Solution informatique pour les pharmacies HCI Solutions 3 _ TriaPharm, un département et des solutions 3 _ Chiffres clés 3 Le secteur de la santé, 4 un environnement en changement _ Votre coeur de métier, le conseil 4 _ Notre solution dans votre quotidien 4 _ Rechercher et développer en permanence 4 gagner en efficacité 6 TriaPharm Pharmacy 6 _ Au Front office 7 Vente 7 Ordonnance 7 Dossier client 7 Posologie 7 Décompte de caisse 7 Publicité 7 assurer votre activité 10 TriaPharm Services 10 _ Conseil et formation 11 _ Support et maintenance 11 _ Parc informatique 11 Serveur 11 Stations de travail 11 étude de cas 12 _ Information sur la pharmacie servant à l étude 12 _ Facturation directe aux caisses-maladie 13 _ Diminution de vos charges administratives 13 _ Financement de votre parc informatique 13 _ En Back office 8 Circuit marchandise 8 Commande 8 Réception marchandise 8 Gestion du stock 8 Fonctions administratives et statistiques 8 Facturation directe aux caisses-maladie 8 Interfaces vers d autres logiciels 8 solution informatique pour les pharmacies 1
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Solution informatique pour les pharmacies HCI SOLUTIONS HCI Solutions est une entreprise suisse faisant partie du groupe Galenica. Spécialisée dans les services informatiques destinés aux acteurs du marché de la santé, HCI Solutions compte aujourd hui plus de 180 employés répartis sur différents sites en Suisse. _ HCI Solutions conjugue expérience, méthode et performance pour apporter une forte valeur ajoutée à la chaîne thérapeutique. Depuis la prescription jusqu à la remise de médicaments par la pharmacie, HCI Solutions a créé une compétence spécifique et un secteur d expertise propre à ses trois départements qui sont TriaPharm, Content et TriaMed. _ Compétences et domaines d activité : L édition de solutions informatiques destinées au marché de la santé. L interfaçage avec les solutions tiers du marché. La participation à des projets et initiatives dans le domaine de la santé. Le conseil associé à des prestations de service à valeur ajoutée. TriaPharm _ Propose une gamme complète de produits pour les pharmacies indépendantes, les groupements et les chaînes de pharmacies. Content _ Elabore des bases de données destinées à l ensemble du marché suisse de la santé, dont le Compendium Suisse des Médicaments. TriaMed _ Développe une solution de gestion des dossiers pour les cabinets médicaux, les cabinets de groupe et les réseaux de médecins. TriaPharm, un département et des Solutions _ Avec son statut d éditeur, d intégrateur et de société de services, TriaPharm, un département de HCI Solutions dont le siège principal est à Berne, est reconnu pour son savoir-faire et son expertise dans le service aux pharmacies d officine. De plus, de par ses connaissances du métier de pharmacien et pour la fiabilité de ses prestations, TriaPharm innove par ses produits reconnus comme leader sur le marché de la santé. _ La gamme de produits TriaPharm se compose de : TriaPharm Pharmacy Système de gestion pour les pharmacies. TriaPharm Central Système de gestion centralisé destiné aux groupements et chaînes de pharmacies équipées de TriaPharm Pharmacy. TriaPharm Pricing Système de gestion des prix pour les pharmacies. Chiffres clés 2 succursales : Le Mont-sur-Lausanne et Gümligen 75 collaborateurs 270 pharmacies et drogueries équipées de TriaPharm Pharmacy 2 pharmacies de groupement ou chaîne utilisant TriaPharm Central 5 pharmacies de groupement ou chaîne utilisant TriaPharm Pricing _ Par son offre de prestationstriapharm Services, le département TriaPharm supporte au quotidien près de 270 pharmacies indépendantes, pharmacies de groupement ou chaîne. Le support auprès des utilisateurs et l infrastructure informatique sont adaptés afin d assurer l exploitation optimale de tous les produits, avec la garantie d un service réactif apportant un soutien à toute question dans les plus brefs délais. solution informatique pour les pharmacies 3
TriaPharm Pharmacy, la solution optimale au Front office pour servir votre clientèle et en Back office pour gérer efficacement vos tâches administratives. le Secteur de la santé, un environnement en changement votre coeur de métier, le conseil _ Aujourd hui encore plus qu hier, en tant que pharmacien, pharmacienne, vous avez une mission importante dans la chaîne thérapeutique suisse. Votre rôle est essentiel dans l approvisionnement de médicaments aux clients et, pour la plus grande sécurité des patients, vous participez au principe dit «des quatre yeux» sur l ordonnance prescrite. Vous dispensez aussi et surtout des conseils personnalisés, menez des activités de prévention, d éducation à la santé et remplissez encore