02-1-IPG-053 05-11-9 Part III Canada Labour Code Division I and Canada Labour Standards Regulations section 6 Averaging Partie III Code canadien du travail section I et Règlement du Canada sur les normes du travail article 6 Le calcul de la moyenne INTERPRETATION INTERPRÉTATION 1. Subject 1. Objet The application of provisions allowing the averaging of hours of work contained in subsection 169(2) of Part III of the Canada Labour Code and section 6 of the Canada Labour Standards Regulations. L application des dispositions relatives au calcul de la moyenne de la durée du travail, énoncées au paragraphe 169(2) de la Partie III du Code canadien du travail et à l article 6 du Règlement du Canada sur les normes du travail. 2. Issue 2. Sujet There is a need to communicate a national approach in the administration of averaging. Averaging is provided for in subsection 169(2) of the Canada Labour Code which states: Where the nature of the work in an industrial establishment necessitates irregular distribution of the hours of work of an employee, the hours of work in a day and the hours of work in a week may be calculated, in such manner and in such circumstances as may be prescribed by the regulations, as an average for a period of two or more weeks. The Canada Labour Standards Regulations prescribe that averaging may be adopted for periods of two or more consecutive weeks when the irregular distribution of hours results in either (a) no regularly scheduled hours, or (b) regularly scheduled hours where the number of hours differs from time to time (s. 6(1)). Il est nécessaire d adopter une démarche nationale relativement aux modalités du calcul de la moyenne. Le calcul de la moyenne est une disposition prévue par le paragraphe 169(2) du Code canadien du travail qui prévoit que : «Pour les établissements où la nature du travail nécessite une répartition irrégulière des heures de travail, les horaires journaliers et hebdomadaires sont établis, conformément aux règlements, de manière que leur moyenne sur deux semaines ou plus corresponde à la durée normale journalière ou hebdomadaire.» Le Règlement du Canada sur les normes du travail stipule que le calcul de la moyenne des heures de travail peut être appliqué sur un nombre donné de périodes quand la répartition des heures de travail est irrégulière et a) il n y a pas d horaire régulier ou b) il y a un horaire régulier, mais le nombre d heures prévu est variable (par. 6(1)). Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 1
While the requirement to pay overtime is reviewed at the end of an averaging period, there are two types of flexibility allowed by averaging, both of which may be available to an employer: (1) removal of the requirement to pay overtime after eight hours in a given day or 40 hours in a given week, or both, and, (2) removal of the limit of 4 hours of work in a given week. Labour Affairs Officers (LAOs) ascertain whether the criteria that qualify an employer to adopt averaging have been met and whether averaging provisions are being correctly applied. These criteria are: there must be operational necessity (i.e., the nature of the work must necessitate an irregular distribution of the hours of work of an employee); and there must be an absence of regularly scheduled hours or regularly scheduled hours must differ from time to time. Bien que l obligation de payer du temps supplémentaire fasse l objet d un examen à la fin d une période de calcul de la moyenne, ce mécanisme donne aux employeurs une certaine latitude dans les deux cas suivants : (1) suppression de l obligation de payer l indemnité des heures supplémentaires après huit heures de travail dans une journée donnée et 40 heures de travail dans une semaine donnée, ou après les deux, et, (2) suppression de l obligation de s en tenir à un maximum de 4 heures de travail par semaine. Les agents des affaires du travail (AATs) déterminent si un employeur satisfait aux critères établis permettant l adoption du calcul de la moyenne et si les dispositions relatives au calcul de la moyenne sont appliquées d une façon correcte. Ces critères sont : nécessité opérationnelle, c.-à-d. la nature du travail doit nécessiter une répartition irrégulière des heures de travail des employés; et absence d horaire de travail régulier, ou s il y a un horaire régulier, variation du nombre d heures de travail. 3. Questions and Answers 3. Questions et réponses (A) What is meant by the phrase the nature of the work necessitates (operational necessity)? The type of activity in which the enterprise is engaged must require an irregular distribution of hours of work. There must be a substantial need. In the context of Part III of the Canada Labour Code, necessity is something other than an exceptional or emergency (A) Que signifie la phrase «la nature du travail nécessite» (nécessité opérationnelle)? Le type d activité de l entreprise doit vraiment nécessiter la répartition irrégulière des heures de travail. Dans le contexte de la Partie III du Code canadien du travail, la nécessité est une condition autre qu «exceptionnelle» ou «urgente», Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 2
