Description du mandat et du profil de membre indépendant du Comité d audit commun aux Institutions Publiques de Sécurité Sociale 1. Contexte de la fonction Les Institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) sont convaincues que l élaboration d une fonction d audit interne peut offrir une valeur ajoutée importante et donner une impulsion supplémentaire dans le cadre du processus d amélioration permanente. Les IPSS estiment préférable de travailler ensemble à l élaboration de la fonction d audit interne et entendent, le cas échéant, trouver des moyens d harmonisation, de collaboration et de synergies. Une des initiatives concrètes entreprises dans ce contexte concerne l établissement d une Charte commune de la fonction d audit interne au sein des IPSS. Afin de continuer à développer et de garantir l indépendance, la qualité et l efficacité de la fonction d audit interne, un Comité d audit commun sera en outre créé. Ce dernier fera office de sous-comité des Comités de gestion concernés. Dans les IPSS, le Comité de gestion (ou l organe équivalent) est l organe suprême de gestion, qui surveille le fonctionnement de l institution et sa gestion quotidienne. Le Comité d audit commun ne peut exécuter que les tâches qui lui ont été expressément déléguées par les Comités de gestion concernés. Dans le même ordre d idées, le Comité d audit commun rend exclusivement compte aux Comités de gestion concernés. Le CAC communique aussi chaque année un état des lieux au Collège faisant état des progrès réalisés en ce qui concerne la fonction d audit interne au sein des IPSS. Entre les IPSS, des différences existent sur le plan de la maturité de l audit interne, de la gestion des risques et du contrôle interne. Cette réalité a également une influence sur le rôle que le Comité d audit assumera envers l institution à laquelle il se rapporte. Dans une phase de lancement et de développement précoce de la fonction d audit interne, le Comité d audit sera ainsi fortement axé sur le soutien méthodologique et le coaching de la fonction. Le Comité d audit déterminera, en concertation avec le Comité de gestion, les auditeurs internes et l Administration générale de l institution concernée, comment et suivant quel calendrier il peut contribuer au développement optimal d une fonction d audit interne indépendante, de qualité et efficace. Comité d audit commun aux IPSS Pg 1/6
2. Missions et responsabilités Le Comité d audit commun aux IPSS a pour mission d aider les gestionnaires des IPSS concernées dans leur fonction de contrôle : - en garantissant l indépendance, l objectivité et la qualité de la fonction d audit interne au sein des IPSS ; - en contrôlant et en appréciant d une part si les systèmes de contrôles internes sont effectifs, efficaces et qualitatifs au sein des IPSS, par exemple sur le plan de la qualité et de la fiabilité des comptes rendus (notamment financiers) et d autre part si la réglementation est respectée. Le Comité d audit commun aux IPSS souhaite contribuer au processus d amélioration permanente au sein des IPSS et donc à la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels ainsi qu à la garantie de prestations de services répondant aux principes d une bonne gouvernance pour, finalement, favoriser le renforcement de la légitimité des IPSS. A partir de sa mission, le Comité d audit commun remplira au moins les rôles suivants : - contrôle de l indépendance, de la qualité et de l efficacité de la fonction d audit interne ; - contribution à la méthodologie de la fonction d audit interne ; - structuration des relations avec les autres acteurs du contrôle ( single audit ) ; - examen méthodologique pour les institutions qui n ont pas de Comité d audit spécifique. Vous trouvez plus d informations à ce propos dans la Charte du Comité d audit commun aux IPSS (cf. annexe). 3. Fonctionnement Le CAC des IPSS est composé de 4 experts indépendants et de 4 représentants des gestionnaires, répartis de façon équilibrée entre le rôle linguistique francophone et le rôle linguistique néerlandophone. Pour déterminer le rôle linguistique, les règles en vigueur pour le personnel des services publics sont d application. Les compétences requises sont mentionnées au point 4. Les quatre experts indépendants du Comité d audit élisent un président en leur sein. Les membres du CAC ne sont pas rémunérés. Ils ont droit à des jetons de présence : - 750 EUR par séance pour le président ; - 500 EUR par séance pour les membres-experts. Le CAC se réunit au moins 4 fois par année. Comité d audit commun aux IPSS Pg 2/6
