Quelles formalités pour quels produits? Que dois-je joindre à mes envois de documents? Un document est tout support papier sans valeur commerciale dont le volume est inférieur ou égal à une enveloppe A4. Un document à valeur commerciale est considéré comme une marchandise. De manière générale, il n'est pas nécessaire de fournir d'éléments particuliers pour l'envoi de documents. Cependant, vous devrez parfois établir une facture sans paiement selon les réglementations en vigueur dans le pays de destination. Que dois-je joindre à mes envois de marchandises? Cela dépend de la destination de votre expédition : - pour un envoi en Union Européenne : Il est conseillé de rédiger une liste de colisage portant les marques d'expédition, le nombre de colis, le poids net et brut par colis et le contenu de chaque colis. La facture, même dans le cas d'une expédition de marchandises destinées à la vente, n'est pas obligatoire, sauf dans le cas d'un envoi remis «sous douane». - pour un envoi hors Union Européenne : Envoi commercial hors UE Votre colis doit impérativement être accompagné d'une facture commerciale : - Celle-ci doit être établie sur papier à en-tête de votre société, en 5 exemplaires, en français et en anglais (pour les exportations vers les pays non francophones). - Elle doit également contenir les informations telles que description de la marchandise, origine et destination, valeur pour douane... La signature et le cachet de l'entreprise sont obligatoires pour certaines destinations. Envoi sans paiement hors UE Lorsque l'on parle d'envoi sans paiement, cela signifie que les marchandises transportées ne font pas l'objet d'une transaction commerciale (objets publicitaires, retours pour échange standard, réparation ou destruction, échantillon). Bien qu'il n'y ait pas de paiement, ces marchandises font l'objet d'une déclaration en douane export et import (dans le pays de destination) et doivent, par conséquent, produire des renseignements de base comme la nature de la marchandise, son origine et sa valeur en douane. Votre colis doit donc impérativement être accompagné d'une facture sans paiement : - Elle doit être éditée en 5 exemplaires, en français et en anglais. - La signature et le cachet de l'entreprise sont obligatoires pour certaines destinations. Y a-t-il des marchandises prohibées à l'importation? Oui, il existe des marchandises prohibées ou réglementées à l'importation dans les pays de destination. Renseignez-vous auprès de nos services. La Food & Drug Administration, c'est quoi? Depuis décembre 2003, dans le cadre de la lutte contre le terrorisme, la FDA réglemente les expéditions vers les Etats-Unis pour les envois de produits alimentaires et boissons. Vous devez notamment vous enregistrer auprès de la FDA via ce lien :
www.access.fda.gov/oaa Préparer ses envois documents Les sachets plastiques et enveloppes cartonnées TNT sont conçus pour protéger vos documents, enveloppes et petits articles pendant le transport. RECOMMANDATIONS Pour assurer une bonne protection de vos CD, veillez à insérer vos compact discs dans une enveloppe protectrice avant de les disposer dans une enveloppe ou un sachet TNT. RECOMMANDATIONS Il est préférable d'insérer vos documents dans une enveloppe rigide puis seulement dans une enveloppe TNT ou un sachet TNT. Les risques de pliage ou de déchirure durant le transport seront ainsi plus limités. ATTENTION Veuillez ne pas utiliser les enveloppes et sachets TNT pour l'expédition de marchandises liquides ou fragiles. ATTENTION Préparer ses envois colis Quelques précautions sont à respecter pour expédier vos colis. TNT accepte les emballages originaux propres aux fabricants. 1. Emballages appropriés Le conditionnement de vos marchandises doit être rigide et résistant. Vérifiez le poids maximum admis par le conditionnement que vous utilisez et ne le dépassez pas. Assurez-vous également que le paquet est en bon état et que les arêtes du carton sont intactes, un conditionnement en mauvais état perd de 30 à 60 % de sa résistance aux chocs. Le conditionnement doit être suffisamment grand pour y coller un bon de transport TNT ou une feuille de route sans affecter le contenu du colis. Dans le cas contraire, le contenu doit être placé dans un conditionnement plus grand. Veillez à bien enlever toutes les anciennes étiquettes et codes à barres présents sur le carton. Les conditionnements comportant trop d'étiquettes, de marquages ou étant trop fragiles pour des manipulations normales, doivent être placés dans un second conditionnement.
