8. Gestionnaire de budgets

8. Gestionnaire de budgets 8.1 Introduction Le Gestionnaire de budgets (Budget Workbench) permet aux utilisateurs de travailler sur les données budgétaires qu ils ont importées sur leur station de travail à partir du serveur. Normalement, cette opération se fait une fois par année, durant le processus de préparation des budgets pour l année suivante. Le Gestionnaire de budgets est utilisé surtout par les administrateurs principaux des facultés et services, soit les personnes responsables de la préparation des budgets. Ce chapitre commence par décrire la marche à suivre pour accéder au Gestionnaire de budgets. Par la suite, on explique la façon de procéder pour importer les données budgétaires, manipuler les données budgétaires, attacher (de façon électronique) des feuilles de travail et des notes pour commenter les données budgétaires, imprimer les données budgétaires et finalement exporter les données budgétaires vers le serveur. Pour en savoir plus long sur le concept du Gestionnaires de budgets, veuillez vous référer au chapitre 5 du manuel Théorie - Budget, grand livre et contrôle des fonds. 8.2 Fenêtres du Gestionnaire de budgets Les fenêtres du Gestionnaire de budgets permettent aux utilisateurs d accéder aux données budgétaires, de les consulter et de les mettre à jour. Le tableau suivant décrit ces fenêtres : Fenêtre Data Access Solo Change Group Change Pivot Table Utilisée pour... importer des données budgétaires dans le Gestionnaire de budgets à partir du serveur et les exporter sur le serveur à la fin du travail. visualiser jusqu à deux classes de montants pour une seule clé comptable, modifier les données budgétaires et accéder au Gestionnaire d attaches (Attachment Manager). visualiser simultanément jusqu à cinq classes de montants pour différentes clés comptables, modifier les données budgétaires et accéder au Gestionnaire d attaches. visualiser les données budgétaires (disponible uniquement aux utilisateurs de Microsoft Excel). 8.3 Importer un lot de données budgétaires 8.3.1 Accéder à l activité Budget Workbench Pour accéder à l activité Budget Workbench, procédez comme suit : Gestionnaire de budgets 8-1

Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser). Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. À partir du dossier Budget, ouvrez l activité Budget Workbench située dans la liste d activités Budget Workbench. Système 4. Affiche la fenêtre Budget Workbench - Data Access. Lot budgétaire 8.3.2 Importer le lot de données budgétaires Gestionnaire de budgets 8-2

Pour importer le lot de données budgétaires, procédez comme suit : Utilisateur 1. Cliquez sur le lot budgétaire que vous désirez importer. 2. Activez l option d importation voulue (View Only ou Automatic Delivery) à la section Import Options. View Only : Si vous activez cette option, vous pouvez effectuer des modifications aux données mais celles-ci ne peuvent pas être exportées. Automatic Delivery : Si vous activez cette option, vous n êtes pas averti lors de la fin de la préparation du lot sur le serveur. Toutefois, si vous désactivez cette option, un message est envoyé vous indiquant que le lot a été préparé avant de le transférer. Cette notification peut être utile si vous avez l'intention de travailler dans une autre application pendant la préparation du lot. Voici le message : Le processus d importation peut durer quelques minutes ; tout dépend du contenu de votre lot budgétaire. 3. Cliquez sur le bouton Import dans la section Client. Vous allez remarquer que lorsque vous cliquez sur Import les étapes d importation apparaissent dans le coin gauche inférieur ( Package not yet available : completion step 1, 2, 3... ). Gestionnaire de budgets 8-3

Système 4. Importe le lot budgétaire sélectionné. Import Import Options: -View Only -Automatic Delivery Server Package Client Package Ready Lorsque l importation est complétée, Ready apparaît dans le coin gauche inférieur. Aussi, à la section Server Package l image d une enveloppe devient jaune et à la section Client Package l image d une filière ouverte devient jaune. Si à la section Client Package l image n est pas de couleur jaune, procédez comme suit : Utilisateur 1. Choisissez la commande Deliver Server Package du menu déroulant File. Système 2. Affiche le message Utilisateur 3. Cliquez sur le bouton Yes. Système 4. Importe le lot budgétaire au niveau du client. Gestionnaire de budgets 8-4