Le Comité d audit commun aux IPSS a son siège au Secrétariat du Collège des IPSS (Banque Carrefour de la Securite Sociale, Quai de Willebroeck 38, 1000 Bruxelles). 4. Compétences et critères de sélection En tant que membre-expert du CAC, vous êtes un expert indépendant disposant de compétences et d une expérience de haut niveau dans un ou plusieurs des domaines suivants : - gestion des risques et contrôle interne ; - audit interne; - audit externe; - comptabilité et finances publiques; - sécurité sociale; - droit public; - gestion stratégique; - politique du personnel; - informatique et nouvelles technologies. En outre, vous devez : - faire preuve d un comportement répondant aux exigences du mandat ; - jouir des droits civils et politiques ; - disposer de compétences et d une expérience d au moins 10 ans dans un ou plusieurs des domaines précités ; - une expérience simultanée dans plusieurs domaines pendant un certain nombre d années n est prise en compte qu une seule fois pour ce nombre d années ; - des fonctions et mandats à temps partiel sont assimilés à des prestations à temps plein ; - la détention de certificats ou de diplômes spécialisés en matière d audit constitue un atout important. Comité d audit commun aux IPSS Pg 3/6
5. Candidatures Les candidatures dûment complétées, datées et signées, doivent être envoyées par courrier recommandé à l attention du Président du collège des institutions publiques de sécurité sociale, M. Jo De Cock, à l adresse suivante : Secrétariat du Collège des IPSS M. Jo DE COCK Président du Collège des IPSS Quai de Willebroeck, 38 1000 Bruxelles Personne de contact : Kathleen Meganck Coordination Synergie Audit Interne au sein des IPSS tél. 02/509.29.49. e-mail : Kathleen.Meganck@onss.fgov.be Votre candidature avec la motivation pour ce mandat (e.a. votre expérience, vos compétences, votre vision sur le contenu à donner à la fonction précitée, etc.) doit être accompagnée du CV standardisé. Si votre candidature ne contient pas ces données, elle ne sera pas prise en compte et ne fera l objet d aucune correspondance. Dans votre acte de candidature, vous devez mentionner explicitement qu aucun conflit d intérêts réel, apparent ou potentiel ne s oppose à votre désignation et que vous vous engagez à porter tout conflit d intérêts qui surgirait en cours de mandat à la connaissance des autres membres du Comité d audit commun qui prendront une décision à ce sujet. Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif du mandat d'un membre du Comité d'audit commun aux IPSS est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'intérêt économique ou financier ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt ou d'antagonisme avec une personne concernée par la décision à prendre ou le processus à évaluer. L'objectivité est également présumée altérée lorsque : - vous êtes un membre du personnel, engagé sous statut ou selon les termes d un contrat fixe ou temporaire, que vous exercez un mandat ou une fonction dirigeante auprès de l une des institutions publiques de sécurité sociale qui relèvent directement du champ d application du Comité d audit commun; - vous exercez un mandat politique à quelque niveau que ce soit. Comité d audit commun aux IPSS Pg 4/6
Vous ne pouvez vous trouver dans une situation financière, familiale et/ou intellectuelle susceptible de compromettre objectivement ou subjectivement votre indépendance. Cette règle concerne également les trois années précédentes. Vous êtes tenu d'être suffisamment disponible pour pouvoir exercer votre mandat. Vous signalez également vos mandats actuels dans votre acte de candidature. Vous vous engagez aussi à signaler immédiatement les nouveaux mandats que vous viendriez à obtenir aux autres membres du CAC, qui décideront de la solution à apporter. 6. Sélection La candidature est tout d abord soumise à un examen de recevabilité. Si, à l issue de cet examen, la candidature est jugée irrecevable, elle est rejetée. Le candidat reçoit une lettre l en informant et précisant les motifs du refus. La liste des candidats retenus est soumise à un jury qui évalue les candidatures. Ce jury est présidé par un expert indépendant et se compose en outre de représentants des partenaires sociaux des Comités de gestion ainsi que de personnes ayant assumé dans le passé des responsabilités directoriales au sein des IPSS. Le jury évalue les candidatures et établit à partir de là une liste (sans classement) d experts qui satisfont aux exigences requises. Sur base de cette liste, 4 experts sont proposés pour le Comité d audit commun aux IPSS ; la sélection vise à attirer une diversité suffisante en termes de profils et d expertises. L équilibre linguistique est également pris en considération. La liste des experts sélectionnés est transmise aux Comités de gestion (ou à leur équivalent) des IPSS. En vue de créer des synergies, les IPSS qui créent leur propre Comité d audit peuvent dans un deuxième temps puiser librement dans la liste des experts sélectionnés pour constituer leur Comité d audit. Un même expert peut au maximum faire partie de trois Comités d audit différents des IPSS. Comité d audit commun aux IPSS Pg 5/6
7. Désignation Les membres du Comité d audit commun aux IPSS sont désignés pour six ans et leur mandat est renouvelable une fois. Vous pouvez poser votre candidature jusqu au 30 septembre 2015. Comité d audit commun aux IPSS Pg 6/6