Informations : Alpha Visa Congrès Tél. : +33 (0)4 67 03 03 00 - Fax : +33 (0)4 67 45 57 97 pascale@alphavisa.com / www.colloque-afstal.com
Le comité d organisation est heureux de vous accueillir et se tient à votre écoute. Ce guide doit vous permettre d organiser votre participation à l exposition dans les meilleures conditions. Sa lecture est facile et il contient de nombreuses informations dont vous aurez besoin. Vous devez impérativement renvoyer à Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012, dans les meilleurs délais et avant le vendredi 4 mai 2012 : l attestation règlement et sécurité une copie de votre attestation d assurance le formulaire pour les badges exposants la fiche d inscription à la liste des exposants le bon de commande pour l enseigne (stands équipés) le bon de commande prestations complémentaires (option) la fiche package exposition commerciale (option) le formulaire pour inscription, réservation hôtelière et/ou de repas (s il y a lieu) Réglez vos prestations de stands avant le début du colloque par chèque à l ordre de Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 ou par virement : Virements en France : Banque : 13506 - Guichet : 10000 - Compte : 621 5086 3000 - Clé : 32 Domiciliation : Crédit Agricole du Languedoc - MPL Celleneuve Virements internationaux : IBAN : FR 76 1350 6100 0062 1508 6300 032 - BIC : AGRIFRPP835 Titulaire du compte : SARL Alpha Visa Congrès - 624, rue des Grèzes - 34070 Montpellier - France Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 624, rue des Grèzes 34070 Montpellier - France Tél : +33 (0)4 67 03 03 00 Fax : +33 (0)4 67 45 57 97 E-mail : pascale@alphavisa.com Dossier technique de l exposant 2
Sommaire INFORMATIONS GÉNÉRALES 04 Vos interlocuteurs 05 Calendrier (montage, démontage), lieu de l exposition 06 Livraison, réception et enlèvement des colis 07 Plan d accès au Parc Chanot 08 Accès livraisons et parkings 09 Inscriptions, hébergement et restauration / Informations pratiques 10 INSTALLATION DES STANDS 11 Règles de décoration, descriptif des stands 12 Aménagement des stands : location de matériel, prestations complémentaires et stockage 13 Plan prévisionnel de l exposition 14 COMMUNICATION 15 Inscription à la liste des exposants 16 Invitations à l exposition 16 RÈGLEMENT GÉNÉRAL 17 Conditions générales de sécurité 18 État des lieux, gardiennage 22 Application des règlements / Attestation règlement et sécurité 23 Assurances 24 FORMULAIRES À RENVOYER 25 Les formulaires suivants sont à renvoyer à Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 : Attestation règlement et sécurité 26 Badges exposants 27 Inscription à la liste des exposants 28 Enseigne (uniquement pour stands équipés) 29 Prestations complémentaires (option) 30 Package exposition commerciale (option) 31 Inscription, réservation hôtelière et/ou repas (voir lien internet page 10) Les commandes suivantes sont à renvoyer directement aux prestataires concernés : Commande de mobilier (+ lien internet vers le catalogue pages 5 et 13) 32 Commande de plantes (voir coordonnées pages 5 et 13) Dossier technique de l exposant 3
Informations générales Dossier technique de l exposant 4
Informations générales Liste de vos interlocuteurs Organisation générale du colloque Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 - Pascale FISCHER 624, rue des Grèzes - 34070 Montpellier Tél. : +33 (0)4 67 03 03 00 - Fax : +33 (0)4 67 45 57 97 pascale@alphavisa.com www.colloque-afstal.com Location de mobilier GL events Services Bâtiment Acropolis - 1, esplanade Kennedy - 06359 Nice cedex 4 Tél. : +33 (0)4 93 27 09 41 - Fax : +33 (0)4 93 27 23 14 info.nice@gl-events.com www.gl-events-solutions.com/mobiliernice2011 Décoration végétale Les Jardin de Gally Route de Trets - La barque - 13710 Fuveau Tél. : +33 (0)4 42 58 55 55 - Fax : +33 (0)4 42 12 51 68 gallysudest@gally.com Dossier technique de l exposant 5
