Sage 100 Edition Pilotée version Windows Installation et administration 2011 Sage
Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le dvd-rom sur lequel est enregistré le programme, un guide d installation, la documentation électronique, présente sur le dvd-rom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C. La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. 2011 Sage
Sommaire Sage 100 Edition Pilotée - Avant propos Configuration matérielle A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Avant d installer Sage 100 Edition Pilotée 11 Vérifiez les polices de caractères installées sur le poste de travail... 11 Cas particuliers de configuration logicielle.12 Vous utilisez SQL Server 2000 (ou 2008) en lieu et place de MSDE... 12 Un moteur MSDE est déjà installé sur votre poste. 14 Vous utilisez le Serveur ou le Gestionnaire d applications Sage... 15 Vous voulez ajouter ou supprimer une société à piloter... 15 Vous voulez mettre à jour Sage 100 Edition Pilotée... 15 Vous voulez ajouter un produit Edition Pilotée... 16 Vous êtes sous environnement Vista... 17 Procédure de désinstallation de Sage 100 Edition Pilotée...19 Avant le démarrage de l installation Procédure d installation Outil d administration Serveur Mode assisté...30 Mode manuel...36 Paramétrage... 37 Mise à jour des données... 41 Automatisation du rafraîchissement des cubes... 42 Outil d administration Client Actualisation des sociétés... 44 Changement de société courante... 45 Mode Multi-sociétés... 45 Automatisation du rafraîchissement des états... 46 Outil de personnalisation des indicateurs Introduction...47 Utilisation...47 Ouverture de l outil de personnalisation des indicateurs... 47 Personnalisation... 48 2011 Sage 3
Importer ou exporter un paramétrage... 50 Vérification de la personnalisation ou du paramétrage par défaut... 50 Création et consultation d'états... 51 Pour accéder à Sage 100 Edition Pilotée Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée Vos suggestions 2011 Sage 4
Sage 100 Edition Pilotée - Avant propos Sage 100 Edition Pilotée - Avant propos Sage 100 Edition Pilotée est une solution de gestion dédiée aux PME, recherchant une réponse fonctionnelle à leur problématique de Gestion Comptable, Commerciale et de Paie tout en se dotant d un outil simple de pilotage de leur activité. Simples d utilisation, Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée, Sage 100 Gestion Commerciale Edition Pilotée ou Sage Paie Edition Pilotée ont été conçus pour permettre aux responsables métiers ainsi qu aux dirigeants d optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à des indicateurs clés lui permettant de prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Le schéma de fonctionnement général de Sage 100 Edition Pilotée est présenté page suivante. Il est entendu par Sage 100 Edition Pilotée, les produits : - Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée, - Sage 100 Gestion Commerciale Edition Pilotée, - Sage Paie Edition Pilotée. Licence souscrite lors de l acquisition de l application Sage Vous avez souscrit un contrat dit «DUA», Droit d'utilisation Annuel. Vous versez dans ce cadre, annuellement, un droit d'utilisation du programme. En contrepartie, ce droit vous assure une assistance gratuite auprès des services spécialisés de Sage France ainsi que la fourniture gratuite des mises à jour ultérieures du programme pour lequel ce droit a été souscrit, et ce pendant la durée du contrat. 2011 Sage 5
Sage 100 Edition Pilotée - Avant propos Sage 100 Edition Pilotée Schéma de fonctionnement Poste Base Sage Données sources Fichiers.MAE.GCM.PRH (Sage Comptabilité 100 Windows, Gestion Commerciale 100 Windows, Sage Paie et CRM) Partie Serveur Intégration Transformation Stockage MISE A JOUR DES DONNEES CUBE D ANALYSE Partie Client Restitution UNIVERS Comptabilité 100 Edition Pilotée Gestion Commerciale 100 Edition Pilotée Sage Paie Edition Pilotée Guides Interactifs dans le produit ligne100 2011 Sage 6
Sage 100 Edition Pilotée - Avant propos Pour toute information sur votre licence, reportez-vous aux manuels : - Guide d installation sous Windows, si vous possédez Comptabilité 100 Edition Pilotée ou Gestion Commerciale 100 Edition Pilotée ; - Paie Installation et maintenance, si vous possédez le logiciel Sage Paie Edition Pilotée. 2011 Sage 7
Configuration matérielle Configuration matérielle Avant d installer Sage 100 Edition Pilotée, assurez-vous que votre configuration matérielle correspond aux préconisations suivantes : Poste Serveur Systèmes d exploitation pris en charge Configuration minimum Configuration conseillée Windows 2000 (SP3, SP4) Windows XP (SP2) Windows Server 2003 Vista Edition Intégrale Pentium III 900 Mhz 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Server 2003 et Vista Edition Intégrale) Pentium III 900 Mhz 512 Mo de RAM (2 Go pour Windows Server 2003 et Vista Edition Intégrale) Le pilote ODBC nommé SQL Server doit être installé sur votre système (cf. Administrateur de sources de données ODBC). Poste Client Systèmes d exploitation pris en charge Windows 98 seconde Edition * Windows NT4 (SP6a) * Windows 2000 (SP3 SP4) Windows XP (SP2) Vista Edition Intégrale Configuration minimum Configuration conseillée Pentium III 900 Mhz 256 Mo de RAM 1 Go pour Vista Edition Intégrale Pentium III 900 Mhz 512 Mo de RAM 2 Go pour Vista Edition Intégrale 2011 Sage 8
Configuration matérielle * Compatibilité non assurée en 1ère installation de Paie, Comptabilité et Gestion commerciale (veuillez vous reporter au manuel d installation du produit correspondant). 2011 Sage 9
