PROCEDURE D'INVENTAIRE PREPARATION DE L'INVENTAIRE - S'assurer que dans le magasin, tous les articles sont correctement étiquetés. - Dans le logiciel de Gestion Commerciale,. Lancer le reclassement des fichiers, Utilitaires Reclassement des fichiers. Lancer le recalcul des stocks Utilitaires Autres Utilitaires Recalculs Recalculs des stocks. Editer les stocks négatifs : Edition / Qte / Valeur 0 Liste des stocks négatifs détaillés par magasin Cette édition vous permettra de retrouver (et donc de corriger s'il y a lieu) certaines erreurs de stock. UTILISATION DES DOUCHETTES Les douchettes ont un écran et un clavier. En passant la douchette sur l'étiquette, cela renseigne le code article, vous n'avez plus qu'à saisir les quantités. Les douchettes sont livrées avec un sabot que l'on connecte à l'ordinateur et un logiciel qui permet de vider la douchette. Ainsi, on récupère sur l'ordinateur, un fichier informatique que l'on appellera XXXX.DAT, exploitable par le logiciel de Gestion Commerciale. A partir de l'explorateur Windows, copier XXXX.DAT du répertoire C:\Program Files\Systools vers le répertoire C:\WINMEU Pour visualiser le contenu de ce fichier, allez dans la Gestion Commerciale : Edition d'un fichier codebar Vous pouvez imprimer le fichier entier, ou bien uniquement les codes articles reconnus dans le logiciel de Gestion Commerciale, (dans Articles à Prendre mettre T pour Trouvés) ou bien uniquement les codes articles non trouvés dans le logiciel de Gestion Commerciale, que le programme "rejettera" à la génération d'inventaire. C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 1/9
GENERATION DE L'INVENTAIRE - Dans le logiciel de Gestion Commerciale,. Aller dans : Stock Génération d'inventaire Mot de passe : Ravel L'écran suivant apparaît sans les données : Type d'inventaire, tapez C pour Clôture d'exercice ou T pour Tournant (voir annexe A, pour connaître les différences entre C et T). Indiquez la date de l'inventaire, tapez F2 pour valider l'écran, sur l'écran suivant, renseigner le code des magasins concernés par l'inventaire, puis tapez F2 pour valider l'écran. Ensuite, tapez Non pour initialiser les quantités de l'inventaire à zéro, tapez Oui pour confirmer l'initialisation des quantités inventaire à zéro, puis tapez Oui pour générer l'inventaire. Cette opération permet de créer un fichier inventaire (indépendant du fichier des stocks) qui reprend toutes les références articles du logiciel de Gestion Commerciale et initialise les quantités à 0. Il faut donc ensuite intégrer le fichier des douchettes, pour renseigner les quantités relevées dans le magasin. C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 2/9
INTEGRATION DU FICHIER DES DOUCHETTES Il faudra intégrer autant de fichiers code barre, que vous avez de magasins concernés par l'inventaire. Avant de lancer cette procédure (Procédure : INTEGRATION DU FICHIER DES DOUCHETTES), assurez-vous bien que vous avez recopié le (ou les) fichier inventaire des douchettes, dans le répertoire de la Gestion Commerciale. Pour cela à partir de l'explorateur Windows, copier le fichier d'inventaire XXXX.DAT du répertoire C:\Program Files\Systools vers le répertoire C:\WINMEU Ensuite, aller dans : Stock Ajout d'un fichier Codebar Mot de passe Ravel Vérifiez le numéro magasin et modifiez TERM001.DAT en XXXX.DAT Tapez F2 pour valider l'écran, la fenêtre suivante vous permet de vérifier si le fichier d'inventaire récupéré est correct. Tapez Echap pour sortir de cette fenêtre. Si le fichier lecteur codebar est correct, tapez Oui pour confirmer l intégration du fichier code barre. Renouvelez l'opération autant de fois que vous avez de magasins. Désormais, lorsque vous allez dans : Stock Saisie/Modif inventaire Mot de passe Ravel En renseignant un code article, vous pouvez visualiser les Quantités magasins, relevées par les douchettes. C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 3/9
