DES UTILISATEURS DE L INFORMATIQUE ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS

CUI 2013-2014 1.2 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Vice-rectorat aux affaires administratives et financières COMITÉ DES UTILISATEURS DE L INFORMATIQUE ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS 2012-2013 PROCÈS-VERBAL de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications qui s est tenue le 14 décembre 2012 à 9 h 00, à la salle de réunion DS-8310 du Pavillon J.-A. DeSève PRÉSENCES : BERBICHE, Mohcine BUONGIORNO, Anne DOMINGUEZ, Hugo DUONG, Anh Tuan FOURNIER, Vincent SIMARD, Daphnée FUSARO, Magda GIRARD, Daniel GOYETTE, Monique LEMAY, Graciel RAYMOND, Éric SIMONEAU, Marcel TALBOT, Stéphane TREMBLAY Jean-François SITel (observateur) SITel SITel (observateur) Vice-rectorat aux affaires administratives et financières Faculté de communication Faculté des sciences humaines École des sciences de la gestion (présidente) SITel (observateur) Vice-rectorat aux affaires administratives et financières SITel (observateur) Faculté des arts SITel (secrétaire du CUI) SITel (observateur) Bureau de la vice-rectrice au soutien académique et à la vie étudiante

ABSENCES : BASCUNAN-VASQUEZ, Nilovna LÉVEILLÉE, Johanne LING, Ting Sheng ROBITAILLE, Dominique ROBITAILLE, Pierre GROULX, Brigitte NGUYEN, Tuong Van RIOPEL, Martin SÉGUIN, Normand Représentante des étudiants Représentante des chargés de cours Faculté de science politique et de droit Bureau du vice-recteur à la recherche et à la création Vice-rectorat aux ressources humaines Vice-rectorat à la vie académique Vice-rectorat aux affaires publiques et aux relations gouvernementales et internationales Faculté des sciences de l éducation Faculté des sciences -------------------------------------------------------- La réunion est présidée par Madame Magda Fusaro Mme Fusaro souhaite la bienvenue à Mme Daphnée Simard et demande un tour de table pour la présentation de chaque membre. Les points suivants sont proposés par Mme Fusaro en varia : Rapport du sous-groupe de travail sur la migration des postes vers Windows 7 ; Implication des usagers dans les projets TI ; Mise en quarantaine des courriels. 1. Lecture et adoption de l ordre du jour Sur proposition de M. Éric Raymond appuyé par M. Jean-François Tremblay, l ordre du jour est adopté à l unanimité avec les modifications exprimées en séance. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion du 9 juin 2012 Mme Magda Fusaro propose la lecture et l adoption du procès-verbal. Sur proposition de Mme Fusaro appuyée par M. Vincent Fournier le procès-verbal de la réunion du 8 juin 2012 est adopté à l unanimité avec les modifications mentionnées. Suivis au procès verbal de la dernière réunion Page 2

