MANUEL D INSCRIPTION Pour que tout se déroule bien Points à souligner : Marche à suivre simple pour les bénévoles de première ligne Conseils utiles pour le bon déroulement des inscriptions Procédures post-événement Dans ce numéro Les intervenants dans le processus Échéancier 3 2 Organiser une Journée Terry Fox requiert beaucoup d énergie, d enthousiasme et de dévouement. Cela demande également de prêter une attention toute particulière à certains détails pendant l inscription le jour de l événement. Le jour J, il y a tellement de choses auxquelles il faut penser qu on néglige parfois les inscriptions dans l excitation du moment. Pourtant, une inscription bien organisée est essentielle au succès de la Journée. Cela permet aux participants, à votre comité et à vousmême d apprécier la journée. Le présent manuel d inscription est destiné à votre coordonnateur des inscriptions et aux bénévoles qui l assisteront. À cette étape-ci, si vous n avez ni coordonnateur ni bénévole, vous avez déjà un gros problème! Blague à part, nous croyons qu il est primordial que chaque site tenant une Journée Terry Fox ait un bénévole qui ne s occupe que de l organisation et de Inscriptions LA JOURNÉE TERRY FO Pour la recherche sur le cancer la gestion de l inscription le jour de l événement. Vous devez avoir un assistant pour superviser l inscription, répondre aux questions à mesure qu elles surviennent, régler les problèmes et dresser le bilan à la fin de la journée. Ce nouveau manuel est en cours d élaboration. Donc toute rétroaction ou commentaire sera grandement appréciés. Les indispensables pour les inscriptions L inscription étape par étape Options 1 à 4 du formulaire 5-7 Procédures postévénement 3 4 8 Pourquoi c est important Toutes les fois que l argent passe de main en main pendant un événement caritatif, il faut que cela se fasse de façon organisée et méthodique. La moindre négligence, telle que documents bâclés ou argent perdu, peut ternir sérieusement la réputation de la Journée Terry Fox, de la Fondation et même la vôtre. Nos participants sont en droit de s attendre à une Journée bien organisée, de sorte que l accueil et les inscriptions se fassent rapidement et facilement. Si la confusion règne aux tables d inscription, les gens s inquièteront du bon fonctionnement de l organisation dans son ensemble et ils ne participeront plus aux événements. Tous doivent être bien préparés pour la Journée Terry Fox.
PAGE 2 MANUEL D INSCRIPTION Coordonnateur des inscriptions À première vue, le coordonnateur des inscriptions ne semble peut-être pas jouer le rôle le plus prestigieux du comité, mais le jour de l événement, il en devient l élément le plus important. La personne qui occupe ce poste doit être suffisamment organisée pour coordonner un grand nombre de bénévoles, suffisamment perspicace pour prévoir les problèmes qui pourraient survenir et suffisamment convaincante pour obtenir des dons pour les articles accessoires. Le coordonnateur des inscriptions est responsable de la gestion de toutes les formalités découlant de l événement : des formulaires d inscription aux fiches de promesses de don, sans oublier tous les dons reçus (chèques, billets de banque et pièces de monnaie). Nous avons remarqué que les personnes qui ont une expérience dans le domaine financier, comme les caissiers de banque et les comptables, font d excellents coordonnateurs puisqu ils comprennent l importance d avoir un bilan équilibré et de gérer l argent avec soin. LES FONCTIONS ET LES TÂCHES INCLUENT : Fournitures pour les inscriptions Solliciter les individus et les entreprises locales pour qu elles offrent toutes les fournitures nécessaires pour les inscriptions. Gestion des bénévoles Prévoir le nombre de préposés aux inscriptions dont vous aurez besoin le jour de l événement et établir leur horaire. Communiquer avec les anciens bénévoles. Recruter de nouveaux bénévoles si nécessaire. Formation des bénévoles Programmer une séance de formation sur l inscription et déterminer l endroit où elle se tiendra. Rappeler les préposés aux inscriptions pour confirmer leur présence. Préparer une présentation qui aborde les questions ayant trait à leur rôle. L équipe responsable des comptes Prévoir des bénévoles qui travailleront avec vous pour faire le rapprochement après l événement. Suivre les procédures post-événement prescrites par le bureau provincial (voir la dernière page). Fournir toutes les statistiques financières finales de l événement demandées par le bureau provincial. (à l aide du rapport post-événement fornit par le bureau provincial) Déposer l argent et les chèques à la banque et joindre le reçu aux autres documents justificatifs. Il est essentiel que la préparation du document «rapport post événement» soit faite et sousmis dans les plus brefs delais. Lettres de remerciement Envoyer une lettre de remerciement à tous les bénévoles et donateurs qui ont contribué au bon déroulement de l inscription. Le rôle des préposés aux inscriptions pendant (et avant) l événement est essentiel au succès de la Journée. Les préposés constituent l image publique de votre Journée Terry Fox locale : ce sont eux qui accueillent les participants, leur souhaitent la bienvenue et font en sorte que ceux-ci se sentent appréciés. Ce rôle ne doit pas être pris à la légère, nous avons besoin de nos bénévoles les plus enthousiastes et les plus doués pour assumer ce rôle! Les fonctions et les tâches incluent : Préposés aux inscriptions 1. Assister à la séance de formation. 2. Être à l heure et bien préparé le jour de l événement (apporter tout article nécessaire, c.-à-d. calculatrice, agrafeuse et autres). 3. S occuper de l inscription de chaque participant avec attention et minutie. Ne pas hésiter à poser des questions. 4. Manipuler les dons avec soin selon les consignes données par le coordonnateur des inscriptions. 5. Vérifier que tous les documents soient dûment remplis et exempts d erreur à la fin du quart de travail.
