CONSEIL SUPERIEUR DE L ORDRE DES EXPERTS-COMPTABLES LE CONTRÔLE DE QUALITE DES AGC Guide du contrôlé version 2015
PRESENTATION DES OBJECTIFS ET DES MODALITES DU CONTROLE DE QUALITE Notre profession s est dotée d un contrôle de qualité qui prend en compte confraternité et pédagogie avec une volonté de faire progresser les professionnels contrôlés mais aussi de démontrer que les structures d exercice professionnel satisfont le niveau de qualité exigé par les textes et les normes professionnelles. Suite au congrès de l ordre des expertscomptables de 1983 qui avait pour thème le contrôle de qualité, la session du conseil supérieur de l ordre du 7 décembre 1983 a décidé la mise en place du contrôle de qualité au sein de la profession. Le décret du 14 février 1986 a fixé les bases du contrôle de qualité en deux parties : le contrôle structurel et le contrôle technique. Aujourd hui le contrôle de qualité est réglementé par le décret 2012-432 du 30 mars 2012. Les modalités d application sont insérées dans l arrêté du 3 mai 2012 portant agrément du règlement intérieur de l ordre des experts-comptables. L article 171 du décret du 30 mars 2012 distingue trois types de contrôle de qualité : - Un contrôle général - Un contrôle dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, - Un contrôle spécifique pour les professionnels ayant signé la convention prévue à l article 1649 quater L du CGI. Ces trois contrôles peuvent être diligentés de manière indépendante. A ce jour le contrôle général intègre le contrôle dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Le présent guide aborde les informations essentielles sur les objectifs et le déroulement pratique du contrôle général. 2
LES OBJECTIFS DU CONTROLE DE QUALITE Le contrôle de qualité répond à cinq objectifs (Article 402 de l arrêté du 3 mai 2012) : - donner au public une meilleure perception de la qualité des prestations offertes par la profession ; - harmoniser les comportements professionnels ; - contribuer à la bonne organisation des structures d exercice professionnel et au perfectionnement des méthodes de travail ; - apprécier l application des règles et des normes professionnelles ; - développer la solidarité au sein de la profession en rapprochant les professionnels des instances de l ordre et en favorisant les contacts entre professionnels inscrits au tableau ou à la suite du tableau. LES QUESTIONS ESSENTIELLES DU CONTROLE DE QUALITE Le contrôle de qualité est-il obligatoire? Oui, le contrôle de qualité est obligatoire quel que soit le mode d exercice de la profession, associatif ou libéral (article 409 de l arrêté du 3 mai 2012) Qui est concerné par le contrôle de qualité? «Le contrôle de qualité porte sur la structure d exercice professionnel et sur chacun de ses membres inscrits au tableau de l ordre ou à sa suite. Il porte tant sur le bureau principal que, s il y a lieu, sur le ou les bureaux secondaires inscrits ou non au tableau de l ordre ou à sa suite. Il s étend, le cas échéant, aux travaux fournis par les filiales ou tout autre organisme (sociétés civiles de moyens, GIE...) concourant à l exercice des missions des membres de l ordre.» (Article 407) 3
Comment le choix de l AGC contrôlée s opère-t-il? «La désignation des structures à contrôler au titre de l année suivante est faite, avant le 30 juin de l année en cours, par la Commission nationale d inscription des associations de gestion et de comptabilité, qui tient compte des propositions de la commission qualité du conseil supérieur. Les conseils régionaux peuvent solliciter, auprès de la Commission nationale d inscription l engagement de contrôles d associations de gestion et de comptabilité.» (Article 419 de l arrêté du 3 mai 2012) Qui fait les contrôles? Le contrôle est mené par un professionnel exerçant dans le secteur associatif et un professionnel exerçant dans le secteur libéral. Ce dernier est le rapporteur du contrôle. Le binôme de contrôleurs est désigné par la Commission nationale d inscription (article 422 de l arrêté du 3 mai 2012) Les contrôleurs doivent répondre à un certain de conditions et doivent avoir suivi une formation spécifique organisée par l Ordre. Ils sont inscrits sur une liste unique mixte nationale. Les conditions pour être contrôleurs sont prévues aux articles 411 et suivants de l arrêté du 3 mai 2012. Les experts-comptables libéraux font acte de candidature auprès de leur conseil régional pour effectuer des contrôles d AGC. Les Professionnels associatifs (experts-comptables, salariés 83 bis, 83 ter et 83 quater) font actes de candidatures auprès de la commission nationale d inscription des AGC. Tous les candidats doivent satisfaire à quatre conditions : - n'avoir fait l objet d aucune sanction disciplinaire ; - avoir suivi un stage de formation organisé par l Ordre ; - être inscrit au tableau depuis au moins cinq années ; - avoir fait l objet d un contrôle de qualité sans observation. 4