Mme Buongiorno mentionne que les suivis sont à l ordre du jour et invite Mme Goyette à faire le point sur le PDTI (plan directeur des technologies de l information). À ce sujet, Mme Goyette ajoute être en attente des orientations de la Direction, qu il n y a pas encore eu de discussion à cet effet et que nous devrions en savoir plus en 2013. 3. Projet SIGA3 Mme Fusaro invite M. Lemay à présenter ce point. M. Graciel Lemay souligne que 2012 est une année axée sur la stabilisation, la consolidation et la mise en place du comité de gouvernance. Une attention particulière a porté sur le suivi des demandes de correctifs. Selon Mme Buongiorno, il est à noter que le vérificateur externe a identifié le suivi par le comité de gouvernance comme une priorité. D autre part, M. Lemay mentionne qu un autre module est sur la table à dessin pour répondre aux besoins du Vice-rectorat à la recherche. Ce module (IFR) sera connecté à SIGA3. Mme Buongiorno ajoute qu il faut aussi considérer l arrimage avec le projet Image et finaliser un plan de réalisation avec les fiduciaires selon les besoins et les attentes. Les priorités sont établies par le comité de gouvernance présidé par Mme Goyette. À propos de la collaboration avec l UQ, nous poursuivons une entente de collaboration sans entente formelle afin de valider un modèle qui pourrait par la suite être présenté aux instances respectives UQ et UQAM pour approbation. L objectif est d en arriver à une entente formelle. À propos de la mise à niveau d Oracle 10, M. Lemay souligne l importance de réaliser d abord la mise à niveau de SIGA3. En parallèle, des discussions ont lieu avec le Vice-rectorat aux ressources humaines concernant un nouveau modèle pour le recrutement et faciliter l ajout de ressources. Mme Goyette fait remarquer que SIGA3 n a pas été encensé au lancement et qu il ne faut pas oublier les usagers. Il importe maintenant de tenir compte du niveau de satisfaction des utilisateurs et de porter une attention particulière à la gestion des portefeuilles des projets administratifs et académiques à l UQAM. Mme Fusaro demande une clarification sur la question du code source de SIGA3 partagé avec l UQ. Le code source appartient à l UQAM et à l UQ. Mme Buongiorno précise que le système à l UQ porte le nom de Saphir et qu à terme, si les conclusions démontrent qu il y n y a pas d avantages réciproques à collaborer pour le développement, chacun pourrait faire progresser son système à sa manière. La prochaine année sur la validation du processus sera déterminante selon Mme Buongiorno. Page 3

4. Bilan de la sécurité informatique M. Dominguez présente les faits saillants de son bilan et mentionne que l accent a été mis sur le changement de format du rapport. Les incidents sont maintenant présentés par couche de protection pour souligner l efficacité des points de contrôle. Selon ce bilan, la dernière année s est distinguée par une réduction notable du nombre d incidents. Mme Buongiorno ajoute que ce bilan sera déposé au CA de l UQAM tel que le règlement le demande et le nouveau modèle démontrera les gains suite aux investissements réalisés en sécurité informatique. En ce qui concerne les pourriels, M. Dominguez souligne qu il y a une diminution à l échelle mondiale, mais qu environ 130 millions de pourriels ont encore été bloqués à l UQAM pendant la dernière année. Le réseau privé virtuel a permis de limiter les accès non autorisés; près de 106 000 sessions de travail ont été ouvertes et 1500 personnes se sont connectés au moins une fois. Plus de 6000 attaques vers des serveurs externes ont été bloquées. À propos de la sécurité des serveurs, bien qu il y ait eu quelques incidents, aucun de majeur n a été détecté pendant la dernière année. Des analyses se déroulent chaque mois, chaque serveur institutionnel est analysé systématiquement mais sur demande, il est possible de faire des tests spécifiques de sécurité. Par contre, plus de plaintes ont été notées à propos du non respect de droit d auteur avec l utilisation des postes de travail; de nouveaux équipements seront installés pour une meilleure protection sur cet aspect. Concernant les attaques de virus, cette année fut la première où des postes Mac ont été visés par des attaques (Flashback); mais il est à noter que tous les mac avec la solution antivirus institutionnelle ont été à l abri de ce problème. La sécurité des applications a aussi fait l objet d une attention spéciale par des tests spécifiques notamment UQAM Mobile, afin d identifier des failles et de prévenir le vol d information. Mme Buongiorno fait remarquer que les tests d intrusion pour 2012-2013 ont déjà débuté et qu ils sont d autant plus importants cette année car le plan d investissement en sécurité tire à sa fin. Les résultats permettront d évaluer la rapidité d intervention du personnel du SITel qui n est pas informé sur la nature et les dates des attaques planifiées. Le bilan ne prend pas en compte plusieurs autres initiatives qui seront mises en lumière dans le rapport au conseil d administration. Mme Goyette demande où l UQAM se situe en sécurité dans le réseau universitaire québécois et quelle sera la suite à ce plan. Selon M. Dominguez, l UQAM n est pas loin derrière l Université McGill mais la plupart des autres établissements commencent à nous rattraper. Car tous utilisent la majorité des mêmes outils avec une bonne collaboration inter universitaire. Par ailleurs, ce bilan permet de mesurer la progression des outils en Page 4

