire et même audelà, pour mettre en place les nouvelles écoles doctorales.
L officialisation de leurs fonctions devient nécessaire. En particulier, elles auront, dès janvier 2015, à traiter toutes les questions relatives à l admission des doctorants qui s inscriront à partir du 01/09/2015 (par exemple : signature d avis sur l inscription transmis à des organismes de financement) et elles ont à préparer l ensemble de leurs futurs outils et procédures de travail (site web, système d information, règlement intérieur etc ). Aussi est-il nécessaire de nommer des directions et conseils d écoles doctorales par intérim, qui pourront agir officiellement sur l ensemble des questions liées à la préparation de la rentrée universitaire de 2015, en attendant que les directions et conseils puissent être nommés pour la durée de l accréditation de l ED. Champ d application Cette procédure doit s appliquer aux écoles doctorales suivantes (restructuration) : ED Interface ED MH ED Smemag ED STIC ED EOBE ED MMIB ED PHENIICS ED SDSV ED SHS La procédure peut s appliquer aux écoles doctorales suivantes, si on l estime utile (renouvellement, avec changement de périmètre) : ED 145 Sciences du Végétal ED 420 Santé Publique ED 425 Innovation Thérapeutique ED 456 SSMMH ED 418 CBMS ED 288 EDOM ED 435 ABIES ED 419 Biosigne La procédure ne s applique pas aux écoles doctorales suivantes (Vague D) : ED 127 A&A ED 129 Sciences de l'environnement ED 564 PIF
Calendrier - Avant le 20/01/2015 : ED Paris Saclay - Listes nominatives des membres pressentis des conseils par intérim, accompagnées d une brève notice biographique (voir modèle ci-après) - Avant le 15/02/2015 : Paris Saclay ED Désignation des conseils par intérim des écoles doctorales. - Avant le 28/02/2015 : ED Paris Saclay Avis du conseil sur le directeur de l école doctorale et les autres membres de l équipe de direction. (Vote) - Avant le 15/03/2015 : Paris Saclay ED Nomination par intérim des directions d écoles doctorales. Procédure Conseil par intérim Les équipes de direction de projet préparent une liste nominative des membres pressentis de leur conseil par intérim. Des notices biographiques brèves doivent être fournies pour chacun des membres, elles doivent comporter au minimum les informations suivantes (nom, prénom, qualité du membre, établissement employeur, unité de recherche de rattachement (sauf pour le membre du conseil administratif ou technique), titre pour lequel le membre est convié au conseil, possession de l HDR ou non, expérience d encadrement de doctorants, le cas échéant pôle de l école doctorale). Cette liste doit : 1) être conforme aux principes exprimés à l article 12 de l arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale,
2) être conforme au dossier de projet AERES déposé en octobre 2013, sauf recommandation de l AERES relative à la composition du conseil, 3) comporter des doctorants qui ont une certaine légitimité à représenter les doctorants, par exemple du fait de leur statut d élus dans un conseil actuel d école doctorale, dans un conseil scientifique d établissement ou en tant que responsables d une association de doctorants. Cette liste est transmise, avant le 20/01/2015, au président de l Université Paris Saclay (via Sylvie Pommier, chargée de mission pour la mise en place du collège doctoral), qui s assurera des points 1), 2) et 3) avec les porteurs de projet. Pour chaque école doctorale, au fur et à mesure de leur arrivée, les propositions seront alors soumises aux chefs des établissements, membres de la ComUE, opérateurs de l école doctorale, pour approbation. Une fois les conseils par intérim approuvés, ceux-ci seront réunis par les porteurs de projets et consultés sur le choix du directeur de l ED par intérim, le cas échéant, des directeurs adjoints par intérim, ainsi que des chargés de mission par intérim, avant le 28/02/2015. Direction par intérim L avis du conseil par intérim sur la direction par intérim de l école doctorale fait l objet d un vote. Modalités de l élection Le porteur du projet informera le président de l Université Paris Saclay (via Sylvie Pommier) des modalités retenues pour organiser le vote du conseil par intérim sur la direction de l école doctorale. Ces modalités font l objet d un cadrage général précisé ci-après. Observateurs L université Paris Saclay, les établissements opérateurs de l école doctorale ou l université Paris Saclay, pourront, s ils le souhaitent, déléguer un ou plusieurs observateurs, qui n interviendront pas dans les débats. Organisation Le porteur du projet déposé à l AERES organise la tenue des élections et préside le conseil jusqu à la nomination du directeur de l école doctorale par intérim.
