Règles opérationnelles pour la gestion de l information d entreprise (GIE) : Rapport de projet final présenté au Conseil des dirigeants principaux de l'information du secteur public Présenté par : Mark Vale Directeur général de l'information et de la protection de la vie privée Gouvernement de l Ontario Le 11 septembre 2008 1
Grandes lignes Établir le contexte : Gestion de l information d entreprise (GIE) Pourquoi a-t-on besoin de règles opérationnelles communes Objectifs du projet L approche Le résultat Étapes à venir 2
GIE Gestion de l espace de travail électronique Contenu numérique Processus opérationnels Fonctions d information Gestion des documents Contrôle des versions Archivage; extraction Indexation et stockage Spécifications (auteur; sujet) Modèles de documents Évaluation Tenue de documents Programme/ministère connexe Fixer la période de conservation Élimination automatique «Verrouiller» les documents Emplacement (électronique; physique) Vérification Protection des rens. personnels et sécurité Niveau de classification Droits d accès Verrouillage contre les changements/modifications Vérification Imagerie/Numérisation Applications opérationnelles Contenu, documents, artéfacts Référentiel de documents du ministère Attributs/Description des autres éléments d information Documents physiques (papier/microforme) Règles opérationnelles, pratiques uniformes et disciplinées Lois et politiques Collaboration en ligne Tableau blanc électronique en ligne Fils de discussion Rédaction collective Vote/sondage Partage d applications Flux de travail Acheminement Approbations Recherche/Découverte Recherche intelligente Découverte multiforme Publication en ligne Approbations/Autorisation Application du format/conception Suppression/Mise à jour Espace de travail partagé / Portail Ontario.ca 3
GIE Ce qu elle permet de faire La GIE ne consiste pas seulement en la mise en œuvre d un ou de plusieurs outils précis de gestion du contenu d entreprise. C est plus que ça. Il s agit plutôt d un ensemble d applications régies par des règles opérationnelles communes qui dictent comment TOUS les employés de l organisme doivent utiliser lesdites applications pour gérer les ressources d information. La GIE permet de s acquitter des fonctions d information et d appuyer les processus opérationnels qui, dans les meilleurs des cas, sont fastidieux et, la plupart du temps, sont impossibles à exécuter dans l environnement de serveur partagé actuel. Caractéristiques importantes de la GIE : Permet d automatiser les fonctions d information et les processus opérationnels en vue de faire en sorte que les utilisateurs respectent l ensemble de règles (p. ex. la gestion automatique des périodes de conservation et de l élimination de l information) Facilite la recherche d information à l échelle des organismes (c.-à-d. des ministères ou des entreprises) De nombreuses fonctions peuvent s effectuer en arrière plan l utilisateur final n a pas à s en préoccuper La gestion de la sécurité et de la protection des renseignements personnels se fait au niveau de la pièce Est conçue pour répondre au volume croissant d information (c.-à-d. que le volet classification/association sert aux fins de provenance et des opérations, alors que le volet de 4 recherche rigoureuse on pourrait même dire recherche intelligente a pour objectif la découverte)
À quoi servent ces règles? Définition de «règles opérationnelles pour la GIE» : Normes relatives à la gestion de l information dans une organisation qui visent à fournir une orientation précise pour les pratiques de GI, en établissant les rôles et les responsabilités en matière de GI, ainsi que pour l'utilisation des outils liés à la GIE. Pourquoi elles sont importantes : Technologie liée à la GIE les applications sont hautement configurables et peuvent offrir un large éventail de fonctionnalités. La configuration actuelle nuira à la capacité de répondre aux besoins opérationnels et de satisfaire aux exigences législatives en matière de documents publics. Les gens sont une composante nécessaire de la gestion de la GI l utilisation efficace des applications de GIE dépendra du comportement des utilisateurs finaux et des administrateurs de système. Les règles opérationnelles fournissent aux employés les paramètres d'utilisation de la technologie liée à la GIE. Composante des outils de mise en œuvre les règles opérationnelles viennent compléter le guide de planification et contribuent à la détermination des rôles et des responsabilités. 5
