ACCUEILLIR Module 4 Objectifs Planifier la formation (modèle plan de formation) Préparer le poste de travail Intégrer l'apprenti La QualiCarte
Les moyens I - Comprendre l'importance de l'objectif - définition - quelques règles de base II - Comment créer un plan de formation - le guide méthodique type - l'ordonnance sur la formation professionnelle initiale / règlement d apprentissage - connaître l'intégralité des objectifs - la mise en place d'un plan de formation III - Préparer et intégrer l'apprenti à son poste de travail - préparer le poste de travail - intégrer l'apprenti à son entreprise IV- Utilisation de la QualiCarte dans la formation - utilisation de la QualiCarte pour le module accueillir Ce module Accueillir se fera sur un mode interactif, avec des échanges et partages ainsi que quelques mises en situation qui permettront d illustrer de manière concrète les outils évoqués. 10 septembre 2014 2
I - Comprendre l'importance de l'objectif Définition Un objectif, c'est un but (ou une finalité) que l'on s'est fixé et qui se doit d'être réalisé au travers d'un projet. Quelques règles de base Partage en groupe : sur l'importance d'atteindre l'objectif. Je vais commencer cette première partie en vous parlant de l'importance d'atteindre ses objectifs, quel que soit le domaine. Je vous parlerai tout d'abord d'une petite étude, effectuée il y a environ une trentaine d'années en Allemagne. Elle a été commandée par une grande compagnie d'assurances qui avait contacté 2000 personnes dans la population allemande. Ces 2 000 personnes n'étaient pas sélectionnées d après des critères très restrictifs, puisque l étude était ouverte à toute personne désireuse de participer. En fait, l 'étude reposait sur une seule et simple question : «Écrivez sur cette liste les objectifs que vous aimeriez atteindre dans les 15 prochaines années.» Il faut savoir que dans le cadre de cette étude, les 2 000 personnes ne se connaissaient pas et qu elles n avaient pas été influencées dans la rédaction de leurs objectifs. Ces derniers pouvaient très bien porter sur les domaines privés, professionnels ou encore sportifs. Cette compagnie d'assurances a ensuite récupéré les 2 000 fiches, remplies par les personnes participant à l étude et les a archivées. Quinze ans plus tard, les fiches furent ressorties afin de recontacter toutes les personnes qui avaient participé à l étude. Il leur fut alors demandé où elles en étaient avec leurs objectifs et plus particulièrement lesquels avaient été atteints. A votre avis, quel pourcentage de personnes avait réellement atteint leurs objectifs? Ce qui ressort de cette étude, c'est que la majorité des gens se fixent des objectifs, sans jamais vraiment les atteindre. Quelle est la différence, entre les personnes qui ont réussi à atteindre leurs objectifs et les autres? Toujours à l'époque, la compagnie d'assurances a décidé de recontacter, les unes après les autres, toutes les personnes ayant atteint leurs objectifs afin d analyser ce qui avait fait la différence. 10 septembre 2014 3
Le plus intéressant dans cette étude, c'est que toutes ces personnes ne s'étaient jamais rencontrées, mais avaient pourtant utilisé la même stratégie! Par «la même stratégie» on entend qu elles avaient consciemment ou inconsciemment utilisé une méthode qui leur a permis à toutes d'atteindre leurs objectifs. Je vous propose maintenant de découvrir cette stratégie. Quelle est donc la bonne stratégie pour atteindre ses objectifs? Nous avons tous un jour ou l'autre réussi à atteindre un objectif, quel qu'il soit. Comment expliquer alors que certaines personnes sont capables de reproduire ce qu ils viennent de faire, alors que d'autres en sont incapables. Je vous propose de nous arrêter quelques instants sur les ingrédients indispensables permettant d atteindre un objectif que l on s est fixé. Recette pour atteindre ses objectifs Avoir : de la motivation de la passion de la discipline la santé des objectifs «SMART» o simples/spécifiques o mesurables o atteignables et ambitieux o réalisables o temporels du courage de la chance des ressources y croire Effectuer : des actions massives toujours et avant tout par écrit Simples et spécifiques L'énoncé d'un objectif doit être simple autrement dit : compréhensible par tous, rapidement, et formulé de manière spécifique, c'est-à-dire sans ambiguïté avec précision afin d'aboutir sans complexité à un but unique. 10 septembre 2014 4
