de Champagne méridionale Guide du recrutement de l apprenti Version Juin 2010 1
SOMMAIRE > Préambule...p 3 > Préparer le recrutement en amont... p 4 Se poser quelques questions préliminaires Communiquer > Le premier contact... p 7 La visite Le courrier > Le traitement des candidatures... p 8 > L entretien de recrutement... p9 > Formaliser les engagements...p 14 > Accueillir l apprenti à l officine...p 15 Qu est-ce que recruter? Préambule Recruter, c est mettre en place les opérations suffisantes pour trouver la bonne personne à un poste donné, dans un contexte donné, pour une période donnée. Quelles sont les spécificités du recrutement d un apprenti? Z L apprenti : > est un adulescent, plus adolescent, mais pas encore tout à fait adulte. > est partagé entre les deux logiques et systèmes des partenaires de formation que sont l officine et le CFA. > est un potentiel pour l entreprise et pour lui-même (importance de la motivation) > prépare un examen et, de ce fait, a des activités à réaliser et des connaissances à acquérir. Il est accompagné par un maître d apprentissage, professionnel reconnu et expérimenté, qui peut être : un préparateur, un pharmacien adjoint, un pharmacien titulaire. Z Pourquoi ce guide? > Pour répondre à une demande des pharmaciens, souvent démunis devant la situation > Pour apporter les éléments méthodologiques susceptibles de leur faciliter la tâche au maximum et de proposer des choix dans le processus de recrutement > Pour mettre en adéquation les besoins de l officine, les nécessités de la formation et les aspirations du jeune «Recruter n est pas une science exacte.» Elaboré par des pharmaciens, des préparateurs tuteurs et des pharmaciens formateurs au CFA, ce guide ne prétend pas faire disparaître le risque inhérent à chaque recrutement mais le réduire au maximum en proposant des outils où chacun pourra puiser selon ses besoins. 2 3
Préparer le recrutement en amont Voici quelques questions préliminaires que vous pouvez vous poser : Quelles sont mes motivations et mes attentes? > Quel est le poids des considérations économiques dans mon choix de l apprentissage? > Ai-je envie de transmettre et qu ai-je envie de transmettre? > Je veux donner la chance de se former à un jeune? Quel type de M.A. suis-je? > Avec quel type de personnalité vais-je le mieux m entendre? > De quel type de personnalité ai-je besoin pour équilibrer le potentiel global de mon équipe? > Y a-t-il un type de personnalité dominant? Doit-on s ouvrir à d autres? Quel est le contexte de mon officine et pourquoi le prendre en compte? > Urbain ou rural? Il est nécessaire de prendre en compte la mobilité du candidat par exemple. > Officine pluri-titulaire Qui décide du recrutement? > Activités annexes : parapharmacie, HAD, orthopédie, préparations Insister sur la polyvalence, l autonomie, les goûts > Exclusivement féminin ou masculin Envisager «la parité». > Taille de l officine Jauger l adaptabilité du jeune à l environnement de l entreprise. Quels moyens pourront être mis à disposition? > Qui sera son maître d apprentissage opérationnel (dans le cas où ce n est pas le titulaire lui-même)? La relation Apprenti - M.A fonctionnera mieux si ce dernier est volontaire et si les deux personnalités sont compatibles. > Combien de temps sera-t-il possible de consacrer à l apprenti? Selon que l accompagnement est rapproché ou non, l apprenti a besoin d être plus ou moins autonome. > Réalisation des préparations de base (collodion, Cérat, Cold cream, gélules, mélange de plantes en vrac...) > Travail administratif > Préparation d une commande > Recherche documentaire > Installation de linéaires, vitrine > Vente > Conseil en médications officinales > Conseil en produits de parapharmacie, autres produits et matériels divers Quelles sont les activités nécessaires à l obtention de l examen? > Prodiguer des conseils à l officine, et dispenser de l éducation thérapeutique en relation avec le commentaire d ordonnance réalisé au CFA > Réaliser des commentaires d ordonnances à l officine parallèlement à la progression pédagogique au CFA > Réaliser des préparations de base (listing à demander