Informations générales Calendrier et lieu de l exposition Calendrier Montage Ouverture Démontage Mardi 05/06/12 10h00-18h00 Mercredi 06/06/12 8h00-9h00 9h00-18h30 Jeudi 07/06/12 8h30-18h45 Vendredi 08/06/12 9h00-14h00 À partir de 14h00 Jusqu à l enlèvement complet des stands, il est obligatoire pour chaque exposant de prévoir un responsable sur son stand afin d éviter pertes et vols. Lieu de l exposition Parc Chanot - Palais des Évènements Rond-point du Prado 13008 Marseille Hauteur sous plafond : 8,30 m Charge au sol maximum : 1000 kg/m 2 Dossier technique de l exposant 6
Informations générales Livraison, réception et enlèvement des colis Mentions obligatoires à écrire très lisiblement sur tout colis sous peine de refus : la société, le nom et le n de portable de l exposant le numéro de stand l adresse de réception des colis : AFSTAL 2012 / 6-8 juin 2012 Parc Chanot - Palais des Évènements Rue Raymond Tesseire - Porte C 13008 MARSEILLE Les livraisons ne sont pas autorisées avant le lundi 4 juin, 8h. Horaires de livraisons : 8h - 18h. L accès s effectue par les portes C, A et B (voir consignes et plan d accès pages 8 et 9). Les portes B et C sont équipées d un interphone permettant de communiquer avec les gardiens de la porte A. Chariots, transpalette manuel et élévateur seront mis à disposition pendant les phases de montage et démontage, selon disponibilités et utilisateurs. Il appartient à chaque exposant de prévoir le matériel ainsi que le personnel nécessaires au transport de ses colis et caisses. En période de montage et de démontage, la durée de stationnement des véhicules est limitée au temps nécessaire au chargement, déchargement et manutention des matériels. Nous vous rappelons que le démontage des stands n est pas autorisé avant la fermeture de l exposition, soit le vendredi 8 juin à partir de 14h. Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l exposant et libérés dans les délais prévus. La responsabilité de l exposant reste engagée pour tous les accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l exécution tardive de ces prescriptions. Les reprises de matériel doivent être effectuées le vendredi 8 juin après-midi et au plus tard à 20h. Passé ce délai les marchandises seront jetées. Il convient aux exposants de prendre toutes les mesures nécessaires relative à l enlèvement et à la réexpédition de leur matériel. Toute livraison ou réexpédition faite en l absence de l exposant est effectuée sous son entière responsabilité. En cas de non respect de ces conditions, l organisateur pourra assurer le démontage du stand aux risques et périls de l exposant. Les frais de démontage et d enlèvement seront facturés à l exposant. Passé ce délai, les matériels encore sur place seront réputés abandonnés. Le Parc Chanot se réserve le droit de faire enlever et transporter en décharge tout objet (colis, caisses, moquettes, brochures, ) non réclamés ou éventuellement laissés par les exposants à l issue de la manifestation. ATTENTION : Tout colis ou objet laissé après la manifestation dans l enceinte du Parc Chanot, ne peut être pris en charge par celui-ci. La responsabilité du Parc Chanot ne peut être engagée en aucune manière sur toute disparition ou destruction. Dossier technique de l exposant 7
Informations générales Plan d accès au Parc Chanot Accès véhicules www.parc-chanot.com/cote-pratique/acceder-au-parc-chanot.html Coordonnées GPS Entrée A : 43 16.341N 5 23.520E Entrée B : 43 16.484N 5 23.766E Entrée C : 43 16.484N 5 23.766E Dossier technique de l exposant 8
