Réalisation d une première base de données (Tutoriel - version 4.2 ; 19 septembre 2014)

Réalisation d une première base de données (Tutoriel - version 4.2 ; 19 septembre 2014) - Guettez les nouvelles versions de ce tutoriel sur le site web de l enseignement - En cours de réalisation, veuillez donc excuser les imperfections de ce tutoriel - Ce tutoriel n est pas un cours académique, il vise à rendre les étudiants rapidement opérationnels - Entrainez-vous à reconstituer la base des notes avec ce tutoriel Préambule 2 1- Démarche suivie et règles essentielles 3 2- Les différentes étapes de la réalisation de la base notes_étudiants 4 3 - Etablissement du Modèle Conceptuel des Données (MCD) 5 4- Du Modèle Conceptuel de Données au Modèle Logique de Données (MLD) 10 5 - Création de la base de données avec Access 13 6 - Vers une autre version de la base de données 26 7 - Règle du 80/20 27 7 - Résumé des étapes de la construction d une base de données relationnelle 28 9 - Exportation (vers un fichier Excel, ) 29 10 - Les quatre métiers qui se cachent derrière une base de données 29 Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 1

Préambule Toutes les secondes le volume d'informations mondiales ne cesse d'augmenter, contribuant ainsi au fameux Big Data. Mais sans analyse et sans base de données le Big Data n a aucun sens! Nous pouvons définir une base de données comme une collection structurée d'informations non nécessairement du même type mais généralement relatives à une thématique ou une discipline donnée. La base de donnée crée est usuellement disposée sur un même support, généralement informatisé (numérique). Nous effectuerons notre apprentissage sur un exemple très simple, la gestion des notes d'étudiants (tout le monde sait ce qu est un fichier de notes). Nous verrons dans ce tutorial plusieurs notions sans qu on puisse pour autant parler de cours magistral sur les bases de données. L'idée maîtresse est que vous soyez rapidement opérationnels sans perdre trop de temps à assimiler des concepts trop théoriques. Vous verrez que la logique et le bon sens sont essentiels dans ce travail. Ce tutorial est ainsi assez axé sur la pratique permettant de développer, concevoir et réaliser une base de données assez rapidement sur ACCESS tout en mettant en scène les principaux concepts associés à la notion de base de données. Les étudiants très curieux pourront trouver sur le web une foule de cours théoriques portant sur les bases de données qui contribueront à étoffer leurs connaissances, bien que cela ne soit pas nécessaire. Nous verrons ainsi à travers ce premier exemple les notions de : bases de données relationnelles et de Système de Gestion de Base de Données Relationnelles (SGBDR), de modèle conceptuel des données, de modèle logique des données, d'entités, d'attributs, de relations (encore appelées liaisons ou associations) et de cardinalités. Mais aussi bien d'autres choses encore, sans que vous vous en rendiez vraiment compte. Il sera l'occasion de faire vos premières armes sur ACCESS, un logiciel très utilisé, vous offrant ainsi une compétence recherchée. Je vous souhaite un plaisant apprentissage à la lecture de ce document. Pascal RIGOLET Enseignant à Paris-Saclay Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 2