condition because these situations are covered by sections 176 and 177 of the Code. The need for irregular distribution of hours is normally caused by external factors over which an enterprise has little or no control, most commonly climate and seasonal demands. An example is the working of long hours during the summer season to make equipment repairs that cannot be easily carried out in the winter months. Other examples of external factors are: tour bus operators work long hours in the summer and other holiday seasons; non-driving employees of moving companies have hours of work that fluctuate because the estimated time of a move may vary due to unpredictable factors and the number of moves varies from one day to another, and from one season to another; pilots and mechanics of small air operators also have irregular working hours, which are usually connected to climatic conditions; and, the distribution of television production work may also vary depending on factors such as availability of equipment, production facilities, technicians and interviewees, as well as weather when shooting outside events. ces situations étant prévues en vertu des articles 176 et 177 du Code. La répartition irrégulière des heures de travail est généralement rendue nécessaire par des facteurs externes sur lesquels une entreprise n a pas beaucoup ou pas du tout de prise; il s agit le plus souvent de facteurs liés B des longues heures de travail nécessaires au cours de l été pour effectuer les réparations à l équipement qui ne peuvent pas être faites facilement l hiver. D autres exemples de facteurs externes suivent : les longues heures de travail des exploitants d autobus nolisés pendant l été et autres périodes de congé; les employés des compagnies de déménagement (autres que les chauffeurs) dont les heures de travail fluctuent parce que la durée d un déménagement peut varier en fonction d imprévus et que le nombre de déménagements varie d une journée et d une saison à l autre; les pilotes et les mécaniciens de petites compagnies d aviation qui ont un horaire irrégulier, généralement en raison des conditions climatiques; et dans le domaine de la production d émissions de télévision, la répartition des heures de travail peut également varier en raison de facteurs comme la disponibilité de l équipement nécessaire, des installations de production, des techniciens et des personnes à interviewer, sans oublier le facteur temps, lorsqu il est question de tourner à l extérieur. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 3
Economics may also induce necessity. For example, in seed cleaning operations the grain seeds must be taken from the field within a short period of harvesting or the quality will deteriorate. Similarly, businesses operating in remote locations are subject to economic factors that may affect the scheduling of work. (B) What are some illustrations of situations where the nature of work necessitates irregular distribution of hours with the result that the employees have no regularly scheduled hours of work? These situations occur frequently in the transport industry, e.g., furniture moving (non-driving personnel). It is common practice to require an employee to check to see whether work is available at specified times. If work is available, the employee is assigned to a job. If work is not available, the employee does not come in to work, or if already at the workplace, goes home. These employees have scheduled reporting times but they do not have regularly scheduled daily or weekly hours. Consequently, their employer may average whatever hours the employees actually work. In addition, when employees have no regularly scheduled daily or weekly hours, but are called in as required, averaging is also appropriate. Le besoin économique peut également entraîner une nécessité, par exemple dans les usines de nettoyage des graines de semence, il est nécessaire de recueillir les graines de semences des champs aussitôt que possible après la récolte afin que la qualité des graines de semence ne soit pas réduite. De même, les entreprises dans les lieux éloignés sont assujetties à des facteurs économiques qui pourraient entraver les horaires de travail. (B) Pouvez-vous donner des exemples de situations où la nature du travail nécessite une répartition irrégulière des heures de travail et où, par conséquent, les employés n ont pas d horaire de travail régulier? Ce genre de situation se produit fréquemment dans l industrie du transport, p. ex. le déménagement des meubles (employés autres que les chauffeurs). Il est de pratique courante d exiger des employés qu ils vérifient à des heures précises s il y a du travail. S il y en a, on leur en assigne. Dans le cas contraire, les employés ne viennent pas travailler, ou s ils sont déjà sur place, on les renvoie à la maison. Ces employés doivent prendre contact à des heures précises mais ils n ont pas d horaire de travail régulier, journalier ou hebdomadaire. Par conséquent, leur employeur peut calculer la moyenne des heures travaillées. En outre, quand les employés n ont pas d horaire de travail régulier, mais qu on les appelle au besoin, le calcul de la moyenne est aussi indiqué. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 4