bien d autres missions importantes. _ De par la complexité des tâches en pharmacie et les enjeux économiques auxquels, en tant que pharmacien ou pharmacienne, vous devez faire face, il est important de vous équiper d outils informatiques pluridisciplinaires et orientés vers l avenir. Ces solutions «métiers» se doivent de vous accompagner de manière fiable et efficace dans la gestion de votre quotidien et ceci à court, moyen et long terme. notre solution dans votre quotidien _ L avenir du marché de la santé et de la pharmacie est au cœur des préoccupations des collaborateurs du département TriaPharm. Leur mission est d offrir des solutions informatiques fiables et efficaces aux pharmaciens et aux pharmaciennes d officine. Leur volonté est de délivrer des services et produits qui soient en adéquation avec le système de santé suisse changeant. _ Nous nous engageons sur le long terme au développement d outils de gestion. Ils ont pour principe de vous faire gagner en efficacité et en compétitivité dans vos actions quotidiennes en pharmacie, et ce pour le bien de vos clients. _ La gamme de produits informatiques de TriaPharm répond à toutes vos activités, aussi bien pour la vente, la gestion des commandes, la réception des marchandises, la gestion du stock, la fixation des prix mais également pour soutenir vos tâches administratives. De plus, tous nos produits tiennent compte des phénomènes de concentration du marché, tels que l essor des pharmacies de groupement ou chaînes de pharmacies, ainsi que l érosion continuelle des marges. Car une solution informatique adéquate doit savoir évoluer avec les besoins d aujourd hui et de demain. _ Nous avons su capitaliser, durant ces nombreuses années d expérience dans le secteur de l officine, une connaissance approfondie du métier de pharmacien. Aujourd hui, nous sommes à même d offrir la solution de gestion intégrée pour les pharmacies. TriaPharm Pharmacy s impose naturellement sur le marché suisse des officines en tant que solution leader. Apodro, Amavita et SunStore par exemple, font d ores et déjà confiance aux produits TriaPharm. Bénéficiez vous aussi de l outil de gestion qui vous fera gagner en efficacité lors de vos ventes et sur la gestion au quotidien de votre pharmacie. rechercher et développer en permanence _ Le système de santé suisse est en constant changement. Aussi, nos solutions de demain sont déjà en développement aujourd hui pour répondre efficacement aux tendances du marché. De plus, au sein de nos propres laboratoires-tests de logiciels basés en Suisse, nous soutenons une politique d assurance qualité intransigeante. _Pour assurer cette gestion de qualité, les contrats sont adaptés au niveau de service souhaité par nos clients. L approche selon un processus clairement défini et contrôlé permet d améliorer la qualité des services informatiques et l assistance aux utilisateurs. _ Nous investissons constamment dans la recherche et le développement afin que les utilisateurs de TriaPharm bénéficient des technologies les plus récentes. 4 solution informatique pour les pharmacies
Jean-Luc Forni Pharmacie Amavita Plainpalais, Genève Depuis 1980-7 employés «Au niveau du service, on aime être près de nos clients. Il y a un rapport d efficacité où toute demande doit être prise en charge et être écoutée. On doit également résoudre toutes les problématiques qui sont posées au comptoir dans les meilleurs délais pour le bien du client.» solution informatique pour les pharmacies 5
écran de Vente GAGNER EN EFFICACITé TriaPharm Pharmacy vitalise votre informatique afin de vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, le conseil. Fonctions administratives favorisant au quotidien la gestion de votre pharmacie Solution de vente tactile et intelligente, garantissant la vente en tout temps _ TriaPharm Pharmacy répond à vos besoins quotidiens et intègre vos objectifs à court, moyen et long terme. Cette solution informatique clé en main, modulable et pérenne est performante au Front office lors de vos ventes comme en Back office pour votre gestion administrative. _ Selon vos besoins et vos objectifs commerciaux, TriaPharm Pharmacy, en plus de ses modules de base, offre la possiblité de faire appel à des fonctionnalités optionnelles, telles que la facturation directe aux caisses-maladie ou la gestion de vos promotions. Facturation directe aux caisses-maladie Gestion optimisée du circuit marchandise pour diminuer les opérations manuelles Ecran publicitaire pour la diffusion de vos offres et la gestion de vos promotions 6 solution informatique pour les pharmacies
