La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Troisième partie)

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1 La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Troisième partie) Par STEPHEN HOLLANDER Règles de base mise en page et typographie Annexes documentaires Graphiques Conclusion Dans les deux premiers articles de la série, nous avons traité du contenu et de l organisation du rapport de juricomptabilité. Nous aborderons, dans ce dernier article, les divers éléments qui aideront le juge des faits le juge ou le jury à suivre votre raisonnement, à comprendre vos conclusions, à voir comment vous y êtes arrivé et à les accepter. Le lecteur constitue votre première priorité. Si complexes que soient les questions dont vous traitez, et si approfondies que soient votre enquête et votre analyse, n oubliez pas que votre rapport sera soumis à un juge des faits dont les connaissances en matières financière et commerciale risquent de ne pas être très poussées. Il vous faut donc chercher par tous les moyens à faciliter sa compréhension de vos conclusions et du processus qui vous a permis de les formuler. La loi de l obscurité de Hollander : À toutes fins utiles, confusion et doute raisonnable sont synonymes. Corollaire : Si vous ne pouvez convaincre le jury, semez la confusion dans son esprit. Le principe de Kramer sur le champ d attention : Les jurés ne pourront conclure à la culpabilité hors de tout doute raisonnable s ils bâillent d ennui à l audience. La loi de Parker sur la véracité : La véracité d une assertion n a rien à voir avec sa crédibilité, et vice-versa.

2 Règles de base Mise en page et typographie Vous rappelez-vous comment nos professeurs nous enseignaient, dès l école primaire, l importance d un travail soigné? La présentation visuelle de tout rapport professionnel, en particulier un rapport d expert, aura inévitablement une incidence sur l évaluation de son contenu par le juge des faits. Un rapport peu attrayant sera inévitablement retenu contre son auteur. C est le cas de la plupart des états financiers annuels dressés par la plupart des cabinets comptables. N oubliez pas, en lisant les suggestions qui suivent, que la perception qu a le lecteur de l apparence ou de la lisibilité de votre rapport n est pas toujours consciente. Il est peu probable qu il se dise, par exemple, que l espacement des paragraphes le gêne. Néanmoins, si la mise en page de votre rapport lui cause des problèmes, il vous sera d autant plus difficile de le convaincre du bien-fondé de vos conclusions. Typographie Examinons tout d abord la typographie. Vous voulez fournir au lecteur un texte facile à lire. Tenez compte des points suivants dans le choix du style de caractère : Utilisez une police de caractères à espacement proportionnel, plutôt qu à espacement fixe. Utilisez une police de caractères avec empattement plutôt que sans empattement ou linéal. L empattement est un trait horizontal (ou vertical) qui orne le haut et le bas du jambage d un caractère d imprimerie, ainsi écrira-t-on T au lieu de T. Des études ont démontré que cela facilite la lecture de longs passages. Malheureusement, de nombreux logiciels de traitement de texte utilisent la police Arial par défaut. Cette police est peut-être acceptable pour les titres et sous-titres, mais elle convient mal au corps du texte. La police de caractères Book Antiqua a été utilisée pour ce paragraphe. La plupart des applications de traitement de texte comprennent des types de polices de caractères avec empattement, tels que Book Antiqua, Times (New) Roman et Garamond. Pour ce paragraphe, par contre, la police de caractères utilisée est Arial. D autres types de polices de caractères sans empattement comprennent Helvetica, Univers et Verdana. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 2

3 Choisissez la taille de police de caractères qui convient généralement, douze points. Dans certaines juridictions, les règles de procédure prévoient la taille de la police de caractères à utiliser dans les rapports. Si c est le cas, vous devez vous y conformer. Utilisez une police de caractères conçue pour les livres et les magazines plutôt que pour les journaux. Ceux-ci utilisent en effet une police de caractères (p. ex., Times [New] Roman) qui leur permet de comprimer le plus grand nombre possible de caractères dans des colonnes relativement étroites. Sur une pleine page, le texte semble surchargé, et l œil du lecteur pourra avoir de la difficulté à suivre une ligne de gauche à droite. Pour illustrer notre propos, reprenons le paragraphe précédent, mais en Times New Roman : «Utilisez une police de caractères conçue pour les livres et les magazines plutôt que pour les journaux. Ceux-ci utilisent en effet une police de caractères (p. ex., Times [New] Roman) qui leur permet de comprimer le plus grand nombre possible de caractères dans des colonnes relativement étroites. Sur une pleine page, le texte semble surchargé, et l œil du lecteur pourra avoir de la difficulté à suivre une ligne de gauche à droite.» Essayez d utiliser la même police de caractères tout au long de votre rapport. Si vous croyez que vous devez mélanger les styles de caractère (p. ex., un style de caractère pour le corps du texte et un autre pour les titres et les sous-titres), utilisez des styles de familles apparentées. TRUC : Pour trouver les polices de caractères semblables à celle que vous utilisez, ouvrez votre répertoire de polices, cliquez sur «Affichage» puis, sur le menu déroulant, cliquez sur «Lister les polices selon leur similarité». Titres et sous-titres Les titres et sous-titres donnent au lecteur une série de repères tout au long du rapport. Ils permettent également de séparer des blocs de texte, ce qui allège la présentation. Choisissez une suite logique de titres et de sous-titres. En voici une qui est facile à utiliser et à suivre : 1. Titre de premier niveau [caractère gras 14 points] A. Titre de deuxième niveau [caractère gras 12 points] 1) Titre de troisième niveau [caractère gras italique 12 points] a) Titre de quatrième niveau [italique 12 points] b) À éviter, si possible 2) Le titre de troisième niveau est le dernier qui peut facilement être suivi sans confusion. B. Dans la plupart des logiciels de traitement de texte, cette structure de présentation permet la génération automatique de la table des matières La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 3

