IDENTITOVIGILANCE. Aide à l identification conforme des patients dans les Systèmes Informatiques des Etablissements de santé ou des LBM

IDENTITOVIGILANCE Aide à l identification conforme des patients dans les Systèmes Informatiques des Etablissements de santé ou des LBM Dr Marie GASPARD Biologiste EFS Site de Lyon Croix-Rousse 27 novembre 2014 www.etablissement-francais-du-sang.fr

Etablissement Français du Sang Objectifs (1) Les échanges de données entres les différents professionnels de santé dépendent de la bonne saisie des traits de l'identité d'un patient (données papier ou données électroniques) dossier médical partagé, étiquettes d'identification des patients, résultats de biologie médicale sur les serveurs, cartes de groupes sanguins, échange de résultats IH via ERA, délivrance de produits sanguins, message de traçabilité de confirmation de transfusion, LBM : une étape critique de la phase pré-analytique : double saisie de l identité et/ou contrôle actif par le patient au moment du prélèvement 2

Etablissement Français du Sang Objectifs (2) Sécurisation du fichier des patients. L'égalité stricte au caractère près est capitale pour le rapprochement d une identité dans un système d'information avec une autre identité dans un autre système d'information. 3

Etablissement Français du Sang Objectifs (3) Un enjeu de santé : sécurisation des soins Un dossier unique pour chaque patient ne pas générer des doublons d'identité pour ne pas méconnaître des données cliniques et biologiques connues en antériorités 4

Etablissement Français du Sang Rédaction d une procédure d identification des patients Diminuer les pratiques divergentes entre établissements, ces pratiques pouvant résulter d'un manque d'informations qu'est-ce qu'un prénom composé? qu'est-ce qu'un nom d'usage? comment interpréter/décrypter les pièces d'identité? conséquences sur le programme informatique? Définir la conduite à tenir lors des situations problématiques encore assez souvent rencontrées. 5

Etablissement Français du Sang La démarche d identitovigilance est un pré-requis à la CERTIFICATION des établissements hospitaliers. Une identification fiable et unique du patient est assurée Une politique d identification du patient est définie. Des procédures de contrôle de l identification du patient sont mises en œuvre. Lorsque l établissement échange des données personnelles de santé avec une autre structure sanitaire, il veille à mettre en concordance les identités que les deux structures utilisent (rapprochement). Avec la v2010, l identitovigilance devient une Pratique Exigible Prioritaire (PEP) 6

Etablissement Français du Sang Référentiels législatifs / Consensus Instruction du 7 juin 2013 l'utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l'identification des patients dans les systèmes d'information des structures de soins Instruction Fillon du 21 février 2012 la suppression des termes "Mademoiselle", "Nom de jeune fille", "Nom patronymique", "Nom d'épouse" et "Nom d'époux" des formulaires et correspondances des administrations Instruction générale du 2 novembre 2004 relative à l'état civil (personne étrangère dont seule l'année de naissance est connue) Circulaire ministérielle du 26 juin 1986 l'usage du nom du parent qui n'est pas transmis et dénomination des personnes dans les documents administratifs LOI n 2013-404 du 17 mai 2013 ouvrant le mariage aux couples de personnes de même sexe (prévoit «Les mesures nécessaires pour adapter l'ensemble des dispositions législatives en vigueur, [ ]» ) -> Décret n 2013-429 du 24 mai 2013 pour modifier diverses dispositions relatives à l'état civil et du code de procédure civile 7

Etablissement Français du sang Référentiels législatifs / Consensus Circulaire du 10 janvier 2000 relative à l'établissement et la délivrance des Cartes Nationales d Identité (ce document contribue à ce que les règles relatives à l'état civil et à la nationalité, qui sont d'une grande complexité, soient appliquées de manière homogène pour l'ensemble des services - mairies, préfectures - dans l'intérêt même des usagers.) Circulaire du 28 octobre 2011 relative aux règles particulières à divers actes de l état civil relatifs à la naissance et à la filiation 8

Etablissement Français du sang Référentiels législatifs / Consensus Charte d'identification STIC Rhône-Alpes SISRA v2 du 01.01.2010 Système d Information de Santé en Rhône-Alpes Procédure de Gestion des Identités des Patients à l'efs version 1 diffusée le 02.01.2014 au niveau national Collaboration active entre EFS et HCL (cellule d identitovigilance et bureaux des admissions) 9