Pour permettre à un utilisateur d accéder aux comptes et soldes budgétaires de son unité, le Service de planification financière créé pour chaque facultés et services une demande d importation dans le Gestionnaire de budgets en accédant à la fenêtre Budget Workbench Import Request. Cette demande définit les données et classes de montants que l utilisateur peut importer dans le Gestionnaire de budgets à partir de la table des soldes budgétaires. Aussi, cette fonction assure que les données qui font partie de l enveloppe budgétaire d une unité sont dirigées à la personne responsable de cette unité durant le processus d importation. Votre lot budgétaire va inclure la classe de montant BUDINTRANT qui correspond au budget de la nouvelle année et dans laquelle vous devez effectuer vos modifications de données. Les classes de montants BUDINITIAL, BUDACTUEL, BUDBASE et ACTUAL sont aussi incluses pour fins de comparaisons. 8.4 Manipulation des données budgétaires Les modifications aux données budgétaires sont faites à partir des fenêtres Solo Change ou Group Change. La distinction principale entre ces deux fenêtres est au niveau du nombre de classes de montants qui sont affichées. La fenêtre Solo Change permet de visualiser jusqu à deux classes de montants pour une clé comptable tandis que la fenêtre Group Change permet de visualiser simultanément jusqu à cinq classes de montants pour différentes clés comptables. Elle a donc l avantage d afficher toutes les clés comptables d une classe de montants et vous offre ainsi une vue d ensemble de vos données budgétaires. Ces deux fenêtres offrent divers outils de gestion budgétaire telle que la possibilité d augmenter ou de diminuer les données budgétaires d un pourcentage ou montant désiré sur plusieurs périodes. Toutefois, étant donné que les budgets de l Université sont établis comme des valeurs annuelles (période 1), ces outils de gestion ne sont pas utilisés. Le tableau suivant illustre les icônes associées à ces outils de gestion que vous retrouvez sur la barre d outils de ces fenêtres ; cependant leur fonctionnement n est pas documenté dans ce manuel. Gestionnaire de budgets 8-5

Icône Description Taux moyen périodique (Run Rate) : sert à activer ou désactiver le taux périodique moyen. Augmenter / réduire (Increase / Decrease) : sert à augmenter ou réduire des valeurs sélectionnées sur plusieurs périodes. Répartition linéaire (Spread Even) : sert à répartir de manière uniforme les valeurs sélectionnées sur plusieurs périodes. Répartition manuelle (Manual Spread) : sert à répartir les valeurs sélectionnées sous la forme d un pourcentage du total. Vous retrouverez aussi une section sur la fenêtre Pivot Table qui sert à visualiser la structure des données budgétaires. Aucune modification aux données budgétaires ne peut être effectuée à partir de cette fenêtre. Aussi, pour utiliser cette fenêtre, il faut avoir accès au tableur Microsoft Excel. 8.4.1 Fenêtre Solo Change Cette fenêtre vous permet d'examiner vos données budgétaires et de leur apporter des modifications. Toutefois, vous pouvez visualiser seulement une clé comptable pour deux classes de montants affichées côte à côte. C est pourquoi il est préférable d utiliser la fenêtre Group Change où vous pouvez y voir l ensemble des clés comptables. Les changements faits à cette fenêtre sont automatiquement reflétés sur la fenêtre Group Change. Vous avez l option d afficher les montants soit avec un pourcentage par rapport au total (voir exemple qui suit), soit avec des totaux cumulés depuis le début de l'année. Vous pouvez également afficher l'écart entre périodes pour deux classes de montants et activer la fenêtre Key Descriptions qui affiche les descriptions des éléments budgétaires principal et secondaire ainsi que le type de compte. La façon de procéder pour modifier ces options et activer la fenêtre Key Descriptions est expliquée dans cette section. Pour accéder à la fenêtre Solo Change, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Budget Workbench - Data Access, choisissez la commande Solo Change du menu déroulant Window ou cliquez sur l icône Solo Change dans la barre d outils. Système 2. Affiche la fenêtre Solo Change. Gestionnaire de budgets 8-6