Cet énoncé devra être formulé sans négation, sans tournures du type : "...il ne doit pas...", mais plutôt au positif : "...il doit..." "...il devrait..." Cette formulation simple, précise et positive permet d'éviter les fausses routes et de rester concentré sur l'essentiel, l'objectif. Mesurables Les actes produits dans le cadre de la réalisation d'un objectif doivent être mesurables, donc basés sur des faits concrets qui donnent une indication de la distance qu il reste à parcourir jusqu'à l'objectif. Cette métrique peut être complexe et nécessiter des outils comme dans l'exemple des métriques logicielles, ou binaires : le but a été atteint ou il ne l'est pas) tout dépend de la complexité de ce que l'on mesure. Une autre façon de décrire cette mesurabilité est de parler en termes de testabilité. Il est souvent plus facile de dégager des conditions et des critères de test que des éléments quantifiables. Ce type d'information peut permettre d'avoir du courage dans les moments les plus difficiles. 10 septembre 2014 5
Ambitieux L'objectif doit être suffisamment ambitieux pour être stimulant. Réalisables Tout objectif déraisonnable n'est qu'un rêve : si l'on décide de construire une fusée spatiale habitable avec ses copains, soit on est Rockefeller, soit on est un doux rêveur. Savoir qu'un objectif est atteignable permet de pouvoir se donner les moyens de réussir. Tout objectif dit réaliste doit intégrer des données internes (analyses chiffrées) et externes (contexte économique, financier...) Temporels Tout objectif doit répondre à des critères limites en termes de : délais date quantité. Ces limites permettent de ne pas dépenser plus d'énergie que nécessaire, mais aussi, d imposer une pression qui en temps normal augmente la productivité. Comment adapter tout cela dans le monde de l'apprentissage? Par exemple, chez les employés de commerce, cela fait maintenant plusieurs années que cette réforme a été mise en place. Lors du dernier cours interentreprises, nous avons constaté des lacunes très importantes quatre mois avant leurs examens finaux. Je me permets de vous présenter cette situation afin de bien comprendre l'importance qu il y a à atteindre des objectifs ainsi qu à mettre en place un plan de formation pour nos apprentis. Le dernier cours interentreprises pour les employés de commerce se déroule généralement dans le courant du mois de janvier précédant les examens qui ont lieu courant mai et juin. Lors de ce cours, nous sommes amenés à les préparer aux examens oraux et écrits pour la partie entreprise. Je ne vais pas m'attarder sur les examens oraux car généralement ceux-ci se passent relativement bien. Par contre, en ce qui concerne les examens écrits du cours interentreprises, nous leur faisons passer celui de l'année précédente. Ce dernier se déroule en deux heures et peut traiter de tous les objectifs du guide méthodique type. Voici les résultats de 55 candidats répartis sur trois classes : 1 personne a obtenu la note de 5,5 2 personnes ont eu 4,5 points 52 personnes se situaient dans la fourchette de 1,5 à 2,5 points (échec au CFC) Ces résultats sont purement et simplement catastrophiques en tenant compte du fait que ces 52 personnes sont à quatre mois des examens finaux. Regardons un peu plus en détail pourquoi elles se retrouvent dans cette situation. 10 septembre 2014 6
Tout d'abord dans le cadre de cette formation les formateurs responsables des apprentis en entreprise doivent effectuer ce qu'on appelle des STA (situation de travail et d'apprentissage). Qu'est-ce qu une STA me direz-vous? La STA est similaire à ce que l'on voit aujourd'hui dans les entreprises lorsque chaque collaborateur se voit attribuer des objectifs en fin d'année qui seront évalués l'année suivante. Dans le cadre de cet apprentissage d employé de commerce, chaque formateur responsable de son apprenti doit tous les six mois lui fixer huit objectifs professionnels à atteindre. Du fait que l'apprentissage dure trois ans l'apprenti aura travaillé sur 48 objectifs professionnels. Comment arriver à un bon résultat alors que le guide méthodique type en comprend 120? On se rend compte dans cet exemple que l'apprenti n'aura traité que 48 objectifs professionnels sur les 120 qu'il