sécurité informatique pour calculer leur rentabilité par rapport aux gains de protection pour l UQAM. Mme Buongiorno rappelle que ce projet fut présenté il y a 5 ans et que ces dernières années l UQAM a été chef de file auprès des autres universités en sécurité informatique. Mme Fusaro demande si les cas de plagiat s inscrivent dans les activités de sécurité informatique. Pour M. Dominguez, il peut y avoir des vérifications sur demande, par exemple dans des cas où des informations sensibles ont été obtenues sans autorisation. M. Simoneau ajoute qu il y a quelques demandes de vérification dans Moodle à chaque année. Mme Fusaro fait remarquer à Mme Goyette qu il y a une perception chez des collègues du SPUQ que les investissements en sécurité sont non requis et donc compte tenu du renouvellement de la convention, qu il serait utile d informer le comité exécutif du SPUQ que l investissement en vaut la peine. Mme Buongiorno ajoute que cet investissement fut de 3.6 millions sur 5 ans. Mme Goyette souligne que ce rapport sera présenté au CA UQAM en présence de professeurs représentant le SPUQ qui reçoit aussi une copie des dossiers. Mais si nécessaire à la demande du SPUQ, une rencontre pourra avoir lieu sur la sécurité informatique. Mme Buongiorno mentionne que le projet de remplacement des postes de travail se déroule bien avec le SPUQ et que la sécurité informatique peut aussi faire l objet d une bonne collaboration. Mme Fusaro conclut en ajoutant que les conférences sur la sécurité ont été appréciées par la communauté. 5. Rehaussement de GIP M. Dominguez fait le point sur le rehaussement de GIP et informe le CUI que cette procédure exige d abord la migration des serveurs d authentification à Windows 2008R2 et qu une fois cette opération complétée, les étapes de la migration des boîtes de courriels vers Exchange 2010 (permettant d accroître le quota de chaque boîte à 1Go) pourra s amorcer. Cette migration est un processus complexe qui demande une vérification des scripts pour s assurer du bon fonctionnement continu des deux environnements de boîtes de courriels durant la période d opération en parallèle des deux environnements. Ensuite un plan de communication doit être préparé, car la migration ne s effectuera pas de la même façon pour tous les usagers. Mme Buongiorno ajoute que quelques groupes d utilisateurs ont été choisis pour roder l opération de migration : d abord le SITel, puis quelques services et personnes ainsi que des membres volontaires de la communauté. Il faudra aussi tenir compte des appareils mobiles. L échéancier fut décalé, la prudence est de mise et il faut faire cohabiter deux environnements pendant le temps de la transition sur plusieurs mois. Ce projet a débuté il y a un an avec l analyse et la planification de l architecture cible. Page 5