Solo Change Période d affichage Avant de procéder à la modification de vos données budgétaires, il faut vous assurer que la période d affichage sélectionnée est à Month. Celle-ci permet d afficher vos données budgétaires en périodes mensuelles et vous permet ainsi de modifier les données de la période 1 ; soit la période dans laquelle les données budgétaires sont établies. Si Annual est sélectionné et que vous modifiez un solde budgétaire, le nouveau solde est réparti sur les 12 périodes (vous constatez ceci en sélectionnant Month). Pour corriger cette situation, il faut sélectionner Month pour afficher les 12 périodes et mettre un zéro dans les périodes 2 à 12 ou restaurer les données budgétaires comme expliquées à la section 8.6 - Restaurer les données budgétaires. La figure 8.1 illustre les options de période d affichage. Figure 8.1 : Période d affichage Options période d affichage Pour modifier vos données budgétaires, procédez comme suit : Utilisateur 1. Dans les listes déroulantes des éléments de clé comptable, sélectionnez l élément de clé comptable de votre choix. Gestionnaire de budgets 8-7

Utilisateur 2. Cliquez dans la grille de données budgétaires pour actualiser les données. Système 3. Affiche le solde budgétaire. Listes déroulantes Période 1 Grille de données budgétaires Utilisateur 4. Cliquez sur le solde budgétaire à modifier. Assurez-vous que votre curseur est sur la période 1. 5. Tapez le nouveau solde (par exemple 7500) et enfoncez la touche Enter. Système 6. Affiche le solde modifié. Colonnes de totaux Solde modifié à 7,500.00 Colonne Variance Gestionnaire de budgets 8-8

Dans notre exemple, l option as Percentage a été sélectionnée pour les colonnes de totaux puisque les montants périodiques sont affichés sous forme de pourcentage par rapport au total. La commande Totals Column du menu déroulant View, vous permet de sélectionner l option de visualisation voulue pour afficher les montants périodiques dans une colonne de total. Le tableau suivant illustre les options : Choisissez... as Blank as YTD as Percentage Pour... Ne rien afficher dans la colonne des totaux. Afficher des montants cumulatifs depuis le début de l'année. Afficher des montants périodiques sous forme de pourcentage par rapport au total. En ce qui concerne la colonne Variance, vous avez remarqué que l option as Percentage a été choisie puisque l écart est affiché sous forme de pourcentage. La commande Variance, du menu déroulant View, vous permet de sélectionner l option de visualisation désirée pour afficher les écarts entre périodes pour deux classes de montants. Le tableau suivant illustre les options : Choisissez... as Blank as Value as Percentage Pour... N'afficher aucune information d'écart. Afficher l'écart sous forme numérique. Afficher l'écart sous forme de pourcentage. Il est à noter que l écart est calculé en soustrayant les montants de la classe affichée à gauche de ceux de la classe affichée à droite. Par conséquent, il est recommandé d'afficher la classe de montants dont les soldes budgétaires sont à modifier (dans notre exemple 2000 BUDINTRANT) à droite et l autre à gauche (dans notre exemple 1999 BUDACTUEL). Comme mentionné ci-haut, vous avez aussi la possibilité d activer la fenêtre Key Descriptions. Celle-ci affiche les descriptions des éléments budgétaires principal et secondaire ainsi que le type de compte (voir figure 8.2). La valeur entrée dans les zones de cette fenêtre s'applique au compte que vous avez sélectionné en cliquant sur la souris ou en y amenant le curseur. Figure 8.2 : Fenêtre Key Descriptions Élément budgétaire principal (unité) Élément budgétaire secondaire (compte) Type de compte (dépense) Gestionnaire de budgets 8-9

Pour activer la fenêtre Key Descriptions, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Solo Change, choisissez la commande Key Descriptions du menu déroulant View. Système 2. Affiche la fenêtre Key Descriptions à l intérieure de la fenêtre Solo Change. Pour la déplacer, il faut utiliser la fonction glisser et déposer (drag and drop). Key Descriptions 8.4.2 Fenêtre Group Change Cette fenêtre permet d'afficher et de modifier vos données budgétaires. Elle offre la possibilité d'afficher plusieurs clés comptables d'une classe de montants. C est pourquoi on vous suggère d utiliser cette fenêtre pour modifier vos données budgétaires. Les changements faits à cette fenêtre sont automatiquement reflétés sur la fenêtre Solo Change. Tout comme pour la fenêtre Solo Change, vous avez l option d afficher les montants soit avec un pourcentage par rapport au total, soit avec des totaux cumulés depuis le début de l'année. Vous pouvez également afficher l'écart entre périodes pour deux classes de montants et activer la fenêtre Key Descriptions qui affiche les descriptions des éléments budgétaires principal et secondaire ainsi que le type de compte. Veuillez vous référer à la section qui précède pour obtenir la façon de procéder pour modifier les options de visualisation ainsi que pour activer la fenêtre Key Descriptions. Gestionnaire de budgets 8-10

