Objet Procès-verbal du bureau et du comité directeur Date Mercredi 23 Octobre 2013 Lieu CRJS de Poses Participants CASTAING Gérald CAUBRIERE Sophie DESGARDIN Benjamin DESBONS Jean Marie GRENIER Jérôme GUILBERT Nicole Nicolas JULIENNE Jean- Pierre MOTYL Paul QUEVAL Jean Paul RABIOT Denis SICRE Christian Invités Absents excusés Diffusion BRECHON Philippe, MOTYL Paul. GRIPON Alain Les participants, absents excusés et consultants Secrétariat 1 PREAMBULE Procès-verbal du bureau du Comité Département de l Eure de Tennis du 21 Janvier 2014. Les membres du bureau directeur de l Eure se sont réunis au siège de l association sur convocation du président. Ordre du jour : Information du Président, Compte rendu des commissions, Point sur les licences, Planning prévisionnel, Mécénat, Projet promotionnel, Point sur les permanences. La feuille d émargement sera annexée au procès-verbal et signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire. L original servant de justificatif pour le paiement des frais de déplacement. Frais kilométriques : 0,35 /km, le kilométrage pris en compte est celui indiqué par le site internet Via Michelin en se basant sur le trajet le plus rapide. La réunion est présidée par Jérôme Grenier, en qualité de président de l association. 2 BUREAU En préambule, Jérôme Grenier présente ses meilleurs vœux à l ensemble du bureau. Jérôme Grenier présente le nouveau modèle économique de la FFT grâce à l'extension de la superficie du stade Porte d'auteuil 2014_01_21 PV Bureau.docx 1 / 7
3 ETAT DES LICENCES Club Secteur Total M-1 Total M Evolution % Evolution Code Nom Code Nom Jeune Adulte Jeune Adulte Jeune Adulte Total Total Total Jeunes Adultes Total s s s s s s 1827 EURE 4567 4120 8687 4460 4079 8539-107 -41-148 -2.34% -0.99% -1.70% 4 CSD Une baisse significative est constatée -1,70 % sur le département avec 107 licences jeunes et - 41 adultes. Une tendance qui semble être généralisée dans l ensemble des clubs du département à quelques exceptions près. L état des licences sera envoyé comme convenu par Alain Gripon à tous les clubs. Les clubs EVREUX ASPTT, BOIS NORMAND TENNIS CLUB, HARCOURT TC, VERNEUIL SUR AVRE TC DES ROCHES, BRIONNE TC (R), VERNON CSADN seront proposés à la radiation lors de la prochaine réunion de bureau. Jérôme Grenier se propose de les contacter avant d acter cette décision par le bureau. Philippe Brechon présente son action avec les jeunes du département. Il confirme le déplacement de plusieurs jeunes du département sur des ligues limitrophes. (Ligue de Paris). D autres rapprochements sont actuellement programmés pour les mois à venir pour les 2005/2006. Les interdépartementaux continus sur le site du CDET. TMC Mans les 12/13 avril pour les 8/9 ans âge réel. Organisation du TMC de Nancy encadré par Isabelle Casano (Attente budget prévisionnel) Création d un rassemblement 10/11 ans les 16/17/18 Mai sur le site de CDET avec 32 joueurs(es). Un budget prévisionnel est demandé à Philippe Brechon avec un hébergement prioritairement sur le CRJS de Poses (Participation des ligues et prévisionnel pour les lots) Résultat du vote : adopté à l unanimité Jérôme Grenier confirme son engagement d être plus proche des clubs et précise que Philippe Brechon aura visité un total de 22 clubs cette année. Jérôme Grenier se félicite de cette meilleure lisibilité pour le CDET. 5 COMMISSION DES EPREUVES INDIVIDUELLES ET PAR EQUIPES Séniors individuels : 301 inscrits (+ 14 par rapport à 2013) dont 172 sur la phase décentralisée. Jérôme Grenier félicite l ensemble des acteurs de ce championnat pour avoir atteint l objectif des 300 joueurs, toutefois il estime que ce championnat devrait pouvoir se développer. De nombreux clubs n inscrivent que très peu ou pas de joueurs. Il propose une communication plus agressive pour les années à venir afin de toucher tous les licenciés du département. 2014_01_21 PV Bureau.docx 2 / 7