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Vous avez reçu un DVD-ROM, contenant : votre application «métier» et Edition Pilotée Avant de procéder à l installation, nous vous invitons à vérifier les points indiqués ci-dessous qui, s ils ne sont pas pris en compte, risquent d empêcher le bon déroulement de l installation. Pour plus d informations... «Avant d installer Sage 100 Edition Pilotée», page 11 «Cas particuliers de configuration logicielle», page 12 «Procédure de désinstallation de Sage 100 Edition Pilotée», page 19 2011 Sage 10
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Pour que votre logiciel soit complet, vous devez installer le contenu du DVD en respectant les étapes indiquées ci-après. Etape 1 : Installation de(s) l application(s) à piloter Pour l installation d une ou plusieurs application(s), nous vous invitons à vous reporter à l un des manuels suivants, en fonction du logiciel que vous venez d acquérir : Guide d installation sous Windows, si vous possédez Comptabilité 100 Edition Pilotée ou Gestion Commerciale 100 Edition Pilotée ; Paie Installation et maintenance, si vous possédez le logiciel Sage Paie Edition Pilotée. Etape 2 : Démarrage de l application Sage 100 Avant d installer Sage 100 Edition Pilotée, démarrez la ou les applications installées puis procédez à la création des fichiers de votre société. Les procédures sont décrites dans la documentation associée à votre logiciel. Etape 3 : Installation Sage 100 Edition Pilotée Lorsque les étapes 1 et 2 sont menées à bien, vous pouvez procéder à l installation de Sage 100 Edition pilotée. La présente documentation vous guide pas à pas dans cette démarche au paragraphe «Procédure d installation», page 22. Vérifiez les polices de caractères installées sur le poste de travail Pour un bon fonctionnement de l application, la police de caractères Wingdings 3 doit être présente sur le poste Client. Si Microsoft Office Word est installé, la police Wingdings 3 est présente car installée par défaut avec l application. 2011 Sage 11
Cas particuliers de configuration logicielle A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Nous vous invitons à vérifier si votre configuration logicielle correspond à l un des cas présentés ci-après : «Vous utilisez SQL Server 2000 (ou 2008) en lieu et place de MSDE», page 12 «Un moteur MSDE est déjà installé sur votre poste», page 14 «Vous utilisez le Serveur ou le Gestionnaire d applications Sage», page 15 «Vous voulez ajouter ou supprimer une société à piloter», page 15 «Vous voulez mettre à jour Sage 100 Edition Pilotée», page 15 «Vous voulez ajouter un produit Edition Pilotée», page 16 «Vous êtes sous environnement Vista», page 17 Vous utilisez SQL Server 2000 (ou 2008) en lieu et place de MSDE Si vous souhaitez installer le cube d analyse, non pas sur la base MSDE fournie par la solution mais sur un moteur SQL server 2000 (ou 2008) déjà installé sur un poste et pour lequel vous possédez les droits de licence suffisants, nous vous invitons à suivre les recommandations suivantes. Cette configuration n est pas préconisée par Sage France. Vérifiez vos droits d'utilisation Avant de procéder à l'installation de votre logiciel, nous vous invitons à vérifier si vos droits d'utilisation de SQL Server vous permettent d'installer Sage 100 Edition Pilotée. Modifiez les paramètres de sécurité de SQL Server (exemple sur SQL Server 2000) Si le poste de travail «serveur» est équipé de SQL Server, il est nécessaire de modifier ses caractéristiques de sécurité afin d'opter pour une sécurité mixte : SQL Server et Windows. Avant de procéder à ce changement de paramètre, nous vous invitons à vérifier s'il ne perturbe pas le fonctionnement d'autres applications installées. 2011 Sage 12
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Si vous possédez Entreprise Manager, sélectionnez pour cela successivement : Démarrer / Programmes / Microsoft SQL Server / Enterprise manager. Dans la fenêtre «Racine de la console» : 1. déployez les dossiers jusqu à ce que le nom de l ordinateur Poste Serveur apparaisse, 2. cliquez sur le bouton droit de la souris puis validez la fonction propriétés. Cliquez sur l onglet «Sécurité». 2011 Sage 13
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Cliquez sur la case d option SQL Server et Windows. Un moteur MSDE est déjà installé sur votre poste Si vous utilisez déjà un moteur MSDE pour une autre application que Sage 100 Edition Pilotée, il est nécessaire de modifier les paramètres de sécurité du moteur MSDE déjà installé : Avant de procéder à l'installation de votre logiciel, nous vous invitons à vérifier si vos droits d'utilisation de MSDE vous permettent d'installer Sage 100 Edition Pilotée. Pour cela, modifiez la clé de votre base de registre suivante : 2011 Sage 14
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\MSSQLServer\MSSQLServer\LoginMode Donnez lui la valeur 2 pour être en mode de connexion adéquat. Avant de procéder à ce changement, nous vous invitons à vérifier qu il ne perturbe pas le fonctionnement d'autres applications installées. La responsabilité de Sage ne pourra être engagée en cas de perte de données liée à une configuration ne respectant pas les préconisations de Sage. Vous utilisez le Serveur ou le Gestionnaire d applications Sage Il est nécessaire de mettre à jour le Serveur Sage ou le Gestionnaire d applications dans une version homogène avec Sage 100 Edition pilotée. Ces applications figurent sur le CD qui vous a été livré. Vous voulez ajouter ou supprimer une société à piloter Pour ajouter une société à piloter ou supprimer une société pilotée, vous utilisez l Outil d administration serveur et l Outil d administration client. Pour toute information, reportez-vous aux paragraphes Outil d administration Serveur «Mode manuel», page 36 et Outil d administration Client «Actualisation des sociétés», page 44. Vous voulez mettre à jour Sage 100 Edition Pilotée Dans le cas d'une mise à jour, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes : 1. Sauvegardez votre catalogue d états Certaines mises à jour peuvent remplacer les états proposés par défaut ; c est pourquoi il est vivement conseillé, au préalable, de procéder à une sauvegarde du catalogue d'états et en particulier les états que vous avez personnalisés ou créés. La liste des états installés par défaut est accessible sur la Base de connaissance. Nous vous rappelons que le chemin par défaut du catalogue d'états est C:\ Program Files\Sage 100 Edition Pilotée\Catalogue d'états ou \emplacement choisi\sage 100 2011 Sage 15