Eu égard aux particularités structurelles des AGC, certains de leurs directeurs et cadres peuvent être désignés par la commission nationale d inscription pour compléter le collège des contrôleurs afin d effectuer des contrôles structurels, sous réserve que les AGC dont ils sont issus aient bénéficié d un contrôle préalable. Les contrôleurs sont désignés pour une période de trois ans renouvelable. Quelle est l étendue du contrôle? «Le contrôle de qualité a pour but de s assurer de l adéquation des travaux du professionnel inscrit à l ordre et du fonctionnement de sa structure d exercice à l ensemble des normes et règles en vigueur, compte tenu des usages de la profession. A cette fin, il comporte deux phases complémentaires : l analyse des modalités de fonctionnement de la structure d exercice professionnel, de son organisation ainsi que des systèmes et des procédures mises en place (contrôle dit structurel) ; l appréciation de l application des diligences et des normes professionnelles par le professionnel inscrit en examinant par sondages ou épreuves les dossiers de travail correspondant à des missions sélectionnées (contrôle dit technique). Le contrôle de qualité est mené par référence aux règles et normes en vigueur au moment de l exercice des missions et aux usages de la profession.» (Article 404 de l arrêté du 3 mai 2012) Quelle est la périodicité des contrôles? «Une structure ou un professionnel inscrit à l ordre ne peut être contrôlé qu à l issue d une période de trois ans après la fin du contrôle précédent. Lorsque le président du conseil régional ou de la Commission nationale d inscription décide qu une structure doit subir un nouveau contrôle afin de s assurer que les observations contenues dans le rapport des contrôleurs ont été suivies d effet, le contrôle ne peut intervenir qu à l issue d une période d un an minimum.» (Article 440) 5
Peut-on récuser les contrôleurs? «La structure ou le professionnel inscrit à l ordre, informé d un contrôle de qualité, a le droit de récuser le ou les contrôleurs désignés. La récusation peut s opérer pendant une période de trente jours à compter de la réception de la lettre d information du contrôle et du ou des noms des contrôleurs désignés pour ce contrôle. La récusation doit être formulée par lettre adressée au président du conseil régional dont dépend le contrôlé ou au président de la Commission nationale d inscription si elle est demandée par une association de gestion et de comptabilité. Le président de l instance concernée informe la structure ou le professionnel de la suite réservée à sa demande.» (Article 439) Quelles sont les obligations des contrôleurs? Dans l exercice de sa mission, le contrôleur est soumis à un ensemble d obligations qui vise à assurer : la qualité de l examen et des recommandations qui peuvent être faites ; la confidentialité de la procédure ; l indépendance du contrôleur. A cet égard, le contrôleur est soumis à l ensemble des textes régissant l Ordre et, en particulier, il est tenu au secret pour toutes les informations dont il a connaissance dans sa mission. Il ne peut faire état de ses observations et conclusions que dans le rapport de contrôle. Il ne doit aussi assumer aucune fonction, ni avoir détenu aucun intérêt dans le cabinet qu il contrôle. Pendant une période de trois années, à compter du début du contrôle, il lui est 6
interdit d accepter directement ou indirectement une mission d un client du ou des bureaux qu il a contrôlés, sans l accord express du confrère concerné. Cette interdiction ne s applique pas aux contrôleurs chargés des contrôles structurels des cabinets à implantations multiples ou de l association de gestion et de comptabilité qui n effectuent pas le contrôle technique des dossiers du cabinet ou de l association de gestion et de comptabilité. (Article 417 de l arrêté du 3 mai 2012) Quelles sont les obligations des contrôlés? (Article 438) «La structure ou le professionnel inscrit à l ordre retenu pour un contrôle de qualité s engage à mettre à la disposition des contrôleurs, au siège de la structure d exercice professionnel ou du bureau concerné, l ensemble des pièces et des documents nécessaires au contrôle et à leur fournir toutes explications utiles.» 7
