Date de mise à jour: 19/11/2007 Version: 1.0 Page 1/18
Module de remise d offre en ligne Manuel pratique d utilisation pour l administration Président de séance TABLE DES MATIERES 1.Remarque préliminaire... 3 2.Pré-requis... 3 3.Profils d utilisateurs de l administration...5 4.Connexion À votre espace sécurisé...6 1.1 Connexion avec carte d identité electronique... 6 5.Actions possibles pour le profil Président de séance...7 5.1 Le président de séance... 7 5.1.1 Ajout d un président de séance supplémentaire...8 5.1.2 Clôture de la période de soumission... 9 5.1.3 Gestion de la séance d ouverture... 10 5.1.3.1 Encodage des dépôts électroniques et des dépôts papiers... 11 5.1.3.2 Génération du PV d ouverture... 16 5.1.3.3 Clôture de la séance d ouverture...17 Annexe : Modèle de texte d ouverture des offres (papiers et électroniques) à l usage du Président de séance.18 Page 2/18
1. REMARQUE PRÉLIMINAIRE Le module de remise d offre en ligne du Portail des marchés publics en Région Wallonne et en Communauté Française a été testé sous Windows XP SP2 avec les navigateurs Internet Explorer 7, Firefox 2, et Opera 9. 2. PRÉ-REQUIS L'utilisation du module de remise d offre en ligne pour la soumission d'offres en ligne nécessite obligatoirement les pré-requis suivant: 1. Disposer d'une carte d'identité électronique belge (eid). Votre commune ne délivre plus que des cartes d'identité électroniques. D ici 2008, la majorité des Belges posséderont une eid et le 31 décembre 2009 marquera la fin de «l ère papier». Vous recevez une eid quand votre ancienne carte d identité doit être remplacée, c est-à-dire quand elle n est plus valable, si vous l avez perdue, si vous déménagez de commune, si elle est abîmée, etc. Voulez-vous profiter plus rapidement des nombreux avantages de l eid? Demandez-la au service de la Population de votre commune. Cette dernière est obligée d assurer le suivi de votre demande. Pour plus d'information sur la carte d'identité électronique belge: http://eid.belgium.be/ Pour les étapes 2, 3 et 4, prenez contact avec votre correspondant informatique. 2. Disposer d'un lecteur de carte d'identité électronique. Plusieurs types de lecteur de carte d'identité électronique sont disponibles sur le marché. Les moins chers coûtent moins de 15 euros, TVAC. Pour plus d'information: http://www.cardreaders.be/fr/default.htm http://www.eid-shop.be/index.php?setcookie=fr 3. Installer sur son PC le lecteur de carte d'identité électronique. Avant de pouvoir utiliser votre lecteur de carte d'identité électronique vous devrez d'abord l'installer sur votre PC. Vous devrez pour cela installer obligatoirement deux choses: - Le programme pilote de votre lecteur (driver) de carte, généralement fourni avec le lecteur, et qui permet à votre PC de reconnaitre votre lecteur en tant que nouveau périphérique. - Le programme fourni gratuitement par le FEDICT permettant d'exploiter la possibilité de votre carte d'identité électronique. Toute l'information relative à cette installation se trouve à l'adresse suivante: http://eid.belgium.be/fr/navigation/39731/index.html Page 3/18
4. Installer sur son PC une machine virtuelle Java. Pour pouvoir utiliser le module de remise d'offres en ligne vous devrez disposer obligatoirement d'un environnement d'exécution Java (JRE) d'une version 1.5 ou supérieure, que vous pouvez télécharger gratuitement sur ce site: http://www.java.com/fr/download/manual.jsp Si vous avez déjà sur votre PC une version du JRE inférieure à la version 1.5 il faudra obligatoirement faire une mise à jour en installant une version plus récente. Cliquez sur le lien suivant pour vérifier que le JRE 1.5 (ou version supérieure) est installé : http://www.java.com/fr/download/installed.jsp Et ensuite sur le bouton «Vérifiez l installation». Si vous obtenez le message suivant c est que la dernière version de Java est installée et qu il n y a pas d incompatibilité Java pour utiliser EPI. Page 4/18