écran de Posologie écran de décompte de caisse au front office Consacrez-vous pleinement à vos activités de vente et de conseil auprès de votre clientèle. _ Le Front office regroupe tout le processus de vente sur un écran. Sans aucune perte de temps et très aisément, toutes les données et fonctionnalités propres à votre métier sont accessibles depuis une interface graphique tactile. Vous pouvez suspendre une vente, effectuer une recherche, consulter un dossier client ou étudier une posologie en parallèle à une vente. _ Même en cas de panne du réseau informatique de votre pharmacie, vous pouvez continuer à vendre de manière autonome. Vente Application de dernière génération, équipée d un écran tactile permettant d effectuer toutes les transactions de manière ergonomique. En tout temps vos ventes sont assurées. Gestion d ordonnances multiples et produits OTC en une seule opération de vente et d encaissement. Accès rapide aux dossiers clients ainsi qu aux produits phares. Impression automatique du bon client et mise en commande des articles en rupture de stock. Table des rabais paramétrable. Ordonnance Proposition de médicaments génériques. Création du dossier patient lors d une vente sur ordonnance. Gestion automatisée des couvertures d assurance pour la facturation directe aux caisses-maladie. Rappel des avances accordées lors de la vente. Intégration automatisée de l ordonnance électronique e-rx. Contrôle des interactions possibles sur l ensemble de votre réseau de pharmacies. Dossier client Consultation du dossier client, de l historique des assurances, des renouvellements, des statistiques de vente sur une seule interface. Validation du détail des ordonnances et des substitutions. Aperçu des postes ouverts et du chiffre d affaires. Posologie Affichage simultané de la posologie fabricant et des contre-indications. Saisie intuitive des posologies en trois langues simultanées. Consultation de la posologie de l historique client. Décompte de caisse Décompte de caisse en euros ou francs suisses. Décompte groupé ou par poste de vente. Partage d un seul ou de plusieurs tiroirs de caisse par poste de vente. Consolidation des ventes par type de cartes (cartes de crédits, bancaires, poste). Publicité Gestion des promotions. Emission de bons de réduction avec code barre. Intégration automatique de votre publicité lors de votre vente. Diffusion d annonces publicitaires en multiformat et multicanal, selon un agenda prédéfini en temps réel ou en temps différé. Interface intégrée pour la facturation auprès des annonceurs. solution informatique pour les pharmacies 7
Tous nos produits informatiques tiennent compte des phénomènes de concentration du marché, tels que l essor des groupements et chaînes de pharmacie, ainsi que l érosion continuelle des marges. Car une solution informatique adéquate doit savoir évoluer avec les besoins d aujourd hui et de demain. écran du circuit marchandise En Back office Une gestion administrative globale, performante et économique. _ L ergonomie des fonctionnalités centrales du Back office de TriaPharm Pharmacy a été revisitée pour, aujourd hui, vous offrir les avantages suivants : Une gestion optimisée du circuit marchandise. Des fonctions administratives dont la facturation directe aux caisses-maladie qui est en option. (En page 12, notre étude cas traitant du sujet). Circuit marchandise _ L application, dotée d un écran tactile, vous accompagne depuis la commande jusqu au contrôle de l entrée des marchandises. Vous obtenez facilement une vue d ensemble de vos stocks, de vos achats, des conditions d achat et de vos commandes en cours. Commande Gestion rapide de toutes vos commandes (clients, articles frigorifiques et robot). Fusion aisée des commandes. Optimisation des coûts d achat en rapport avec les quantités et le choix du fournisseur. Proposition de commande optimale pour obtenir le meilleur prix. Réception marchandise Réception de votre marchandise dans des bacs de distribution séparés (Galexis). Contrôle de réception de la marchandise par bac ou par article. Etiquetage par article ou au rayon. Gestion du stock Gestion des inventaires physiques. Proposition automatique de retours aux fournisseurs. Analyse des ventes et estimation sur les besoins de renouvellement de votre stock. Fonctions administratives et statistiques Statistiques de vente par mois et par semaine. Consultation du nombre de clients journalier. Gestion des cartes de fidélité. Interfaces avec les cercles de qualité et réseaux de santé. Compatible aux modes de facturation «TriaFACT», «StreamFact» et «IFAK Data» Interfaces vers différents programmes de comptabilité. Décompte TVA. Gestion de la facturation privée et débiteurs. Gestion des utilisateurs et droits d accès. Facturation directe aux caisses-maladie _ L option TriaFACT gère la facturation directe aux caisses-maladie en tenant compte des accords spécifiques propres à chaque caisse. _ Ce module optionnel offre un réel gain économique et répond de manière efficiente aux besoins de votre officine. Par exemple : Gestion des rappels électroniques. Scannage centralisé des ordonnances. Interfaces vers d autres logiciels Robot PharmTaxe Pharmis Medifilm 8 solution informatique pour les pharmacies