MANUEL D INSCRIPTION PAGE 3 Échéancier et formation À titre de coordonnateur des inscriptions, vous pourriez être tenté d attendre la semaine précédant la Journée Terry Fox pour accomplir un grand nombre de vos tâches. Attention, ce serait jouer avec le feu! Si vous confiez l inscription à des novices ou à des personnes non formées, vous pourriez être obligé de passer plusieurs heures à tout démêler à la fin de la Journée. Pire encore, certains problèmes ne sont jamais résolus et c est alors le bureau provincial qui en écope. Combien de préposés aux inscriptions? Le nombre de participants aux Journées Terry Fox peut varier de 12 à 5 000. Rare sont ceux qui s inscrivent à l avance, presque tous se présentent au moment de l ouverture officielle! Cela rend difficile l estimation du nombre de bénévoles nécessaires pour les inscriptions. Nous suggérons de vous baser sur un ratio de 1:25, c est-à-dire un préposé aux inscriptions pour 25 participants. Plus la journée avancera, moins de préposés seront nécessaires puisque le nombre de nouveaux participants diminuera. Nous vous suggérons l échéancier de rencontres suivant; il contribuera au bon déroulement de l inscription. Juillet Rencontrez l organisateur local de la Journée Terry Fox pour discuter des besoins relatifs aux inscriptions le jour de l événement. Passez en revue les problèmes survenus lors des années précédentes (renseignez-vous auprès du bureau provincial) et veillez à ce qu on prête une attention particulière aux éléments suivants : nombre de tables et de chaises nécessaires emplacement du point d inscription signalisation solution de rechange en cas de mauvais temps (pluie) formulaires d inscription en quantité suffisante commande de tous les articles indispensables (voir encadré) boîte scellée ou coffret de sûreté pour les fonds recueillis Les indispensables pour les inscriptions Une fois de plus, être bien préparé est la clé du bon déroulement de la Journée. Après consultation auprès d un bon nombre d organisateurs, nous croyons avoir établi la liste par excellence des indispensables pour les inscriptions. Formulaires d inscription préimprimés Feuilles de consignes pour les préposés aux inscriptions Stylos (deux pour chaque préposé) Agrafeuses, agrafes et dégrafeuse Calculatrices, calculatrice imprimante Sacs à fermeture à glissière (Ziplock) ou enveloppes n o 10 (un pour chaque formulaire d inscription) Cartes routière Feuilles de commandites Certificats de participation Sceaux de participation Enseignes Ruban à masquer et surligneurs Fin août début septembre Programmez une séance de formation pour tous vos bénévoles. Tenez-la à un moment qui convient à tous : 18 h 30 ou 19 h, en semaine. Durée de la séance : une heure. Montrez, si possible, des exemples de formulaires réels et utilisez un rétroprojecteur. Les sujets à traiter : Qu est-ce qu un formulaire d inscription? Qu est-ce qu une fiche de promesses de don? Les trois scénarios d inscription les plus courants Comment bien remplir le formulaire d inscription TERRY FO AU TRAVAIL Lors de votre Journée Terry Fox locale il se peut que vous puissiez rencontrer sur votre site des participants qui font partie du programme Terry Fox au travail. Cela aiderait beaucoup si vous pouviez les rappeler d inscrire leur nom Terry Fox au travail et leur numéro de site Terry Fox à l endroit prévu à cette fin sur le formulaire d inscription. N hésitez pas à demander aux bénévoles d apporter leurs propres fournitures (calculatrices, agrafeuses, etc.)