The work of other employees, such as pilots of charter and non-scheduled operators in remote areas, despite receiving a salary or special premium for being available on-site to work as demand requires, may also be eligible for averaging. (C) In which cases of regularly scheduled hours can averaging be adopted? A situation where employees have regularly scheduled hours, but the number of hours actually worked differs from time to time would not qualify for averaging. For example, a bus driver may have a regular schedule, but may work longer hours on occasion because of heavy traffic. The following schedule illustrates this situation. (Numbers shown in parentheses are the number of hours actually worked and RDO means regular day off): Le travail d autres employés, tels les pilotes de l industrie des vols nolisés et des vols irréguliers, dans des endroits éloignés, bien qu ils reçoivent un salaire de base ou une indemnité de service de poste éloigné afin d être disponibles sur demande, peut aussi faire l objet du calcul de la moyenne. (C) Lorsqu il y a horaire de travail régulier, dans quels cas le calcul de la moyenne peut-il être utilisé? Le calcul de la moyenne ne peut être utilisé lorsque des employés ont un horaire régulier, mais que le nombre d heures où ils travaillent réellement varie de temps à autre. Par exemple, un chauffeur d autobus peut avoir un horaire régulier, mais travailler parfois plus longtemps en raison d une circulation dense. L horaire suivant illustre cette situation. (Les chiffres en parenthèses indiquent les heures effectivement travaillées et JCH signifie journée de congé habituelle) : Schedule/Horaire 1 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total () () (12) () () 40 (44) () () () () (6) () 40 (46) () () () () () 40 (44) () () () () () 40 (44) Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 5
RDO means regular day off. In this situation, averaging would not be permitted because the number of hours scheduled do not differ from time to time. The number of hours scheduled are eight hours every working day, and 40 hours every week. The number of hours actually worked differ from day to day and from week to week, but this does not alter the fact that the operation does not meet the averaging criteria. In contrast, the following schedule would qualify for averaging if required for reasons of operational necessity (numbers shown in parentheses are the number of hours actually worked and RDO means regular day off): JCH signifie journée de congé habituelle. Dans ce cas, l employeur n aurait pas le droit de calculer la moyenne des heures parce que le nombre d heures prévu à l horaire n est pas variable. Le nombre d heures prévu est de huit pour chaque jour ouvrable, et quarante heures par semaine. Le nombre d heures effectivement travaillées varie d une journée à l autre et d une semaine à l autre, mais il n en reste pas moins que les critères de calcul de la moyenne ne sont pas satisfaits. Par opposition, l horaire suivant serait admissible au calcul de la moyenne s il est requis pour des raisons de nécessité opérationnelle (les chiffres entre parenthèses indiquent les heures effectivement travaillées et JCH signifie journée de congé habituelle) : Schedule/Horaire 2 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 12 (12) 12 (12) 4 (6) 4 () 40 (42) 4 4 12 (12) 12 (12) () 40 (42) () 10 (10) 10 (10) 12 (12) 40 (44) 12 (10) 4 4 () 4 4 (10) 36 (44) RDO means regular day off. In this situation, averaging would be permitted because the number of hours scheduled differs from time to time. As with the first example, the number of hours JCH signifie journée de congé habituelle. Dans ce cas, le calcul de la moyenne serait permis, étant donné que le nombre d heures prévu à l horaire est variable. Comme dans le premier exemple, le nombre d heures Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 6
actually worked differ from the hours scheduled, but this factor has no bearing on whether averaging can be adopted. The Appendix provides further examples. (D) What is meant by regularly scheduled hours that differ from time to time? Averaging may be adopted where there is an irregular distribution of hours that results in regularly scheduled hours that differ from time to time. The number of scheduled hours may differ on a daily or a weekly basis, or both. A variance in regularly scheduled hours must occur within a cycle of two or more weeks if the averaging period is adopted pursuant to section 6 of the Canada Labour Standards Regulations. Variances in regularly scheduled hours do not refer to changes in scheduling. They refer to variations in the number of hours scheduled on a daily or weekly basis (or both) within schedules. The variation in the number of hours scheduled must be based upon operational necessity. Averaging may be adopted if only the daily hours vary, but the pattern of daily scheduled hours must vary from one week to another. The averaging period must cover at least two weeks. (See Example 5 in the Appendix.) Averaging is not intended to cover hours worked in excess of eight per day or effectivement travaillées n est pas le même que le nombre d heures prévu à l horaire, mais ce facteur n entre pas en ligne de compte dans la décision à savoir si le calcul de la moyenne peut être utilisé. L annexe donne d autres exemples. (D) Que veut