Les logiciels libres «Personnaliser la barre outils» d'openoffice.org 2.0 Logiciel: <OpenOffice.org> Plateforme(s): <Linux, Windows, MacOS X> Version: <2.0 Français> Licence: <LGPL> Site: < h ttp://fr.openoffice.org/> 1
Introduction Les barres d'outils sont une fonctionnalité importante d'un logiciel de bureautique (traitement de texte, tableur ou présentation). La barre d'outils est censé rassembler les principales fonctionnalités que vous utilisez le plus et auxquels vous souhaitez accéder rapidement, sans passer par les différents menus du logiciel. Illustrons cela par un exemple. Il est très courant de vouloir mettre un texte en gras, en italique ou de vouloir le souligner. Pour mettre un texte en gras, il faut commencer par sélectionner le texte avec la souris. Ensuite, plusieurs possibilités s'offrent à vous. La première consiste à aller dans le menu «Format / Caractères...» puis dans l'onglet «Police» choisir le style «Gras» puis cliquer sur OK pour valider. Cette solution est peu pratique car nécessite de nombreuses manipulations qui prennent beaucoup de temps. La barre d'outil par défaut d'openoffice contient cependant un bouton bien plus pratique qui représente un «G» majuscule (G comme Gras). Pour mettre un texte en gras, il suffit alors d'appuyer sur ce bouton. Cette méthode est bien plus rapide et nécessite beaucoup moins de manipulations. La troisième solution est encore plus rapide : elle consiste à utiliser les raccourcis claviers. Un raccourci clavier est une séquence de touches particulière qui permet de réaliser certaines opérations à l'aide du clavier. Théoriquement, il est possible d'utiliser un PC sans souris, en ne naviguant qu'à l'aide des raccourcis claviers. Plutôt que de prendre votre souris pour cliquer sur «G», il suffit de maintenir la touche Ctrl (Control) de votre clavier enfoncée puis d'appuyer sur la touche «G» (comme Gras). Les raccourcis claviers sont, tout comme la barre d'outils, reconfigurables. Ce petit exemple vous donne une idée de l'intérêt de personnaliser la barre d'outils pour qu'elle contienne les fonctionnalités que vous utilisez le plus fréquemment. Dans ce tutoriel, vous apprendrez à ajouter ou retirer des boutons dans la barre d'outils et à définir vous même de nouvelles barres. Les barres d'outils par défaut Open Office implémente un certaine nombre de barre d'outils par défaut. Il est possible de les afficher ou de les cacher en allant dans le menu «Affichage / Barres D'outils». Les barres d'outils qui apparaissent sont celles qui sont cochées. Par défaut, dans «OpenOffice Writer», les barres d'outils actives sont «Normal» et «Formatage». Certaines barres sont affichées au besoin par OpenOffice : par exemple, si vous insérer un tableau dans votre document, la barre d'outils tableau va s'activer. Par ailleurs, les boutons actifs de chacune des barres va dépendre de l'application que vous utilisez. Certains boutons, très utiles dans «OpenOffice Writer» sont inopérants dans «OpenOffice Calc». 2
Positionnement des barres d'outils Les barres d'outils peuvent être fixes ou flottantes. Une barre d'outils fixe apparaît sur les bords de la zone de travail : en haut (sous le menu), en bas (au dessus de la barre de statut), ou sur les cotés (positionnement à la verticale). Les barres d'outils flottante sont, quand à elle, positionnées n'importe où sur votre espace de travail. Ces barres d'outils flottante sont généralement utilisées pour des fonctionnalités que l'on n'utilise que ponctuellement. Pour rendre une barre d'outils flottante, il suffit de cliquer sur la gauche de la barre (cinq petits point verticaux) et de faire glisser la barre à l'endroit où souhaité. Pour fixer une barre flottante, il suffit de double cliquer sur sa barre de titre ou de la faire glisser (glisser/déplacer) sur les bords de la fenêtre (haut, bas, droite ou gauche). Dans ce cas, tant que vous n'avez pas relâché le bouton droit de la souris, la position future de la barre apparaît sous forme d'une zone ombrée. Remarque : Pour ceux qui souhaitent éviter que les barres d'outils fixe ne devienne flottante (par exemple pour un enseignant qui à autre chose à faire que passer son temps à remettre les barres d'outils en place), il est possible de bloquer la barre d'outils en cliquant sur la flèche en bout de barre (voir figure suivante) et en cochant l'option «Bloquer la position des barres d'outils». 3
