MANUEL SINISTRES Octobre 2011 1. - Principes Les compagnies d assurance ont besoin de beaucoup d informations pour pouvoir régler les sinistres. En fournissant un maximum d informations, on facilite et expédie le règlement. Sauf dans le cas de sinistres de montant très peu important, les compagnies d assurance font appel à des experts. Un assuré a aussi la possibilité dans bien des cas de choisir lui-même son propre expert (dont les honoraires sont à la charge de la compagnie d assurance, quand il s agit d un expert reconnu) pour lui aider à présenter sa réclamation dans le détail. Il convient dans de tels cas, cependant, de lire soigneusement le contrat présenté par ce dernier car souvent les contrats types incluent des clauses indésirables. Toutes les informations données à l expert de la compagnie seront par la suite retransmises à la compagnie qu il représente. En cas de doute, nous vous conseillons de nous en parler auparavant. En tant que votre courtier, HWI France a besoin d être tenu informée de près des incidents et de leur évolution. Si vous pensez que l expert de la compagnie traite mal votre dossier, il importe de nous en informer rapidement pour que nous puissions intervenir. 1
2. - Règles Communes Il existe quatre règles communes dans ce domaine: Prendre les dispositions d urgence qui s imposent pour apporter une aide d urgence aux personnes blesses. Sauvegarder des biens non-endommagés, et prendre les dispositions nécessaires pour empêcher l aggravation des dommages. Ne jamais émettre de communiqué quant aux causes et circonstances du sinistre, sauf dans le cas d un «plan catastrophe». Ne jamais admettre que votre société ou votre personnel est responsable des dommages subis par un tiers. TOUT sinistre doit être déclaré promptement en termes générales dès que vous en avez connaissance. Ceci est particulièrement important pour les sinistres VOL, car la plupart des contrats impose un délai de 48 heurs maximum. 3. - Ce dont ont besoin vos assureurs Quelle que soit la nature du sinistre, vous assureurs ont besoin d un certain nombre d informations pour gérer le sinistre: a) Les circonstances de l incident qu est-ce que s est passé? quand? où? pourquoi? S il s agit d un incident impliquant une responsabilité de votre part (ou d ailleurs de la part d un tiers,) le nom des éventuels témoins et le détail d autres preuves dont vous disposez. b) S il s agit de la malveillance ou de vol, ou si la police ou la gendarmerie sont intervenues, le récépissé du dépôt de plainte, la copie de tous documents qui ont été remis aux autorités, l adresse du commissariat, et par la suite la copie de tous correspondances ou rapports officiels. c) Une estimation fut-ce même assez approximative du montant du sinistre. Une telle estimation est toujours utile ; il est préférable cependant d y joindre une confirmation que ce n est qu une estimation faite sous réserve d expertise, et avant prise d inventaire. Il est toujours préférable 2
de majorer une telle estimation pour «marge d erreur» plutôt que d indiquer une estimation préliminaire insuffisante. d) Pour les sinistres «Dommages aux Biens, et Pertes d Exploitation» les assureurs remboursent en outre les frais de déblais, les coûts d extinction à la suite d un Incendie, et les coûts exposés pour sauvegarder des biens non-endommagés. Ces garanties annexes incluent les frais supplémentaires de personnel lorsque vos préposés y participent. Il est donc indispensable de conserver des justificatifs (factures des entreprises tierces et détail des heures supplémentaires de votre personnel) pour les mettre à la disposition de l expert. Certains assurés ouvrent un compte fictif fournisseurs après sinistre pour y inscrire l ensemble des frais et coûts relatives à des sinistres dommages matériels au fur et à mesure: c est un moyen facile de se protéger contre les oublis et de constituer un dossier complet pour les experts. e) Lorsqu un sinistre implique la responsabilité d un tiers, il importe d informer le tiers que vous le considérez comme étant responsable des dommages. L expert de la compagnie pourra vous en indiquer les modalités. Par contre, dans le domaine du transport de marchandises, les lois règlements et contrats vous donne un délai très court (normalement 48 heurs) pour déballer les colis ; constater les dommages ; et en informer le transporteur pour engager sa responsabilité contractuelle il faudrait impérativement respecter ce délai et en notifier le transporteur (ou l agent d affrètement ) par lettre recommandée dans les 48 heures de la livraison. f) Pour des sinistres Responsabilité Civile, l assureur est sous une obligation contractuelle de vous défendre. Ainsi, (et c est là votre obligation contractuelle): Vous ne devez jamais admettre une responsabilité quelconque sans l autorisation préalable de votre assureur. Toutefois, le simple aveu d un fait matériel incontestable n est pas considéré comme une admission de responsabilité. 3
