La présentation du rapport de stage

La présentation du rapport de stage La présentation des dossiers, des rapports de stage, obéit à des règles. Ces règles, validées par l expérience, ne sont pas artificielles mais visent à satisfaire au mieux les objectifs d un rapport et à rendre communes les pratiques. Ce qui sera dit ici vaut pour le rapport de stage des étudiants de BTS Communication mais constitue aussi une bonne base pour tous les rapports et dossiers que vous aurez à rendre dans votre vie professionnelle. Voici tout d abord, dans leur ordre chronologique, les éléments constitutifs d un rapport : 1 La page de titre 2 Les remerciements 3 Le résumé et les mots-clés 4 La table des matières 5 Le texte 6 Les sources d informations et la bibliographie 7 Le glossaire et l index 8 Les annexes Nous suivrons cet ordre pour détailler chacun des éléments. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 1

La page de titre La page de titre est la première page (recto) d un rapport : la page de couverture tient lieu de titre. Il est préférable d imprimer celle-ci sur un bristol de couleur claire et de la protéger par une feuille transparente. La page de titre doit comporter tous les éléments suivants : - L auteur du rapport : prénom et nom - Le titre du rapport ou du projet (titre informatif et précis) - Le type de document : rapport de stage, projet, - Nom et adresse exacte de l organisme où se déroule la scolarité - L année de scolarité - Le nom et la localisation de l organisation : si vous indiquez le sigle, vous devez donner le développement du sigle dans le glossaire. Vous pouvez faire figurer le logotype de l organisation et celui du lycée. - Les noms et qualité des responsables du projet et/ou stages au lycée et dans l entreprise : M, professeur de, Mme, Mr X, responsable de la communication, Entreprise - La date de soutenance ou de stage L organisation (nom, adresse, logo) L établissement, (nom, adresse, logo) Rapport de stage Mélanie Zetofré BTS Communication 2009/2010 Mise en place d une charte graphique à l agence. Date : Responsables de stage : Mr X, professeur de Mme Y graphiste, Agence. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 2

Les remerciements Ils sont facultatifs mais toujours bienvenus si vous pensez qu ils sont mérités. Un tuteur, un maître de stage, ou toute personne vous ayant particulièrement aidé et formé lors de votre stage, mérite sans doute que son nom soit associé à votre travail. Remerciez de manière personnelle, sobre, et précise : «Je tiens à remercier tout le personnel de l entreprise Unetelle pour son accueil, et particulièrement M Untel pour sa disponibilité et la qualité de ses conseils.» La page de remerciements est placée après la page de titre Le résumé et les mots-clés On trouve de plus en plus cette rubrique qui permet de prendre rapidement connaissance du contenu du rapport ou du dossier sans avoir à le parcourir entièrement. Par ailleurs, et c est là sa difficulté, il suppose un bon esprit de synthèse et des qualités de formulation. Ils doivent figurer après la page de remerciements et peuvent également être placés en quatrième page de couverture. Constitué d un paragraphe unique, sans alinea, d une dizaine de lignes au maximum, le résumé doit être informatif et refléter l esprit du document. Vous en proposerez une version en anglais. Les mots-clés indiquent les sujets traités dans le rapport et sont placés à la suite du résumé (pas plus de 10 mots-clés). Le sommaire ou table des matières C est une partie indispensable : elle est placée après les pages où figurent le résumé et les mots-clés et précède le texte. Elle donne la liste des titres, des divisions, des subdivisions, du glossaire, de l index et de toutes les annexes du document avec, en regard, les références aux pages correspondantes. Ne mentionnez pas la page de titre, les remerciements. Vous pouvez utiliser une division alphanumérique ( I, A ) ou décimale ( 1 / 1.1) BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 3