Séniors équipes : Seniors Femmes : 38 (-5 par rapport à 2013) Seniors Hommes : 90 (+ 0 par rapport à 2013) L ensemble des résultats a été envoyé aux clubs. Commission des litiges : Tennis club de Bueil (joueurs non licenciés) : Disqualifié Tennis club de Bernay (Forfait sur une rencontre) : Disqualifié La commission des litiges de la ligue a confirmé la décision de la commission départementale. Tennis club de Gaillon, (Brulage) : Disqualifié) Tennis club de Vaudreuil (Brulage) : Disqualifié) Homologations : 118 tournois homologués Pour 2014, obligation de passer par ADOC pour tous les clubs ayant ce nouveau dispositif Championnat par équipe Jeune : 210 équipes (+2 par rapport à 2013) Elaboration du championnat le jeudi 6 avril, Jean Pierre Julienne proposera à Isabelle Casano et Xavier Defillon de se joindre à cette réunion de travail. Jean Pierre Julienne précise l expérimentation de cette année du championnat Elite. Championnat de l Eure Jeune Vernon 304 - Bernay 245 - Evreux 221 : Total 770 joueurs(es), 37 Clubs En 9 ans : 9 F et 38 G En 10 ans : 10 F et 61 G En 11 ans : 13 F et 63 G Retour des tableaux pour le 23 Mars Phases finales : 5/6 ET 12/13 Avril 2014 Pour l année prochaine 9/10/11 ans en âge réel Voir pour uniformiser les fiches envoyées aux clubs Tous les tableaux doivent être affichés dans les clubs + copie aux responsables Championnat hiver 13/14 ans 19 équipes dont 3 équipes filles Tennis entreprise : Le départ de Glaxo baisse le nombre d équipe, mais le championnat reste toutefois intéressant Individuels : 40 inscrits (-10 par rapport à 2013) Ados de l Eure : 15 équipes inscrites (Nouveau responsable Elisabeth Lemarchand). Réfléchir sur des actions à mener par unité club! Circuit Crédit Agricole : Championnat bien rodé (Réforme des 12 ans, quel impact sur ce championnat?) Coupes et médailles sont bien gérer par l ensemble des agences du CA et ont pu être acheminés sans soucis dans les clubs. 2014_01_21 PV Bureau.docx 3 / 7
Le CA confirme sa subvention pour le maintien de ce championnat pour 2014. Petit Vikings : Quelques difficultés pour récupérer l ensemble des inscrits Certaines étapes semblent poser des problèmes d organisation aux clubs Jeunes Pousses : Animation ou les effectifs sont assez faible (A voir en fin d année) Petites Duchesses : En expérimentation actuellement TMC Féminin : Très bien perçu, cette formule devrait se généraliser pour produire un circuit de 5/6 étapes, même si certains ont la crainte de retirer des joueuses des individuels séniors ou seniors + Ces TMC ne pourraient pas être une pré qualification pour les championnats individuels? Réfléchir sur des actions à mener par unité club! Demoiselle de l Eure : Peu d équipes, mais toujours apprécié par les joueuses Réfléchir sur des actions à mener par unité club! Raquettes FFT : Formules toujours très appréciée dans l Eure 6 COMMUNICATION Campagne SMS Les campagnes SMS réalisées par Gérald Castaing semblent satisfaire l ensemble des joueurs. Beaucoup moins de WO sont constatés lors des compétitions institutionnelles. Gérald Castaing félicite l ensemble des participants qui grâce à leur travail ont significativement amélioré la qualité de ces championnats. Rencontres institutionnelles : Il est demandé aux juges arbitre d établir un petit récapitulatif et de prendre quelques photos afin d en informer la presse locale dès qu un tournoi est terminé. Cynthia devra établir une liste des correspondants afin de les informer rapidement. Gérald CASTAING propose de faire l acquisition d un appareil photo pour le CDET pour faciliter les prises de vues. Newsletter : Jérôme Grenier demande à Alain Gripon de se charger de la prochaine Newsletter pour le département. Il devra se rapprocher des différents responsables de commission pour établir le contenu. (Réforme des 12 ans + ados semblent judicieux). 2014_01_21 PV Bureau.docx 4 / 7
Opération "J invite un copain" A partir du 1er avril, communication autour du pass tennis De 6 à 8 ans. Offre de 5 sur le prix de la licence dans la limite des 200 premiers inscrits A partir de 9 ans. Pass tennis Si renouvellement de la licence 2015, raquette offerte dans la limite des 200 premiers licenciés Communication dans les grandes villes du département avec utilisation des sucettes, affiches et flyers. Alain Gripon est responsable de cette opération et est chargé de la mettre en place après avoir établi un budget prévisionnel. 7 ASSEMBLEE GENERALE AG 27 : 6 Décembre AG 50 : 28 Novembre AG 61 : 29 Novembre AG 76 : 15 Novembre AG 14 : 14 Novembre Réservation de la salle des Aulnes au Vaudreuil Prévoir une participation plus active des responsables de commission Eviter un récapitulatif trop long et prévoir plus d échanges avec les présidents de clubs. Demander les questions par écrit aux commissions. 