l Université de Strasbourg Adeline Rege SCD Université de Strasbourg, Responsable du Département Documentation scientifique numérique/ Coordinateur thèses Soline Lau-Suchet BULAC, Chargée de la mission Coordination enseignement et recherche / Coordinateur thèses Journée de déploiement STAR 2 octobre 2015
Contexte et historique S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015
La formation doctorale à l Unistra S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Une formation centralisée Le rôle des écoles doctorales 10 écoles doctorales, toutes disciplines confondues, dont cinq co-accréditées avec l Université de Haute-Alsace Fédérées au sein du Collège doctoral-université de Strasbourg, centralisé à l Unistra Soutien à la formation doctorale dans le contrat de site 2013-2017 («politique de formation doctorale d excellence») Organisation et suivi des formations, accompagnement des doctorants Le rôle du Département Formation doctorale Un Département de la Direction de la Recherche (DIRE) Assure l accueil, l inscription, le suivi des doctorants et la gestion des contrats doctoraux Assure la gestion des soutenances de thèse et des HDR La gestion administrative de la soutenance de thèse est centralisée : un seul interlocuteur pour le SCD!
La formation doctorale à l Unistra en chiffres (2014-2015) l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Ecole doctorale Nombre d inscrits Soutenance Pourcentage des soutenances par rapport au nombre d inscrits Code - Intitulé 2014/2015 2014 % ED 101 - Ecole doctorale Droit, science politique et histoire 231 35 15,15 % ED 221 - Ecole doctorale Augustin Cournot 79 23 29,11 % ED 270 - Ecole doctorale Théologie et sciences religieuses 159 17 10,70 % ED 519 - Ecole doctorale des sciences humaines et sociales - 387 44 11,37 % Perspectives européennes ED 520 - Ecole doctorale Humanités 317 36 11,35 % Total domaine 1 1173 155 13,20 % ED 182 - Ecole doctorale Physique et chimie-physique 174 42 24,13 % ED 222 - Ecole doctorale Sciences chimiques 251 61 24,30 % ED 269 - Ecole doctorale Mathématiques, sciences de 213 38 17,80 % l'information et de l'ingénieur ED 413 - Ecole doctorale Sciences de la Terre, de l'univers et 80 20 25, 00 % de l'environnement Total domaine 2 718 161 22,42 % ED 414 - Ecole doctorale Sciences de la vie et de la santé 507 131 29,30 % Total domaine 3 507 131 29,30 % TOTAL 2398 447
Le dépôt légal des thèses à l Unistra avant 2012 1/3 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Historique des SCD Jusqu en 2007 : Trois SCD (Université Louis Pasteur, Université Robert Schuman, Université Marc Bloch) Et la BNU! 2007 : Fusion des trois SCD en un SICD Depuis 2009 1 er janvier 2009 : fusion des trois universités historiques création de l Université de Strasbourg Le SICD devient le SCD de l Université La BNU devient un établissement associé à l Université de Strasbourg
Le dépôt légal des thèses à l Unistra avant 2012 2/3 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Un dépôt légal papier Trois circuits administratifs différents, hérités des trois universités historiques - Sciences, techniques, médecine, géographie, psychologie : dépôt légal papier géré par l équipe de l ancien service des thèses du SCD de l ULP - Droit, économie, gestion, sciences politiques : dépôt légal papier géré par l équipe de l ancien service des thèses du SCD de l URS + envoi d un exemplaire à la BNU pour le PEB - Lettres, Sciences humaines et sociales : dépôt légal papier géré par la BNU Le dépôt des thèses était géré par deux établissements : la BNU et le SCD Pas de service centralisé chargé des thèses au SCD