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Edition Pilotée\Catalogue d états dans le cas où le chemin d installation aurait été modifié.. 2. Réinstallez la partie serveur et/ou la partie client en relançant le setup d installation présent sur le DVD (une désinstallation n est pas nécessaire), - sélectionnez la ou les applications à piloter - choisissez d installer la partie serveur, la partie client ou les deux 3. Démarrez l Outil d administration serveur - cliquez sur le bouton [Démarrer] de Windows, puis sélectionnez successivement Programmes / Sage / Edition Pilotée / Outils d administration /Outil d administration serveur, - ou cliquez sur le bouton [Démarrer] de Windows, puis sélectionnez successivement Programmes / Sage / Edition Pilotée / Guide Interactif Comptabilité (ou Gestion commerciale), puis cliquez sur le bouton Outils et sélectionnez Administration Serveur. - procédez à la mise à jour des cubes d analyse des versions antérieures grâce à l assistant lancé automatiquement - lancez le rafraîchissement des cubes d analyse Vous pouvez refermer l Outil d administration serveur une fois cette étape effectuée. 4. Démarrez l Outil d administration client - à partir du bouton [Démarrer] de Windows, puis par le menu Programmes / Sage / Edition Pilotée / Outils d administration / Outil d administration client - à partir du bouton [Paramétrer partie client] de l Outil d administration serveur (dans le cas d une configuration partie client et partie serveur sur le même poste), - il est possible, dans certaines configurations, que l Outil d administration serveur propose, lors de sa fermeture, de lancer l Outil d administration client. Vous pouvez refermer l Outil d administration client une fois cette étape effectuée. Vous voulez ajouter un produit Edition Pilotée Il vous suffit de suivre la procédure d installation normale en prenant soin d installer le produit Edition Pilotée dans le même répertoire que les produits déjà installés. 2011 Sage 16
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Vous êtes sous environnement Vista Pour que les postes clients puissent accéder aux sociétés situées sur un poste serveur configuré en windows Vista, il faut autoriser le port 1433 TCP/IP au niveau du firewall de Vista pour faire fonctionner MSDE. Reportez-vous à la documentation Windows pour activer ce port. Ce port est le port par défaut. Il est possible qu un autre port ait été activé. Pour vérifier le numéro de port à autoriser au niveau du firewall : 1. Ouvrez le dossier C:\Program Files\Microsoft SQL Server\80\Tools\Binn 2. Double-cliquez sur le fichier SVRNETCN.EXE. 3. Sélectionnez TCP/IP puis cliquez sur le bouton [Propriétés...]. 2011 Sage 17
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée 2011 Sage 18
A lire impérativement avant d installer Sage 100 Edition Pilotée Procédure de désinstallation de Sage 100 Edition Pilotée Pour une désinstallation totale de Sage 100 Edition Pilotée il est préconisé de sauvegarder le catalogue des états modifiés et/ou créés avant de désinstaller un à un les composants. Les composants à supprimer sont les suivants : partie Serveur - Sage Driver ODBC - Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée - Sage 100 Gestion Commerciale Edition Pilotée - Sage Paie Edition Pilotée - Microsoft SQL Server Desktop Engine (seulement si vous ne l utilisiez pas avant l installation de notre solution) partie Client - Sage Driver ODBC - Business Objects 5.1.9 - Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée - Sage 100 Gestion Commerciale Edition Pilotée - Sage Paie Edition Pilotée Supprimez ensuite le répertoire d installation «Sage 100 Edition Pilotée» et son contenu qui se trouve par défaut à cet emplacement : C:\Program Files\Sage 100 Edition Pilotée. Pour désinstaller les composants, cliquez pour cela sur le bouton [Démarrer] puis sélectionnez successivement : Démarrer / Paramètres / Panneau de configuration. Repérez puis double-cliquez sur l icône Ajout/Suppression de programme. Nous vous rappelons que, par défaut, le chemin du catalogue d'états est le suivant : C:\Nom du dossier choisi, par défaut Program Files\Sage 100 Edition Pilotée\Catalogue d'états. Si vous avez créé des objets personnels dans les univers, vous devez sauvegarder les fichiers.udo portant le même nom que les univers, dans le même répertoire que ces derniers. Veillez à les remettre dans le futur répertoire Univers qui sera créé par l installation de la solution Sage 100 Edition Pilotée. 2011 Sage 19