M. Dominguez confirme que les utilisateurs de Mac ont rencontré des problèmes lors de la première mise en place des équipements et qu une erreur de certificat de sécurité persiste. Cette erreur non-bloquante sera résolue une fois que les boîtes des utilisateurs auront été migrées vers Exchange 2010 et que ces derniers auront migré d Entourage 2008 à Outlook 2011. Mme Fusaro s interroge sur le fait que les problèmes avec le MAC surviennent seulement dans l environnement UQAM et non à domicile, ce à quoi répond M. Dominguez que cette situation s explique par une configuration distincte entre la méthode d accès à l UQAM par rapport à l externe. Un article du prochain Bulletel à paraître en décembre portera sur l architecture Exchange. 6. Mise à niveau du réseau filaire et sans fil; pavillon SU et nouvelles salles de cours au PK M. Girard résume l urgence d une mise à niveau du réseau filaire en rappelant que le réseau actuel date de 2004 et que sa durée de vie de 7 ans est dépassée, ce qui pose un risque pour l UQAM. Le projet de rehaussement du réseau est estimé à environ 20 millions de dollars incluant 5 millions pour l infrastructure électromécanique (électricité d appoint et d urgence). Actuellement, le dossier d appel d offres est en révision au Service des approvisionnements et au Service des affaires juridiques puis une présentation sera faite au RGD de janvier 2013. Mme Buongiorno fait remarquer qu à l opposé du projet actuel de migration, celui de 2004 ne représentait pas le même enjeu, car le projet portait entièrement sur un nouveau réseau qui fut réalisé en un court échéancier de 13 mois. La prochaine migration sera différente, car l UQAM est en mouvance sur le plan de l occupation des espaces; il faudra donc tenir compte du PDI et de son calendrier de déploiement. De plus, étant donné que l estimation du déploiement pour les équipements d'accès dans chacun des pavillons est d environ 5 ans, ce projet de rehaussement des accès devra être complété en 3 ans pour assurer l uniformité des équipements pour la maintenance des équipements et réduire le risque associé au maintien du réseau actuel. Cela exigera une collaboration étroite entre le SIE et le SITel. La préparation du devis des travaux a demandé environ un an sans compter qu il faudra ajouter environ 6 mois pour la gestion de l appel d offres. Ce projet devient essentiel, car plusieurs composantes de l infrastructure actuelle sont désuètes et difficiles à obtenir en cas de bris. De plus, les équipements du réseau sans fil devront aussi être renouvelés en tenant compte des nouvelles technologies que supporte le réseau filaire. M. Girard fait remarquer que seulement 15% des espaces à l UQAM sont couverts par le réseau sans fil et que l augmentation de ce dernier doit se faire en parallèle au rehaussement du réseau filaire afin d assurer la compatibilité des équipements et l uniformité des bornes dans tout le campus. Ce projet d implantation du réseau sans fil représente un investissement de 3,6 millions de dollars. Mme Buongiorno ajoute que depuis quelques années l ajout de bornes sans fil est financé sur l enveloppe de 60 K$ Page 6

dédiée à l enseignement sous la responsabilité de la Division des services à l enseignement et à la recherche, pour les besoins des étudiants. Puisque l expansion du réseau sans fil fera partie du projet de rehaussement du réseau, M. Simoneau présentera au CUI un nouveau projet pour les étudiants. M. Girard mentionne que suite au déménagement de la Téluq, la Division des services réseaux va prioriser le pavillon SU, car de nouvelles salles de cours médiatisées devront être installées pour l automne 2013. Mme Goyette apporte quelques précisions sur la question du financement de ce projet. Elle explique que l UQAM suit un plan de retour à l équilibre budgétaire. Chaque année, un objectif de déficit est calculé sur la base de l évolution des clientèles étudiantes. Depuis trois ans, cette hausse est plus importante que prévu et en autant que l UQAM respecte l objectif de déficit à ne pas dépasser, des virements peuvent être faits vers le fonds d immobilisation pour une réserve appelé «solde de pourvu» : cela permet d emprunter à même la marge de crédit de l UQAM pour le financement de projets. Cela équivaut à une autorisation de crédit, ce qu aucune autre université ne peut faire. D autre part, Mme Goyette souligne que la grève étudiante du printemps dernier représente une perte de 7 millions de dollars (sur un coût total de 19 millions) et que le pronostic s annonce mauvais pour janvier. Si la tendance se maintient, l UQAM aura besoin de 500 EETP pour maintenir l équilibre budgétaire, sans tenir compte des compressions demandées par le ministre de l Éducation. 7. Migration vers Windows 7 M. Berbiche mentionne que la migration se déroule bien. Environ 200 postes ont été complétés à un rythme d environ 100 par mois; quelques services dont ceux des bibliothèques et des immeubles et de l équipement collaborent au projet et d ici la fin avril la migration d environ 600 postes sera complétée. Par contre, M. Berbiche fait état de quelques imprévus survenus au cours de cette opération. Plusieurs usagers n ont pas répondu au courriel envoyé car ils ne se sentaient pas concernés par l opération de migration. De plus, étant donné une baisse de coûts estimés par cette migration, M. Berbiche a demandé que le budget soit réduit en proportion. Mme Buongiorno mentionne donc avoir diminué l enveloppe de 800 K$ à 500 K$ tout en se gardant une petite marge de manœuvre. Mme Goyette souligne que toute économie sur ce projet sera versée au fonds consolidé. À terme, Mme Buongiorno fait remarquer que le parc des postes de travail sera à jour en très grande partie. M. Éric Raymond demande quel est l horizon prévu pour Windows 8. M. Berbiche répond que selon la firme Gartner cette migration ne se fera pas avant 2015 dans les organisations; de plus l interface de Win 8 requiert un écran tactile car cette version a surtout été conçue pour les appareils mobiles. Le SITel réalise déjà des tests sur Win 8 et Page 7