dire l expression «un horaire de travail régulier dont le nombre d heures prévu est variable»? Le calcul de la moyenne peut être utilisé lorsque du fait de la répartition irrégulière des heures de travail, l horaire régulier est variable. Le nombre d heures prévu à l horaire peut varier quotidiennement ou hebdomadairement, ou les deux à la fois. Une variation des heures prévues à l horaire régulier doit se produire selon un cycle de deux semaines ou plus, si la période de calcul de la moyenne est adoptée conformément à l article 6 du Règlement du Canada sur les normes du travail. Les variations des heures de travail prévues à l horaire régulier n ont rien à voir avec des changements d horaire. Il s agit de variations du nombre d heures à l horaire quotidien ou hebdomadaire, ou les deux. Ces variations du nombre d heures à l horaire doivent être fondées sur des besoins opérationnels. Le calcul de la moyenne peut s appliquer si seulement les heures de travail comprises dans une journée varient, mais «le pattern» des heures inscrites à l horaire quotidien doit varier d une semaine à l autre. La période du calcul de la moyenne doit s étendre sur au moins deux semaines. (Voir exemple 5 dans l annexe.) Le calcul de la moyenne n est pas censé s appliquer dans le cas où l employé doit Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 7
40 per week in order to change shifts. This is covered by section 7 of the Canada Labour Standards Regulations which states: Notwithstanding the requirements of these Regulations, section 174 of the Act does not apply in circumstances where there is an established work practice that: (a) requires or permits an employee to work in excess of standard hours for the purposes of changing shifts; travailler plus de huit heures par jour ou de 40 heures par semaine à des fins de changement de poste. À cet égard, il convient de consulter l article 7 du Règlement du Canada sur les normes du travail qui stipule ce qui suit : «Malgré les exigences du présent règlement, l article 174 de la Loi ne s applique pas lorsque le régime de travail établi : (a) oblige ou autorise l employé à travailler au-delà de la durée normale du travail à des fins de changement de poste; (b)... (b)... (c) permits an employee to work in excess of standard hours as the result of his exchanging a shift with another employee. (E) What are the criteria for determining whether hours of work qualify for an averaging period? The Canada Labour Standards Regulations require that an employer who wishes to average hours of work or change the number of weeks in the averaging period must post, at least 30 days before, a notice of the employer s intention and provide a copy of the notice to the Labour Regional Head and every trade union representing affected employees who are subject to a collective agreement. (s. 6(3)). (c) autorise un employé à travailler au-delà de la durée normale de son travail suite à un échange de poste avec un autre employé.» (E) Quels sont les critères permettant de déterminer si les heures de travail pourraient donner lieu au calcul de la moyenne? Selon le Règlement du Canada sur les normes du travail, l employeur qui souhaite adopter le calcul de la moyenne ou modifier le nombre de semaines que compte la période de calcul de la moyenne, doit afficher un avis de son intention au moins 30 jours avant la date de prise d effet et transmettre une copie de l avis au chef régional du travail et à tout syndicat représentant des employés concernés qui sont liés par une convention collective. (par. 6(3)). Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page
The Regulations also require an employer who has adopted an averaging plan and wishes to alter the number of weeks or cease to use averaging must post, at least 30 days before, a notice and provide a copy to the Labour Regional Head and every trade union representing affected employees who are subject to a collective agreement. (s. 6(12)). In most instances, the appropriate point to begin an averaging period is halfway between the high and low period, so that peaks and valleys are balanced within an averaging period. The averaging period adopted must be long enough to accommodate any fluctuations in the hours of work but should not be longer than necessary to balance the peaks and valleys. Establishments in some industries may have regular schedules where the hours of work do not vary from month to month throughout the year, except for unusually high peaks, for instance, at the time of planting or harvesting or, in the case of non-driving staff in the household moving industry, in the summer months. Where the additional hours worked in these periods create peaks that cannot be absorbed and leveled out, a longer averaging period is warranted. Conformément au Règlement, l employeur qui a adopté le régime de calcul de la moyenne et qui désire en modifier le nombre de semaines ou encore cesser d utiliser un plan de calcul de la moyenne doit, au moins trente jours avant la prise d effet, afficher un avis à cet effet et en transmettre une copie au chef régional du travail et à tout syndicat représentant les employés concernés qui sont liés par une convention collective. (par. 6(12)). Normalement, la meilleure date pour le