Gestion du rendement des fournisseurs Processus de l'industrie et séance d'information technique Le 30 janvier 2015 1
Objectifs de la gestion du rendement des fournisseurs Améliorer le rendement global des fournisseurs (consultants et entrepreneurs) relativement aux contrats de la Ville. Améliorer la communication entre le personnel qui gère les fournisseurs (p. ex. : gestionnaires de projet) et les fournisseurs. Améliorer la performance globale des fournisseurs au fil du temps (de manière mesurable). Créer un historique de rendement des fournisseurs au fil du temps, ce qui permettra d'inclure une perspective du rendement historique dans les décisions futures de sélection des fournisseurs. 2
Ordre du jour 1) Présentations 2) Objectifs et contexte 3) Modèles d'évaluation et enregistrement des résultats 4) Processus d'évaluation 5) Questions relatives au processus 6) Formation technique sur MERX 3
Présentations L'équipe du projet Responsables du projet Jeff Byrne Wayne Newell Services d infrastructure André Lessard Ziad Ghadban Linda Carkner Carina Duclos Paul Hussar Diana Knight Services environnementaux Heather Freeman Services de transport en commun Jason Staniforth Direction de l'approvisionnement David Baird Chris Xu Loralie Johns 4
Objectifs et contexte Les dépenses en construction de la Ville totalisent plus de $ 500 millions annuellement. Éléments qui ont mené à la création du processus d'évaluation de la gestion du rendement des fournisseurs : directives du Conseil; recommandation du vérificateur général dans le rapport de vérification des services de construction; meilleures pratiques. évaluations et résultats stockés dans une base de données en ligne. 5
Considérations relatives au développement Nous avons étudié d'autres systèmes d'évaluation en usage et en avons tiré des enseignements : PALIER FÉDÉRAL : TPSGC, Construction de défense Canada PALIER PROVINCIAL : MTO, Infrastructure Ontario PALIER MUNICIPAL : Calgary, Toronto, Hamilton, Oakville, Mississauga Autres facteurs : Rapports 2010/2014 du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement. Étude sur la gestion du rendement des fournisseurs 2012 de CMC Canada. 6
Consultations au sein de l'industrie Nous avons consulté de nombreuses organisations de l'industrie : ENTREPRENEURS : Association de la construction d'ottawa / Association canadienne de la construction General Contractors Association of Ottawa National Capital Heavy Construction Association CONSULTANTS : Consulting Engineers of Ontario Ordre des architectes de l Ontario / Société régionale des architectes d Ottawa Association des architectes-paysagistes de l Ontario L'industrie de la construction est très favorable à un système d'évaluation. 7
Incorporation des commentaires de l'industrie La conception incorpore les commentaires clés de l'industrie : 1.) L'industrie a demandé des critères de notation mieux définis. Des modèles normalisés qui décrivent tous les critères et les niveaux de rendement. Une réunion de démarrage permettra de clarifier davantage les critères relativement aux attentes particulières au projet. 8
Incorporation des commentaires de l'industrie 2.) L'industrie souhaitait plusieurs mesures de contrôle afin d'assurer l'uniformité et l'équité. Les gestionnaires de projet recevront une formation. Toutes les évaluations sont examinées et approuvées par un gestionnaire de niveau supérieur. Les évaluations ayant des résultats aberrants seront appuyées par des commentaires et de la documentation. Les tendances de notation seront surveillées. 9
Incorporation des commentaires de l'industrie 3.) L'industrie a demandé la possibilité de fournir des commentaires formels dans le système. Les systèmes permettent aux fournisseurs de fournir des commentaires et des pièces jointes. 4.) L'industrie souhaitait avoir l'occasion d'examiner l'évaluation et d'en discuter avant qu'elle ne soit publiée. Les évaluations de rendement seront un thème régulier lors des réunions mensuelles de mise à jour. L'évaluation sera présentée et discutée lors de la séance finale de compte rendu avant d'être publiée. 10
Incorporation des commentaires de l'industrie 5.) Lorsque des ordres de modification sont nécessaires, les intervenants de l'industrie ont demandé à être pénalisés uniquement pour les événements qu'ils contrôlent. Les fournisseurs ne sont pas pénalisés pour des événements hors de leur contrôle. Une communication et de la documentation régulières font en sorte que ces problèmes sont abordés dès qu'ils se produisent. 6.) L'industrie a demandé la création d'une procédure d'appel. La procédure d'appel est incorporée dans le processus d'évaluation. Les fournisseurs ont 15 jours civils pour porter leur cause en appel. Les résultats de l'évaluation sont mis en suspens jusqu'à ce qu'une décision finale soit rendue. 11