Le dépôt légal des thèses à l Unistra avant 2012 3/3 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Un dépôt électronique volontaire 2001 : La participation à Cyberthèses L ULP a participé au programme Cyberthèses de l Université Lyon 2 et de l Université de Montréal http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2001-06-0122-009 Le projet de l Université Numérique en Région Alsace (UNERA) Mis en place en 2006 Dépôt électronique géré par le SCD de chaque université, sauf pour les lettres et sciences humaines (implication de la Direction de la Recherche) Diffusion de près de la moitié des thèses soutenues à l Université
Département Formation doctorale SCD BNU Droit, sciences politiques, gestion Sciences et technologies, santé, économie, psychologie, géographie Lettres et sciences humaines Inventaire et traitement Signalement national et local Indexation Envois ANRT, BNUS Inventaire et traitement Signalement national et local Indexation Envoi ANRT Inventaire et traitement Signalement national et local Indexation Envoi ANRT Circuit des thèses imprimée à l Unistra avant 2012
Département Formation doctorale Droit, sciences politiques, gestion Sciences et technologies, santé, économie, psychologie, géographie Lettres et sciences humaines École doctorale ex-urs SCD École doctorale ex-umb Formation des doctorants Contrôle juridique et technique Archivage local Contrôle juridique et technique Dépôt en ligne Signalement national et local Indexation Archivage local Formation des doctorants Contrôle juridique et technique Dépôt en ligne Indexation Archivage local SCD Signalement national et local Indexation Dépôt en ligne Circuit des thèses électroniques à l Unistra avant 2012
La formation doctorale à l Inalco l Inalco S. S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Une petite structure Une seule école doctorale (ED n 265) 300 inscrits => entre 25 et 50 thèses par an Chapeautée par la direction de la recherche et des études doctorales 1 petite équipe : directrice, directrice administrative, 1 secrétaire Une gouvernance difficile 14 disciplines / 14 unités de recherche 130 directeurs de thèse 50% d inscrits étrangers (hors UE) + populations enseignante et étudiante très volatiles Sans bibliothèque propre => convention avec l ex Bibliothèque interuniversitaire des langues orientale (BIULO) Le + : 1 seul interlocuteur Le - : difficultés internes à l ED
Le dépôt des thèses à l INALCO avant 2013 l Inalco S. S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Le grand sacrifié Un circuit mal géré La course aux doctorants Un traitement difficile Absence de coordination et de suivi => important arriéré Presque enterré 2010-2012 : le projet Bulac intègre la Biulo + déménagement de l'inalco => suspension du traitement des thèses Côté Bulac : un circuit et des fonctions absentes de l organigramme fonctionnel Côté Inalco : une ED déconnectée des contraintes et évolutions documentaires
et l Unistra à l INALCO S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 A. Rege ENSSIB 07/10//2014 Le projet de dépôt légal électronique
A l Unistra : un projet d établissement l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Le dépôt électronique s inscrit dans la politique de l Université Le projet participe de la volonté de rationalisation de l Université Contribuer à la visibilité et au rayonnement de la recherche Dans la lignée de la centralisation de la gestion administrative du doctorat Dans la lignée de l adoption de la charte du doctorat par l Université en septembre 2009 Le Schéma Directeur du Numérique (2009) «Thèses en ligne» : un des projets du programme 4, «Bibliothèque numérique» Chef de projet maîtrise d ouvrage : SCD Objectif : diffusion électronique de 100% des thèses soutenues Offre une garantie de moyens, dans la durée
A l INALCO : une question de timing l Inalco et à la BULAC S. S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Sous l'impulsion de l'abes... L'initiative de la Bulac... Le rôle du coordinateur thèses 2012 nomination d'un nouveau coordinateur Affectation d'un agent au traitement des thèses et mise à plat du circuit...rencontre l'enthousiasme de l'école doctorale Une ED en pleine restructuration 2011 nomination d'un nouveau directeur Reprise en main de la formation doctorale la Bulac est sollicitée pour la formation des doctorants