1- Démarche suivie et règles essentielles Il va s'agir de modéliser puis de construire une base de données pour gérer les notes obtenues à l'examen par un ensemble d'étudiants. Tout commence donc par établir ce que l'on veut y trouver et le contexte de cette création. Nous avons vu les limites de la manipulation d'un fichier Excel constituant une première approche de cette base. Excel n'est pas franchement l'outil adapté pour la gestion et la conception d une base de données, rendant difficile et peu pratique la manipulation des données. La modélisation est une étape fondamentale de la conception d une base de données dans la mesure où, d une part, on y détermine son contenu et, d autre part, on y définit la nature des relations entre les principales entités qui la constituent. Une situation à modéliser peut conduire à plusieurs schémas différents, chaque modèle présentant des avantages et des inconvénients. Il existe une méthode pour réaliser (construire) une base de données : la méthode MERISE Sans le savoir, ou même l évoquer, on va appliquer les principes de cette méthode et faire preuve de bon sens. MERISE : Vocabulaire de spécialiste Faite pour organiser le travail des informaticiens (dès les années 60-70) et rendre le traitement de l information structurée plus performant Modèle conceptuel des données vision pratique de la base de données Une réalisation par étape Il s'agit de modéliser puis de construire une base de données (avec ACCESS) pour gérer les notes obtenues à l'examen par un ensemble d'étudiants. Tout commence donc par établir ce que l'on veut y trouver et le contexte de cette création. Nous avons vu les limites de la manipulation d'un fichier Excel constituant une première approche de cette base. Excel n'est pas franchement l'outil adapté pour la gestion et la conception d une base de données, rendant la manipulation des données assez lourde. Nous passerons outre les détails d une éventuelle version Excel pour nous pencher exclusivement sur la façon de réaliser une base Access fonctionnelle Le but est d essayer de réaliser (avec ACCESS) une base de données un peu plus sérieuse que celle proposée dans le fichier EXCEL pour la gestion des notes obtenues par les étudiants. La réalisation, nous allons le voir, va se dérouler en plusieurs étapes en commençant par un brain storming permettant de jeter les premières idées et le brouillon du modèle retenu pour la base de données. Dans les grandes lignes, il s agit tout d abord de donner un titre au projet, d éclater l information que l on rassemblera ensuite en catégories (entités) qui vont composer cette base de données, d essayer d établir un mini scénario débouchant sur une phrase contextuelle (une histoire), de construire le modèle conceptuel des données (MCD) puis le modèle logique des données (MLD) et enfin de réaliser pratiquement la base de données avec ACCESS en se référant au MLD. IL sera alors possible de donner un contenu à cette base de données et de réaliser des requêtes sur ce contenu (interroger la base). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 3

Règles essentielles : La modélisation est une étape fondamentale de la conception d une base de données dans la mesure où, d une part, on y détermine son contenu et, d autre part, on y définit la nature des relations entre les concepts principaux. Une situation à modéliser peut conduire à plusieurs schémas différents, chaque modèle présentant des avantages et des inconvénients. Cette modélisation s organise progressivement avec une feuille de papier et un crayon. Nous allons aborder les notions de Modèle Conceptuel des Données (MCD) et de Modèle Logique des Données (MLD) Contrairement au regroupement effectué dans le fichier EXCEL que nous avons créé, il faut : - Eclater l information ; - Rassembler ce qui peut l être en catégories (entités, familles, rubriques) ; - Avancer par étapes (chacune doit être opérationnelle) ; - Ranger dans une rubrique annexe tout ce que l on ne peut pas ranger dans une entité précise ; - Etre patient. L essentiel est conçu avec une feuille de papier et un crayon! C est la première étape du travail. La phase papier/crayon doit être suffisamment claire et exacte pour passer à la pratique immédiatement. Ceci implique de procéder à une étape de «brain storming» puis d établir et de suivre un cahier des charges. Finalement le schéma des relations doit conduire à la réalisation d une première version de la base ACCESS faisant passer le Modèle Conceptuel des Données (MDC) à un Modèle Logique de Données (MLD) 2 - Les différentes étapes de la réalisation de la base notes_étudiants - Création du Modèle Conceptuel des Données (MCD) - Transformation du MCD en Modèle Logique des Données (MLD) - Réalisation pratique de la base ACCESS - Entrée des données - Validation du modèle Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 4

3 - Etablissement du Modèle Conceptuel des Données (MCD) On s occupe d abord du contenant (préparant l entrée du contenu). Il faut donc structurer ce contenant. Brain Storming Il est très simple et évident dans cet exemple. Ce n est pas toujours le cas Rassembler les données en catégories et répertorier les entités qui vont composer la base Sans trop compliquer la procédure, quelques catégories d informations (entités) nous viennent à l esprit : Commençons donc par éclater et catégoriser l information pour faire apparaitre les différentes entités et leurs attributs (ceci va permettre de repérer les futures tables et de définir les futurs champs des enregistrements) On repère ainsi assez facilement ainsi que 3 entités (catégories ; tables) peuvent être créées regroupant une information cohérente. Il reste un problème : où ranger les notes? En nous intéressant à l information la plus facile à définir, trois entités peuvent être rapidement identifiées. Nous les représenterons par des rectangles et les identifierons de façon explicite à l aide d un identificateur unique que nous mettrons dans un cadre au-dessus du rectangle de l entité (ici : Etudiants, Matières et Enseignants). Une quatrième entité, nommée «Autres», contiendra les informations dont le traitement ou la catégorisation n est pas évidente; c est le cas des notes ellesmêmes. Chacune des entités est définie par des attributs (propriétés caractérisant les entités) dont les noms sont indiqués les uns en dessous des autres dans les rectangles des entités (ex : noms ; prénom ; date_naissance pour l entité Etudiants). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 5