4 On doit aussi mentionner que les titres et les sous-titres ne devraient pas être éloignés du texte qu ils servent à présenter. Autrement dit, il devrait y avoir plus d espace en blanc au-dessus du titre ou du sous-titre qu au-dessous. Voici une indication générale : optez pour le triple interligne entre un paragraphe et le sous-titre qui suit, et pour le double interligne entre un sous-titre et le paragraphe qui suit. Par ailleurs, et préférablement, certains logiciels de traitement de texte vous permettent de choisir la distance (en points) avant et après les paragraphes et les titres. Vous devrez peut-être jouer un peu avec la distance, selon le style de caractère que vous utilisez et la mise en page, pour obtenir l effet souhaité. Mise en page Autres considérations La mise en page la plus facile à lire et la plus agréable sur le plan visuel comporte des marges supérieure et inférieure de 1 po et des marges de droite et de gauche de 1,2 po. Si votre logiciel de traitement de texte comporte une fonction qui empêche l impression de la dernière ligne d un paragraphe se trouvant seule au haut d une page, ou de la première ligne d un paragraphe se trouvant seule au bas d une page, assurez-vous de l activer. Certains logiciels de traitement de texte n ajoutent, par défaut, aucun interligne entre les éléments d une liste à puce. La liste semble donc compacte et devient difficile à lire. Dans la mesure du possible, laissez un espace de six points (plus ou moins, selon le caractère utilisé) entre les éléments de la liste. Débarrassez-vous de l habitude de laisser un espace double à la fin de chaque phrase. Cette convention remonte aux jours de la machine à écrire où, par la force des choses, on utilisait les caractères à espacement fixe. Si vous utilisez une police de caractères à espacement proportionnel, comme vous le devriez, le double espace entre les phrases donnera l effet d espaces en blanc qui lézardent verticalement toute la page. Il est probable que votre rapport original sera imprimé sur un seul côté de la page. Si, plus tard, il devait être reproduit recto-verso, pensez à la façon dont la pagination «commencera». Dans un document recto-verso, la première page du texte qui suit la page titre, et la page 1 du rapport, devraient être des pages recto (impaires). Pour vous assurer que tel est bien le cas, vous devrez peut-être insérer des pages en blanc portant la mention en caractère gras «Page volontairement laissée en blanc» aux endroits appropriés du rapport. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 4

5 Annexes documentaires Les conclusions de votre rapport refléteront les résultats de votre organisation et de l analyse des informations financières et comptables auxquelles vous avez eu accès. Ces résultats figureront normalement, au départ, dans une annexe sommaire 1. Voici des exemples : Dans une cause matrimoniale portant sur le partage des biens, l annexe sommaire pourrait montrer l actif, le passif et l avoir net de l une des parties ou des deux. Dans une cause fiscale, l annexe sommaire pourrait montrer la provenance et l utilisation du revenu du contribuable visé sur une période de temps donnée. Dans une cause en matière d assurance, l annexe sommaire pourrait montrer la reconstitution de la valeur des stocks du demandeur immédiatement avant le sinistre. Dans une cause judiciaire, il est crucial que chaque chiffre qui figure dans votre annexe sommaire puisse être rattaché à la preuve admissible en cour 2. Ainsi, si la valeur d un immeuble résidentiel figure parmi les biens déclarés dans votre annexe sommaire de l actif et du passif, le lecteur devrait être en mesure de retracer le chiffre en question dans les pièces justificatives, comme l état des rajustements dressé par l avocat. Par conséquent, la note qui se trouve à côté du chiffre devrait renvoyer au numéro de la pièce pertinente. Dans certains cas, un chiffre qui figure sur une annexe sommaire correspond à un total tiré d une annexe secondaire. Ainsi, une annexe sur la provenance et l utilisation des fonds pourrait comprendre une ligne correspondant aux dépenses sur cartes de crédit. Le chiffre en question pourrait renvoyer au total d une annexe secondaire où figurent les comptes de cartes de crédit examinés ainsi que les dépenses pour chacun de ces comptes pour la période en cause. Dans ce cas : Le chiffre des dépenses sur cartes de crédit de l annexe sommaire serait accompagné d un renvoi à l annexe secondaire pertinente. 1 Techniquement, l annexe sommaire ne constitue pas une preuve, mais elle peut être admise pour aider le juge des faits à comprendre la preuve primaire. 2 En pratique, le comptable témoignera habituellement vers la fin, de sorte que la preuve sur laquelle il se fonde aura déjà été produite. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 5

