Travail coopératif Dominique PRESENT I.U.T. de Marne la Vallée La coordination dépend du chef de projet constituer une équipe Définir un objectif commun coordonner les actions menées individuellement ou collectivement communiquer avec les membres organiser les ressources communes ressources d action mémorisation des résultats 1
Tâches partagées : procédures coordonnées Dans une équipe, les tâches sont réparties entre chacun des membres ; L enchaînement des tâches nécessite des procédures ; L exécution d une tâche implique l échange d informations ; Le responsable doit coordonner les tâches et connaître l avancement du projet. Les outils de groupware : efficacité, productivité et sécurité Meilleur suivi de l avancement du travail améliorant la réactivité ; Gain de temps, donc de coût et de performance ; Amélioration de la qualité de service, de l image de l équipe et de l entreprise ; Une vision claire des tâches et de leur enchaînement assure une meilleure sécurité et adaptabilité. Les outils de travail coopératif vont du partage des informations à la gestion des processus en passant par celle du temps 2
Activités de groupe : les 3 C Dans le temps et l espace Coopérer planifier les tâches Coordonner réunir les intervenants Communiquer Dans la communication partager les documents de travail acheminer l information publier des rapports informer à l extérieur du groupe Coopérer dans le temps : la gestion de projet Décrire les tâches et leurs relations Planifier les tâches Affecter et planifier les ressources Etablir les coûts Analyser/valider l avancement des tâches Modifier/optimiser la planification Nom de tâche Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle Début avancé Durée Fin avancé e Nom de tâche Début Fin repouss Marge repouss é ée Nom de tâche Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle Nom de tâche Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle Des outils graphiques : de Excel à MS Project via Visio Des outils spécialisés : MS Project ASA de Apsylis Aceproject Réseau PERT réalisé avec Visio 2000 3
Outils graphiques : Excel, Visio, MS Project Bureau d'étude 5/9/05 28/11/05 12sms Fin réelle comde fournitures 28/11/05 6/2/06 10sms Fin réelle procédures d'assemblage 18/11/05 16/1/06 7sms Fin réelle finition 17/5/06 15/5/06 4sms Fin réelle assemblage 6/2/06 1/5/06 12 sms Fin réelle Réseau PERT avec Visio 2000 nom de tâchedurée ressource s 35 s 36 s 37 s 38 s 39 s 40 s 41 s 42 s 43 s 44 s 45 s 46 s 47 s 48 s 49 s 50 s 51 s 52 bureau d'études 12sms commandes 10sms procédures assemblage 7sms assemblage 20sms finitions 4sms Planification des tâches avec Excel Coordonner dans le temps et l espace Dans le temps : planification des emplois du temps partage des agendas Dans l espace : déplacement des personnes gestion des salles de réunion Dans l action : suivi des affaires gestion des projets 4
La planification de réunions : une date, un lieu Trouver une date commune à tous les participants Réserver les ressources : salle, matériel, le calendrier + le carnet d adresses + la messagerie (ex. : Outlook) : Réserver une date Sélectionner les participants Envoyer un message Demander une confirmation Le partage d agenda : réunions et suivi d activité L accessibilité des agendas des membres du groupes permet : Un gain de temps pour les contacts téléphoniques entre membres ; Une facilité dans la planification de réunions ; Un suivi simple de l avancement des tâches. Services en ligne : les données sont hébergées chez un prestataire (pas de maintenance, abonnement de 3 à 30 /mois, étudier la compatibilité des outils entreprise/prestataire) ; Services locaux : les données sont stockées sur un serveur et accessibles via un logiciel spécifique 5
Agenda en ligne ou locaux les agenda sont sur le serveur du prestataire l entreprise paie un service la maintenance et le contrôle d accès sont assurés par le prestataire la consultation/modification nécessite d être connecté à Internet Postes clients les agenda sont sur un serveur local la maintenance et le contrôle d accès sont assurés par l entreprise la consultation/modification utilise uniquement le réseau local l accès nomade nécessite un service d accès distant (appels entrants) Postes clients Routeur Internet serveur Contrôle d accès Routeur Routeur serveur Contrôle d accès prestataire Internet La communication : les 4 modes (1/2) Diffusion : 1 document vers de multiples destinataires Recueil : fusionner plusieurs documents en 1 seul 6