au CFA) Pour des informations complémentaires vous pouvez vous adresser au CFA. Quels bénéfices puis-je en attendre pour l officine, pour le personnel, et plus particulièrement pour la personne qui va effectuer la fonction tutorale? > Un agrandissement pérenne de l équipe > L anticipation d un départ > La redynamisation > Un futur expert dans un domaine (parapharmacie, HAD, orthopédie, ) > La valorisation d un salarié confirmé Cas d un handicapé. > Quels types de handicap puis-je accueillir En fonction de vos réponses il vous sera plus facile de définir le profil de la personne souhaitée, c est à dire : > Les aptitudes physiques, intellectuelles, relationnelles > Les compétences nécessaires > Le niveau de formation > Les centres d intérêt > Les qualités requises A quelles tâches et activités vais-je pouvoir/vouloir lui donner accès? > Réception et rangement des commandes > Accueil de la clientèle 4 5
Communiquer Le 1er contact Le profil de poste établi, vous pouvez, si vous n avez pas reçu de candidature (*): > joindre votre CFA afin qu il vous communique les coordonnées de candidats potentiels, ou qu il puisse faire paraître votre offre sur le site Pass Apprentissage de la Chambre Régionale de Commerce et d Industrie de Champagne Ardenne > vous adresser à Pôle Emploi, à la mission locale ou aux PAIO (permanence d accueil d information ou d orientation) (*) voir le «traitement des candidatures» ci-dessous CFA de la PHARMACIE 10 quater rue des Bas Trévois BP 40100 10002 TROYES CEDEX tél : 03 25 73 47 32 Mail : cfa.pharmacie.troyes@wanadoo.fr Site : www.cfa-pharmacie-troyes.com Contact : Mme Jamila KADDOURI C est souvent le jeune qui fait le premier pas, soit en se présentant à l officine, soit en envoyant un courrier. Premier cas : visite à l officine Cette rencontre initiale doit être brève, car il ne s agit pas de réaliser ici l entretien. > Ce premier contact donne, au candidat comme au pharmacien, le choix d aller plus loin ou non dans la démarche de recrutement. > Il donne aussi le temps de se préparer à ce que sera le véritable entretien d embauche. Si cette démarche vous semble opportune, fixez un rendez-vous à court terme à une date et heure précises : > Faire revenir le candidat est un premier indice pour évaluer sa motivation. > Ce délai vous permet de vous organiser pour vous rendre disponible et étudier les documents demandés (cf. ci-dessous). Si le candidat n a pas apporté CV et lettre de motivation manuscrite, il doit les faire parvenir à l officine AVANT cette nouvelle entrevue. Mettez vous d accord avec lui sur les conditions : courrier, mail, nouvelle visite. > Cette exigence vous permet d éprouver la rigueur du candidat. > Il est préférable d étudier à l avance ces documents qui donnent une première image du postulant et peuvent être sources de questions lors de l entretien. > Votre temps est précieux, il n est pas utile de multiplier les entretiens, si plusieurs candidats postulent, il est possible de comparer leurs dossiers et procéder éventuellement à une première sélection (voir ci-dessous traitement des candidatures). Dans ce cas, penser à annuler le(s) rendez-vous devenu(s) inutile(s). Second cas : envoi d un courrier Après avoir lu le curriculum vitae ET la lettre de motivation, éléments de base sans lesquels une candidature n est pas recevable, vous pouvez, si vous décidez de lui donner une suite favorable : > Soit convoquer le postulant, à court terme, par téléphone ou mail > Soit attendre d avoir plusieurs candidatures pour les traiter toutes en même temps (voir ci-dessous traitement des candidatures). Dans ce cas prévenir qu une suite sera donnée et fixer un délai maximum. 6 7