6 Le chiffre de chaque compte de l annexe secondaire renverrait le lecteur à la pièce justificative pertinente probablement une série de relevés mensuels pour ce compte. Voici un autre exemple, illustré ci-après. Cette fois, il s agit du propriétaire d un certain nombre de biens immeubles. Annexes documentaires Détails W.W. Yerkes, analyse de l avoir net Description Valeur Renvoi Immeubles $ Annexe Annexe 17 : Immeubles Total Magnolia $ Pièce 93 Etc Larch Lane $ Pièce re Avenue $ Pièce 95 Total $ (Pièce 94) État des rajustements dressé par l avocat 1234 Larch Lane Prix d achat $ Montant net Dans l annexe sommaire, le total des immeubles renvoie à l annexe 17. Celle-ci contient les chiffres de chacun des trois immeubles détenus par la personne concernée, le total étant reporté à l annexe sommaire. Le chiffre correspondant à chacun des immeubles de l annexe 17 renvoie à la pièce justificative pertinente. Comme on l a déjà mentionné, il est crucial que le lecteur soit en mesure de retracer chaque chiffre de l annexe sommaire jusqu à la pièce justificative. Si l affaire est soumise au tribunal et que vous êtes appelé à témoigner, une partie importante de votre interrogatoire consistera dans l examen par l avocat du processus, étape par étape, qui vous a permis d obtenir chaque chiffre de chaque annexe. C est un exercice fastidieux et ennuyeux, mais néanmoins essentiel. Vous devriez donc voir à ce que vos annexes soient aménagées de façon telle que les liens soient faciles à faire. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 6

7 Pour les comptables, habitués à préparer des feuilles de travail, l aménagement des annexes et sous-annexes est assez simple. Le processus ressemble à ce qui suit : Certains chiffres de l annexe sommaire peuvent être directement étayés par un élément probant (p. ex., le prix d achat d un immeuble). Dans un tel cas, le chiffre renvoie directement à la pièce justificative pertinente. Les autres chiffres (outre les totaux) devraient être documentés par des annexes secondaires. Les renvois devraient commencer par «annexe 1» pour le premier chiffre et continuer ainsi jusqu au dernier chiffre de la colonne. Si une annexe secondaire renvoie à une autre annexe, il convient d utiliser des décimales dans les renvois pour indiquer le niveau de détail. Ainsi : o un chiffre de l annexe sommaire renvoie à l annexe 3; o le chiffre de l annexe 3 renvoie à l annexe 3.1; o un autre chiffre de l annexe 3 renvoie à l annexe 3.2; o et ainsi de suite. Aux fins de la présentation de votre rapport, les annexes peuvent donc être regroupées dans l ordre suivant : Annexe sommaire o Annexe 1 o Annexe 2 Annexe 1.1 Annexe 1.2 Annexe 1.x Annexe 2.x o Et ainsi de suite Cette présentation permet au lecteur d avoir d abord une vue générale puis de pouvoir retracer chaque chiffre donné dans l annexe détaillée qui lui convient. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 7

8 Graphiques Voici des exemples qui montrent comment la même information peut être présentée de trois façons différentes : Texte suivi J ai examiné les chiffres de population des 50 États américains, plus le district fédéral de Columbia, afin de déterminer si la distribution du premier élément de ces chiffres est conforme à la loi de Benford. J en arrive à la conclusion que dans 14 États, le chiffre de population commence par 1, dans 6 États, par 2, dans 4 États, par 3, dans 7 États, par 4, dans 7 États, par 5, dans 5 États, par 6, dans 3 États, par 7, dans 3 États, par 8 et dans 2 États, par 9. Compte tenu du nombre relativement peu élevé de points de données (c.-à-d., 51), je suis d avis que ces résultats sont raisonnablement conformes à la loi de Benford. Présentation sous forme de tableau Valeurs réelles Loi de Benford Premier chiffre Compte Proportion Compte Proportion Un 14 0, ,301 Deux 6 0, ,176 Trois 4 0, ,125 Quatre 7 0, ,097 Cinq 7 0, ,079 Six 5 0, ,067 Sept 3 0, ,058 Huit 3 0, ,051 Neuf 2 0, ,046 Total 51 1, ,000 La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 8