Ce que la GIE permet d accomplir Employés Beaucoup moins de choses à gérer Beaucoup moins de choses à gérer Recherche exhaustive d information à Recherche exhaustive d information à l échelle du ministère, même de l échelle du ministère, même de l entreprise l entreprise Confiants d être en mesure d avoir Confiants d être en mesure d avoir accès à l information la plus récente et accès à l information la plus récente et la plus à jour la plus à jour Accès à des sources faisant autorité Accès à des sources faisant autorité (p. ex. versions approuvées) (p. ex. versions approuvées) Connaissance des personnes Connaissance des personnes chargées de la gestion de chargées de la gestion de renseignements précis (leur renseignements précis (leur provenance et qui les gèrent) provenance et qui les gèrent) Tirent aisément parti des Tirent aisément parti des connaissances et du savoir-faire connaissances et du savoir-faire d autres personnes dans d autres d autres personnes dans d autres secteurs du gouvernement secteurs du gouvernement Plus facile d échanger des Plus facile d échanger des renseignements entre les ministères et renseignements entre les ministères et avec les intervenants avec les intervenants Gestionnaires de programme Efficience et diminution des erreurs Efficience et diminution des erreurs résultant du fait que l information n est résultant du fait que l information n est gérée qu une fois et qu elle est utilisée gérée qu une fois et qu elle est utilisée souvent souvent L information désuète est supprimée L information désuète est supprimée automatiquement automatiquement Capacité de faire une mise en suspens Capacité de faire une mise en suspens pour des raisons juridiques stopper la pour des raisons juridiques stopper la destruction ou l altération destruction ou l altération Mesures de sécurité et de protection des Mesures de sécurité et de protection des renseignements renseignements personnels personnels appropriées en place au niveau de la appropriées en place au niveau de la pièce pièce Découverte accrue et complète Découverte accrue et complète Processus et approbations accélérés Processus et approbations accélérés Confiance accrue à l égard de la Confiance accrue à l égard de la conformité aux lois et politiques conformité aux lois et politiques connexes connexes Aucune donnée orpheline, la mémoire Aucune donnée orpheline, la mémoire institutionnelle est préservée institutionnelle est préservée Abaissement des coûts de location Abaissement des coûts de location (salles de classement) et de TI (salles de classement) et de TI (sauvegarde de données) (sauvegarde de données) + + L entreprise Les coûts sont contenus, même Les coûts sont contenus, même réduits réduits Gestion des risques liés à Gestion des risques liés à l information l information Transparence et reddition de Transparence et reddition de comptes accrues comptes accrues Accroissement de la qualité de Accroissement de la qualité de l information pour le public et les l information pour le public et les décideurs internes décideurs internes Les cycles d élaboration des Les cycles d élaboration des politiques et des programmes sont politiques et des programmes sont plus courts plus courts Uniformité et discipline appliquées Uniformité et discipline appliquées de la façon dont les ressources de la façon dont les ressources d information sont gérées d information sont gérées Les documents publics sont gérés; le Les documents publics sont gérés; le savoir institutionnel est préservé savoir institutionnel est préservé Appuie les travailleurs du savoir et Appuie les travailleurs du savoir et favorise les nouvelles méthodes de favorise les nouvelles méthodes de travail travail 6
Objectifs du projet de règles opérationnels pour la GIE Élaborer un ensemble commun de règles opérationnelles pour la mise en œuvre courante de la GIE, qui peuvent être adaptées par les membres du CDPISP pour leur permettre d atteindre les objectifs suivants : Réduire le dédoublement des efforts pour les équipes de mise en œuvre de la GIE Favoriser une adhésion accrue aux pratiques exemplaires qui viennent appuyer les principes de GI et la conformité aux obligations législatives et réglementaires Encourager les stratégies d atténuation des risques et les évitements de coûts Soutenir l'échange de renseignements fiables et protégés à l'échelle des secteurs de programme et des ministères 7