Etudiants Nom Prénom E-mail Identificateur étudiant Notes Identité Tel Matière Enseignants Coefficient Intitulé Matière Annexe Notes Résultats?? Il y a ici potentiellement 3-4 feuilles Excel A ce stade, nous ne pouvons progresser dans le développement du modèle conceptuel des données sans définir une phrase simple et claire rendant compte du contexte de la création et de la gestion des données dans la base. Il va donc falloir proposer (plusieurs essais sont parfois nécessaires) une phrase permettant de placer la base de données dans un certain contexte. Cette phrase permettra de définir plus facilement la façon dont les entités sont reliées entre elles. Phrase contextuelle (associée à la modélisation) Aussi surprenant que cela puisse paraître, une base de données est associée à un contexte que l on peut décrire (on peut même aller jusqu à dire qu il y a une histoire sous-jacente) > La phrase doit rassembler tous les éléments définissant le contexte (acteurs + actions) Le contexte (répété autant de fois que nécessaire) dans cette base est : L étudiant machin a obtenu la note de X/20 dans la matière Truc enseignée par l enseignant Bidule forme passive [la note devient l information centrale] : A l issue d un examen, la note de X/20 a été obtenue par l étudiant machin dans la matière truc enseignée par l enseignant bidule Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 6

Relations et cardinalités Simplifions alors, dans un premier temps, la problématique pour essayer de définir un modèle répertoriant les inscriptions des étudiants aux matières proposées dans les différentes UEs ou formations (inscriptions pédagogiques, par exemple). Oublions donc, pour le moment, l Entité «Autres». Ce qui donne l ensemble suivant : La phrase «l étudiant machin suit la matière truc enseignée par l enseignant bidule» va nous permettre d établir une première série de relations entre les 3 entités Etudiants, Matieres et Enseignants. Construction des relations On représentera une liaison par une ellipse prolongée d un trait et contenant le verbe à l infinitif qui contribue le mieux à définir la nature, le contexte et le type de la liaison établie entre deux entités distinctes. Une liaison peut avoir des attributs (précisant son contexte). On portera une attention toute particulière aux verbes employés, qui seront à l origine des relations (associations, liaisons) que l on pourra établir entre les entités. Nous serons amenés à rencontrer 3 types de relations (associées à des cardinalités), brièvement illustrées dans cette page : les relations un à un, un à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 7

Relation «un à un» (1 à 1) Table_Etudiant 0,1 1 0, 1 Posséder 0, 1 0, 1 Table_Bicyclette 1 étudiant circule avec 1 vélo qui est le sien donc n appartient qu à lui Il n est pas dit que tous les étudiants possèdent un vélo et qu il n existe pas de vélo sans propriétaire Ici le verbe est «posséder» 0 à 1 étudiant «possède» 0 à 1 vélo Et 0 à 1 vélo «est possédé» par 0 à 1 étudiant Relation «un à plusieurs» (1 à N) Table_Matiere 1,1 Enseigner 1, N Table_Enseignant 1, 1 1, 1 1 matière est enseignée par un ou plusieurs enseignants ; chacun d eux n enseignant qu une seule matière Hypothèses : toutes les matières sont enseignées (par au moins un enseignant) Chaque enseignant enseigne une et une seule matière Ici le verbe est «enseigner» 1 à 1 enseignant «enseigne» 1 à 1 matière Et 1 à 1 matière «est enseignée» par 1 à N enseignant(s) Relation «plusieurs à plusieurs» (N à M) Table_Etudiant 0,N Suivre 0, N Table_Matiere 0, N 1, N 1 matière est suivie par un ou plusieurs étudiants ; chacun d eux suivant aucune à plusieurs matière Hypothèses : - les étudiants inscrits mais ne suivant pas les cours ne suivent aucune matière - certaines matières ne sont suivies par aucun étudiant (option n ouvrant pas cette année-là) Ici le verbe est «suivre» 0 à N étudiant(s) «suit» par 0 à N matières(s) Et 1 à N matières(s) «est/sont suivie(/s)» 0 à N étudiant(s) Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 8