Le texte ou corps du rapport. On trouvera tout d abord une introduction qui doit être une présentation synthétique du rapport (les circonstances du stage, la problématique du rapport, avec les éventuelles difficultés rencontrées) Dans le développement, vous suivez le plan annoncé dans le sommaire. Vous finirez par une conclusion rapide, synthétique, qui pointe les aspects essentiels du développement. Quelques conseils de mise en page et de rédaction Utilisez une typographie adaptée. Une police neutre, classique, lisible, de taille 11 ou 12. Evitez les changements de police. Utilisez les gras, souligné, italiques, de manière cohérente et discrète. Pour rendre la lecture plus confortable encore, vous pouvez choisir un interligne de «1.5» et non «simple». Soignez votre mise en page Pensez à aérer votre texte par des blancs (interlignes, espacements) cohérents. Pensez aux marges, spécialement si votre rapport doit être relié. Evitez les veuves et orphelines (bout de texte isolé renvoyé en haut de page). Même discrète, une charte graphique unifie votre document. Respectez les conventions Pour les abréviations : pas d abréviation sauvage (directeur de Com.). Pour les sigles ou acronymes peu connus, développez-les lors de leur première occurrence et dans un glossaire. Pour la numérotation Les chiffres sont écrits traditionnellement en lettres dans des travaux scientifiques, mais ce qui importe est la cohérence : n écrivez pas «30» puis «trente». On peut comprendre que les nombres élevés soient écrits en chiffres mais préférez «trois» à 3. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 4

Distinguez parties rédigées et informations pratiques, données Prenons l exemple de la caractérisation de l organisation : les données informatives trouveront leur place dans un tableau synthétique plus lisible qu un texte rédigé. Par contre les commentaires du tableau, l explication de la méthode de recherches d informations se fera sous la forme d un texte rédigé. Pensez à bien distinguer les informations pratiques, que vous pourrez regrouper dans un tableau, encadré, et les parties textuelles. Pensez aussi à l équilibre de ces deux types d informations. Contextualisez les graphiques, photos, schémas Si une image vaut mieux que mille mots, une image ne parle pas toute seule et il faut tenir compte des points suivants. Distinguer dans les éléments graphiques ceux qui ont leur place dans le développement et ceux qui ont une valeur d annexe. Toujours légender un élément graphique : a minima le titre, mais on peut aussi trouver une numérotation pour identifier les différentes «figures». Tous les éléments graphiques sont alors numérotés, depuis le premier, avant la mention du titre, ce qui permet d y faire facilement référence dans le texte ( ex «Figure 4. Tableau d amortissement.».) Pensez aussi aux droits d auteur et de copyright. Une image ne parle pas toute seule : En plus d une nécessaire légende, il faut comprendre qu un élément graphique a besoin du texte, de commentaire, pour être pleinement efficace. Pensez à l articulation entre vos images et votre texte. Souvent le texte commente, attire l attention sur un aspect de l image. Optimisez le bas de page Le bas de page va concentrer certains éléments importants Les notes de bas de page : comme leur nom l indique, les notes de bas de page explicitent page par page les notes placées dans votre texte. Elles peuvent être utilisées pour des précisions, des références bibliographiques, ou sitographiques, et d autre part pour renvoyer à la partie. La pagination (on peut aussi la placer en haut de page). Elle commence dès la page de titre et doit se faire en chiffres arabes ; elle continue sur l ensemble des différentes parties, y compris les annexes. Le pied de page : il unifie par sa répétition les différents feuillets de votre travail, en rappelle les références. On trouvera ici par exemple la nature du document (rapport de stage), son intitulé (ex : Un stage de projet professionnel), les nom et prénom du rédacteur, éventuellement la date. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 5

