GEST_INSTANCES APPLICATION DE GESTION DES INSTANCES ET REUNIONS EN EPLE ETABLISSEMENT PUBLIC LOCAL D ENSEIGNEMENT

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1 GEST_INSTANCES APPLICATION DE GESTION DES INSTANCES ET REUNIONS EN EPLE ETABLISSEMENT PUBLIC LOCAL D ENSEIGNEMENT Table des matières : Description de l application :... 2 Les raisons d une telle application :... 2 Quelles sont les fonctionnalités de l application?... 2 Pré requis pour installer et utiliser l application :... 3 VERSION HEBERGEUR (SERVEUR DISTANT SUR INTERNET)... 3 VERSION LOCALE (XAMPP OU EASYPHP)... 3 Installation de l application :... 3 Utilisation de l application :... 6 Connexion à l application :... 6 Interface d administration :... 8 ANNEXE : Contact :

2 Description de l application : GEST_INSTANCES est une application destinée aux établissements du second degré qui souhaitent automatiser l organisation des réunions des différentes Instances de l établissement. GEST_INSTANCES permet de préparer les convocations aux réunions, de les éditer par lots et de préparer les envois courriers (sous lettre US à fenêtre) en courrier postal ou de publiposter par avec la convocation, l accusé réception et l ordre du jour insérés directement en pièce jointe au courriel. GEST_INSTANCES concerne : La préparation du Conseil d Administration. La préparation de la Commission Permanente. La préparation du Comité d éducation à la santé et à la citoyenneté. La préparation de la Commission Hygiène et sécurité. La préparation de la Commission éducative. La préparation du Conseil de Discipline. La préparation du Conseil pédagogique La préparation de la réunion de Direction La préparation des réunions avec les agents Territoriaux. Les raisons d une telle application : Par expérience, dans mes passages dans différents établissements, j ai pu constater le côté chronophage de la confection des différents documents nécessaires à la préparation des différentes réunions d un établissement scolaire. Le publipostage avec les logiciels bureautiques classiques nécessite qu un secrétariat l utilise souvent pour bien le posséder ce qui est d autre part compliqué par les changement d interface en fonction des différentes versions. Le travail avec une base de données sur un serveur distant préserve des pertes de données en cas de défection de l ordinateur du secrétariat et permet de travailler depuis n importe quel poste de travail connecté à Internet. Enfin, pour diverses raisons (développement durable, gain de temps, traçabilité ) la dématérialisation de certaines tâches répétitives devient une nécessité. Quelles sont les fonctionnalités de l application? Déterminer la date, le lieu et l ordre du jour d une réunion. Publiposter par courrier classique (seule la mise sous enveloppe est nécessaire. Envoi des convocations par courriel de manière automatique (dématérialisation) GEST_INSTANCES est par ailleurs prévue pour être aussi utilisée avec une technologie tactile qui sera à n en pas douter l avenir des écrans de nos secrétaires. 2

3 Pré requis pour installer et utiliser l application : GEST_INSTANCES est développé en langage php couplé avec une base MySQL. Elle fonctionne donc sur un serveur distant. VERSION HEBERGEUR (SERVEUR DISTANT SUR INTERNET) A l heure actuelle, nombre d hébergeurs proposent des espaces comportant la possibilité d interpréter ce langage de programmation et d utiliser des bases de données. Les serveurs Académiques proposent souvent ce type d hébergement. Avec la version hébergeur, nul n est besoin de renseigner le SMTP pour l envoi des mails car c est le serveur de l hébergeur qui s en charge. Chez un hébergeur, c est lui qui crée la base Mysql et vous donne les codes d accès. Cette version fonctionne sur un serveur linux hébergé chez vous si vous avez paramété Apache, Mysql, et un serveur mail pour le SMTP. VERSION LOCALE (XAMPP OU EASYPHP) GEST_INTANCES a une version qui fonctionne avec un serveur Xampp ou easyphp sur une machine locale en Windows, dans ce cas vous créez un base vide que vous pourrez nommer comme vous le souhaitez en créant un administrateur qui aura tous les privilèges. GEST_INSTANCES est un peu plus compliquée à faire fonctionner de la sorte car le serveur a besoin d utiliser un SMTP pour l envoi du courrier que vous renseignerez en étape 2 bis. Le SMTP doit être valide pour l adresse d envoi utilisée (dans les données de l établissement) faire l expérience pour peu que vous sachiez paramétrer Xamp et les fichiers du PHPmailer (module de mail utilisé dans l application). Je conseille l hébergement car celui-ci enlève les contraintes de maintenance. Nom du serveur : localhost ou selon les serveurs Domaine : ou ou : utilisé ou utilisé Installation de l application : Pour installer l application vous devez au préalable télécharger l archive GEST_INSTANCES.zip et la décompresser sur votre ordinateur dans le répertoire de votre choix. ou directement : Vous devrez ensuite transférer le répertoire «gest_inst» dans son entier à la racine de votre serveur distant. L installation (configuration personnalisée) pourra commencer : Dans un navigateur taper dans la barre d adresse : adresse de votre site (domaine)/gest_inst/install/install.php 3