début d un plan de calcul de la moyenne est à mi-chemin pendant la saison de pointe ou la saison morte, de façon que les hauts et les bas puissent être équilibrés selon la moyenne donnée. La période de calcul de la moyenne choisie doit être suffisamment longue pour s accommoder des fluctuations des heures de travail mais elle ne doit pas être plus longue qu il ne le faut pour équilibrer les hauts et les bas. Il peut arriver que des entreprises de certains secteurs industriels aient des horaires réguliers où les heures de travail ne varient pas d un mois à l autre au cours de l année, sauf pendant des périodes exceptionnellement actives, par exemple au moment des semailles ou de la récolte ou, pendant les mois d été, dans le cas des employés autres que les chauffeurs de l industrie du déménagement domiciliaire. Lorsque les heures additionnelles pendant ces périodes de pointe sont si élevées qu elles ne peuvent être nivelées ni absorbées sur une période, il y a lieu de prolonger la période du calcul de la moyenne. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 9
For example: Par exemple : If a 13-week averaging period is not sufficient, a 26-week period may provide ample space for seasonal fluctuations to be averaged over two 26-week periods. In some situations, where there is one extreme peak period whose starting point cannot be predicted, a 52-week period may be necessary. One way to establish that the duration of a period is not sufficient is to balance a company s peak periods against periods when fewer hours of work are available by analyzing the historical data contained in the company s time and payroll records for the preceding year. This will give an indication of the company s needs. (F) Can averaging apply to casual, part-time and seasonal employees? Part III of the Canada Labour Code and the Canada Labour Standards Regulations do not distinguish between types of work arrangements. Averaging may be adopted for a class of employees that includes different types of work arrangements (full-time, scheduled or unscheduled, permanent, part-time, casual or seasonal), provided the criteria for averaging are met. Si l étalement sur une période de 13 semaines ne suffit pas, le calcul pourrait se faire en fonction de deux périodes de 26 semaines, ce qui permettrait d atténuer l effet des fluctuations saisonnières. Dans certains cas, lorsqu on prévoit une période extrêmement active, mais qu on ne peut en préciser le début, il peut s avérer nécessaire d établir le calcul de la moyenne sur une période de 52 semaines. Une façon d établir que la durée d une période n est pas suffisante pour équilibrer les périodes de pointe et les périodes moins occupées d une entreprise consiste, par exemple, à analyser les statistiques contenues dans les dossiers de paye et d heures travaillées pour l année précédente. Cette analyse donnera une idée des besoins de l entreprise. (F) Le calcul de la moyenne peut-il s appliquer aux employés occasionnels, à temps partiel et saisonniers? La Partie III du Code canadien du travail et le Règlement du Canada sur les normes du travail ne font pas de distinction entre les employés en ce qui a trait aux modalités de travail. Un plan de calcul de la moyenne peut s appliquer aux employés d une certaine catégorie (qu ils soient à plein temps, qu ils aient ou non un horaire de travail, qu ils soient permanents, à temps partiel, Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 10
These employees, who are in non-standard work situations, are subject to the same maximum and standard hours as the fulltime employees in the same averaging situation. (G) For workers subject to averaging, how are standard hours, maximum hours and overtime calculated? The standard hours of work of an employee subject to averaging are 40 times the number of weeks in the averaging period; maximum hours of work are not to exceed 4 times the number of weeks in the averaging period. For example, in a two week averaging period, standard and maximum hours are 0 hours and 96 hours, respectively. At the end of each averaging period, overtime is paid to employees who work hours in excess of the standard hours, excluding those hours for which overtime has been paid already, in the averaging period. The calculation of overtime owing is based on standard hours that are reduced, pursuant to section 6(7) of the Canada Labour Standards Regulations, by hours for each day in the averaging period which is a day: occasionnels ou saisonniers) à condition que les critères applicables au calcul de la moyenne soient satisfaits. Ces employés, qui ont des situations professionnelles atypiques, sont assujettis aux mêmes règles sur la durée normale et la durée maximale du travail que les employés à plein temps se trouvant dans la même situation en ce qui concerne le calcul de la moyenne. (G) Comment sont calculées la durée normale du travail, la durée maximale du travail et les heures supplémentaires des travailleurs touchés par un plan de calcul de la moyenne? La durée normale du travail d un employé touché par un plan de calcul de la moyenne est de 40 fois le nombre de semaines compris dans la période du calcul de la moyenne; la durée maximale du travail ne peut dépasser 4 fois le nombre de semaines compris dans la période du calcul de la moyenne. Par exemple, dans une période de calcul de la moyenne de deux semaines, les durées normale et maximale du travail sont de 0 heures et de 96 heures respectivement. À la fin de chaque période de calcul de la moyenne le taux de rémunération des heures supplémentaires s applique aux heures de travail dépassant la durée normale du travail de la période à l exception des heures supplémentaires déjà rémunérées. En vertu du paragraphe 6(7) du Règlement du Canada sur les normes du travail, le calcul de l indemnité de temps supplémentaire est fondé sur une durée normale du travail réduite de heures : Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 11