2. Remplissage et protection Prévoyez une couche protectrice de 5cm environ au fond de votre colis afin d amortir les chocs subits par la marchandise. Les produits les plus lourds et les plus fragiles nécessitent le même type de protection sur les côtés et le dessus du colis. Veillez à envelopper chaque article afin de limiter les chocs. Veillez également à centrer les articles dans le carton, à les éloigner les uns des autres et des bords du carton. Veillez à remplir le carton de polystyrène pour protéger vos marchandises. Les colis TNT n offrent qu une protection limitée pour les articles en métal lourds (exemple : les pièces moteurs automobiles). Les articles de ce type doivent être expédiés dans des colis en carton ondulé scellés et renforcés. Les petits articles métalliques doivent au préalable être emballés dans des sachets plastiques résistants à l intérieur du carton du colis. Les imprimés (magazines, publications ) : s'ils ne sont pas emballés correctement, ces types d articles peuvent être salis ou endommagés. Veillez à ajouter du polystyrène pour limiter le déplacement des articles dans le colis. Les marchandises roulées telles que les tapis, textiles ou papiers. Ces articles doivent être enveloppés dans des plastiques avec les caractéristiques des marchandises collées sur le plastique. Veillez à envelopper les marchandises dans des enveloppes à bulles ou dans des plastiques renforcés avant de les insérer dans un tube en carton. 3. Fermeture des colis L emballage doit vous permettre d y apposer le bon de transport (sur une surface plane), il doit être ainsi placé de telle manière que le code à barres soit lu facilement par nos systèmes de lecture automatique et/ou par les équipes TNT. Pour les colis à bords saillants ou pointus, veillez à couvrir les extrémités de carton ondulé fermement fixé avec du ruban adhésif. Les types d emballage à ne pas utiliser : cellophane, ruban, corde ne doivent pas être utilisés car ce sont des matériaux fragiles ou qui pourraient s accrocher à nos tapis automatiques. TNT se réserve donc le droit de refuser les colis dont les emballages sont interdits. Veillez à fermer vos colis bord à bord à l'aide d'un ruban adhésif. Il est conseillé de cercler le carton dans les deux sens. A noter : Avant de fermer votre colis, mettez une étiquette supplémentaire à l intérieur du paquet ou insérez une carte de visite professionnelle ou un papier à entête avec vos coordonnées et celles du destinataire.
4. Adressage et marquage Veillez à utiliser une étiquette comprenant l'adresse du destinataire ainsi que votre adresse pour le retour éventuel. Indiquez bien le code postal et le téléphone du destinataire sur le bon de transport. Les boîtes postales ne sont pas acceptées. Vous pouvez utiliser au choix : les étiquettes standards bons de transport TNT les étiquettes imprimées par votre logiciel dédié Veillez à supprimer les anciennes étiquettes sur le paquet si besoin et vérifiez que les adresses de l'expéditeur et du destinataire apparaissent à la fois sur l'étiquette du carton et sur le bon de transport. Placez le bon de transport sur la surface supérieure du paquet. TNT ne peut pas assurer la conformité aux inscriptions d'orientation telles que "VERS LE HAUT". Attention de ne jamais couvrir le code à barres. 5. Expédition des colis A faire Placez le bon de transport TNT sur l'extérieur et sur la partie supérieure du paquet. Assurez-vous que l'étiquette a été correctement imprimée car le code à barres est indispensable à l'expédition et la bonne livraison de votre colis ; les étiquettes mal imprimées peuvent être une cause de retard. N'apposez qu'une étiquette TNT sur votre colis. Veillez à la conformité des étiquettes notamment pour la taille du code à barres. A ne pas faire Ne collez rien sur le bon de transport TNT, et plus particulièrement sur le code à barres. Ne placez pas le bon de transport sur le coin du paquet. Ne pliez pas le bon de transport. Ne rayez pas le bon de transport TNT. Préparer ses envois palettes Expéditions Internationales uniquement Les marchandises pesant plus de 30 kg doivent être palettisées pour favoriser la stabilité, assurer une protection supplémentaire à votre expédition et permettre le transport grâce à un chariot élévateur. Veillez à suivre les instructions suivantes pour palettiser votre expédition.
Palettes Une palette en bois, plastique, métal, panneau de particules agglomérées, doit avoir un format standard pour l'utilisation d'un chariot élévateur. Hauteur sous palette de minimum 15 cm. Dimensions standards (normes européennes) des palettes : > 120 cm de longueur > 80 cm de largeur > 15 cm de hauteur Poids maxi : 1 000 kg Longueur maxi autorisée : 180 cm Caisses palettes De nombreuses sociétés utilisent aujourd hui les caisses-palettes en carton ondulé pour expédier leurs marchandises. Elles sont utilisables pour le transport aérien et sont aussi efficaces que les palettes en bois. Elles sont souvent plus légères et plus faciles à recycler. Cependant, ces types de palettes peuvent perdre leur rigidité avec l humidité si elles ne sont pas traitées pour résister à l eau. Renseignez-vous donc auprès de votre fournisseur pour vérifier que vos caissespalettes répondent bien à ce type de contraintes. Lorsque vous chargez vos colis, veillez à les disposer alignés afin d'optimiser la stabilité de l'ensemble. Veillez à ne pas préparer de palettes pyramidales qui ont de grands risques de basculer.