Nous voici donc avec une première ébauche du MCD qui nous permet de passer plus aisément au modèle suivant, répondant assez bien à la problématique du départ : A l issue d un examen, la note de X/20 a été obtenue par l étudiant machin dans la matière truc enseignée par l enseignant bidule Hypothèses de travail : une matière peut être enseignée par plusieurs enseignants mais un enseignant n intervient que dans une seule matière (d où la relation 1 à N figurant sur le schéma du MCD) L étape suivante va consister à transformer le Modèle Conceptuel des Données (MCD) en Modèle Logique des Données (MLD) avant de passer à la pratique de la réalisation (et du renseignement) de la base avec un ACCESS (ou tout autre SGBDR, tel par exemple php/mysql). Il n est pas toujours aussi évident que cela de déterminer quel type de relation (ou cardinalité) doit être utilisée entre 2 tables de la base. Prenez l habitude de définir les cardinalités (minimum et maximum possibles) dans les deux sens. Répondez pour cela à la question suivante : pour un enregistrement de la première table considérée combien peut-il y en avoir dans la seconde table? De plus, essayer d associer un verbe (à l infinitif) dans le schéma qui résulte de cette relation. Les éléments de base du modèle Entité Relation sont : - les entités (objets pouvant être identifiés distinctement) ; il existe deux catégories d entités : les entités régulières, ne dépendant pas de l existence d une autre entité, et les entités faibles, dépendant de l existence d une autre entité ; - les attributs (caractéristiques/propriétés communes à tous les objets /éléments/ enregistrements décrits dans les entités) ; - les identifiants (qui identifient de façon unique l entité ; future clé primaire). L identifiant est constitué d un attribut ou d un ensemble d attributs permettant de distinguer une entité dans l ensemble. Il est généralement souligné ; - les associations ou relations (généralement désignées par un verbe d'action, donc caractérisées, comme les entités, par un nom), lien existant ou prévu entre 2 entités. Une association peut, en outre, elle-même contenir des attributs et d'autres informations de type codes numériques dont elles dépendent pour leur identification unique. Nous verrons lesquels ; - les cardinalités associées (à n'aborder qu'après avoir défini entités, attributs et associations) Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 9

4 - Du Modèle Conceptuel de Données (MDC) à un Modèle Logique de Données (MLD) Dans le Modèle logique de données, les entités deviennent des tables et les attributs deviennent des champs Afin de mieux assurer la portabilité de la base de données dans le monde anglo-saxon, nous enlèverons les accents présents dans les identificateurs de tables et de champs (nous verrons que cela facilitera la réalisation des requêtes). Pour construire une relation il faut : - 2 tables (au sens large, requêtes incluses) - 1 champ permettant l échange des contenus communs dans chacune des tables Ex : Id_etudiant (table_étudiant) et code_etudiant (table_notes) Il faut nécessairement que l un d entre eux soit associé à une clé primaire (l autre sera par définition la clé étrangère) - Le type d information partagé doit être le même dans les 2 champs et leur taille identique Ex : entier long lié à un entier long, réel avec réel, un texte de 4 caractères avec un texte de 4 caractères (la seule exception est celle liant un champ de type numéroauto avec un champ de type numérique Entier long) - Même catégorie d information : un code_enseignant ne peut pas être relié à un ID_matiere ou à un ID_etudiant, cela va de soi. Rq : On peut également (je le déconseille) créer un lien provisoire dans une requête Commençons par décrire la liaison entre enseignants et matières Hypothèses : un enseignant peut enseigner plusieurs matières ; une matière est enseignée par un seul enseignant Dans le modèle conceptuel de donnée, l information portée par la relation «enseigner» n apporte pas d information particulière. La relation 1 à N se définit donc simplement par un lien entre les champs code_enseignant et ID_enseignants Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 10

continuons par décrire la liaison entre étudiants et matières Hypothèses : un étudiant est inscrit à une à plusieurs matières ; une matière est suivie par 0 à N étudiants Dans le modèle conceptuel de donnée, une relation de type N à M (ou «plusieurs à plusieurs») se transforme en table (dite de liaison). Elle apporte, outre les champs permettant l échange d information (en général gérée par codes), des champs permettant de mieux contextualiser la relation (ici : la date de l examen et, bien sûr, la note obtenue à cet examen). Appelons cette table «Tables_notes». Il apparait, et c est logique, que la table note est la table principale (ou centrale) de la base de données ; c est elle qui apporte toute l information variable (en oposition à l info figée contenue dans la Table_Etudiant, la Table-Matiere ou encore la Table_Enseignant. Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 11