VERIFICATION DES STOCKS Pour comparer les quantités indiquées en stock d'après l'ordinateur, et les quantités en stocks d'après l'inventaire, il faudra sortir l'édition suivante : Edition d'inventaire choisir 2- Ecarts d'inventaire par article F2, F2 avec édition des écarts à Zéro Vous obtiendrez l'édition suivante : +--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ Le 05/09/00 à 10:21 BOIS & CHIFFONS Page n 1 +--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ ECARTS INVENTAIRE DU 31/08/00 - MAGASIN 01 ---------------------------------------------------------------------- CODE MAGASIN de 01 à 01 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- FOURN. ARTIC. MODELE ELEMENT REFERENCE QTE INIT. INVENT. ECART PUA NET VALEUR --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- CADES 000358 10013208 S/3 BTES METAL OIES 50.00 10.00-40.00 16.00-640.00 CADES 003844 10678006 TIRELIRE PINGOUIN GM/2 10.00 0.00-10.00 10.00-100.00 ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- TOTAL ECARTS FOURNISSEUR : 112.00 62.00-50.00-740.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DEPOMO 005776 1886A FAUTEUIL DANA A03006 0.00 10.00 10.00 305.00 3050.00 DEPOMO 005778 2150 PANIERS DE RANGEMENT 0.00 12.00 12.00 115.00 1380.00 ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- TOTAL ECARTS FOURNISSEUR : 0.00 22.00 22.00 4430.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOTAL ECARTS DU MAGASIN N 01 : 112.00 84.00-28.00 3690.00 La Qte Init. correspond à la quantité d'après l'ordinateur, La Qte Invent. Correspond à la quantité d'après le relevé des douchettes. Cette édition vous permet de voir les écarts C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 4/9
CORRECTION DES STOCKS A ce moment-là, si vous vous apercevez que vous avez oublié de valider une livraison, ou oublié d'annuler une commande, faites toutes les corrections nécessaires dans la Gestion Commerciale. Ensuite pour que toutes ces corrections soient prises en compte dans le fichier d'inventaire faites : Recalculs des quantités inventaires Puis relancer : Edition d'inventaire choisir 2- Ecarts d'inventaire par article avec édition des écarts à Zéro Si vous vous apercevez que vous avez oublié de saisir un article dans la douchette, faites : Saisie/Modif inventaire Appelez l'article et saisissez le nombre souhaité (Quantité positive ou négative). C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 5/9
VALORISATION DE L'INVENTAIRE Une fois que tout est correct, si vous souhaitez éditer une valorisation de stock : Allez dans : Edition d'inventaire choisissez 1 ou 3- selon votre souhait, choisissez le type de valorisation que vous souhaitez, ou le type de valorisation que votre expert comptable souhaite. Sur l'écran suivant, par défaut, laissez tout à N, sauf cas particulier, que vous demanderai votre expert comptable. CLOTURE DE L'INVENTAIRE Dernière étape : clôture de l'inventaire. Nous vous conseillons de faire une sauvegarde de vos fichiers avant de procéder à cette dernière étape. La clôture de l'inventaire permet d'intégrer définitivement votre inventaire dans le logiciel. Elle remet à jour le fichier des stocks. Pour cela allez dans : Stock Clôture d'inventaire C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 6/9
ANNEXE A Type d'inventaire, que choisir, Clôture ou Tournant? Si vous souhaitez faire l'inventaire sur plusieurs magasins, vous devez impérativement choisir un inventaire de type Tournant. A la génération de l'inventaire, le programme vous demandera le code des magasins concernés par l'inventaire. Vous aurez la possibilité d'intégrer un fichier code-barre pour chaque magasin. Si vous souhaitez faire un inventaire pour un fournisseur donné et pour un magasin donné, vous devez impérativement choisir un inventaire de type Tournant. A la génération de l'inventaire, le programme vous demandera le code du fournisseur concerné par l'inventaire. C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 7/9
Si vous souhaitez faire l'inventaire sur un seul magasin et sur tous les articles de ce magasin vous pouvez choisir indifféremment Clôture ou Tournant. La façon de procéder est la même, la seule différence est dans la consultation des stocks après clôture de l'inventaire. Si vous avez choisi un inventaire de type Clôture l'écran apparaîtra comme cidessous: tous les mouvements qui précédent la date d'inventaire sont en historique, à la date de l'inventaire, il y a une ligne avec les quantités du fichier d'inventaire; tous les mouvements passés après la date d'inventaire restent intacts. C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 8/9
Si vous avez choisi un inventaire de type Tournant l'écran apparaîtra comme cidessous : Si la quantité relevée à la douchette est la même que la quantité dans le fichier des stocks, il n'y aura aucune ligne rajoutée. Si la quantité relevée à la douchette est différente de la quantité dans le fichier des stocks, alors il y a une ligne de type régul. qui est rajoutée pour réajuster le stock (cette valeur sera positive ou négative suivant le besoin). C:\Documents and Settings\vincent\Mes documents\b&c Franchisés\Procédures\INVENTAIRE\.doc Màj le 04/02/02 9/9