aurait dû traiter. Si ces 52 personnes avaient utilisé un plan de formation, elles se seraient vite rendues compte qu'il leur manquait 72 objectifs à traiter, alors même qu elles étaient à quatre mois des examens. Comment voulez-vous professionnellement arriver à traiter 72 objectifs sur une si courte durée? L'objectif ultime étant de pouvoir traiter tous les objectifs du guide méthodique pendant l'apprentissage, et ceci dans ma branche d'activité, s il n'existe aucun guide méthodique alors je dois me référer à l ordonnance sur la formation professionnelle initiale ou au règlement d apprentissage pour le CFC en question. (http://www.bbt.admin.ch/bvz/grundbildung/index.html?lang=fr). En résumé, le meilleur moyen d'atteindre cet objectif avec son apprenti est de planifier tous les objectifs que l'apprenti doit atteindre pendant la durée de son apprentissage. Regardons ensemble comment tout cela est possible. Le meilleur moyen d'atteindre un objectif est d'observer la stratégie de ceux qui l'ont déjà atteint. Pour ce faire, il me suffit de m'intéresser à l apprenti qui a réussi à faire une note de 5.5. 10 septembre 2014 7
Après enquête, cet apprenti a utilisé un simple outil comme Excel, afin de créer un plan de formation. Regardons plus en détail la manière dont il s y est pris. Première étape : 1. Trouver la liste de tous les objectifs que l'apprenti doit atteindre durant sa formation. 2. Chercher s'il existe un guide méthodique type pour la formation. 3. S'il n'existe pas de guide méthodique type, se procurer l ordonnance sur la formation professionnelle initiale ou le règlement d apprentissage (voir lien http://www.bbt.admin.ch/bvz/grundbildung/index.html?lang=fr) 10 septembre 2014 8
Deuxième étape : 1. Créer le plan de formation sous Excel. 10 septembre 2014 9
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III - Préparer et intégrer l'apprenti à son poste de travail Le futur professionnel sera appelé à travailler au sein d une organisation. Cela implique notamment qu il travaillera en collaboration avec d autres personnes, partagera l utilisation de machines coûteuses, sera tenu par des délais et devra livrer des objets précisément décrits dans une documentation. Il devra également observer les prescriptions existantes en matière de sécurité au travail, sachant que les outils, les machines et les substances utilisées peuvent être dangereux en cas d utilisation nonadaptée. C est pourquoi la notion d organisation du travail doit être intégrée d emblée dans la formation, et faire l objet d un suivi tout au long de l apprentissage. Le but de ce chapitre est de proposer les premiers outils qui doivent aider le formateur à poser les jalons pour cet aspect de la formation. La méthode des six pas La méthode présentée ci-dessous représente le B. A. BA de l organisation du travail. Il est conseillé de l appliquer d entrée pour toutes les tâches que l apprenti aura à réaliser. 1. Information a) Explication et information pour le travail b) Fiche explicative c) Détermination du temps d exécution 2. Planification a) Etude et réalisation du plan d opération b) Sélection des ressources matérielles 3. Préparation 1) Préparation du matériel 2) Préparation des documents 4. Réalisation a) Exécution du travail d après la planification b) Respecter la qualité 5. Contrôle et évaluation a) Protocole de contrôle b) Vérifications du travail c) Synthèse du déroulement des opérations 6. Conditionnement et classement a) Livraison du travail b) Nettoyage et rangement 10 septembre 2014 11
Organisation et documents de travail Guide méthodique type Ordonnance sur la formation professionnelle initiale ou règlement d apprentissage Santé et sécurité au travail L application des principes de sécurité au travail découle d une vaste panoplie législative et normative. Pour en assurer le respect et conduire au succès les mesures prises, il est nécessaire que l apprenti(e) comprenne la finalité des façons de faire imposées. Ces notions doivent être introduites, expliquées et appliquées dès le début de l apprentissage. Objectifs de l enseignement 1. Pour chaque situation, l'apprenti doit être en mesure d'adapter spontanément son comportement aux principes généraux et particuliers de santé et de sécurité sur sa place de travail. 