SRAL Saint Raphaël Maison des associations 213, rue de la Soleillette 83700 Saint Raphaël : 06 26 56 41 85 - : dromain.jean-pierre@neuf.fr Document réalisé par Jean Pierre DROMAIN Pour servir de support à l atelier bureautique de la SRAL. Toute remarque ayant pour but d améliorer ce document sont les bienvenues. dromain.jean-pierre@neuf.fr
Table des matières 1 Fonctions de base d OpenOffice...3 1.1 Installer la suite...3 1.2 Ouvrir OpenOffice...3 1.3 Paramétrer OpenOffice pour le rendre compatible EXCEL...3 1.4 Taille des colonnes et lignes...3 1.5 Tri et sous totaux...3 1.5.1 Pour le tri...3 1.5.2 Pour les sous totaux...3 1.6 Mise en page...5 1.7 Enregistrer un document...5 1.8 Numéroter les paragraphes...5 1.9 Imprimer un document...6 2 Optimiser l utilisation d OpenOffice...6 2.1 Utiliser l auto correction...6 3 Améliorer la qualité du document...6 3.1 Alterner les formats dans un document...6 3.2 Enrichir les textes...7 3.3 Répartir un texte en colonnes...7 3.4 Insérer un filigrane...7 3.5 Eviter la coupure de mot en fin de ligne...8 3.6 Notes de bas de page...8 3.7 Table des matières...8 3.8 Ajouter un caractère spécial...8 4 Rédiger une lettre...9 4.1 L en-tête...9 4.2 Saisir le texte de votre lettre...9 5 Ajouter un Tableau...9 6 Ajouter une photo...10 6.1 Modifier la taille...10 6.2 Positionner une photo...10 Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 2 / 10
1 Fonctions de base d OpenOffice 1.1 Installer la suite Depuis Internet, télécharger OpenOffice 3.3 gratuit sur http://fr.openoffice.org. Il vaut mieux installer la version avec JAVA. Certaines fonctions ont besoin de ce langage de programmation. 1.2 Ouvrir OpenOffice Sélectionner l icône «Classeur» pour accéder à la fonction «Tableur» équivalent à EXCEL. 1.3 Paramétrer OpenOffice pour le rendre compatible EXCEL Depuis le menu «Outils/Options», Sélectionner l option enregistrer systématiquement sous «Microsoft Excel 97/2000/XP» Ainsi, vos fichiers auront l extension «.XLS» ce qui permettra à tout utilisateur de lire ce fichier. Lors de l enregistrement, si le message stipulant qu une partie du formatage ne soit pas conservé apparaît, cliquer sur le bouton «Conserver le formatage actuel». 1.4 Taille des colonnes et lignes 1.5 Tri et sous totaux Sélection toute la zone utile de votre feuille. Si vous intégrer la ligne des titres, vous pouvez travailler avec les libellés des titres, sinon, vous utiliserez le nom de la colonne (A,B,C,D.) 1.5.1 Pour le tri Il faut commencer par vérifier que l option cidessous soit sélectionnée Puis, trier les colonnes dans l ordre souhaité. (vous pouvez en trier trois simultanément. 1.5.2 Pour les sous totaux Commencez par sélectionner la colonne de regroupement Puis, sélectionnez les colonnes que vous voulez additionnez. Il peut y en avoir plusieurs. Et, enfin vous sélectionnez la fonction (ici, «somme») Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 3 / 10
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1.6 Mise en page La frappe du texte se fait directement. Il est possible de choisir le style, la police de caractère, la taille, la couleur, etc. Mais, attention, pour réaliser un travail de qualité, il faut éviter de faire des tabulations manuelles ou des espaces pour aligner ou positionner le texte à un endroit précis. Il faut utiliser les options du paragraphe. Ce dernier est constitué de l ensemble du texte contenu entre deux frappes sur la touche «entrée» retour à la ligne. Pour modifier l affichage d un paragraphe, cliquer sur «Menu/Format/Paragraphe» 1.7 Enregistrer un document Le nom du document est affiché dans la ligne supérieure bleue. «Sans nom 1» s il s agit d un nouveau document, Dans ce cas, en cliquant depuis le «Menu/Fichier» sur «Enregistrer», le système réagit comme «Enregistrer sous». sinon, il enregistre directement en vous proposant de réenregistrer l ancien document. Si on accède à ces fonctions depuis les outils, les options sont moindres. S il s agit de réenregistrer un document, attention de bien procéder dans l ordre car la recherche du document pose souvent un problème : Sélectionner le dossier dans lequel vous allez enregistrer ce fichier (sur la première ligne) Il est possible de créer un nouveau dossier en cliquant sur l outil «Nouveau Dossier» Attention de bien sélectionner le dossier de destination dans la fenêtre principale Vérifier le type du fichier. Normalement, «Microsoft Word 97/2000/XP» Et, seulement en dernière opération, saisir le nom du fichier. Valider en cliquant sur «Enregistrer». 1.8 Numéroter les paragraphes En cliquant sur un de ces boutons, on peut choisir une numérotation ou une puce. Dans le menu qui apparaît, on peut sélectionner le niveau ou modifier le format Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 5 / 10