3. PROFILS D UTILISATEURS DE L ADMINISTRATION Les utilisateurs de l administration sont groupés en 3 types d utilisateurs : - l'administrateur du module de remise d offre en ligne l'agent traitant du marché le président de séance du marche Liste des actions possibles en fonction du type d utilisateur : - l'administrateur : o Consulter la liste des marchés électroniques publiés o Désigner d autres administrateurs o Désigner un agent traitant o Désigner un président de séance pour un marché o Gérer la liste des pouvoirs adjudicateurs (entités et directions) : création et modification o Créer une adresse officielle d un pouvoir adjudicateur dans IAM o Créer ou modifier l identifiant UME d un pouvoir adjudicateur désirant communiquer avec le module de remise d offre en ligne sans passer par l interface de l agent traitant - l'agent traitant : o Créer une fiche d'identification d'un marché o Terminer la fiche d identification et publier l'avis de marché dans IAM o Consulter la liste de ses marchés publiés o Désigner d autres agents traitants pour un de ses marchés o Désigner des présidents de séance pour un de ses marchés o Communiquer avec les entreprises par envoi/réception de documents dans le cadre d'un de ses marchés - le président de séance : o Consulter la liste des marchés dont il est président de séance o Désigner d autres présidents de séance pour un de ses marchés o Clôturer la période de soumission d'un de ses marchés o Procéder à la séance d'ouverture d'un de ses marchés o Clôturer la séance d'ouverture d'un de ses marchés et générer le PV d'ouverture o Consulter le PV d'ouverture d'un de ses marchés clôturés Page 5/18
4. CONNEXION À VOTRE ESPACE SÉCURISÉ 1.1 CONNEXION AVEC CARTE D IDENTITÉ ELECTRONIQUE L accès à son espace sécurisé se fait à partir de la page d accueil du Portail marchés publics en cliquant sur le lien «Connexion administration» Ce lien redirige l utilisateur sur la page de connexion des agents de l administration du module de remise d offre en ligne. L utilisateur doit d abord choisir son type de profil et ensuite utiliser sa carte d identité électronique pour s authentifier en cliquant sur le bouton «Identification eid». Son code PIN lui sera demandé Page 6/18
5. ACTIONS POSSIBLES POUR LE PROFIL PRÉSIDENT DE SÉANCE 5.1 LE PRÉSIDENT DE SÉANCE Le président de séance est créé soit par un administrateur du Module de remise d offre en ligne, soit par un agent traitant existant, soit par un président de séance existant pour un marché donné. Après authentification par carte d identité électronique, le président de séance accède à la page d accueil de son espace sécurisé sur laquelle il voit la liste des marchés pour lesquels il a un rôle de président de séance et pour lesquels il n a pas encore clôturé la séance d ouverture (offres ou demandes de participation) En cliquant sur le bouton «Gérer» de l un des marchés de sa liste, le président de séance accède à la page de gestion de ce marché. Le menu d actions de cette page lui permet d effectuer 3 types d action en fonction du statut du marché : - Ajouter un président de séance Clôturer la période de soumission Gérer la séance d ouverture Page 7/18
5.1.1 Ajout d un président de séance supplémentaire L ajout par le président de séance d un président de séance supplémentaire se fait en cliquant sur le lien «Ajouter un président de séance» du menu d actions de la page de gestion du marché. Contrairement à l administrateur et à l agent traitant, le président de séance ne peut pas pour cet ajout envoyer un email : la personne désignée doit obligatoirement se trouver physiquement au côté du président de séance afin de fournir sa carte d identité électronique et taper son code PIN Page 8/18
5.1.2 Clôture de la période de soumission L écran de gestion du marché montre un compte à rebours qui indique le temps qu il reste avant la date limite de réception des offres ou des demandes de participation. Lorsque ce temps restant devient inférieur à 10 minutes le compte à rebours change de couleur et devient rouge afin de prévenir le président de séance que l heure approche et qu il faut être vigilant Lorsque ce compte à rebours atteint zéro, le Module de remise d offre en ligne propose au président de séance de clôturer automatiquement la période de soumission Le président de séance est libre d accepter ou non cette clôture automatique. S il la refuse, il lui sera toujours possible ultérieurement de clôturer manuellement la soumission en cliquant sur le lien «Clôturer la période de soumission» du menu d actions. Page 9/18
Dès qu il effectue l opération de clôture, soit automatiquement soit manuellement, le Module de remise d offre en ligne provoque le décryptage des dépôts électronique et le retrait de ces dépôts de l urne du Notaire électronique. En fonction de la quantité d offres électroniques reçues l opération de clôture peut prendre du temps. Le président de séance doit attendre impérativement le message avertissant que la clôture s est terminée avec succès En cliquant sur le bouton «OK» le président de séance revient à la page de gestion du marché, ou il peut voir que le statut du marché est passé à «Soumission clôturée» 5.1.3 Gestion de la séance d ouverture Lorsque la période de soumission a été correctement clôturée par le président de séance, le lien «Gérer la séance d ouverture» du menu d actions de l écran de gestion du marché devient actif Page 10/18