Michaël Haroun, Pharmacie des Bergières, Lausanne Depuis 1986, 7 employés «Dans la réflexion, il faut choisir un système qui a une certaine notoriété, donc aussi une certaine assise. Cette assise, TriaPharm l a par sa pénétration dans le marché Amavita et dans le marché Sun Store. Et c est pour cela que j ai fait ce choix-là.» solution informatique pour les pharmacies 9
Conseil et formation Support et Maintenance Développement spécifique Le service, c est également être à l écoute. Avec TriaPharm Services, bénéficiez régulièrement des évolutions de nos produits qui tiennent compte des nouveaux standards du marché. Parc informatique Hébergement Dr. Peter Portmann Apotheke Dr. Portmann, Interlaken Depuis 1984-22 employés «Le temps de la manufacture et celui de la technique sont pratiquement révolus dans la pharmacie. Il s agit de se focaliser sur le service, c est la clé de notre avenir.» 10 solution informatique pour les pharmacies
Assurer votre activité TriaPharm Services libère des contraintes informatiques afin d améliorer votre disponibilité. _ Choisir un équipement informatique adapté à ses besoins quotidiens est primordial. Il est important de pouvoir compter sur un encadrement solide et de pointe. Le département TriaPharm s engage, de par ses compétences et son expertise métier, à vous fournir les meilleures prestations en matière de : Mise en place de la solution. Formation et support. Maintenance des équipements. _ En faisant appel aux produits développés par TriaPharm, vous investissez dans une entreprise qui cultive les valeurs humaines de l intégrité, du respect et de la rigueur pour servir au mieux vos intérêts. Ses collaborateurs connaissent le domaine de la pharmacie et peuvent vous soutenir efficacement dans votre activité quotidienne. Ils assurent un service de proximité grâce à nos 3 sites qui assurent un rayonnement d intervention dans toute la Suisse. Conseil et Formation _ Les éléments à considérer lors de l achat d équipements informatiques sont nombreux. Nos conseillers se mettent volontiers à votre disposition pour vous aider dans le choix des produits et vous suggérer la solution la mieux adaptée à vos besoins. Ils apporteront également un regard à court, moyen et long terme, et ceci dans le respect de vos contraintes budgétaires. _ Nos services peuvent inclure : Installation de votre environnement informatique. Formation dispensée sur site. Présence, dans votre pharmacie, d un collaborateur lors de la première journée de prise en main de l application. Support et maintenance _ A ce jour, les collaborateurs du département TriaPharm maintiennent plus de 2 560 postes de vente répartis dans toute la Suisse. Le contrat de support de base prévoit : Support téléphonique assuré par nos collaborateurs issus du métier de la pharmacie (assistant(e)s en pharmacie). Intervention à distance et sur site. Service de piquet les soirées et les week-ends. Parc informatique SERVEUR _ Avec l hébergement centralisé chez HCI Solutions, dans une salle sécurisée, nous protégeons vos systèmes et vos données de manière optimale. Vous bénéficiez ainsi des avantages suivants : Aucun investissement initial pour le serveur. Frais fixes (forfait mensuel). Gain de place dans votre officine. Diminution des nuisances sonores. Sauvegarde de vos données. Economie d énergie _ Nous nous chargeons de la maintenance du serveur, des mises à jour des produits TriaPharm, de la sauvegarde et du renouvellement du serveur; ceci de manière transparente et sans incidence sur votre quotidien. _ Si, cependant, vous désirez garder le serveur dans votre officine, il est également possible de faire appel à nos services pour l achat, l installation et la maintenance de celui-ci. Stations de travail _ Nous garantissons la compatibilité des postes de travail préparés et livrés par nos soins avec tous les produits TriaPharm. _ Lors de la mise en place initiale ou lors du renouvellement du matériel, des forfaits d installation vous mettent à l abri des surprises. _Vous avez également la possibilité de faire appel à une solution de financement personnalisée. solution informatique pour les pharmacies 11