Cacher/Afficher un bouton d'une barre d'outils Nous allons maintenant apprendre à cacher ou afficher des boutons qui appartiennent à une barre d'outils. Par défaut, tous les boutons d'une barre d'outils ne sont pas affichés. Il est possible de contrôler l'affichage des boutons d'une barre d'outils sans pour autant modifier définitivement celle-ci. Il suffit de cacher (et non pas supprimer) les boutons que vous n'utilisez pas. Cette possibilité offre une grande souplesse puisqu'elle permet de reconfigurer rapidement les barres d'outils (pour par exemple les adapter à la taille de votre écran). Lorsque la barre d'outils (fixe) n'a pas assez d'espace pour s'afficher, une double flèche (>>) apparaît en fin de barre. Celle ci permet d'afficher le contenu total de la barre. Que la barre d'outils soit fixe ou flottante, elle contient une petite flèche orientée vers le bas. Cette flèche apparaît au bout de barre lorsque la barre est fixe (entourée en rouge sur la figure suivante), ou à gauche de la croix de fermeture lorsque la barre est flottante. Si vous appuyez sur cette flèche, un menu déroulant apparaît. Cliquez alors sur l'option «Boutons visibles». La liste des boutons appartenant à la barre d'outils apparaît alors : Vous constatez alors que certains boutons sont cochés et d'autres non (sur la figure ci dessus, le symbole «Soulignage» est coché, mais pas le bouton «Exposant», qui permet de mettre du texte en exposant). Les boutons cochés apparaissent dans la barre d'outils, tandis que les autres sont cachés. Pour faire apparaître les boutons cachés, il suffit de cliquer dessus. Le bouton sélectionné apparaît alors parmi les boutons visibles de la barre d'outils. Pour faire disparaître un boutons visible de la barre d'outils, il suffit de faire l'opération inverse, c'est à dire de cliquer sur l'un des boutons sélectionné du menu «Boutons visibles». 4
Réorganiser les boutons d'une barre d'outils Vous n'êtes pas satisfait de la disposition des boutons dans la barre d'outils. Vous souhaiteriez que certains boutons apparaissent plus à gauche et d'autres plus à droite pour accélérer les opérations que vous avez à faire. Qu'à cela ne tienne, il suffit de ré-organiser les boutons de la barre d'outils. Pour cela, cliquez sur la flèche en bout de barre (entourée en rouge sur la figure précédente) et sélectionnez «Personnaliser la barre d'outils...». La fenêtre suivante apparaît : Dans la liste déroulante «Barre d'outils», vous avez le nom de la barre d'outils que vous souhaitez modifier. Dans la partie «Commandes», vous avez la liste des boutons de la barre d'outils. Les boutons sélectionnés sont visibles, les boutons non sélectionnés sont invisibles. Si vous cliquez sur l'un des boutons, vous avez les flèches (entourées en rouge sur la figure) qui deviennent active. Il est alors possible de modifier la position du boutons en appuyant sur les flèches. Il est également possible de glisser/déplacer le bouton : pour cela, sélectionnez le bouton sans relâcher le bouton gauche de la souris et déplacer le bouton vers le haut ou vers le bas. Quand le bouton arrive à la position que vous souhaitez, relâchez le bouton gauche de votre souris. Vous pouvez également ajouter des séparateurs entre les différents boutons en cliquant sur «Modifier» puis «Début de groupe». Pour supprimer le séparateur, 5