Pour accéder à la fenêtre Group Change, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Budget Workbench - Data Access, choisissez la commande Group Change du menu déroulant Window ou cliquez sur l icône Group Change dans la barre d outils. Système 2. Affiche la fenêtre Group Change. Group Change Période d affichage = Month Période 1 Utilisateur 3. Assurez-vous que la période d affichage des données est à Month et non à Annual ou Quarter (voir figure 8.1). 4. Cliquez sur le solde budgétaire à modifier. Assurez-vous que votre curseur est positionné dans la colonne de la période 1 et vis-à-vis la clé comptable que vous désirez modifier. 5. Tapez le nouveau solde (par exemple 15000) et enfoncez la touche Enter. Système 6. Affiche le solde modifié. Gestionnaire de budgets 8-11

View as columns View as rows Solde modifié à 15,000.00 Dans l exemple ci-haut, les données sont affichées sous forme de colonnes (View as columns). Vous pouvez les afficher sous forme de rangées en cliquant sur l icône View as rows. Aussi, à partir du menu déroulant View, la fonction Interleave a été sélectionnée ce qui permet de grouper les périodes communes côte à côte (dans notre exemple la colonne (1) 1999 BUDACTUEL est à côté de la colonne (1) 2000 BUDINTRANT). Enfin, la commande Order by, vous permet de modifier l ordre d affichage des colonnes des éléments de la clé comptables (dans notre exemple les colonnes sont triées par unité). 8.4.3 Fenêtre Pivot Table Cette fenêtre permet d'afficher dans le tableur Microsoft Excel les données financières qui se trouvent dans le Gestionnaire de budgets. Elle sert seulement à visualiser la structure des données budgétaires ; les données ne peuvent pas être modifiées à partir de cette fenêtre. C est pourquoi l utilité de cette fenêtre est limitée. Elle comporte une section zone page (page field) et un tableau dynamique (pivot table). Le tableau dynamique est divisé en zone colonnes (column fields), en zone données (data fields) et en zone lignes (row fields). La figure 8.3 illustre les diverses zones de la fenêtre Pivot Table. Voici une brève définition de ces sections : Zone page : zone que vous désirez appliquer à l ensemble du tableau dynamique. Vous pouvez modifier les données du tableau dynamique en modifiant la valeur d une zone page. Par exemple, pour n afficher que les données correspondant à une classe de montants, choisissez cette valeur à partir de la liste déroulante de la zone page amt_class. Zone colonne : catégorie à laquelle appartiennent les données de la colonne d un tableau dynamique. Zone donnée : montant par période d une catégorie ou d un compte affiché dans la ligne. Zone ligne : catégorie de données du tableau dynamique. Une zone ligne synthétise les données situées à sa droite. Vous pouvez réduire ou développer des données (drill down) dans le tableau dynamique en double- Gestionnaire de budgets 8-12

cliquant sur une zone ligne. Figure 8.3 : Tableau dynamique Zone page Zone colonnes Zone lignes Zone données Pour accéder à la fenêtre Pivot Table, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Budget Workbench - Data Access, choisissez la commande Pivot Table du menu déroulant Window ou cliquez sur l icône Pivot Table dans la barre d outils. Système 2. Affiche la fenêtre Pivot Table. Gestionnaire de budgets 8-13

Zone page Zones colonnes Zones données Zone ligne Utilisateur 3. À la section zone page, choisissez les valeurs que vous désirez appliquer à l ensemble du tableau dynamique. Dans notre exemple, nous avons choisi la classe de montants 2000 BUDINTRANT et toutes les unités. 4. Double-cliquez sur la ligne synthèse TOUS (zone ligne) pour effectuer une analyse descendante (drill down) jusqu au niveau désiré. Système 5. Affiche le résultat. Classe de montants = 2000 BUDINTRANT Unités = All Double-cliquez pour développer les points jusqu au niveau désiré. Gestionnaire de budgets 8-14