Vous devez retransmettre à la compagnie d assurance tous documents, assignations, correspondances etc. dès réception par vos soins. 4. - Subrogation La compagnie d assurance est subrogée dans vos actions à l encontre de tous tiers responsables des dommages. Cela veut dire que la compagnie a le droit d essayer de récupérer toutes indemnités versées à son assuré, auprès du tiers. Aux termes mêmes de toute police d assurance, vous êtes tenu de lui apporter votre concours, à vos frais ; mais un recours réussi permet à l assureur de réduire ses coûts (et votre statistique sinistre) et ainsi stabiliser le budget des primes. C est l expert de la compagnie qui s occupe de la subrogation dans la plupart des cas et votre rôle est celui d une prête-nom. 5. - Pour les Sinistres de Responsabilité Civile a) Quand déclarer un sinistre? La déclaration doit être faite : dès votre connaissance d un incident qui à votre avis implique une responsabilité de votre part, même si le tiers lésé ne vous a pas encore adressé une mise en cause formelle ; et dans tous les cas, dès réception d une mise en cause orale ou par écrit, d une menace, ou d une assignation. b) Attitude vis à vis de la compagnie d assurance et son expert. Le rôle de la compagnie est d abord de vous défendre. Afin de bien assumer cette fonction, elle a besoin de toutes les informations concernant le sinistre, y compris les éléments permettant d appuyer la réclamation du tiers lésé et y compris votre opinion quant aux causes réelles de l incident et aux montants réellement en cause. 4
c) Attitude vis à vis du Réclamant Dans bien des cas, le réclamant est également un client estimé, que vous souhaiterez conserver en clientèle quitte éventuellement pour des raisons commerciales à le dédommager quand bien-même il n y a pas de responsabilité de fait. Toutefois, toute assurance Responsabilité Civile ne porte que sur les sinistres dont vous êtes civilement responsables en application du droit et ce à concurrence des dommages qui auraient été alloués par un tribunal. Dans de tels cas, nous vous conseillons d indiquer à votre client qu au titre de votre police, vos assureurs sont seuls compétents pour diriger l expertise et éventuellement transiger (votre client est surement assuré en Responsabilité Civile, et sa police comporte nécessairement une disposition identique). Une fois le dossier assurance «clos», rien ne vous empêche si besoin de verser une compensation additionnelle, sans le concours de vos assureurs, si bon vous semble. Toutefois : de telles compensations supplémentaires ne doivent pas faire l objet de discussions avec votre client, et ne doivent en aucun cas être versées, avant que le dossier d assurance soit définitivement clos. dans bien des cas, l expertise menée pour le compte des assureurs permet d identifier l ensemble des causes du sinistre, de réduire le montant en cause, et ainsi de réduire les prétentions du réclamant. d) Echantillons, Preuves Il est important de conserver soigneusement toutes les preuves, notamment des échantillons des lots de produits objets du sinistre. Seules les analyses contradictoires, ou réalisées par un laboratoire tiers, constituent des preuves valables. Les analyses que vous réalisez vous-même peuvent être contestées par le réclamant et il est toujours prudent de conserver une partie de tous échantillons pour une analyse extérieure si besoin. 5
6. - Franchises La plupart des polices prévoit des Franchises. Il n est pas nécessaire de déclarer aux assureurs des incidents mineurs dont le montant n excèdera jamais le montant de la franchise. Toutefois, si à votre avis, il y a la moindre chance qu un incident puisse devenir par la suite un «sinistre» dont le montant excède la franchise, il est prudent de le déclarer à vos assureurs, si besoin «pour ordre». 7. - Conditions Générales Les obligations contractuelles en matière de sinistre sont indiquées aux Conditions Générales de votre police et il convient de les respecter pleinement. 6
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