Nous constatons que la table principale est une table intermédiaire, celle qui contient les notes que les étudiants ont obtenues dans les différentes matières. Tous les éléments principaux de l histoire sont réunis dans ce schéma. D une façon générale, on peut avoir intérêt, ne serait-ce que pour gagner du temps, à définir d emblée une table centrale qui contient les champs les plus impliqués dans l histoire associée à la base de données (quitte à revoir, à posteriori, le schéma des relations). Validation du modèle à l aide d un jeu de données test On pourra alors avantageusement valider le MLD à l aide d un jeu test de quelques enregistrements (2à 5 suffisent). Nous sommes maintenant prêts à passer à la réalisation de cette première version dans ACCESS Maintenant que l étape de conceptualisation est terminée, nous pouvons commencer le travail dans Access (ou dans tout autre SGBDR) Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 12

5 - Création de la base de données avec Access Création d une nouvelle base Access Remarque : Sans attendre d avoir terminé l ébauche du modèle logique des données, il est déjà possible commencer la prise en main du logiciel ACCESS (étape de création des 3 premières tables par exemple). Nous abordons alors l aspect du contenu pour la première fois. Commençons par créer une base Access qui contiendra l ensemble des données structurées sous le nom note1.accd (note1.mbd en version 2003 ; il faut toujours miser sur la prudence en numérotant les versions de la base de données pour garder une trace de sa réalisation progressive et archiver les versions fonctionnelles dans un répertoire «Versions»). Pour créer une nouvelle base il faut commencer par créer une «base de données vide» ; c est la règle sous ACCESS. L interface de Access 2007 est un peu garni mais il faut toujours faire les choses simplement : cliquer sur l icône (en haut à gauche de la fenêtre centrale) «Base de données vides». Sélectionner le répertoire d accueil et définissez le nom du fichier base de données dans le menu de droite (ici note1.accdb). Depuis la version 2007 la terminaison des fichiers n est plus mdb (pour master database) mais accdb (pour access database). Une fois votre fichier ouvert vous rentrez dans l univers pratique de la réalisation d une base de données avec le SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelles) Access. Il faudra vous laisser guider par les commandes, fonctions et autres options que proposent les menus déroulants et les boutons du logiciel. Vous verrez que la prise en main est assez intuitive et rapide. On y retrouve déjà les rubriques habituelles de création et gestion de fichier, d édition et puis de manipulation de données. Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 13

Création de tables sous Access A ce stade, vous venez de facto de créer une base de données vide. Il faut maintenant commencer à organiser son contenu et créer les tables prévues à l étape de conception (figurant sur le schéma). Il est clair que 4 tables (les entités du MCD deviennent des tables) vont être créées l une après l autre On renseigne les noms des champs et le type des données (ne pas se tromper dans les formats). On peut ajouter des champs à n importe quel moment en basculant vers le mode création Enregistrement de la table en cours (soit clic droit puis Enregistrer, soit la bascule en mode feuille de données demande automatiquement si l on veut enregistrer les modifications) Une règle essentielle : il faut éviter les doublons L unicité de l information est plus facilement assurée par un codage numérique. Au début, cela surprend un peu, mais on s y fait rapidement lorsque l on constate tous les avantages que cela procure en souplesse dans la création, la gestion et l utilisation pratique de la base de données. Table_enseignant Id_prof texte ( nom ) Id_matiere matière texte intitule tel numérique coef (entier) Table_notes Table_matière numéro auto clé primaire texte numérique (entier) Id_etudiant nom prenom e-mail Id_INE Table_étudiant numéro auto clé primaire texte texte texte numérique nom_etu matière note sur 20 texte ( nom ) texte numérique Commençons par créer la table Table_Etudiants : Entrez dans la fenêtre de création de la première table de cette base de données Access. On repère tout de suite le bouton «Affichage» (cerclé en rouge sur la figure ci-dessous) qui permet de faire passer l affichage de la table en mode feuille de données (contenu) ou en mode création (format / contenant). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 14

Il est logique de commencer par définir le format de la table (contenant) en précisant la structure des champs des enregistrements, répondant à des types de données précis. On bascule donc en mode création en cliquant sur le bouton affichage. Lors de la validation des premières informations de la table, le logiciel nous demande de les enregistrer. Enregistrons les sous l identificateur «Table_etudiant» ; sans accent pour respecter la règle du latin de base (format ASCII) Dès lors la définition précise de chacun des champs composant les enregistrements peut commencer Le premier champ sera l identificateur numérique (interne) de l étudiant ID_etudiant dont le type sera num_auto. Dés lors, la numérotation sera automatiquement incrémentée par le système à chaque nouvel étudiant entré dans la table. Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 15