Etablissement Français du sang Liste des traits d'identité requis pour l'identification d'un individu dans un parcours de soins 1) Les traits stricts d'identité invariables dans le temps / obligatoirement renseignés / saisis dans des champs informatiques clairement identifiés : - Nom de naissance (= nom de famille) - Prénom (= premier prénom : simple ou composé) - Sexe - Date de naissance 2) Les traits variables d'identité peuvent varier au cours de la vie : - Nom d'usage (anciennement nom marital ou d'épouse) 10

. Les documents officiels d'identité Un document d'identité valide doit comporter une photo d'identité. Il y a nécessité d'une ressemblance entre la photographie et la personne. Circulaire du 10 janvier 2000 relative à l'établissement et la délivrance des cartes nationales d'identité - Chapitre IV La carte nationale d'identité a une durée de validité de 10 ans. [ ] En revanche, même périmée, elle permet à son titulaire de justifier de son identité tant que la photographie est ressemblante. Code de la Sécurité Sociale Article L162-21 "L'assuré ne peut être couvert de ses frais de traitement dans les établissements de santé de toute nature que si ces établissements sont autorisés à dispenser des soins aux assurés sociaux. Dans ces établissements de santé, il peut être demandé à l'assuré d'attester auprès des services administratifs de son identité, à l'occasion des soins qui lui sont dispensés, par la production d'un titre d'identité comportant sa photographie". 11

. Les PIECES OFFICIELLES d'identité - la Carte Nationale d'identité (CNI) = document de référence - le Passeport - le Titre de séjour En revanche : - le Permis de conduire (prise d'identité reconnue peu fiable), - la Carte VITALE (identité parfois erronée surtout pour le prénom) - un Acte de Mariage et/ou Naissance (pas de photo d'identité) ne sont pas des documents de référence. 12

Règles de Saisie Règles de saisie des champs de l'identité dans le système d'information Les champs textuels sont saisis de la façon suivante : Les 26 lettres de l alphabet en majuscules et le caractère «espace» Caractères proscrits : - Les tirets sont remplacés par des espaces - Les apostrophes sont remplacées par des espaces - Les caractères diacritiques (lettres avec accent, tréma, cédille) sont remplacés par la lettre non accentuée, sans tréma ou sans cédille L'utilisation de ces caractères proscrits serait de nature à augmenter l'incidence des erreurs. - Absence de toute forme de ponctuation - Pas d'abréviation Instruction du 7 juin 2013 relative à l'utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l'identification des patients dans les systèmes d'information des structures de soins 13

Nom de naissance Nom de naissance = Nom de famille Le terme Nom de famille correspond au nom figurant sur l'acte de naissance, transmis selon les règles de la filiation. Le terme Nom de naissance peut lui être substitué car il a le mérite de lever toute ambiguïté sur ce qu'est la famille (famille d'origine ou famille acquise par mariage?) Instruction Fillon du 21 février 2012 Le terme "nom de jeune fille" ne doit plus être utilisé Instruction du 7 juin 2013 Le nom de naissance doit obligatoirement être renseigné Circulaire du 25 octobre 2011 Abandon du caractère obligatoire du double tiret 14

Nom de naissance Problèmes pouvant être rencontrés Nom de naissance trop long (le nom sur la pièce d'identité comporte trop de caractères pour rentrer dans le champ informatique prévu) Pas de nom de naissance sur document identité (seulement un prénom), situation pouvant être rencontrée pour les étrangers Double tiret séparant le double nom de famille Changement de nom de famille (nom de naissance) suite à adoption Le nom de naissance et le nom d'usage sont les mêmes sur la pièce d'identité 15

Nom d usage Nom d'usage Le terme Nom d'usage est celui retenu par la circulaire Fillon 2012 (ne pas utiliser le terme Nom usuel) Sur les documents émis jusqu'en 2014, le nom d'usage est mentionné sous des appellations telles que "épouse", "marital" ou "veuve". Le nom d'usage est le nom d'un tiers, il est distinct du nom de naissance. Le nom d'usage ne doit pas être renseigné en dupliquant le nom de naissance de la personne dans le système d'information. Les valeurs possibles du nom d'usage Une personne (homme ou femme, enfant ou adulte) peut choisir le nom de naissance d'un tiers comme nom d'usage : - le nom du conjoint après mariage - le nom du parent qui n'a pas transmis 16

