1.Quelles sont les pires événements qui pourraient se produire dans votre association? Il est utile de créer et d avoir à la fois une liste des 10 pires situations qui peuvent se produire au travail et de ce qui devrait être fait pour y répondre. 1. Situation Ce que nous devrions faire 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
2. Tableau des ressources à prévoir avant la crise Que pouvez-vous faire maintenant pour que les choses soient plus faciles plus tard? Utilisez cette check-list afin d identifier les ressources dont vous pourriez avoir besoin en cas de crise. Ces informations peuvent aussi être la base d un plan d action. Décrivez la crise Ressources nécessaires Monétaires De combien pourriez-vous avoir besoin? Sous quelle forme? Comment cette somme sera-t-elle disponible? Secours Qui et où? Informations sur les assurances? Comment les contacter? Transports Type de transport? Pour quel usage? Pour combien? Pour qui? Aide juridique Nom de l étude ou du représentant? Type d aide juridique? Aide temporaire Savoir-faire nécessaire? Nom de l agence? Nombre de personnes? Aide gouvernementale Nom de l agence? Nom et n de tél. du contact? Aide médiatique Porte-parole désigné? Agence de RP? Contact personnel média? De où à où? Sous quelles conditions? Durée de l embauche? Autres ressources requises
3. Evaluation de l impact d une crise Utilisez ce formulaire afin d établir les conséquences potentielles d une crise. En pensant à un scénario et en explorant les situations «au cas où», vous pouvez mieux vous préparer à agir avec assurance si la situation ou crise se produisait. Concentrez-vous en premier lieu sur les situations à haut risque. Identifiez un haut degré de risque d une crise basé sur les évaluations suivantes : Haut degré de risque d une crise = fort impact sur la société et forte probabilité FAIBLE MOYEN GRAND Impact possible d une crise sur l'institution Probabilité pour qu une crise se produise Impact financier Décrivez brièvement le scénario Que peut-il se passer? Qui pourrait être impliqué? Quand et où? Quelle serait la pire conséquence possible? Quelle est la probabilité pour que cette situation se produise? Estimez le niveau de risque du scénario Evaluation Bas Elevé Quel est le degré de risque de ces crises potentielles? 1 2 3 4 5 Mettre en danger la santé ou la sécurité d autrui? Causer des pertes humaines et/ou du tort à la santé de façon durable Causer du dommage à l environnement Affecter le travail quotidien dans votre association Causer des dommages à l'image de l'association Avoir un impact financier significatif Attirer l attention négative des médias ou des actions en justice Causer des torts aux employés ou perte d'employés importants Liste des autres impacts négatifs possibles Implications pour l action Donnez vos réponses aux questions ci-dessus, y a-t-il certaines actions préventives qui peuvent être prises maintenant afin de diminuer l impact du scénario? Y a-t-il un plan en place afin de traiter de façon effective et décisive les pires conséquences?
4. Composition de la cellule de crise Coordination générale, Conduite de la cellule, décideur "chef" Communication Externe et Interne (porte-parole) Logistique Evacuation, Réparation, Relations police, Sécu, Sanitaire Secrétariat Cellule Fonctionnement technique du local/infrastructure Autre
5. Formulaire pour tirer des leçons d une crise Quand la crise est enfin terminée, il est temps de tout mettre derrière vous et d avancer. Mais une belle opportunité sera perdue. Utilisez ce formulaire afin de capter quelques enseignements que vous, votre équipe, division, ou société avez glané de l expérience d une crise. Décomposez les problèmes auxquels vous avez fait face, comment vous vous y êtes pris, et ce que vous avez appris. Alors imaginez comment prévenir un problème similaire s il réapparaît et/ou comment lui répondre de façon plus efficace. Crise ou problème Action prise Qu avons-vous appris Action préventive Ex. : un employé a effectué des actes illégaux. Nous nous sommes précipités dans une recherche désorganisée pour le remplacer. Nous n étions pas préparés et ne savions pas les critères de recherche. Le processus a pris trop de temps. Développer un plan de succession pour chaque position de la compagnie. Résumé De quelle façon avons-nous manoeuvré efficacement la crise? Comment pouvons-nous être certain d introduire ces actions positives dans notre plan de crise? Pourquoi avons-nous mal géré la crise? Quels ont été les effets négatifs de nos actions? Comment pouvons-nous améliorer notre management de crise dans le futur?