2. L'apprenti doit connaître l'organisation mise en place dans l'entreprise en vue de prévenir les risques pour la santé et l environnement. Il doit participer au processus de maîtrise de ces risques. 3. L'apprenti saura appliquer les mesures d'hygiène liées à son environnement de travail, notamment concernant les produits chimiques, les émissions nocives, la protection de la peau et les règles d'ergonomie. 4. L'apprenti doit être sensibilisé aux risques d'accidents non-professionnels. Il participera aux campagnes mises sur pied dans l'entreprise et sera encouragé à prendre part à des actions de prévention particulières destinées à la jeunesse. Prévention Tabagisme : www.at-suisse.ch Alcoolisme, toxicomanie : www.sfa-ispa.ch, www.ciao.ch 10 septembre 2014 12
Autres documents - Directive CFST 6029 Directives pour la sécurité au travail - Loi sur la sécurité d'installations et d'appareils techniques (LSIT).RS 819.1 - Ordonnance sur la sécurité d'installations et d'appareils techniques (OSIT) RS 819.11 - LIE Loi sur les installations électriques RS 734.0 - Loi sur la participation. Loi sur l'information et la consultation des travailleurs RS 822.14 - Loi sur la protection de l'environnement (LPE) RS 814.01 - Ordonnance sur les mouvements de déchets spéciaux (ODS) RS 814.610 - Ordonnance sur la protection de l'air (Opair) RS 814.318.142.1 - Ordonnance sur la protection contre le bruit (OPB) RS 814.41 - Loi les produits chimiques (LChim) RS 813.1 - Ordonnance sur les produits chimiques (OChim) RS 813.11 - Loi sur la radioprotection (LRAD) RS 814.50 - Ordonnance sur la radioprotection (ORAD) RS 814.501 - Ordonnance concernant les mesures techniques pour la prévention des mal. - prof. provoquées par des substances chimiques (OPChim) RS 832.321.11 10 septembre 2014 13
Journal de travail En vertu des ordonnances sur la formation professionnelle initiale ou des règlements d apprentissage dans les différentes professions (telle que l horlogerie, etc.), l apprenti est astreint à tenir un journal de travail qu il doit présenter lors de l examen de fin d apprentissage et que le maître d apprentissage est tenu de contrôler régulièrement. Les autorités compétentes et plus particulièrement les commissaires désignés pour la profession, ainsi que les maîtres chargés des cours professionnels sont habilités à contrôler le journal de travail. Pour sa rédaction, le maître d apprentissage conseillera et donnera des instructions à l apprenti : il surveillera la mise à jour régulière de ce journal. But du journal de travail Il paraît nécessaire de mentionner brièvement l utilité et le but recherché par ce document. Pourquoi un journal de travail? Quelle est son utilité? Telles sont les questions que se poseront certainement les apprentis astreints à sa rédaction. Les quelques explications qui suivent donnent un aperçu du but recherché. Il faut considérer le journal de travail sous deux aspects bien distincts. 1. Le premier se rapporte à la formation méthodique et progressive de l apprenti. C est le compte rendu de son activité pratique. En le consultant, le commissaire responsable aura la possibilité de surveiller l évolution de l apprentissage, de comparer l enseignement pratique donné au programme réglementaire et par conséquent, de faire toute suggestion qui serait de nature à améliorer la formation de l apprenti et de pallier les lacunes constatées. Sa mise à jour régulière est donc importante puisqu elle est le reflet réel du travail pratique effectué. 2. Le journal de travail a une deuxième caractéristique ; il est un recueil de réflexions, de renseignements, de commentaires sur les travaux exécutés. Ce registre doit contenir toute la documentation pratique que l apprenti a su collecter. Exemple Année d apprentissage... semaine du... au... 20... Mes activités au cours de cette semaine se résument comment suit : 1. TRAVAUX PRATIQUES - ATELIER 2. THÉORIE, VISITE D ÉTUDE, ETC. Travaux pratiques en atelier Total hebdomadaire... heures Théorie, visite d étude, etc. Total hebdomadaire... heures Absences Total hebdomadaire... heures Réflexions, renseignements, dessins, observations, commentaires, notes techniques références, jour, date, travaux exécutés, remarques du Commissaire professionnel, ateliers, absences, références. 10 septembre 2014 14