Avant le démarrage de l installation Avant le démarrage de l installation Avant de démarrer l installation Quelque soit votre choix, nous vous rappelons que vous devez avoir procédé aux opérations suivantes : 1. votre ou vos application(s) doi(ven)t impérativement être déjà installée(s), 2. vous devez avoir démarré la ou les application(s) installée(s), 3. vous devez avoir créé les fichiers de votre société. Procédure d installation Les illustrations qui émaillent ce guide sont extraites de l installation du programme Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée. Le contenu des fenêtres que vous pouvez voir apparaître peut être différent en fonction du programme installé. Pour réaliser l installation du programme sur le disque dur, effectuez les manœuvres suivantes : 1. Allumez le micro-ordinateur et attendez que les opérations d initialisation s exécutent. 2. Introduisez le DVD-rom. 3. Cliquez sur le bouton [Démarrer] et attendez que la liste s ouvre. 4. Sélectionnez la fonction Exécuter... Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Parcourir] pour sélectionner le fichier SETUP.EXE se trouvant sur le DVD-rom. Une succession d écrans va alors apparaître pour vous aider lors de l installation du logiciel. Elle commence par celui intitulé «Bienvenue». Suivez très exactement les consignes qui y sont portées et répondez aux questions posées. Nous détaillons ci-après les points les plus importants de l installation. Pour passer d un écran au suivant tout en validant les saisies que vous auriez pu faire, il suffit en général de cliquer sur le bouton [Suivant]. 2011 Sage 20
Avant le démarrage de l installation Pour revenir au paramétrage précédent, cliquez sur le bouton [Précédent]. Pour annuler le processus d'installation, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera alors de confirmer cette annulation. 2011 Sage 21
Procédure d installation Procédure d installation Bienvenue Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer la procédure d installation. 2011 Sage 22
Procédure d installation Liste des applications La fenêtre «Liste des applications» vous propose de sélectionner la ou les application(s) à piloter. Le programme vous indique que pour procéder à cette installation, vous devez être administrateur local du poste. Comment vérifier que vous êtes Administrateur local? Cliquez sur le bouton [Démarrer] puis sélectionnez Paramètres / Panneau de configuration. Double-cliquez sur l icône Comptes utilisateurs. Repérez votre login dans la colonne Nom d utilisateur ; dans la colonne groupe vous devez être identifié en tant que «Administrateur». Une nouvelle fenêtre de Bienvenue s affiche ensuite, permettant de lancer l installation pour la première application sélectionnée. 2011 Sage 23
Procédure d installation Type d installation Après acceptation du contrat de licence, la fenêtre «Type d installation» apparaît. Le type d installation dépend de votre configuration matérielle : Partie serveur et partie client : Le programme installe l ensemble des fichiers (partie serveur et partie client) sur le même poste de travail. Partie serveur uniquement / Partie client uniquement Dans le cas d une configuration réseau, on distingue les parties Serveur et Client. La partie Serveur doit toujours être installée avant la partie Client. Partie Serveur : la partie Serveur de l application comprend les outils de rafraîchissement et l outil d administration serveur. Partie Client : la partie Client de l application comprend les univers, le catalogue d état, la solution de création d état et l outil d administration client. Le programme vérifie que vous avez, au préalable, installé puis démarré l application métier. 2011 Sage 24
Procédure d installation Choisissez l emplacement cible La fenêtre «Choisissez l emplacement cible» vous invite à confirmer le dossier (ou répertoire) dans lequel le programme propose d installer l application. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour installer le programme dans le répertoire proposé par défaut. Si la proposition faite (C:\ProgramFiles\Sage 100 Edition Pilotée) ne vous convient pas, utilisez le bouton [Parcourir] pour indiquer le chemin souhaité. 2011 Sage 25
Procédure d installation Identification La fenêtre «Identification» vous demande de saisir la clé d identification qui vous a été livrée avec le programme dont vous réalisez l installation. Cette clé figure sur le Certificat d authenticité contenu dans le coffret de votre logiciel. Elle est composée de trois groupes de six caractères alphanumériques majuscules qu il faut taper exactement comme mentionnés sur le Certificat d authenticité. Cette fenêtre vous est proposée autant de fois que d applications pilotées sélectionnées. Afin de distinguer la lettre O du 0 (zéro), ce dernier est barré ( ) sur le certificat d'authenticité. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant], la désignation du programme ainsi que son numéro de série vont apparaître en dessous des zones de saisie. 2011 Sage 26
Procédure d installation Contrat de licence Le programme vous invite enfin à accepter le «Contrat de licence». Nous vous recommandons de lire attentivement ces conditions. L installation est lancée après votre sélection, dès que vous cliquez sur le bouton [Suivant]. 2011 Sage 27
Procédure d installation A l issue de la procédure, un message vous indique que vous allez maintenant sélectionner les sociétés à piloter via les outils d administration serveur et client accessibles via le menu Démarrer. Lancement du Guide interactif Lancez le Guide Interactif Comptabilité, Gestion Commerciale ou Paie par le bouton [Démarrer] de Windows puis sélectionnez successivement Programmes / Sage / Edition Pilotée / Guide Interactif Sage 100 Comptabilité (ou Gestion Commerciale ou Paie). Lancez l Outil d administration Serveur par le bouton [Administration] serveur du menu Outils. Voir «Outil d administration Serveur», page 29. Lancez ensuite l Outil d administration Client par le bouton Administration Client. Voir «Outil d administration Client», page 43. 2011 Sage 28