les premières impressions sont que Windows 8 ne sera pas un succès ou une nécessité comme c est le cas pour la version 7. M. Dominguez ajoute qu en effet, les premiers tests démontrent que Windows 8 ressemble à une version de Windows 7 pour appareil mobile. La majeure partie des coûts porte sur le rehaussement des postes de travail afin de pouvoir supporter Windows 7 d ici juillet 2014, date annoncée pour la fin de Windows XP et il n y aura plus de correctifs de sécurité. Donc pour un souci de sécurité informatique, cette migration doit être complétée pour le printemps 2014 selon Mme Buongiorno. 8. Rappel des Mac relié aux disques rigides M. Berbiche explique le rappel qui porte sur 130 disques parmi les 500 qui ont été recensés. Le principal défi porte sur la préservation du contenu de chaque disque et par conséquent quel outil doit être utilisé pour la copie de sauvegarde compte tenu que les solutions habituelles ne sont pas adéquates. Le contenu des disques à remplacer doit être détruit selon une recommandation du Service des affaires juridiques. M. Berbiche mentionne avoir acquis deux appareils qui peuvent à la fois copier les contenus à transférer et détruire le contenu des disques à retourner chez Apple en conformité avec les normes de sécurité. La procédure implique qu un technicien se déplace au local de chaque usager concerné. M. Berbiche souligne que l intégrité des données est sous sa responsabilité et qu une durée de trois ans est accordée pour ce rappel des disques. Par contre M. Berbiche mentionne que dès qu un nouveau disque de remplacement est reçu, qu il est tenu de retourner le disque défectueux dans un délai de 3 jours exigé par Apple. M. Vincent Fournier demande une explication sur le protocole recommandé par la GRC pour la destruction des données. Selon M. Dominguez, à l UQAM le processus comprend deux phases : une déclaration par l usager sur la possession de données confidentielles et la destruction des données par le SITel. Cependant la GRC peut suivre trois options : 1) Si les données ne sont pas confidentielles, seul un reformatage du disque suffit; 2) Si les données sont confidentielles, de fausses données sont copiées et le disque est reformaté, ce qui en théorie fait que les données d origine sont irrécupérables; 3) Si les données ont une incidence sur la sécurité nationale, le disque est détruit. 9. Enveloppe de base dédiée pour l enseignement M. Simoneau présente un nouveau projet à être financé sur l enveloppe de base dédiée pour l enseignement. Depuis quelques années, le CUI a approuvé l utilisation de ce budget pour l ajout de bornes sans fil en priorité pour les besoins des étudiants dans les facultés et les espaces de travail de l UQAM. M. Simoneau explique que puisque le réseau sans fil a fait Page 8