Applicabilité Le terme construction comprend : Les consultants fournissant des services d'ingénierie et d'architecture. Les entrepreneurs en construction (généraux). Commandes subséquentes aux offres à commandes pour les services d'ingénierie. Évaluation de l'entrepreneur/consultant principal selon la valeur du contrat. Consultants : 15 000 $ Entrepreneurs : 100 000 $ 12
Résultats globaux des fournisseurs Nous ferons le suivi des résultats des évaluations individuelles et des résultats globaux des fournisseurs. Les résultats globaux des fournisseurs représentent une moyenne pondérée au cours des trois dernières années : (L'année 3 représente la plus récente année; terme également utilisé par le MTO et IO) 13
Résultats globaux des fournisseurs Les résultats des évaluations individuelles et les résultats globaux des fournisseurs sont classés dans l'un des cinq niveaux de rendement : Niveau de rendement Fourchette des résultats Excellent 90 % - 100 % Bon 80 % - 89 % Satisfaisant 70 % - 79 % Améliorations nécessaires 50 % - 69 % Non satisfaisant < 50 % Les fournisseurs ayant des résultats globaux en dessous du niveausatisfaisant (en jaune) seront surveillés de plus près. 14
Critères d'évaluation Huit IRC pour les entrepreneurs généraux avec les pondérations de point suivantes : Indicateurs de rendement clés Points Gestion globale du projet 15 Supervision 10 Qualité 15 Santé et sécurité 15 Coopération et relations avec les 10 clients Contrôle des coûts 10 Gestion du chantier 10 Gestion de l'échéancier 15 Total 100 15
Modèles Notation des IRC Modèles pour l'entrepreneur général, la conception et l'administration des contrats Le Guide d'évaluation décrit chaque indicateur de rendement clé grâce à cinq niveaux/cotes de rendement : Évaluation des IRC Niveau de rendement ( % du total des points (du plus élevé au plus bas) possibles) Excellent 100 % Bon 85 % Satisfaisant 70 % Améliorations nécessaires 50 % Non satisfaisant 25 % 16
GESTION GLOBALE DU PROJET Critères d'évaluation Gestion de projet exceptionnelle - supérieure à la norme. 100 % Gestion de projet appropriée qui dépasse la norme dans certains cas, projet réalisé en respectant l'échéancier, le budget et la portée. Gestion du projet satisfaisante Compréhension acceptable des exigences et des objectifs du projet. Plusieurs problèmes avec la gestion de projet qui ont nuit à la portée, à l'échéancier ou au budget. Problèmes mineurs de gestion des risques du projet. Graves problèmes de gestion de projet qui ont eu un impact négatif sur l'ensemble du projet. Les risques n'ont pas été gérés ou communiqués au gestionnaire de projet de la Ville. 85 % 70 % 50 % 25 % 17
Critères d'évaluation SUPERVISION La mesure dans laquelle le superviseur de chantier a fourni de la supervision et de l'orientation. Supervision exceptionnelle du chantier. Approche proactive du projet et gestion des problèmes en temps opportun. 100 % Supervision uniforme, qualifiée et coordonnée. Gestion des problèmes effectuée de façon opportune et appropriée. Supervision satisfaisante, mais quelques problèmes. Les problèmes ont été réglés dans un délai raisonnable. La supervision du chantier doit être améliorée. Manque de cohérence dans l'approche; lent à répondre aux problèmes soulevés. Multiples interventions requises pour amener la supervision à un niveau adéquat. Ne répond pas aux problèmes soulevés. 85 % 70 % 50 % 25 % 18
Critères d'évaluation QUALITÉ Le produit fini répond aux normes d'assurance de la qualité définies dans les modalités du contrat; le produit a été livré en respectant la portée du projet et dans l'état prévu. Qualité de l'exécution de supérieure à la moyenne à extraordinaire. 100 % Certains points dépassent la norme et les attentes; le reste des éléments ont été livrés de façon satisfaisante. 85 % Qualité de l'exécution acceptable; nombre moyen de lacunes pour le type de projet. 70 % Qualité de l'exécution inférieure à la moyenne. Nombre de lacunes supérieur à la moyenne. 50 % Qualité de l'exécution médiocre. Nombreuses lacunes. 25 % 19
Critères d'évaluation SANTÉ ET SÉCURITÉ L'entrepreneur s'assure que les procédures de sécurité adéquates et appropriées sont suivies. Le chantier est accessible par tous, en toute sécurité. Bilan de santé et de sécurité exceptionnel; dépasse la norme de la LSST. 100 % Bon bilan de santé et de sécurité; répond à la norme de la LSST et la dépasse dans certains cas. 85 % Bilan de santé et de sécurité acceptable; répond à la norme de la LSST. 70 % Plusieurs préoccupations en matière de santé et de sécurité (veuillez donner des exemples précis). L'entrepreneur déploie des efforts pour répondre aux normes de la LSST. Problèmes importants en matière de santé et de sécurité identifiés (veuillez donner des exemples précis); l'entrepreneur a déployé peu ou pas d'effort pour répondre aux normes de la LSST. 50 % 25 % 20