of bereavement leave with pay; of annual vacation with pay; of leave of absence with pay under subsection 205(2) of the Code; general or other holiday with pay; or, that is normally a working day in respect of which the employee is not entitled to regular wages (for example, when an employee is off on unpaid sick leave). Under paragraph 6(7)(e) of the Canada Labour Standards Regulations, it is important to note that, in general, every day for which an employee is scheduled to work is normally a working day. It is usually the case that an employee receiving a base salary is considered to be entitled to regular wages for the purposes of paragraph 6(7)(e) of the Regulations. Therefore, no reduction is made in standard hours for the averaging period for an employee, who is absent from work on paid sick leave. Averaging provisions under section 169 of Part III of the Canada Labour Code and section 6 of the Regulations are meant to address hours of work for both scheduled and non-scheduled workers. Scheduled workers who can average are workers whose schedules vary, such as airline pilots who may be scheduled for flights of varying durations. un jour de congé de décès payé; un jour de congé annuel payé; un jour de congé payé visé au paragraphe 205(2) du Code; un jour férié ou autre jour de congé payé; ou normalement un jour ouvrable à l égard duquel l employé n a pas droit à son salaire normal (par exemple, s il est en congé de maladie non payé). Il est important de noter que, généralement, chaque jour inscrit à l horaire de travail d un employé est «normalement un jour ouvrable» pour l application de l alinéa 6(7)e) du Règlement du Canada sur les normes du travail. Habituellement, un employé qui reçoit un salaire de base est considéré, avoir «droit à son salaire normal» pour l application de l alinéa 6(7)e) du Règlement. Par conséquent, on n effectue aucune réduction de la durée normale du travail pour la période de calcul de la moyenne relativement à un employé en cong de maladie payé. Les dispositions relatives au calcul de la moyenne figurant à l article 169 de la Partie III du Code canadien du travail et à l article 6 du Règlement visent tant la durée du travail des employés qui ont un horaire de travail que de ceux qui n en ont pas. Les travailleurs ayant un horaire de travail qui peuvent être touchés par le calcul de la moyenne sont ceux dont l horaire varie, tels les pilotes de compagnies d aviation dont l horaire peut comprendre des vols de durée variable. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 12
Non-scheduled workers are those for whom work is sporadic and unreliable such as non-driving workers employed by a moving or trucking company where employees work only as work becomes available. (H) What happens if employment is terminated during an averaging period? If the termination is at the employee s choice, the employee is entitled only to be paid at the regular rate for the hours worked during the completed part of the averaging period. On lay-off or termination of employment by the employer, the employee is entitled to overtime pay for all hours worked in excess of 40 times the number of weeks in the completed part of the averaging period. If the employee has already received overtime pay for any hours in the averaging period, these hours are not counted in determining the overtime to be paid to the employee on termination of employment. (I) What happens when an employee begins employment after the averaging period has commenced? In order to integrate this employee into the averaging period, the employer must refer to subsection 6(7)(e) which requires that the standard and maximum hours of work be Les travailleurs qui n ont pas d horaire de travail sont ceux qui travaillent sporadiquement et ne sont pas assurés d avoir du travail, tels les employés qui ne sont pas des conducteurs dans une entreprise de déménagement ou de camionnage où les employés travaillent seulement lorsque du travail se présente. (H) Qu arrive-t-il s il y a cessation d emploi durant la période de calcul de la moyenne des heures de travail? Si la cessation d emploi résulte de sa propre décision, l employé ne sera rémunéré qu au taux normal pour les heures travaillées pendant la partie écoulée de la période servant au calcul de la moyenne. Si la cessation d emploi résulte d une décision de l employeur, l employé sera rémunéré au taux des heures supplémentaires pour toutes les heures travaillées qui sont en sus de 40 fois le nombre de semaines que compte la partie écoulée de la période de calcul de la moyenne. Si l employé a déjà été rémunéré au taux des heures supplémentaires pour toute heure de la période servant au calcul de la moyenne, ces heures ne seront pas prises en compte au moment de déterminer la rémunération des heures supplémentaires à verser à l employé visé par la cessation d emploi. (I) Que se passe-t-il lorsqu un employé commence à travailler après le début de la période de calcul de la moyenne? Pour intégrer cet employé à la période de calcul de la moyenne, l employeur doit se référer à l alinéa 6(7)e) qui exige que la durée normale du travail et la durée maximale du Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 13