En cliquant sur ce lien, le président de séance arrive à l écran de gestion de la séance d ouverture, dans lequel il peut voir la liste des dépôts électroniques reçus pour ce marché 5.1.3.1 Encodage des dépôts électroniques et des dépôts papiers En cliquant sur le bouton «Télécharger» de chacun des dépôts électroniques, le président de séance peut les télécharger un par un. Chaque dépôt électronique se présente sous la forme d un fichier ZIP contenant les fichiers constituant l offre de l entreprise Page 11/18
Pour chaque dépôt électronique le président de séance : clique sur le bouton «Télécharger», ouvre le fichier ZIP, consulte les fichiers constituant le dépôt (offre ou demande de participation), procède à l encodage du dépôt en cliquant sur le bouton «Encoder» Page 12/18
En cliquant sur le bouton «Encoder» le président de séance arrive sur la page d encodage du dépôt électronique, où il encode les données demandées Pour terminer l encodage du dépôt, le président de séance clique sur le bouton «Sauver et signer le dépôt électronique». Sa carte d identité lui sera demandée ainsi que son code PIN afin de signer les données encodées Page 13/18
Si des dépôts papiers ont été reçus, le président de séance devra également les encoder en cliquant sur le lien «Encoder un dépôt papier» du menu d actions Une fois les dépôts électroniques et les dépôts papiers encodés, le président de séance a la possibilité d encoder une remarque générale concernant le déroulement de la séance d ouverture. Pour cela il clique sur le bouton «Encoder une remarque générale» du menu d actions Page 14/18
Il arrive sur l écran d encodage des remarques générales Page 15/18
5.1.3.2 Génération du PV d ouverture Après avoir encodé les dépôts électroniques, puis les dépôts papiers, et l éventuelle remarque générale, le président de séance peut enfin générer le PV d ouverture en revenant sur la page de gestion du marché et en cliquant sur le lien «Générer le PV d ouverture» du menu d actions Il arrive à l écran de génération du PV d ouverture, dans lequel il peut télécharger le PV d ouverture au format PDF en cliquant sur le lien «Voir le PV d ouverture au format PDF» Page 16/18
5.1.3.3 Clôture de la séance d ouverture A partir de l écran de génération du PV d ouverture, le président de séance doit clôturer la séance d ouverture en cliquant sur le lien «Sauver le PV d ouverture et clôturer la séance d ouverture» du menu d actions Dès que la séance d ouverture a été clôturée par le président de séance, les dépôts électroniques ainsi que le PV d ouverture deviennent visibles dans l espace sécurisé de l agent traitant du marché. Page 17/18
ANNEXE : MODÈLE DE TEXTE D OUVERTURE DES OFFRES (PAPIERS ET ÉLECTRONIQUES) À L USAGE DU PRÉSIDENT DE SÉANCE Je vais procéder à l adjudication publique (ou à l appel d offres général selon le cas) du marché relatif à (description du marché + mention des références du cahier spécial des charges). Tous les plis déjà reçus sont déposés dans l urne que vous voyez devant vous. Je vous invite à déposer maintenant les plis encore en votre possession. Seront également pris en considération, les plis déposés par recommandé dans les 4 jours ouvrables qui précèdent le jour de l ouverture des offres et qui me parviendraient encore. Je constate qu il est XX heures précises (mentionner l heure prévue dans l avis de marché). Je déclare la séance ouverte et je clôture le notaire électronique (fermer la porte sans pour autant empêcher toute entrée postérieure). A partir de maintenant plus aucune offre papier ne peut être acceptée, plus aucune offre électronique ne peut être déposée dans le notaire électronique. (ouverture des offres en commençant par les offres électroniques) (proclamation du nom des soumissionnaires, leur domicile et, en adjudication publique, des prix offerts) (signature électronique des offres et paraphe des offres papiers) (rédaction du procès-verbal en ligne avec les données précitées et les incidents éventuels survenus au cours de la séance d ouverture) Y a-t-il des remarques à formuler? (le cas échéant, les mentionner dans le PV en identifiant leur auteur) (signature du PV par le président de séance et un assesseur) Je déclare la séance levée. (signaler sur l écran la clôture de la séance) Page 18/18