TD N 2 : Excel notions de base 1. Introduction Excel est un tableur conçu par Microsoft pour faciliter les créations de tableaux chiffrés avec calculs. Un tableur est un logiciel utilisé pour réaliser des travaux statistiques, comptables, financiers ou administratifs. Il permet donc de créer facilement des graphiques (histogrammes, camemberts...) à partir de tableaux de valeurs. Les éléments qui composent l'écran d'excel se présentent comme suit : La barre menu : On retrouve toutes les commandes de l'application dans ce menu. Les barres d'outils : Affiche les commandes les plus souvent utilisées. La barre formule permet de voir et de modifier le contenu des cellules; que ce contenu soit du texte, des chiffres ou des formules. Une cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne. Elle peut recevoir des données numériques ou alphanumériques, des formules de calcul, des commentaires. Une cellule active est une cellule qui apparaît en surbrillance à l'écran. C'est la cellule "en service" dans laquelle vous travaillez Une feuille de calcul est constitué de lignes (numérotées à l'aide de chiffres) et de colonnes (numérotées à l'aide de lettres). elle peut contenir jusqu'à 65536 lignes et 256 colonnes, soit plus de 17 millions de cellules. Un classeur et un ensemble de feuilles de calcul stockées dans un même fichier, chaque feuille de calcul étant repérable par son nom (FEUIL 1, FEUIL 2 par défaut). 1
2. La mise en forme des cellules à l'aide du menu Format Nous allons maintenant apprendre comment modifier l'affichage des différents aspects qui constituent la mise en forme : l alignement des données; la police des caractères; les bordures; les motifs, la largeur et hauteur des lignes et colonne. Vous pouvez appliquer de la mise en forme courante directement à l'aide de la Barre d'outils "Mise en forme". Il suffit simplement de sélectionner d'abord les cellules à mettre en forme. Sinon vous pouvez grâce à la boîte de dialogue Format de Cellule modifier le format des cellules. Autrement dit après la saisie des données et formules vous pouvez facilement en modifier leur mise en forme par le menu Format /Cellule. Le choix pour la mise en forme dans Excel est très vaste. Cependant le principe est relativement simple. Avant de mettre en forme des données il faut impérativement sélectionner les cellules respectives. Ensuite il suffit de choisir les options de mise en forme souhaitées (p. ex. Police Arial Gras italique taille 14) Tableau résumant les manipulations à entreprendre pour la mise en forme des données : Changer apparence, taille, couleur, format ou attributs des données : Texte en gras, italique ou souligné: Format/Cellule/Police. Format/Cellule/Police. Changer la police et sa taille : Alignement horizontal ou vertical : Orientation du texte : Fusionner des cellules et centrer un titre : Modifier l'affichage des nombres (c'est-à-dire ajouter "$", "%", espaces de milliers) : Augmenter ou réduire le nombre de décimales : Bordures intérieures ou de contour: Couleur de remplissage : Couleur de caractères : Modifier une largeur de colonne : Modifier une hauteur de ligne : Format/Cellule/Alignement. Format/Cellule/Alignement. Format/Cellule/Alignement, choisir Fusionner les cellules. Format/Cellule/Nombre. Format/Cellule/Nombre, selon la Catégorie, modifier le Nombre de décimales, et le symbole. Format/Cellule/Bordure. Format/Cellule/Motifs. Format/Cellule/Police/Couleur. Format/Colonne/Largeur ou, placer le pointeur de la souris entre 2 en-têtes, le faire glisser lorsqu'il devient une double flèche. Format/Ligne/Hauteur ou, avec la souris, élargir l'en-tête de la ligne. Sélection * Sélection d'une cellule: - Cliquer sur la cellule à sélectionner 2
*Sélection d une plage de cellules - Pointer sur la 1ère cellule à sélectionner - Maintenir le bouton de la souris enfoncé et faire glisser sur les autres cellules à sélectionner. * Sélection des cellules non adjacentes : - Sélectionner la 1ère cellule - Maintenir la touche contrôle (CTRL) enfoncée puis cliquer sur la cellule ou les cellules à sélectionner. * Sélection d une ligne ou d une colonne : - Cliquer sur le numéro de la ligne ou la tête de la colonne. * Sélection de toute la feuille de calcul: - Cliquer sur la case du coin située au dessus de la 1ère ligne et à gauche de la colonne A de la feuille de calcul. 3. Exercice 1 1- Sur un nouveau classeur, (Le nouveau classeur s affiche par défaut. Il contient trois feuilles de calcul. Dans le cas où il n apparaît pas, la commande Fichier/nouveau crée un nouveau classeur.) 2- Saisissez les textes «relevé des ventes» dans la cellule A3, «du 1 er semestre 1996» dans la cellule A4, «Mois»en A5, «Montant des ventes» en B5, «pourcentage» en C5 et «Total» en D5. 3- Enregistrer votre classeur sous votre nom. La commande Fichier/enregistrer sous... permet d'enregistrer le classeur au niveau de l emplacement choisi. Notez-bien à quel endroit vous l'avez enregistré (unité disque, arborescence). Ce n'est pas à l'enseignant de le savoir à votre place! 4- Donner le nom «ventes» à la feuille en cliquant deux fois sur l onglet «feuil». 5- Entrer le nom du mois de janvier en A6. Recopier cette cellule jusqu à A11 ((pour recopier : sélectionner la cellule à recopier, pointer le carré en bas à droite de la cellule sélectionnée, le curseur prend la forme + cliquez et faites glisser). Il s agit de la recopie incrémenté qui s applique aussi aux jours, dates, mois, heures, et permet un gain de temps considérable. 6- Entrer les montants des ventes d après le tableau ci contre : Janvier 1320,10 Février 982,00 Mars 1472,00 Avril 1445,00 Mai 824,00 Juin 1000,00 6 - Enregistrer à nouveau les modifications apportées à votre classeur. 7- Donner à la colonne A la largeur 5 (commande «Format/ Colonne/ Largeur»). Ajuster automatiquement la largeur de cette colonne (commande «Format/colonne/Ajustement automatique»). 8- Donner la largeur 20 à la colonne B et 12 à la colonne C. 3