Informations générales Accès livraisons et parkings Parkings Le parking est gratuit (pris en charge par le colloque) pour tout type de véhicule et sur toute la durée du colloque, montage et démontage inclus. Les informations pratiques concernant l accès au parking seront communiquées ultérieurement. Accès porte C pour le stationnement des véhicules destinés à la livraison et au retrait de matériel (gros volumes). Accès portes A ou B pour le stationnement de voitures. Dossier technique de l exposant 9
Sommaire Inscriptions, hébergement et restauration Si celles-ci n ont pas encore été effectuées, vos inscriptions, réservations hôtelières et de restauration peuvent être réalisées en ligne à partir de la page web : www.colloque-afstal.com/2012/exposant.php Informations pratiques SNCF : www.voyages-sncf.com Air France : w9.traveldoo.com/mice/connect.jsf (Identifiant : 14425 AF) Aéroport de Marseille Provence : www.marseille.aeroport.fr Transports urbains de Marseille : www.rtm.fr Plans et itinéraires routiers : www.viamichelin.fr maps.goggle.com Parc Chanot : www.parc-chanot.com Office de tourisme : www.marseille-tourisme.com Dossier technique de l exposant 10
Installation des stands Dossier technique de l exposant 11
Installation des stands Règles de décoration Hauteur sous plafond dans le hall d exposition : 8,30 m. Hauteur des panneaux de stands : 2,50 m. Les matériels exposés ne devront causer aucune gêne ou préjudice aux stands voisins. Il est absolument interdit de procéder à : tous travaux touchant aux conduits de fumée, d eau et d air comprimé, aux circuits électriques, téléphoniques, aux canalisations d eau ou de vidange, aux monte-charges, aux ascenseurs, etc, tout percement de trous pour accrochages ou scellements, la dépose de portes, de fixations d antenne, etc. Descriptif des stands Stands non-équipés : Les stands non-équipés sont loués sans cloisonnement, sans aucun équipement, sans alimentation électrique, avec au sol une moquette tapis aiguilleté de couleur verte. Une alimentation électrique peut être installée sur demande (voir bon de commande de prestations complémentaires page 30). Stands équipés : sol : moquette tapis aiguilleté de couleur verte, cloisonnement de 2,50 m de hauteur, panneau de remplissage mélaminé (couleur sycomore), ossature aluminium laqué gris galet, accrochage documents par adhésif double face ou par cimaises, enseigne drapeau double face (40 cm de long sur 40 cm de haut) portant le nom de l exposant (remplir soigneusement la fiche page 29), alimentation électrique de 1,4 kw - 220 V monophasé, 1 rampe de 4 spots (100 Watts) pour les stands de 12 m 2 1 rampe de 3 spots (100 Watts) pour les stands de 9 m 2 1 rampe de 2 spots (100 Watts) pour les stands de 6 m 2. Aucun mobilier n est fourni que les stands soient équipés ou non équipés. Dossier technique de l exposant 12
Installation des stands Aménagement des stands Location de matériel : mobilier et plantes vertes Vous trouverez en pages 32-33 le bon de commande de mobilier avec tarifs et conditions de paiement. Le catalogue de mobilier complet est disponible sur la page web : www.gl-events-solutions.com/mobiliernice2011 Nous vous invitons à contacter directement le prestataire de décoration végétale en précisant que votre demande concerne AFSTAL 2012. Les Jardins de Gally - Agence Sud-Est Tél. : 04 42 58 55 55 - gallysudest@gally.com Votre contact : Gaëlle Prestations complémentaires Si vous n avez pas fait la demande directement sur le bulletin de réservation de stand, vous pouvez nous