Approche Niveaux de règles opérationnelles : Niveau organisationnel pratiques de GIE uniformes à l'échelle du gouvernement de l'ontario; elles sont fondées sur des exigences législatives et des principes fondamentaux de la GI. Les règles de niveau inférieur doivent être conformes à ces règles. Regroupement pratiques de GIE uniformes dans tous les ministères au sein d'un regroupement [là où il y a des regroupements d organisations]. Ministère pratiques mieux adaptées aux besoins et aux exigences des ministères; elles peuvent toutefois varier d'un ministère à l'autre. Secteur de programme - pratiques encore plus ciblées; fondées sur des méthodes de travail et des processus distincts. Les règles opérationnelles seront adaptées au fur et à mesure que les nouvelles pratiques entreront en vigueur 8
Règles opérationnelles - Catégories Les règles opérationnelles qui figurent à la section 2 du document (2.1 2.6) s appliquent à toutes les catégories de renseignements et à tous les processus opérationnels relatifs au traitement de l information, y compris l obligation d effectuer une évaluation annuelle visant à s assurer de la pertinence et de l efficacité des règles opérationnelles. La section 2.1 du document établit le contexte pour les règles de fonctionnement subséquentes : 2.1.1 Documents et documents publics 2.1.2 Documents officiels 2.1.3 Documents provisoires 2.1.4 Exemplaires 2.1.5 Ébauches 2.1.6 Documents du ministre 2.1.7 Publications ministérielles 2.1.8 Documents personnels 9
Règles opérationnelles - Processus 2.2 Collecte, saisie et réception Comprend, entre autres, la création de documents, la saisie obligatoire dans le système de GIE, l établissement du profil des documents électroniques et physiques, les métadonnées obligatoires, l établissement du profil des flux de travail, les bases de données et les applications, les pages Web, les messages instantanés, les extrants provenant des espaces de collaboration, les classes de fichiers et les dossiers, les pièces jointes des courriels, les conventions de dénomination et le contrôle des versions, ainsi que l imagerie avec reconnaissance optique des caractères. 2.3 Organisation, classification, utilisation, diffusion et accessibilité Comprend, entre autres, la classification des dossiers, la création de dossiers, la recherche et la récupération, les courriels et les pièces jointes, l accès à distance, la gestion des modèles, la publication et la liaison dynamique. 2.4 Mise à jour, stockage, protection et préservation Comprend, entre autres, les profils et les sessions des utilisateurs et des groupes d utilisateurs, le stockage du contenu électronique et des documents papier (y compris les documents essentiels aux activités), les renseignements personnels, les droits d accès, les autorisations et les privilèges, les cotes de sécurité, le chiffrage, le caviardage, l authenticité et l intégrité du contenu, les vérifications obligatoires, les sauvegardes du système et la surveillance du stockage, la déclaration de la version définitive d un document et la migration du contenu vers la dernière version d un logiciel. 10
Règles opérationnelles - Processus 2.5 Conservation et élimination Comprend, entre autres, la conservation, la prolongation ou la suspension des périodes de conservation, la fermeture des dossiers, la mise en œuvre des exigences en matière de conservation déclenchées par un événement opérationnel, l élimination, la suppression des courriels et des pièces jointes, l élimination des métadonnées associées à un contenu ou à un dossier, la responsabilité relative à l élimination définitive et les renseignements de vérification relatifs aux mesures d élimination. 2.6 Évaluation Cette section comporte une exigence annuelle supplémentaire qui consiste à : évaluer le rendement global et la conformité des règles opérationnelles faire l'examen de l'efficacité des règles opérationnelles à intervalles réguliers s assurer que les règles opérationnelles tiennent compte des changements organisationnels veiller à ce que les règles opérationnelles continuent de répondre aux besoins opérationnels 11
Étapes à venir Le sous-comité de la gestion de l information doit discuter plus amplement afin de déterminer les lacunes réunions et wiki du sous-comité Faire l essai des règles opérationnelles auprès des ministères/organismes pionniers Réviser et tenir à jour les règles pour faire en sorte qu elles demeurent des sources de compétence (site Web du sous-comité). 12
Personne-ressource : Muriel Petersen, gestionnaire, Planification des activités Bureau du directeur général de l'information et de la protection de la vie privée Ministère des Services gouvernementaux Gouvernement de l Ontario 416-327-4657 Muriel.Petersen@ontario.ca 13