8.5 Gestionnaire d attaches Il est possible de joindre des documents à un budget afin d expliquer comment il a été constitué. Le Gestionnaire d attaches (Attachment Manager) est l outil qui permet d attacher des fichiers électroniques (feuilles de travail et notes) aux données budgétaires. Les feuilles de travail sont des fichiers provenant d un tableur Microsoft Excel qui fournissent des détails ne figurant pas dans un seul total budgétaire. Les notes sont des documents créés dans Wordpad qui permettent de décrire des éléments de budget. 8.5.1 Feuille de travail Les sections qui suivent expliquent la façon de procéder pour attacher une feuille de travail, visualiser une feuille de travail attachée, modifier un solde budgétaire dans une feuille de travail attachée et finalement supprimer le lien entre un solde budgétaire et une feuille de travail attachée. 8.5.1.1 Attacher une feuille de travail Vous pouvez utiliser des données existantes dans une feuille de travail ou entrer vos données dans une nouvelle feuille de travail pour mettre à jour vos données budgétaires au niveau du Gestionnaire de budgets. Pour attacher une nouvelle feuille de travail, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change Système 2. Affiche la fenêtre choisie. Utilisateur 3. Placez le curseur sur la ligne de solde à laquelle vous désirez attacher la feuille de travail. Gestionnaire de budgets 8-15

Utilisateur 4. Choisissez la commande Attachment Manager du menu déroulant View ou cliquez sur l icône Attachment Manager dans la barre d outils. Système 5. Affiche la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Utilisateur 6. Choisissez la commande New Supporting Spreadsheet du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône New Spreadsheet dans la barre d outils. Système 7. Ouvre la feuille de travail Object dans Microsoft Excel. Cette feuille de travail sert à stocker les informations dont SMARTStream Budget a besoin pour mettre à jour le Gestionnaire de budgets. Feuille de travail Object Gestionnaire de budgets 8-16

Utilisateur 8. Entrez les données que vous désirez lier à votre budget. Dans notre exemple, la somme de 75,000 est attachée au solde budgétaire et devient le solde apparaissant dans le Gestionnaire de budgets. La section 8.5.1.3 démontre comment modifier le solde d une feuille de travail (le solde de 75,000 est modifié à 115,000). Système 9. Affiche la feuille de travail Object modifiée. Cliquez pour minimiser Microsoft Excel Utilisateur 10. Cliquez sur la cellule que vous désirez lier et choisissez la commande Copy du menu déroulant Edit. 11. Minimisez le tableur Microsoft Excel. Ne le fermer pas avant de créer le lien. 12. À la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, sélectionnez la période que vous désirez lier aux données de la feuille de travail en effectuant votre choix dans la liste Periods de la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. 13. Entrez un nom pour la feuille de travail dans la section SS / Note. 14. Vérifiez les éléments de la clé comptable pour les données que vous désirez lier à la feuille de travail. Par défaut, ces valeurs sont celles de la clé comptable correspondant à la ligne sur laquelle se trouvait votre curseur dans la fenêtre Group Change ou Solo Change avant la sélection de la commande Attachment Manager. Au besoin, effectuez les modifications requises en cliquant sur la flèche pour chaque élément et en sélectionnant la valeur de votre choix. Gestionnaire de budgets 8-17

Système 15. Affiche la période sélectionnée (dans notre exemple Période 1) et le nom donnée (dans notre exemple Test1) à la feuille de travail. Vous allez remarquer que la ligne est de couleur jaune. Periods SS / Note Utilisateur 16. Choisissez la commande Attach du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône Attach New Spreadsheet or Note dans la barre d outils. Lorsque la feuille de travail est attachée, la ligne devient de couleur blanche et les flèches à côté de chaque élément disparaissent. 17. Choisissez la commande Exit Attachment Manager du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils. Système 18. Affiche la fenêtre Group Change ou Solo Change et le curseur se trouve sur la ligne de solde à laquelle on vient d attacher une feuille de travail. Vous remarquerez que la couleur de fond du champ est jaune foncé. Aussi l icône Open Attached Spreadsheet est activée dans la barre d outils. Gestionnaire de budgets 8-18

Icône Open Attached Spreadsheet activée Solde de 75,000.00 provenant de la feuille de travail attachée Pour attacher une feuille de travail en utilisant un fichier existant, procédez comme suit : Utilisateur 1. Effectuez les étapes 1 à 7 de la section précédente. 2. Choisissez la commande New du menu déroulant File. Système 3. Ouvre une feuille de travail en blanc. Utilisateur 4. Choisissez la commande Open du menu déroulant File et sélectionnez le fichier contenant les données budgétaires que vous désirez attacher. Système 5. Affiche la feuille de travail sélectionnée. Gestionnaire de budgets 8-19