La mise en œuvre du projet à l Unistra 1/2 l Unistra et à la BULAC S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 En amont du projet Un travail préparatoire au niveau politique Présentation du projet en Conseil scientifique (2009) Adoption du dépôt légal électronique par le Conseil d Administration en mars 2010 Le dépôt électronique concerne toutes les thèses, de toutes les disciplines, soutenues à partir du 1 er janvier 2012 Un travail préparatoire au niveau organisationnel Dépôt légal électronique la gestion des thèses revient entièrement au SCD Création du service des thèses au sein du SCD (septembre 2009) : regroupement de catalogueurs auparavant dispersés. La responsable du service des thèses est nommée chef de projet «thèses en ligne»
La mise en œuvre du projet à l Unistra 2/2 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 L organisation du projet Les interlocuteurs mobilisés Maîtrise d ouvrage : SCD/Direction de la Recherche un projet mené en commun Maîtrise d œuvre : Direction Informatique Equipe projet : Chefs de projet MOA + chef de projet MOE + responsable d application DI + développeur DI + responsable du département Système d information documentaire (SCD) Validation : direction du SCD et direction de la DIRE Le calendrier 2010 : analyse de l existant et recueil des besoins Printemps 2011 : rédaction du document d expression des besoins Juin-septembre 2011 : choix de l outil de diffusion Septembre-mai 2012 : installation et paramétrage (méthode de projet «agile») 22 mai 2012 : ouverture des plateformes
La mise en œuvre du projet à l INALCO l Inalco S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Un petit projet Une collaboration étroite Un projet porté par la Bulac Chef de projet coordinateur thèses Équipe projet coordinateur thèses + directeur administratif de la DRED Objectifs convaincre le CS de l'inalco (DRED) passer au dépôt électronique au 1er juin 2013 (Bulac) rassurer les doctorants Le calendrier Sept. - nov. 2012 journée déploiement star (Bulac & DRED) et formation star (Bulac) Janvier avril 2013 définition du circuit et choix des modalités de diffusion Avril 2013 présentation aux CS et CA et signature de la convention STEP/STAR Juin novembre 2013 tests Décembre 2013 mise en production
et l Unistra à l INALCO S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 A. Rege ENSSIB 07/10//2014 Le dépôt légal électronique des thèses
Le circuit mis en place à l Unistra l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Les grands principes Faire beaucoup avec peu! Pouvoir traiter entre 450 et 500 thèses par an avec une équipe SCD réduite (2,2 ETP) Avoir un circuit simple, automatisé, et rationalisé S assurer que les doctorants procèdent effectivement au dépôt! Les principes organisationnels retenus Dépôt après soutenance, uniquement Une procédure dématérialisée (dépôt en ligne) Un circuit partagé entre le SCD et la DIRE L attestation définitive de réussite au diplôme n est délivrée par la DIRE qu après le dépôt
Le circuit de dépôt et de traitement des thèses à l Unistra l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Un processus collaboratif Un circuit dématérialisé et partiellement automatisé Dépôt-Thèses : une plateforme de dépôt, accessible depuis l ENT étudiant Dépôt en ligne Import des métadonnées administratives d Apogée dans STAR Le travail dans STAR Intervention dans STAR en rôles séparés DIRE : saisie des métadonnées administratives et dépôt du fichier (rôles SCOL et FICH) SCD : saisie des métadonnées bibliographiques et validation (rôles BIBL, et VALID) Le travail dans STAR des gestionnaires de la DIRE est supervisé par le SCD Chaque école doctorale est attribuée à un gestionnaire de la DIRE et à un catalogueur du SCD. Chaque catalogueur du SCD suit le processus de bout en bout, pour ses écoles doctorales.