Critères d'évaluation COOPÉRATION & RELATIONS AVEC LE PUBLIC/CLIENT Degré de coopération avec les Opérations municipales et les fonctionnaires de la Ville. ZAC, associations communautaires et public; preuve de considération envers le public et communication avec le public. Automobilistes et résidents. Réponse coopérative et proactive aux préoccupations de la Ville, des Opérations municipales et des résidents. Communications innovantes avec le public et le personnel de la Ville. Réponse coopérative et opportune aux préoccupations de la Ville, des Opérations municipales et des résidents. Parfois, la communication dépasse la norme prévue. 100 % 85 % Réponse satisfaisante aux préoccupations de la Ville et des résidents; l'entrepreneur participe à l'élaboration de solutions et fait en sorte que des mesures rapides et appropriées sont prises. Les relations avec le public/client doivent être améliorées. Gestion des questions lente et inégale. Il y a des problèmes mineurs dans les communications avec le public et la Ville. Relations inacceptables avec le public/client; la gestion des problèmes est lente, inégale et non coopérative. Les communications avec le public et la Ville sont tendues. 70 % 50 % 25 % 21
Critères d'évaluation CONTRÔLE DES COÛTS Projet réalisé en respectant le budget. Coûts raisonnables pour les modifications des travaux et les travaux supplémentaires qui ont été traités en temps opportun. Contrôle exceptionnel des coûts. Prix raisonnables pour les ordres de modification et les travaux supplémentaires, et le tout a été traité de manière accélérée. 100 % Le contrôle des coûts était uniforme et a dépassé les attentes dans certains cas. Les prix établis pour les ordres de modification et les travaux supplémentaires étaient équitables, et le tout a été traité efficacement. Prix uniformes et équitables pour les ordres de modification et les travaux supplémentaires. Ordres de modification reçus rapidement. Prix non uniformes ou non équitables pour les ordres de modification et les travaux supplémentaires. Ordres de modification reçus rapidement. Prix non uniformes ou non équitables, à plusieurs reprises, pour les ordres de modification et les travaux supplémentaires. Ordres de modification traités lentement (veuillez donner des exemples précis). 85 % 70 % 50 % 25 % 22
Critères d'évaluation GESTION DU CHANTIER Le chantier est propre, accessible et sécuritaire. Degré de précaution lors de la manipulation et du stockage des matériaux, le cas échéant. Peu ou pas d'impact négatif sur les opérations en cours, y compris les demandes d'isolement en temps opportun, le cas échéant. Le chantier est accessible et peut être traversé avec n'importe quel moyen de transport en tout temps, même après les heures de travail et les fins de semaine. Respect des dispositions et des restrictions du contrat. Gestion du chantier exceptionnelle; le chantier est propre, accessible et traversable avec n'importe quel moyen de transport en tout temps. Minimum d'encadrement de la part de la Ville nécessaire en ce qui concerne la gestion du chantier; problèmes résolus rapidement et conformément à la norme. Gestion du chantier satisfaisante; à certains moments, le chantier n'était pas propre, il y a eu des problèmes d'accessibilité ou de stockage inadéquat des matériaux. Problèmes résolus conformément à la norme. La gestion du chantier doit être améliorée. Plusieurs instances de problèmes d'accessibilité au chantier, le chantier n'était pas propre ou il y avait des problèmes de stockage inadéquat de l'équipement. Certaines instances de problèmes non résolus de façon satisfaisante. Retards considérables, inconvénients causés au public ou aux opérations; chantier non accessible; beaucoup d'encadrement de la Ville et pression exercée par la Ville; problèmes non résolus de façon satisfaisante. Plusieurs infractions aux dispositions 100 % 85 % 70 % 50 % 25 % 23
Critères d'évaluation GESTION DE L'ÉCHÉANCIER Efforts nécessaires pour réaliser le projet dans les délais. Réalisé avant la date prévue. 100 % Réalisé à la date prévue. 85 % Réalisé à la date prévue, mais l'entrepreneur a dû déployer des efforts considérables pour respecter l'échéancier. Retard sur l'échéancier, mais l'entrepreneur a déployé quelques efforts pour le respecter. 70 % 50 % Retard sur l'échéancier; l'entrepreneur n'a déployé aucun effort ou presque pour le respecter. 25 % 24