reduced by eight hours for every day during an averaging period that, for the employee, is a day that is normally a working day for which the employee is not entitled to regular wages. Subsection (e) limits the weekly reduction to 40 hours. Therefore, the hours of an employee, who begins work at the beginning of the 11 th week of a 16-week averaging period, would be reduced by 400 (10 x 40) for the period before the employment relationship began. travail soient réduites de huit heures pour toute journée au cours de la période de calcul de la moyenne, qui représente pour l employé normalement un jour ouvrable à l égard duquel il n a pas droit à son salaire normal. L alinéa ()c) limite la réduction hebdomadaire à 40 heures. Par conséquent, les heures d un employé qui commence à travailler au début de la 11 e semaine d une période de calcul de la moyenne de 16 semaines, seraient réduites de 400 heures (10 x 40) pour cette période avant le début de la relation d emploi. 4. Examples 4. Exemples The following are a few examples to demonstrate how standard hours are reduced in particular situations. Scheduled hours which vary with a regular weekly, monthly or annual base salary (e.g. $4,000 per month every month): Mary is an airline pilot who has a base salary and works scheduled hours that vary. Her base salary is considered regular wages. Over a two week averaging period she has one holiday, one day of bereavement leave with pay, one day on which airplanes were grounded due to inclement weather, and on the other day Mary was absent due to illness. Mary s standard hours for the two week period are reduced by 16 hours for the holiday and bereavement leave. Her standard hours are not reduced for the two days of absence due to grounded airplanes and illness, respectively, because her base salary ensures that she is entitled to regular wages and paragraph 6(7)(e), therefore, does not apply. Voici des exemples de cas indiquant la réduction des heures normales de travail dans des situations spécifiques : Horaire variable avec salaire de base normal hebdomadaire, mensuel ou annuel (par exemple, 4 000 $ par mois) : Marie est pilote de ligne. Elle a un salaire de base et un horaire variable. Son salaire de base est considéré comme son salaire normal. Au cours d une période de calcul de la moyenne de deux semaines, elle a un congé férié et un congé de décès payé, et les avions n ont pas pu décoller un jour à cause du mauvais temps, et Marie s est absentée un jour pour cause de maladie. La durée normale du travail de Marie est réduite de 16 heures pour son jour de congé férié et son congé de deuil. Sa durée normale du travail n est pas réduite pour les deux jours où les avions n ont pu décoller et où elle a été malade, parce que, en raison de son salaire de base, elle a droit à son salaire normal, ce qui fait que l alinéa 6(7)e) ne s applique pas. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 14
Scheduled hours which vary without a regular weekly, monthly or annual base salary: Joseph is an employee of ABC Trucking and has scheduled hours that vary. He is paid by the hour for the hours actually worked. His two week period, like Mary s, includes a holiday, one day of bereavement leave with pay, one day for which he was told not to come in for lack of work, and one day on which he did not report for work because he was ill. Joseph s standard hours are reduced by 32 hours for the period. Like Mary, Joseph s hours would be reduced by 16 hours for the holiday and bereavement leave. As no base salary is received by Joseph and therefore no regular wages are in effect, paragraph 6(7)(e) applies. The hours are further reduced by each for the day on which Joseph was told not to come in for lack of work, and for the day on which he was ill. These two days were normally working days but for which he was not entitled to regular wages. Such cases are rare since most employers with scheduled workers normally do not have scheduled hours of work that vary and therefore do not qualify for averaging. Horaire variable sans salaire de base normal hebdomadaire, mensuel ou annuel : Joseph est un employé du Groupe de transport ABC et il a un horaire de travail qui varie. Il est rémunéré à l heure pour les heures effectivement travaillées. Au cours de sa période de calcul de la moyenne de deux semaines, comme Marie, il a un jour férié et un congé de décès payé, on lui a dit de ne pas se présenter un jour à cause d un manque de travail et il s est porté malade un jour. La durée normale du travail de Joseph est réduite de 32 heures pour cette période. Comme Marie, la