1.9 Imprimer un document En cliquant, sur l outil imprimante, l opération est lancée sans aucun contrôle. En passant par le menu «Fichier/imprimer», vous pouvez sélectionner votre imprimante si vous avec plusieurs imprimantes et vous pouvez accéder aux options de cette imprimante et choisir : Le format de la page Portrait ou Paysage Le nombre d exemplaires Les pages à imprimer (1-5 pour imprimer les 5 premières pages ou 1 ; 5 pour imprimer les pages 1 et 5 uniquement Le type de papier et sa dimension (photo 10x15 ou page A4 par exemple) etc. Les choix dépendent de l imprimante Si vous sélectionnez une zone de votre document (souris appuyée sur plusieurs lignes du document par exemple), vous pouvez, dans le menu «Fichier/imprimer» valider l option «sélection» à la place de la page. 2 Optimiser l utilisation d OpenOffice 2.1 Utiliser l auto correction Si vous utilisez souvent un mot ou une expression, vous pouvez faire en sorte qu en tapant un mot réduit, l expression de remplacement se substitue automatiquement lors de la frappe. Par exemple «sral» à remplacer par «Saint Raphaël Accueil Loisirs». Depuis le «Menu/Outils/Options Auto Correction», Saisir le mot et le texte de remplacement, Cliquer sur Nouveau et OK pour valider. 3 Améliorer la qualité du document 3.1 Alterner les formats dans un document Si votre document comporte plusieurs parties et que certaines parties doivent être présentées en mode portrait et d autres en mode paysage, vous vous placez en fin de la zone en mode portrait et pouvez utiliser le menu «Insertion/Saut manuel» et valider l option «saut de page» en appliquant le style «Paysage» A la fin de la zone présentée en format paysage, vous pouvez revenir en mode «Portrait» en recommançant le même processus mais en sélectionnant le style «Standard» qui est le style portrait par défaut. Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 6 / 10
3.2 Enrichir les textes Sélectionner la partie de texte que vous voulez modifier et faire un clic droit. Dans le menu contextuel suivant choisir le format qui vous convient. Vous pouvez intervenir sur la police, la taille, etc. Vous pouvez aussi intervenir sur le paragraphe entier. Dans ce cas, éditer le style de paragraphe afin d avoir toutes les options à disposition. Vous pouvez également utiliser les options de la barre d outils «formatage» normalement ouverte par défaut. 3.3 Répartir un texte en colonnes Pour présenter un document sous forme de colonnes, comme un journal, Sélectionner la zone que vous voulez modifier (inutile si vous voulez appliquer cette fonction sur tout le document). Activer le menu «Format/Colonnes» et choisir : Le nombre de colonnes et la présentation La largeur et l espacement (0,50 est bien) Eventuellement le type et la taille de la ligne de séparation entre colonnes Si l on utilise ce type de présentation, il est conseillé de justifier la présentation de chaque colonne en validant l outil suivant. La présentation est plus agréable. 3.4 Insérer un filigrane Pour mettre une image très pale en fond de page, Menu «Insertion/Image/A partir d un fichier» Choisir son image. Agrandir l image sur la page ou la zone. Lorsque l image est sélectionnée, la barre d outils «dessin» s affiche. Il faut choisir l option «Filigrane» dans la troisième zone. Et choisir éventuellement le niveau de transparence dans l option suivante. Ensuite, il convient de double-cliquer sur le filigrane et lui appliquer : L adaptation du texte «Continu» Cocher «À l arrière plan» Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 7 / 10