8 UNITE CLUB Réunion des clubs de + de 200 licences le 13 Février à POSES PACY SUR EURE TC, VERNON TC, EVREUX AC, GISORS TC, SAINT MARCEL AS, LOUVIERS TC, EVREUX ALM, GAILLON AUBEVOYE TC, BOURG ACHARD SAINT OUEN - T2R, EVREUX AMICALE ST MICHEL, PONT AUDEMER TC, BERNAY SC, SAINT PIERRE/FLEURS VAL D'OISON, BEAUMONT LE ROGER TC, LE VAUDREUIL TC, LES ANDELYS TC Réunion des autres unités clubs ; 18, 25,27 Mars et 7, 15 Avril 9 FORMATION DES BREVETS D ETAT ET DES DIRIGEANTS Information sur la réforme des 12 ans les 15 avril, 5 Juin et 8 Sept. 10 ADOC Réunion Formation le 17 Avril POSES 18h à 21 h Comme son nom l'indique ADOC est un outil d'aide au développement et à l'organisation des clubs. un gain de temps et une simplification administrative une meilleure connaissance de ses adhérents 2014_01_21 PV Bureau.docx 5 / 7
une meilleure utilisation des installations une communication avec les adhérents un outil adapté à toute taille de club un outil gratuit ADOC c'est aussi la possibilité d'apporter des nouveaux services à ses adhérents: Réservation en ligne Recherche de partenaires Communication ciblée et un Espace adhérent Avec ADOC, plus de Gestion des licences, vous pouvez créer vos groupes d'enseignements, gérer votre club financièrement (licences, produits et services, stocks, les paiements...), faire un budget, plan comptable... 11 ARBITRAGE EXAMEN : ARBITRE DE CHAISE A1 AMICALE LAIQUE DE SAINT MICHEL Samedi 22 Mars 2014 à 14h00 Ou en un autre lieu à la date du 22 Mars 2014 FORMATEUR : Marc TALBOT La formation comprend deux parties : les règles de la saisie d une feuille d arbitrage et une mise en situation sur le court. Les participants sont invités à venir en tenue de tennis, avec leur raquette et avec les outils indispensables à un arbitre (un crayon, une gomme, un mètre et un chronomètre). EXAMENS : JAT1, JAT2, JAE1 ET JAE2 AMICALE LAIQUE DE SAINT MICHEL Samedi 22 Mars 2014 à 14h00 Formation MAISON DE L'ALM : Samedi 8 février 2014 de 14h30 à 17h30 (3ème séance) JAT2 MAISON DE L ALM : Samedi 25 janvier 2014 de 14h30 à 17h30 (3ème séance) JAT1 Samedi 15 mars 2014 de 14h00 à 16h00 : JAE1 & JAE2 (séance unique) 12 TAXE D APPRENTISSAGE ET CLUB DES PARTENAIRES Jérôme Grenier demande à Alain Gripon d effectuer l ensemble des courriers à destination des entreprises partenaires du CDET. Alain Gripon est également en charge de suivre et de relancer les mécènes pour l année 2014. (Une réflexion sur Bronze, Argent, Or est-elle envisageable!) L ensemble des logos de nos mécènes doivent être insérer sur le site du CDET 2014_01_21 PV Bureau.docx 6 / 7
13 PERMANENCE DES ELUS Jérôme Grenier précise que chaque membre du CD doit s astreindre aux permanences des rencontres institutionnelles pour le bon fonctionnement de celles-ci. La répartition de ces permanences doit s équilibrer afin d éviter une charge que sur quelques-uns. Jérôme Grenier précise que dans le cadre du cahier des charges des JAT1 et JAT2, il est stipulé que ceux-ci doivent répondre aux sollicitations de leur comité départemental dans la limite de 4 jours par an. Un refus risque d entrainer leur retrait de la liste de qualification. Il propose d en informer les présidents de clubs et les arbitres afin de les solliciter. Frédéric GEFFRAY est chargé d organiser cette mise en place. 14 ETAT FINANCIER Organisation : Il est demandé que le secrétaire général ainsi que le président émargent toutes les factures avant la mise en paiement par le trésorier. Faire le point sur l état des paiements concernant l AG Migration vers une offre Orange et Livebox pour réduire la facture téléphonique Paul Motyl faire part d erreurs d affectation sur les comptes du tennis entreprise. Benjamin Desgardin précise qu il a été parfois difficile de retrouver l affectation de certaines sommes lors de la reprise des comptes. Benjamin Desgardin précise que dans l état actuel, il n y a rien de significatif ou d alarmant. A 22h30, l ordre du jour étant épuisé, la séance est levée et Jérôme Grenier propose à l ensemble de l assemblée le pot de l amitié. Jérôme Grenier Gérald Castaing Benjamin Desgardin Président Secrétaire Général Trésorier 2014_01_21 PV Bureau.docx 7 / 7