Il est assez simple de définir chacun des champs par son identificateur et son type. On pourra avantageusement utiliser les cases Description pour saisir des commentaires et préciser certains éléments. L unicité de l information n étant pas garantie avec le nom ou même avec le couple (nom, prénom), elle le sera grâce au numéro ID de l étudiant. On associe alors (avec le bouton clé primaire, cerclé en rouge sur la figure, ou à l aide d un clic droit souris / choix clé primaire) la clé primaire sur le champ ID_etudiant On remarque que la structure des enregistrements est décrite de telle façon qu à chaque ligne correspond la définition d un champ dans l ordre de leur rencontre. En basculant en mode «feuille de données» le logiciel demande s il faut enregistrer les modifications effectuées. Il faut répondre «oui» Nous sommes ainsi arrivés à l étape de l entrée des données Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 16

Créons deux enregistrements : On voit que les enregistrements sont affichés les uns après les autres selon la structure que l on a définie en mode création, à raison d un enregistrement par ligne. Les colonnes de la table correspondent ainsi aux champs des enregistrements crées (le champ ID_etudiant est automatiquement incrémenté d une unité à chaque enregistrement crée, on ne s en occupe pas). Continuons en créant la table Table_Enseignants : Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 17

On procédera ainsi pour chacune des tables à créer Importation d un fichier Excel/d un fichier.txt Nous pouvons récupérer les noms des étudiants depuis un fichier texte 1 / Enregistrer la feuille Excel en format texte (.txt) (séparateur tabultation) 2 / Ouvrir Access, dans données externes : importer fichier.txt, dans la boite de dialogue choisir le bon séparateur et cocher «1 ère ligne contient les noms des champs» si besoin 3 / On peut choisir de laisser Access choisir une clé primaire ou choisir le champ de la clé primaire ou ne pas indiquer de clé primaire. 4 / Il faudra ajouter à cette table le numéro d index de chaque enregistrement (ID_etudiant) 5 / Enregistrer la table / elle est désormais totalement utilisable 6 / Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 18

Création des relations Facilitons-nous la tâche en créant la table Table_notes Table_notes code_etudiant numérique clé étrangère code_matiere numérique note sur 20 numérique Icône relations dans menu feuille de données ATTENTION à l unicité de l information! (il faut faire la chasse aux doublons). Pour rendre l information unique on l associe à une ou plusieurs clés dites clés primaires. Table_notes => TABLE CENTRALE (table intermédiaire permettant l établissement de relations de type n à m, dite également 1 à plusieurs) On a créé un champ code_etudiant (ajouté dans la table table_étudiant) pour avoir un numéro unique. Dans table_étudiant : clic droit Id_etudiant clé primaire (ou clic direct sur clé primaire) Le champ correspondant à la clé primaire contient une information rendant UNIQUE l enregistrement complet Quand un champ correspond à la clé primaire il ne peut pas être supprimé (il faut au préalable supprimer l attribut «clé primaire») Pour créer une relation : - Toutes les tables devant être mises en relation doivent être fermées - cliquer-glisser du champ Id_etudiant (table_étudiant) vers code_etudiant (table_notes) - dans la fenêtre de dialogue cocher : «Appliquer l intégrité référentielle» et «Mettre à jour en cascade les champs correspondants» Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 19

Schéma des relations Table_notes code_etudiant numérique clé étrangère code_matiere numérique clé étrangère note sur 20 numérique (Rajoutez à la main le type des relations et associez-y un verbe) Id_etudiant nom prenom e-mail Id_INE Table_étudiant numéro auto clé primaire texte texte texte numérique Table_matière Id_matiere numéro auto clé primaire intitule texte coef numérique code_enseignt numérique Table_enseignant Ca colle bien avec l histoire à raconter : L étudiant machin a obtenu la note X sur 20 dans la matière truc enseignée par le prof bidule. Tout va bien, on a bien travaillé. Id_enseignant numéro auto clé primaire nom texte code_matiere numérique clé étrangère qualité texte tel numérique e-mail texte 1 plusieurs Hypothèses : 1. un étudiant a plusieurs notes mais une seule par matière 2. Un enseignant peut enseigner plusieurs matières 3. Chaque matière à son coefficient 4. Il y a un seul correcteur par matière Exercice : Comment transformer cette structure pour tenir compte du fait qu une matière peut également faire intervenir plusieurs enseignants (il y a plusieurs solutions)? Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 20