Il transmet, au minimum une semaine avant la tenue des élections, les notices biographiques des candidats aux membres du conseil par intérim, ainsi que la liste nominative des membres du conseil par intérim et leurs notices biographiques. Le vote peut se faire par voie électronique. L anonymat du vote n est ni imposée, ni préconisée dans un conseil d école doctorale mais, en revanche, il est imposé que les votants soient tous placés dans la même situation concernant l anonymat de leur vote. Par exemple, si une partie des membres du conseil participait à la réunion en télé ou en visio-conférence, et que leur vote ne pouvait pas être rendu anonyme alors le vote des membres du conseil présents physiquement à la réunion ne devra pas être anonyme non plus. Quorum Le quorum est atteint si les deux tiers des membres du conseil se prononcent (66% du nombre de votes moins les votes nuls). Les membres du conseil se prononcent personnellement et ne donnent pas de pouvoir ou de procuration à d autres membres du conseil. Si le quorum n était pas atteint lors de la réunion du conseil, il est préconisé de procéder à un vote par voie électronique. L anonymat des votes n étant pas requis, le vote électronique peut être organisé de manière très simple (chacun peut envoyer son vote par e-mail à l ensemble des membres du conseil, avec copie aux observateurs éventuels). Si à l issue de la consultation par voie électronique le quorum n était pas atteint, alors une consultation supplémentaire serait organisée pour laquelle le quorum ne serait pas exigé. Résultat des votes La résolution du conseil par intérim sur la direction de l école doctorale est adoptée à la majorité des suffrages exprimés (50% du nombre de votes moins les abstentions moins les votes nuls). Elle porte sur l ensemble de l équipe de direction (nom du directeur, le cas échéant, nom des adjoints ou nom des chargés de mission). Des votes intermédiaires peuvent être organisés si nécessaire, mais seul le vote final est attendu. Les observateurs éventuels devront, dans ce cas, être observateurs de l ensemble des votes intermédiaires. L avis du conseil de l école doctorale par intérim sur l équipe de direction par intérim, est assorti du résultat des votes. Il est daté et signé par le porteur de projet et par les observateurs éventuels délégués par les établissements opérateurs ou par l université Paris Saclay. Si la nomination du directeur, de ses adjoints, des chargés de missions requerrait plusieurs votes intermédiaires, ceux-ci n ont pas besoin d être consignés. Le vote final doit porter sur la composition
complète de l équipe de direction, précisant la position de chacun et seul le vote sur le résultat final est demandé. Nominations Le porteur du projet AERES transmet l avis du conseil par intérim de l école doctorale au président de l Université Paris Saclay, qui procèdera à la nomination de la direction par intérim de l école doctorale. Après nomination, le directeur par intérim de l école doctorale est le président du conseil par intérim de l école doctorale. Missions Cette direction par intérim aura pour mission de préparer la rentrée de 2015 et sera assistée par son conseil pour toutes questions relatives à l admission des nouveaux doctorants, à la gestion de la transition des écoles doctorales actuelles vers les nouvelles, ou à la mise en place des outils, règles et procédures pour la rentrée universitaire de 2015. Les autres missions restent remplies par les écoles doctorales actuelles, jusqu au 30/08/2015. Fin de la période d intérim Les nominations du conseil de l école doctorale et de la direction de l école doctorale se feront, au plus tard, 6 mois après que l ensemble des instances de l Université Paris Saclay aient été installées et après que le ministre ait accrédité les écoles doctorales. Ces nominations mettent fin à la période d intérim. Si ces deux conditions conduisaient au fait que ces nominations ne puissent avoir lieu avant le 01/09/2015, alors les directions et conseils par intérim agiraient à partir du 01/09/2015 et jusqu à la date de la nomination de la direction et du conseil de l école doctorale, pour toutes les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l école doctorale.
Notice biographique des membres du conseil (ce dont on a besoin) Nom Prénom Qualité ou Titre Titre auquel le membre intervient dans le conseil de l'ed e-mail établissement employeur Unité de recherche (si pertinent) pole de l'ed (si pertinent) HDR Expérience d'encadrement de doctorants représentants des établissements représentants des unités ou équipes de recherche représentant des personnels ingénieurs, administratifs, techniciens, ouvriers et de service représentants des doctorants personnalités externes compétentes dans les domaines scientifiques personnalités externes compétentes dans les secteurs industriels et socio-économiques concernés Modèle de délibération Délibération du conseil par intérim de l école doctorale Le conseil par intérim de l école doctorale XXX, réuni en date du xx/xx/2015, par le porteur du projet AERES, Mr ZZZ, donne un avis favorable à la nomination par interim de Nom, Prénom, Titre, Unité de recherche, établissement employeur, en qualité de directeur de l école doctorale XXX
Le cas échéant, Nom, Prénom, Titre, Unité de recherche, établissement employeur, en qualité de directeur adjoint de l école doctorale XXX Le cas échéant, Nom, Prénom, Titre, Unité de recherche, établissement employeur, en qualité de chargé de mission pour zzzz, de l école doctorale XXX Nombres de membres du conseil : Nombre de suffrages : Votes blancs : Nombre de suffrages exprimés : Votes pour : Votes contre : Liste d émargement des membres du conseil Nom, prénom, titre, signature si présent physiquement (signature du porteur de projet après la mention «à distance» ou «excusé», selon les cas, sinon) Le cas échéant, liste d émargement des observateurs, Nom, prénom, titre, signature