LE DEROULEMENT DU CONTROLE Le contrôle de qualité comporte plusieurs phases : Contrôle structurel : (Article 432) Ce contrôle est diligenté par la Commission nationale d inscription. Le cabinet retenu reçoit 60 jours au moins avant la date prévue du contrôle : une lettre d information lui demandant de confirmer l adresse internet qui sera utilisée pour la suite des échanges, puis, un questionnaire préparatoire est envoyé par internet, l objet est de recueillir un ensemble d informations relatives à l organisation de l AGC ainsi qu à la nature des missions qui y sont exercées. L essentiel des rubriques prévues par le questionnaire pourra être renseigné sans difficulté. Un certain nombre de questions peuvent toutefois demander des recherches plus élaborées. Le travail de préparation, effectué par les contrôleurs à partir d'un questionnaire correctement renseigné, facilitera un dialogue plus riche d enseignements et d expérience partagée, lors du contrôle. Le questionnaire rempli doit être retourné à la Commission nationale d inscription, dans les 30 jours de sa réception. L AGC est informée du nom des contrôleurs qui vont venir faire le contrôle sur place. Le contrôle étant mené en binôme, un rapporteur est nommé pour piloter la mission. Le contrôle structurel se déroule au siège de l AGC. Un projet de note de synthèse est établi et une procédure contradictoire est mise en œuvre entre le responsable de la structure et les contrôleurs.(article 431 de l arrêté du 3 mai 2012) 8
Le rapporteur communique à la Commission nationale d inscription la note de synthèse finale tenant compte des observations éventuelles du responsable de la structure. Cette note est signée par l ensemble des contrôleurs et par le contrôlé. (Article 432 de l arrêté du 3 mai 2012) Après réception de la note de synthèse finale, le président de la Commission nationale d inscription établit une note de conclusions et l adresse au représentant légal de l association de gestion et de comptabilité et la transmet aux présidents des conseils régionaux concernés pour engagement des contrôles techniques et au président de la commission qualité du conseil supérieur pour information. (Article 432 de l arrêté du 3 mai 2012) Contrôle technique : (Article 433 d arrêté du 3 mai 2012) Ce contrôle est mise en œuvre par les conseils régionaux qui définissent le calendrier des contrôles techniques et prennent en charge les coûts de leur réalisation. La Commission nationale d inscription est informée de ce calendrier. Sur la base des informations transmises par la Commission nationale d inscription (note de synthèse du contrôle structurel), ils conduisent les contrôles techniques des professionnels inscrits et exerçant dans les implantations de leurs régions. Un questionnaire structurel allégé est envoyé aux implantations secondaires en complément d information. La note de synthèse du contrôle technique établie par les contrôleurs est envoyée, après procédure contradictoire, au Président du conseil régional qui rédige une lettre de conclusion adressée au professionnel contrôlé et au représentant légal de l association de gestion et de comptabilité ainsi qu à la Commission nationale d inscription, qui pourra demander toute information complémentaire essaire à l appréciation des conclusions présentées. Conclusion du contrôle de qualité : (Article 434) 9
Le Président de la Commission nationale d inscription conclut le contrôle de qualité de l AGC en reprenant les conclusions du contrôle structurel et des contrôles techniques en y adjoignant éventuellement des observations précisant si nécessaire les suites à donner. Une copie de la lettre de conclusions adressée à l association de gestion et de comptabilité est envoyée au président du conseil régional dans le ressort duquel est inscrite la structure. Le cas échéant, le président de la Commission nationale d inscription peut saisir la commission de discipline dans les conditions prévues par l article 49 bis de l ordonnance du 19 septembre 1945. Le contrôle de qualité est un moyen de faire un état des lieux de votre cabinet. C est une source d amélioration de la qualité globale. Il doit vous permettre de faire le point sur tous les outils que le Conseil Supérieur met à votre disposition pour vous apporter des solutions pratiques. Vous trouverez auprès de votre Conseil Régional et du Conseil Supérieur de nombreuses informations ainsi que sur les sites de vos institutions. Nous vous rappelons celui du conseil supérieur : www.experts comptables.fr Vous trouverez, accessibles avec votre identifiant, de nombreuses informations sur les normes professionnelles, des exemples de lettres de missions. Vous trouverez aussi en téléchargement gratuit le guide du contrôle de qualité (partie privée, exercice professionnel, contrôle de qualité) COMMENT REMPLIR LE QUESTIONNAIRE EXCEL ENVOYE PAR LE CONSEIL REGIONAL? Le Conseil Régional vous a envoyé un fichier Excel que vous devez remplir de façon complète et renvoyer à votre Conseil Régional par mail avec ses annexes. Ce fichier Excel va servir de base à votre contrôleur. Afin que celui ci puisse ajouter ses propres remarques, vos réponses seront verrouillées avant l envoi du questionnaire au contrôleur. Nous vous demandons de ne pas apporter de changement au fichier (onglet ou ligne) Si vous souhaitez apporter des précisions sur des points non prévus dans le questionnaire, merci de faire une note annexe. 10