10- centrer tous les titres des colonnes et les mettre en gras. 11- Donner aux nombres le format d un montant en euros (commande «format/cellule, onglet «Nombre»puis monétaire )mettre le symbole de l euro et nombre de décimales = 2 12- Donner au titre une taille de 12 points, le mettre en gras, en Times New Roman et en rouge. 13- Centrer le titre sur les 3 colonnes A, B, C (sélectionner les cellules A3, B3, et C3 et cliquer sur Format/Cellule/Alignement choisir dans la liste d alignement du texte /Horizontal l option «centrer sur plusieurs colonnes»).faire de même pour la seconde ligne de titre. 14- Décaler la ligne 7 en insérant une ligne supplémentaire (commande : Cliquer sur le numéro de la ligne à décaler puis dans le menu Insertion, choisir lignes). 15- Supprimer cette ligne que vous venez d insérer (sélectionner la ligne, ensuite dans le menu Edition choisir supprimer) Remarque : L effacement et la suppression sont deux manières pour vider le contenu des cellules d une feuille de calcul. - En effaçant une cellule, on efface son contenu, ses formats, ses commentaires ou tous à la fois, mais la cellule elle même ne disparaît pas de la structure de la feuille de calcul; - Par contre en supprimant une cellule, celle-ci disparaît de la structure de la feuille. Cette différence est très importante parce qu on obtient des données erronées si on supprime cellule utilisée dans une formule au lieu de l effacer. 16- Tracer une ligne simple entre les montants et le total (commande «Format /cellule», onglet «Bordure»).ou à partir de la barre d outil. 17- Tracer un cadre autour de tout le tableau et des colonnes en rose. 18 -Ombrer la ligne total et le titre (commande «Format/cellule», onglet «Motif», choisir la couleur gris clair). 19- Enregistrer à votre classeur. 20- Inscrivez vos noms en en-tête (commande «Fichier/Mise en page», onglet «en tête /pied de pages», choisir «pied de page personnalisé»). 21- Supprimez l impression du quadrillage (commande «Fichier/Mise en page», onglet «Feuille», supprimer sélection «Quadrillage»). Quelques manipulations à retenir Pour la recopie et le déplacement d une plage de cellule il suffit de : sélectionner la cellule ou la plage de cellules à copier ou à déplacer, choisir Copier ou couper du menu Edition, placer le pointeur là où on veut copier ou déplacer, Choisir Coller du Menu Edition. 4. Les formules de calcul Une formule commence toujours par le signe = Elle comprend : Des valeurs 2. Des opérateurs + - * / ^ Des références à d autres cellules, exemple =D1 + D2 / 2 signifie «additioner les contenus des cellules D1 et D2 et divisez le par 2. Des parenthèses, pour imposer un ordre dans le calcul. Cela s'applique lorsqu'on a plusieurs opérateurs arithmétiques, exemple =(D1*D2) - (D4*D5). Pour débuter l entrée d une formule on commence toujours par frapper le signe = après avoir bien sur une 4
sélectionné la cellule où doit être la formule. Pour introduire une référence dans une formule, on clique sur la cellule concernée. 4.1 Exercice 1. cliquant deux fois sur l onglet «feuil 2» et donner le nom «Exercice 2» à la feuille. 2. Entrer en cellule D5 la valeur 5, en D6 la valeur 7, en D7 la valeur 13. Entrez en D8 une formule qui calcule la somme des trois valeurs. 3. Saisir le tableau E F 1 X 14 2 Y 24 3 Somme 4 Différence.. 5 Produit.. 6 Division.. 4. Remplacez les «..» à l aide de formule de calcul 5. Changer les valeurs de X et de Y ( X=25 et Y=31). Que se passe t il? 6. Nommer l onglet «feuil 3» «Exercice 3». 7. Saisir ce tableau Le numéro de chaque mois est mis en colonne A, sa duré en colonne B, à partir de B2). 8.Calculez par une formule de calcul en B14 le nombre total de jours de l année. 9.Calculer sur la colonne C pour chaque mois le nombre de jours déjà écoulés entre le 1 janvier et le début du mois. (Après avoir fait la formules adéquate C2 vous pouvez la recopier en faisant un cliquer- glisser sur le coin droit du sélecteur de cellule vers le bas du tableau pour faire toutes est les autres formules. ) 5
A B C 1 Mois J Cumul 2 1 31 0 3 2 28 31 4 3 30 59 5 4 31 6 5 30 7 6 31 8 7 31 9 8 31 10 9 30 11 10 31 12 11 30 13 12 31 365 4.2 Nommer des cellules et des plages de cellules Pour faciliter la lecture des formules, Excel offre la possibilité de nommer des cellules ou des plages de cellules. Il est plus simple de donner un nom à la cellule ou à la plage de cellules que vous utilisez souvent dans les formules. 1. Pour définir un nom, sélectionnez la ou les cellules à nommer et utilisez la commande Nom - Définir... du menu Insertion, une boîte de dialogue apparaît, 2. Tapez le nom et OK : Enregistrez votre fichier. Appelez l'enseignant pour vérifier votre travail avant de partir. 6