La communication : les 4 modes (2/2) Circulation : 1 seul document, liste d émargement Échange : documents multiples, pas de contrôle des destinataires La messagerie : diffusion par duplication Plus connu sous le nom de E-mail (Electronic Mail ou courrier électronique), ce service permet d échanger des messages et des fichiers. Il nécessite un serveur de messagerie accessible à partir d Internet. Le serveur dispose d une boîte à lettres (BAL) pour chaque client géré par le serveur. Les messages sont dupliqués en autant d exemplaires que de destinataires et stockés dans la BAL, en attendant que ceux-ci viennent consulter leur boîte à lettres. BAL du destinataire source Internet Routeur réseau local réseau local Routeur Routeur réseau local 7
Groupware par messagerie : multiplie les copies Une copie de chacun des messages et documents est envoyée à chaque membre du groupe de travail ; La taille des documents est souvent limitée à quelques Mo ; La compilation des modifications d un document nécessite de disposer de chaque version d un document modifié ; La version finale d un document doit être transmise par message aux membre du groupe Coordonner la communication : l accès partagé Quatre critères stratégiques : délivrer la bonne information au bon moment rendre l information disponible à tous les utilisateurs autorisés accéder à l information n importe où, à tout moment limiter la duplication de information 8
L accès partagé par le Webmail serveur SMTP serveur IMAP serveur webmail serveur serveur webmail webmail navigateur web http://mail.babaorum.fr:2000 Internet serveur de messagerie mail.babaorum.fr Routeur Réseau local Poste client Le serveur IMAP : des BaL partagées Les serveurs Webmail utilisant IMAP : stockent les documents sur le serveur permettent des BAL accessibles par plusieurs clients (public) autorisent la création de répertoires (ou dossiers) sur une BAL Projet Xfile (public) Équipe Xfile Prospects Xfile (public) Ile de France Autres régions Steph (privé) Cédric (privé) Cyril (privé) Laure (privé) Équipe marketing 9
Concevoir/modifier un document par site web Procédure : Le document à modifier est stocké dans un dossier du serveur http (serveur web ou Intranet) au format doc Le document est référencé sur une page html avec un lien vers le fichier L adresse (URL) de la page est envoyé par mail aux destinataires Conseil du URL : 11/3/2005 intranet.com/projet/index.html conseil.doc Le document à relire est accessible à l adresse : intranet.com/projet/inde x.html serveur de messagerie serveur Intranet Réseau local La modification en ligne : le Wiki Les serveurs Wiki proposent une interface permettant de charger une page html dans un éditeur de texte afin de la modifier Il faut contrôler l accès à ces pages par le serveur http Avantages : Il n existe qu un seul exemplaire du document Le lecteur/corecteur dispose de la dernière version comportant toutes les modifications antérieures Inconvénient : toute modification est effective en temps réel, sans sauvegarde de la version initiale ou précédente Exemple de serveurs Wiki : serveur de l ESI pit-it.com wikipédia articles sur le Wiki et son utilisation 10
Concevoir/modifier un document par serveur FTP Procédure : Le document à modifier est stocké dans un dossier du serveur ftp au format doc L emplacement du fichier dans l arborescence du serveur FTP est envoyé par mail aux destinataires IUT cours dunod conseil conseil.doc conseil.doc Le document à relire sur le serveur FTP est sur le dossier IUT/conseil/conseil.doc serveur de messagerie serveur FTP 192.168.0.4 Réseau local Le PGI : au centre de l entreprise PGI progiciel de gestion intégré (ERP, Enterprise Resources Planning) : ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données. incluent généralement des outils de coopération ( groupware, workflow ). Services financiers serveur http serveur SGBD logistique Ressources humaines Service commercial 11