étude de cas _ En tant que pharmacien, pharmacienne, vous contribuez aux soins de premier recours et répondez à la santé, en délivrant à vos clients les médicaments dont ils ont besoin. TriaPharm de par son savoir-faire, ses connaissances du métier de pharmacien et sa spécialisation dans le service aux pharmacies d officine, vous propose une étude de cas. Cette étude a pour but de vous révéler comment vous pouvez améliorer votre efficience opérationnelle. _ Nous vous démontrons comment gagner en efficacité avec TriaPharm Pharmacy. 1 Facturation directe aux caisses-maladie. 2 Diminution de vos charges administratives. 3 Financement du parc informatique et l hébergement. information sur la pharmacie servant à l étude _ Descriptif de la pharmacie Pharmacie indépendante au chiffre d affaires de 2,5 millions de francs suisses par an. 65 % du chiffre d affaires réalisé par des ventes sur ordonnances (environ 500 ordonnances par mois). 6 stations de travail informatiques installées par nos soins. Hébergement centralisé du serveur auprès de HCI Solutions. _ Motivation du pharmacien Faire face à la baisse des prix des médicaments. Privilégier le conseil au Front office. Optimiser son circuit marchandise (de la commande à la réception des marchandises). Economiser sur ses charges admnistratives au travers de la facturation directe aux caisses-maladie. Diminuer les coûts en équipement informatique de base. La solution TriaPharm vous a-t-elle séduite? Désirez-vous connaître les bénéfices potentiels pour votre officine? Lisez notre étude de cas ou demandez-nous une étude comparative sans engagement. _ N hésitez pas à prendre contact avec l un de nos ingénieurs commerciaux qui évaluera votre potentiel d économie. _ Afin de vous donner des éléments factuels, nous proposons gratuitement un conseil personnalisé et sans engagement, comprenant : Une analyse de vos charges d exploitation informatique. Une étude comparative et effet de levier possible selon votre mode de fonctionnement (étude de cas). Une proposition chiffrée. 12 solution informatique pour les pharmacies
économie de 91 875.- chf sur 5 ans 1 Facturation directe aux caisses-maladie _ Aujourd hui, plus de 100 pharmacies utilisent l option de facturation directe aux caisses-maladie TriaFACT et facturent plus de 300 millions de francs suisses par an. Nos statistiques montrent que 80% des montants sont remboursés dans les 20 jours, et 95 % dans les 30 jours. _ On estime que 3,5 jours par mois sont consacrés aux opérations de facturation auprès d un organisme titulaire de remboursement. Dans ces heures est également pris en compte l envoi des ordonnances après contrôle. Quant à la facturation directe aux caissesmaladie, elle a été estimée à environ 5 jours par mois, incluant les rappels, les corrections et frais généraux. _ En comparant les coûts de facturation avec commissionnement par un tiers avec les coûts de facturation directe aux caisses-maladie, ce sont 18 375.00 chf d économie potentielle dès la première année, et 91 875.00 chf sur 5 ans. Report des coûts (chf) Mensuel Annuel A 5 ans Commissionnement de 1.5 % sur le chiffre d affaires 2 031.25 24 375.00 121 875.00 Forfait TriaFACT 500.00 6 000.00 30 000.00 Economie potentielle 1 531.25 18 375.00 91 875.00 Vos avantages Les frais de commissionnement liés à la facturation sont évités. Les charges de facturation sont réduites dès la première année en facturant avec le module intégrée TriaFACT. diminution de vos charges admnistratives financement de votre parc informatique 2 3 _ La diminution des charges administratives passe par l optimisation de la gestion du temps de votre personnel. En faisant appel au système de traçabilité des commandes sur bacs séparés, vous réduisez jusqu à 6 jours par mois la charge de travail relative à la gestion du circuit marchandise. Gagnez en efficacité avec TriaPharm Pharmacy également sur d autres tâches du Back office, telles que : La gestion du stock. L introduction des commandes. La réception des commandes. L étiquetage au rayon. _ L utilisation de TriaPharm Pharmacy est possible sans serveur en pharmacie. En effet, l hébergement centralisé auprès de HCI Solutions vous épargne l acquisition d un serveur et son renouvellement tous les 4 ans environ. Vos avantages Aucun investissement à court, moyen et long terme. Aucun souci de contrôle de sauvegarde. Aucune nuisance sonore dans vos locaux. Aucun emplacement dédié nécessaire. Vos avantages Plus de disponibilité pour votre coeur de métier, le conseil. Une équipe de travail encore plus efficace. solution informatique pour les pharmacies 13
V04.2014 HCI Solutions SA Département TriaPharm En Budron H16 CH-1052 Le Mont-sur-Lausanne Téléphone +41 21 654 50 50 Fax +41 21 654 50 51 HCI Solutions AG Abteilung TriaPharm Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon +41 31 950 05 00 Fax +41 31 950 05 99 triapharm@hcisolutions.ch www.triapharm.ch