Utilisateur 6. Choisissez la commande Move or Copy Sheet du menu déroulant Edit. Système 7. Affiche la fenêtre Move or Copy. Section To book : Utilisateur 8. À la section To book: sélectionnez Object et cliquez sur OK. Système 9. Copie le contenu de la feuille de travail dans la feuille de travail Object. Feuille de travail Object Utilisateur 10. Retournez à l étape 10 de la section précédente pour terminer le processus d attacher la feuille de travail. Gestionnaire de budgets 8-20

8.5.1.2 Visualiser une feuille de travail attachée Pour visualiser une feuille de travail attachée, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. 2. Choisissez la commande Attachment Manager du menu déroulant View ou cliquez sur l icône Open Attached Spreadsheet dans la barre d outils ou double-cliquez sur le solde pour sélectionner la feuille de travail. 3. Si vous avez activé la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, choisissez la feuille de travail que vous désirez afficher, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône View Attachement. Système 4. Affiche la feuille de travail. Vous allez remarquer que la couleur de fonds du solde attaché apparaît en jaune. Solde attaché Utilisateur 5. Minimisez Microsoft Excel et cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Gestionnaire de budgets 8-21

8.5.1.3 Modifier une feuille de travail attachée Pour modifier le solde budgétaire dans une feuille de travail attachée, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. 2. Choisissez la commande Attachment Manager du menu déroulant View ou cliquez sur l icône Open Attached Spreadsheet dans la barre d outils ou double-cliquez sur le solde pour sélectionner la feuille de travail. 3. Si vous avez activé la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, choisissez la feuille de travail que vous désirez afficher, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône View Attachement. Système 4. Affiche la feuille de travail. Utilisateur 5. Apporter les modifications requises à la feuille de travail. Système 6. Affiche la feuille de travail modifiée. Gestionnaire de budgets 8-22

Cliquez pour minimiser Microsoft Excel Lignes ajoutées Utilisateur 7. Minimisez Microsoft Excel. 8. Cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Système 9. Affiche le message suivant. Utilisateur 10. Cliquez sur le bouton Yes pour sauvegarder la mise à jour effectuée à la feuille de travail. Système 11. Affiche la fenêtre Group Change ou Solo Change. Dans notre exemple, le solde budgétaire de 75,000 a été modifié à 115,000. Gestionnaire de budgets 8-23

Solde modifié à 115,000.00 8.5.1.4 Supprimer une feuille de travail attachée Pour supprimer le lien entre un solde budgétaire et une feuille de travail attachée, utilisez une des deux méthodes suivantes : 1. Modifiez le solde budgétaire à partir de la fenêtre Group Change ou Solo Change et cliquez sur le bouton Yes pour répondre au message suivant : A Spreadsheet attachment exists. Do you want to delete the attachment? ou ; 2. À partir de la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, sélectionnez la feuille de travail à supprimer, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône Delete Attachment dans la barre d outils. Cliquez sur le bouton Yes pour répondre au message suivant : Do you want to delete this attachment? puis cliquez sur l icône Exit Attachment Manager pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. 8.5.2 Note Comme mentionné précédemment, les notes sont des documents créés dans Wordpad qui permettent de décrire des éléments de budget. Les sections qui suivent expliquent la marche à suivre pour attacher une note à un solde budgétaire, visualiser une note attachée, modifier le contenu d une note attachée et finalement supprimer une note attachée. Gestionnaire de budgets 8-24

8.5.2.1 Attacher une note Pour attacher une note, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change Système 2. Affiche la fenêtre choisie. Utilisateur 3. Placez le curseur sur la ligne de solde à laquelle vous désirez attacher la note. 4. Choisissez la commande Attachment Manager du menu déroulant View ou cliquez sur l icône Attachment Manager dans la barre d outils. Système 5. Affiche la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Gestionnaire de budgets 8-25

Utilisateur 6. Choisissez la commande New Supporting Note du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône New Note dans la barre d outils. Système 7. Affiche la fenêtre Wordpad. Utilisateur 8. Tapez les informations nécessaires ou collez des données à partir d un document existant. Système 9. Affiche la fenêtre Wordpad modifiée. Cliquez pour minimiser Wordpad Utilisateur 10. Minimisez Wordpad. Ne le fermer pas avant de créer le lien. Gestionnaire de budgets 8-26