Nom d usage Circulaire du 10 janvier 2000 relative à l'établissement et la délivrance des cartes nationales d'identité Le nom d'usage est porté sur la CNI sur demande expresse de l intéressé. Il appartient à l'intéressé d'en faire la demande aux administrations concernées en produisant les pièces d'état civil justifiant de son droit à user du nom revendiqué. Une demande de nom d usage est autorisée : - après mariage pour chacun des époux - depuis le 1er juillet 1986, pour toute personne qui souhaite ajouter à son nom celui du parent qui ne lui a pas transmis le sien. Seuls les noms d'usage notés sur les justificatifs d'identité (CNI / Passeport / Séjour) sont à renseigner dans le système d'information. 17

Nom d usage Régime du nom d'usage Le nom d'usage est strictement personnel et n'est pas transmissible. Le nom d'usage est indiqué de manière à être clairement distingué du nom patronymique dans les documents administratifs, tels que la carte nationale d'identité, le passeport, le permis de conduire, la carte de sécurité sociale. Il appartient à l'intéressé d'en faire la demande aux administrations concernées en produisant les pièces d'état civil justifiant de son droit à user du nom revendiqué. La personne qui a fait choix d'un nom d'usage peut à tout moment renoncer à le porter. En l'absence de dispositions particulières de la loi, l'ordre dans lequel se situent les patronymes constitutifs du nom d'usage est libre. Aucun cumul ou combinaison entre les différents noms d'usage n'est possible. 18

Nom d usage Problèmes pouvant être rencontrés la CNI ne mentionne pas de nom d'usage alors que la personne le porte de façon habituelle la CNI mentionne toujours un nom d'usage alors que le sujet ne souhaite plus le porter CNI mentionnant un nom d'usage de type "veuve" Nom d'usage chez un homme http://vosdroits.service-public.fr/particulier Nom d'usage : utilisation du nom de son mari ou de sa femme mise à jour le 21.05.2013 Après le mariage, chaque époux a la possibilité d'utiliser le nom de l'autre. Cette utilisation d'un nom d'usage est totalement facultative et n'a aucun caractère automatique. En revanche, dès lors que l'époux manifeste cette volonté, le nom d'usage doit être utilisé par les administrations et il peut être inscrit sur les documents d'identité. 19

Nom d usage Cas de la CNI mentionnant toujours un nom d'usage alors que le sujet ne souhaite plus le porter CAT : Il est préférable dans ce cas de ne pas le saisir dans le système d'information et d'inviter la personne à faire modifier sa CNI rapidement * cas de personnes séparées du conjoint et souhaitant ne plus porter son nom d'usage (rien n'oblige une personne à porter un nom d'usage) * cas de personnes divorcées (le maintien du droit à l'usage du nom de l'exépoux relève parfois d'un jugement -art. 264 du code civil - pour autorisation) * cas d'un nom d'usage qui ne peut plus être porté du fait d'un autre nom d'usage (enfant qui portait en usage le nom de l'autre parent et qui après mariage veut porter le nom d'usage de son conjoint). 20

Nom d usage DEMANDE EXPRESSE pour que le NOM D'USAGE, d'epouse ou MARITAL noté sur ma pièce d'identité ne soit pas utilisé pour m'identifier Je soussigné(e) : NOM DE NAISSANCE : PRENOM : DATE DE NAISSANCE : NOM D EPOUSE / NOM MARITAL / NOM D'USAGE figurant sur ma pièce d'identité : SITUATION DE FAMILLE : CELIBATAIRE MARIE(E) DIVORCE(E) VEUF(VE) Je déclare choisir d utiliser uniquement mon nom de naissance : et qu'il ne soit pas fait mention de mon nom d'usage / EPOUSE / MARITAL. Je demande que toute correspondance me soit adressée à mon nom de naissance (ce nom apparaît sur ma boîte aux lettres). Je m engage à respecter le choix fait ce jour dans tous mes échanges avec les Hospices Civils de Lyon et les Professionnels de Santé afin d'avoir un dossier UNIQUE sous une identité UNIQUE. Le non-respect de ce principe est susceptible d entraîner de graves problèmes de prise en charge et de suivi de mon dossier médical Fait à : le : Signature :.. 21

Prénom Prénom Choisir le premier prénom de la liste des prénoms mentionnés sur le document d'identité. Ce prénom est : - simple (un seul vocable) - ou composé (deux vocables) si les deux premiers prénoms sont reliés par un tiret sur le document d'identité. Règles de saisie du prénom : Quel que soit le document d'identité présenté (CNI française ou étrangère, passeport, titre de séjour), saisir le premier prénom : - si absence de tiret, saisir uniquement le premier prénom - si présence d un tiret entre les deux premiers prénoms attestant d'un prénom composé, les deux prénoms sont enregistrés (en remplaçant le tiret par un espace) 22