l objet d un réinvestissement prévu au rehaussement du réseau filaire, l enveloppe pour l enseignement devient disponible pour un autre besoin croissant des étudiants : l expansion du service d accès à distance aux logiciels des laboratoires sectoriels. M. Simoneau fait remarquer que l accès à distance à des logiciels installés dans les laboratoires sectoriels est de plus en plus demandé par les étudiants et enseignants. Un projet pilote accepté par le CUI il y a quelques années a permis de tester la technologie CITRIX, principalement au laboratoire de la Faculté des sciences. Le nouveau projet qui verra le jour au printemps 2013 offrira dans un premier temps un total de 100 licences concurrentes (CITRIX) pour les étudiants de toutes les facultés et école pour une trentaine de logiciels parmi les plus utilisés dans tous les laboratoires. De plus, l infrastructure informatique pour ce service sera rehaussée et consolidée pour assurer une disponibilité en tout temps. L enveloppe de 60K $ sera utilisée pour le rehaussement de serveurs et les coûts de licences supplémentaires (Citrix, Windows 2008 R2 et TS Cal). La nouvelle infrastructure sera conçue pour évoluer en fonction de l évolution des besoins. Sur proposition de Mme Magda Fusaro, secondée par M. Vincent Fournier l utilisation de l enveloppe dédiée pour l enseignement proposée par M. Simoneau pour l année 2012-2013 est adoptée à l unanimité. 10. Moodle 2.3 et les projets ENA M. Simoneau rappelle que son équipe est dans une phase intensive de développement de la nouvelle version de Moodle. Mais que cette nouvelle version nécessitera aussi la mise à jour des environnements numériques d apprentissage qui sont rattachés à Moodle. M. Simoneau mentionne qu en prévision de ce surcroît de travail, le CIENA avait recommandé l hiver dernier auprès de la direction l ajout d un analyste Moodle dans l équipe ; ce qui fut accepté pour 2012-2013 et 2013-2014. Un nouvel analyste a donc rejoint l équipe de développement en septembre dernier, M. Johny Tsheke, titulaire d une maîtrise en informatique de l UQAM. M. Simoneau mentionne aussi que M. Daniel Tremblay, technicien dans l équipe depuis les débuts des projets WebCT et Moodle, a pris sa retraite après plus de 30 ans de service au SITel. C est M. Sylvain Dozois, d une autre division du SITel qui le remplace depuis le 1 er octobre. M. Simoneau invite Mme Hélène Bouley à se joindre au CUI afin de présenter une démonstration d un cours de Mme Fusaro qui sera le premier à être supporté par la nouvelle version Moodle. Mme Fusaro explique les nouvelles fonctionnalités offertes par Moodle 2.3 et souligne qu il reste du travail à faire sur l interface visuelle. M. Vincent Fournier se dit impressionné par cette démonstration qui selon lui permettra d offrir aux enseignants une plateforme de haut niveau pour supporter les cours et projets ENA. Page 9

11. Projet de gestion des identités M. Talbot présente l état d avancement de ce projet et rappelle qu il fut lancé à la fin de 2009 avec quatre principaux objectifs : 1. utiliser un code d accès unique; 2. simplifier l accès aux ressources informatiques par un identifiant unique; 3. offrir aux utilisateurs des outils en ligne de gestion du mot de passe; 4. définir une politique plus stricte de gestion des mots de passe. M. Talbot mentionne que le groupe de travail créé en 2009 a piloté une collecte des besoins auprès des utilisateurs à l UQAM et que cela a donné lieu au début de 2012 à un mandat octroyé à une firme pour définir l architecture, évaluer les solutions disponibles et émettre des recommandations pour la mise en place du service. Trois volets prioritaires dans ce projet ont été identifiés dans le rapport du consultant : 1) la gestion des accès par le web; 2) la création d un répertoire d entreprise; 3 ) les outils pour la gestion des identités. M. Talbot mentionne que la gestion des accès par le web a été appliquée pour la première fois avec Moodle. La revue des besoins de l UQAM a permis de constater que l outil actuel (en logiciel libre) répond aux besoins de l UQAM et qu il n y a pas un avantage notable à migrer vers une autre solution commerciale ou en logiciel libre. À propos du répertoire, celui-ci devra contenir les identités de tous les utilisateurs de l UQAM, avec leurs rôles et appartenances à divers groupes. M. Talbot souligne qu il y a beaucoup de solutions dans le marché mais les technologies Microsoft et Oracle sont privilégiées car déjà utilisées au SITel. Pour ce répertoire, les solutions en code source ouvert ne conviennent pas car elles ne rencontrent pas les critères pour une haute disponibilité. M. Dominguez ajoute que la solution commerciale est relativement peu coûteuse et que le SITel possède l expertise pour sa mise en place. Selon M. Talbot, la gestion des identités est la partie la plus complexe car cette solution devra supporter plusieurs utilisateurs avec des profils différents, des périodes de travail diversifiées à l UQAM et des appartenances à plusieurs profils à la fois. M. Talbot présente cinq produits de gestion d identités qui ont fait l objet d une évaluation : Page 10