Utilisateur 11. À la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, vérifiez les éléments de la clé comptable pour la note. Par défaut, ces valeurs sont celles de la clé comptable correspondant à la ligne sur laquelle se trouvait votre curseur dans la fenêtre Group Change ou Solo Change avant la sélection de la commande Attachment Manager. Au besoin, effectuez les modifications requises en cliquant sur la flèche pour chaque élément et en sélectionnant la valeur de votre choix. Utilisateur 12. Choisissez la commande Attach du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône Attach New Spreadsheet or Note dans la barre d outils. Lorsque la note est attachée, la ligne devient de couleur blanche et les flèches à côté de chaque élément disparaissent. 13. Choisissez la commande Exit Attachment Manager du menu déroulant Attach ou cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils. Système 14. Affiche la fenêtre Group Change ou Solo Change et le curseur se trouve sur la ligne de solde à laquelle on vient d attacher une note. Vous remarquerez que le solde est écrit en bleu. Aussi, l icône Open Attached Note est activée dans la barre d outils. Icône Open Attached Note activée Gestionnaire de budgets 8-27

8.5.2.2 Visualiser une note attachée Pour visualiser une note attachée à un solde budgétaire, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. 2. Cliquez sur l icône Open Attached Note dans la barre d outils pour afficher la note ou cliquez sur l icône Attachment Manager choisir une note. pour 3. Si vous avez activé la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, choisissez la note que vous désirez afficher, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône View Attachement. Système 4. Affiche la note attachée au solde budgétaire. Cliquez pour minimiser Wordpad Utilisateur 5. Minimisez Wordpad et cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Gestionnaire de budgets 8-28

8.5.2.3 Modifier une note attachée Pour modifier une note attachée, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. 2. Cliquez sur l icône Open Attached Note dans la barre d outils pour afficher la note ou cliquez sur l icône Attachment Manager choisir une note. pour 3. Si vous avez activé la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, choisissez la note que vous désirez modifier, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône View Attachement. Système 4. Affiche la note. Utilisateur 5. Apporter les modifications requises à la note. Système 6. Affiche la note modifiée. Gestionnaire de budgets 8-29

Utilisateur Cliquez pour minimiser Wordpad Utilisateur 7. Minimisez Wordpad. 8. Cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Système 9. Affiche le message suivant. Utilisateur 10. Cliquez sur le bouton Yes pour sauvegarder la mise à jour effectuée à la note. Système 11. Affiche la fenêtre Group Change ou Solo Change. Vous allez remarquer que le solde budgétaire ayant une note attachée est en bleu. Gestionnaire de budgets 8-30

8.5.2.4 Supprimer une note attachée Pour supprimer une note attachée, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. 2. Cliquez sur l icône Open Attached Note dans la barre d outils pour afficher la note ou cliquez sur l icône Attachment Manager choisir une note. pour 3. Si vous avez activé la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager, choisissez la note que vous désirez supprimer, si elle ne correspond pas à celle mise en évidence, et cliquez sur l icône View Attachment. Système 4. Affiche la note attachée au solde budgétaire. Gestionnaire de budgets 8-31

Cliquez pour minimiser Wordpad Utilisateur 5. Minimisez Wordpad. Système 6. Affiche la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. Utilisateur 7. Cliquez sur l icône Delete Attachment dans la barre d outils pour supprimer la note. Système 8. Affiche le message suivant : Gestionnaire de budgets 8-32

Utilisateur 9. Cliquez sur le bouton Yes pour supprimer la note. 10. Cliquez sur l icône Exit Attachment Manager dans la barre d outils pour fermer la fenêtre Budget Workbench - Attachment Manager. 8.6 Restaurer les données budgétaires Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez remettre vos données budgétaires à l état où elles se trouvaient à une date donnée, il est possible de le faire. Par contre, avant de restaurer les données budgétaires, vous devez activer la fonction Undo. Pour activer la fonction Undo, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Data Access, Group Change ou Solo Change. 2. Choisissez la commande Settings du menu déroulant View. Système 3. Affiche la fenêtre Budget Workbench - Settings. Undo Enabled Gestionnaire de budgets 8-33

4. Cliquez la case à cocher Undo Enabled et cliquez sur OK. Une fois la fonction Undo activée, vous pouvez restaurer vos données budgétaires à un état antérieur à une date donnée. Pour ce faire, procédez comme suit : Utilisateur 1. Accédez à la fenêtre Group Change ou Solo Change. Système 2. Affiche la fenêtre. Utilisateur 3. Choisissez la commande Undo Changes du menu déroulant Edit ou cliquez sur l icône Undo Changes dans la barre d outils. Système 4. Affiche la fenêtre Restore Data. Cette fenêtre indique la date et l heure du changement, la fenêtre utilisée, l action effectuée (par exemple : Changed data ) et la description, c est-à-dire la classe de montants et la clé comptable concernées. Gestionnaire de budgets 8-34