Outil d administration Serveur Outil d administration Serveur L Outil d administration serveur de l application vous permet de : créer et choisir un cube d analyse et les fichiers à piloter, modifier les login et mot de passe d accès à un fichier de données, rafraîchir (ou mettre à jour) les données analysées dans Sage 100 Edition Pilotée, pour les mettre en adéquation avec les dernières saisies effectuées dans votre application Sage 100. Pour démarrer l Outil d administration Serveur, vous pouvez, au choix : ouvir l un des guides interactifs Comptabilité ou Gestion commerciale et cliquer depuis le menu Outils sur le bouton [Administration Serveur], ou cliquer sur le bouton [Démarrer] de Windows puis sélectionner successivement Programmes / Sage / Edition Pilotée / Outils d administration / Outil d administration serveur. Lorsqu aucun cube n a été créé (dans le cas d une première installation), l assistant de paramétrage se lance et vous propose de vous guider dans la configuration des sociétés à piloter. Si un cube a déjà été créé, la fenêtre «Outil d administration Serveur» apparaît. Pour plus d informations... «Mode assisté», page 30 «Mode manuel», page 36 2011 Sage 29
Outil d administration Serveur Mode assisté Lorsqu aucun cube n a été créé (dans le cas d une première installation), l assistant de paramétrage se lance et vous propose de vous guider dans la configuration des sociétés à piloter. Cliquez sur le bouton [Commencer] pour configurer la première société à piloter à l aide de l assistant. Si vous souhaitez réaliser ce paramétrage manuellement, cliquez sur le bouton [Annuler]. Reportez-vous dans ce dernier cas au paragraphe «Mode manuel», page 36. Sélectionner les fichiers à piloter Il s agit maintenant d associer les fichiers de données au cube d analyse nouvellement créé. Le nom d un cube d analyse est codifié de manière homogène ; DDP_CUBE est le premier cube d analyse créé. Le programme identifiera chaque nouveau cube par incrémentation du dernier caractère : DDP_CUBE1, DDP_CUBE2, etc... 2011 Sage 30
Outil d administration Serveur 1. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] de la ligne correspondant au type de fichier à ajouter. 2. Sélectionnez les fichier de données :.mae pour un fichier Comptabilité ou.gcm pour un fichier Commercial ou.prh pour un fichier Paie Les fichiers de données ont pour extension :.mae pour Comptabilité 100 Edition Pilotée.gcm pour Gestion Commerciale 100 Edition Pilotée.prh pour Paie Sage Edition Pilotée Par exemple, pour retrouver un fichier comptable, si vous n avez pas modifié les propositions par défaut lors de l installation, sélectionnez successivement : - le volume d installation du programme (C, D,...) - Documents and Settings - All Users - Documents partagés - Sage - Comptabilité. Confirmez ensuite votre choix sur le message suivant : 2011 Sage 31
Outil d administration Serveur Protection des fichiers pilotés Pour une société donnée, il est impératif que les trois conditions suivantes soient respectées : 1. le mot de passe d accès aux données de la société doit être unique, 2. tous les droits d accès doivent être associés à ce mot de passe (niveau administrateur), 3. s ils doivent être modifiés, utilisez l outil d administration serveur. Indiquez le Login / Niveau et le Mot de passe administrateur (possédant tous les droits d accès) avec lesquels vous vous identifiez lors de l accès à votre fichier comptable, de gestion commerciale ou de paie. Exemple mot de passe : <Administrateur> Les notions de «Niveau» et «Mot de passe» font la liaison entre le cube d analyse et le fichier de données de l application pilotée. 2011 Sage 32
Outil d administration Serveur Rappelons que l utilisateur identifié ici doit l être également dans l application «métier» et doit par ailleurs avoir la totalité des droits d accès (niveau administrateur). Mise à jour des cubes d analyse Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant], le programme lance le rafraîchissement du cube en cours de création. A la fin du traitement, la fenêtre suivante s affiche : Lorsque vous cliquez sur [Suivant], le programme propose la création d une seconde société. Si vous répondez par l affirmative, la fenêtre de sélection des fichiers du cube DDP_CUBE1 s affiche. 2011 Sage 33
Outil d administration Serveur Reprenez alors la procédure à partir de «Sélectionner les fichiers à piloter», page 30. Si vous ne souhaitez pas créer une seconde société, la fenêtre «Outil d administration serveur» apparaît. Elle reflète vos différentes sélections. 2011 Sage 34
Outil d administration Serveur A ce stade : vous avez créé un cube d analyse et choisi les fichiers à piloter, vous avez rafraîchi (mis à jour) les données analysées dans Sage 100 Edition Pilotée, pour les mettre en adéquation avec les dernières saisies effectuées dans votre application Sage 100. Configurez maintenant la partie Client via l Outil d administration client accessible : à partir du bouton [Démarrer] de Windows, puis par le menu Programmes / Sage / Edition Pilotée / Outil d administration client, à partir du bouton [Paramétrer partie client] de l Outil d administration serveur (dans le cas d une configuration partie client et partie serveur sur le même poste), 2011 Sage 35
Outil d administration Serveur lors de la fermeture de l Outil d administration serveur si cela vous est proposé (certaines configurations uniquement). Si vous souhaitez par la suite créer un nouveau cube d analyse, vous utiliserez l Outil d administration serveur en mode manuel. L assistant, tel que vous venez de le voir réapparaîtra au démarrage de l Outil d administration serveur si vous supprimez tous les cubes d analyse créés. Mode manuel Durant l installation de Sage 100 Edition pilotée, vous avez identifié l application à piloter. L Outil d administration serveur vous permet maintenant de choisir la ou les société à piloter. Le pilotage d une société est défini par: 1. un cube d analyse qui associe à une société, les fichiers de données (.prh,.gcm ou.mae) issus d une ou des applications de cette société (Comptabilité, Gestion commerciale ou Paie). 2. un niveau de protection des fichiers. Ces caractéristiques sont définies dans l onglet Paramétrage de la fenêtre «Outil d administration Serveur». La fenêtre «Outil d administration Serveur» est composée de deux onglets : «Paramétrage», permettant de sélectionner un cube d analyse et les fichiers société à analyser ainsi que d enregistrer ou modifier les login et mot de passe qui lui sont associés ; «Mise à jour des données», permettant le rafraîchissement des données d un fichier. 2011 Sage 36