1) Aegis, le seul outil spécialisé pour le milieu universitaire mais non déployé au Québec et au Canada; 2) CA, un outil le plus utilisé et reconnu comme le leader dans ce domaine; 3) ForgeRock OpenIDM, un outil à code source ouvert, dérivé de Sun et qui est la solution la plus répandue; 4) FIM une solution Microsoft basée sur l «Active Directory»; 5) La solution d Oracle utilisée à l Université de Montréal et l Université Laval. L évaluation démontre que dans l ordre, la solution Microsoft se distingue, suivie de celle d Oracle, puis celle de Aegis. La solution à code source ouvert n a pas été jugée assez mature. M. Talbot précise que l analyse de coût de chacune de ces solutions couvre un horizon de 5 ans. En complément, Mme Buongiorno souligne que le recrutement d une ressource spécialisée pour le service de l authentification est difficile. Ce problème sera amplifié avec plusieurs départs à la retraite d ici les prochaines années, compte tenu que le recrutement devra se faire dans des secteurs de compétences pointues et que les postes actuels ne correspondent pas aux nouveaux besoins en technologies de l information. M. Dominguez ajoute que certains profils d expertise sont rares, comme celui de la gestion des identités. M. Talbot présente la recommandation du SITel compte tenu du rapport d évaluation. Il y aurait deux preuves de concept : une avec la solution Microsoft et l autre avec la solution Aegis, spécialisée pour les universités et à cause de leur orientation qui semble intéressante. L expertise du milieu universitaire de Aegis sera vérifiée par la preuve de concept. M. Talbot ajoute que la preuve de concept permettra aussi d obtenir des connaissances pour la formation du personnel du SITel. Mme Buongiorno mentionne qu une enveloppe de 500K $ a été octroyée pour ce projet. Mme Fusaro demande qui a été consulté pendant cette évaluation. M. Talbot mentionne tous les principaux groupes d utilisateurs, les services, les équipes du SITel comme celle de Moodle et l équipe de M. Ostiguy. Mme Buongiorno ajoute que le service sera semblable à celui utilisé par les banques, c'est-à-dire que pour l usager, l utilisation se devra d être simple, peu importe la plateforme utilisée. M. Vincent Fournier fait la suggestion suivante à titre de professeur en communication et d utilisateur : il considère que ce projet est une opportunité de branding pour le nouveau service car il faudrait éviter que le portail soit perçu comme le «portail UQAM-Microsoft». Selon M. Dominguez tout ce qui reliera l UQAM à Microsoft en termes de marque de commerce sera masqué pour les utilisateurs. Page 11

12. État des travaux académiques M. Lemay présente les travaux réalisés par le comité de gestion des projets académiques. Dans le cadre du projet Alpha 2, M. Lemay mentionne entre autres le remplacement des VAX par la technologie Alpha, l ajout de nouvelles composantes technologiques, l élimination du pro Pascal. Tout le code du dossier académique doit être révisé en vue de la mise à jour de la prochaine version de la base de données Oracle. Mme Buongiorno ajoute que l objectif est que le projet Alpha soit supporté sur toutes ses couches. M. Lemay mentionne que l échéancier du projet a été ralenti par des mouvements de personnel, mais qu une entente spéciale avec M. Dozois permettra de compléter une phase importante pour le congé des fêtes. M. Lemay fait le point sur un 2 ième projet important, la déclaration de la clientèle étudiante ; le développement se déroule tel que prévu en respectant le calendrier et des tests auront lieu en février. À propos du volet «Commande de cours et horaire maître», M. Lemay souligne que c est une application vétuste et lourde à gérer ; des rencontres sont prévues dans les facultés/école pour présenter le nouveau produit qui est développé en collaboration étroite avec le Service du soutien académique. Une nouvelle ronde de tests sera bientôt planifiée avec les facultés/école afin de continuer à améliorer l application. Mme Buongiorno insiste sur le caractère complexe de l horaire maître et que la solution de remplacement sera beaucoup moins lourde à gérer pour un gain substantiel. Mme Fusaro soulève une problématique pouvant être reliée avec l implication des usagers au point ajouté en varia. Selon Mme Fusaro, la refonte de la matrice sans consultation fait en sorte qu il ne lui est plus possible de saisir des numéros de groupes cours. M. Lemay mentionne avoir collaboré avec le SSA pour identifier les intervenants parmi des utilisateurs et fait remarquer qu une des problématique avec un large groupe d utilisateurs est d obtenir des informations représentatives du groupe ; le comité a donc opté pour la stratégie de travailler avec un petit groupe d utilisateurs pour créer un premier prototype et d impliquer ensuite toutes les facultés/école, dont l ESG pour des discussions spécifiques. M. Lemay présente un autre projet, la refonte de la banque de cours et programmes. Les données présentées sur les programmes dans les différents sites web ne sont pas toujours cohérentes. Afin de pallier à ce problème une nouvelle base de données sur les programmes et cours est en développement. Celle-ci sera utilisée comme base pour la refonte du site du Registrariat. Cet outil centralisé de gestion des informations pour les programmes sera disponible en même temps que la mise en production du nouveau site du Registrariat. Page 12