renvoyer le formulaire Prestations complémentaires (page 30). Ce formulaire permet d effectuer des commandes d électricité, cloisons, nettoyage et connexion internet. Stockage des emballages vides Un espace de stockage est disponible pendant les phases de montage, de démontage et durant tout le colloque. Contacter Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012. Les emballages vides devront être évacués sans délai et entreposés par les exposants. Il est interdit d encombrer les stands et les parties communes avec des emballages pouvant constituer un aliment pour le feu en cas d incendie. Dossier technique de l exposant 13
Installation des stands Plan prévisionnel de l exposition Vestiaire Uno - Genestil Euro Bioconcept Testo Rettenmaier PAUSE CAFÉ Accueil Salle de conférences Altromin 145 144 143 118 117 92 91 66 65 64 146 147 148 149 150 151 153 154 155 156 157 Ternox/ Steam NewLab Ssniff Bio- Services Clear H2O Animalliance LGC Standards Taconic Tecniplast 142 119 141 140 139 Souralit 137 124 136 Tem Sega 134 133 132 131 120 121 122 125 View Point 127 128 129 130 Matachana Restaurant Elga Veolia Water Diversey Lapro Hygiatec Sarstedt Entrée participants Espace Internet 4m 2 Scil Scionics Plexx DSI NorayBio Edstrom A-tune Janvier Safe Allentown 116 93 90 67 63 40 115 114 113 112 Aldor Dechosal Barré Atelier 50 places PAUSE CAFÉ Serlab MS Labos Harvard Awel Anibed Apparatus International AAALAC Harlan Getinge Minerve 111 98 85 72 58 45 33 26 110 JCE Anios Biotechnology 108 101 107 106 105 103 104 Cartonnages d Anet B.S.I. Phymep Charles River Symbiose Environnement 1 94 95 96 97 99 102 2 89 88 87 86 84 Kimo Huckert JRI Maxant Phagogène 82 75 55 48 81 80 79 3 68 69 70 71 73 76 77 78 Veltec Associates AFSTAL OPAL Actemium Biolog-Id Sassaro Dustcontrol 4 Hauteur sous plafond : 8,30 m Prodim C.E.G.A.V. 62 60 43 59 57 54 41 61 42 44 46 49 53 50 39 38 37 22 21 Hypharm FLPG Software Noroit Marshall Sigma Aldrich 36 23 34 32 Silabe Centre Lago 30 29 Dietex Ellegaard Göttingen Minipigs Ceds Bio 2M VWR International SPPS Genobios Bioscape 52 51 PAUSE CAFÉ 9m 11 2 InnoVive GFORB Isoquimen 5 6 8 9 10 10b 4m 2 4m 2 4m O.A.M. 2 Audergon Maubert Vionnet Animal Recruiting & Perakis Care Systems 25 27 Anestéo 19 18 17 16 15 14 13 12 Dossier technique de l exposant 14
Communication Dossier technique de l exposant 15
Communication Inscription à la liste des exposants Afin de figurer dans la liste des exposants du livre du colloque remis à l ensemble des participants, vous devez nécessairement renvoyer la fiche correspondante ci-jointe (page 28) dûment complétée. Invitations à l exposition Nous avons le plaisir de vous rappeler que les exposants ont la possibilité d inviter leurs clients à l exposition du 38 e colloque de l AFSTAL. Cette invitation inclut : l accès à l exposition commerciale, un déjeuner, l accès à la conférence d honneur du jeudi 7 juin à 16h30. Les badges visiteurs ne donnent pas accès aux autres conférences et aux ateliers. L invitation peut être complétée, à votre convenance, par des commandes de déjeuners ou dîners supplémentaires. Si vous souhaitez inviter des clients ou des prospects à l exposition, nous vous invitons à nous renvoyer la fiche Package exposition commerciale (page 31) dûment complétée. Vous pouvez également nous envoyer les informations suivantes par email à pascale@alphavisa.com : nom, prénom, société, jour(s) de présence, déjeuner réservé et autres prestations le cas échéant. Enfin, il vous est possible de transmettre à vos invités un courrier d invitation qu ils devront présenter à l accueil où un badge visiteur leur sera remis. Dossier technique de l exposant 16