Astuce Premier enregistrement auto pour chacune des tables «non défini» + valeur par défaut = 1 pour tous les code_... Permet de ne pas avoir de problème et toujours avoir des liaisons qui marchent. Listes de choix Dans table_matière il faut pouvoir imposer que le coefficient soit compris dans une liste : - On crée une nouvelle table Table_coef avec un seul champ coef_matiere qui est numérique. - Dans Table_matiere on change le type de données (si cela ne marche pas effacer le champ puis recommencer) et on sélectionne assistant liste de choix au lieu de numérique. Assistant liste de choix doit rechercher dans table,., on choisit Table_coef puis le champ coef_matiere. - Ainsi lorsque l on veut renseigner d un coefficient dans le champ coef on dispose d un ascenseur qui nous permet de choisir parmi les valeurs de coef_matiere dans la Table_coef. -!!! Attention!!! on peut mettre d autres valeurs, si l on veut rester dans la fourchette donnée par la Table_coef il faut aller dans valide si >0 Et <=5 Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 21

Relations issues du Modèle Logique de Données (ex : Base de Données Access) Vers un premier schéma relationnel de la Base des Notes Finalement un compromis possible est celui figurant ci-dessous (hypothèse : un seul enseignant par groupe) Transformation de la base de données des notes pour intégrer le champ code_enseignant dans la table Table_note et relier cette table à la table Table_enseignant (relation N à M) Ceci va autoriser l application de l hypothèse : plusieurs enseignants peuvent enseigner dans une même matière et un enseignant peut enseigner plusieurs matières Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 22

Pour commencer, il nous faut tout d abord supprimer le lien qui relie la table Table_enseignant à la table Table_matiere. Pour cela : clic droit sur le lien puis sélectionner l option supprimer. Le logiciel, prudent, vous demande alors si vous êtes surs de vouloir supprimer la relation sélectionnée. Répondez «oui». Les 2 tables sont dès lors indépendantes : Vous pouvez réarranger l organisation des tables dans le schéma des relations afin de faire apparaître la table Table_enseignant sous la table Table_matiere. De cette façon, le nouveau lien se construira plus facilement et l on y gagnera en présentation. Il est alors possible de rajouter un champ dans la table Table_note dont le contenu sera partagé avec l identificateur de l enseignant. Bouton de souris droit puis choix «insérer des lignes». Ensuite création du champ (numérique) correspondant à la clé étrangère : code_enseignant. Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 23

Il faudra ensuite penser à initialiser le champ à une valeur par défaut cohérente (ici : 1 qui correspond à un enseignant «à définir») puis à renseigner correctement les nouveaux champs avec le code du professeur enseignant chacune des matières. Cette démarche assurera l intégrité référentielle des données reliées entre les deux tables (rappel : un enseignant peut enseigner plusieurs matières mais une matière n est enseignée que par un seul prof). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 24

Finalement il faudra effacer les 2 clés primaires déjà présentes dans la table pour redéfinir l unicité de l information sur le triplet (code_etudiant, code_matiere, code_enseignant). Vous êtes donc amenés à insérer 3 clés primaires sur ce triplet. Il est à noter que ceci n affectera ni le contenu de la table, ni les liens déjà existants. Puissant, n est-il pas? Il ne nous reste plus qu à créer le lien «1 à N» («1 à plusieurs») entre la table Table_note et la table Table_enseignant par l intermédiaire du partage de contenu entre les champs code_enseinant (Table_notes) et ID_enseinant (Table_enseignant). N oubliez pas de fermer les tables concernées pour créer ce nouveau lien. Pour finir, supprimez le champ code_prof de la table Table_matiere qui ne sert plus à rien. Nous obtenons ainsi la structure figurant ci-dessous : Ainsi construite, la base de données est encore plus performante. Nous avons atteint là un bon niveau de MDC (Modèle Conceptuel des Données). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 25

6 - Vers une autre version de la base de données On peut s intéresser à intégrer l ensemble dans la spécialité (module) choisie par les étudiants. Pour Chaque module il y aura une série de notes par étudiants (correspondant aux matières définissant le module). Cela peut donner le schéma suivant : La clé primaire est définie sur les champs code_etudiant et code_matiere pour éviter les doublons dans l attribution des notes Table_notes code_etudiant numérique clé primaire code_matiere numérique clé primaire note sur 20 numérique Table_etudiant Id_etudiant numéro auto clé primaire nom texte prenom texte e-mail texte Id_INE numérique Table_matiere Id_matiere numéro auto clé primaire intitule texte coef numérique code_enseignt numérique Table_enseignant Table_module Id_module numéro auto clé primaire code_etudiant numérique clé étrangère responsable texte secretaire texte code_apogee numérique Id_enseignant numéro auto clé primaire nom texte code_matiere numérique qualité texte tel numérique e-mail texte Règles d accès/de priorités SQL : System Query Langage langage de programmation reconnu par Access (transparent pour nous) Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 26