M. Jean-François Tremblay demande si le service web sera utilisé pour consulter l application sur les bourses de l UQAM, dont le fiduciaire est le Service à la vie étudiante. Selon M. Lemay c est effectivement ce qui est prévu. VARIA 1. Rapport du sous-groupe de travail sur la migration des postes vers Windows 7 (M. Berbiche) M. Berbiche résume les grandes lignes du rapport du comité de travail sur la migration des postes dans certaines Universités, daté du 31 octobre 2012, sous l égide de la Direction de la gouvernance et de la gestion des ressources informationnelles dans les réseaux (DGGRIR). Ce comité était composé des membres suivants : M. Jean-Marc Arsenault de l Université Laval, M. Braham Benhacine de la DGGRIR du MELS, M. Mohcine Berbiche de l UQAM, M. Jacquelin Falardeau de la DGGRIR du MELS et M. Daniel Raymond de l UQTR. 2. Implication des usagers dans les projets TI (Mme Fusaro) Ce point a été abordé pendant la discussion sur l état des travaux académiques. 3. Mise en quarantaine des courriels (M.Fusaro) Cette question a été discutée au point 5 sur le rehaussement de GIP. La réunion se termine à 13 heures. Page 13

Extrait du procès-verbal de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications tenue le vendredi 8 juin 2012 à 9h30, au local DS-8310 sous la présidence de Madame Magda Fusaro. Adoption du procès-verbal RÉSOLUTION CUI-12-13-01 ATTENDU le dépôt du procès-verbal CUI 1.2 de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications de l année 2012-2013 qui s est tenue le 8 juin 2012; ATTENDU que le vote n est pas demandé; Sur proposition de Mme Magda Fusaro secondée par Mme Johanne Léveillée IL EST PROPOSÉ QUE le Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications ADOPTE le procès-verbal avec les modifications mentionnées. ADOPTÉ À L UNANIMITÉ Page 14

Extrait du procès-verbal de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications tenue le vendredi 8 juin 2012 à 9h30, au local DS-8310 sous la présidence de Madame Magda Fusaro. Enveloppe d investissement dédiée à l enseignement affectée pour 2012-2013 au développement du service d accès à distance aux logiciels pour les besoins des étudiants RÉSOLUTION CUI-12-13-02 ATTENDU ATTENDU ATTENDU la répartition proposée pour le budget d investissement du SITel pour 2012-2013 l enveloppe de base dédiée pour l enseignement pour 2012-2013 que le vote n est pas demandé; Sur proposition de Mme Magda Fusaro secondée par M. Vincent Fournier IL EST PROPOSÉ QUE le Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications ADOPTE l utilisation de l enveloppe de base dédiée pour l enseignement en 2012-2013, à l expansion du service d accès à distance aux logiciels pour les étudiants et enseignants. ADOPTÉE À L UNANIMITÉ Page 15