Date et heure Fenêtre utilisée Description Utilisateur 5. Sélectionnez la ligne contenant la date et l heure de la dernière modification que vous désirez conserver. Dans l exemple, nous avons sélectionné le 4 mars à 15h25:31. 6. Cliquez sur le bouton Restore. Système 7. Affiche le message. Utilisateur 8. Cliquez sur OK. Les données budgétaires sont restaurées dans l état où elles étaient à ce moment précis. Les modifications apportées après l heure et la date choisies sont supprimées. Système 9. Affiche les données budgétaires restaurées. Gestionnaire de budgets 8-35

8.7 Imprimer les données budgétaires Il est possible d imprimer vos données budgétaires avant de les exporter. Ceci vous permet donc d en conserver une copie dans vos dossiers. Notez cependant qu une fois le budget finalisé, le Service de planification financière vous fait parvenir les rapports FBR009 et FBR010. Pour imprimer les données de votre lot budgétaire, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Group Change, choisissez l option Annual de la commande Periods du menu déroulant View. 2. Assurez-vous que le titre des colonnes de classes de montants apparaît au complet. Si tel n est pas le cas, il faut agrandir la colonne ; positionnez-vous sur la colonne à agrandir, cliquez le bouton droit de la souris, choisissez Column Width et modifier la valeur indiquée. 3. Choisissez la commande Print Options du menu déroulant File. Système 4. Affiche la fenêtre Print Options. Gestionnaire de budgets 8-36

Section Options Header Footer Utilisateur 5. Dans la section Options, cliquez les options voulues (voir l exemple). Dans la section Headers / Footers inscrivez le nom que vous désirez voir apparaître dans le haut (Header) et le bas (Footer) du document. Vous allez remarquer que par défaut un Header est indiqué ; pour le modifier il faut cliquez sur le champ Current UDAK pour le désactiver et enlever l information qui y apparaît. Système 6. Imprime les données budgétaires. Header Footer Gestionnaire de budgets 8-37

8.8 Exporter le lot de données budgétaires Pour exporter le lot de données budgétaires, procédez comme suit : Utilisateur 1. À partir de la fenêtre Group Change ou Solo Change choisissez la commande Data Access du menu déroulant Window ou cliquez sur l icône Data Access dans la barre d outils pour accéder à la fenêtre Budget Wokbench - Data Access. 2. Activez l option d exportation voulue (Refresh, Return, Complete) à la section Export Options. Refresh : Vous activez cette option quand vous n'avez pas terminé votre travail sur un lot de données dans le Gestionnaire de budgets mais vous désirez exporter une copie de votre travail et conserver l'original dans votre Gestionnaire de budgets. Par exemple, vous n'avez pas fini de travailler à vos données budgétaires mais vous voulez les exporter pour permettre à d'autres utilisateurs de consulter votre version en cours. Return : Vous activez cette option quand vous avez fini de travailler sur vos données budgétaires dans le Gestionnaire de budgets et vous désirez les exporter vers le serveur. Aussi, cette option est utilisée dans le cas où vous désireriez ajouter une ou plusieurs clés comptables à votre lot budgétaire. Si tel est le cas, il faut exporter le lot budgétaire en utilisant l option Return afin que le Service de planification financière ajoute la clé comptable à votre lot budgétaire et, par la suite, il faut importer à nouveau le lot budgétaire. Complete : Vous activez cette option quand vous avez fini de travailler sur vos données dans le Gestionnaire de budgets et vous êtes prêt à les réexporter vers le serveur. Le processus d exportation dure quelques minutes ; il est beaucoup plus court que celui d importation. 3. Cliquez sur le bouton Export dans la section Server. Système 4. Affiche le message suivant. Gestionnaire de budgets 8-38

Utilisateur 5. Cliquez sur le bouton Yes. Système 6. Exporte le lot budgétaire sélectionné. Lorsque l exportation est terminée, les images dans les sections Server Package et Client Package ne sont plus illuminées en jaune. Export Export Options : - Refresh - Return - Complete Gestionnaire de budgets 8-39

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