PAGE 4 MANUEL D INSCRIPTION Consignes pour les inscriptions Ce pourrait être une bonne idée de remettre une photocopie de cette page à tous les préposés aux inscriptions le jour de l événement afin qu ils puissent s y référer. Une inscription simple, étape par étape 1) Souriez. Accueillez les participants avec un «Bonjour» chaleureux. 2) Demandez aux participants de remplir la partie concernant les informations personnelles sur le formulaire d inscription : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel. 3) Expliquez-leur les quatre options qui apparaissent sur le formulaire d inscription : Option 1 : Faire un don personnel le jour de l événement (sans feuille de commandite) Option 2 : Remettre tous les dons collectés et les fiches de promesses de don. Option 3 : Remettre la fiche de promesses de don et les dons plus tard, mais obtenir l autorisation de procéder ainsi. Option 4 : Collecte de dons par l entremise de promesses de don en ligne. Veillez à ce que les participants remplissent la case correspondant à leur option. Selon l option, si on vous remet des billets de banque, chèques ou pièces de monnaie, insérezles dans un sac à fermeture à glissière ou une enveloppe que vous agraferez ensuite avec le formulaire d inscription et/ou la fiche de promesses de don. 4) Demandez aux participants de répondre aux questions relatives à la Journée Terry Fox. Veiller à ce qu ils signent le formulaire d inscription. 5) Il faut faire remplir un formulaire à chacun des participants. ** Seule exception : les familles. Dans un tel cas, un seul membre de la famille remplit le formulaire d inscription, mais il doit inscrire combien de membres de sa famille participent à la Journée (sur la ligne à côté du numéro de téléphone). 6) Demandez aux participants d écrire lisiblement car nous nous référons aux formulaires d inscription pour délivrer les reçus aux fins de l impôt. 7) Veillez à ce que les sommes soient écrites clairement, en séparant les dollars et les cents par une virgule. ** Il est déjà arrivé qu on confonde 2 $ avec 200 $ parce que la somme n était pas écrite assez clairement. 8) Pour les participants qui font partie d un événement Journée Terry Fox au travail, une ligne a été prévue au haut du formulaire pour qu ils y inscrivent le nom de leur événement Journée Terry Fox au travail ainsi que leur numéro. Renonciation : Il est très important que chaque participant signe le formulaire d inscription car la signature sert de renonciation en cas d accident et dégage ainsi la Fondation et ses bénévoles de toute responsabilité. Chèques : Les chèques doivent être libellés à l ordre de «La Journée Terry Fox» ou à «La Fondation Terry Fox». Veuillez vérifier qu ils ne sont pas libellés à l ordre du participant. Assurer la verification de chaque chèque: Date Signature Montant du don: montant en letter et le montant en chiffres: Sont-ils bien inscrits, et sont-ils pareilles? Nom et addresse inscrits sur le chèque * S il s avère que l inscription est trop occupée et que la vérification des chèques sur le site n est pas possible, s assurer de le faire avant de faire le dépot à la banque. Il est bien plus facile de faire corriger un chèque sur place que de l envoyer au donateur pour le faire corriger. Des reçus pour fins d impôt seront automatiquement envoyés par la poste pour les dons de 20$ et plus. Il n est pas possible de reçevoir un reçu par courriel.