Outil d administration Serveur Paramétrage Etape 1 : Choix du cube d analyse Par défaut le programme propose autant de cube(s) d analyse que de sociétés à piloter. Cet encadré vous permet de : 2011 Sage 37
Outil d administration Serveur de choisir le cube d analyse de référence, de créer un nouveau cube, de supprimer un cube. Choisir un cube d analyse Pour choisir le cube d analyse à partir duquel vous souhaitez travailler, il suffit de le sélectionner dans la liste proposée. Créer un nouveau cube Pour créer un nouveau cube, il suffit de cliquer sur le bouton [Créer]. Le nom d un cube d analyse est codifié de manière homogène (DDP_CUBE). Le programme identifie chaque nouveau cube par incrémentation du dernier caractère : DDP_CUBE1, DDP_CUBE2, etc... Exemple Dans notre cas de figure, le programme propose la création de DDP_CUBE2. Supprimer un cube d analyse Pour supprimer un cube d analyse, il suffit de le sélectionner dans la liste proposée puis de cliquer sur le bouton [Supprimer]. Etape 2 : Choix des fichiers à piloter Il s agit maintenant d associer les fichiers de données au cube d analyse nouvellement créé. Vérifiez au préalable que la zone Cube d analyse soit renseignée par le nom du cube souhaité. Les fichiers de données ont pour extension :.mae pour Sage 100 Comptabilité, 2011 Sage 38
Outil d administration Serveur.gcm pour Sage 100 Gestion Commerciale,.prh pour Paie Sage Edition Pilotée. Par exemple, pour retrouver un fichier comptable, si vous n avez pas modifié les propositions par défaut lors de l installation, sélectionnez successivement : - le volume d installation du programme (C, D,...) - Documents and Settings - All Users - Documents partagés - Sage - Comptabilité. Associer les fichiers de données d une société à un cube d analyse 1. Sélectionnez le cube d analyse pour lequel vous souhaitez ajouter une société. Les fichiers pilotés s affichent dans l encadré Etape 2: Choix des fichiers à piloter. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] de la ligne correspondant au type de fichier à ajouter. 3. Sélectionner le fichier de données (.mae pour un fichier Comptabilité ou.gcm pour un fichier Commercial ou.prh pour un fichier Paie). 4. Cliquez sur [Enregistrer]. Supprimer l association d une société et d un cube d analyse 1. Sélectionnez le cube d analyse rattaché à la société. Les fichiers pilotés s affichent dans l encadré Etape 2: Choix des fichiers à piloter. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] de la ligne du fichier que vous ne souhaitez plus piloter. Confirmez. 3. Cliquez sur [Enregistrer] pour confirmer la suppression. Etape 3 : Protection des fichiers à piloter Nous souhaitons attirer votre attention sur la notion de droits d accès dans Sage 100 Edition Pilotée. 2011 Sage 39
Outil d administration Serveur Pour une société donnée, il est impératif que les trois conditions suivantes soient respectées : 1. le mot de passe d accès aux données de la société doit être unique, 2. tous les droits d accès doivent être associés à ce mot de passe (niveau administrateur), 3. s ils doivent être modifiés, utilisez l outil d administration serveur. Les notions de «Niveau» et «Mot de passe» font la liaison entre le cube d analyse et le fichier de données de l application pilotée. Indiquez donc le Login / Niveau et le Mot de passe administrateur (possédant tous les droits d accès) avec lesquels vous vous identifiez lors de l accès à votre fichier comptable, de gestion commerciale ou de paie. Rappelons que l utilisateur identifié ici doit l être également dans l application «métier» et doit par ailleurs avoir la totalité des droits d accès (niveau administrateur). Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer] pour valider la création du nouveau cube d analyse. Le programme vous rappelle vos sélections : Après création et enregistrement des paramètres d un cube, il convient d ouvrir l Outil d administration client de l application afin d actualiser la liste des sociétés à piloter sur le poste client. 2011 Sage 40
Outil d administration Serveur Pour toute information, voir «Outil d administration Client», page 43. Mise à jour des données Les données analysées dans le cube Sage 100 Edition pilotée ne sont pas actualisées systématiquement après chaque saisie effectuée dans votre application «métier». Pour demander le rafraîchissement de ces données, vous utilisez l onglet «Mise à jour des données» de l Outil d administration Serveur. Chacun des fichiers «SocieteX.bat» proposé correspond à un cube d analyse et un fichier société. Le (ou les) cube(s) d analyse peuvent également être rafraîchis par l intermédiaire du bouton Mise à jour des données des Guides Interactifs. 2011 Sage 41
Outil d administration Serveur Voir le paragraphe Mise à jour des données du manuel Sage 100 & Paie Edition Pilotée - Prise en main rapide. Exemple Société2 proposée correspond au cube d analyse DDP_CUBE2. Pour actualiser les données de Sage 100 Edition Pilotée : 1. sélectionnez la Société concernée 2. cliquez sur [Rafraîchir]. Automatisation du rafraîchissement des cubes Vous pouvez, avec une tâche planifiée, automatiser le rafraîchissement des cubes. Les fichiers «Societe.bat» sont accessibles dans le répertoire : C:\Program Files\Ligne 100 Edition Pilotee\Rafraichissement 2011 Sage 42