Un progiciel pour le travail coopératif Knowings Knowledge Manager permet de créer des espaces collaboratifs Intranet, Extranet ou Internet destinés au partage de connaissances au sein des entreprises et des communautés professionnelles (réseaux d acteurs transversaux à l entreprise ou extérieurs). Fonctionnalités : accès à l'ensemble des bases de connaissances, des forums et des bourses d'échanges de ses communautés (équipe, entreprise, réseaux ). circulation des connaissances en fonction du profil de chaque individu (workflows paramétrables) accès personnalisé de chaque collaborateur en fonction de ses rôles (lecteur, auteur, expert...), de sa langue (multilinguisme), de ses responsabilités, de ses centres d'intérêts et de ses compétences. moteurs de recherches facilitant l'accès à l'information pertinente. Plus technologiques : Entièrement paramétrable (interface, catégorisation, règles de gestion, fonctionnalités...) et multilingue. Nombre de clients : France : 70 Europe : 10 Exemple de clients en France : Carbone Lorraine, CCI Lyon / Grenoble / Versailles, Cedus, Entropy, Gaz de France, Geopost, Groupe Egis, Total Virtual office : un espace collaboratif Virtual Office présente les fonctionalités de base d un espace collaboratif : Calendrier; Tâches;; Contacts; Notes; Liens; groupes Gestion des documents : permet le stockage et le partage d accès avec des membres du groupe ou des utilisateurs extérieurs; supporte le concept de dossier web. Gestion des groupes et des membres peuvent : Créer des groupes, créer et associer des membres partager des documents, des tâches et établir des règles de partage; créer et éditer des documents, des notes communiquer et collaborer 12
L espace collaboratif s appuie sur un bureau Organisation des ressources Serveur d applications partage d informations mémorisation de l information : codification/référencement validation recherche/accès stockage/archivage historique/versions 13
Les formats d échange pour consultation Les formats de fichiers utilisés devront dépendre des logiciels disponibles chez le(s) destinataire(s) Les documents peuvent être diffusés pour consultation seule (avec protection éventuelle) ou pour modification (travail coopératif) Diffusion de documents pour consultation. Fichiers texte : format texte «txt» (seul ou avec mise en page) ou «rtf» Fichiers texte/image : format de présentation «pdf» (Portable Document Format) d Adobe (permet des protections : impression, modification, ), format d impression (et de pré-presse) postscript «ps» d Adobe, format de présentation «html» ou «htm» lu par les navigateurs Web Les formats d échange pour coopération Diffusion de documents pour travail coopératif : Fichiers texte : format texte «txt» (seul ou avec mise en page) format texte enrichi «rtf» ne permettent pas de suivre les modifications apportées Fichiers texte/image : format Word «doc» (attention aux versions, surtout entre PC et Mac) format FrameMaker «mif» (attention aux versions) format LaTex «TeX» Remarque : la version finale des fichiers doit être convertie en un format de consultation pur. Sinon, les modifications apportées au cours de l élaboration restent accessibles. Cela peut avoir des conséquences fâcheuses en cas de diffusion à l extérieur du groupe. 14
Les formats d échange d images GIF et JPEG Les fichiers bitmap. le format GIF (Graphics Interchange Format) : 256 couleurs maximum (support peu adapté pour des images de type photographique) algorithme de compression réversible propriétaire (LZW) permet la transparence et l'animation ( pour des logos animés, voire de très petites séquences "vidéo«). ne permet pas de stocker d'informations de résolution, de calibrage de couleurs, etc. Il n'est donc pas adapté à l'impression de haute qualité. le format JPEG ( jusqu'à 16 millions de couleurs algorithme de compression destructif (exemple : Image non compressée : 640 ko, Qualité 100 % : 196 ko, Qualité 75 % : 40 ko, Qualité 50 % : 26 ko). 75-80 % donne généralement le meilleur ratio qualité / taille. utilisé sur le Web, il n'est pas adapté au stockage d'images avant retouches contient les informations de résolution ou de calibrage nécessaire à une impression en haute qualité. Les formats d échange d images PNG et TIFF le format PNG (Portable Network Graphics) : 256 couleurs, ou 16 millions de couleurs. Gère une transparence progressive. stockage des images en THQ avec 16 bits par canal de couleur. compression non destructrice (Lempel-Ziv LZ77), filtres non destructifs appliqués à chaque rangée de pixels de l'image. informations de calibrage, de résolution, des descriptions textuelles ( utilisable dans des environnements professionnels) le format TIFF (Tagged Image File Format) noir et blanc, 256 couleurs, niveaux de gris, 16 millions de couleurs. stockage des images en THQ avec 16 bits par canal de couleur. algorithmes de compression variés (RLE, CCITT FAX 3 et 4, LZW, JPEG DCT, Packbits,... ) informations photométriques, de profiles et d'espaces de couleurs (RGB, CYMK, etc.), de résolution, de courbes de réponse, de copyright et de description non reconnu par les navigateurs Web 15