3.5 Eviter la coupure de mot en fin de ligne Si vous souhaitez que les termes «Thessy Meynard» par exemple ne soient pas coupés en fin de ligne par exemple, il faut, avant de taper à la place de l espace avant Meynard, taper, au clavier, la combinaison des touches «Ctrl + Maj + Espace». 3.6 Notes de bas de page Les notes de bas de page permettent de compléter une information sans allourdir la phrase. Il faut, pour cela utiliser le Menu «Insertion/Note de bas de page» Il est possible de faire, de la même manière, des notes en fin de document en prenant l option «Note de fin». Conseil : Prendre l habitude de renforcer la visibilté du chiffre de renvoi dans le texte car il est petit. Je le place entre parenthèses. 3.7 Table des matières Se positionner à l endroit exact où vous souhaitez installer la table des matières. Activer, ensuite le menu «Insertion/Index et Tables/Index et Tables» et valider la génération de la table des matières Attention, pour que cette fonction soit active, il faut utiliser les styles de paragraphes de la barre d outils «Titre1, Titre 2, Titre 3, Etc.» lors de la mise en forme du document. Il est possible de traiter, ainsi, les illustrations par exemple. On peut modifier les paramètres d identification, mais c est une opération délicate. 3.8 Ajouter un caractère spécial Il est possible d insérer des caractères spéciaux. Pour cela, se positionner à l endroit souhaité et activer le menu «Menu/Insertion/Caractères spéciaux» Sélectionner une police de caractères. Les plus intéressantes à ce niveau sont : Webdings, Wingdings, Wingdings, Wingdings 2 et Wingdings 3 Et valider par OK. Il est possible, ensuite, d augmenter la taille comme pour un caractère normal. Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 8 / 10
4 Rédiger une lettre 4.1 L en-tête Placer dans l en-tête les coordonnées de l expéditeur et, éventuellement un logo ou une photo identifiant l expéditeur. (voir 2.4) 4.2 Saisir le texte de votre lettre Dans le corps de texte saisir sans utiliser les tabulations ou les espaces pour placer les infos. Le lieu et la date ( à insérer à partir du menu «Insertion/Champs/Autres/Date» et choisir le format souhaité (elle se trouve affichée sur fond grisé) L objet, éventuellement des références Le destinaire avec son adresse Le texte et la formule de politesse Ensuite, il convient d utiliser la mise en forme des paragraphes, en particulier pour donner l espace au dessus du paragrpahe (en évitant d utiliser la touche «entrée» pour revenir à la ligne) Pour aligner les paragraphes, on peut utiliser la même technique mais on peut utiliser également la règle supérieure en positionnant le curseur (sorte de sablier) à l endroit souhaité. En réalité, il faut utiliser le triangle bas. Le triangle inversé haut intervient sur la première ligne du paragraphe uniquement. Il est possible de sélectionner plusieurs paragraphes en même temps si leur présentation doit être identique. 5 Ajouter un Tableau Utiliser l outil «Tableau» en cliquant sur la petite flèche située à droite de l icône. Sélectionner le nombre de colonnes et lignes souhaitées et valider. Le tableau est placé à l endroit où se trouvait le curseur. Automatiquement, une barre d outils spécifique est affichée. Elle permet de modifier les caractéristiques de ce tableau : Affichage des bordures et présentation différentes de ces bordures Création d une colonne ou d une ligne (vert) Suppression d une colonne ou d une ligne (rouge) Il est possible de sélectionner une ligne ou une colonne en positionnant le curseur jusqu à ce qu il se présente sous cette forme : Vous pouvez aussi scinder ou fusionner des cellules (jaune) Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 9 / 10
Il est possible de modifier la taille d une cellule ou d une ligne en positionnant le curseur sur la bordure à modifier et glisser. Rechercher la forme du curseur tel que ceci Résultat «Scinder» ou «Fusionner» 6 Ajouter une photo Il faut se placer à l endroit où l on souhaite placer sa photo et on clique sur l icône ci-contre dans la barre d outils «Dessin» (en bas de l écran) On choisit, sur l explorateur qui s affiche, la photo que l on souhaite. Ensuite, il convient de cliquer sur cette photo pour la sélectionner (poignées vertes) avec le bouton droit pour afficher le menu contextuel. 6.1 Modifier la taille En cliquant sur «Image», on affiche cette fenêtre. Sélectionner l onglet «Type» Commencer par cliquer pour valider le ratio Adapter la largeur ou la hauteur. L autre sera automatiquement modifiée pour conserver le format de la photo 6.2 Positionner une photo Pour positionner la photo exactement à l endroit souhaité, cliquer de la même façon sur l onglet «Adaptation du texte». Vous pouvez, alors positionner le texte à côté de la photo en utilisant : Un des paramètres «Avant» ou «Après» ou «Parallèle» En cliquant sur «Contenu», vous pouvez écrire sur la photo à condition de positionner l option «A l arrière plan». Dernière mise à jour : 07/08/2014 Page : 10 / 10