4 Vous arrivez sur le process de configuration en 9 étapes que vous effectuerez en cliquant sur les boutons du menu de gauche au fur et à mesure. (Suivre les indications pas à pas). Vous trouverez toutes les indications sur le matériel à rassembler pour l installation : Quand le process sera terminé, supprimez le répertoire «install» à l aide d un client FTP (FILEZILLA par exemple) [ Il vous faudra les paramètres FTP fournis par votre hébergeur, vous les utilisez pour administrer votre site et ont été utilisés à l étape 0 pour transférer SIMUL_DNB sur votre serveur]. 4

5 En conclusion l installation est très intuitive et vous rendez l application opérationelle très rapidement. FIN DE L INSTALLATION 5

6 Utilisation de l application : Tout d abord, il va vous falloir renseigner les tables de la base de données que nous avons créées lors de l installation. Cette opération sera à renouveler tous les ans après les élections. (Si des nouveaux membres apparaissent ou disparaissent en cours d année ou que leurs coordonnées changent vous pourrez le gérer manuellement). Entrez dans l application en administrateur avec les login et mot de passe que vous avez définis lors de l installation. (La post installation vous-même directement à l adresse. Plus tard vous pourrez vous créer un raccourci ou mettre un lien à partir de votre site) (voir images ci-dessous). Connexion à l application : 6

7 Vous êtes identifié (à ce stade, vous pouvez aller directement à la page d administration ou changer le mot de passe administrateur) 7

8 Interface d administration : Vous avez choisi la page d administration, voici ce que vous voyez (un tableau de bord permettant différentes opérations) Bouton : Renseigner les tables avec les fichiers csv. Permet d entrer toutes les données à parti de fichiers csv. (je commenterai ces fichiers plus bas). Bouton ACCES PhpMyadmin : Lors le l installation, on vous a demandé le lien qui conduit à l authentification sur votre PhpMyadmin, si vous l avez renseigné, ce bouton vous y conduira tout droit. Bouton Changer le logo Etablissement : Intuitivement, vous pouvez changer votre logo qui sera inséré sur tous les documents générés par GEST_INSTANCES. Bouton DONNER DES DROITS. Vous permet de gérer les permission d utilisation de GEST_INSTANCES Bouton CHAGER COORDONNEES ETABLSEMENT : Vous permet de changer les coordonnées du personnel et les numéros téléphone FAX et adresse mail si cela était rendu nécessaire. Bouton CHAGER LE NOM ETABLISSENT : Permet de changer le nom de l établissement au cas où! 8

9 Nous en avons terminé avec la gestion de l application, nous allons passer aux autres boutons d administration des différentes instances ou réunions. Je ne commenterai que le bouton : ADMINISTRATION Conseil d Administration car toutes les instances et réunions fonctionnent de la même façons les quelques variantes concernent des données dans les tables CPEDA (Conseil pédagogique) RAGENTS et RDIR ( pour réunion agents et réunion de Direction) En cliquant sur l un des boutons Vous arrivez sur une nouvelle interface : Ici Bouton ADMINISTRATION Conseil d Administration : Bouton FABRIQUER METTRE A JOUR : Vous permet d entrer date, salle ordre du jour d une réunion et d en écraser une ancienne pour en créer une nouvelle. Bouton EMARGEMENT : Permet de générer les listes d émargement Bouton Convocation Courrier classique : Permet de générer les convocations lettres (enveloppe US avec fenêtre) et accusés réception pour un envoi postal. Bouton Convocation MAIL : 9