Prénom Charte d'identification STIC Rhône-Alpes SISRA v2 du 01.01.2010 «Saisir le premier prénom: par premier prénom, on entend le ou les prénoms figurant avant la virgule sur la Carte Nationale Identité (CNI).» Ecueil de cette charte : certains documents d'identité ne mentionnent aucune ponctuation entre les différents prénoms (les anciennes CNI émises avant décembre 1995, quelques CNI émises après 1995, tous les titres de séjours). C est donc le tiretet non la virgulequi doit être un indicateur pour définir un prénom composé. Choix du prénom de l enfant Mise à jour le 01.02.2013 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) et Ministère en charge de la justice La rédaction des prénoms choisis doit être précisée au moment de la déclaration de naissance. Le parent déclarant doit indiquer si parmi les prénoms choisis, il existe un prénom composé(vocables séparés par un tiret). 23

Prénom Circulaire du 10 janvier 2000 relative à l'établissement et la délivrance des cartes nationales d'identité = instruction générale ayant pour objet de faire la synthèse de la réglementation applicable en matière de délivrance et de renouvellement de la carte nationale d'identité Les prénoms sont mentionnés en lettres majuscules, séparés par des virgules. Pour un prénom composé, le tiret est utilisé pour assurer le lien entre les deux éléments du prénom sauf pour certains prénoms d'origine étrangère où l'espace remplace le tiret ; tel pourra être le cas lorsque le prénom de la personne contient des vocables comme Thi, Van, Bent, Ould, L'absence de séparateur entre les prénoms figurant dans l'acte de naissance, ne suffit pas à justifier que le demandeur de carte d'identité puisse se prévaloir d'un prénom composé ; en conséquence la rectification de son acte de naissance s'impose avant la délivrance de ce titre. Si le demandeur n'a pas de prénom, il convient de mettre à la rubrique "prénom(s)" une succession de "X" au maximum quatre. Il est rappelé que la rubrique "prénom(s)" est une zone qui doit être obligatoirement remplie. 24

Prénom Problèmes pouvant être rencontrés Certains prénoms composés étrangers ne comportent pas de tiret mais une particule de liaison ("de" ou "de la " ou "dos" ou "de los" qui relie 2 mots) ou un vocable tel que Thi, Van, Bent, Ould Le patient dit que le prénom est mal orthographié sur la CNI (et en a la preuve par un acte de naissance qui mentionne clairement un prénom composé avec un tiret) La CNI fait mention d'un "prénom usuel" Changement de prénom validé à l'état civil suite à francisation, féminisation ou masculinisation du prénom (suite à réassignation sexuelle) ou modification de l'orthographe Absence de prénom sur le document d'identité (champ du prénom vide sur des titres de séjour) Prénom renseigné XXX sur la CNI 25

Sexe Sexe M pour Masculin F pour Féminin I pour Indéterminé (pour des cas particuliers où le sexe ne peut être affirmé) Les civilités, si elles sont renseignées dans le système d'information, doivent se limiter à Monsieur et Madame. Instruction Fillon du 21 février 2012 relative à la suppression des termes «Mademoiselle», Ne pas utiliser «Enfant» (n informe pas sur le sexe du sujet) 26

Sexe Problème pouvant être rencontré Changement de sexe à l'état civil Circulaire de la DACS n CIV/07/10 du 14 mai 2010 relative aux demandes de changement de sexe à l'état civil : Transsexualisme avec changement de sexe validé à l'état-civil (+/- suite à intervention chirurgicale de réassignation sexuelle). CAT : Si le sujet confirme qu'il est bien le même que celui connu avec l'autre sexe et que l'interrogatoire concernant les dates de consultations ou dates d'examens coïncident, le sexe est modifié pour être concordant avec le nouveau justificatif d'identité. Ne pas créer de doublon. 27

Date de naissance Date de naissance Utiliser le format JJ MM AAAA à savoir 4 caractères pour l'année afin de lever toute ambiguïté sur nouveau-né ou centenaire. 28

Date de naissance Problèmes pouvant être rencontrés Seule l'année de naissance est connue et notée sur le document d'identité Depuis 2000, les CNI mentionnent des zéros en lieu et place du jour et du mois quand ils ne sont pas connus Les logiciels imposant généralement des formats valides, il faut retenir dans ce cas le dernier mois de l'année considérée, et le dernier jour du mois considéré. Document d'identité mentionnant une date impossible à saisir dans un champ gérant un format "date" exemple : 13 ème mois des calendriers lunaires pour certains étrangers (acte d'état civil faisant référence à un calendrier différent du calendrier grégorien) 29