Outil d administration Client Outil d administration Client L Outil d administration client de l application vous permet de : actualiser la liste des sociétés à piloter changer la société pilotée «courante» choisir le mode de pilotage «multi-sociétés» lancer l application pilotage. Pour démarrer l Outil d administration Client, sélectionnez le bouton Administration Client du menu Outils des Guides Interactifs. Vous pouvez également démarrer l Outil d administration client par le bouton [Paramétrer la partie client] de la fenêtre «Outils d administration serveur / Paramétrage». 2011 Sage 43
Outil d administration Client Actualisation des sociétés Si vous avez ajouté ou supprimé des sociétés sur la partie serveur, vous devez alors actualiser la liste des sociétés sur la partie client. Pour actualiser la liste des sociétés disponibles à piloter, cliquez sur [Actualiser]. Il s agit ici d indiquer le nom de l ordinateur sur lequel la partie Serveur a été installée. Si la partie Serveur est installée sur le même poste, indiquez (local). Lorsque vous cliquez sur [OK], la liste des sociétés apparaît alors, les données ont été actualisées. La société actuellement pilotée est signalée par la mention «En cours». 2011 Sage 44
Outil d administration Client Changement de société courante Pour changer de société pilotée, il suffit de cliquer sur la ligne de la société à piloter pour que la mention «En cours» soit repositionnée. La société actuellement pilotée est signalée par la mention «En cours». Les états pointeront, après rafraîchissement, sur la société en cours (si le mode multi-sociétés n est pas activé). Mode Multi-sociétés Sage 100 Edition Pilotée vous permet de présenter les données de plusieurs sociétés dans un même état. Pour cela, il suffit de cliquer sur la case à cocher Multi sociétés. Cette option redevient inactive à la réouverture de l Outil d administration client. 2011 Sage 45
Outil d administration Client Automatisation du rafraîchissement des états Un programme de rafraîchissement des états est installé dans le répertoire «Agent» du dossier d installation choisi. Il permet de lancer le rafraîchissement des états de façon automatique et transparente après activation d une tâche planifiée. Il se paramètre de la façon suivante : Refresh.exe C:\EXEMPLE.REP Il se lance via un fichier «.bat». Le chemin d accès ne doit pas comporter d accent, d espace ou de caractères spéciaux. La tâche planifiée doit être créée manuellement. 2011 Sage 46
Outil de personnalisation des indicateurs Outil de personnalisation des indicateurs Introduction Les «Indicateurs Clés» de l univers de Comptabilité et la «Sélection d indicateurs» de l univers de Paie sont personnalisables en un point unique via une console d administration. Ils sont disponibles dans la classe «Général» et dans la classe «Paie» des univers respectifs. Des filtres de documents de ventes et d achats sont également personnalisables avec l «Outil de personnalisation des indicateurs». Les 3 bénéfices de la personnalisation des indicateurs sont les suivants : fournir des indicateurs clés de gestion (comptables et de Paie & RH) prêts à l emploi pour la création d états ; personnaliser les filtres et indicateurs en fonction du paramétrage de chaque dossier ; faciliter la consolidation des données. La «Sélection d indicateurs» de Sage Paie Edition Pilotée intègre également des indicateurs libres disponibles pour l utilisateur. Les états du Catalogue standard qui utilisent la «Sélection d indicateurs» prendront en compte la personnalisation réalisée avec cet outil. Son installation est réalisée avec la partie Serveur de l Edition Pilotée. Utilisation Ouverture de l outil de personnalisation des indicateurs via le Guide Interactif, groupe «Outils», bouton [Personnalisation des Indicateurs], via le Menu Démarrer/Programmes/Sage/Edition Pilotée/Outil de Personnalisation des Indicateurs. 2011 Sage 47
Outil de personnalisation des indicateurs Personnalisation Sélectionner le domaine applicatif Sage 100 Gestion commerciale, Sage 100 Comptabilité, ou Sage Paie. Sélectionner le Serveur puis la base de données à personnaliser. Le paramétrage est propre à chaque société. Sélectionner le filtre ou l indicateur à personnaliser dans le volet à gauche «Vos filtres ou indicateurs». Son nom et paramétrage sont alors affichés dans le volet «Contenu du filtre ou indicateur sélectionné». Les filtres et indicateurs personnalisables sont respectivement représentés par un entonnoir et par une boule rose. Cliquer successivement sur la case à cocher du filtre ou indicateur sélectionné : 2011 Sage 48
Outil de personnalisation des indicateurs - devant les constantes ou rubriques de paie pour les additionner les soustraire ou pour les désélectionner ; - devant les comptes comptables ou les racines de comptes pour les sélectionner ou les désélectionner ; - devant les types de documents de gestion commerciale pour les sélectionner ou les désélectionner. Le bouton [Annuler] permet de revenir au dernier paramétrage enregistré. Utiliser le bouton [Enregistrer] pour valider le paramétrage. Visualiser les formules des indicateurs calculés dans le volet à droite «Contenu du filtre ou indicateur sélectionné». Les indicateurs calculés à partir d indicateurs personnalisables sont représentés par une boule grise. Gestion commerciale : Un filtre (Activation articles hors statistiques) permet d intégrer ou non les articles hors statistiques dans les domaines de Ventes et d Achats. Ce filtre est pris en compte mais n apparaît pas dans l univers. Comptabilité : Les indicateurs clés de comptabilité s appuient sur la logique de construction de la déclaration de comptes annuels. Il faut cependant noter que le paramétrage s effectue indépendamment du sens