Reprendre les éléments du profil et déterminer, pour chacun d eux, votre niveau d exigence : obligatoire, souhaitable Comparer ensuite les candidatures sur des critères objectifs et les classer. Trois catégories sont possibles : > positives > oui, au cas où > rejetées Le traitement des candidatures Déterminez le nombre de candidats que vous êtes prêt à rencontrer et recontactez les rapidement. Si vous ne retenez pas une candidature, n oubliez pas de le faire savoir par un courrier : > Vous donnez ainsi une bonne image de votre entreprise. > Vous permettez au jeune de poursuivre ou reprendre ses recherches sans perte de temps. L entretien de recrutement C est la première vraie prise de contact avec vous et l officine. L image que le candidat emportera sera celle de l entretien. Pour être efficace, il doit être préparé : > Ayez lu son CV et sa lettre de motivation auparavant, > Assurez-vous de votre disponibilité, > Rédigez les questions que vous souhaitez lui poser et/ou utilisez une grille d entretien. La durée de l entretien doit être suffisante pour avoir une vision approfondie du potentiel et de la motivation du candidat. Se fier à une première impression peut conduire à une erreur de recrutement. Une heure environ semble souhaitable. Vous pouvez envisager de porter un double regard sur le candidat, en particulier si le maître d apprentissage est différent du pharmacien titulaire. Durant l entretien : > Mettez le candidat à l aise, soyez bienveillant. > Assurez-vous qu il comprend ce que vous lui dites, au besoin reformulez. Qu observer? > Sa tenue vestimentaire est-elle en accord avec celle que vous attendez? - Adaptée à une recherche d emploi - Adaptée à un métier qui nécessite un contact avec du public > Propreté, hygiène Adopte-t-il un comportement poli? > Il attend l autorisation de s asseoir, > Il ne coupe pas la parole, > Il n envahit pas votre espace en plaçant, par exemple, son dossier sur votre bureau > Il vous remercie d avoir été reçu Son visage : > Est-il plutôt avenant ou renfermé? > Sourit-il malgré la tension due à l entretien? Ses postures et gestes : > Les bras sont-ils croisés? > Présente-t-il des signes de nervosité? > Prend-il des notes? 8 9
Capacité à verbaliser, capacité d écoute : > Il écoute et comprend > Il est attentif > Il écoute et ne comprend pas > Il répond de façon laconique ou argumente > Il montre son intérêt en posant des questions complémentaires > Richesse du vocabulaire, correction de la syntaxe > Fluidité Critères Connaissance du métier et motivation thèmes possibles Description / représentation : en quoi consiste-t-il? Quelles activités? Comment envisage-t-il son rôle au quotidien? Quelle(s) qualité(s) impérative(s)? Quel(s) défaut(s) rédhibitoire(s)? Quelles en sont les contraintes? Notions de déontologie? Ce qui plaît / déplaît? Motivation pour la formation Connaissance du contenu? Connaissance des modalités d examen? Visite préalable du CFA? Retour sur le passé scolaire : matières préférées pourquoi? Regard sur le(s) bulletin(s) : absences et appréciations Motivation pour l apprentissage Connaissance du statut d apprenti? Idée des avantages et inconvénients? Difficultés qui pourraient être rencontrées? Stratégie pour y répondre? Rapport au travail Autonomie Attitude face aux corvées : réalisation immédiate ou ajournement? Les tâches demandées sont terminées, que fait-il? Une difficulté survient : plutôt stimulant ou décourageant? Préférence pour travail routinier ou goût pour le changement? Quelles démarches, et avec qui, a-t-il entrepris pour arriver jusqu à vous? Comment s est-il informé? Que fait-il face à une nouvelle situation? Prend-il des initiatives/ demande/attend sans rien faire? Capacité d intégration dans une équipe Comment sont envisagées les relations avec les collègues? Quelle attitude en cas de conflit? Quelle(s) réaction(s) aux provocations? Quels loisirs : jeux de l esprit solitaire/sports collectifs? Disponibilité/Mobilité Véracité CV et lettre de candidature Comment compte-t-il s organiser pour allier vie professionnelle et formation et vie personnelle (par exemple si engagements sportifs ou familiaux)? Comment va-t-il venir au travail, aller au CFA? Demander des précisions sur ce qui a été écrit Avant de prendre congé : > Assurez-vous que vous avez bien traité tous les points que vous souhaitiez (d où l importance d avoir un pense-bête ou une check list) > Assurez-vous que vous avez bien répondu à toutes les questions qu il pouvait se poser Ne prenez pas votre décision à chaud. Votre décision prise, informez systématiquement et sans délai les candidats non retenus. 10 11