Intégrer l'apprenti à son entreprise La professionnalisation des jeunes, leur succès aux examens et leur insertion professionnelle sont les moteurs de notre réussite commune. Lorsque vous accueillez un apprenti, un dispositif de suivi et d accompagnement de l apprenti et de son maître d apprentissage doit être mis en place dans l entreprise. Des outils de suivi et des échanges sont utilisés pour garantir une intégration rapide de l apprenti dans l entreprise. Cette dernière doit désigner un formateur pour accompagner la formation du jeune. Celui-ci est responsable de l apprenti en formation au sein de l entreprise. Ce rôle implique un certain nombre d engagements à respecter. 1. Accueillir le jeune et l'intégrer dans l'entreprise car il est un salarié à part entière. 2. Le former en lui transmettant savoirs et savoir-faire, tout en le motivant, en l'aidant à être autonome et de manière générale en étant à son écoute. 3. L'évaluer régulièrement et définir avec lui des axes de progrès. 4. Gérer l'alternance avec le centre de formation et la formation en entreprise. Quelques conseils pour réussir au mieux l intégration du jeune et sa formation au sein de votre entreprise. Organisation de la professionnalisation du jeune Avant l accueil du jeune : a) Préparer le poste de travail. b) Informer les collaborateurs, les clients et fournisseurs susceptibles d être en relation avec l'apprenti. c) Organiser l accueil : être présent et disponible, prévoir une visite de l entreprise. Lors d un premier entretien, pour mettre en place le tutorat : a) Présenter le poste, les conditions de travail, les consignes de sécurité, les usages et la culture de l entreprise. b) Situer le poste dans le fonctionnement de l entreprise. c) Organiser l emploi du temps, en prévoyant une phase d adaptation et de découverte. d) Donner les objectifs et s assurer qu ils ont été compris. e) Prévoir des entretiens d évaluation réguliers. Accompagnement de la professionnalisation du jeune a) Communiquer a) Favoriser la communication avec l'apprenti b) Adapter les modes de communication à la progression du jeune c) En cas de difficulté, prendre contact sans attendre avec l autorité compétente d) Aider l apprenti à s appuyer sur ses réussites et à tirer parti de ses erreurs, valoriser son action e) Adapter les tâches aux compétences et au degré d autonomie de l'apprenti 10 septembre 2014 15
f) La QualiCarte Allez sur le site : http://www.qualicarte.ch/ui/home.aspx Extrait de «la QualiCarte» 2.3 Début de la formation Un programme d introduction est préparé pour les premiers pas de l apprenti dans l entreprise. Ce programme, marquant le début de la vie professionnelle de l'apprenti, est très important car la première impression et les premières expériences faites sont souvent décisives pour le succès ou l échec de la formation. 7. Les personnes responsables sont désignées Le formateur responsable pendant toute la durée de l apprentissage doit être mentionné comme tel dans le contrat d apprentissage. En cas de problème ou de question, l apprenti peut s adresser à cette personne. Une relation de confiance s établira alors tout au long de l apprentissage. Grâce à un soutien approprié, l apprentissage peut ainsi s accomplir dans les meilleures conditions. La désignation d'une personne de contact est une condition fondamentale. Cette personne doit disposer des qualifications requises en pédagogie professionnelle. Si plusieurs personnes s'occupent de l'apprenti, il importe que cette dernière comprenne la différence entre le formateur responsable et le spécialiste chargé de dispenser les connaissances professionnelles. Le cahier des charges des responsables de formation mentionne les tâches d'accompagnement. La procédure administrative à suivre lorsqu une personne engagée dans le processus de formation quitte l entreprise doit être réglée de manière claire. Les entreprises qui entendent engager et former des apprentis doivent désigner, pour chaque profession, un formateur responsable disposant d une qualification pédagogique en formation professionnelle. Cette personne doit être en mesure d appliquer ses connaissances à la formation en entreprise et de motiver d autres collègues à suivre cette formation pédagogique. Comme la qualification pédagogique pour la formation professionnelle est nominative, l entreprise doit informer la Direction générale de l enseignement postobligatoire en cas de départ du formateur responsable et désigner la nouvelle personne appelée à cette fonction. Cette personne devra alors suivre les cours qui lui permettront d obtenir la qualification pédagogique pour la formation professionnelle. 10 septembre 2014 16