Comment renseigner la base des spécialités (4) suivies par l étudiant(e)? (variante) But : pouvoir sortir la liste des étudiants pour chaque spécialité + pouvoir sortir la liste des spécialités pour chaque étudiant (1 ou plusieurs) Créer une nouvelle table. Chaque étudiant peut suivre une ou plusieurs spécialités. Créer une table avec la liste des spécialités pour pouvoir choisir dans la Table_master la spécialité dans la liste Liste_master. Table_master_étudiant code_etu numérique code_specialite numérique Table_étudiant Id_etudiant numéro auto clé primaire nom texte prenom texte e-mail texte Id_INE numérique Table_master Id_master numéro auto clé primaire Intitule liste Responsable texte Règle du 80/20 : Permet de combiner indépendamment des informations nouvelles corrélées (spécialités = intitulé précis du master) Soit la nouvelle table Table_master est en amont de Table_matière, soit la Table_master directement reliée par une relation de 1 à plusieurs (1 à n) à la Table_étudiant. Les requêtes permettent d afficher (ou non) cette nouvelle information avec les autres. Nom_master Liste_master texte 7 - Règle du 80/20 Règle du 80/20 : (à propos de la recherche de performance) S applique à la notion de cahier des charges Cahier des charges : objectifs 100% des charges réalisées On passe 20% du temps pour honorer 80% du cahier des charges. Pour s intéresser au reste (détails) du cahier des charges (20% restant), le temps à y consacrer est indéfini Le parfait n existe pas, il faut déjà faire quelque chose de bien. Apprendre à travailler vite et bien. Aller à l essentiel (au plus évident). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 27

8 Résumé des étapes de la construction d une base de données relationnelle Les étapes de la construction d une base de données relationnelle peuvent être résumées comme suit : 1/ décrire, à l aide d une phrase scénario, le contexte de la création de la base de données relationnelle ; 2/ éclater l information en catégories distinctes et déterminer la liste des entités ; 3/ établir une liste des attributs pour chacune des entités et, parmi eux, un identifiant ; 4/ construire les relations entre les entités et leur donner un nom (généralement un verbe à l infinitif) ; 5/ ajouter, si nécessaire, des attributs propres à chacune des relations et définir les cardinalités ; 6/ vérifier que le schéma obtenu répond au cahier des charges ; 7/ valider le modèle à l aide d un jeu de données test 8/ transformer le MDC en Modèle Logique de Données (MLD) 9/ réaliser la base de Données sous ACCESS (ou autre SGBDR) 10/ valider la base de données à l aide d un jeu de données test 11/ ajouter d autres spécificités au modèle 12/ Validation de la base avec les utilisateurs, dans une situation réelle La qualité d une modélisation de type entités-relations peut être évaluée à l aide de plusieurs critères utilisables de manière combinée : L expressivité (qui traduit la richesse sémantique du schéma et qui peut être caractérisée par exemple par le nombre de concepts et/ou contraintes exprimés) ; La minimalité (qui tend à privilégier les schémas avec un nombre de redondances minimales) ; La lisibilité (qui consiste à évaluer la représentation graphique proprement dite) ; La simplicité (qui privilégie les schémas contenant un nombre de concepts minimal et qui peut être mesurée en calculant le nombre d entités et d associations présentes sur un schéma). Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 28

9 - Exportation vers un fichier Excel Exemple : résultat d une requête Exercice : Extraire la table résultat de la requête (matière= Géologie ) et réaliser le graphe de la répartition des notes en classes de 2 points. 10- Les quatre métiers qui se cachent derrière une base de données : l administrateur de la base qui gère les informaticiens (créent le SGBD, définissent les requêtes, fonctions, validations etc ), les personnes qui renseignent la base de données (donnent un contenu fiable à la base) et celles qui saisissent les données. Besoin de faire des tests pour révéler le maximum d erreur mises à jour de la base. A l issue de ce travail, nous sommes prêts à nous intéresser à des considérations plus environnementales Première base Access - tutoriel - Pascal Rigolet Septembre 2014 29