MANUEL D INSCRIPTION PAGE 5 OPTION 1 Cette option s adresse à tous les participants qui font un don personnel le jour de l événement; ils n ont pas de fiche de promesses de don faites par d autres donateurs,et ils n ont pas inscrits leur don sur leur feuilles de promesses de de don (les participants qui auront inscrits leur don sur la feuille de promesses de don devront cocher «Option 2 du formulaire d inscription). Il est très important que les formulaires d inscription soient remplis au complet et lisiblement, car les reçus aux fins d impôt sont émis à partir des renseignements qui y sont inscrits. 1. Vérifiez si le montant remis correspond à celui inscrit sur le formulaire d inscription. 2. Insérez le don dans un sac ou une enveloppe puis scellez-le. 3. Agrafez le sac, l enveloppe ou les chèques au recto du formulaire d inscription. Indiquer le montant d argent comptant et les chèques dans l espace prévu à cette fin au bas de la page. Montréal Qc H0H H0H SR5373@hotmail.com Option 1 ou Option 2? Je me suis commandité et j ai inscris l information sur ma feuille de promesses de dons. Il s agit d un option 2. Cochez Option 2 sur le formulaire d inscription. Je n ai pas de feuilles de promesses de dons et je fait un don personel Il s agit d un option 1. cochez Option 1 sur le formulaire d inscription. 25 Il serait aidant que les participants respondent à ces 3 questions. S Vérifiez si le montant est clairement indiqué sur la ligne et si la case «Remis» est bien cochée. 25
MANUEL D INSCRIPTION PAGE 6 OPTION 2 Cette option s applique à tous les participants qui remettent, le jour de l événement, leurs fiches de promesses de don ainsi que les fonds recueillis. Ceci inclut les gens qui auront iscrits leurs dons personel sur leurs feuilles de promesse de dons. Ils doivent avoir complètement collecté les sommes promises. Nous n acceptons pas les fiches de promesses de don si seulement une partie des fonds a été collectée. 1) Vérifiez si le montant remis correspond au montant total des fiches de promesses de don. 2) Signer la feuille de promesse de dons sur la ligne «Autorisation du responsable de la journée» 3) Insérez les dons dans un sac ou une enveloppe puis scellez-le. 1. Agrafez les chèques, le sac ou l enveloppe au devant du formulaire d inscription. Indiquer le montant d argent comptant et les chèques dans l espace prévu à cette fin au bas de la page. OPTION 3 Cette option s applique à tous les participants qui prévoient recueillir des promesses de don, mais qui ne les remettent pas le jour de l événement. Le participant apportera sa fiche de promesses de don pour obtenir l autorisation de procéder ainsi (voir au bas de la fiche de promesses de don). N oubliez pas d y inscrire votre numéro de site. 1) Calculez les montants estimés sur les fiches de promesses de don. 2) Signez les fiches de promesses de don à la ligne d autorisation du site. 3) Redonnez les fiches de promesses de don au participant. Montréal Qc H0H 0H0 SR5373@hotmail.com Montréal Qc H0H 0H0 SR5373@hotmail.com 100 100 S S 100 Veillez à ce que les fiches de promesses de don nous soient remises avec les fonds. Si par mégarde elles sont redonnées au participant, le bureau provincial ne pourra pas délivrer de reçus aux fins d impôt aux donateurs. Veillez à ce que les informations au sujet du participant soient complètes. Elles serviront à l envoi du courrier l année prochaine. S assurer que les feuilles de promesse de dons sont complètes, que le numéro de site y figure au deux endroits specifiés et qu elle soit signée par le responsable de la journée.
PAGE 7 MANUEL D INSCRIPTION OPTION 4 EN LIGNE Montréal Qc H0H 0H0 SR5373@hotmail.com Cette option s applique à tous les participants qui ont collecté des fonds à l avance par des promesses de don en ligne par l entremise du site Web de la Fondation Terry Fox. Les participants devraient apporter le formulaire d inscription qui leur a été envoyé par courriel par la Fondation et sur lequel est indiqué, dans la case de l option 4, le montant de leur collecte en ligne. S 155 1) Si le participant a apporté son formulaire d inscription en ligne : vérifiez qu il est bien signé et conservez-le pour vos dossiers de la Journée. 2) Si le participant n a pas apporté son formulaire d inscription en ligne : demandez-lui d en remplir un et de remplir la case de l Option 4. AUTRE SCÉNARIO POSSIBLE Il peut arriver que des participants déclarent avoir collecté des fonds de plus d une façon. Par exemple, ils peuvent avoir recueilli des dons en ligne (Option 4) et également avoir utilisé une fiche de promesses de don sur support papier. De fait, ils peuvent combiner l une ou l autre des trois premières options avec l option 4. Montréal Qc H0H 0H0 SR5373@hotmail 1) Exécutez les consignes précédentes relatives aux options 1, 2 ou 3, selon le cas. 2) Séparez ces formulaires d inscription des autres lorsque vous les enverrez au bureau provincial. 3) Inscrivez les montants collectés sous les options appropriées dans le rapport post-événement. 75 175 S 75