Grille d entretien de recrutement Tests techniques CRITÈRES o z CRITÈRES 1 - Présentation générale 11 - Niveau formation o z Vous pouvez aussi lui faire faire quelques petits tests : > Rendu de monnaie, 2 - Tenue vestimentaire 12- Connaissance du métier > Classement alphabétique, 3 - Politesse 13 - Projet professionnel, motivation pour le métier > Calcul d un nombre de boites à délivrer, 4 - Expressions du visage 14 - Motivation pour la formation > Evaluation de la règle de 3 avec un exercice simple, par exemple : 5 - Postures et gestes 15 - Motivation pour l apprentissage 6 - Sens de l écoute 16 - Rapport au travail 7 - Expression orale 17 - Autonomie 8 - Cohérence du discours 18 - Capacité d intégration dans une équipe 9 - Traits de personnalité 19 - Disponibilité / Mobilité On a la formule magistrale suivante : Acide salicylique 8g Résorcine 4g Vaseline 12g Calculer les quantités de chaque produit pour réaliser 50g de crème > Observation pour vérifier les capacités d écoute, de compréhension, de restitution ainsi que l intérêt porté à l entreprise, 10 - Dynamisme 20 - Véracité CV et lettre de candidature > Effectuer une visite des locaux en insistant sur quelques points qui vous paraissent essentiels (classement des médicaments, les sirops, les produits de parapharmacie, localisation du préparatoire) Tout à fait conforme à mes souhaits o Attention! Point de vigilance ou d incertitude Trop loin de ce que je souhaite z > Poser quelques questions relatives à vos propos Suite à donner : FAVORABLE EN ATTENTE A REFUSER 12 13
Formaliser les engagements Accueillir l apprenti à l officine La perle rare étant trouvée, il suffit de : «On n accueille qu une fois» > Compléter et signer la déclaration d engagement Pour recruter un apprenti, vous devez remplir un formulaire à retirer auprès des Chambres Consulaires (CCI) dans lequel vous déclarez : > vous engager à prendre les mesures nécessaires à l organisation de l apprentissage dans votre entreprise > garantir les équipements, les techniques utilisées, les conditions de travail, l hygiène et la sécurité > garantir les compétences professionnelles et pédagogiques des maîtres d apprentissage dans votre établissement > Compléter et signer le contrat d apprentissage, le renvoyer à la CCI > Connaître et remplir les conditions nécessaires pour pouvoir être maître d apprentissage, «Peut remplir les fonctions de maître d apprentissage celui qui possède : * soit un titre ou un diplôme au moins égal à celui préparé, ainsi qu une expérience professionnelle de 3 ans en relation avec la qualification visée par ce diplôme ou ce titre. * soit une expérience professionnelle de 5 ans en relation avec la qualification préparée par le jeune et un niveau minimal de qualification déterminé par le comité départemental de l emploi. * soit une expérience professionnelle de 5 ans en rapport avec le diplôme ou le titre préparé par l apprenti après avis du recteur, du directeur régional de l agriculture et de la forêt ou du directeur régional de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale.» La phase d intégration commence dès le premier jour. Il faut donc prévoir son installation avant son arrivée : > Annoncer son arrivée à l ensemble du personnel, > Le cas échéant, lui préparer son poste de travail, vestiaire, > Prévoir une visite des locaux, même si elle a déjà été faite lors de l entretien, > Le présenter à l ensemble du personnel, > Rendre disponible son M.A. > Lui présenter la progression des activités qu il réalisera en entreprise, > Lui indiquer les moments où vous serez disponible pour répondre à ses questions, à quelle fréquence (modalité de suivi), > Règlement intérieur, consignes de sécurité, > Documents qualité, > Donner la blouse, le badge, etc (www.travail-solidarite.gouv.fr) > Procéder aux formalités afférentes à toute nouvelle embauche 14 15
de Champagne méridionale CFA de la PHARMACIE 10 quater rue des Bas Trévois BP 40100 10002 TROYES CEDEX tél : 03 25 73 47 32 Mail : cfa.pharmacie.troyes@wanadoo.fr Site : www.cfa-pharmacie-troyes.com Contact : Mme Jamila KADDOURI Lili Com 03 25 81 35 44