Les formats des fichiers d archive ZIP (GNU ZIP pour les plate-formes Unix) [Type binaire]. Format de compression et d'archivage très commun dans Internet, développé pour DOS et Windows. Utiliser : Mac : StuffIt Expander. Windows : QuickZip.RAR (Roshal Archive, d'après le nom du créateur) [Type binaire]. Format propriétaire efficace pour l'archivage et la compression de très gros fichiers. Il permet le morcellement en fragments. Ceux-ci sont rassemblés lors de la décompression. Utiliser : Mac : StuffIt Expander (décompression seulement). Windows : QuickZip (décompression seulement).tar (Tape archive) [Type binaire]. Archivage de fichiers pour UNIX, sans compression. Note : dans Internet, les fichiers TAR sont souvent compressés de surcroît. Ils prennent ainsi une extension double :.TAR.Z. Dans ces cas, il faut d'abord décompresser le fichier avant de le désarchiver. Utiliser : Mac : StuffIt Expander. Windows : QuickZip Les supports d archivage magnétiques La technologie des bandes 8mm est dominée par EXABYTE. Elle s'adresse principalement au marché des serveurs et stations de travail du monde ouvert. Les lecteurs DAT ou DLT : enregistrement linéaire sur cartouches ½ pouce 18 à 36 têtes de lecture compression type DLZ relecture des données à la volée pendant l'écriture. Lecteur DLT Type Capacité Débit /s Débit /heure DLT 4000 20-40 Go 1,5-3,0 Mo 5,4-10,8 Go S-DLT 320 160-320 Go 16-32 Mo 57,6-115,2 Go Mammoth 20-40 Go 3,0-6,0 Mo 10,8-21,6 Go Mammoth 2 60-150 Go 12,0-30,0 Mo 43,2-108 Go Lecteur DAT 16
Les supports d archivage magnéto-optiques Présentent une grande fiabilité des données archivées. L enregistrement se fait sur un disque optique se fait au moyen d'un laser. Type WORM magn-optiq Capacité 9.1 Go 5.2 Go Débit /s Les supports d archivage optiques Blue-ray utilise la technologie du laser bleu-violet pour atteindre des capacités de 23, 25 ou 27 Go sur un seul disque de 12 cm. D un taux de transfert de 36 Mbps, il peut enregistrer 120 min de contenu en haute définition HD-DVD (AOD=Advanced Optical Disc), ce qui en fait le support idéal tant en postproduction professionnelle qu en utilisation à domicile. Le stockage par enregistrement holographique est une nouvelle technologie de Maxell. La capacité de ce disque de première génération sera de 200 Go et de 160 Mbps en débit, un excellent choix comme support d archivage. À l avenir, sa capacité sera poussée à 1 térabit, voire plus. Type GD9100 Capacité 9.1 Go Débit /s 3,07/6,14 Mo UDO est la nouvelle génération suivante à laser violet portant la capacité à 30GB. Des générations futures augmenteront la capacité à 60GB et 120GB 17
Les procédures d archivage Archivage Complet : transférer toutes les données importantes contenues sur l'unité de stockage sans sélection. technique longue à effectuer puisque même un fichier qui n'a pas été modifié doit être copié à nouveau sur l'unité d'archivage. Archivage graduel : transférer uniquement les données importantes qui ont été modifiées depuis le dernier archivage. fait appel à des connaissances plus approfondies des systèmes de fichiers (utilise le bit d'archivage). Outils en voie d émergence Wiki : rédaction partagée en environnement web Blog : partage d informations, notamment pour la veille et l élaboration de stratégie marketing Flux RSS : diffusion d actualités personnalisées sur les sites web éditoriaux et les intranets Podcasting : accès à des flux audio/vidéo Peer-to-peer : diffusion pour le support d applications multimédia distribuées 18
Les outils Outils de communication : faire circuler une information entre collègues le mail - le chat - le tableau-blanc La visioconférence - la messagerie instantannée Outils de travail partagé : travailler à plusieurs sur un même document Le partage d applications L édition partagée Les forums et outils apparentés Outils d accès au savoir (knowledge management) : accéder aux informations nécessaires à l accomplissement du travail des personnels Bibliothèques - outils de peer-to-peer - portails Cartographie des compétences - annuaires Listes de diffusion - FAQ - wiki Moteurs de recherche Outils de workflow Outils de synchronisation Outils de gestion des tâches Agendas partagés 19