9 Présentation sous forme de graphique Conformité des données à la loi Benford Fréquence proportionnelle 0,3500 0,3000 0,2500 0,2000 0,1500 0,1000 0,0500 0, Premier chiffre Réel Loi de Benford Des trois formes de présentation, il ne fait aucun doute que la présentation sous forme de graphique est celle qui aura l impact le plus immédiat, et le plus mémorable, sur le lecteur. On sait bien qu une image vaut mille mots, mais il demeure qu une présentation sous forme de graphique peut être plus facile à comprendre, et peut être beaucoup plus convaincante, qu un texte suivi ou une présentation sous forme de tableau. De plus, l image risque probablement de demeurer dans l esprit du lecteur bien longtemps après que les mots auront été oubliés. Voici des illustrations de l utilisation de graphiques dans des rapports de mission de juricomptabilité. Voyez comment l impact visuel de chacune aide le lecteur à comprendre comment les chiffres étayent les conclusions du comptable. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 9

10 Un secteur Nous voulons montrer l utilisation de fonds par Tony Sabotaggi pour une période donnée. Une excellente façon de le faire consiste à utiliser le bon vieux graphique à secteurs («tarte») : Tony Sabotaggi : Utilisation de fonds, 01/01/ /10/1997 Paiement initial sur un condo $ Loyer $ Hypothèque $ Frais de condo $ Location d auto $ Billets de banque $ Cellulaire $ Augmentation du solde bancaire $ Assurance-automobile 767 $ Blanchiment d argent Nous avons analysé les rubans de caisse enregistreuse du restaurant de Sabotaggi pour une période de trois mois, en séparant les paiements en argent des paiements par carte de crédit. Nous avons ensuite comparé ces chiffres aux dépôts effectués dans le compte bancaire de l entreprise pour la même période. Le tableau ci-après montre que, tandis que les ventes par carte de crédit correspondent aux dépôts, les dépôts en argent sont supérieurs aux ventes enregistrées. C est une indication que les recettes du restaurant comprennent peut-être des fonds provenant d activités illégales. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 10

11 Restaurant de Sabotaggi : Comparaison des rubans de caisse et des dépôts $ $ $ $ 0 Avril Mai Juin Rubans de caisse Relevés cartes Dépôts en argent Dépôts cartes Bon, d accord J ai parié aux courses et j ai gagné Nous examinons les affaires de Tony pour la période de 1987 (où il est arrivé au Canada en provenance de l Écosse) à 1997, où il fut arrêté pour trafic de drogues. Lors de la fouille de la maison de Tony, des liasses de billets de banque ont été découvertes. Tony insistait pour dire qu il s agissait des économies qu il avait réalisées depuis son arrivée au Canada. Pour vérifier la véracité de cette affirmation, nous avons envoyé les numéros de série des billets de banque trouvés dans la maison de Tony à la Banque du Canada. Celle-ci a répondu avec un rapport montrant, pour chaque billet, la période de trois mois au cours de laquelle il avait mis été en circulation. Le graphique qui suit montre la distribution des billets par coupure et selon l année de leur entrée en circulation. La vue d ensemble contredit l explication fournie par Tony quant à la provenance de cet argent. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 11

12 Tony Sabotaggi Billets de banque Dates connues de mise en circulation des billets de banque Numéro des billets Avant Mise en circulation la plus antérieure possible 5 $ 10 $ 20 $ 50 $ 100 $ Conclusion Dans une mission de soutien judiciaire, votre rapport constitue votre produit le plus important. Il devrait donc être clair, précis et objectif. Il devrait aussi être facile à lire, compréhensible et convaincant. La réflexion pertinente et les efforts appropriés apportés à la structure, au contenu et à la présentation de votre rapport permettront au juge des faits de : comprendre vos conclusions; voir comment les faits de la cause présentés sous la forme de preuve admissible vous amènent aux conclusions que vous avez formulées; se fier à votre méthodologie et d accepter vos résultats. Stephen Hollander, CGA, CFE est le coordonnateur des études sur les crimes économiques du programme de technologies criminalistiques du British Columbia Institute of Technology. Il s agit du dernier des trois articles de M. Hollander sur les missions de soutien judiciaire. La mission de soutien judiciaire : la préparation du rapport (Partie III) 12