Les ordonnances sur la formation professionnelle initiale ou les règlements d apprentissage indiquent, pour les différentes branches, le nombre de personnes qualifiées requis par apprenti. 8. L accueil est personnalisé. La qualité de l accueil, le premier jour de l apprentissage, est primordial, aussi bien pour les apprentis que pour les formateurs. L apprenti attache de l importance au fait que les collaborateurs et collaboratrices de l entreprise sont informés de son arrivée. Le formateur doit donc s être préparé à cette journée. 9. Des précisions sont données sur le champ d activité de l entreprise. Ces informations doivent avoir été préparées lors de l engagement de l'apprenti ; elles sont complétées par des explications sur le domaine d activité de l entreprise, sur ses exigences à l égard des apprentis et sur les habitudes dans l entreprise. Ces rappels et précisions permettent d'éviter des malentendus entre le formateur et le jeune. 10. La personne en formation est informée au sujet des dispositions en matière de sécurité, de santé et d hygiène au travail. Les dispositions en matière de sécurité, de santé et d hygiène au travail diffèrent d une profession et d une entreprise à l autre. Pour cette raison, il est indispensable d expliquer aux apprentis les risques et les dangers que présente la profession ainsi que les règles spécifiques de l entreprise. Des cours expliquant les différentes règles et dispositions sont organisés dans certaines entreprises et branches. 11. Le poste de travail et les outils nécessaires à l exercice de la profession sont mis à la disposition des apprentis. La réussite de la formation tient autant à la préparation du poste de travail qu aux outils et moyens mis à la disposition de l'apprenti jusqu à la fin de son apprentissage. Pour pouvoir apprendre et exercer un travail, l apprenti doit disposer d un poste de travail doté des équipements et du matériel requis, conformément aux dispositions de l ordonnance sur la formation professionnelle initiale ou les règlements d apprentissage et aux recommandations de l organisation du monde du travail. 12. La personne en formation est sensibilisée à l importance des référentiels de formation (guide méthodique, plan de formation ou de stage...). L utilisation du plan de formation est une condition de réussite de la formation. Ce plan doit être présenté à l'apprenti pour lui permettre de prendre ses responsabilités - dans la même mesure que le formateur responsable - et éviter ainsi des problèmes durant la formation. Chaque ordonnance sur la formation professionnelle initiale ou le règlement d apprentissage contient un plan de formation. Ce document s adresse aussi bien aux formateurs qu aux apprentis et constitue le fil rouge pour tout le déroulement de 10 septembre 2014 17
l apprentissage. Les apprentis ont ainsi une idée des différentes étapes par lesquelles ils passeront au cours de leur formation. 13. Des entretiens réguliers ont lieu durant la période d essai. Un rapport de formation est établi à la fin du temps d essai. Le Code des obligations prévoit une période d essai d un à trois mois pour les apprentis. À la fin de cette période, un bilan des connaissances et des compétences acquises par l'apprenti est établi lors d un entretien, basé sur le rapport de formation. Il est recommandé d associer la représentation légale à la discussion. En cas de doute, l entreprise peut prolonger la période d essai d un à trois mois. L accord du service de la formation professionnelle est en l occurrence requis. 10 septembre 2014 18
Synthèse principe «KAIZEN» (amélioration constante) Résumé du module de formation Pendant le module de formation, ma motivation était faible importante parce que Identifier deux aspects importants de ce module? Qu est-ce que ces deux aspects importants peuvent apporter de positif à la formation de votre apprenti? Comment pourrais-je développer les aspects positifs de ce module dans mon entreprise et améliorer ma formation avec mon apprenti? 10 septembre 2014 19
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