du solde des comptes. Lorsqu un compte comptable (débiteur ou créditeur) est coché dans un indicateur, ses mouvements sont pris en compte dans celui-ci. Par défaut, un compte n est présent que dans un seul indicateur. Paie & RH : Le paramétrage par défaut propose une approche par constante pour les indicateurs racine et une approche par rubrique pour les indicateurs de détails. Il est néanmoins possible de combiner des constantes ET des rubriques. Il faut prêter attention aux montants issus des constantes qui peuvent correspondre soit à des nombres soit à des montants en fonction de leur paramétrage en Paie. Pour un indicateur, l affectation d un signe «+» ou «-» sur une constante ou rubrique doit tenir compte du signe de la valeur. Elle doit être faite dans une logique Livre de Paie, c'est-à-dire sans prise en compte du type de montant «Gain» ou «Retenue». Astuces de personnalisation Le bouton [Agrandir] de la fenêtre permet de visualiser davantage d indicateurs et améliore la visibilité. 2011 Sage 49
Outil de personnalisation des indicateurs La case à cocher Afficher les éléments sélectionnés permet de visualiser uniquement le paramétrage réalisé. La décocher permet la sélection d autres éléments de la liste. Le bouton [Désélectionner] permet de supprimer le paramétrage par défaut de l indicateur affiché et évite ainsi de nombreuses désélections manuelles. Importer ou exporter un paramétrage Les boutons [Importer] et [Exporter] permettent respectivement de récupérer ou de transférer un paramétrage utilisateur d une société à une autre. Le chemin d accès par défaut au fichier de pré-paramétrage est : C:\Program Files\Ligne 100 Edition Pilotee\Interface Les fichiers par défaut sont : - «import_gescom.txt» en Gestion commerciale - «import_compta.txt» en Comptabilité - «import_paie.txt» en Paie & RH Vérification de la personnalisation ou du paramétrage par défaut Utiliser le bouton [Vérifier] pour visualiser la liste des comptes comptables ou rubriques et constantes de paie affectées à un ou plusieurs indicateurs. Le tri sur chacune des colonnes est possible pour faciliter la recherche. Il est également possible de visualiser les comptes comptables non rattachés à un indicateur ou ceux rattachés à plusieurs indicateurs. Utiliser le bouton [Exporter] pour enregistrer la liste de contrôle sur un fichier (pour exploitation et impression via un tableur par exemple). Utiliser le bouton [Retour] pour accéder de nouveau à la personnalisation des indicateurs. 2011 Sage 50
Outil de personnalisation des indicateurs Création et consultation d'états Utiliser l Editeur de requête de l Edition Pilotée pour utiliser les différents objets de l univers. Création et consultation de nouveaux états (fichiers.rep) utilisant les indicateurs personnalisés. Exemple Filtres en Gestion commerciale sur les documents ventes et achats 2011 Sage 51
Outil de personnalisation des indicateurs Les indicateurs «Salaire Horaire» et «Horaire» n apparaissent pas dans l univers. Ils sont utilisés pour la personnalisation du «Salaire de Base calculé». Si l objet «Code» est utilisé dans un tableau, le résultat pour cet indicateur sera celui de l indicateur de référence «Salaire Horaire». 2011 Sage 52
Pour accéder à Sage 100 Edition Pilotée Pour accéder à Sage 100 Edition Pilotée L application Sage 100 Edition Pilotée peut être démarrée de trois manières : 1. à partir du menu Outils des Guides Interactifs / Edition pilotée, 2. à partir du bouton [Démarrer] de Windows, puis par le menu Programmes / Sage / Edition Pilotée / Edition Pilotée, 3. à partir du bouton [Lancer Edition Pilotée] de l Outil d administration client, 2011 Sage 53
Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée Pour démarrer et vérifier la bonne installation de Sage 100 Edition Pilotée : 1. démarrez votre application «métier» (Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée, Sage 100 Gestion Commerciale ou Sage Paie Edition Pilotée ), 2. vérifiez la présence du (ou des) Guides Interactifs dans le groupe «Pilotage» de la barre verticale, 3. cliquez sur l un des Guides Interactifs, 4. ouvrez un état, via le menu Catalogue. Exemple Vous avez installé Sage 100 Comptabilité Edition Pilotée, la barre verticale de la fenêtre de l application Sage 100 Comptabilité s est enrichie du Guide Interactif Comptabilité. 2011 Sage 54
Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée Exemple Dans l accès métier du catalogue, sélectionnez par exemple, dans l onglet «Vision entreprise», l axe d analyse Contrôle des coûts et productivité, l objectif métier Heures supplémentaires, puis l état Livret de Suivi Individuel (LIVRET). rep. Cliquez ensuite sur le bouton [Ouvrir l état]. Le contenu de l état apparaît alors à l écran dans une nouvelle fenêtre intitulée Sage 100 Edition Pilotée - Livret de Suivi Individuel.rep. En cas de gestion multi-sociétés, lors de l ouverture d un rapport, les données affichées ne correspondent pas forcément à la base de données sur laquelle vous travaillez. Pour vérifier sur quelle base pointent les sources de données ODBC, sélectionnez successivement : Démarrer / Paramètres / Panneau de configuration puis double-cliquez sur l icône «Outils d administration» puis sur «Sources de données (ODBC)».Notez que l intitulé de l état en cours de consultation apparaît toujours dans la barre de titre de la fenêtre. 2011 Sage 55
Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée Les données affichées à l ouverture de cette fenêtre doivent être mises à jour. Pour cela, cliquez sur le bouton [Rafraîchir les données]. Renseignez les dates des périodes demandées. 2011 Sage 56
Test de bon fonctionnement de Sage 100 Edition pilotée La mise à jour des données est réalisée dès que vous cliquez sur le bouton [OK]. 2011 Sage 57