10 Permet de générer les convocations, et l envoi par mail (la pièce jointe générée est jointe au mail de chacun des utilisateurs de manière personnalisée) (l accusé réception est dans le corps du mail pour envoi par réponse). Les trois autres boutons concernent la gestion des membres des différentes réunions : Création avec contrôle de doublons sur NOM PRENOM MAIL Mise à jour en cas de changement de coordonnées. Suppression en cas de démission ANNEXE :. Les fichiers csv pour renseigner les tables : Ils doivent respecter un certain format : Ils sont générés à partir d un logiciel de bureautique enregistrés en.csv après avoir été renseignés à partir des données de l établissement. Vous en avez des exemples dans le répertoire «docs» situé dans le répertoire gest_inst de l application GEST_INSTANCES. Les Fichiers CA.csv, CD.csv, CE.csv, CESC.csv, CHS.csv, CP.csv respectivement pour : CA : Conseil d Administration CD : Conseil de discipline CE : Commission éducative CESC : Comité d Education Santé Citoyenneté CHS : Commission Hygiène et Sécurité CP : Commission permanente Sont fabriqués de la même façon : Colonne A Civ M. MME. Colonne B NOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne C PRENOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne D Numéro de rue Colonne E NOM DE RUE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne F Code Postal Colonne G NOM DE VILLE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne H Numéro de téléphone Colonne I Adresse mail (doit respecter la syntaxe a@b.fr) Colonne J Collège représenté METTRE : ADM COL QUAL pour le collège de l administration PERSONNELS pour le collège des personnels USAGERS pour le collège des usagers (sera traduit en majuscules). On mettra les invités en USAGERS, mais il est préférable de les créer à chaque réunion. 10

11 Colonne K Rôle dans l établissement METTRE PRESIDENT ADJOINT GESTIONNAIRE CHEF TRAVAUX CPE ENSEIGNANT AGENT COLLECTIVITE COMMUNE PERSONNALITE PARENT ELEVE INVITE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités.) Colonne L STATUT METTRE MEMBRE DE DROIT TITULAIRE SUPPLEANT INVITE Le fichier CPEDA.csv pour le Conseil pédagogique Colonne A Civ M. MME. Colonne B NOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne C PRENOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne D Numéro de rue Colonne E NOM DE RUE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne F Code Postal Colonne G NOM DE VILLE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne H Numéro de téléphone Colonne I Adresse mail (doit respecter la syntaxe a@b.fr) Colonne J Professeur Principal METTRE : Le niveau concerné ou NON (6EME, terminale, POST BAC) Colonne K Rôle dans l établissement METTRE PRESIDENT ADJOINT GESTIONNAIRE CHEF TRAVAUX SANTE CPE ENSEIGNANT INVITE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités.) Colonne L MATIERE METTRE MATIERE CONCERNEE OU SANS 11

12 Fichiers RAGENTS et RDIR pour réunions agents et Direction (ATTENTION COLONNE J) Colonne A Civ M. MME. Colonne B NOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne C PRENOM (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne D Numéro de rue Colonne E NOM DE RUE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne F Code Postal Colonne G NOM DE VILLE (sera traduit en majuscules et tous les caractères sont traités. Colonne H Numéro de téléphone Colonne I Adresse mail (doit respecter la syntaxe a@b.fr) RAGENTS.csv : Colonne J Rôle METTRE CHEF ETABLISSEMENT ADJOINT GESTIONNAIRE CHEF TRAVAUX AGENTS INVITE RDIR.csv : Colonne J Rôle METTRE CHEF ETABLISSEMENT ADJOINT GESTIONNAIRE CHEF TRAVAUX SANTE CPE INVITE Vous avez tout loisir de créer les membres de manière plus manuelle (Il y en trente au maximum au conseil d administration si la solution de création des fichiers vous encombre. Contact : En cas de problème ou de renseignement : pascal.descharmes-gest_inst@pascal-descharmes.fr Je m efforcerai de vous aider. Merci pour votre attention à l égard de GEST_INSTANCES. 12

13 Cette application est gratuite et libre de droit. Elle est publiée sous Licence GPLV3 Copyright 2013 Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez récompenser ce travail si vous en êtes satisfait. Son auteur n en tire aucun bénéfice personnel et les dons peuvent être versés au Foyer socio-éducatif du collège Montmorency de Bourbonne les bains. Pour ce faire : Ecrire une lettre avec les coordonnées du donateur ou de l établissement en y joignant votre don par chèque à : M. le président ou Mme la trésorière du foyer socio-éducatif Foyer socio-éducatif Collège Montmorency 5, rue Constantin Weyer Bourbonne les bains. En retour, vous recevrez un reçu. Votre participation sera employée aux activités du Foyer socioéducatif. Un grand merci et bonne utilisation de GEST_INSTANCES Pascal Descharmes Principal du Collège Montmorency Bourbonne les bains 13