durée normale du travail de Joseph est réduite de 16 heures pour son jour de congé férié et son congé de deuil. Comme il ne reçoit pas de salaire de base, il n a donc pas de salaire normal; l alinéa 6(7)e) s applique. La durée de son travail est aussi réduite de heures pour le jour où on a dit à Joseph de ne pas se présenter à cause d un manque de travail et pour le jour où il s est porté malade. Ces deux jours étaient normalement des jours ouvrables à l égard desquels il n avait pas droit à un salaire normal. Ces cas sont rares car la plupart des employeurs dont les employés ont des horaires de travail n ont généralement pas des horaires variables et ne répondent donc pas aux critères pour le calcul de la moyenne. Non-scheduled hours: Absence d horaire : Rob is an employee of ABC Trucking and has no scheduled hours. He reports each morning and occasionally works several hours for the day. His two week period, like Mary s, includes a holiday, one day of bereavement leave with pay, one day for Rob est un employé du Groupe de transport ABC et n a pas d horaire de travail. Il se présente chaque matin et travaille à l occasion plusieurs heures pendant la journée. Sa période de calcul de la moyenne, comme celle de Marie, Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 15
which he reported but did not receive work, and one day on which he did not report for work because he was ill. Rob s standard hours for the period are reduced only by 16 hours for the period for the holiday and bereavement leave. Rob s standard hours are not reduced under paragraph 6(7)(e) for the day on which there was no work and the day on which he was ill. Rob does not have any normal working days as his work is unscheduled. Consequently, the hours for these two days are not reduced as they were not normally working days. comprend un jour férié, un jour de congé pour décès payé, un jour où il s est présenté mais où on n avait pas de travail à lui confier et un jour où il n est pas allé travailler parce qu il était malade. La durée du travail normale de Rob pour cette période est réduite de 16 heures pour le jour férié et pour le congé de décès. La durée du travail normale de Rob n est pas réduite en vertu de l alinéa 6(7)e) pour le jour où il manquait du travail ni pour celui où il a été malade. Aucun jour n est normalement un jour ouvrable pour Rob car il n a pas d horaire. Par conséquent, aucune réduction n est effectuée pour ces deux jours car ce ne sont pas normalement des jours ouvrables. Warren Edmondson Assistant Deputy Minister/Sous-ministre adjoint Labour/Travail Human Resources Development Canada/Développement des ressources humaines Canada Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 16
Appendix Examples of Irregular Distribution of Hours Where Employees Have Regularly Scheduled Hours. Annexe Exemples de la répartition irrégulière des heures de travail lorsque les employés ont un horaire de travail régulier. Example/Exemple 1 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 3 0 0 0 27 0 10 10 10 10 10 0 50 0 3 43 120 Example/Exemple 2 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 0 0 9.5 9.5 9.5 0 36.5 0 0 40 2 9.5 9.5 7.5 0 7.5 7.5 43.5 120 In Examples 1 and 2, scheduled hours vary on a daily and on a weekly basis. If the nature of the work necessitates this irregular distribution of daily and weekly hours, then the operations meet the criteria for averaging. Dans les exemples 1 et 2, les heures prévues varient chaque jour et chaque semaine. Si la nature du travail nécessite la répartition irrégulière des heures quotidiennes et hebdomadaires de travail, alors cette entreprise est admissible au calcul de la moyenne. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 17
Example/Exemple 3 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 11 6 6 0 0 0 3 26 11 11 4 0 0 0 0 26 52 Example/Exemple 4 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 0 10 4 6 10 10 0 40 0 9 9 4 9 9 0 40 0 In Examples 3 and 4, scheduled hours vary on a daily basis but weekly hours do not vary. If the nature of the work necessitates this irregular distribution of daily hours, then the operations meet the criteria for averaging. Dans les exemples 3 et 4, les heures prévues à l horaire varient chaque jour, mais pas chaque semaine. Si la nature du travail nécessite la répartition irrégulière des heures quotidiennes de travail, alors cette entreprise est admissible au calcul de la moyenne. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 1
Example/Exemple 5 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 10 0 0 0 0 10 10 30 10 10 0 0 10 10 10 50 0 Example/Exemple 6 Sun Dim. Mon Lun. Tues Mar. Wed Mer. Thurs Jeu. Fri Ven. Sat Sam. Total 0 11 11 11 11 11 11 66 11 0 0 0 0 0 0 11 77 In Examples 5 and 6, scheduled hours vary on a weekly basis only. If the nature of the work necessitates this irregular distribution of weekly hours, then the operations meet the criteria for averaging. Dans les exemples 5 et 6, les heures prévues à l horaire varient seulement chaque semaine. Si la nature du travail nécessite la répartition irrégulière des heures hebdomadaires de travail, alors cette entreprise est admissible au calcul de la moyenne. Normes du travail (Opérations) 02-1-IPG-053 Page 19