Période Doctorant Directeur de thèse Dpt Formation Doctorale (FD) Ecole Doctorale Rapporteurs Service Commun de Documentation Choix d'une Date de soutenance 2 mois avant la soutenance Dépôt du résumé de thèse avec liste des publications Proposition de jury de thèse Envoi des courriers aux membres du jury validé par l'ed - Demande des rapports aux rapporteurs Commission de validation de jury de thèse 6 semaines avant la soutenance Envoi des exemplaires de thèse aux membres du jury et au Dpt FD Courrier au Dpt FD attestant de l'envoi du manuscrit aux membres du jury + indications date, heure et lieu de soutenance. Envoi du lien relatif aux formulaires d'enregistrement de thèse et au contrat de diffusion au doctorant 2 semaines avant la soutenance Validation des rapports par VP recherche et préparation registre de soutenance. Envoi des convocations et des copies de rapports à tous les membres du jury et au candidat. Enregistrement des données dans APOGEE Validation des rapports et autorisation soutenance Envoi des rapports au Dpt FD au plus tard 2 semaines avant soutenance Quelques jours avant la soutenance Récupération du registre de soutenance au Dpt FD SOUTENANCE Après la soutenance Renvoi du registre de soutenance avec le rapport et l'avis du jury Enregistrement des résultats dans APOGEE et import dans STAR (import fait par DI). Puis mise à jour du dossier dans STAR (rôle dans STAR : SCOL) 1 mois si aucune correction ou 3 mois si corrections Dépôt de la thèse et de tous les documents d'accompagnement sur le guichet dépôt-thèses, dans l'ent Attestation validant les corrections si nécessaire Vérification du fichier thèse : version diffusion, version archivage, existence table des matières, titre, résumés français et anglais, etc. Enregistrement des métadonnées, N national thèse, indexation, autorités, exemplarisation SUDOC (rôle dans STAR : BIBL) Si les corrections demandées par le jury au moment de la soutenance n'ont pas été effectuées, arrêt du processus de mise en ligne de la thèse et retour vers le doctorant. Vérification et contrôle de conformité dans STAR-Validation finale dans STAR. (rôle dans STAR : VALID) Si corrections demandées ont été effectuées ou s'il n'y a pas de corrections : Dépôt manuel dans STAR du fichier de la thèse (rôle dans STAR : FICH) Moissonnage de STAR par la plateforme locale de diffusion Thèses- Unistra (ORI-OAI) Envoi de la copie du rapport de soutenance + attestation réussite Renvoi du contrat de diffusion au docteur avec le message de validation finale.
La diffusion des thèses à l Unistra l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Thèses-Unistra http://theses.unistra.fr/ Une plateforme pour la diffusion interne et externe Logiciel ORI-OAI ORI-OAI moissonne STAR Diffusion sur Internet et sur l Intranet universitaire (connexion CAS et identifiants ENT) Diffusion sur Internet au choix de l auteur Chiffres 2014 : 410 thèses publiées Diffusion Internet : 296 dont 10 confidentielles (3%), 35 sous embargo (11%), et 24 confidentielles et sous embargo (8%) Diffusion Intranet : 114 (27%) dont 23 confidentielles (20%) Donner accès à l intégralité des thèses électroniques Les thèses électroniques de 2006 à 2011 sont accessibles sur Thèses-Unistra ORI-OAI moissonne l ancienne plateforme (logiciel Eprints) Reprise des données de l ancienne plateforme en cours
Le circuit de l Unistra : le circuit idéal? l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Petite évaluation Les forces de notre circuit - Le dépôt légal des thèses n est pas uniquement l affaire du SCD! permet un meilleur suivi des doctorants et des dépôts, ainsi qu une meilleure information - Les tâches sont partagées donc la charge de travail l est aussi - Applications intégrées au SI de l établissement, et gérées par la DI - Dépôt légal effectif : proche de 100% (2012 : 490 thèses déposées sur 497 thèses soutenues ; 2013 : 456 thèses déposées sur 469 thèses soutenues) Ses faiblesses Travailler dans STAR en rôles séparés peut ralentir le traitement Dépendance du SCD envers la DIRE, qui est en début de chaîne : s adapter au rythme de travail de la DIRE (périodes creuses vs. pics d activité) Nécessité, pour le SCD, d encadrer fonctionnellement le travail dans STAR des collègues de la DIRE Nécessité de joindre rapidement les docteurs après la soutenance