Citez correctement vos sources Pour un livre : Prénom, nom, titre complet, lieu d'édition, nom de l'éditeur, année d'édition (éventuellement entre parenthèses l'année de l'édition originale), la ou les pages auxquelles vous vous référez. Exemple : 1: Henry Pralet. La communication interne des PME, PMI. Dunod. 2008 p. 63. Si vous êtes conduit à citer cette même page dans la note suivante, vous indiquerez : 2 : Ibid. Si vous êtes conduit à citer une autre page du même livre dans la note suivante, vous indiquerez : 3 : Idem., p. 87. Enfin, si vous citez à nouveau cet ouvrage dans la suite du mémoire, vous procéderez ainsi : Henry Pralet. La communication interne, opus cité, P 86. Pour une source trouvée sur Internet, il convient de mentionner le titre du document, la date de sa consultation, ainsi que son adresse précise. Exemple. 1 Le rapport de stage http://bts-com.etab.ac-caen.fr/ consulté le 05/05/2010 Les sources d informations et la bibliographie Il se peut que vous utilisiez des documents différents pour votre travail : ouvrages, articles de périodiques, normes et règlements, cartes, logiciels Ces sources seront regroupées dans une liste placée après le texte. Les références citées seront précises. Sources consultées Bibliographie Belot Haut débit et territoires : enjeu de couverture, enjeu de concurrence, Rapport d information n 443, Sénat, 2005, 143 p Coestler G, Ducass A L aménagement numérique du territoire, DIACT, La Documentation française, ISBN 978-2 -11-006291- 8 Commission européenne TIC, programme de travail 2007/2008 Sitographie Action de l état pour le développement de la société de l information http://www.internet.gouv.fr/ [consulté le 12/04/2010] Formation à distance : http://www.bulletinselectroniques.com/actualites/042/42917.htm [consulté le 12/04/2010] BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 6

Revue de presse En route pour le très haut débit Environnement numérique de travail : l enseignement entre en ligne En direct du Conseil général Octobre Novembre 2008, n 42 Connexions, supplément N 34, février 2009, p 14-15 Le glossaire et l index Ils doivent être placés à la fin du texte, juste après la bibliographie et toujours avant les annexes. Le glossaire est une liste alphabétique de mots spécialisés avec leur signification : terme technique, sigle et abréviations, symboles et signes. Il est indispensable d accompagner votre rapport d un glossaire même si vous avez explicité une fois le nom des sigles et ou acronymes une fois dans votre rapport. Sigles, acronymes et abréviations CESR Conseil économique et social régional CNIL Commission nationale informatique et libertés Glossaire ADSL Backbone universel de service ou bus Blog Le transport de données s effectue sur la ligne téléphonique traditionnelle mais il utilise des fréquences supérieures à celles d un signal voix. Les données et le signal voix circulent simultanément sur la même ligne sans interférer à la fin grâce à un filtre ADSL réseau départemental de fibre optique Un blog ou blogue est un site Web constitué par la réunion d un ensemble de «billets» triés par ordre chronologique. Chaque billet (appelé aussi note ou article) est, à l image d un journal de bord ou d un journal intime, un ajout au blog ; le blogueur (tenant du blog) y porte un texte, souvent enrichi d hyperliens et d éléments multimédias et sur lequel chaque lecteur peut généralement apporter des commentaires. Un index est une liste détaillée de tous les sujets, noms de personnes, noms géographiques et autres matières traitées, qui va préciser leur emplacement (n de page) dans la publication en les classant par ordre alphabétique (ou chronologique). Vos traitements de textes peuvent les générer automatiquement. Vous n êtes pas tenus de réaliser un index pour votre rapport. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 7

Les annexes Ce sont des documents de nature diverse (texte, image, graphique) qui ont une valeur complémentaire et documentaire. Ils n ont pas leur place dans le corps du rapport et vous devez aussi pouvoir justifier de leur présence dans la partie «Annexes». Les annexes sont annoncées au fil du texte sous cette forme (Voir annexe 4 page 42) ou sous la forme d une note de bas de page si elles sont trop nombreuses. Toutes les annexes portent un n d identification, un titre, et leur source A la première page des annexes, vous produirez un «sommaire des annexes» qui recensera dans l ordre les différentes annexes proposées. Ce sommaire peut se présenter ainsi : Annexe Titre Page Annexe 1 Nuancier des fonds pour carton P 32 d invitation Annexe 2 Exemple de devis P 33 Si la partie annexe est trop volumineuse, on peut lui dédier un document spécifique au titre «Annexes» et faisant référence au dossier ou rapport. BTS Communication Curie. Saint-Lô. Page 8