Décryptage d une CNI La CNI sécurisée a été généralisée en 1995 Carte plastifiée aux normes internationales, réputée infalsifiable, avec une partie filigranée et une zone de lecture optique. A part quelques exceptions, elles sont généralement correctement remplies avec des séparateurs de prénoms (virgule entre chaque prénom, tiret si prénom composé) Circulaire du 10 janvier 2000 La zone de lecture optique située dans le bandeau inférieur du recto a pour objet d'accélérer la vérification de l'identité lors du passage à la frontière. ID(identité) FRA(France) nom naissance(signe "<" si de nom composé) <<<<<123456 n carte (année) prénoms (un ou deux signes "<") DDN (AAMMJJ+clé) sexe (M/F) clé (fin de lecture) IDFRADURAND<DUPONT<<<<<<<<<<<<<691213 0605691055019JEAN<PAUL<<VIN5203141M8 30

Analyse des documents d identité <<<<<<<<<<< LA ZONE DE LECTURE OPTIQUE <<<<<<<<<<<< Dans la zone de lecture optique, le nombre de signes " < " correspond au nombre de caractères "non alphabétiques" entre chaque mot Il n'est pas une preuve de ce qui est écrit dans la partie haute de la CNI filigranée : il ne donne pas de renseignement précis sur la nature du caractère : tiret, virgule ou espace. De plus, les règles d impression des prénoms sont différentes selon les trois pièces officielles d identité. 31

Analyse de documents Différences de présentation pour les trois types de pièces d'identité plus particulièrement pour ce qui concerne la liste des prénoms document d'identité impression dans la partie filigranée impression dans la zone de lecture optique (*) règle de saisie du premier prénom CNI depuis 1995 virgule et espace pour séparer les prénoms (tiret si prénom composé) exemple : ANNE-MARIE, JULIE, CLAIRE ANNE<MARIE<<JULIE<<CLAIRE ANNE MARIE Passeport depuis 2006 uniquement virgule pour séparer les prénoms (tiret si prénom composé) exemple : Marie-Laure,Anne,Paule MARIE<LAURE<ANNE<PAULE MARIE LAURE Titre de Séjour uniquement espace pour séparer les prénoms (prénom composé exceptionnellement rencontré et dans ce cas il y a un tiret) exemple : MARIA DOLORES FATIMA MARIA<DOLORES<FATIMA MARIA 32

Système d information Conséquences sur les programmes d'enregistrement dans les systèmes d'information des structures de santé Des champs «NOM» clairement identifiés - champ à saisie obligatoire réservé uniquement au NOM DE NAISSANCE. - champ à saisie facultative réservé à un éventuel NOM D USAGE mentionné sur la pièce d'identité. Ouvrir la saisie du champ NOM D USAGE à tout le monde : homme ou femme, adulte ou enfant. La partie logicielle qui gère l identité du patient doit être dissociée du système de télétransmission des feuilles de soins. Le système SESAM Vitale ne doit pas imposer l identité au système de gestion administrative du patient de la structure de santé car cette identité n'est pas toujours fiable. 33

Système d information SITUATIONS INFORMATIQUES rencontrées Avant l'instruction du 7 juin 2013 rendant obligatoire la saisie du nom de naissance Le champ NOM pouvait contenir soit un nom de naissance, soit un nom d usage. Le champ Nom de Jeune Fille n était parfois pas renseigné pour une femme mariée. Depuis l'instruction du 7 juin 2013 rendant obligatoire la saisie du nom de naissance ce qu il ne faut pas faire Cela a pour conséquence de forcer à la duplication du nom de naissance lorsqu'une personne n'a pas de nom d'usage ce qu il convient de faire 34

En conclusion L IDENTITOVIGILANCE est un domaine pour lequel il est possible de se passionner. S y intéresser nous fait entrer dans le monde de la filiation, de la transmission, de la reconnaissance, du changement d état, des avancées sociales, des coutumes selon les pays, Un questionnement utile! 35

En conclusion Il est probable que les personnes sont peu informées des conséquences lors du choix des noms et des prénoms à l état civil pour la déclaration d un enfant. Egalement lorsque les personnes remplissent les formulaires pour la demande de renouvellement d un document d identité, les enjeux sont mal connus. Il est donc nécessaire de bien informer les professionnels de santé qui peuvent à leur tour informer les personnes. 36

Etablissement Français du sang Guide d Identitovigilance peut être demandé à l EFS de Lyon Croix-Rousse Tél : 04,72,10,61,85 Merci pour votre attention! 37