MANUEL D INSCRIPTION PAGE 8 Procédures post-événement Les données financières suivantes doivent être incluses dans le rapport postévénement dans les sections Finances et Administration. La journée Terry Fox est maintenant terminée, mais avant de pouvoir reposer votre cerveau fatigué, vous devez mettre tous les documents relatifs à l inscription en ordre et faire le compte de tous les fonds reçus. C est la partie la plus importante de votre travail car elle demande de gérer et de mettre en lieu sûr les fonds remis par les participants. Dès que vous aurez expédié les documents et les fonds au bureau provincial, vous pourrez alors vous reposer! Utiliser la version brouillion du rapport post-événement et une fois le compte terminé et balancé inscrire le tout sur le rapport à trois copies. Les étapes sont simples. Suivez-les et tout ira bien. 1) Au cours de la journée, vous aurez ramassé régulièrement les formulaires d inscription, les fiches de promesses de don et les fonds auprès de vos préposés aux inscriptions. Vous devez maintenant vérifier qu il ne reste plus rien sur aucune des tables d inscription et que tous les bénévoles vous ont remis leurs documents. 2) Commencez par séparer les formulaires d inscription en six groupes : a) Formulaires d inscription avec Option 1 : ceux qui ont fait un don personnel lors de l événement. b) Formulaires d inscription avec Option 2 : ceux qui ont remis leur fiches de promesses de don ainsi que tous les dons, leur collecte étant terminée. c) Formulaires d inscription avec Option 3 : ceux qui prévoient recueillir des promesses de don et remettre les fonds ultérieurement. d) Formulaires d inscription avec Option 4 : ceux qui ont recueilli des promesses de don en ligne. e) Les formulaires d inscription dont aucune case d option n est remplie (aucune espérons-le). f) Les formulaires d inscription dont plus d une case d option est remplie. 3) Pour chaque formulaire du groupe a), détachez le don et vérifiez que le montant inscrit sur le formulaire correspond à celui qui se trouve dans le sac ou l enveloppe. Séparez les chèques de l argent en espèces. Calculez la somme totale des dons pour l OPTION 1. 4) Pour chaque formulaire du groupe b), détachez le don. Veillez à ce que les fiches de promesses de don ne se détachent pas du formulaire ne les séparez pas. Vérifiez que le montant inscrit sur le formulaire correspond à celui qui se trouve dans le sac ou l enveloppe. Séparez les chèques de l argent en espèces. Calculez la somme totale des dons pour l OPTION 2. 5) Pour le groupe c), calculez la somme totale estimée des promesses de don à venir après l événement OPTION 3. 7) Pour le groupe d), calculez la somme totale estimée des promesses de don collectées en ligne OPTION 4. 8) Attachez chaque groupe à l aide d une bande élastique ou d un pince-notes. Insérez le tout (si possible) dans l enveloppe pour les inscriptions remise aux organisateurs de Journée Terry Fox. Utilisez d autres enveloppes ordinaires si nécessaire. Comme vous ne pouvez pas envoyer l argent par la poste ou par messagerie, vous devrez vous rendre dans une institution bancaire le lundi suivant l événement. Demandez un reçu libellé à l ordre de la Fondation Terry Fox pour l argent et les chèques collectés. Mettez la traite (ou le règlement) dans l enveloppe avec les formulaires d inscription. Ne demandez pas à l institution bancaire de nous la faire parvenir car cela retarderait le traitement des dossiers de votre Journée Terry Fox par le bureau provincial. 9) Vous pouvez envoyer les chèques directement au bureau provincial dans la même enveloppe que la traite ou le règlement, les formulaires d inscription et les fiches de promesses de don. ALERTE! PROBLÈMES EN VUE! Il serait naïf de penser que vous ne rencontrerez aucun problème lorsque vous finaliserez vos dossiers. Si jamais vous n arrivez pas à résoudre un problème, écrivez une note à ce sujet, que vous inclurez dans votre envoi. Si vous relevez d un organisateur local : Si vous êtes vous-même l organisateur local : Remettez à l organisateur local les informations d ordre financier que vous avez recueillies à partir des formulaires d inscription. Elles sont nécessaires pour rédiger le rapport post-événement. Vous devez également lui remettre tous les documents et les fonds. L organisateur fera parvenir tous les formulaires d inscription, les fiches de promesses de don et les fonds au bureau provincial. En plus des tâches énumérées plus haut, vous devez aussi inclure dans votre envoi au bureau provincial les articles non vendus et les revenus divers. Veillez à y inclure votre rapport post-événement dûment rempli, et envoyer le tout au bureau provincial dans le mois suivant l événement. 2009