sélectionnez le puis cliquez sur «Modifier» puis «Supprimer» (ou d'appuyer sur la touche «Suppr» de votre clavier). Ajouter/Supprimer un bouton à la barre d'outils Vous savez désormais activer ou désactiver des boutons d'une barre d'outils Open Office et vous avez appris à les réorganiser. Il y a peut-être cependant certaines fonctionnalités que vous utilisez régulièrement mais qui n'apparaissent pas dans la barre d'outils : bouton pour insérer des équations (par exemple). Nous allons vous expliquer ici comment ajouter (ou supprimer) un bouton à la barre d'outils. Quand vous êtes dans Open Office Texte, pour insérer une formule, il faut aller dans «Menu / Insertion / Objet / Formule». Cette opération est quelque peu fastidieuse lorsque vous devez rédiger un document comportant de nombreuses équations. Il est donc possible d'ajouter un bouton équation à la barre d'outils afin de rendre la fonction «insertion d'équations» plus accessible. Pour personnaliser la barre d'outils, cliquez sur la flèche en bout de barre et sélectionnez «Personnaliser la barre d'outils...». Dans la fenêtre qui apparaît (Cf. figure précédente), vérifier que vous affichez bien la barre d'outils que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur «Ajouter...». La fenêtre suivante apparaît alors : Dans la partie gauche de la fenêtre, apparaît les différentes catégories de boutons. Dans la partie droite, les différents boutons appartenant à la catégorie sélectionnée. Choisissez la catégorie «Insérer», puis la commande «Formule» puis cliquez sur «Ajouter». Vous pouvez ensuite ajouter d'autres commandes. Quand vous avez terminé, cliquez sur «Fermer». Vous revenez alors à la fenêtre 6
«Personnaliser» dans laquelle les boutons que vous avez ajouté apparaissent. Il ne vous reste plus qu'à les déplacer pour organiser la barre d'outils à votre convenance. Pour supprimer un bouton de la barre d'outils, il suffit, dans la fenêtre «Personnaliser», de le sélectionner puis de cliquer sur «Modifier» puis «Supprimer» (ou d'appuyer sur la touche «Suppr» de votre clavier). Créer une nouvelle barre d'outils Une fois que vous avez compris toutes les manipulations expliquées précédemment, il est relativement simple de créer votre propre barre d'outils. Pour cela, allez dans le menu de personnalisation des barres d'outils (Menu «Affichage / Barre d'outils / Personnaliser», puis onglet «Barre d'outils». Dans le champ «barre d'outils», vous avez la liste des barre définies. Pour en créer un nouvelle, cliquez sur le bouton «Nouveau...». Une nouvelle fenêtre s'affiche alors qui vous invite à entrer le nom de votre barre d'outils. Dans le champ enregistrer dans, vous avez la possibilité de choisir Open Office ou le document que vous être en train d'éditer. Si vous choisissez le document que vous êtes en train d'éditer, vous n'accéderez à cette barre qu'avec ce document. Par défaut, choisissez donc plutôt Open Office. L'association d'une barre d'outils à un document est plutôt destiné à l'édition de feuilles de style, c'est à dire des documents qui servent de modèles à d'autres documents : dans ce cas, la barre d'outils sera associée à tous les documents réalisés à partir de ce modèle. Une fois que vous avez validé en cliquant sur OK, une nouvelle barre vierge est créée. Il ne reste plus qu'à y ajouter des boutons en suivant les instructions décrites dans les paragraphes précédents. Par la suite, vous pouvez supprimer votre barre en la sélectionnant dans la fenêtre de personnalisation des barres d'outils et en cliquant sur supprimer. Attention cependant, cette action est définitive et il n'est pas possible de revenir en arrière. Conclusion Dans ce document, vous avez appris à personnaliser vos barre d'outils ce qui vous permettra, je l'espère, de gagner du temps pour accéder à certaines fonctionnalités d'open Office qui sont importantes pour vous. 7