Le dépôt électronique à l'inalco l Inalco S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Un circuit «maison» Des moyens faibles Aucune implication des DSI DRED correspondant STEP Bulac coordinateur thèses/correspondant STAR + intervenant star (0.2 ETP) Un circuit semi-dématérialisé Absence d'ent/intranet dépôt d'une clé USB & formulaires imprimés si refus de diffusion en ligne exemplaire imprimé conservé par la Bulac et exclu du PEB Un fonctionnement léger Correspondant STEP alimente STEP Choix de la passerelle STEP-STAR Intervenant STAR rôles SCOL-META-FICH Coordinateur thèses/correspondant STAR rôles CORS et VALID Diffusion sur TEL et plate-forme de l'abes
Le dépôt électronique à l'inalco l Inalco S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 Un circuit perfectible Les + Une collaboration étroite permet une répartition claire des tâches L'avantage d'un coordinateur thèses proche des chercheurs et doctorants Un circuit souple qui s'adapte aux besoins Les - L'omniprésence du papier L'absence de feuilles de style Le problème des compétences... informatiques juridiques linguistiques documentaires
et l Unistra à l INALCO S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 A. Rege ENSSIB 07/10//2014 Accompagner les doctorants
Rassurer les doctorants 1/2 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Lever les craintes sur la diffusion électronique Une obligation légale S appuyer sur la réglementation en vigueur : arrêté de 2006, dépôt légal, vote du CA Diffusion au sein de l établissement : obligatoire (sauf thèses confidentielles) Diffusion sur Internet : soumise à l autorisation du doctorant Identifier les points d achoppement Insertion de documents tiers, soumis à des droits, dans la thèse quelle diffusion? Bien connaître les spécificités disciplinaires Absence d harmonisation nationale au niveau du PEB des thèses en diffusion restreinte Les craintes de plagiat sont importantes : l Unistra vient de se doter d un logiciel antiplagiat (Compilatio). Absence de logiciel anti-plagiat à l INALCO.
Rassurer les doctorants 2/2 l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Sécuriser la diffusion électronique par une documentation adaptée Le contrat de diffusion Stipule que la diffusion au sein de l établissement est obligatoire Stipule que le doctorant est responsable du contenu de sa thèse Autorisation du doctorant pour la diffusion sur l Internet Prévoit : embargo, impression, PEB pour les thèses en diffusion restreinte (sur autorisation du doctorant) A l Unistra : signature obligatoire par le doctorant et par la VP Recherche A l INALCO : charte de diffusion (doctorant et Présidence) + autorisation de diffusion (doctorant et directeur de thèse) Une large diffusion d information Sur le site web du SCD à l Unistra : FAQ sur la diffusion des thèses, et notamment sur les aspects juridiques Sur le site de l ED à l INALCO Tous les documents officiels sont disponibles en ligne.
Former les doctorants l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 De l importance de former et d accompagner L absence de formation des doctorants A l Unistra : échec d un projet de demi-journée de formation obligatoire Les consignes de mise en forme de la thèse sont intégrées dans les formations de l URFIST sur la mise en forme des documents longs A l INALCO : absence complète de formation des doctorants aux compétences documentaire et informationnelles compensée partiellement par une large diffusion d information à l Unistra Intervention annuelle du SCD auprès des doctorants Adresse mail dédiée avec hotline Tutoriels sur la mise en forme de la thèse, disponibles sur le site web du SCD Rubriques spécifiques et FAQ sur le site web du SCD...compensée par une politique volontariste à l'inalco Collaboration à la journée de rentrée doctorale Mise en place d'un séminaire de formation inscrit dans le cursus doctoral Accompagnement personnalisé des doctorants Des formations au plagiat dès le master
et l Unistra à l INALCO S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 A. Rege ENSSIB 07/10//2014 Conclusion
Les leçons à retenir du projet l Unistra S. A. Lau-Suchet/A. Rege ENSSIB 07/10/2014 Rege 02/10/2015 Un projet riche d enseignements pour la bibliothèque La mise en place d un partenariat réussi Ne pas mener ce projet seul est un gage de réussite : impliquer la Recherche Bon fonctionnement de la collaboration opérationnelle Un tremplin pour d autres projets, par exemple le projet d archive ouverte institutionnelle à l Unistra Développer de nouvelles compétences Compétences juridiques Compétences techniques (utilisation de LaTeX ) Compétences linguistiques Compétences documentaires
et l Unistra à l INALCO S. Lau-Suchet/A. Rege 02/10/2015 A. Rege ENSSIB 07/10//2014 Merci de votre attention! soline.lau-suchet@bulac.fr adeline.rege@unistra.fr