Processus d'évaluation Avis Le fournisseur est avisé de l'admissibilité à l'évaluation du rendement dans les documents d'appel d'offres. Réunion de lancement ou de démarrage Définir et accepter les critères au cours de la réunion de démarrage. Documenter votre accord dans le procès-verbal de la réunion. Si les critères changent tout au long du cycle de vie du projet, discuter et mettre à jour. 25
Processus d'évaluation Réunions d'étape Discuter du rendement à ce jour et identifier les éléments à améliorer. Compte rendu Discuter de la cote finale de l'évaluation. Approche «sans surprise» après une communication régulière. Appel Les fournisseurs ont 15 jours pour en appeler de la cote finale. Les Services ont un délai de réponse standard pour résoudre la question. 26
Évaluations provisoires Évaluations provisoires Fournir des commentaires et mettre en évidence tous les éléments qui doivent être améliorés. Mettre un plan en place avec un échéancier pour régler toutes les préoccupations. Les évaluations provisoires ne sont pas prises en compte dans la cote du projet. Pour les projets pluriannuels, au moins une évaluation provisoire est nécessaire par année. o Les évaluations provisoires devraient être effectuées à une étape importante. 27
Exigences en matière d'approbation et flux d'approbation Flux d'approbation de l'évaluation Toutes les évaluations sont examinées par le gestionnaire de programme. Toutes les évaluations ayant des résultats aberrants (< 70 % ou > 90 %) seront examinées par le gestionnaire de programme et le gestionnaire de direction. Les évaluations ayant une cote de projet de < 70 % exigent une preuve jointe de rendement insatisfaisant. Exigences en matière d'approbation Un IRC ayant un résultat aberrant (< 70 % ou > 90 %) doit comporter des preuves de rendement. 28
Procédure d'appel Procédure d'appel La majorité des appels obtiendront une réponse dans les 15 jours ouvrables. L'évaluation peut être maintenue ou retirée et publiée de nouveau. La cote d'évaluation est en suspens jusqu'à ce que l'appel soit finalisé. Identifier les questions de fond et les notations précises contestées et inclure un énoncé clair et détaillé des motifs techniques/factuels sur lesquels la contestation est fondée. L'appel officiel est la seule occasion de présenter votre cas, il devrait donc être rédigé en conséquence. 29
Uniformité de la procédure Formation Tous les gestionnaires de projet, les gestionnaires de programme et les gestionnaires de direction de la Ville impliqués dans la construction sont tenus de suivre une formation. Le module Politique et procédure pour le gestionnaire de projet a été mis à jour en janvier 2014. Le centre d'apprentissage lance un nouveau module de formation en gestion de projet en janvier 2015. Guide de la gestion du rendement des fournisseurs. o Guide de référence pour aider les gestionnaires de projet à naviguer dans le processus de gestion des fournisseurs et d'administration des contrats. 30
Prochaines étapes Continuer à rencontrer les associations de l'industrie sur une base trimestrielle afin d'examiner ce qui fonctionne bien et ce que nous pourrions faire mieux. Surveiller les tendances et identifier les éléments à améliorer. Examen formel du système à la fin de 2015. 31
Prochaines étapes Justification de l'utilisation du rendement passé Le soumissionnaire le plus bas ne représente pas nécessairement le meilleur rapport qualité-prix ni même la soumission la plus basse (dépassements de coûts plus tard). Le mandat de la Ville consiste à obtenir le «meilleur rapport qualité-prix» dans ses achats. Le meilleur rapport qualité-prix représente l'équilibre optimal entre le rendement et le coût. Les évaluations reflètent la capacité du fournisseur à remplir ses obligations - fournir de la qualité et un bon service, respecter les échéances, contrôler les coûts, etc. 32
Ressources offertes Didacticiel en ligne offert sur www.merx.ca à compter du 30 janvier. Trucs et astuces offerts sur Présentation sur la formation de la Ville d'ottawa offerte sur http://ottawa.ca/fr/entreprise/faire-affaire-avec-laville/approvisionnement/approvisionnement. http://ottawa.ca/fr/entreprise/faire-affaire-avec-laville/approvisionnement/approvisionnement. 33
Conclusions La communication en ce qui concerne le rendement sera continue et ouverte. Si un problème ne peut être résolu avec l'aide du gestionnaire de projet : Il ne faut pas ignorer le problème jusqu'à la fin du projet. Abordez le problème et allez de l'avant. Engagement envers la stratégie «sans surprise». Un engagement à améliorer la communication et les relations conduira à des projets plus réussis. 34
DES QUESTIONS? 35
Examen technique de MERX 36